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CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

PRACTICA PEDAGOGICA ARCHIVO CENTRAL


Diego López R.
Elaborado por:
Héctor Julio Abril

Nombre de la Entidad: SENA, Centro de Servicios Financieros


Ciudad: Bogotá, D.C
Fecha: 2 de Febrero 2009
Proceso Archivístico: Conservación documental.
Legislación: Ley 594 del 2000, Cap. 7 Art. 61 Ley General de Archivos y el Acuerdo 49, sobre los requisitos de los depósitos de archivos.
Actividad: Realizar un diagnostico al Archivo Central de la Regional Distrito Capital y evaluar si se cumple con los requisitos sobre la conservación
documental y preservación en el depósitos de archivos.

Lista de Chequeo

Cumple
Aspectos Requerimiento indicador Observación
Si No
Características de terreno sin riesgos de humedad ¿Se detecta humedad o se conoce que el
subterránea o problemas de inundación y terreno esta en una zona de posible
que ofrezca estabilidad. inundación?

Deben estar situados lejos de industrias ¿Detecta contaminación por las industrias
Ubicación contaminantes o posible peligro por atentados u adyacentes o se conoce de esta situado
Objetivos bélicos. en un zona de conflicto bélico?
¿Se detecta que el espacio del deposito
Prever el espacio suficiente para albergar la
es suficiente para aberrar la
documentación acumulada y su natural
documentación existente y para el
incremento.
crecimiento de esté?
¿Se detecta que la placa del deposito,
Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia esta en deterioro o se conoce de
de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar
problemas de grietas en la placa?
Estructurales una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que se deberá
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de
mayor tamaño señalado. ¿Se ha realizado un estudio reciente
sobre la estructura del edificio?
Cumple
Aspectos Requerimiento indicador Observación
Si No
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar
¿Se conoce que los pisos, muros y puertas son
construidos con material ignífugos de alta
de materiales de alta resistencia mecánica,
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la ignífugos y poca abrasión?
abrasión.
Estructurales
¿Se conoce que las pinturas usadas son
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer
ignifugas?
propiedades ignífugas, y tener el tiempo de
secado necesario evitando el desprendimiento de ¿Se detector daños por causa de las
sustancias nocivas para la documentación. pinturas que se usaron?

¿Se detecta que el deposito cumple con los


La manipulación, transporte y seguridad de la requisitos básicos para la manipulación, trasporte y
documentación. seguridad de los documentos?

La adecuación climática a las normas establecidas


Capacidad de para la conservación del material ¿Esta climatizado el deposito de archivos?
almacenamiento documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los ¿Se conoce si se esta llevando acabo el
parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración
procesos de retención y valoración documental. documental?

Las áreas destinadas para la custodia de la


¿El deposito de archivo cuenta con control
documentación deben contar con los
en el aseso y con un sistema de seguridad
elementos de control y aislamiento que básico?
garanticen la seguridad de los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y,


prestación de servicios estarán fuera de las de ¿Se cuenta con una área especifica para
Distribución
almacenamiento tanto por razones de seguridad la consulta, trabajo archivístico y
como de regulación y mantenimiento de las prestación de servicio?
condiciones ambientales en las áreas de depósito.

La estantería no irá recostada sobre los


¿Se detecta que la estantería esta lejos de
muros y se debe dejar un espacio mínimo de los muros, por lo mínimos 20 cms?
20 cm., entre éstos y la estantería
Cumple
Aspectos Requerimiento indicador Observación
Si No
¿Existe un espacio entre módulos de por
El espacio de circulación entre cada módulo de lo menos 70 cms?
Distribución estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un
corredor central mínimo de 120 cm. ¿Existe un pasillo central de por lo menos
120 cm?
Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación
¿La temperatura no excede los 20°C?
diaria de 4°C.
Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación
¿La humedad relativa no pasa del 60%?
diaria del 5%.

Disponer de equipos para atención de desastres como


Condiciones extintores de CO2, solfaclan o
¿Existen extintores de CO2, solfanclan o
ambientales multiprosito y extractores de agua de acuerdo con el
material a conservar. Evitar el empleo de extractores de agua?
polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el


número de unidades deberá estar acorde ¿Existen suficientes extintores acordes a
con las dimensiones del depósito y la capacidad de las dimensiones del deposito?
almacenamiento.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería


¿Existe un persona encargada de la
con un producto que no incremente la
limpieza general del deposito?
humedad ambiental.
Mantenimiento
Las unidades de conservación requieren un
¿Se emplean aspiradoras para la limpieza
programa de limpieza en seco y para el efecto se
del las unidades de conservación?
deben emplear aspiradoras.

Observación:

Responsables: Diego Manuel López R. Instructora: Carmen Rosa Díaz


Héctor Julio Abril.