Excel 2007 Basico PDF

Microsoft Excel 2007
Microsoft
Excel 2007
Módulo
- Teórico y Práctico -
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¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática!

En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel.
Microsoft Excel es una planilla de cálculo que se utiliza para desarrollar
tareas donde podrá resolver ecuaciones matemáticas, estadísticas y hasta
científicas, entre otras. Los archivos de este programa se presentan en
hojas divididas horizontalmente y verticalmente, similar a una hoja de
trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero a
diferencia de estas planillas contables, el programa es quien realiza los
cálculos en forma electrónica.
Este Módulo ha sido pensado para que puedan aplicar los conocimientos
que expresa, fundamentalmente en el Ámbito Laboral, destinados a cubrir
las necesidades que se presentan para desarrollar las tareas en el ámbito
laboral.
Esperamos que disfruten este Módulo, como nosotros lo hicimos al

redactarlo, y que les sea de utilidad en el desempeño de sus tareas en el
ámbito laboral.
Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.
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Metodología de Trabajo
Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de orientarlos
en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas:
ATENCIÓN
Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el

Software Educativo “Asistente”.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las

herramientas.
Al finalizar cada Capítulo encontrarán:
 Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas

en actividades concretas e integradoras.
 Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición

de los conceptos más importantes.
Al finalizar el Módulo encontrarán una Autoevaluación Múltiple Chioce (Múltiples

Opciones), que le servirá como preparación para el Examen On-Line.
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GENERALIDADES
♦ Las órdenes o comandos se activan por medio del mouse, primero
haciendo clic sobre el nombre del menú que desplegará el listado de
opciones que lo integran, luego deberá hacer clic sobre el nombre de la
opción.
♦ Hay opciones que se activarán directamente y otras que requerirán
más información para que se produzcan.
♦ Con la tecla ALT la letra subrayada se activará el menú por

teclado. Por ejemplo: para abrir un documento debo teclear
ALT+A+A.
♦ Menú contextual: se aplica a algúna celda o elemento en

particular con el botón derecho del mouse.
♦ Método abreviado: son combinaciones de teclas que producen la

activación de comandos. Se encuentran en el extremo derecho del
nombre de la orden. Por ejemplo: la combinación de teclas que me
permitirá abrir un documento es CTRL+A.
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Capítulo 1
Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes
objetivos:
Conocer la utilidad de esta importante planilla de cálculos y sus características

principales.
Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cómo desplazarse por la
misma.
Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su
formato.
Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como así también a cambiar el tamaño
de las filas y columnas de la planilla.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las
actividades para la integración de conocimientos.
Organización de Contenidos
Capítulos Temas de Aprendizaje
Introducción
Capítulo 1
Guardar y abrir libros
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INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una planilla de cálculos en el paquete de aplicaciones

Office.
Excel está conformado por planillas de cálculos, lo que quiere decir, que
en sus hojas de trabajo se pueden desarrollar tareas donde podrá resolver
ecuaciones matemáticas, financieras, estadísticas y hasta científicas, entre
otras. La disposición de las hojas facilita este tipo de trabajo ya que se
encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja de
trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero a
diferencia de estas planillas contables, este programa es quien realiza los
cálculos en forma electrónica.
Ingresar a Excel
Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la más

utilizada es desde el menú inicio, para lo cual debe realizar el siguiente
camino:
- Desde la barra de tareas, haga clic en el menú Inicio – Todos los

programas – Microsoft Excel.
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SUGERENCIA
En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:
- Crear un acceso directo para Microsoft Excel 2007, en el escritorio.
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Ventana de Microsoft Excel 2007
Partes de una Planilla de cálculo
Cada libro inicia con tres hojas de cálculo. Estas hojas pueden:
-Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y además se pueden insertar nuevas hojas.
Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran

con las letras del abecedario.
Filas: Es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se nombran con
números.
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ATENCIÓN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan

Libros.
Archivos nuevos
Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1ª Opción desde el Botón Office
- Haga clic en este botón:
2ª Opción desde el Teclado
- Presione las teclas: y
3ª Opción desde el Menú Contextual
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Formas de selección
Al seleccionar una celda podrá escribir datos, aplicar formatos como color
de fuente, color de borde, color de relleno entre otros.
A continuación aprenderá a seleccionar una celda, varias celdas, una fila,
o una columna y a seleccionar celdas, columnas y filas en forma continúa
y discontinúa.
Selección de una celda:
1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar.

2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic con el
botón izquierdo del mouse.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Celda
seleccionada
ATENCIÓN: Para desplazar la selección de una celda a otras, utilice

cualquiera de las siguientes opciones:
Desde el Teclado
1ª Opción
- Presione la tecla: +
2ª Opción
Teclas de desplazamiento
- Presione las siguientes teclas:
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Selección de una fila:

1- Ubique el puntero del mouse sobre el número de fila que desea
seleccionar de una sola vez.
2- Cuando se transforme en una flecha negra que apunta hacia la
derecha, haga clic.
Puntero del mouse

transformado en
una flecha negra
apuntando hacia la
derecha.
Fila seleccionada
Selección de una columna:
1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la

columna que desea seleccionar de una sola vez.
2- Cuando el puntero se transforme en una flecha negra que apunta hacia
abajo, haga clic.
Puntero del mouse

transformado
en una flecha negra
apuntando
hacia abajo.
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Columna
seleccionada
Selección de celdas, columnas o filas en forma continúa:

1- Ubique el puntero del mouse sobre la primera celda del grupo a
seleccionar.
2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic y sin
soltar arrastre el puntero hasta seleccionar la cantidad de celdas,
columnas o filas que desee.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Varias celdas
seleccionadas
Selección de celdas, columnas o filas en forma discontinúa:

1- Seleccione un grupo de celdas.
2- Presione la tecla:
3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas.
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1er Grupo de celdas

seleccionadas
1er Grupo de celdas

Seleccionadas
2do Grupo de celdas

seleccionadas
Rango
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con
un nombre compuesto por el nombre de la primera celda que comprende
la selección, dos puntos (:) y, a continuación, el nombre de la última celda
seleccionada.
Rango Desde Hasta
B1:D2 B1:D2
Primer celda del Segunda celda del
Rango seleccionado
Ejemplo: La selección
de celdas que se
ve a continuación,
corresponde al rango
B1:D2
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Ingreso de información
Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendrá la
información y luego ingrese los datos que desee.
Si los datos ingresados son sólo palabras éstas se alinearán
automáticamente a la
izquierda de la celda y si los datos son numéricos se alinearán a la
derecha de la celda.
Barra de fórmula Barra de fórmula
Tipo de dato: Texto Tipo de dato: Numérico

Se ubica a la izquierda de la celda. Se ubica a la derecha de la celda.
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Tamaño de filas y columnas
Filas:
Para cambiar el tamaño de las filas, puede utilizar cualquiera de

las siguientes opciones:
1ª Opción desde la Cinta de Inicio
- Seleccione la/s fila/s

que desee.
- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas – Formato – Alto de fila

- Aparecerá este cuadro:
1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2ª Opción desde la Fila
- Ubique el puntero del mouse entre la numeración de las filas.

- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar
arrastre hacia abajo o hacia arriba hasta encontrar el tamaño deseado.
Puntero del mouse

transformado en
una doble flecha
Columnas:
Para cambiar el tamaño de las columnas, puede utilizar cualquiera

de las siguientes opciones:
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- Seleccione la/s
columna/s que desee.
- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas – Formato – Ancho de columna

1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2ª Opción desde la Columna
- Ubique el puntero del mouse entre las columnas.

- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar
arrastre hacia la izquierda o hacia la derecha hasta encontrar el tamaño
deseado.
Puntero del mouse

transformado en
una doble flecha
Formato de celdas
Para aplicar formato a una o más celdas seleccionadas, utilice cualquiera

de las siguientes opciones:
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- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:
Herramientas de la Cinta de Inicio
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- Haga clic en el Botón Cuadro de Dialogo

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo

1, Tema: Introducción, Por ejemplo.
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GUARDAR Y ABRIR LIBROS
Para almacenar sus trabajos deberá recurrir al cuadro de diálogo «Guardar como...»
Para ingresar a esté cuadro, siga estos pasos:
1- Desde el Botón Office, haga clic - Guardar como...

2- Aparecerá este cuadro
1) Seleccione
la unidad de
almacenamiento
en el cual se
ubicará el archivo
a guardar.
2) Escriba un
nombre para
el archivo.
3) Acepte el cuadro
Actualizar archivos
Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las

siguientes opciones:
1ª Opción desde la Barra de Herramientas de Inicio Rápido
- Haga clic en el botón
- Haga clic en botón office - Guardar...
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Cerrar archivos
Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes

opciones:
- Haga clic en Cerrar.

2ª Opción desde los Botones de control
Abrir archivos Haga clic en el botón «Cerrar»
Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos:
1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Abrir.
2ª Opción desde la Barra de Herramientas de Inicio Rápido
- Haga clic en el botón
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2- Aparecerá este cuadro:

1, Tema: Guardar y Abrir, Por ejemplo.

1, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Actividad 1
1- Abra un nuevo libro.
2- Seleccione el rango A1:F13.
3- Aplique este formato, para el rango seleccionado.
Bordes
Estilo: Doble línea

Color: Rojo
Borde: Contorno e interno
4- Guarde el libro en un disquete, con el nombre Capítulo de Excel 1.
5- Seleccione el rango A1:F1 y combine las celdas.
6- Actualice los cambios del archivo.
7- Cierre el libro.
8- Abra el libro nuevamente y en las celdas combinadas ingrese: Planilla

de Stock.
9- Aplique este formato para el texto y la celda:
Fuente
Fuente: Century Gothic Trama
Color: Azul Color: Amarillo
Estilo: Negrita Trama: Atenuado al 6,25%
Tamaño: 20
10- Guarde los cambios.
11- Cierre el programa.
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Repaso del Capítulo 1
1- ¿Qué es un rango?
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
2- ¿Cómo se denominan los archivos de Excel?

.......................................................................................................
.......................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas en forma no
consecutiva.
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
4- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas continúas.
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
5- Explique la diferencia entre Guardar y Guardar como...

.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
6- Explique las características de estos comandos:
Ajustar texto:
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
Reducir hasta ajustar:
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
Combinar celdas:
.......................................................................................................
.......................................................................................................
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Capítulo 2
objetivos:
Comprender la utilidad de las series de datos en Microsoft Excel y aprender a

crearlas.
Conocer las fórmulas básicas para realizar cálculos sencillos y aprender a
ingresarlas.
Aprender a aplicar las fórmulas en determinada planilla que se le presente.
Diferenciar las fórmulas de las funciones, comprender la utilidad de las
funciones y la sintaxis de las mismas.
Aprender a aplicar y realizar las funciones en determinada planilla de cálculo
que se presente
Series
Fórmulas básicas
Capítulo 2
Funciones
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SERIES
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para
colocar determinada información de una manera rápida y sencilla. En
Excel se pueden introducir series de datos, numéricas o de textos.
Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las

siguientes opciones:
- Desde la cinta de inicio, haga clic en Modificar - Rellenar - Series...

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2ª Opción desde el Controlador de Relleno.
- Coloque correlativamente los dos primeros números de la serie.

- Seleccione los números para que Excel identifique la incrementación
entre los números.
- Coloque el puntero del mouse en el «controlador de relleno».
- Cuando el puntero del Mouse se transforme en una cruz negra, haga

clic y sin soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de números a
ingresar.
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Crear series de datos personalizados
Para crear una serie de datos, siga estos pasos:
1- Haga clic en el Botón de Office y seleccione el Botón Opciones de

Excel.
2- Se presentará el Cuadro Opciones de Excel en el que deberá
seleccionar desde el sector izquierdo la opción Más Frecuentes.
3- Dentro de esta ventana, seleccione el botón Modificar listas
personalizadas… para visualizar el siguiente cuadro de diálogo:
4- Seleccione la opción nueva lista del listado de Listas

personalizadas.
-En el cuadro Entradas de lista ingrese (Enter de por medio) cada uno
de los elementos que conformarán la serie de datos personalizada.
-Una vez ingresado el listado haga clic en el botón Agregar y luego en el
botón Aceptar.
5- Seleccione una celda y escriba uno de los nombres.
6- Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, haga clic
y sin soltar arrastre hasta insertar los datos de la lista personalizada.
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2, Tema: Series, por ejemplo.
FÓRMULAS BÁSICAS
Fórmulas básicas
Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los cálculos mentales,

ya que resolver fórmulas es una de las tareas más importantes de esta
aplicación. Una fórmula es una ecuación que analiza valores con el fin de
obtener un resultado.
Algunas fórmulas básicas
Todas las fórmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el
programa pueda diferenciar que la información que está ingresando
pertenece a una fórmula. Luego se colocan los argumentos (valores tales
como números o nombres de celdas), separados por operadores
aritméticos (tales como los símbolos de suma +, resta -, división / y
multiplicación *).
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Suma:
Para trabajar con la fórmula suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.

2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.
3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la fórmula.
4- Haga clic sobre la celda del primer número
5- Coloque el signo más [+].
6- Haga clic sobre la celda del segundo número.
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Resta:
Para trabajar con la fórmula resta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea restar.

5- Coloque el signo más [-].
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Multiplicación:
Para trabajar con la fórmula multiplicación, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea multiplicar.

5- Coloque el signo más [*].
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División:
Para trabajar con la fórmula división, siga estos pasos:

1- Ingrese los datos que desea dividir.
5- Coloque el signo más [/].
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Porcentaje:
Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total

corresponde al 100%.
Para obtener el 10% de 50, utilice cualquiera de las siguientes

opciones:
1ª Opción
- Coloque el signo igual [=], para comenzar la fórmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el dato

que se utilizará como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicación [*].
- Coloque el valor del porcentaje que desea averiguar

anteriormente, en este caso será 10.
- Coloque el signo de división [/].
- Coloque el número 100, ya que el 10% de 50 se

averiguará en base al 100% de su valor.
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- Presione la tecla:
2ª Opción
- Coloque el signo igual [=], para comenzar la fórmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor

que se utilizará como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicación [*].
- Coloque el valor que sacará el porcentaje del número

ingresado anteriormente, en este caso será 10.
- Coloque el signo de porcentaje [%].
- Presione la tecla:
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Para ver el resultado de una fórmula de manera rápida, siga estos pasos:
- Seleccione los datos que desea calcular.
Desde la Barra de estado, podrá observar el resultado de los valores seleccionados.

En este caso su resultado se define con una suma. Esta opción de fórmulas rápidas,
se puede variar haciendo un clic con el botón derecho del mouse. Aparecerá una
lista desplegable donde podrá seleccionar la fórmula que más le convenga.

2, Tema: Fórmulas Básicas, por ejemplo.
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Funciones
Función
Las funciones son fórmulas predeterminadas que le permiten ahorrar

tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrará
cientos de funciones, que se pueden utilizar solas o combinadas con otras
fórmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar una gran cantidad de
tareas, tales como sumas, promedios, valores máximos, mínimos entre
otras mucho más complejas.
Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las
columnas de una planilla determinada, debería seleccionar la última celda,
en este caso C12 e ingresar la siguiente fórmula:
=C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sería
correcto, pero perderá mucho tiempo en ingresar esta fórmula y tendrá un
mayor margen de error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo
puede utilizar la función de Suma.
Funciones matemática y trigonométrica
Sintaxis Suma:
Para trabajar con la función suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.

2- Seleccione la celda donde quedará el resultado.
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3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la función.
4- Escriba la palabra [Suma].
5- Abra un paréntesis [(]
6- Seleccione el rango de los números a sumar.
7- Cierre el paréntesis [)]
8- Presione la tecla: Resultado seleccionado
Sintaxis Sumar.si:
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Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y
menores a $500. Observe esta planilla:
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500,

siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.

3- Coloque el signo igual [=]
4- Escriba las palabras [Sumar.si]
5- Abra paréntesis [(]
6- Seleccione el rango que calculará.
7- Coloque el signo punto y coma [;]
8- Abra comillas [ ]
9- Escriba la condición. En este caso se desea

obtener el total de sueldos iguales o mayores a $500.
10- Cierre las comillas [ ]
11- Cierre paréntesis [)]
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Sintaxis Producto:
Para utilizar esta función, siga estos pasos:
2- Escriba la palabra [Producto]
4- Seleccione el rango de datos a calcular.
6- Presione la tecla: Resultado del producto
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Sintaxis Raíz:
2- Escriba la palabra [Raíz]
4- Seleccione la celda que posee el número a calcular.
6- Presione la tecla: Resultado de una raíz
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Sintaxis Potencia:
2- Escriba la palabra [Potencia]
4- Escriba la base.
5- Coloque punto y coma [;]
6- Escriba la potencia. Por ejemplo 2.
Resultado de una potencia
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Funciones estadísticas
Promedio:
El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad.
Sintaxis promedio:
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de
cada uno de los alumnos, de la siguiente planilla:
Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea promediar.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la función
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4- Escriba la palabra [PROMEDIO]
5- Abra paréntesis [(].
6- Seleccione el rango a promediar.
7- Cierre el paréntesis [)].
ATENCIÓN: Diferencia entre fórmula y función.
Fórmula: Es una ecuación que analiza valores con el fin de devolver un resultado.
Todas las fórmulas comienzan con el signo igual (=) seguido de argumentos (Valores
tales como números o referencias de celdas) conectados por los operadores
matemáticos (Como sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones (/)).
Funciones: Son fórmulas predeterminadas que ahorran tiempo y problemas a la hora

de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia.
Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas, promedios entre
muchas otras opciones.
Página | 48
Máximo:
Devuelve el valor más grande de un rango de datos.
Sintaxis Máximo:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más alta del 1º
Trimestre, en esta planilla:
Para averiguar la nota más alta, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [Max]
6- Seleccione las celdas a calcular.
7- Cierre paréntesis [)].
Página | 49
Mínimo:
Devuelve el valor más pequeño de un rango de datos.
Sintaxis Mínimo:
Por ejemplo: Suponga

que debe averiguar la
nota más baja del 1º
Trimestre, en esta
planilla:
Para averiguar la nota más baja, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [Min]
Página | 50
6- Seleccione los datos a calcular.
7- Cierre el paréntesis [)].
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga

sólo números.
Sintaxis Contar:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la

siguiente planilla:
Página | 51
Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [CONTAR]
6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.
Contar.si:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condición

determinada.
Sintaxis Contar.si:
Página | 52
Por ejemplo:
Suponga que debe
contar la cantidad
de notas aprobadas,
del primer trimestre,
teniendo en cuenta
que sólo aprueban
los alumnos que
obtienen 6 o más.
Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos

pasos:

3- Coloque el signo [=], para comenzar la función.
4- Escriba la palabra [CONTAR.SI].
5- Abra un paréntesis [(].
7- Coloque punto y coma [;].
9- Escriba la condición. En este caso la condición será

notas mayores o iguales a 6.
10- Cierre comillas [ ]
Página | 53
Contar.blanco:
Cuenta las celdas vacías de un rango de valores.
Sintaxis Contar.blanco:
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de

alumnos, cuántos alumnos deben la nota del último trimestre.
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del último trimestre,
siga los siguientes pasos:

Página | 54
3- Coloque el signo [=], para comenzar la función.
4- Escriba la palabra [CONTAR.BLANCO].
5- Abra un paréntesis [(].
Contará:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con

texto.
Sintaxis Contara:
Página | 55
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidación de

sueldos, deba averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la
empresa.
Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [CONTARA]
Página | 56
Moda:
Busca el valor numérico de un rango que más se repita.
Sintaxis Moda:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cuáles son los sueldos más
comunes.
Observe los datos de la siguiente planilla:
Página | 57
Para averiguar cuál es el sueldo más común, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra [MODA]
Página | 58
Fecha y hora
Ahora:
Da como resultado la fecha y hora actual.
Sintaxis Ahora: =Ahora()
Para utilizar la función Ahora, siga estos pasos

3- Escriba la palabra [Ahora]
Hoy:
Da como resultado la fecha actual.
Sintaxis Hoy: =Hoy()
Para utilizar la función Hoy, siga estos pasos:

3- Escriba la palabra [Hoy]
Página | 59
Día:
Da como resultado el día del mes de manera numérica.
Sintaxis Día: =Día(celda)
Para utilizar la función Día, siga estos pasos
3- Escriba la palabra [Día]
5- Seleccione la celda que posee el formato fecha.
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Mes:
Da como resultado el mes del año de manera numérica.
Sintaxis Mes: =Mes(celda)
Para utilizar la función Mes, siga estos pasos
3- Escriba la palabra [Mes]
5- Seleccione la celda que posee el formato fecha.

2, Tema: Funciones, por ejemplo.

2, Tema: Repaso General, por ejemplo.
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Actividad 2
1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente

información:
Hoja 1 Datos personales

Hoja 2 Planilla de Notas
Hoja 3 Estadísticas del Año L. 2004
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7° A Turno Mañana.
3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:
4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan.
5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y

Nombre.
6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:
Página | 62
7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y

Nombre.
8- Averigüe el promedio Final de los títulos Notas Teóricas, Notas
Prácticas y Notas Orales.
9- Averigüe el Promedio del primer trimestre.
10- En la hoja Estadísticas del Año L. 2004 realice la siguiente planilla:
11- Calcule los datos de cada uno de los títulos que se observan en la
planilla Estadísticas del Año Lectivo.
12- ¿Cuáles son las fórmulas o funciones que ha utilizado en el punto

anterior?
Cantidad de Alumnos
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Cantidad de Aprobados
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Cantidad de Desaprobados
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Notas más frecuentes

........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Nota más alta

........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Nota más baja

........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Página | 63
1- Explique la diferencia entre fórmula y función.

.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
2- ¿Cuál es el signo que debe ingresar al comenzar una fórmula?

.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos
personalizados
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
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4- Explique la diferencia entre la función contar y contará.

.......................................................................................................
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5- ¿Cuál es la combinación de teclas que permite realizar Autosumas?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
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Capítulo 3

objetivos:
Conocer la utilidad de las funciones lógicas y aprender a aplicarlas en la plantilla

de cálculo.
Comprender para que se utiliza la función SI y aprender la sintaxis de la misma.
Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Búsqueda en forma
vertical y horizontal.
Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el
desarrollo de las fórmulas y funciones
Funciones lógicas
Capítulo 3 Funciones de búsqueda
Asistente para funciones
Página | 65
FUNCIONES LÓGICAS
Función Si
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condición.
Sintaxis:
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe

determinar cuál es el estado de cada alumno, indicando si está Aprobado
o desaprobado, sabiendo que:
Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarán

APROBADOS.
Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarán
DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los

siguientes pasos:

4- Escriba la palabra [SI]
Página | 66
6- Seleccione la celda que tendrá la condición.
7- Ingrese la condición. En este caso se deben

averiguar las notas iguales o mayores a 6.
8- Coloque un punto y coma [;]
10- Escriba el valor verdadero. En este caso será Aprobado
12- Coloque otro punto y coma [;]
14- Escriba el valor falso. En este caso será Desaprobado
Página | 67
Barra de formula
Resultado Seleccionado
Función Si (Anidada)
Devuelve uno o más valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de

su condición.
Sintaxis SI:
=Si(Condición;«Valor verdadero»;«Valor falso»)
Sintaxis SI Anidada:
=Si(Condición;«Valor verdadero»;SI(Condición2;«Valor
Verdadero»;«Valor falso»))
Ejemplo:
=Si(F3>=6;«Aprobado»;Si(F3=5;«Recupera»;«Desaprobado»)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba

averiguar cuál será su estado, determinando si el alumno está aprobado,
desaprobado o debe recuperar la nota.
Es decir que:
Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarán APROBADOS
Los alumnos que obtengan 5, deberán RECUPERAR la nota con un nuevo
examen.
Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarán
DESAPROBADOS.
Página | 68
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

3- Coloque el signo [=], para

comenzar la función
6- Seleccione la celda que

tendrá la primer condición.
7- Ingrese la condición. En este

caso se deben averiguar las
notas mayores o iguales a 6.
10- Escriba el valor verdadero.

En este caso será Aprobado
12- Coloque otro punto y coma [;]
15- Seleccione la celda que tendrá

la segunda condición.
Página | 69
16- Coloque la condición. En este

caso deberá ser igual a 5.
19- Escriba el valor verdadero del

segundo Si. En este caso
será Recupera.
23- Escriba el valor falso de la

Segunda función Si. En
este caso será Desaprobado.
Página | 70
Barra de formula

3, Tema: Funciones lógicas, Por ejemplo.
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Función BuscarV
Busca un valor en la columna más a la izquierda de una matriz o rango de

datos y se desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una
columna especificada de esa misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarV:
Sintaxis: =BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna)
Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla

donde se utilizará la función de búsqueda.
Indicador_de_columna: Indica la columna donde se ubica el dato
buscado. Contando estas columnas en base a la selección de Buscar_en.
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el dato. Este
rango muestra desde el dato de referencia (Valor_buscado) hasta el dato
buscado.
Ejemplo: =BuscarV(A3;A3:G5;7)
Por ejemplo: Suponga debe averiguar el estado de alumnos para la hoja

Datos personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se
encuentran en el mismo LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
Página | 71
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:
1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.

2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar
es G3 de la hoja Datos personales.
4- Escriba la palabra [BUSCARV]
6- Seleccione el dato en común. En este caso es

la celda A3 dentro de la misma hoja Datos personales
Página | 72
10- Desde la barra de

fórmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
así el último dato (rango)

quedará fijo. Esta acción es El valor absoluto mostrará signos $ delante de los nombres del rango
denomina Valor absoluto.
9- Seleccione desde el dato 8- Haga un clic sobre la hoja que posee

referencia (Primer dato de la, la planilla con los datos a buscar.
columna A), hasta el dato
buscado (Primer dato de
estado, columna G)
11- Continúe la función en la barra de fórmula.
12- Presione la tecla
Barra de formula
Página | 73
Función BuscarH
Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se

desplaza hacia abajo para devolver un valor que se encuentra en la fila
especificada de esa misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarH:
Sintaxis: =BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila)
Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla

donde se utilizará la función de búsqueda.
Indicador_de_fila: Indica la fila donde se ubica el dato buscado.
Contando estas fila en base a la selección de Buscar_en.
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el dato. Este
rango muestra desde el dato de referencia (Valor_buscado) hasta el dato
buscado.
Ejemplo: =BuscarH(C1;C1:E1;7)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para
la planilla de datos personales. Observe las siguientes planillas:
En esta planilla se encuentran En esta planilla se encuentran los

las notas de los alumnos de 5º B. datos personales de cada alumno.
Página | 74
Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos

pasos:
1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.

2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar
es C7 de la hoja Datos personales.
4- Escriba la palabra [BUSCARH]
6- Seleccione el dato en común.
10- Desde la barra de

fórmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
así el último dato (rango)
quedará fijo. Esta acción se
denomina Valor absoluto.
9- Seleccione
desde el dato
Referencia
(Primer dato
de la, fila 1),
hasta el dato
Buscado
(Primer dato
de estado, fila 7)
8- Haga un clic sobre la hoja

que posee la planilla con los
datos a buscar.
Página | 75
11- Continúe la función en la barra de fórmula.
12- Presione la tecla

3, Tema: Funciones de Búsqueda, Por ejemplo.
ASISTENTE PARA FUNCIONES
Asistente para funciones
En Excel encontrará un asistente que lo ayudará a realizar todas las

funciones existentes, logrando sencillez y rapidez.
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de socios que tiene
Video Club PooH, en la siguiente planilla:
Página | 76
Celda seleccionada, donde se realizará la función.
Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para

función, siga estos pasos:

1ª Opción desde la Cinta de Opciones

- Haga clic en Formulas – Insertar Función
2ª Opción desde la Barra de Fórmula
- Haga clic en este botón:
TRUCO
Para utilizar el asistente de función rápidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda que tendrá la fórmula
Página | 77

a- Seleccione una categoría.
b- Seleccione una función.
c- Acepte el cuadro.
Cuadro de Diálogo Pegar función

Categoría Función Sintaxis
Suma =SUMA(rango)
Sumar.si =SUMAR.SI(rango;«condición»)
Matemáticas y
Producto =PRODUCTO(rango)
trigonométricas
Raíz =RAÍZ(celda)
Potencia =POTENCIA(celda;potencia)
Promedio =PROMEDIO(rango)
Máximo =MAX(rango)
Mínimo =MIN(rango)
Funciones Contar =CONTAR(rango)
estadísticas Contar.si =CONTAR.SI(rango;«condición»)
Contar.blanco =CONTAR.BLANCO(rango)
Contara =CONTARA(rango)
Moda =MODA(rango)
Ahora =HORA()
Hoy =HOY()
Fecha y hora
Día =DÍA(celda)
Mes =MES(celda)
Funciones
Si =SI(condición;«valor verdadero»;«valor falso»)
lógicas
=BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de
Funciones BuscarV
columna)
de
=BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de
búsqueda BuscarH
fila)
Página | 78
4- Aparecerá otro cuadro:

a) Haga clic en el botón «Contraer diálogo»
b- Seleccione el rango que desea calcular.
c- Nuevamente haga clic sobre el botón «Contraer diálogo»
5- Finalmente acepte el cuadro
Resultado seleccionado
Página | 79

3, Tema: Asistente para funciones, Por ejemplo.
Realice la Práctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 3,

Tema: Repaso General.
Página | 80
Actividad 3
1- En la hoja 1, realice esta planilla:
2- Guarde el archivo en un disquete con el nombre Club Enero.
3- Llene los datos de las columnas Cód. Socio, Apellido, Nombre,

Teléfono, Deportes y Edad.
4- Averigüe la categoría de cada socio dependiendo de su edad, tenga en

cuenta esta información:
Categoría
Menores a 14 años Junior
Entre los 15 y los 18 años Cadete
Mayores a los 18 años Adulto
¿Cuál es la función que debe utilizar en este caso?

.......................................................................................................
.......................................................................................................
5- Utilizando la función si lógica, averigüe el pago de cada socio, tenga en

cuenta que si la fecha de vencimiento es menor o igual al 20/08/2003,
deberá agregar el importe de su cuota, de lo contrario deberá decir
“Vencido”.
6- Cambie los nombres de las hojas del libro por estos:
Nuevo nombre
Hoja 1 Datos de socios
Hoja 2 Control de pagos
Página | 81
7- Actualice los cambios del archivo.
8- En la hoja Control de Pagos confeccione la siguiente planilla:
9- Utilizando la Función Buscar averigüe los nombres de los socios y los

apellidos.
¿Cuál es la función de búsqueda que utilizó en el punto anterior? ¿Por qué

eligió dicha función?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
ATENCIÓN: No borre está práctica, porque está relacionada con el

resto de las prácticas de este Módulo.
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Repaso del capítulo 3
1- Explique la diferencia entre la función lógica si y si anidado.
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
2- Explique la diferencia entre la función BuscarV y BuscarH.
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar el asistente para
funciones?
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.......................................................................................................
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
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.......................................................................................................
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Capítulo 4

objetivos:
Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a

diferenciar las referencias relativas de las absolutas.
Aprender a insertar filas, columnas y hojas de cálculo en las planillas.
Comprender los pasos para la eliminación de filas, columnas y hojas de cálculo.
Conocer la definición de los rangos y comprender para qué sirven y para qué se
utilizan.
Referencias relativas y
absolutas
Insertar y eliminar filas,

columnas y hojas
Capítulo 4
Etiquetas inteligentes
Rangos
Página | 84
REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Referencias relativas y absolutas
Al utilizar fórmulas o funciones en Excel puede trabajar con dos tipos de

valores bien definidos:
Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o Ejemplo

funciones, y que al ser copiados a otras celdas se
Valor modifican automáticamente, dependiendo de la
Relativo posición de la fórmula o función. Todos los nombres
de celdas que utiliza dentro de las fórmulas son =B4*B12
valores Relativos.
Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o Ejemplo

funciones, y que al ser copiados a otras celdas se
mantienen siempre fijos, sin importar la posición de
la fórmula o función. Al ingresar números en una
fórmula, éstos cumplirán la función de Valor
Absoluto, ya que no se modificarán al ser copiados.
Valor También puede transformar un Valor Relativo en
Absoluto Absoluto, para ello debe ingresar el nombre de la =B4*$B$12
celda, y a continuación, pulsar la tecla: , de
esta manera se presentarán dos signos pesos, uno
delante de la letra y otro delante del número, que
indicará que ese valor se mantendrá fijo, es decir
que es Absoluto.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de combustible, debe

averiguar la cantidad de litros de nafta común que vendió en cada una de
las semanas, teniendo en cuenta los precios correspondientes a cada uno
de los tipos de nafta.
Página | 85
Si desea calcular la recaudación de cada semana con los datos

mencionados anteriormente, dentro de las fórmulas deberá utilizar
valores relativos y absolutos.
Para resolver este problema, siga estos pasos:
1- Confeccione la planilla, que tendrá los cálculos. ¡Observe la planilla en la página

anterior!
2- Seleccione la celda que tendrá el resultado, en este caso será [C4].
3- Coloque el signo igual [=] para comenzar la fórmula.
4- Seleccione la celda que contiene la cantidad de litros

de la primer semana, en este caso será la celda [B4]
5- Coloque el signo de multiplicación [*]
6- Seleccione la celda que contenga la cantidad de litros

de Nafta común, en este caso será la celda [B12]
7- Seleccione la última celda [B12]
Celda definida como

valor absoluto
Valor Relativo
=B4*$B$12
Valor Absoluto
Página | 86

4, Tema: Referencias relativas y absolutas, Por ejemplo.
INSERTAR Y ELIMINAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Si al realizar una planilla se da cuenta que faltan algunos datos, Excel le

permite insertar celdas, filas y columnas vacías de una manera muy
sencilla en cualquier momento de la creación de una tabla, además podrá
eliminarlas en caso de ser necesario.
Al abrir un libro nuevo, sólo encontrará tres hojas de cálculos, pero

Microsoft Excel le permitirá insertar muchas más.
Insertar filas en la planilla de cálculos:
Para insertar nuevas filas, siga estos pasos:
1- Seleccione una fila, por ejemplo:
Fila
seleccionada
Página | 87
- Haga clic en Inicio – Sector Celdas

- Insertar- Insertar filas de hoja
2ª Opción desde el Menú Contextual
- Utilizando el menú contextual,

elija la opción Insertar.
a- Fila seleccionada
b- Menú contextual
Insertar columnas en la planilla de cálculos:
Para insertar nuevas columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione una columna, por ejemplo:
Columna Seleciconada
Página | 88


- Insertar- Insertar columnas de hoja
2ª Opción desde la Menú contextual
- Utilizando el menú
contextual, elija la opción
Insertar.
a- Columna seleccionada
b- Menú contextual
Añadir hojas nuevas a la planilla de cálculos:
Inicialmente los nuevos libros de Excel poseen tres hojas de cálculos a las
cuales se le puede cambiar el nombre, mover y eliminar. Además se
pueden insertar nuevas hojas.
Para agregar nuevas hojas, a una planilla de cálculos, siga estos

pasos:
1- Haga un clic en una de las hojas.

- Haga clic en Inicio - Sector Celdas

- Insertar- Insertar hoja
Página | 89

b- En la lista del menú contextual
seleccione la opción INSERTAR...
Se presentará este cuadro:
c- Haga clic en
esta solapa
a- Seleccione una hoja y haga clic

con el botón derecho del mouse
d- Haga clic sobre este ícono e- Acepte el cuadro
Nueva hoja insertada
Eliminar filas y columnas:
Para eliminar filas y columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione la fila o la columna que desea eliminar.

Fila seleccionada Columna seleccionada
Página | 90
- Haga clic en Inicio – Sector Celdas - Eliminar
- Utilizando el menú
contextual, elija la opción Eliminar.
Columna seleccionada
Menú contextual
Eliminar
Seleccionada Fila
Eliminar hojas de cálculos del libro:
Para eliminar una hoja de cálculo, siga estos pasos:
1- Seleccione con un clic la hoja de cálculo que desea eliminar.
Nueva hoja insertada

- Eliminar hoja
Página | 91
- Utilizando el menú contextual, elija la opción Eliminar.
Hoja seleccionada Menú contextual

4, Tema: Insertar y eliminar filas, columnas y hojas, Por ejemplo.
ETIQUETAS INTELIGENTES
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes aparecen con una acción determinada como por
ejemplo pegar, rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas
etiquetas muestran opciones que determinarán cómo quedara el resultado
de la acción.
Etiquetas inteligentes en la acción insertar filas
Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
Tabla con formato de celdas.

Bordes
Relleno de celda.
Página | 92
1- Seleccione una fila.
Fila seleccionada
2- Utilizando el menú contextual,

seleccione la opción Insertar
Menú contextual
3- Al insertar la nueva fila aparecerá la etiqueta inteligente.
Etiqueta inteligente
4- Haga clic en el botón de la lista

desplegable para ver las opciones que
ofrece esta etiqueta inteligente.
Botón de lista
desplegable
Lista desplegable de
la etiqueta inteligente
insertar fila
Página | 93
Propiedades de la etiqueta inteligente Insertar fila
Propiedad Descripción
Inserta la fila con el formato de la fila

El mismo formato de arriba
superior.
Inserta la fila con el formato de la fila

El mismo formato de abajo
inferior.
Borrar formato Inserta la fila sin formato.
RANGOS
Rangos
Para que sea más fácil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos.
Por ejemplo: el nombre compras es más fácil de recordar que el rango C1:
D6.
Para nombrar un rango, siga estos pasos:
1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango

establecido.
Rango seleccionado.
2- Haga clic en:
a) Cinta de Opciones Formulas
c) Asignar Nombre a un Rango
d) Definir Nombre
b) Sector Nombres Definidos
Página | 94
1) Escriba un
nombre para
identificar el rango.
2) Acepte el cuadro
4- Al aceptar el cuadro, podrá ver el nombre del rango en la barra de

fórmula.
Nombre del rango en la lista

desplegable que se ubica en
la barra de fórmula.

4, Tema: Rangos, Por ejemplo.

Página | 95
Actividad 4
1- Confeccione la siguiente planilla:
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre Marroquinería.
3- Inserte una fila en la parte superior de los títulos, luego combine las
celdas y agregue la palabra Marroquinería.
4- Obtenga el resultado del precio bruto considerando la cantidad de

unidades y el precio por unidad.
5- Aplique el IVA que se ubica en la celda B20 al precio bruto. En este

cálculo la celda B20 debe permanecer fija.
6- Averigüe el precio neto.
7- Seleccione el rango A12:B19 y dele el nombre Precios por unidad.
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1- ¿Para qué utilizaría la acción valor absoluto?

.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
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2- ¿Para qué utilizaría la acción valor relativo?

.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
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3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para insertar nuevas hojas a un
libro?
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para agregarle un nombre a un
rango?
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.......................................................................................................
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5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para eliminar hojas de una
planilla de cálculos?
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Capítulo 5

objetivos:
Aprender los pasos para realizar un gráfico de un conjunto de datos que se

presentan en una planilla de cálculo.
Aprender a modificar el formato del gráfico y cambiar diferentes opciones para
mejorar el aspecto del mismo.
Realizar cambios en cuanto al tipo de gráfico y aprender a agregar datos a un
gráfico.
Capítulo 5 Gráficos
Página | 98
GRÁFICOS
Gráficos
Microsoft Excel le permite crear una representación visual de la

información a través de los gráficos, y así lograr una mejor captación de
los resultados en las planillas utilizadas.
Estos gráficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o
bien presentarse en una hoja de gráfico, este tipo de hojas contiene
solamente el gráfico especificado.
Insertar un gráfico
1- Seleccione los datos que desea graficar.

2- Utilice la siguiente opción:
- Haga clic en Insertar – Sector Grafico – Botón Insertar Gráfico
Botón Crear Grafico
TRUCO
- Seleccione un rango con datos.
- Luego presione la tecla:
Con estos pasos se creará un gráfico rápidamente.
Seleccione el Gráfico que

necesita
Página | 99
Una vez que realice un clic sobre el subtipo correspondiente, se

presentará el gráfico automáticamente y observará que en la Cinta de
Opciones se presentan tres solapas nuevas (Diseño, Presentación y
Formato) como muestra la imagen:
Las nuevas Cintas que se presentaron solo se visualizaran cuando el

gráfico insertado se encuentre seleccionado, y tendrán la siguiente
utilidad:
Cinta de Opciones Diseño
Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su

nombre lo indica nos permitirán perfeccionar el diseño o estructura del
gráfico seleccionado a saber:
Cambiar Tipo de Gráfico: esta herramienta se utiliza para

elegir un nuevo Tipo o subtipo de Gráfico desde el Cuadro de
diálogo Cambiar Tipo de Gráfico.
Guardar como Plantilla: Este Icono permite guardar como

plantilla el formato actual del gráfico seleccionado, para
poder utilizarlo en futuros gráficos, al presionar este icono se
presentará el cuadro de diálogo Guardar Plantilla de Gráficos
tal como se observa en la imagen:
Cambiar entre Filas y columnas: esta herramienta sirve

para invertir la estructura del gráfico, es decir que los datos
que se encuentran en el eje X se moverán al eje Y y
viceversa.
Seleccionar Datos: permite cambiar el rango de datos que

representa el gráfico seleccionado, al presionarlo se
presentará el cuadro de diálogo Seleccionar Origen de
Datos, en el cual deberá seleccionar la información correcta,
desde este cuadro también podrá invertir los valores de los
ejes X e Y desde el botón Cambiar fila/columna tal como se observa en la
siguiente imagen:
Diseños de Gráfico: desde este sector de la cinta

podrá seleccionar los diferentes diseños
preestablecidos que presenta Excel 2007, para
aplicarlo sobre el gráfico seleccionado. Cada
Página | 100
Diseño posee una estructura diferente con respectos a las diferentes

partes de un gráfico, por ejemplo, los Títulos, Leyenda, Rótulos, Ejes,
Tablas de datos o Líneas de división.
Estilos de Diseño: desde este sector de

la cinta podrá seleccionar los diferentes
estilos preestablecidos que presenta Excel
2007, para aplicarlo sobre el gráfico
seleccionado. Cada Estilo de diseño posee
diferentes formatos de relleno para cada sector del gráfico seleccionado.
Mover Gráfico: Al realizar un clic sobre esta herramienta se

presentará el Cuadro de diálogo Mover Gráfico, que le
permitirá mover el gráfico a una hoja exclusiva para el gráfico
seleccionado, si activa la opción Hoja Nueva, o bien colocar el
gráfico como Objeto en alguna determinada hoja del libro.
Modificar el Tamaño de los Gráficos
Una vez que insertó el gráfico puede

tratarlo como cualquier objeto o
imagen, es decir que para modificarle
el tamaño debe seleccionarlo con un
clic, luego ubicarse sobre los
manejadores y con el botón izquierdo
presionado arrastrar hasta que logre
el tamaño deseado.
En caso de desee cambiarle la

posición al gráfico, debe seleccionarlo,
colocar el puntero sobre el gráfico y
con el botón izquierdo presionado
arrastrar hasta la posición deseada.
Partes de un gráfico.
Los gráficos están formados por varias partes, entre ellas encontrará el
Titulo del gráfico, Área del grafico, Área de trazado, Leyenda, Eje de
valores, Eje de categorías, Líneas de división, Series de datos, Etiquetas
de datos, Tabla de datos y manejadores como puede apreciar en la
siguiente imagen.
Página | 101
Cinta de Opciones Formato
Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su

nombre lo indica nos permitirán modificar el formato de cada una de las
partes del gráfico seleccionado, logrando obtener una mejor presentación.
A saber:
Elemento de un gráfico: esta herramienta

presenta una lista con todas las partes que
posee el gráfico seleccionado, desde la cual
podemos elegir al elemento del gráfico que
se le aplicará el formato.
Aplicar Formato a la Selección: permite iniciar el cuadro de diálogo

Formato, para ajustar con precisión el formato del elemento del gráfico
seleccionado.
Al presionarlo se presenta el cuadro, desde el cual podrá realizar las
modificaciones de acuerdo al elemento seleccionado.
Desde el sector izquierdo debe seleccionar
que tipo de formato desea aplicar y desde
el derecho establecer los detalles
necesarios para elemento seleccionado.
Restablecer para hacer coincidir el

estilo: permite borrar el formato
personalizado que posee el elemento del
gráfico seleccionado. También puede aplicar esta herramienta desde el
menú contextual.
Página | 102
Estilos de formas: desde este sector podrá elegir algunos de los estilos
preestablecidos, o bien utilizar los 3
iconos que observará a la derecha para
aplicar un Relleno de Forma, Un
Contorno de Forma o bien aplicarle
Efectos de Formas al elemento seleccionado. También recuerde que
desde el botón Estilos de Forma podrá presentar el cuadro de diálogo
Formato del elemento seleccionado.
Estilos de WordArt: desde este sector podrá

elegir algunos de los Estilos rápidos
preestablecidos, o bien utilizar los 3 iconos que
observará a la derecha para aplicar un
Relleno de Texto, un Contorno de Texto o
bien aplicarle Efectos de Texto al elemento seleccionado. También
recuerde que desde el botón Estilos de WordArt podrá presentar el cuadro
de diálogo para realizar todas estas modificaciones de otra manera.
Cinta de Opciones Presentación
Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que permitirán

completar el gráfico con cada una de las partes que deseemos aplicarle al
mismo, logrando obtener un resultado claro de la presentación. A saber:
Selección Actual: desde este sector

podrá utilizar las mismas herramientas
explicadas en la cinta de opciones
Formato.
Etiquetas: desde este sector podrá agregar y especificar la ubicación de

los Títulos del gráfico, Rótulos del Eje, Leyenda, Etiquetas de datos y
colocar la tabla de datos dentro del gráfico utilizando el icono
correspondiente.
Al desplegar la lista desplegable de
cualquiera de estos iconos, encontrará
varias opciones preestablecidas, en caso
de querer personalizar el formato de
algunos de estos elementos, deberá
elegir la opción Más opciones del
elemento correspondiente.
Ejes: este sector le permite cambiar el formato y diseño

de cada eje desde el icono Ejes y colocar líneas
principales y secundarias en cada uno de los ejes, para
observar con mayor exactitud el valor que representa
cada columna o fila, desde el icono Líneas de la
Cuadricula.
Página | 103
Eliminar un gráfico
Si desea borrar un gráfico debe realizar lo siguiente:
-Seleccione el gráfico
-Luego pulse la tecla Delete o Supr.
Realice las actividades pasos a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
5, Tema: Gráficos, Por ejemplo.
Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema:

Repaso General.
Página | 104
Actividad 5
1- Realice la siguiente planilla:
2-Guarde el archivo en un disquete con el nombre Planilla de Notas.

3- Cree un gráfico de los rótulos Apellido, final de las Notas teóricas,
final de las notas prácticas, final de las notas orales y el promedio del
primer trimestre.
4- El gráfico debe integrar los siguientes datos:
Tipo de Gráfico: Columnas

Subtipo de Gráfico: Columnas Agrupadas
Serie en: Columnas
Título del Gráfico: Notas del 1º Trimestre
Eje de categoría (X:): Apellido
Eje de valores (Y:): Notas
Tipo de Gráfico: En una hoja nueva
5- Cambie el formato del Eje de los valores, por la siguiente

configuración
Formato de ejes Solapa Eje

Mínimo: 0
Máximo: 10
Unidad mayor: 1
Unidad Menor: 1
Eje de categorías (X:) cruza en: 0
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1- Los gráficos están formados por varias partes. Nómbrelas
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2- ¿Cómo se modifica el tamaño de un gráfico?
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3- ¿Cómo se elimina un gráfico?
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4- ¿Cómo cambiar el tipo de gráfico?
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5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para cambiar el formato de un
gráfico?
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Capítulo 6

objetivos:
Comprender qué es una base de datos y cómo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
Conocer la opción Filtros para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
filtros, modificarlos, etc.
Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qué
se utilizan.
Base de datos
Capítulo 6 Filtros
Subtotales
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BASE DE DATOS
Base de datos
Una de las tareas que probablemente hará con frecuencia en Microsoft

Excel, es ordenar y gestionar bases de datos. Se denomina base de datos
a una lista completa de datos organizada en columnas denominadas
campos, y filas llamadas registros. Un campo es un elemento específico de
información de una lista de datos, como por ejemplo, el Código de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene
toda la información sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente
ilustración podrá observar que un registro contiene toda la información
personal de cada uno de los empleados, mientras que en los campos sólo
observará un dato por empleado.
Una base de datos está estructurada de la siguiente manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos
Ordenar datos
Una de las principales características de una base de datos es que

permiten almacenan gran cantidad de información en forma ordenada.
Para ordenar la información puede hacerlo considerando uno o varios
campos.
Para ello realice lo siguiente:
-Seleccione la tabla de la base de datos, para ello puede activar la celda

correspondiente al primer rótulo de la base y, manteniendo presionada la
tecla
Página | 108
Shift, seleccione la última celda del último campo. De esta manera

seleccionará fácilmente toda la planilla.
-Haga clic en la herramienta Ordenar de la Cinta de Opciones

Datos.
-Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar, en el que tendrá
que determinar sobre qué o cuáles campos desea basar el ordenamiento
de los datos. Es muy importante especificar que la planilla tiene una fila
de encabezamiento (activando la casilla de verificación Mis datos tienen
encabezados), de lo contrario los valores de los títulos también serán
ordenados.
-Dentro de este cuadro, deberá seleccionar el campo a través del cual se

ordenará la tabla, luego desde la columna Ordenar según, debe especificar
si ordenará la tabla por los Valores que contienen o bien por el Color de la
celda entre otras opciones y por último indicar el Criterio de ordenación
(De menor a mayor o de mayor a menor).
-Luego haga clic en el botón Aceptar.

6, Tema: Base de datos, Por ejemplo.
FILTROS
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o
productos, necesita una manera de filtrar la información para obtener
datos específicos y una forma rápida de ordenar los datos según un
criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe sobre los
empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendría que poder
visualizar en su lista solamente los datos correspondientes a dicho
departamento. Para ello, Microsoft Excel proporciona dos herramientas
útiles para buscar y presentar la información específica de una lista: el
Página | 109
filtrado y la ordenación. Con estas herramientas podrá manejar con mayor

precisión los datos de una base de datos.
Aplicar un filtro
Para filtrar una base de datos deberá estar ubicado dentro de ella, y luego
realizar los siguientes pasos:
-Seleccione toda la base de datos.

-Haga un clic sobre la Cinta de Opciones Datos y presione la
Herramienta de Filtro.
-Observará que a la derecha de cada uno de los Títulos de los campos de

la tabla aparece una lista desplegable. En la cual si realiza clic sobre
cualquiera de ellas accederá a diferentes opciones, que irán cambiando de
acuerdo a la columna que se active, pero siempre funcionará de la misma
manera para cualquiera de ellas:
Opciones
para ordenar
-En la parte inferior de

cada lista encontrará un
sector con Todos los
valores que posee la base
de datos agrupados, en el
cual observará una tilde
para cada uno de ellos, lo
que nos indicará que ese
valor se estará
visualizando en el
resultado del filtro. Por
defecto, al presentar los
filtros aparecen todos los valores seleccionados, pero puede marcar o
Página | 110
desmarcar los valores según los necesite.
-Si se ubica sobre la opción Filtros de

números se desplegará una lista con
varias opciones, que le permitirá
aplicar una condición al filtro tales
como Es igual a…, Es mayor que…, Es
menor que… entre otras. Al seleccionar
cualquiera de ellas se presentará el
cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado, mediante el cual podrá
especificar uno o dos criterios de filtro.
Las condiciones de filtro pueden ser
conjuntivas (si plantea dos condiciones
que deben cumplirse) o disyuntiva
(cuando tiene que cumplir uno u otro criterio).
-Si de esta misma lista selecciona la

opción Diez mejores… podrá hacer
que aparezcan una determinada
cantidad de elementos de la lista
mayores o los menores, pero debe
tener en cuenta que esta opción sólo
es válida si la columna contiene
valores numéricos.
Quitar el autofiltro
Para desactivar la herramienta de Filtro debe realizar el siguiente

procedimiento:
-Haga clic sobre el icono de Filtro de la cinta de opciones Datos y

automáticamente se visualizarán todos los registros de la base de datos, y
desaparecerán las listas desplegables de cada uno de los campos.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el

Capítulo 6, Tema: Filtros, Por ejemplo.
SUBTOTALES
La herramienta subtotales le permite obtener resultados parciales de un

grupo de información que pertenezca a la misma categoría. Por ejemplo,
podrá calcular el promedio de ventas de cada una de las sucursales de
una empresa, el total de sueldos pagados a los empleados de cada uno de
los sectores, la cantidad de productos que cumplen con determinada
característica, etc.
Página | 111
Aplicar un subtotal
Para obtener un subtotal siempre debe tener en cuenta una serie de pasos
que le permitirá obtener el resultado que realmente necesita, a saber:
-El primer paso, y el más importante, es seleccionar el rango completo de
la base de datos y ordenar los datos de la misma de acuerdo al campo
que sirve como soporte o condición al cálculo.
-Manteniendo la selección, haga clic en la cinta de opciones
Datos y seleccione la herramienta Subtotal.
De esta manera aparecerá el cuadro de diálogo Subtotales en el que

tendrá que determinar los siguientes ítems:
A-Cuál es el campo que utilizará como base del cálculo del subtotal, es
decir el campo que estableció como orden principal de la tabla, desde la
lista desplegable Para cada cambio en:
B-Qué operación desea aplicar, desde la lista Usar Función:
C-A qué campo desea aplicar la operación seleccionada, desde el sector
Agregar subtotal a:
D-Otras opciones que pueden activarse en caso que se las necesite pero
que no son esenciales para la realización del cálculo: "Reemplazar
subtotales actuales", se utiliza por si ya existe un cálculo de subtotal
anterior sea reemplazado por el nuevo; "Salto de página entre grupos"
se activa en el caso que se quiera obtener los resultados parciales en
páginas diferentes; y "Resumen debajo de los datos" para obtener
debajo de cada grupo el resultado correspondiente a cada subtotal, si no
se activa este ultimo casillero el subtotal aparecerá arriba de cada grupo.
Página | 112
-Una vez especificadas todas estas opciones haga clic en el botón

Aceptar.
En la planilla obtendrá el resultado del cálculo solicitado y en la parte

izquierda de la misma un esquema que le permitirá manejar los datos
ocultándolos (contrayendo los niveles del esquema) o solamente viendo
los totales que le interesen (desplegando los niveles que le interesen)
Quitar los subtotales
Para llevar la planilla nuevamente a la normalidad es necesario realizar el

siguiente procedimiento:
-Seleccione el rango de la planilla.

-Haga clic en el icono Subtotal de la cinta de opciones Datos.
-En el cuadro de Subtotales haga clic en el botón Quitar todos.
Automáticamente la planilla volverá a su estado habitual.

Capítulo 6, Tema: Subtotales, Por ejemplo.

Página | 113
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.

3- Ordene el campo Productos en forma ascendente.
4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90.
5- Anule el filtro anterior.
6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor
Germán A.
7- Anule el filtro.
8- Aplique un Subtotal para calcular la cantidad de cada producto
ATENCIÓN: No borre está actividad, ya que está relacionada con el

resto de las prácticas de este manual.
Página | 114
1- ¿Qué es una base de datos?

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2- ¿Cómo aplicar un subtotal?

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3- ¿Cómo ordenar la base datos?

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4- ¿Qué es un filtro?
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5- ¿Cómo aplicar un filtro?

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6- ¿Cómo quitar los filtros?

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Capítulo 7

objetivos:
Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.

Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa
de Microsoft Excel
Comprender cómo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y
realizar un pegado especial de los mismos.
Combinación de archivos
Capítulo 7
Administrar archivos y
objetos
Página | 116
COMBINACIÓN DE ARCHIVOS
Combinación de Archivos
En este capítulo se enseñará a utilizar la posibilidad que brinda Excel de

insertar otros archivos dentro de una planilla pudiendo determinar algunas
características acerca de la actualización de los mismos.
Insertar un objeto desde un archivo existente
En cualquier libro de Excel se pueden insertar archivos creados en

cualquiera de los programas de Microsoft, para ello deberá realizar los
siguientes pasos:
-Ubíquese en la hoja de cálculo en la que va a insertar el

objeto.
-Seleccione la Cinta de Opciones Insertar y luego haga un clic sobre el
icono Objeto.
-Aparecerá el cuadro de
diálogo Objeto.
-En el cual encontrará

dos fichas o solapas.
-Elija la ficha Crear de
un archivo, ya que la
ficha Crear nuevo sirve
para crear un objeto en
blanco utilizando
cualquier utilitario o
programa que encuentre
en el listado.
-En el cuadro Nombre de

archivo escriba el nombre
del archivo a insertar
colocando la ruta de
acceso completa, en caso
de no recordarla, haga clic
en el botón Examinar y
busque en forma manual
el archivo deseado.
-Las casillas de
verificación Vincular y
Mostrar como icono le
darán la posibilidad de
establecer algunas
características especiales.
Página | 117
Vincular: Si activa esta casilla de verificación estará determinando que

trabaja con un objeto vinculado, por lo tanto, el archivo que esta
insertando no formará parte del archivo destino y se actualizará cada vez
que se modifique el archivo de origen.
Incrustar: Si no activa la casilla de verificación Vincular estará

determinando que trabaja con un objeto incrustado, por lo tanto, el
archivo que está insertando formará parte del archivo destino y no se
actualizará si modifica el archivo de origen. Para modificarlo debe hacer
un doble clic sobre el sector que ocupa en la hoja y modificarlo utilizando
la aplicación con la que se creó.
Mostrar como icono: Si activa esta casilla de verificación logrará tener

un icono sobre la hoja para poder acceder al archivo cuando lo necesite.
Puede resultar útil esta opción si tiene problemas con los espacios ya que
muchas veces alcanza con poder ver la información y no necesita que los
datos estén en pantalla constantemente.

Capítulo 7, Tema: Combinación de archivos, Por ejemplo.
ADMINISTRAR ARCHIVOS Y OBJETOS
Copiar
Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
para copiar.
1º Opción desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio - Copiar...
Página | 118
2º Opción desde el Menú Contextual sobre la selección
- Haga clic en Copiar
3- Seleccione la celda donde quedará la copia.
Celda seleccionada.
En esta celda se
pegará la copia
Pegar
- Haga clic en Inicio - Pegar...
- Haga clic en Pegar
5- La copia quedará con el mismo contenido y con el mismo tipo de

formato que posee el original.
Página | 119
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los datos a mover (cortar).
Rango seleccionado a mover
- Haga clic en Inicio - Cortar...
- Haga clic en Cortar
Página | 120
3- Seleccione la celda donde quedará el contenido cortado.
Celda seleccionada.
En esta celda quedará
el contenido cortado
- Haga clic en Inicio - Pegar...
- Haga clic en Pegar
Resultado del movimiento
Nueva ubicación de la
información cortada
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada,

como por ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las
líneas entre otras opciones.
Página | 121
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos

pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
- Haga clic en Inicio - Copiar...
- Haga clic en Copiar
3- Seleccione la celda que tendrá la copia.
Página | 122
4- Haga clic en la lista desplegable que posee el icono Pegar de la Cinta

de Opciones Inicio y elija la opción Pegado Especial o bien utilice el
menú contextual.
5- De esta manera se presentará cuadro de diálogo Pegado especial en

el que deberá seleccionar las características de pegado.
Todo: Pega el contenido

completo de la celda
copiada.
Fórmulas: Pega sólo la

fórmula, que contengan
las celdas copiadas
Valores: Pega sólo el

contenido de la celda, sin
formatos ni fórmulas.
Formato: Pega sólo el

formato.
Comentarios: Pega sólo

los comentarios de las
celdas copiadas.
Página | 123
Diferentes tipos de pegados especiales

Barra de fórmula
Pegado especial Pegado Especial Pegado Especial Pegado Especial

Todo Fórmula Valores Formatos
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en

Capítulo 7, Tema: Repaso General,
Página | 124
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel: Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm
Márgenes: izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm
Bordes de página: Artístico Mundo
Imagen prediseñada: Categoría: Viajes Imagen: Viaje por aire
Símbolos: Fuente: Wingdings (Teléfono y Buzón)
Tipografía: Fuente: Time New Roman. Tamaño: 16
2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:)
3- Cierre el archivo de Word.
4- Abra un nuevo archivo de Excel.
5- Cambie el nombre de las tres hojas iníciales de la planilla de cálculo,

por los siguientes datos:
6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:
Página | 125
7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y

archivos como íconos).
8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo

copia de la unidad (C:).
Hoja Archivos Inserte el archivo de Word como un objeto

Incrustados incrustado.
Hoja Archivos Inserte el archivo de Word como un objeto

Vinculados vinculado.
Hoja Archivos como Inserte el archivo de Word como un objeto en

íconos forma de ícono.
9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios.
10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados
(insertar objetos) y describa sus diferencias:
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1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos:

Archivos incrustados:
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Archivos vinculados:
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Archivos como íconos:
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2- ¿Cuál es la diferencia que existe entre copiar y cortar?
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3- ¿Para qué utilizaría el comando pegado especial?
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Capítulo 8

objetivos:
Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear
cada una de ellas.
Aprender a ejecutar una macro utilizando un botón o con la combinación de
teclas.
Macros
Capítulo 8
Macros absolutos y
relativas
Página | 128
MACROS
Macros
Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro.

Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se
almacenan en un módulo de Basic y que se puede utilizar siempre que sea
necesario ejecutar la tarea.
Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que
desea almacenar, ya que si se comete error quedará grabado y la macro
no funcionará. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en
un nuevo módulo adjunto a un libro.
Creación de Macros
El proceso de creación de una macro es similar al que realiza cuando

quiere grabar una canción. En estos casos, primero presiona Record para
darle la orden de que comience a grabar la canción antes de que ésta
comience y, una vez que la canción pasó y fue grabada, presiona Stop
para que no continúe grabando.
Considerando la comparación anterior, para grabar la macro tendrá que

realizar lo siguiente:
1) Seleccione una celda

2) Haga un clic en la Cinta de Opciones
Vista y
3) Seleccione la herramienta Macros.
4) De la lista de opciones, elija Grabar Macro…, y observará en pantalla

un cuadro en el que tendrá que especificar los siguientes datos:
-Nombre de la macro: en este casillero debe colocar el nombre

que quiere asignarle a la nueva macro. Tenga en cuenta no dejar
espacios al tipear el nombre y que éste sea claro, de manera que se
pueda identificar el resultado que arrojará la ejecución de esta
macro.
-Método abreviado: en este casillero debe colocar una letra que

junto a la tecla CTRL utilizará para su ejecución. Es decir, una
combinación de teclas (Ctrl + letra) que permita ejecutar la macro
cuando lo necesite. Es muy importante que se fije muy bien si la
letra la está determinando en minúscula o mayúscula.
-Guardar macro en: en este casillero establecerá la ubicación de la
macro. Existen tres posibles lugares: Este libro, seleccione esta
opción cuando quiera que la macro solamente pueda utilizarse en el
archivo donde se está creando;
Página | 129
Libro nuevo, active esta opción cuando quiera que la macro se grabe
en un archivo nuevo diferente al actual; Libro de macros personal,
esta opción le permitirá que la macro pueda ser activada desde
cualquier archivo de Excel.
-Descripción: en este cuadro puede incorporar, opcionalmente, algún

comentario a cerca de la función de la macro o de la persona que la creó.
-Una vez especificadas todas las condiciones del cuadro Grabar macro
haga clic en el botón Aceptar.
-Notará en la Barra de Estado una leyenda que dice Listo. Excel se

encuentra ahora en
condiciones de grabar
todo lo que usted
haga. Por lo tanto,
comience a ejecutar
los comandos que
quiere incluir en la
macro.
Página | 130
-Una vez ejecutadas

las órdenes que
conformarán la
macro, haga clic en
el icono Macros -
Detener grabación
de la cinta de
opciones Vista o
haga clic en el botón
Detener grabación
que se encuentra en la barra de estado.
Ejecutar Macros
Para ejecutar la macro que creó, Excel le presenta diferentes métodos: el

estándar, mediante botones de comando o a través del método abreviado
asignado en el momento de creación de la macro.
Ejecución a través del método abreviado
-Active el área donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).
-Presione simultáneamente la combinación de teclas asignada (Control +

letra)
Ejecución a través de la Cinta de Opciones Vista
-Active el área donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).
-Haga clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y seleccione

la opción Ver
Macros.
-Aparecerá en
pantalla un cuadro
que contiene todas
las macros creadas
en Microsoft Excel
2007.
-Seleccione del
listado la Macro que
se necesite.
-Haga clic en el
botón Ejecutar.
Página | 131

8, Tema: Macros, por ejemplo.
MACROS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Macros Absolutas y Relativas
Para refrescarlos un poco recuerde que por defecto todas las celdas son
relativas, es decir que varían cuando en una operación se hace
referencia a ellas. En cambio, las celdas absolutas se mantienen
constantes cuando se hace referencia a ellas en una operación.
Por defecto, los comandos que ejecuta durante el proceso de creación de
una macro consideran a las celdas a las que hace referencia como
Absolutas. Esto es muy fácil de comprobar. En los ejemplos trabajados
en el Tema anterior, cada vez que ejecutaba la macro, el resultado de
ésta aparecía en el mismo rango de celdas considerado en la creación.
Sin embargo, se puede llegar a presentar la necesidad de ejecutar la
macro tomando como punto inicial de la planilla una celda diferente a la
inicial trabajada durante la creación de la macro. Si por ejemplo, crea la
macro a partir de la celda A1 y necesita ejecutarla a partir de la celda J1
tendrá que transformar las celdas consideradas durante el proceso de
creación en Referencias relativas.
Macros Relativas
Para determinar que una macro debe trabajar las celdas como relativas
hay que especificar la orden desde el comienzo de la grabación. Es decir
que una vez creada, la macro será absoluta si no se determinó lo
contrario.
Para crear una macro relativa siga este procedimiento:
-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y

elija la opción Grabar macro.
-Determine el nombre, método abreviado, ubicación y descripción de la

nueva macro y haga clic en Aceptar.
-Antes de comenzar a ejecutar los comandos

que debe contener la macro, haga
nuevamente un clic en el icono Macros de la
cinta de opciones Vista y active el botón Usar
Referencias Relativas.
-Luego ejecute todos los comandos necesarios

y detenga la grabación.
Página | 132
Eliminar una Macro
Para borrar una macro definitivamente debe realizar los siguientes pasos:
-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y

elija la opción Ver macros.
-Seleccione la Macro que desea borrar y presione el botón Eliminar y
confirme la eliminación.
Si la macro que desea eliminar es

una macro que estaba guardada
en el Libro de macros Personal,
deberá realizar el siguiente
procedimiento:
-Haga un clic sobre el icono
Mostrar Ventana de la cinta de
opciones Vista.
-En el cuadro Mostrar que se
presenta seleccione PERSONAL y
haga un clic en el botón Aceptar.
-Luego realice los mismos pasos

que utiliza para borrar una macro
de un libro.
-Después de haberla borrado
presione el icono Ocultar
ventana para proteger el Libro
PERSONAL.

Página | 133
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un

método abreviado.
2- Durante la grabación de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabación.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
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1- ¿Qué es una macro?
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2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una macro?
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3- ¿Cómo se ejecuta una macro?
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4- ¿Cuál es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?
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Capitulo 9

objetivos:
Aprender a configurar las páginas de un libro de Microsoft Excel.

Comprender cómo establecer un área de impresión y cómo quitar la misma.
Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de cálculo y modificar los
márgenes y distintas opciones de configuración.
Configuración de páginas
Área de impresión
Capítulo 9
Vista preliminar
Impresión
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CONFIGURACIÓN DE PÁGINAS
Configuración de Páginas
Configuración de Pagina hace referencia a todas aquellas opciones que le

permiten determinar cuáles son las características de la hoja donde
redactará su trabajo.
Esta configuración puede hacerse antes, durante o después de haber
realizado la planilla, puesto que Microsoft Excel 2007 adaptará la
disposición de la misma a las cualidades especificadas.
Para preparar la página deberá realizar los siguientes pasos:
1) Haga clic en la Cinta de Opciones Diseño de Página.

2) Luego haga clic sobre el botón Configurar Página.
3) De esta manera se presentará en pantalla el siguiente cuadro, en el

que encontrará varias solapas:
Página | 137
Solapa Página, encontrará tres sectores diferentes, a saber:
1° Orientación: le permitirá establecer la orientación de la hoja,

Vertical u Horizontal.
2° Ajuste de Escala: en este sector encontrará dos opciones:
Ajustar al % del tamaño normal: permite reducir o aumentar el

tamaño de la hoja de cálculo impresa, solo deberá ingresar que porcentaje
necesita.
Ajustar a páginas de ancho por tantas de alto: reduce la hoja de
cálculo o la selección cuando se imprime para que se adapte al número de
páginas especificado, tanto de ancho como de alto.
3° Al final de la solapa encontrará tres casilleros:
Tamaño del papel: le permite establecer el tamaño de la hoja en la que

desea imprimir la planilla.
Calidad de impresión: se utiliza para elegir el tipo de resolución que
desea el usuario. Una resolución mayor proporciona una impresión de
mejor calidad en las impresoras que lo permitan.
Primer número de la página: le permite ingresar desde que número
desea comenzar a numerar las páginas.
Solapa Márgenes: encontrará las opciones para determinar el valor de

los márgenes, superior, izquierdo, derecho e inferior, así como también
podrá centrar la planilla vertical y horizontalmente con respecto a la hoja,
con solo activar las casillas de verificación del sector Centrar en la página.
Página | 138
Solapa Encabezado y pie de página: los encabezados y pies de páginas

son textos que se incorporan en los márgenes superior e inferior
respectivamente y se utilizan generalmente cuando necesita incorporar en
las planillas a imprimir, datos útiles como el nombre del autor, el número
de página, etc. Para colocar un encabezado o pie puede utilizar las
opciones preestablecidas que encontrará en las listas desplegables de
encabezado y pie de página.
En cambio si desea personalizarlos haga clic en el botón Personalizar

encabezado o Personalizar pie de página según corresponda, y en el
cuadro que se presenta ingrese el contenido y Acepte.
Página | 139
Solapa Hoja: encontrará cuatro sectores a saber:
1) Área de Impresión: en este casillero puede seleccionar el rango de

la hoja de cálculo que desee imprimir.
2) Imprimir Títulos: en este sector puede seleccionar una opción para

imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de
una hoja de cálculo impresa.
3) Imprimir: en esta área puede especificar lo que desea imprimir de

la hoja de cálculo cuando la impresión se realice a color o en blanco
y negro.
4) Orden de las páginas: estas opciones se utilizan para controlar el

orden en que se numerarán e imprimirán.
5) Una vez realizadas todas las modificaciones en cada una de solapas

pulse el botón Aceptar para confirmar todos los cambios.
Alguna de estas opciones también puede realizarlas rápidamente

utilizando las herramientas de la Cinta de Opciones Diseño de Página y
marcando las opciones preestablecidas.
Página | 140
ÁREA DE IMPRESIÓN
Suponga que en una planilla de cálculos, sólo debe imprimir una parte de
los datos de la tabla, para ello podrá establecer cuál es el área de
impresión de la planilla; de esta manera sólo se imprimirá la información
que se encuentre dentro del Área de impresión.
Establecer áreas de impresión
Para ello deberá realizar los siguientes pasos:
1) Seleccione el rango de datos que desea

imprimir.
2) Desde la cinta de opciones Diseño de
Página, seleccione el icono Área de impresión
y haga un clic sobre la opción Establecer Área
de impresión.
Si a un área de impresión establecida, necesita

agregarle más información debe realizar los
siguientes pasos:
1) Seleccione las celdas que desea agregar al
área de impresión.
2) Haga un clic sobre el Icono Área de
impresión y
3) Seleccione la opción Agregar al área de
impresión.
Quitar áreas de impresión
Para borrar un área de impresión debe hacer un clic en la cinta de

opciones Diseño de Página, hacer un clic sobre el icono Área de
Impresión y seleccionar la opción Borrar área de impresión.
VISTA PRELIMINAR
Esta herramienta que ofrece Excel 2007 le permite observar la planilla

antes de imprimirla, de esta manera podrá darse cuenta si toda la
información saldrá en la impresión, si deja el lugar suficiente en cada
sector de la planilla, si las imágenes están bien acomodadas, entre otras
observaciones.
Para utilizar la Vista Preliminar debe realizar los siguientes pasos:
1) Ubíquese en la planilla que desea observar.
2) Haga un clic en el Botón de Office - Imprimir y luego
Página | 141
3) Seleccione la opción Vista Preliminar.
Otra forma de acceder a esta herramienta es utilizando la combinación de

teclas CTRL + F2. O también agregando el icono de Vista Preliminar a
la barra de herramientas de acceso rápido, como se observa en la
siguiente imagen:
Página | 142
-De esta manera Excel le mostrará la hoja activa completa en el

documento, y solo le presentará la Cinta de Opciones Vista preliminar.
IMPRESIÓN
Para imprimir una planilla o los elementos seleccionados, deberá realizar

los siguientes pasos:
1) Ubíquese en la planilla.
2) Haga un clic en el Botón de Office - Imprimir y
3) Seleccione la opción Imprimir.
Página | 143
-De esta manera se presentará el siguiente cuadro, en el que deberá

configurar la impresión que va a realizar.
-En el sector Intervalo de páginas, podrá seleccionar dos opciones de

acuerdo a lo que necesite.
Todas: imprime todas las páginas de la planilla.

Páginas: imprime las páginas que especifique en los casilleros desde y
hasta.
Página | 144
-En el sector Copias, podrá indicar la cantidad de copias que desea

realizar en el casillero Número de copias. También podrá marcar el
casillero de Intercalar para que la impresión tenga el orden apropiado
para la encuadernación.
-En el casillero Imprimir: podrá seleccionar que parte del documento
desea imprimir.
-Por último debe pulsar el botón Aceptar para comenzar con la impresión.
Para imprimir una planilla también puede utilizar el Icono de Impresión

Rápida de la barra de herramientas de acceso rápido, de esta manera
realizará una copia de toda la planilla por cada clic que realice sobre él.

9, Tema: Impresión, por ejemplo.
Página | 145
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del capítulo 3.
2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuración:
PÁGINA
Orientación Horizontal
Tamaño de papel A4
MÁRGENES
Superior 2 cm
Inferior 2 cm
Derecho 1 cm
Izquierdo 1 cm
PÁGINA
Encabezado Club Social San Isidro
Centenario 235 San Isidro

Tamaño de papel Tel: 4747-9863
E-mail: Club_social_si@info.com.ar
4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establézcala como área de

impresión.
5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos

ingresados en los puntos anteriores coincidan observando la vista de la
hoja.
Página | 146
1- Mencione cuáles son las herramientas que debe tener en cuenta a la

hora de configurar una página.
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
2- ¿Cómo establecer un área de impresión?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
3- ¿Cómo quitar un área de impresión?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
4- ¿Para qué se utiliza la herramienta vista preliminar?
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.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
Página | 147
Capitulo 10

objetivos:
Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una
condición.
Conocer la función de la herramienta de Auditoria y comprender el
funcionamiento de los botones de la barra de herramientas.
Aprender a aplicar un formato a los datos según una condición establecida.
Comprender la utilidad de las tablas dinámicas y cómo funcionan los
escenarios.
Validación
Auditoria
Formato condicional
Capítulo 10
Tablas dinámicas
Escenarios
Página | 148
VALIDACIÓN
Este comando permite establecer los datos que serán validos para celdas
o rangos, pudiendo restringir las entradas de datos a un tipo en particular:
números, textos, etc.
Establecer la Validación de datos
1) Seleccione la celda o rango en la

que desee establecer restricciones.
2) Presenta la Cinta de Opciones
Datos y
3) Haga un clic en el icono
Validación de datos.
1) De esta manera se
presentará el
cuadro de diálogo
Validación de
datos.
-En este cuadro

encontrará tres fichas o
solapas a saber:
1) Solapa
Configuración,
encontrará los
cuadros con lista
desplegable Permitir
y Datos en los que
deberá elegir las
características de los
datos que se
permitirán ingresar en
la celda o rango
seleccionado.
Página | 149
De acuerdo a
las
características
que elija
aparecerán
uno o dos
cuadros de
edición para
colocar el
valor de
comparación
(máximo y
mínimo, etc.)
2) Solapa Mensaje
entrante, donde
podrá establecer el
Título y el Mensaje
de entrada y
asegúrese de que
está activada la
casilla de
verificación Mostrar
mensaje de
entrada al
seleccionar la
celda.
De esta manera logrará

que cuando alguien
seleccione la celda que
esta validando le advierta
que información debe
ingresar.
Página | 150
3) Solapa
Mensaje de
error, donde
podrá
establecer el
Título y el
Mensaje de
error que
aparecerá
cuando se
ingrese un dato
incorrecto.
En el cuadro de lista
desplegable Estilo
podrá elegir entre las
opciones Grave,
Advertencia e
Información tal como
se observa en la
siguiente imagen:
Si elige la opción
Grave no podrá
ingresar datos que no
respeten la
validación, con
cualquiera de las
otras opciones
aparecerá el mensaje
de error avisándole
que el dato ingresado
es inválido pero podrá
ingresarlo de todas
formas.
Página | 151
Rodear con un círculo los datos no válidos, este comando sirve para
detectar con un círculo los valores
que violen las reglas de validación
establecidas. Los círculos rojos
desaparecerán cuando se corrijan
los datos no válidos o bien cuando
se utilice el comando Borrar
círculos de validación.

10, Tema: Validación, por ejemplo.
AUDITORÍA
Esta herramienta de Excel permite realizar el seguimiento de problemas

en las hojas de cálculo. Puede ser que se hayan ingresado datos en una
celda utilizada por una fórmula y, como consecuencia de ello, le dé un
resultado incorrecto.
Los distintos comandos de la herramienta auditoria permiten rastrear las
relaciones entre celdas y fórmulas y obtener una visualización fácil y
rápida por medio de las flechas de rastreo.
1) Haga un clic sobre la cinta de

Opciones Fórmulas para
visualizar las herramientas que
presenta el sector Auditoria de
fórmulas.
Herramientas del sector Auditoria de fórmulas
Rastrear precedentes: Si
la celda en la que está
ubicado contiene una
fórmula, al hacer clic en
este comando, Excel busca
las celdas que proporcionan
datos a esta fórmula
(celdas precedentes).
Página | 152
Rastrear dependientes:
Si la celda en la que está
ubicado contiene datos que
son utilizados en una
fórmula, a esta celda se la
conoce como celda
dependiente.
Las celdas precedentes o dependientes que se encuentren dentro de la

hoja de cálculo activa, se indicarán con flechas de rastreo azules. Si las
celdas precedentes o dependientes se encuentran en otra hoja de cálculo
o en otro libro aparecerán flechas de rastreo negras que unen un icono
con la celda seleccionada.
Quitar flechas: Este comando

permite que se eliminen todas las
flechas de rastreo que se
encuentren presentes para
continuar trabajando con la hoja de
cálculo o para efectuar otros
rastreos o también brinda la
posibilidad de quitar un nivel de precedentes o dependientes según
corresponda.
Comprobación de errores: Esta

herramienta ayuda a detectar
errores comunes en las fórmulas
de una planilla de cálculos.
Rastrear error: Si encuentra en

una celda un error (#N/A,
#¡DIV/0!, etc.) podrá utilizar este
comando para buscar las celdas
que proporcionan datos a la
fórmula.
Página | 153
Aparecerán flechas rojas que relacionan las celdas que provocan el error
con la celda en la que encontramos el error y flechas de rastreo azules
que indican las celdas precedentes de la que produce el error.
Ventana Inspección: Esta

herramienta permite realizar una
inspección en las celdas de la planilla de
cálculos y sus fórmulas. Trabaja de
manera similar a la herramienta
Comprobación de errores.
Mostrar Fórmulas: Muestra las

fórmulas en cada celda en lugar
del valor resultante.

10, Tema: Auditoria, por ejemplo.
FORMATO CONDICIONAL
Este comando permite aplicar formatos determinados a celdas que

cumplan con criterios establecidos basados en valores o fórmulas.
1) Seleccione las celdas que desee destacar con formatos condicionales.
2) Haga un clic en la Cinta de Opciones Inicio y
3) Seleccione la herramienta Formato condicional.
Dentro de esta lista encontrará varias formas de aplicar un Formato

condicional a un determinado conjunto de celdas, a saber:
Página | 154
*Resaltar reglas de celdas: desde esta

opción se desplegará una lista con varias
reglas preestablecidas, al seleccionar
algunas de ellas se presentará un cuadro
de diálogo (Por ejemplo, Es mayor que)
en que solo deberá colocar un valor o
bien seleccionar una determinada celda,
y desde el casillero con elegir con que
relleno desea resaltar las celdas que
cumplan con esa condición.
*Reglas superiores e inferiores: desde

esta opción se desplegará una lista con
varias reglas preestablecidas, al
seleccionar alguna de ellas se
presentará un cuadro de diálogo (Por
ejemplo, 10 Elementos superiores) en
que solo deberá colocar la cantidad de
resultados que desea visualizar, y desde
el casillero con elegir con que relleno
desea resaltar las celdas que cumplan
con esa condición.
*Barras de datos: desde esta opción se

desplegará una lista con varias barras de
colores preestablecidos, al seleccionar
alguna de ellas mostrará una barra
coloreada en cada una de las celdas
seleccionadas. La longitud de la barra
representa el valor de la celda, es decir
que una barra más larga representará un
valor mayor.
*Escalas de color: desde esta opción se

desplegará una lista con varias escalas
de colores preestablecidos, al
seleccionar alguna de ellas mostrará un
degradado entre dos o tres colores en un
rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda.
*Conjuntos de Iconos: desde esta

opción se desplegará una lista con varios
conjuntos de iconos preestablecidos, al
seleccionar alguno de ellos mostrará un
Página | 155
icono del conjunto seleccionado en cada celda, cada icono representará un valor en
la celda.
*Nueva Regla: desde esta opción se presentará el cuadro de diálogo Nueva regla
de Formato, desde la cual podrá seleccionar algunos de los tipos de reglas que se
encuentran en el primer
cuadro, y luego editar la
descripción de la
misma, tenga en cuenta
que la descripción
cambiará de acuerdo al
tipo de regla que
seleccione. Desde el
botón Formato, podrá
acceder a las solapas
para elegir el formato
correspondiente que
aplicará a las celdas
que cumplan con la
condición establecida.
*Borrar Reglas: desde

esta lista de opciones,
podrá Borrar reglas de las
celdas seleccionadas, o
bien Borrar reglas de toda
la hoja con solo hacer un
clic sobre la opción
correspondiente.
A un rango de celdas se le pueden aplicar varios formatos condicionales al mismo

tiempo, como se observa en la siguiente figura:
*Administrar Reglas: desde esta opción presentará el cuadro Administrador de

reglas de formatos condicionales, el que le permitirá crear, editar o eliminar reglas
desde los botones correspondientes, dentro de la selección actual o bien de la hoja
que seleccione desde el casillero Mostrar reglas de formato para:.
Página | 156

10, Tema: Auditoria, por ejemplo.
TABLAS DINÁMICAS
Una Tabla Dinámica es una herramienta muy potente de Excel que le

permite efectuar análisis dinámicos e interactivos que posibilitan ver de
distintas maneras, los datos introducidos en una lista, planilla o base de
datos.
Esto constituye información muy útil para toda empresa u organización ya
que permite resumir, analizar y añadir profundidad a los datos.
Elementos de una Tabla Dinámica
Todas las tablas dinámicas tienen cuatro tipos de elementos que se

denominan Campos, a saber:
Campos de Página o Filtro de Informe:

Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen a la que se le
ha determinado una orientación de página en la tabla dinámica. Este
campo permitirá establecer y restringir los resúmenes de datos que se
mostrarán en la tabla dinámica.
Campos de Fila o Rótulos de Fila:

ha determinado una orientación de fila en la tabla dinámica.
Campos de Columna o Rótulos de Columnas:

ha determinado una orientación de columna en la tabla dinámica.
Campos de Datos o Valores:

Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen que contiene
datos.
Los cuales se distribuyen tal como se observan en la siguiente figura:
Página | 157
Creación de Tablas Dinámicas

Para crear una tabla dinámica deberá siempre deberá tener en cuenta los
siguientes pasos:
1) Cinta de opciones Insertar y elija la herramienta Tabla dinámica- Tabla

dinámica.
2) De esta manera se presentará el cuadro Crear tabla dinámica, en el cual
deberá seleccionar el rango de datos que utilizará para analizar y resumir
Página | 158
3) Elija donde desea

colocar el informe
de tabla dinámica
4) Al Aceptar el
cuadro accederá a
una Hoja Nueva
donde visualizará
la estructura de
una tabla
dinámica y la
Cinta de Opciones
de Herramientas
de Tablas
Dinámicas.
5) Tal como se
observa en la
imagen siguiente,
también
visualizará una
lista de campos de
tabla dinámica,
donde podrá
establecer el orden en que se mostrará el resumen de los datos.
Para ello arrastre con el Mouse el nombre del campo para agregar al
informe que se encuentra en la parte inferior de la Lista de campos
de tabla dinámica.
Creación de Gráficos Dinámicos
Para crear un Gráfico dinámico siempre deberá tener en cuenta los pasos
que se realizarán en el siguiente ejemplo:
1) Cinta de opciones Insertar y elija la herramienta Tabla dinámica-

Gráfico dinámico.
2) De esta manera se presentará el cuadro Crear tabla dinámica con el

gráfico dinámico, en el cual deberá seleccionar el rango de datos
que utilizará para realizar el gráfico
Página | 159
3) Elija donde desea

colocar la tabla
dinámica y el
gráfico dinámico
4) Al aceptar el
cuadro, se
presentará una
hoja nueva con una
estructura similar a
la creación de una
tabla dinámica, solo
con el agregado del
Panel de Filtros del
Gráfico dinámico,
como se observa en
la siguiente figura:
5) Para confeccionar el
gráfico hay que
asignarle los datos
que deseamos
graficar, para ello, debe arrastrar los nombres de los campos que se
encuentran en la Lista de campos de tabla dinámica a los ejes
correspondientes.

10, Tema: Tabla Dinámica, por ejemplo.
Página | 160
ESCENARIOS
Esta herramienta permite ver los resultados de los análisis de datos variables.
Dicho en otras palabras, es un conjunto de valores que Excel puede sustituir y
guardar en la hoja de cálculo. Pueden crearse y guardar distintos grupos de
valores cambiantes lo que le permitirá observar los resultados posibles. Es otra
forma de análisis de datos que ofrece más posibilidades para trabajar en Excel
agregadas a las que aprendió en el tema anterior.
Creación de Escenarios
1) Ubíquese en la hoja con la que

trabajará con datos variables.
2) Presente la cinta de opciones Datos y
haga un clic en el icono Análisis y Si y
3) Seleccione la opción Administrador
de Escenarios.
-De esta manera se presentará el

cuadro Administrador de
escenarios, desde el cual deberá
pulsar el botón Agregar para
definir las variables.
-En el cuadro Agregar

escenario, ingrese el nombre
para el escenario en el cuadro
Nombre del escenario: luego el
rango que contiene los datos o
valores variables desde el
casillero Celdas cambiantes y si
desea agregue un Comentario
informativo de esta creación.
Página | 161
-Al hacer clic en

Aceptar, se
presentará el
cuadro Valores del
escenario para
que pueda cargar
cada uno de los
valores variables
que tendrá en cada
celda de este
escenario.
-Luego haga clic en el botón Aceptar, y observará un listado de todos los

escenarios creados en el libro.
En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios podrá visualizar

varios escenarios creados, a los cuales podrá presentarlos de acuerdo a
sus necesidades.
-Por ultimo haga un clic en Cerrar.
Página | 162
Ver Escenarios
Para ver los escenarios creados deberá realizar los siguientes pasos:
1) Ubíquese en la hoja que tiene la planilla sobre la que se crearon los

escenarios.
2) Presente la cinta de opciones Datos y haga un clic en el icono Análisis

y Si y seleccione la opción Administrador de Escenarios.
3) En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios seleccione el

escenario que desea ver haciendo un clic sobre su nombre.
4) Luego haga clic en el botón Mostrar, de esta manera observará como

las celdas cambiantes se completan con los valores ingresados en ese
escenario.
Puede modificar los escenarios creados seleccionando el nombre de

escenario correspondiente y haciendo un clic en el botón Modificar.
Puede combinar escenarios de distintas hojas de cálculo haciendo un clic
en el botón
Combinar. También puede eliminar un escenario seleccionando el nombre
de escenario correspondiente y haciendo un clic en el botón Eliminar.
Resumen de Escenarios
Para efectuar un resumen de

escenarios creados deberá realizar
los siguientes pasos:
1) Ubíquese en la hoja que tiene la
planilla sobre la que se crearon los
escenarios.
2) Presente la cinta de opciones

Datos y haga un clic en el icono
Análisis y Si y seleccione la opción
Administrador de Escenarios.
3) Haga clic en el botón Resumen, de esta manera se presentará el

cuadro
Resumen del escenario.
4) Haga clic en la casilla de verificación Resumen y en el cuadro Celdas

de resultado puede dejarlo en blanco o ingresar el rango de celdas
cambiantes (Por ejemplo: $B$4:$B$9).
5) Haga clic en Aceptar y aparece una nueva hoja Resumen de escenario
Página | 163
donde visualizará los valores actuales de las celdas cambiantes y los

valores de cada uno de los escenarios para cada una de esas celdas
variables.

10, Tema: Escenario, por ejemplo.

10, Repaso General, por ejemplo.
Página | 164
Actividad 10
Confeccione una planilla que posea los temas vistos en este capítulo.
Página | 165
1- ¿Cuál es la utilidad de la herramienta validación?

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2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta
auditoría?
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3- ¿Qué es una tabla dinámica? ¿Cómo se crea una tabla dinámica?

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4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear un escenario?
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5- ¿Para qué se utiliza la herramienta formato condicional?

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Capitulo 11

objetivos:
Comprender para qué se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
cálculo con este tipo de características.
Aprender a modificar y completar una plantilla.
Plantillas
Capítulo 11
Guardar como página

Web
Página | 167
PLANTILLAS
Las plantillas son archivos modelo que guardan la configuración básica de

una planilla utilizada habitualmente por el operador de Excel. De esta
manera le ahorra muchísimo tiempo de trabajo ya que no diseña la
planilla desde cero sino que trabaja con una base ya hecha.
Trabajando con Plantillas
Excel presenta plantillas ya creadas que podrá utilizar directamente o

modificar para adecuarlas a sus necesidades.
Para ello realice el siguiente procedimiento:
1) Haga un clic en el Botón de Office - Nuevo.

2) Del cuadro Nuevo libro que se presenta, seleccione la opción
Plantillas Instaladas desde el sector izquierdo, y observará las
planillas disponibles en el sector central del cuadro.
3) Al seleccionar cada una de las diferentes plantillas preestablecidas,
observará una muestra previa en el sector derecho del mismo
cuadro.
4) Seleccione la plantilla que desee utilizar.
Página | 168
5) Una vez seleccionada la plantilla haga clic en el botón Crear.
Creación de Plantillas
Para crear Plantillas, siga estos pasos:
1) Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por

ejemplo esta planilla de Stock
2) Una vez que haya creado la planilla, desde el Botón Office – Guardar
como
3) En el cuadro que aparece, en el casillero Guardar como tipo elija
Plantilla de Excel
Página | 169

11, Tema: Plantillas, por ejemplo.
GUARDAR COMO PÁGINA WEB
Libro de Microsoft Excel en Internet
Los archivos que podrá trabajar desde Internet tienen características

especiales. Si por algún motivo en particular necesita que los navegantes
de la Web dispongan de una de sus planillas tendrá que guardarla
especificando esta finalidad.
Para ello deberá realizar lo siguiente:
1) Haga clic en el Botón de Office - Guardar como - Otros

formatos
Página | 170
2) En el cuadro que se presenta Especifique:
Nombre del archivo: denominación que desea asignarle.
Ubicación: dentro de qué unidad de almacenamiento, carpeta,

subcarpeta, etc. Desea guardarlo.
Tipo de archivo: desde esta lista desplegable será necesario seleccionar

la opción Página Web, es decir con la extensión HTM (extensión propia
de los archivos de Internet).
Al seleccionar la opción Página Web se habilitarán opciones nuevas entre

las que podrá disponer si quiere guardar todo el libro o solamente la hoja
activa.
3) Una vez especificadas estas opciones haga clic en el botón Guardar.

De esta manera su hoja de cálculo estará disponible para el trabajo
en la Web.

Página | 171
Actividad 11
1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
2- Guarde la plantilla como página Web.
Página | 172
1- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una plantilla?
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2- ¿Para qué se utiliza el comando guardar como página Web?
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3- ¿Cómo modificar una plantilla?
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Capitulo 12

objetivos:
Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros
abiertos.
Trabajar con diferentes hojas de cálculo abiertas y aprender a trabajar de una
manera más dinámica dentro de la misma hoja.
Comprender cómo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Trabajando con ventanas
Capítulo 12
Guardar como página

Web
Página | 174
TRABAJANDO CON VENTANAS
Trabajar con varios libros simultáneamente
Dentro de la labor con las planillas de cálculo se le puede presentar

muchas veces la necesidad de incorporar en el libro de trabajo
información de otro u otros archivos, o manejar datos que se encuentran
en lugares distantes dentro de la misma hoja o dentro del mismo libro con
diferente hojas (una hoja de cálculo tiene una capacidad muy amplia
debido a la cantidad de columnas y filas que posee y la variedad de hojas
de las que podrá llegar a disponer).
Para ello debe utilizar diferentes metodologías.
Trabajando dentro de una misma hoja
En el caso que necesite observar información que se encuentra en lugares

diferentes dentro de la misma hoja, Excel le brinda la posibilidad de
dividirla. De esta forma podrá buscar en cada una de las divisiones los
diferentes datos que estaban dispersos en la hoja.
Dividir Hoja
Para ello deberá realizar lo siguiente:
1) Active la celda que tomará como referencia para la división de la hoja.

2) Presente la cinta de opciones Vista y haga un clic sobre el icono
Dividir.
Podrá observar como automáticamente la hoja se divide en cuatro paneles

y que en cada uno podrá, utilizando
las barras de desplazamiento,
desplazarse sin inconvenientes
efectuando todas las operaciones
que necesite. Si sólo quiere utilizar
la división vertical u horizontal,
arrastre la barra de división que no necesite hasta que se encuentre fuera
de la hoja.
Quitar División
1) Para quitar la división y llevar la hoja a su apariencia habitual,

vuelva a la cinta de opciones Vista, y
2) Haga un clic sobre el icono Dividir nuevamente.
Inmovilizar paneles
Página | 175
También podrá trabajar la hoja manteniendo fija una zona en particular.

Para ello:
1) Seleccione las filas o columnas que tomará como referencia para

mantener una parte de la planilla fija.
2) Desde la cinta de opciones Vista, seleccione el icono Inmovilizar
paneles y seleccione la opción Inmovilizar paneles.
-De esta manera logrará

mantener visibles las filas o
columnas seleccionadas,
mientras se desplaza por la
hoja de cálculo.
-Cuando intente
desplazarse utilizando la
barra de desplazamiento
vertical podrá notar que
todo se moverá en la
dirección indicada excepto
la zona inmovilizada.
Movilizar paneles
-Para trabajar la planilla

normalmente, vuelva a
seleccionar esas filas o
columnas, haga un clic
sobre el icono Inmovilizar
paneles de la cinta de
opciones Vista y seleccione
la opción Movilizar
paneles.
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro
Nueva ventana
Si la información que necesita compartir se encuentra en hojas diferentes

del mismo libro, Excel le permite generar diferentes ventanas para
observar en cada una el sector del libro que le interese. Para ello:
1) Haga clic en la cinta de opciones Vista y

2) Seleccione el icono Nueva ventana.
Página | 176
-De esta manera observará una nueva ventana con la vista del documento
actual.
Tenga en cuenta que no es una copia, solo esta visualizando el mismo
archivo en dos ventanas separadas.
Organizar ventanas
1) Desde la cinta de opciones Vista

haga un clic en el icono Organizar
todo y
2) Seleccione cualquiera de las
opciones de organización (Mosaico,
vertical, horizontal, cascada) que se
presentan en el cuadro Organizar
ventanas.
3) Luego haga clic en el botón Aceptar.
4) Aparecerán en pantalla las ventanas del libro desde las cuales puede
manejarse sin problemas para realizar todas las modificaciones que
desee.
5) Para volver a trabajar con una sola ventana solamente deberá cerrar
la que no le sea útil.
Trabajar con varios libros
En caso que la información que necesite se encuentre en libros diferentes

podrá trabajarlos simultáneamente sin ningún tipo de inconvenientes.
1) Abra los archivos entre los que desea

compartir la información.
2) Desde la cinta de opciones Vista, haga un
clic sobre el icono Cambiar ventanas
3) Seleccione el libro de la lista que desea
utilizar en forma independiente, u organice
las ventanas utilizando la opción
Organizar todo.
PROPIEDADES DEL ARCHIVO
Configuración de Propiedades
Si desea configurar las propiedades del archivo no necesita abrirlo. Para

ello debe realizar los siguientes pasos:
1) Abra Microsoft Excel 2007 (si no lo tiene abierto).
Página | 177
2) Haga clic en el Botón de Office-Abrir.

3) Seleccione el archivo al que desee configurar sus propiedades.
4) Haga clic en botón Herramientas-Propiedades (del cuadro de
diálogo
Abrir).
5) En el cuadro que se presenta introduzca la información y seleccione

las opciones que desee.
6) Haga clic en Aceptar.
Página | 178
7) Y por último haga clic en Cancelar.

Página | 179
Actividad 12
1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3.
2- Deje inmóviles los títulos de todas las columnas.
3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6.
4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.
5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.
6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadísticas, cuál es su

fecha de creación.
Página | 180
1- ¿Qué utilidad le daría a la herramienta dividir?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
2- ¿Cómo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
3- ¿Cuáles son las características que se observan en las propiedades de

un archivo?
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
Página | 181
Autoevaluación
Esta Autoevaluación tiene como finalidad acercarlo a la metodología que

se utilizará en la evaluación del Módulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas
detallados en este Módulo y en el Asistente Excel 2007.
Las respuestas correspondientes podrán ser consultadas en la página 184
1. ¿Qué es un rango?
a. Un conjunto de celdas.
b. Un conjunto de celdas seleccionadas.
c. Un conjunto de celdas combinadas
2. Maque sólo las fórmulas
a) =Suma(a1:a9)
b) =a1:+a9
c) a1-19
d) Suma(a1:a9)
e) =b1-g5
f) =h5/ñ6
g) =h8*k9
h) =Max(a1:a6)
i) h8*k9=
3. Marque sólo las funciones:
a. =Suma:a1:a9)
b. =Promedio(a5:63
c. =min(b1-19
d. maz(f1:g3)
e. =g1:o8
f. =f1*p9
g. =si(a1>5;«aprobado»;»desaprobado»)
h. =contar(a1:p5)
i. =resta(a2:m3)
4. ¿Cuáles de los siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva

fila?
a. Menú contextual – Insertar.

b. Cinta de opciones – Inicio - Insertar – Filas de hoja.
c. Ambas.
5. Para insertar un gráfico ¿Cuáles son los pasos que debe seguir?
Página | 182
a. Seleccionar los datos a graficar y desde la Cinta de opciones

elegir la opción Insertar – sector Gráfico – Botón Insertar Gráfico
b. Seleccionar los datos a graficar y desde la Cinta de opciones
elegir el botón gráfico
c. Ninguna de las anteriores.
6. ¿Qué es una macro?
a. Un conjunto de comandos
b. Un conjunto de celdas seleccionadas
c. Un conjunto de comandos grabados
7. Al utilizar la herramienta Auditoría en una hoja de cálculos, puede

rastrear los precedentes o los dependientes
a. Verdadero.
b. Falso.
8. ¿Qué es una plantilla?
a. Son moldes para páginas Web.

b. Son moldes de planillas para Excel.
c. Ambas.
9. Marque la fórmula que contenga un valor absoluto:
a. =v1*$f$1
b. =v1*$$f1
c. =v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro ¿Cuál es
la opción que debe utilizar?
a. Cinta de opciones – Inicio - Nueva ventana.

b. Cinta de opciones – Revisar - Nuevo...
c. Cinta de opciones – Vista - Nueva ventana.
Página | 183
RESPUESTAS CORRECTAS
1.a. 3.g.h.i. 5.a. 7.a. 9.a.
2.e.f.g. 4.c. 6.c. 8.b. 10.c.
Página | 184
Índices
Prólogo.......................................................................................... 4
Generalidades................................................................................. 6
CAPÍTULO 1...................................................................................7
Introducción................................................................................... 8
Guardar y abrir libros...................................................................... 24
Actividad 1.................................................................................. 27
Repaso del capítulo 1.................................................................. 28
CAPÍTULO 2................................................................................. 29
Series.......................................................................................... 30
Fórmulas básicas........................................................................... 33
Funciones..................................................................................... 41
Actividad 2.................................................................................. 62
CAPÍTULO 3................................................................................. 65
Funciones lógicas........................................................................... 66
Funciones de búsqueda................................................................... 71
Asistente para funciones……............................................................. 76
Actividad 3.................................................................................. 81
CAPÍTULO 4................................................................................. 84
Referencias relativas y absolutas…………….......................................... 85

Insertar y eliminar filas, columnas y hoja……………............................... 87
Etiquetas inteligentes..................................................................... 92
Rangos......................................................................................... 94
Actividad 4.................................................................................. 96
CAPITULO 5................................................................................. 98
Gráficos........................................................................................ 99
Actividad 5................................................................................ 105

Repaso del capítulo 5................................................................. 106
Página | 185
CAPITULO 6............................................................................... 107
Base de datos.............................................................................. 108

Filtros......................................................................................... 109
Subtotales................................................................................... 111
Actividad 6................................................................................ 114

CAPÍTULO 7............................................................................... 116
Combinación de archivos............................................................... 117

Administrar archivos y objetos....................................................... 118
Actividad 7................................................................................ 125

CAPÍTULO 8............................................................................... 128
Macros........................................................................................ 129
Macros absolutas y relativas.......................................................... 132
Actividad 8................................................................................ 134

CAPÍTULO 9............................................................................... 136
Configuración de páginas.............................................................. 137

Área de impresión........................................................................ 141
Vista preliminar........................................................................... 141
Impresión................................................................................... 143
Actividad 9................................................................................ 146

CAPÍTULO 10............................................................................. 148
Validación................................................................................... 149
Auditoría..................................................................................... 152
Formato condicional..................................................................... 154
Tablas dinámicas.......................................................................... 157
Escenarios................................................................................... 161
Actividad 10............................................................................... 165

Repaso del capítulo 10............................................................... 166
Página | 186
CAPÍTULO 11............................................................................. 167

Plantillas..................................................................................... 168
Guardar como página Web............................................................ 170
Actividad 11............................................................................... 172

CAPÍTULO 12............................................................................. 174
Trabajando con ventanas.............................................................. 175

Propiedades del archivo................................................................ 177
Actividad 12............................................................................... 180

Autoevaluación.......................................................................... 182
Respuestas correctas................................................................ 184
Página | 187

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Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática!

Esperamos que disfruten este Módulo, como nosotros lo hicimos al

Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.

Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas:

Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema.

Plantea otras formas de aplicar las herramientas.

Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el

Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las

Al finalizar cada Capítulo encontrarán:

 Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas

 Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición

Al finalizar el Módulo encontrarán una Autoevaluación Múltiple Chioce (Múltiples

♦ Con la tecla ALT la letra subrayada se activará el menú por

♦ Menú contextual: se aplica a algúna celda o elemento en

♦ Método abreviado: son combinaciones de teclas que producen la

Conocer la utilidad de esta importante planilla de cálculos y sus características

Capítulos Temas de Aprendizaje

Guardar y abrir libros

Microsoft Excel es una planilla de cálculos en el paquete de aplicaciones

Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la más

- Desde la barra de tareas, haga clic en el menú Inicio – Todos los

En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:

- Crear un acceso directo para Microsoft Excel 2007, en el escritorio.

Ventana de Microsoft Excel 2007

Partes de una Planilla de cálculo

Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran

ATENCIÓN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan

1ª Opción desde el Botón Office

- Haga clic en este botón:

2ª Opción desde el Teclado

- Presione las teclas: y

3ª Opción desde el Menú Contextual

1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar.

Puntero del mouse

ATENCIÓN: Para desplazar la selección de una celda a otras, utilice

- Presione las siguientes teclas:

Selección de una fila:

Puntero del mouse

Selección de una columna:

1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la

Puntero del mouse

Selección de celdas, columnas o filas en forma continúa:

Puntero del mouse

Selección de celdas, columnas o filas en forma discontinúa:

1er Grupo de celdas

1er Grupo de celdas

2do Grupo de celdas

Barra de fórmula Barra de fórmula

Tipo de dato: Texto Tipo de dato: Numérico

Tamaño de filas y columnas

Para cambiar el tamaño de las filas, puede utilizar cualquiera de

1ª Opción desde la Cinta de Inicio

- Seleccione la/s fila/s

- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas – Formato – Alto de fila

2ª Opción desde la Fila

- Ubique el puntero del mouse entre la numeración de las filas.

Puntero del mouse

Para cambiar el tamaño de las columnas, puede utilizar cualquiera

1ª Opción desde la Cinta de Inicio

- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas – Formato – Ancho de columna