Lista de Chequeo de Archivo

SI NO N/A
OBJETO Y PRINCIPIOS GENERALES
La compañía ha definido objetivos del archivo tales como:
 Disponer de la documentación organizada.
 Registro de actividades de la entidad, ya sea de manera
numérica, alfabética o cronológica.
 Manejo de la documentación producida y recibida por la
compañía desde su origen hasta destino final.
Se definieron factores claves de éxito para el logro de los objetivos
del archivo.
La organización posee conocimiento de los conceptos o tipos de
archivo a manejar en una empresa privada y su importancia.
Existe una gestión documental, que presente técnicas de
planificación y organización de los documentos originados y
recibidos por la compañía.
Presenta un soporte documental, donde se asiste la información
requerida de cada uno de los empleados.
Conserva una fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permitan garantizar su autenticidad e
integridad.
Se determino políticas de manejo y controles en cada unos de los
procesos de archivo.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO
Tienen conocimiento del Sistema Nacional de Archivos y que lo
compone.
Los responsables de la organización y documentación del archivo
en la compañía, conocen los principios por los cuales se desarrolla
dicha actividad, según el S.N.A.
Tienen presente la importancia del S.N.A. como parte
fundamental de manera colectiva.
Los procesos llevados acabo en la compañía van de acuerdo con
las funciones del S.N.A., los planes y programas que abarca el
mismo.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
La organización de los archivos va de acuerdo a la jurisdicción y
competencia.|
Esta presente el punto de vista territorial en la clasificación del
archivo.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Se tiene en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre el
área de archivo.
Los funcionarios de archivo son capacitados y actualizados en
programas y espacios relacionados con su labor.
GESTIÓN DE ARCHIVOS
La organización ha elaborado programas de gestión de
documentos contemplando nuevas tecnologías.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
La organización sabe como acceder y consultar un documento y cuales
tienen restricciones al público como parte de la intimidad de la empresa.
SALIDA DE DOCUMENTOS
El personal encargado del área de archivo tiene conocimiento de
los términos que se tienen para la salida de un documento
histórico de la organización bajo su responsabilidad.
CONTROL Y VIGILANCIA
La compañía tiene conocimiento de las visitas de inspección
realizadas por el Archivo General de la Nación.