EVIDENCIA 2

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Por: Marcela Serna Urán

Lo que primero haría es organizar los archivos según su orden cronológico ya que
la fecha importante y con el orden alfabético en este proceso de organización se
logra agrupar un archivo patrimonial porque de esta manera es más fácil de ubicar
en un momento dado, con su orden cronológico seguido con el alfabeto.

Los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera habría

que aplicar la tabla de retención documental para tener una mejor actividad
documental.

Se debe de aplicar el ciclo vital del documento ya que, si este se gestiona y se

controla de una manera excelente, la empresa origina más productividad y serían
más eficientes ya que este ciclo vital del documento es la fase de la vida que cumple
dicho archivo, esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de
los documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla
de retención documental para un sistema de gestión eficiente

Se deben organizar mediante magneto de igual manera que los archivos

se encuentren en el mismo formato se organizarán cronológicamente o también
puede ser por otro medio de consulta.

Se debe de aplicar la tabla de retención documental en los archivos para un fácil

acceso a la información por medio de los números de series y subseries que la tabla
de retención documental que las representa

La importancia del uso tabla de retención documental es la de llevar un control

eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa
para las consultas o lo importante para el fácil acceso de la información que la tabla
de retención documental que la sostiene

El reto más grande es llevar a cabo una serie y subserie por la importancia de los
documentos y su historial patrimonial

La gestión documental es la base del desempeño de cualquier empresa porque por

medio de esa gestión la empresa lleva mejor un proceso administrativo que la
sostiene cada día y así son más eficientes y eficaces al realizar una búsqueda de
algún documento.