Código: MAT-GER-002

TRANSPORTES CSM S.A.S

Versión: 1
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MATRIZ DE COMUNICACIONES Fecha de Aprobación:
13/08/2019

Transporte CSM S.A.S ha decidido manejar sus comunicaciones a través de la siguiente

matriz:
Comunicaciones internas
QUÉ COMUNICAR QUIEN COMUNICA A QUIÉN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR CÓMO COMUNICAR
Estructura del sistema Coordinador del A todo el personal de la A través de la
organización incluyendo Al momento de
integrado de gestión sistema integrado de inducción durante el
el administrativo y
HSEQ gestión HSEQ. operativo en todos los que el trabajador momento de la
niveles. ingrese a la contratación.
organización.

Políticas y objetivos Gerente. A los miembros de la alta Reunión de

del sistema integrado dirección. comité HSEQ.
de gestión
Cada jefe de área, A todo el Durante la inducción
profesional de la personal de la al momento de
oficina de organización Una vez establecidas las ingresar a la
comunicaciones. incluyendo el políticas y los objetivos empresa,
Administrativo y operativo del sistema integrado de plegables,
en todos los niveles. gestión y cada vez que carteleras,
se produzcan cambios circulares,
en éstos elementos. intranet, entre
otros.
Profesional de la A clientes, contratistas, Visitas a
oficina de proveedores y demás instalaciones de las
comunicaciones. personas interesadas. partes interesadas,
medios de
Responsabilidades y El jefe de área. Al personal nuevo o ya Al momento de que el comunicación
A través de la
autoridades establecido dentro de la trabajador ingrese a la inducción durante el
organización, o cuándo organización o cuando momento de la
éste último reubicado a éste sea promovido o contratación o
otro cargo reubicado dentro de la reubicación
Riesgos y El jefe de dentro
área Al de nuevo
personal la omisma
ya misma.
Al momento de según
A sea el caso.
través de la
oportunidades y respectiva. establecido dentro de la que el trabajador inducción durante el
acciones para organización, o cuándo ingrese a la momento de la
abordarlos éste último reubicado a otro organización o contratación o
cargo cuando éste sea reubicación
Cambios en el sistema El jefe de dentro
área Al personaldeinvolucrado
la misma
o promovido
Cada vez que o se según- seaAel caso.
través
integrado de respectiva. afectado por el cambio. produzcan cambios en de
gestión el sistema de reuniones
gestión. presencial
es o
virtuales,
según
necesidad
y
recursos.
Estructura Coordinador del A todo el personal de la Al momento de A través de la
organizacional sistema integrado de organización incluyendo que el trabajador inducción durante el
gestión HSEQ. el administrativo y ingrese a la momento de la
operativo en todos organización. contratación.
los niveles.
Infraestructura y El jefe de área Al personal nuevo o ya Al momento de A través de la
ambiente de trabajo respectiva. establecido dentro de la que el trabajador inducción durante el
para la operación de organización, o cuándo ingrese a la momento de la
los procesos éste último sea reubicado a organización o contratación o
otro cargo dentro de la cuando éste sea reubicación según
misma organización. promovido o sea el caso.

QUÉ COMUNICAR QUIÉN COMUNICA A QUIÉN COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR CÓMO COMUNICAR
Información relativa Coordinador del sistema A todo el personal de Al momento de A través de la
a los productos y integrado de gestión o en su la organización que el trabajador inducción
servicios defecto el jefe de área incluyendo el ingrese a la durante el
respectiva.
Personal del área comercial administrativo y
A los clientes que estén organización.
Cuando el cliente momento
Medios de la
de la compañía (asesores y interesados en adquirir requiera información tecnológicos
agentes comerciales, productos y servicios acerca de los productos (telefónico, internet,
representantes de ventas). ofrecidos por la y servicios ofrecidos por página web),
organización. la organización para portafolio de
efectos de negociación servicios, entre
Características de Director, coordinador o jefe A todo el o - relaciones
Al momento de Aotros.
través de la
los productos y de las áreas de diseño y/o personal de que el inducción durante
servicios fabricación del producto o la trabajador el momento de la
de la Prestación del organización ingrese a la contratación.
organización o
servicio. incluyendo el
cuando éste A través de los
administrativo y sea promovido diversos medios
operativo en todos los o reubicado con que cuente la
niveles, especialmente dentro de la organización.
a aquellas personas que misma.
se encuentren - Cuando se
involucradas en el cambien los
diseño, fabricación, requisitos
almacenamiento y para los
distribución del producto productos y
o la prestación del servicios.
servicio.

Quejas de clientes Persona con responsabilidad A las áreas En el momento de recibir Verbal y/o
para hacerlo la cual debería involucradas con los una queja o reclamo del escrito según
pertenecer a la oficina de errores cometidos por cliente por necesidad y
atención quejas y reclamos o los cuales el cliente se incumplimiento de los medios y
servicio al cliente, personal del ha quejado. requisitos del producto y recursos con
área comercial de la compañía servicio y lo haya los que cuente
(asesores y agentes manifestado por la
comerciales, representantes de cualquier tipo de medio. organización.
ventas) o persona contacto del
cliente que podría pertenecer a
cualquier otra área de la
organización.

Desempeño Director, coordinador o jefe de Al gerente y demás Semanas previas a la A través del
de compras según disposiciones miembros del comité revisión por la dirección. informe de
proveedores de la organización. gerencial o de calidad desempeño
para respectiva toma de
de decisiones y proveedores.
Control de la Directores/coordinadores/jefes acciones
A relacionadasy
supervisores Al iniciar un proyecto Mediante
producción y de producción o de la operarios de o contrato, o al inicio socialización del
provisión del prestación del servicio. producción o de la de la ejecución de plan de control
servicio prestación del servicio una orden de trabajo de la producción
para aplicación o de servicio. o de la
 Liberación de Inspectores y/o supervisores A coordinadores y/o Cada vez que se realice Verbalmente y por
productos y de producción o de la directores de inspección final del escrito a través de
servicios prestación del servicio. producción o de la producto terminado o memorando o
prestación del servicio servicio prestado. reporte de
para respectivo inspección final de
despacho o entrega al productos

QUÉ COMUNICAR QUIÉN COMUNICA A QUIÉN COMUNICAR CUANDO COMUNICAR CÓMO

Productos Inspectores y/o A supervisores/jefes de planta o Cada vez que se COMUNICAR
Verbalmente y
no operarios de servicio para controlarlos y detecten productos por escrito a
conformes producción o prevenir su uso o entrega no o servicios no través de
Nivel de prestación
Persona del con intencionada.
Al gerente y demás miembros conformes.
De acuerdo a los memorando
A través delo
satisfacción del responsabilidad para del comité gerencial o de intervalos procesamiento
cliente hacerlo que puede ser el calidad para respectiva toma establecidos por la de la información
director, coordinador o de decisiones y acciones organización según provenientes de
jefe del área comercial. relacionadas con volumen de la las encuestas
oportunidades de mejora,
información. aplicadas.
cambios en el sistema de
gestión de la calidad y
Resultados de las Auditor líder. Al gerente y demás miembros Después de cada A través del
auditorías del comité gerencial o de auditoría interna informe de
internas calidad para llevada a cabo. auditoría
respectiva toma de decisiones y interna.
acciones relacionadas con
oportunidades de mejora,
cambios en el sistema de gestión
Entradas para Miembros del comité de la calidad y necesidades
Gerente/representante de de Semanas previas a la A través de
la revisión por gerencial o de la alta dirección. revisión por la informes
la calidad/responsables o dirección. individuales de
dirección líderes de procesos del cada una de los
sistema de gestión de la elementos de
calidad con el apoyo para entrada para la
la consolidación de la revisión por la
información por parte del dirección.
coordinador HSEQ.

Resultados de Gerente/Representante de A todos los miembros del Una vez realizada la Socialización del
la revisión por comité gerencial o de calidad revisión por la informe de
la dirección.
la dirección para respectiva toma de dirección. revisión por la
decisiones y acciones dirección en
relacionadas con plenaria de comité
oportunidades de mejora,
gerencial o de
cambios en el sistema de
gestión de la calidad y calidad.
necesidades de recursos.

Estado de las Coordinador de calidad. Al gerente con copia a los De acuerdo a los Mediante informe
acciones demás miembros del comité intervalos escrito del estado
correctivas y gerencial o de calidad. planificados. de las acciones
mejora. correctivas y
Coordinador del sistema A todo el personal de la Al momento de preventivas.
A través de la
Requisitos legales
que apliquen a la organización incluyendo el que el inducción
integrado de gestión HSEQ.
organización (SST, administrativo y operativo en trabajador durante el
Ambiental, todos los niveles. ingrese a la momento de la
transporte) organización. contratación.

Aspectos Coordinador del sistema A todo el personal de la Al momento de A través de la

ambientales organización incluyendo el que el inducción
integrado de gestión HSEQ.
significativo administrativo y operativo en trabajador durante el
todos los niveles. ingrese a la momento de la
organización. contratación.
Comunicaciones Externas:
QUÉ COMUNICAR QUIÉN COMUNICA A QUIÉN CUANDO COMUNICAR CÓMO
Resultado de la evaluación Coordinador Administrativo y COMUNICAR Posterior a realizar la Comunicación
COMUNICAR
financiero Proveedor, contratista telefónica,
de los proveedores evaluación de proveedores
comunicación
El estado del servicio y Coordinador de Operaciones Durante la prestación del Comunicación vía
Al Cliente e-mail, fax,
carga servicio
Gerente, Coordinador de telefónicamente
Propuesta o
Especificaciones del servicio Operaciones Al Cliente Cuando se presente la oferta
cotización
Especificaciones del servicio El Cliente Gerente En la solicitud del servicio Orden de compra,
Gerente Coordinador de contrato o vía
Comunicación
Personal Operativo
Especificaciones del servicio Coordinador de Operaciones Por servicio e-mail, fax,
Contratistas telefónicamente,
por escrito
Coordinador Administrativo y
financiero Orden de compra
Especificaciones de
Proveedor, contratista Cuando se realice una compra Orden de servicio
productos y servicios
Contrato

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