Tipos de Documentos

Documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC 185

CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados.

Todas las cartas deben cumplir con cierta estructura básica:

 Lugar y fecha: indican dónde se encuentra la persona.

 Nombre del destinatario
 Ocupación: director, gobernador, etc.
 Saludo: es una forma cortes que funciona como introducción.
 Asunto: el encabezado de la carta, donde se dice al destinatario el motivo
de la carta.
 Cuerpo de la carta: es la parte más importante de la misma, donde se
aborda el motivo y desarrollo de la carta.
 Despedida: es un pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se
sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación.
 Firma: nombre del remitente quien la manda.

CARACTERISTICAS

 Se utiliza un lenguaje formal.

 Es breve y precisa.
 Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
 Busca dar información completa al hablar.
 Se busca dar un mensaje preciso y claro al destinatario
 Casi siempre es para personas desconocidas o temas formales.
 Lugar, fecha y a quien es destinada la carta de la persona.
 Poner al inicio el nombre de quien lo escribe y a quien se dirige la carta.

EJEMPLO
Tunja, 06 de septiembre de 2018

Señor
Ángela Gutiérrez Córdoba
Directora
Paipa

De mi consideración:

Es grato saludo cordial mente e invitarlo formalmente a participar del III

Encuentro de arte organizado por nuestra institución del 10 al 20 de noviembre.

Sin otro particular le expreso los sentimientos de mi especial consideración y

estima.

Atentamente,

Cristian Gómez
Director de arte

CENTRO DE ARTE AMERICANO

CIRCULAR
Una circular es un documento formal que utiliza una determinada autoridad para
dar a conocer una notificación o información. Generalmente es de carácter urgente
y es mediante ésta, que se intenta llegar a la totalidad de la población objetivo.

Una circular puede ser emitida, por ejemplo, por la administración de un edificio,
gerencia de una empresa, directivas de un colegio. Generalmente se emite una
circular para anunciar algo de último momento.

ESTRUCTURA

Encabezado: Puede o no estar presente. Generalmente se lo titula como

“¡Atención!” o “Circular”. Una circular obligatoria posee un membrete, sello, fecha y
lugar.

Cuerpo: Aquí se expone el mensaje a transmitir. Generalmente se utiliza un

lenguaje formal pero no técnico y siempre se orienta hacia un determinado sector,
grupo o población determinada. Es importante tener en cuenta el lenguaje de esa
población (modismos, léxico utilizado) para poder elaborar una circular con el
vocabulario adecuado. No obstante una circular no permite lenguaje vulgar,
coloquial ni por supuesto, obsceno.

Firma: la firma ayuda a que el destinatario reconozca quién ha emitido dicha

circular

EJEMPLO

Colegio san juan de Dios de la ciudad de Bogotá

Av. Socorro 3032. Piso 1° y 2°º.
C.A.B.A

Circular 06/18

A todos los miembros del colegio se les informa que no estará disponible la nueva
resolución de gratuidad hasta tanto no sea aprobada por ley unánime en el
senado.

Tengan a bien notificar a sus colegas de dicha circular.

Atentamente,
 Doctor Carlos Raúl
Presidente del colegio San juan de Dios de la Ciudad de Bogotá.

ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una
persona presente en la misma, y a través de la cual se registran aquellos temas
que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han
resultado adoptados luego de dicha reunión.

ELEMPLO
ACTA DE REUNION No. 10
Tema:
Nombre de la reunión:
Fecha de la reunión:
Lugar de la reunión:
Asistentes:
Objetivos de la reunión:

Cont. 02 acta de reunión No. 10

Desarrollo de la reunión:
Seguimiento a la Reunión

Acuerdos y compromisos
Se acuerda revisar nuevamente el avance de los compromisos adquiridos por los
miembros
Adicionalmente, se acuerda el envío del acta a todos los miembros para su
conocimiento y aprobación.
Anexos:
Elaborada por: Vo.Bo.: Fecha elaboración:
Fecha próxima reunión:
- Existen diferentes tipos de actas según se necesite, va de acuerdo
con la reunión o la necesidad de quien requiera su utilización
basándose en el modelo y la explicación de NTC185.