Excel Avanzado 2007 PDF

Excel 2007
Avanzado
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toda reproducción de contenido de la presente obra.
TABLA DE CONTENIDO
MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO
Capítulo 1
Biblioteca de funciones..........................................................................5
Insertar función SI ...............................................................................5
Funciones Lógicas ................................................................................6
SI con operadores lógicos......................................................................9
SI Anidado.........................................................................................17
Capítulo 2
Ficha fórmulas grupos nombres definidos ..............................................21

Asignar nombre a un rango..................................................................21
Administrador de nombres...................................................................23
Funciones de búsqueda .......................................................................26
Capítulo 3
Conceptos básicos de bases de datos ....................................................31

Componentes de las bases de datos......................................................31
Ficha datos, grupo herramientas de datos .............................................33
Texto en columnas ............................................................................33
Quitar duplicados ...............................................................................36
Validación de datos.............................................................................37
Rodear con un círculo datos no válidos .................................................42
Borrar círculos de validación ................................................................43
Grupo Auditoría de fórmulas ..............................................................43
Capítulo 4
Ficha datos, grupo ordenar y filtrar .......................................................47

Ordenar datos ..................................................................................47
Filtros ...............................................................................................49
Autofiltros .........................................................................................49
Filtros avanzados................................................................................56
Filtros avanzados con operadores lógicos...............................................60
Esquemas .........................................................................................62
Subtotales .........................................................................................65
Subtotales anidados............................................................................68
Quitar subtotales ................................................................................70
Capítulo 5
Ficha insertar grupo tablas ..................................................................71

Tablas dinámicas ................................................................................71
Componentes de las tablas dinámicas ...................................................71
Objetivo de una tabla dinámica ............................................................72
Crear una tabla dinámica.....................................................................72
Configuración de campo ......................................................................76
Definir campos en términos de % .........................................................79
Agrupar elementos seleccionados .........................................................84
Mostrar u ocultar los detalles de un informe ..........................................85
Ordenar campos en tablas dinámicas ....................................................86
Elementos y campos calculados en tablas dinámicas ...............................90
Capítulo 6
Gráficos ............................................................................................93
Tipos de gráficos ................................................................................95
Partes de un gráfico ............................................................................96
Generar un gráfico dinámico .............................................................. 101
Capítulo 7
Ilustraciones .................................................................................... 103

Hipervínculos ................................................................................... 105
Modificar y eliminar hipervínculos ....................................................... 107
Capítulo 8
Consolidar ....................................................................................... 109

Capítulo 9
Grupo herramientas de datos ............................................................. 113

Buscar objetivo ................................................................................ 113
Escenarios ....................................................................................... 115
Solver ............................................................................................ 118
Informes de solver............................................................................ 123
Capítulo 10
Macros ............................................................................................ 125

Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros.............. 129
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 1
Biblioteca de funciones
La galería de funciones de Excel, trae en el grupo de biblioteca de

funciones gran variedad de funciones como: financieras, lógicas,
texto, fecha y hora, estadísticas, cubo e información; cada categoría
despliega a través de flechas desplegables funciones, facilitando el uso
de las mismas.
Insertar función SI
La función SI, es una función que se encuentra en la categoría Lógicas

la cual evalúa una condición (Una condición, generalmente es una
comparación entre 2 valores) y dependiendo del resultado de la
condición, si se cumple, se realiza una acción y si no se cumple, se
realiza otra acción.
Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:
SÍ sencillo: Con esta función se evalúa una condición y se asigna

valor verdadero o valor falso.
Sintaxis:
=SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)
Sí anidado: Esta función permite evaluar más de una condición y a

cada una de ellas se asigna un valor si es verdadero y un valor si es
falso.
5
=SI(Prueba_Lógica,Valor_sí_Verdadero,SI(Prueba_Lógica,Valor_sí
Verdadero, Valor_sí_falso))
Sí con operadores lógicos: permite evaluar más de una condición y

todas ellas tienen un solo valor si verdadero y un solo valor si falso.
=SI(Y(Prueba_lógica,Prueba_lógica,);Valor_sí_verdadero, Valor_sí_falso)
Se inserta la Función dando un clic en la ficha fórmulas, del grupo

lógicas, en la ficha desplegable lógicas, buscar la función si.
Prueba lógica: Es la condición en la cual la expresión debe contener

los operadores de comparación >,>=, <, <=, =, <>.
Valor_si_verdadero: Se refiere a un valor o a una expresión que se

ejecuta al cumplirse la condición.
Valor_si_falso: Es un valor o una expresión que se ejecuta si no se

cumple la condición.
La sintaxis de la función si es: = SI (CONDICION;VERDADERO;FALSO)
Funciones Lógicas
Es posible unir varias funciones en una sola fórmula, entendiéndose

como anidamiento de funciones. Las funciones anidadas utilizan una
función como uno de los argumentos de otra. Es posible anidar hasta
64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso
para construir pruebas más elaboradas.
6
Excel 2007 Avanzado
Para anidar funciones utilizando el cuadro de insertar función, en el

cuadro de diálogo se debe diligenciar la prueba lógica y el
valor_si_verdadero o en el cuadro valor_si_falso se debe llamar una
nueva función si dando clic en el cuadro de nombres en la función a
utilizar.
Unos ejemplo de la sintaxis de la función si Anidada:
=SI(Condición;verdadero;SI(Condición; verdadero; SI(Condición; verdadero;Falso)))
Esta estructura utiliza una función SI en el parámetro valor si falso.
=SI(Condición;SI(Condición;SI(Condición; verdadero; Falso); Falso); Falso)
Esta estructura utiliza una función SI en el parámetro valor si

verdadero.
Ejemplo:
En la siguiente base de datos calcular las comisiones según el rango de

ventas:
La persona que haya obtenido ventas en el rango de
0 10.000.000 comisión 1% sobre venta
10.000.001 20.000.000 comisión 2% sobre venta
20.000.001 adelante comisión 3% sobre venta
1. Hacer clic sobre la celda G2

2. En la barra de funciones, hacer clic sobre el botón Fx, e insertar la
función SI.
3. Colocar en el cuadro de texto de prueba_lógica :F2<10000000
4. Colocar en el cuadro de texto de valor_si_verdadero: f2*1%
7
5. En el cuadro de texto de valor_si_falso, hacer clic y verificar que
el cursor del mouse se encuentre allí.
6. En la barra de funciones en la flecha desplegable haga clic sobre la
función SI
Se observa que en la hoja de cálculo la ventana de funciones pareciera

que borró la información, pero lo que se hizo fue anidar la función SI.
Complementar el ejercicio con la siguiente información:
1. Colocar en el cuadro de texto del segundo Si Prueba_lógica:

F2>20000000.
2. Colocar en el cuadro de texto de Valor_si verdadero: F2*3%
3. Colocar en el cuadro de texto de Valor_si falso: F2*2%
8
Excel 2007 Avanzado
SI con operadores lógicos
FUNCIÓN Y: Es una función que se encuentra en la categoría lógicas

y permite evaluar más de una condición, si todas las condiciones son
verdaderas devuelve VERDADERO, pero si hay alguna condición cuyo
resultado sea falso devuelve FALSO. Se pueden evaluar hasta 30
condiciones.
La sintaxis de la función Y es:

=Y(CONDICION1;CONDICION2;CONDICION3)
Esta función se emplea para evaluar rangos de valores.
FUNCIÓN O: Es una función que se encuentra en la categoría lógicas

y permite también evaluar más de una condición, si al menos una
condición es verdadera devuelve VERDADERO, pero si todas las
condiciones son falsas devuelve FALSO. Se pueden evaluar de 1 a 30
condiciones.
La sintaxis de la función O es:
=O(CONDICION1;CONDICION2;CONDICION3)
9
Si se utiliza el operador lógico Y con la función SI, se evaluarán un
conjunto de condiciones, si el resultado es Verdadero ejecutará el valor
si verdadero, de lo contrario ejecutará el valor si falso
La sintaxis es:
=SI(Y(CONDICION1;CONDICION2);VERDADERO;FALSO)
SI(O(CONDICION1;CONDICION2;CONDICION3);VERDADERO;FALSO)
Ejemplo:
Se le dará un bono de 100.000 a quienes hayan vendido más de 35

impresoras Lexmarck 210 de lo contrario no tendrá bono.
Solución: La columna en la que se encuentra ARTICULOS es “C” y la

columna que contiene CANTIDAD ES “D”, para obtener bono necesita
cumplir 2 condiciones, por lo tanto utilizaremos las funciones “SI” y la
función “Y”.
1. Ubicar el cursor en la celda H2
2. Insertar la función SI
3. En la flecha desplegable del cuadro de nombres, hacer clic y buscar

la función “Y” si no se encuentra, hacer clic en más funciones y
buscarla en la categoría lógicas.
10
Excel 2007 Avanzado
En este momento se debe encontrar en la ventana de funciones de la

función “Y” con sus correspondientes parámetros.
4. Colocar en el cuadro de texto de Valor_lógico 1: C2=”impresoras

lexmarck 210”
5. Colocar en el cuadro de texto de Valor_lógico 2: D2>35
Con el puntero del mouse en la barra de funciones después del Fx,

hacer clic sobre la palabra SI, tal como lo muestra la siguiente
pantalla, se observa que la ventana de funciones cambia.
11
Observar que la función Y, queda en la prueba lógica de la función SI
6. Al subirse de nivel en el rango de funciones, en valor si verdadero,

colocar 100.000, en valor si falso, colocar 0.
7. Hacer clic sobre el botón aceptar.
12
Excel 2007 Avanzado
Ejemplo:
Se le dará obsequio de $50.000 quien haya vendido más de 50 MEMORIAS

DDR 256 O MEMORIAS DDR 512, de lo contrario cero (0)
Solución:
Existen varias formas de realizar esta función, sin embargo, se

desarrollará de una forma sencilla, Insertar las funciones “SI” “Y” “O”
antes de comenzar a colocar información en cada una de los cuadros de
texto de las fórmulas.
Insértelas de forma gráfica.
1. Ubicarse en la celda I2.
2. En la barra de funciones, hacer clic en el botón de insertar función SI

.
3. En la barra de funciones, hacer clic en la flecha desplegable de cuadro

de nombres y buscar la función “Y”
13
4. De nuevo en la barra de funciones, hacer clic en la flecha desplegable
de cuadro de nombres y buscar la función “O”.
Observar que en la barra de funciones se agregan las funciones anidadas
5. En la ventana de la función “O” en el PRIMER VALOR LÓGICO colocar

C2=” MEMORIAS DDR 256”
6. En la ventana de la función “O” en el SEGUNDO VALOR LÓGICO coloque

C2=” MEMORIAS DDR 512”
7. En la barra de funciones, hacer clic en la función “Y”, para subirse de

nivel en la función anidada.
14
Excel 2007 Avanzado
En el Segundo nivel de funciones anidadas “Y”, en el primer valor lógico,

observar que la función “O” quedó en el primer valor lógico de la función
“Y”, ubicarse en el segundo cuadro de texto de la función “Y” escribir:
8. Valor lógico D2> 50
9. Hacer clic en la barra de funciones y subirse de nivel a la función SI.
15
Observar que en este momento se encuentra ubicado en la ventana de
funciones “SI”.
10. Ubicarse en el cuadro de texto de valor si verdadero y escribir

50.000.
11. Ubicarse en el cuadro de texto de valor si falso y escribir 0.
12. Ubicar el puntero del mouse en el vértice inferior derecho y arrastrar

de forma vertical la función hasta la última celda según corresponda.
16
Excel 2007 Avanzado
SI Anidado
El Si anidado es una función SI, que utiliza como argumento otra función
lógica SI. La función SI ANIDADA, es utilizada cuando se tiene más de una
condición y cada una de ellas tiene su valor si verdadero y su valor si
falso.
La estructura de la función depende del objetivo que se quiera lograr.
Ejemplos
=SI(Condición1;Valor_si_verdadero_1;SI(Condición2;Valor_si_verdadero_2;Valor_si_falso2)))
V V
F F
La estructura de esta función muestra un Si anidado con 2 condiciones de

manera que se ejecutará el Valor_si_falso_2 solo si las dos condiciones
anteriores son falsas, se ejecutará el Valor_si_verdadero_2, si la
primera condición es falsa y la segunda condición es verdadera y se
ejecutará el Valor_si_falso_1 si la Condición1 es verdadera.
17
V V V
F F F
Esta estructura muestra un ejemplo de Si anidado con tres condiciones. En

donde el si anidado, es el parámetro de el valor si falso, de cada si.
=SI(Condición1;SI(Condición2;Valor_si_verdadero_2;Valor_si_falso2);Valor_si_falso_1))
V V
F
F
La estructura de esta función muestra un Si anidado con 2 condiciones de

manera que se ejecutará el Valor_si_falso_1 sólo si la Condición1 es falsa,
se ejecutará el Valor_si_falso_2, si Condición1 es verdadera y Condición2
es falsa, se ejecutará el valor_si_verdadero_2 si las dos condiciones son
verdaderas, y se evaluará la condición2 si la Condición1 es verdadera.
Teniendo en cuenta estos ejemplos podemos ver que la estructura de una

función SI anidada, depende del objetivo que queramos cumplir. El
parámetro de una función puede ser otra función tanto en el valor si
verdadero, como en el valor si falso.
Es posible anidar hasta siete funciones SI, como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más
elaboradas.
Observar el siguiente ejemplo:
Se pide calcular el descuento según el siguiente criterio:
Si la forma de pago es de contado, y el valor de Venta es mayor a

$4.500.000, entonces se dará un descuento del 4%, de lo contrario, no se
dará descuento.
18
Excel 2007 Avanzado
Pasos
Llamar la función SI desde el asistente de funciones (fx). Ubicar el cursor

en la Prueba lógica de la función SI, dar clic en la flecha desplegable de la
barra de funciones, seleccionar la función Y, si no se encuentra seleccionar
más funciones y buscar en la categoría LÓGICAS la función “Y”.
En la primera prueba lógica de la función Y colocar I4 > 4500000

En la segunda prueba lógica de la función Y colocar J4=”contado”
19
En la barra de funciones, hacer clic sobre la función SI, para subir de nivel.
En Valor_Si_Verdadero colocar i4*4%.
En Valor_Si_Falso colocar 0.
20
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 2
Ficha fórmulas, grupo nombres definidos
Asignar nombre a un rango
Un nombre es una forma abreviada de referirse a una celda o rango de

celdas. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
El primer caracter de un nombre deberá ser una letra o un caracter

de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras,
números, puntos y caracteres de subrayado.
Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda,
como A1 o A$1.
Un nombre debe ser único en la hoja de cálculo.
Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Puede
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores.
Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Para crear un nombre se puede:
Seleccionar la celda o rango de celdas y Escribir el nombre en el

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas.
Crear un nombre a partir de una selección, se puede crear

nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna
existentes mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.
21
También es posible con el siguiente procedimiento:
1. En la Ficha Fórmulas en el Grupo Nombres definidos activar la

opción Asignar Nombre a un rango
2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, escribir el nombre que se

desee utilizar para la referencia en la opción nombre.
3. Para especificar la ubicación del nombre, en el cuadro de lista

desplegable Ámbito, seleccionar Libro o el nombre de una hoja de
cálculo del libro.
4. Si se desea una explicación del rango del nombre en el cuadro

comentario se puede escribir un texto con una longitud máxima de
255 caracteres.
5. En el cuadro Hace referencia a, seguir uno de los procedimientos

siguientes:
Referencia de celda La selección actual se especifica de forma

predeterminada. Para especificar otras referencias de celdas como
argumento, hacer clic en Contraer diálogo (lo que oculta
22
Excel 2007 Avanzado
temporalmente el cuadro de diálogo), seleccionar las celdas de la hoja de

cálculo y, a continuación, presionar Expandir diálogo .
6. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, hacer clic en Aceptar.
Si se desea convertir los rótulos de fila y columna existente en nombres,

Seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los

rótulos de fila o de columna.
2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en

Crear desde la selección.
3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designar la

ubicación que contiene los rótulos, activando las casillas de verificación
Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna
derecha.
Administrador de nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con

todos los nombres definidos y de tabla del libro.
23
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el grupo
Nombres definidos de la ficha Fórmulas, hacer clic en Administrador de
nombres.
El cuadro de diálogo Administrador de nombres, permite visualizar los

nombres definidos por el usuario o por Excel, el valor de la celda o rango,
la referencia del nombre, el ámbito y el comentario. Si se desea ajustar el
tamaño de las columnas en este cuadro de diálogo, hacer doble clic en la
parte derecha del encabezado de la columna y para ordenar la lista de
nombres en orden ascendente o descendente, hacer clic alternativamente
en el encabezado de la columna.
Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre

enseguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se
activa o desactiva la operación de filtrado, lo que facilita combinar o quitar
distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados
deseados.
Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el

botón Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar
Nombre. Si se cambia un nombre definido o de tabla, también se
cambian todos los usos de ese nombre en el libro. También se puede
hacer doble clic en el nombre.
Si se requiere eliminar un nombre de un rango, seleccionar el nombre y

dar clic en la opción Eliminar. Confirmar la eliminación. También se puede
presionar la tecla <Supr>.
24
Excel 2007 Avanzado
Ejemplo:
Se requiere que cada columna de la base de datos posea un nombre de

rango.
Para el siguiente escenario las columnas no deben tener espacios entre

filas y columnas:
1. Ubicarse en la celda A1.

2. Oprimir las teclas <SHIFT> + <FIN> + flecha hacia derecha ( )
3. Oprimir las teclas < SHIFT> + <FIN> + flecha hacia abajo ( )
4. Hacer clic En la ficha fórmulas, en el grupo nombres definidos dar clic
en el botón crear desde la selección.
5. Seleccionar el cuadro de chequeo fila superior.
6. Hacer clic en aceptar.
Observar la flecha desplegable del cuadro de nombres.
25
Ubicarse en la celda A21
Escribir =suma(cantidad) a continuación, oprimir la tecla <ENTER>.
De esta forma se omiten las referencias de celda en las funciones y se

opera nombres de rango.
Funciones de búsqueda
Busca un valor en una matriz vertical u horizontal basado en un campo

coincidente entre la tabla origen (La tabla origen contiene la información,
es la tabla a dónde se va a buscar) y la tabla destino (La tabla destino es
la tabla que busca la información) basado en las funciones BuscarV y
buscarH.
Es recomendable crear un nombre de rango a la matriz de origen de la

información y así agilizar los pasos en la elaboración de la fórmula y
permitir una mejor comprensión y claridad de la información.
Función BUSCARV, BUSCARH
Es utilizada la función BuscarV cuando la información de origen está en

una tabla vertical, es decir la base de datos está organizada en columnas.
La función BuscarH es utilizada cuando la información está organizada en
filas.
La función BUSCARV, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la

primera columna de una matriz de origen para obtener valores de una
columna a la que se haga referencia y obtener el valor de la celda.
26
Excel 2007 Avanzado
Para acceder a la función se debe poner el cursor en la celda donde se

quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categoría Búsqueda y
referencia, dar clic en BUSCARV. Presenta la siguiente caja de diálogo con
los siguientes parámetros.
Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor

buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en, es una tabla de información en la que se buscan los
datos.
Indicador_Columnas, es un valor numérico que indica la columna que
se traerá de la matriz_buscar_en
Odenado, es un valor lógico, se debe escribir 0 o falso para buscar el
valor exacto, o escribir 1 o verdadero para buscar un valor aproximado.
Ejemplo:
Para el siguiente ejemplo se insertará una columna por teclado:
1. Oprimir las teclas <CTRL> + <Inicio>

2. Oprimir las teclas <CTRL> + <Barra espaciadora>
3. Oprimir las teclas <CTRL> y la tecla <+>
4. Resultado: inserta una columna por teclado
5. Colocar en la celda el nombre CODIGO.
6. Colocar en la celda A2 el código 20500 y en la celda A3 colocar el
código 20600, seleccionar las 2 celdas y arrastrar de forma vertical
hasta la última celda.
27
7. Ubicarse en la celda A19, colocar el código 21400, según la base de
datos pertenece a Andrea.
Se necesita que con tan solo variar el código que se encuentra en la

celda A19, colocar en la celda B19 el nombre correspondiente a ese
código
1. Ubicarse en la celda B19.

2. Insertar la función de la categoría búsqueda y referencia BUSCARV
Ubicarse en el cuadro de texto de Valor_buscado y escribir A19.
Ubicarse en el cuadro de texto Matriz_buscar_en y seleccionar
A1:J12.
Ubicarse en el cuadro de texto indicador_de_filas y escribir 2.
Ubicarse en el cuadro de texto Ordenado y escribir 0.
28
Excel 2007 Avanzado
La función BUSCARH, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la

primera fila de una matriz de origen para obtener valores de una columna
a la que se haga referencia y traer el valor de la celda.
Para acceder a la función se debe poner el cursor en la celda donde se
quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categoría Búsqueda y
referencia, dar clic en BUSCARH. Presenta la siguiente caja de diálogo
con los siguientes parámetros.
Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor

buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en, es una tabla de información en la que se buscan los
datos.
Indicador_filas, es un valor numérico que indica la fila que se traerá de
la matriz_buscar_en. Es el número de la fila de la matriz y no del
nombre.
29
Odenado, es un valor lógico, se debe escribir 0, ó falso, para buscar el
valor exacto, ó escribir 1, ó verdadero, para buscar un valor aproximado.
Consejo:
Lo anterior se podrá simplificar, asignando un nombre al conjunto de

celdas de la matriz, y escribiéndolo en la sección de Matriz_buscar_en o
llamándola con la tecla F3. Si la fórmula se va a copiar a otros registros y
se ha hecho una selección de celdas ese rango se debe fijar (definir el
rango como absoluto) presionando F4.
30
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 3
Conceptos básicos de bases de datos
Una base de datos es una lista organizada de información, que consta de

una serie de filas y columnas de datos relacionados. En Microsoft Excel,
puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o
subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una
base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar
la información.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en
la base de datos.
Cada fila de la lista es un registro en la base de datos. La primera fila está

compuesta por los títulos de las columnas, los cuales sirven para
organizar, manejar y consultar información.
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar

información. Al crear una base de datos se deben seguir las instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y

cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de un
campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados en

él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres de
campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
31
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen fórmulas o
funciones. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se
elabora una base de datos
Tamaño de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de cálculo.
Ubicación de los nombres de los campos: La primera fila deberá

contener los nombres de los campos o también se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser valores

de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255

caracteres.
Registros: Cada registro deberá tener los mismos campos, pero no es

necesario insertar datos en cada campo.
Uso de Mayúsculas: Se puede usar mayúsculas o minúsculas y cualquier

tipo de formato.
32
Excel 2007 Avanzado
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de cálculo y

posteriormente en programas para bases de datos.
Ficha datos, grupo herramientas de datos
Texto en columnas
Esta herramienta permite dividir el contenido de una celda en varias

columnas; utilizar este método cuando se desee separar 2 campos como
Nombre y apellido, país y ciudad, permitiendo la ubicación de cada uno de
estos campos en columnas diferentes. Se utiliza con frecuencia cuando se
desea analizar información que se encuentra en archivos de texto.
Ejemplo:
Si se tiene la base de datos de clientes como se muestra en la figura,

separar de la hoja de CLIENTES los campos nombre y apellido:
33
1. Ubicarse en la hoja clientes, seleccionar el rango de datos que se
desea convertir.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en

Texto en columnas.
3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, hacer

clic en Delimitados y luego en Siguiente.
34
Excel 2007 Avanzado
4. En el paso 2, activar la casilla de verificación Espacio y desactivar las

demás casillas bajo Delimitadores.
35
5. En el cuadro Vista previa de los datos, se muestra el nombre y el
apellido en dos columnas distintas. Hacer clic en el botón finalizar.
Quitar duplicados
Esta herramienta elimina los registros duplicados de una fila. Un registro

duplicado es aquel en el que todos los elementos de una fila son
exactamente iguales. Para Excel 2007 es un duplicado si el contenido de
la celda es el mismo sin importar su formato, así, si en una celda se
tiene el valor $1.000.000.00 y en otra 1000000 él los verá como
duplicados.
1. Seleccionar el rango de celdas que tiene celdas duplicadas

(a1:b10).
2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic
en quitar duplicados.
36
Excel 2007 Avanzado
Luego aparecerá un mensaje de tipo información indicando cuántos

valores se encontraron duplicados, y cuantos permanecen.
Validación de datos
Esta herramienta evita la entrada de datos no validos en celda(s) como

método de integridad de la información evitando errores e inconsistencias.
37
Criterios de validación
Número entero: Permite el ingreso única y exclusivamente de números

que cumplan un criterio.
Decimal: Permite el ingreso de números enteros y decimales.
Lista: Permite a través de un cuadro, con flecha desplegable, seleccionar

valores de tipo texto y número.
Fecha / hora: Permite el ingreso de fechas y horas exclusivamente.
Longitud de texto: Limita el número de caracteres de un campo.
Personalizada: usada si el ingreso de la información depende de otra

celda.
Tipos de mensajes
De acuerdo al tipo de validación se puede clasificar los mensajes en las

siguientes clases:
38
Excel 2007 Avanzado
Tipo grave
Permite al usuario reintentar

el ingreso del dato o bien
cancelarlo.
Tipo advertencia
Da la posibilidad al usuario
de aceptar el ingreso dando
clic en sí, o denegar el
ingreso dando clic en no o
cancelar el ingreso del
valor.
Tipo información
Presenta un cuadro de
mensaje para que el usuario
cancele o acepte el ingreso
de datos.
Crear una validación de datos
Ejemplo:
Restringir la entrada de datos para que el campo cantidad de la base de

datos, solo acepte mínimo 10 unidades:
1. Ubicarse en la celda E2.

2. Oprimir las teclas <CTRL> + <SHIFT> + Flecha hacia abajo ( )
3. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en el
botón validación.
39
4. En la pestaña configuración en la flecha desplegable, seleccionar
número entero.
5. En el cuadro de texto de datos, seleccionar mayor e igual que.
6. En el cuadro de texto mínimo, escribir 10, hacer clic en Aceptar.
7. En la pestaña de mensaje de entrada, en el cuadro de texto título

escribir “señor usuario”
8. En el cuadro de texto de mensaje de entrada, escribir “Recordar
cantidades mínimas”
40
Excel 2007 Avanzado
9. En la pestaña mensaje de error, en el cuadro de texto título escribir

“entrada no valida”.
10. En el cuadro de texto de mensaje de error, escribir “ verificar
cantidades”
11. Hacer clic en Aceptar.
41
Rodear con un círculo datos no válidos
Esta herramienta muestra en círculos rojos los datos de las celdas que no
cumplan los criterios, facilitando así, la búsqueda de errores en las hojas
de cálculo.
Ejemplo:
Se requiere identificar todos los artículos cuya cantidad sea inferior a 10

unidades:
1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17.
2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la

flecha desplegable del botón validación y seleccionar rodear con un
círculo datos no válidos.
Se debe tener presente que este círculo sólo aplicará si las celdas
de la hoja activa están validadas.
42
Excel 2007 Avanzado
Borrar círculos de validación
Esta herramienta quita los círculos rojos de las celdas que no cumplieron
los criterios en validación.
1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17.

2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la
flecha desplegable del botón validación y seleccionar borrar círculos
de validación.
Grupo Auditoría de fórmulas
Es una herramienta que permite a través de flechas identificar el origen de

una fórmula involucrando celda o celdas, o el grupo de fórmulas que
dependen de otras rastreando la información.
43
Ejemplo:
Se requiere identificar las celdas que componen el total
1. Ubicarse en la celda g2.

2. En la ficha fórmulas en el grupo de Auditoría de fórmulas en la
flecha desplegable, seleccionar Rastrear Precedentes.
Analiza la hoja de trabajo actual en busca de

errores.
Dibuja unas flechas indicando dónde están las

celdas involucradas en la fórmula.
Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece

la celda seleccionada, si es que pertenece a
alguna fórmula.
44
Excel 2007 Avanzado
Elimina las flechas indicativas de celdas creadas.
Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula

para que pueda ver la fórmula y los resultados de
la fórmula de la celda activa.
Muestra la ventana de inspección para hacer un

seguimiento del valor de las celdas.
Ventana de inspección:
Facilita el cálculo de fórmulas y resultados en la hoja de cálculo.
Ejemplo:
Inspeccionar una fórmula:
1. Ubicarse en la celda de total G3.

2. En la ficha de fórmulas, en el grupo de Auditoría de fórmulas,
seleccionar ventana de inspección.
45
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 4
Ficha datos, grupo ordenar y filtrar
Ordenar datos
Excel 2007 permite ordenar los datos por color y por más de 3 niveles
(hasta un máximo de 64). También se puede filtrar los datos por color o
por fechas, mostrar más de 1000 elementos en la lista desplegable
Autofiltro.
Ejemplo:
Se requiere ordenar de forma ascendente por los campos nombres,

apellidos, artículos de forma ascendente y los campos cantidad y valor de
forma descendente:
1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.

2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botón ordenar.
3. Hacer clic sobre el botón agregar nivel para cada uno de los
campos que se necesita para ordenar.
47
El campo Ordenar según, permite ordenar:
por color de la celda ordena por el color de fondo
color de la fuente ordena por el color del texto
icono de la celda ordena por objetos gráficos
Agrega nuevos niveles de ordenamiento.
Elimina niveles de ordenamiento agregados.
Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
Sube o baja niveles de ordenamiento en la base

de datos.
Hace distinguir entre mayúsculas y minúsculas en

los niveles.
Si la base de datos posee nombres de columna y

se quiere que no incluya el ordenamiento de ellas
mismas.
48
Excel 2007 Avanzado
Filtros
Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen

un determinado criterio, entendiendo como criterio, una condición que se
especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo.
Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados:
Autofiltros
Para activar los filtros siga los siguientes pasos:
Ubicarse en una celda dentro de la base de datos en la Ficha Datos,

en el grupo ordenar y filtrar se encuentra la opción filtro.
Esta opción activa un Menú en donde se encuentra la opción de Filtro,

la cual activa unas flechas en el encabezado de cada columna. Al
dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se
tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de
ordenamiento. Se pueden activar varios autofiltros y la información
se basa en el filtro anterior, reduciendo la cantidad de registros
visibles.
Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un

formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen
mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir
que no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo.
Tipos de Autofiltros
Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro

contiene valores numéricos se deben activar o desactivar las casillas
de acuerdo al criterio, como máximo soporta 10.000 entradas. Si la
lista en muy grande se debe desactivar la opción Seleccionar todo
de la parte superior, y seleccionar solamente los valores a mostrar.
49
Ejemplo:
Mostrar todos los artículos de memoria 2 Gb:
1. En la flecha desplegable de artículos, deshabilitar el cuadro de

chequeo seleccionar todo y seleccionar memoria 2 Gb.
Si se desea emplear filtros con rangos de comparación se debe seleccionar

la opción Filtros de Números donde aparece un Menú con opciones
específicas.
Quitar filtros
No se debe olvidar dar un clic sobre la flecha desplegable y

seleccionar borrar filtro del campo que trabajó.
50
Excel 2007 Avanzado
Ejemplo:
Identificar todos los artículos cuya cantidad corresponda entre 100 y

300 unidades:
1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar

filtros de número y del nuevo submenú seleccionar el operador
entre.
2. A continuación en esta nueva ventana de autofiltro personalizado

en el cuadro de texto escribir 100 y en el segundo cuadro de
texto escribir 300.
*No se debe olvidar quitar el filtro.
51
Si se desea mostrar los valores más altos o bajos de un rango se debe
seleccionar la opción Diez mejores.
Ejemplo:
Mostrar los 2 productos que más cantidad tienen:
En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por

número y a continuación Diez mejores.
Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 2.
* No se debe olvidar quitar el filtro.
52
Excel 2007 Avanzado
Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numérico.
Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numérico.
Por un formato: Si la columna a filtrar tiene diferentes colores de celdas

o fuentes, o diferentes íconos se puede activar un autofiltro por formatos,
activando la opción de Filtrar por color en el menú del autofiltro.
1. Aplicar un color al rango de celdas de la columna de valor (columna

F).
2. En la flecha desplegable de valor, habilitar la opción filtro por color.
Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios
varían y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la
opción Filtro Personalizado.
53
Al activar la opción Filtro personalizado, Excel 2007 muestra una caja
de diálogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el
operador lógico “Y” y el operador lógico “O”.
En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparación

(es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la
lista desplegable derecha seleccionar el valor.
54
Excel 2007 Avanzado
Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Menú cuenta

con la opción Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el
manejo de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del
rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de
años, meses y días. Si se activa un nivel se desactivan los otros
niveles.
En el menú aparece la opción Filtro Personalizado, además de aplicar

filtros con los operadores de comparación, es posible aplicar operadores
lógicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al
tiempo.
Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas <CTRL> +

<SHIFT> + <L>
Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificación

Vacías, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo
criterio para ese campo es vacío. Para volver a mostrar todos los
registros se activa la opción Borrar Filtro…
55
Filtrar por selección: También es posible activar los autofiltros dando
clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opción filtrar y de acuerdo
al tipo de datos seleccionar:
Para filtrar por texto, número o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
Filtros avanzados
Los filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados
criterios, y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la información
56
Excel 2007 Avanzado
filtrada a otro lugar, admite más criterios y especifica los campos

filtrados.
Criterio
Un criterio es una condición que se debe establecer para seleccionar

registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo
texto, número, fecha, hora.
El área de datos corresponde a la información que se evaluará con

respecto al título del criterio, es decir, la condición que debe cumplir el
criterio o criterios seleccionados.
Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos,

y pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener
conector lógico Y,O.
Definición de un solo criterio
Usado cuando la consulta debe cumplir una condición. Para definir un

Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe:
Copiar el Título del campo a Condicionar.

Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condición que
debe cumplir el campo.
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un

operador que permita comparar (>,<,>=,<=,<>). El signo igual se
omite.
Por ejemplo:
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Opciones avanzadas.
57
Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios,
se debe hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El
resultado se muestra como en Autofiltros, dentro de la misma base
de datos)
Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra
área de la hoja de cálculo, ó a otra hoja de cálculo ó a otro archivo, se
debe activar la opción Copiar a otro lugar.
1. En el Rango de la lista se debe seleccionar el rango de los datos de la

base de datos, incluyendo los títulos de las columnas, ó también si se
tiene un nombre a la base de datos, se puede presionar la tecla <F3>
y seleccionar el nombre.
Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado

mientras se selecciona un rango, se hace clic en Contraer diálogo
y presionar Expandir diálogo , para retornar al cuadro ó presionar
la tecla <Enter>.
2. En el Rango de criterios seleccionar las celdas correspondientes a

los criterios incluidos los rótulos de criterios. Es decir las celdas:
3. Al tener activa la opción Copiar a otro lugar, se habilita la casilla

Copiar a donde se debe seleccionar la celda en la cual quedará el
filtro escrito. Se Puede seleccionar una celda en blanco, para que Excel
2007 copie todos los campos y solo los registros que cumplan la
condición.
58
Excel 2007 Avanzado
Es posible declarar las columnas que se quieren como resultado del

filtro avanzado, copiando previamente los encabezados de las
columnas deseadas en el lugar de salida de los datos y en el cuadro
Copiar a se debe seleccionar este rango.
Si se requiere ubicar los datos filtrados en otra hoja o en otro libro, el

rango de criterios se debe ubicar en la hoja donde se mostraran los
registros filtrados.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el listado de artículos vendidos en

la ciudad de Bogotá.
1. Oprimir las teclas <CTRL> + <*> estando en una celda de la base de
datos para seleccionarla.
2. Asignar un nombre a la base de datos.
3. Colocar en la celda N1 ciudad ; en la celda N2 Bogotá.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el
botón avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y seleccionar la base de datos u
oprimir la tecla <F3>.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y seleccione n1:n2.
7. Seleccionar el botón de opción copiar a otro lugar y en el cuadro de
texto copiar a, hacer clic sobre la celda P1.
8. Clic en el botón Aceptar.
59
Filtros avanzados con operadores lógicos
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un
operador que permita comparar (>,<,>=,<=,<>). El signo igual se
omite.
Dos criterios conectados con y
fecha de Trae registros cuya fecha de entrega sean

ciudad mayores e iguales al día >=13/06/2007 y
entrega
que sean de la ciudad de Bogotá.
>=13/06/2007 Bogotá
Dos criterios conectados con O
Trae registros cuya venta haya sido realizada en la ciudad de

ciudad Bogotá o Cali.
Bogotá
Cali
Utilizando el operador “O” y el operador “Y”

ciudad mayores e iguales al día >=13/06/2007 y
entrega
>=13/06/2007 Bogotá que sean de la ciudad de Bogotá o Cali.
>=13/06/2007 Cali
Operadores

ciudad menores a 13/06/2007 Y que sean diferentes
entrega
<> a la ciudad de Bogotá.
<13/06/2007 Bogotá
En Rango de la lista se debe definir el rango de la base de datos; si a la

lista o base de datos se le ha definido un nombre escribirlo o presionar la
tecla <F3> para llamarlo. También se pueden seleccionar las celdas que
componen la base de datos.
60
Excel 2007 Avanzado
En Rango de criterios se deben definir las condiciones para filtrar.

Seleccionar las celdas que componen el criterio o bien escribir el nombre
que se le haya dado al criterio o llamarlo presionando la tecla <F3>.
En Copiar a, se le debe indicar a Microsoft Excel el rango de salida. Dar

clic en una celda en blanco si se quieren todos los campos de la base de
datos y solo aquellos registros que cumplen el criterio. Si se quieren unos
campos específicos se deben copiar los encabezados de resultado en la
hoja donde se encuentre el criterio y seleccionar dichas celdas o escribir
el nombre de la salida si se ha nombrado.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el código, el nombre y el apellido

de las ventas realizadas en la ciudad de Bogotá.
1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas <CTRL> + <*>
estando en una celda de la base de datos para seleccionarla, asignar
el nombre base.
2. Colocar en la celda N1 ciudad; en la celda N2 Bogotá. Asignarle a
esas 2 celdas el nombre criterios.
3. Copiar los nombres de los campos Código, Nombre y Apellido a

partir de la celda P1. Asignarle a esas 3 celdas el nombre resultados.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el

botón avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de
datos o seleccionarlao oprimiendo la tecla <F3>.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre del
criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla <F3>.
7. Seleccionar el botón de opción copiar a otro lugar y en el cuadro de
texto copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo
oprimiendo <F3>.
La caja de diálogo Filtro Avanzado, quedará como se muestra en el

siguiente gráfico.
61
8. Clic en el botón Aceptar.
Nota: Si la base de datos tiene registros idénticos, al activar la casilla

de verificación Sólo registros únicos, Excel 2007 traerá solo ujo de
cada uno de los duplicados.
Esquemas
Esta herramienta agrupa un rango de celdas para expandirlas o

contraerlas, existen 2 tipos de esquemas en filas y columnas, los datos
deben ser apropiados para el esquema, se utilizan para trabajar niveles
de información, subtotales
1. Seleccionar el rango de celdas b2:f2 (es decir hasta la columna antes

de total).
2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botón agrupar
seleccionar agrupar.
3. Aparece una nueva ventana, seleccionar columnas y hacer clic en
Aceptar.
62
Excel 2007 Avanzado
Observar que en la parte superior de la hoja de cálculo aparece una barra

que agrupa las columnas correspondientes a la selección.
Expandir columnas Contraer columnas
63
Contraer filas: Resume la selección por registros.
Expandir filas: Resume la selección por campos.
De esta forma se pueden agrupar subtotales, resultados de un grupo de

celdas, obteniendo así los resultados esperados, se debe tener presente
la agrupación de los registros tanto en fila como por columna de acuerdo
a la selección. Si quita un esquema mientras los datos de detalle están
ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas.
También puede agrupar oprimiendo las teclas <Alt> + <Shift> + Flecha

Izquierda o <Alt> + <Shift> + Flecha abajo.
64
Excel 2007 Avanzado
Desagrupar
1. Seleccionar el rango de celdas a2:f2 .

2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botón desagrupar
seleccionar desagrupar.
3. En la ventana de desagrupar seleccionar el botón de opción filas.
También se puede desagrupar oprimiendo las teclas <Alt> + <Shift> +

flecha derecha.
Borrar esquema: Borra o elimina de la hoja de cálculo todas las

agrupaciones realizadas tanto en filas como en columnas
Subtotales
Esta herramienta, suministra la posibilidad de aplicar una o más

funciones (suma, promedio, mínimo, máximo, contar, contara, producto,
varianza, desviación estándar) sobre rangos de información agrupados
por un determinado campo, estando previamente ordenado.
Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la lista de

acuerdo al campo por el cual se puedan generar grupos de datos, por
ejemplo Zonas, Ciudades, Áreas, etc.
65
Una vez generado el ordenamiento, ubicados en una celda dentro de la
lista o rango a subtotalizar damos clic en la ficha Datos, en el Grupo
Esquema donde encontramos la opción de Subtotal.
-En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el

campo por el cual fue ordenada la base de datos, agrupando la
información según los diferentes valores.
En la lista desplegable Usar función, hacer clic en la función de resumen

que se desee utilizar para calcular los subtotales.
En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de

verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos
subtotales se deseen calcular.
La opción de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para

sobrescribir los subtotales existentes.
La opción Salto de página entre grupos, se aplica cuando se desea

imprimir cada grupo en una página independiente.
Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe

activar la casilla de Verificación Resumen debajo de los datos, de lo
contrario el total se verá reflejado al comienzo de la columna.
Ejemplo:
Calcular el Número de artículos por artículo.
Solución
1. Ordenar la base de datos por artículos, en la ficha datos, grupo

esquema, hacer clic sobre el botón subtotal.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la

palabra artículos.
4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar función, la palabra

suma.
66
Excel 2007 Avanzado
5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo cantidad.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de

cálculo se activan unos símbolos de esquema que aparecen junto a
los números de fila. Los símbolos y permiten mostrar u ocultar las
filas de detalle de los subtotales.
67
Subtotales anidados
También es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7

veces repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y
desactivando la casilla de verificación de Reemplazar Subtotales
Actuales, para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes.
Los Subtotales se calculan con una función de resumen, el primer

argumento es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de
101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) y el segundo argumento
corresponde a los rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los números de las funciones de
resumen se describen en la siguiente tabla:
Número_función Número_función Función

(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
Ejemplo:
Se requiere calcular el total y el promedio de artículos vendidos por

artículo
1. Ordenar la base de datos por el campo artículo.

2. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botón
subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo de subtotales.

palabra artículos.

promedio.
68
Excel 2007 Avanzado

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo de subtotales.

palabra artículos.

suma.
11. Deshabilitar el cuadro de chequeo reemplazar subtotales

actuales.
69
Quitar subtotales

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
2. Hacer clic sobre el botón quitar todos.
70
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 5
Ficha insertar grupo tablas
Tablas dinámicas
Los informes de tablas dinámicas permiten al usuario resumir la

información por categorías y subcategorías, totalizar los valores para
facilitar la toma de decisiones y analizar los datos desde diferentes
puntos de vista, permiten manipular grandes cantidades de datos y
agregar nuevos campos con fórmulas personalizadas. Es muy ágil el
manejo de los formatos para presentar comparaciones, facilitan la
organización y el resumen de datos en bases de datos.
Componentes de las tablas dinámicas
Campos de filas: Son los campos de base de datos ubicados en el área

de Fila, que representan las categorías por las cuales se resume la
información.
Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en

el área de Columnas, que representan las categorías por las cuales se
resume la información
Campos de página: Son los campos de la base de datos ubicados en el

área de Página, que permiten mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros.
Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el área de

Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar totales.
Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, pero también
puede contener texto. Los valores numéricos de forma predeterminada
71
utilizan la función de SUMA y los valores texto tienen como función
predeterminada CONTAR.
Elementos calculados: Son aquellas subcategorías de un campo en el

área de filas o columnas basadas en fórmulas creadas por los usuarios.
Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el

área de datos con fórmulas creadas por el usuario.
Objetivo de una tabla dinámica
El objetivo de la tabla dinámica es aplicar herramientas de análisis para la

toma de decisiones, (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en bases
de datos robustas, grandes o complejas donde la manipulación y
administración de la información es compleja.
Crear una tabla dinámica
Al crear un informe de tabla o gráfico dinámico, se conecta con un origen

de datos y luego se especifica la ubicación del informe.
1. Seleccionar una celda de la base de datos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla

dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
3. En el cuadro Seleccione una tabla o un rango; si estaba ubicado en

una celda de la base de datos, el rango se visualiza en este cuadro, si
la ubicación es una celda vacía se debe seleccionar el rango de celdas
o la referencia del nombre de tabla.
72
Excel 2007 Avanzado
4. Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente de

conexión externa:
Hacer clic en Elegir conexión.
Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte superior

del cuadro de diálogo una de las categorías de conexiones
existentes o, Todas las conexiones existentes (que es el valor
predeterminado).
73
Seleccionar una conexión del cuadro de lista Seleccionar una
conexión y hacer clic en Abrir.
5. En la parte inferior permite activar la ubicación de la tabla dinámica.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo

nueva que empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja
de cálculo.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo

existente, seleccionar Hoja de cálculo existente y, a
continuación, escribir la primera celda del rango de celdas donde
se desea situar el informe de tabla dinámica.
Excel crea una tabla dinámica en blanco para insertar los campos en las
diferentes ubicaciones.
Para ubicar los campos en la tabla dinámica se debe arrastrar los

Encabezados de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla
dinámica con clic sostenido al área de diseño donde aparecen los
campos de rótulos de fila, columna, o datos, dependiendo de la
información requerida.
1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo artículos a rótulos de

fila parte inferior.
74
Excel 2007 Avanzado
2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Ciudad a rótulos de

columna.
3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo cantidad a valores.
En la Lista de Campos el botón permite cambiar la forma de

visualización de los campos y las áreas de la tabla dinámica.
Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinámica se puede
dar clic derecho en el nombre de campo en una de las áreas y, a
continuación, seleccionar la opción Mover y elegir una de las opciones
siguientes:
MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINÁMICA

Subir Sube el campo una posición en el área.
Bajar Baja el campo una posición en el área.
Mover al principio Mueve el campo al principio del área.
Mover al final Mueve el campo al final del área.
Mover al filtro de informe Mueve el campo al área de filtro de informe.
75
MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINÁMICA
Mover a rótulos de fila Mueve el campo al área de etiquetas de fila.
Mover a rótulos de Mueve el campo al área de etiquetas de
columna columna.
Mover a valores Mueve el campo al área de valores.
Configuración de campo
Para cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el área de
diseño y en la celda del título del campo, ubicarse en la barra de fórmulas
y escribir el nuevo nombre o en la ficha Opciones, en el grupo Campo
activo, hacer clic en el cuadro de texto Campo activo, escribir el nuevo
nombre.
Además se puede modificar el nombre situándose en la celda del nombre

del campo y con clic derecho seleccionar la opción Configuración de
campo; esta posibilidad permite controlar las diversas configuraciones
de formato, impresión, subtotales y filtros de los campos de un informe
de tabla dinámica. Así mismo obtendremos el cuadro Configuración de
campo en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo al dar doble clic
sobre un nombre de un campo.
El cuadro Configuración de campo cambia su aspecto dependiendo de la

ubicación del campo en el diseño de la tabla dinámica.
Para campos de Fila, Columna o Página:
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el

informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún
nombre personalizado
Subtotales
Automáticos: Utiliza la función predeterminada para el campo.

Ninguno: Muestra el campo sin ningún subtotal.
Personalizados: Habilita la selección de una de las funciones
siguientes como subtotal.
76
Excel 2007 Avanzado
Función Descripción
La suma de los valores. Es la función predeterminada de los
Suma
valores numéricos.
Contar Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numérico o texto
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
Contar Cuenta las celdas que tengan un valor numérico.
números
Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde
DesvEst
la muestra es un subconjunto de toda la población.
Filtros: Incluir nuevos elementos en el filtro manual: Activar o

desactivar esta casilla de verificación para incluir o excluir nuevos
elementos en un informe de tabla dinámica con un filtro aplicado.
Diseño e impresión
Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar

esta casilla de verificación para ver los elementos de los campos en
formato de esquema.
77
Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna
(forma compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificación para
mostrar u ocultar los rótulos del campo siguiente en la misma columna de
forma compacta.
Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se

habilita esta casilla de verificación permite mostrar los subtotales en la
parte superior de cada grupo.
Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta

casilla de verificación para ver los elementos de los campos en formato
tabular. Esta configuración sólo afecta a los campos situados en el área
de rótulos de fila.
Insertar línea en blanco después de cada elemento: Activar esta

casilla de verificación para insertar una línea en blanco a continuación de
cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los
subtotales.
Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificación

muestra los elementos que no contengan datos.
Para campos de Valores
Nombre de origen: Indicar el nombre del campo en el origen de datos.
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el

informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún
nombre personalizado.
Resumir Por muestra: Representa la función utilizada para el resumen

de los datos en los campos de valor, si se desea modificar, se debe
seleccionar nuevamente la función.
78
Excel 2007 Avanzado
Definir campos en términos de %
Función Resultado
Muestra los valores como la diferencia del valor de
Diferencia de
Elemento base en Campo base.
Muestra los valores como un porcentaje del valor de
% de
Elemento base en Campo base.
% de la Muestra los valores como la diferencia de porcentaje
diferencia de del valor de Elemento base en Campo base.
Muestra los valores de elementos sucesivos en
Total en
Campo base como un total.
Muestra el valor de cada fila o categoría como un
% de la fila
porcentaje del total de la fila o categoría.
% de la Muestra todos los valores de cada columna ó serie
columna como un porcentaje del total de la columna ó serie.
Muestra los valores como un porcentaje del total
% del total general de todos los valores o puntos de datos en el
informe.
Índice Calcula los valores como se indica a continuación:
79
Función Resultado
((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) /

((Suma total de fila) x (Suma total de columna))
Ejercicio
Determinar en términos de %, las ventas por ciudad, para cada artículo.
1. En la tabla dinámica sobre el campo cantidad que se encuentra en la

sección valor, hacer clic sobre la flecha desplegable.
2. Del menú contextual seleccionar configuración del campo valor.
3. En la ventana configuración del campo valor, hacer clic sobre la

pestaña mostrar valores como.
4. De la lista desplegable seleccionar % de la fila
80
Excel 2007 Avanzado
De esta forma la tabla dinámica esta en términos de porcentaje (%)

determinando que del 100% de los discos duros, en Bogotá se ha
vendido el 44.44%
Agrupar y desagrupar datos
Esta opción le permite agrupar por números o textos una sección de la

tabla dinámica.
Desagrupar celdas
1. Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rótulo del campo

artículos2.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del menú desagrupar o en

la ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el grupo
de opciones Agrupar.
81
Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos
subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de
agrupamiento varían de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:
Agrupar elementos numéricos
1. Seleccionar el campo numérico en el informe de tabla de dinámica que

se desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar
campos.
3. En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se desee
agrupar.
4. En el cuadro Terminar en, escribir el último elemento que se desee
agrupar.
82
Excel 2007 Avanzado
5. En el cuadro Por, escribir un número que represente el intervalo

incluido en cada grupo.
Agrupar fechas u horas
1. Seleccionar el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinámica

que se desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar
campos.
3. Escribir la primera hora o fecha que se desee agrupar en el cuadro
Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en.
4. En el cuadro Por, hacer clic en uno o más períodos de tiempo para los
grupos. La opción de días en la parte inferior permite determinar el
número exacto.
83
Agrupar elementos seleccionados
Seleccionar los elementos del informe de tabla dinámica que se deseen

agrupar; para ello, hacer clic en los elementos y arrastrarlos o presionar
la tecla <Ctrl> o MAYÚS mientras se hace clic en los elementos.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar

selección.
Ejemplo
1. En la tabla dinámica seleccionar el rango de celdas que corresponde a

memorias.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la ficha
Opciones dar clic en Agrupar selección que se encuentra en el
grupo de opciones Agrupar.
3. Se crea un nuevo campo a la izquierda llamado artículos2, y un

grupo llamado Grupo1. Cambiar el rótulo artículos2 por Tipo Artículo,
84
Excel 2007 Avanzado
y el rótulo Grupo 1 por Memorias simplemente ubicando el cursor en la

celda con el rótulo y sobrescribir.
Desagrupar elementos
Seleccionar los elementos que se deseen desagrupar.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
También estas opciones de agrupamiento se pueden realizar dando clic

derecho sobre el campo a agrupar o desagrupar.
Mostrar u ocultar los detalles de un informe
Cuando existen diferentes categorías en los campos de fila o en los

campos de columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier nivel
de detalle de los datos, e incluso todos los niveles en una sola operación.
Si solo se tiene un campo, la opción Expandir, permite activar nuevos
campos en el área correspondiente.
Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha Opciones

de Tablas Dinámicas, en el Grupo Campo Activo y seleccionar la
opción Expandir todo el Campo o Contraer todo el campo según
corresponda. También es viable si se da doble clic sobre la categoría del
elemento situado en el área de fila o columna o utilizando el clic derecho
del mouse sobre el elemento y seleccionar la opción Expandir/Contraer
con las siguientes alternativas:
Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, hacer clic en Contraer.
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en
Expandir todo el campo.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic
en Contraer todo el campo.
85
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en
Expandir hasta "<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en

Ocultar hasta "<nombre del campo>".
Formatos de tabla dinámica
Si se desea aplicar un formato a la tabla dinámica, estando en una celda

del área del diseño, hacer clic en la ficha Inicio, del grupo Estilos y en la
opción Dar formato como tabla y seleccionar un modelo.
Para dar un formato al área de valores se puede utilizar el cuadro

Configuración de Campo en la opción Formato de Número, si se está
ubicado en una celda de esta área, o también es posible seleccionar las
celdas a formatear y en la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccionar la
opción Estilos de Celdas.
Ordenar campos en tablas dinámicas
La opción ordenar, permite organizar la información de acuerdo al tipo

de datos del campo, ubicado en cualquier área de la tabla dinámica. Así
86
Excel 2007 Avanzado
mismo la opción Ordenar activa un cuadro de diálogo que permite

organizar los elementos de un nivel en una forma que sean fáciles de
entender.
En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno de los

siguientes procedimientos:
Se debe ubicar sobre el área a organizar, luego dar clic en los íconos
Orden ascendente u Orden descendente para ordenar un campo

de la tabla dinámica. De acuerdo al tipo de datos se organizan los datos
en la tabla.
Para organizar también se puede utilizar la ficha Opciones, en el grupo

Ordenar, para esto se deben realizar uno de los siguientes
procedimientos:
Si el campo es de tipo Texto
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, hacer clic en Ordenar

de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, hacer clic en Ordenar

de Z a A.
Si el campo es de tipo Numérico

de menor a mayor.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, hacer clic en Ordenar

de mayor a menor.
Si el campo es Fechas y Horas

de más antiguos a más recientes.
87
de más recientes a más antiguos.
Actualizar
Esta opción permite actualizar el contenido de la tabla dinámica para que

refleje los cambios en los datos de origen correspondiente. Si la tabla
dinámica está basada en datos externos, al actualizarla se ejecutará la
consulta para recuperar los datos nuevos o los que hayan cambiado.
Con el teclado se pueden presionar las teclas <Alt> <F5> para actualizar
los datos.
Cambiar origen de datos
Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos que

origina la tabla dinámica, se debe volver a seleccionar el origen de datos.
Para modificar el rango de origen de los datos se debe:
- En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en Cambiar

origen de datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica.
Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel,
hacer clic en Seleccione una tabla o rango y luego especificar la
primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango.
88
Excel 2007 Avanzado
- Para usar una conexión diferente, hacer clic en Utilice una fuente de
datos externa y luego en Elegir conexión.
- Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
- En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del cuadro

de diálogo, seleccionar la categoría de conexiones para la que desea
elegir una conexión o seleccionar Todas las conexiones existentes
(opción predeterminada).
- Seleccionar una conexión del cuadro de lista Seleccione una conexión

y, a continuación, hacer clic en Abrir.
Acciones en la tabla dinámica
Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseño de la tabla

dinámica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo Acciones,
en la opción Borrar Todo. Si en el campo de página hay filtros activos la
opción Borrar Filtros del Grupo Acciones en la ficha Opciones, quita
los filtros mostrando nuevamente todos los registros en el informe de
tabla dinámica.
Para seleccionar información de una tabla dinámica se debe:
Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta

que cambie a una flecha descendente y, a continuación, hacer clic.
En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer clic en

Seleccionar y, a continuación, hacer clic en lo que se desee
seleccionar:
Etiquetas y datos para seleccionar ambos.
Datos para seleccionar sólo los valores de los elementos.
Etiquetas para seleccionar sólo los rótulos de los elementos.
89
Si se desea cambiar la posición de la tabla dinámica se debe activar la
Ficha Opciones en el Grupo Acciones y opción Mover Tabla
dinámica, donde en el cuadro de diálogo se puede cambiar la celda de
inicio de la tabla dinámica si se quiere ubicar en la misma hoja, o
seleccionar la opción Hoja nueva, para insertar una nueva hoja con la
tabla dinámica.
Elementos y campos calculados en tablas dinámicas
Elemento Calculado: Es una categoría adicional de un campo de una

tabla dinámica, situado en el área de filas o columnas que utiliza una
fórmula que haya creado el usuario.
Campos Calculados: Es un campo ubicado en el área de datos en la

tabla dinámica que utiliza una fórmula que se haya creado. Los campos
calculados pueden ejecutar cálculos utilizando el contenido de otros
campos de la tabla dinámica.
Para crear un elemento calculado a un campo
1. Si los elementos del campo están agrupados, en la ficha Opciones, en

el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento calculado.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en

Fórmulas y, seleccionar la opción Elemento calculado.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento calculado.
90
Excel 2007 Avanzado
5. En el cuadro Fórmula, escribir la fórmula para el elemento, en la cual

se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de
cálculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer
referencia a los datos de la tabla dinámica (elementos), pero no
pueden utilizarse referencias de celda o nombres, posteriormente
hacer clic en Agregar.
Para crear un campo calculado a un campo
1. Hacer clic sobre un campo en el área de datos del informe de tabla

dinámica.
Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo.
4. En el cuadro Fórmula, escribir la fórmula para el campo, en las cuales
se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de
cálculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer
referencia a los datos de la tabla dinámica (elementos), pero no
pueden utilizarse referencias de celda ó nombres.
5. Hacer clic en Agregar.
Para modificar un elemento o campo calculado, hacer clic en Fórmulas

que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Opciones, a
continuación, hacer clic en Elemento o Campo calculado, en el cuadro
nombre seleccionar de la lista el nombre del campo a modificar y luego
en el campo Fórmula cambiar la fórmula.
Si se tienen varios elementos o fórmulas calculados, ajustar el orden de

cálculo haciendo lo siguiente:
91
Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Orden de resolución.
2. Hacer clic en una fórmula y, posteriormente, hacer clic en Subir o en

Bajar.
Para mostrar una lista de todas las fórmulas utilizadas en el informe de

tabla dinámica actual.
En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en

Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Crear lista de fórmulas.
En Opciones de Tabla dinámica el último grupo Mostrar u Ocultar

permite activar o desactivar la lista de campos, los botones para expandir
o contraer elementos y los rótulos de los campos.
92
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 6
Gráficos
Es una herramienta que permite transformar y representar la información

y mostrarla a manera de informes, patrones, y comparaciones.
Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en

hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de gráfico y un
número (gráfico1).
La información de la base de datos y la hoja de gráficos van directamente

vinculadas
Pasos para crear un gráfico
1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5) de

la base de datos referenciada en la página 40.
2. Con la tecla <Ctrl> sin soltar, seleccionar el rango de celdas

correspondiente a cantidad (f2:f5) de la misma base de datos.
3. En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón

columna.
4. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico.
5. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista.
93
Administrar plantillas: Elimina, mueve o cambia de nombre sus
plantillas.
94
Excel 2007 Avanzado
Establecer como predeterminado: Establece un tipo de gráfico default

para utilizarlo al crear nuevos gráficos.
Tipos de gráficos
Ilustra comparaciones entre elementos y muestra los cambios que han

sufrido los datos.
Muestra las tendencias a lo largo del tiempo a intervalos.
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie

de datos.
Ilustra comparaciones entre elementos individuales.
95
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Partes de un gráfico
Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:
Título del gráfico: Texto descriptivo que se alinea en la parte central del
gráfico, se delimita para la mayoría de tipos de gráficos.
96
Excel 2007 Avanzado
Relleno: Intercambiar el interior de una forma.

Color de borde: Aplicar formatos a las aristas del título.
Estilos de borde: Aplicar formatos a los diferentes márgenes.
Sombra: Efectos translucidos sobre los textos.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de
imágenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineación: Puede ser de tipo vertical y horizontal.
Leyenda: Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la
serie de datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del
gráfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.
97
Fuente: Aplica a los textos, estilos, fuente de texto, tamaño y color.
Espacio entre caracteres: Delimita el espacio entre letras por palabras
y frases.
Formato de ejes
Línea que rodea el área de trazado, utiliza un marco como referencia para
delimitar planos y representación de elementos, predetermina, formatos
de número, denotación máxima y mínima de valores.
Serie de datos: Puntos de datos relacionados que se trazan en un

gráfico, que tienen relación con la información a graficar. Permite colocar
fondos, colores de línea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
98
Excel 2007 Avanzado
Área de gráfico: Área que delimita la representación, se ubica en él

título del gráfico, la leyenda, objetos de gráfico, se puede reubicar el
gráfico como objeto de una hoja o en hojas nuevas.
99
Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de gráficos, se puede
cambiar de una forma ágil el estilo de un gráfico, colores de barras entre
otros.
Formatos: En la ficha presentación, cada grupo permite dar formato

adicional a cada una de las partes del gráfico, ejes, título del gráfico,
etiquetas, fondos, análisis.
La ficha de formato con 3 grupos permite aplicar estilos de forma, estilos

de wordart, y manejo y edición de textos.
100
Excel 2007 Avanzado
Generar un gráfico dinámico

Los gráficos dinámicos se pueden basar sobre tablas dinámicas para
observar los informes de una manera diferente, más clara y concisa.
1. Ubicarse en la base de datos.

2. En la ficha insertar, en el grupo tablas, seleccionar de la flecha
desplegable tabla dinámica, gráfico dinámico.
3. Aparecerá una ventana en la cual se puede seleccionar el origen de lo
que se desea representar o bien de una base de datos externa,
seleccionar el botón de opción.
Seleccionar una tabla o rango y el botón de opción nueva hoja de

cálculo y hacer clic sobre el botón Aceptar.
101
4. Arrastrar el campo cantidad al área de valores.
5. Arrastrar el campo artículos al área de campos de ejes x.
102
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 7
Ilustraciones
El grupo ilustraciones permite insertar imágenes desde archivo, imágenes

prediseñada, smartArt, el cual incluye listas gráficas y diagramas de
procesos así como diagramas de Venn y organigramas.
1. Insertar una nueva hoja de cálculo.

2. Hacer clic en la ficha insertar, en el grupo ilustraciones, en el botón
galería de smartArt.
3. Seleccionar jerarquía.
103
Lista: Utilizado para mostrar bloques secuenciales y no secuenciales de
la información.
Proceso: Utilizado para mostrar un progreso o escala de tiempo de
pasos de una tarea.
Ciclos: Utilizado para representar una secuencia continua de fases,
tareas o eventos de manera circular o cíclica.
Relación: Utilizado para comparar o mostrar 2 elementos, ideas.
Matriz: Utilizado para mostrar las relaciones de los componentes de un
todo en cuadrantes.
Además de las diferentes formas de smartArt, cada una de éstas permite

editarse a través de la ficha diseño, que permite crear nuevos objetos,
cambiar de diseño, estilos de smart art, y restablecer los objetos.
Cambiar el diseño de un gráfico smartArt.
1. Hacer clic sobre el gráfico smartArt.
2. En la ficha de diseño en el grupo cambiar diseño.
104
Excel 2007 Avanzado
Hipervínculos
Un hipervínculo crea un acceso rápido a un archivo, a una página web, o

a un e_mail. El archivo al que se hace referencia puede estar almacenado
en su PC, en un servidor de red, Intranet o Internet mientras que un
marcador puede ser una hoja o un nombre creado en un libro.
Este hipervínculo puede ser creado en una celda con texto o sobre una
imagen; cuando se hace clic se abre el archivo en la posición
especificada.
Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está

permitido desplazarse por él, aparecerá un error cuando se haga clic en
la celda.
1. Ubicarse sobre una celda.

2. Hacer clic sobre la ficha insertar del grupo vínculos, botón
hipervínculos.
3. Seleccionar el archivo por el cual se desea vincular.
5. Hacer clic sobre la palabra que se insertó en hipervínculo.
105
Dirección: Permite vincular texto o imágenes a páginas web o a otros
archivos.
Marcador: Si el vínculo es con el mismo archivo, Marcador permite

seleccionar la hoja o el nombre.
Dirección de correo electrónico: Permite enviar correos electrónicos a

partir de una imagen, objeto o palabra ubicada en una celda.
106
Excel 2007 Avanzado
Modificar y eliminar hipervínculos
A hipervínculos ya creados se les puede modificar la dirección de destino,

cambiar el texto o el formato del texto.
Modificar hipervínculos
1. Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervínculo a modificar.
2. Dar clic en el botón hipervínculo que se encuentra en la ficha

insertar del grupo Vínculos. Se activa una ventana Modificar
hipervínculo.
3. En la ventana Modificar hipervínculo en el cuadro de texto Dirección

buscar la nueva dirección o en el cuadro Texto modificar el texto que se
quiere mostrar como hipervínculo.
107
4. Dar clic en Aceptar.
Eliminar hipervínculos
1. Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervínculo a modificar.
2. Dar clic en el botón hipervínculo que se encuentra en la ficha

insertar del grupo Vínculos. Se activa una ventana Modificar
hipervínculo.
3. Dar clic al botón Quitar vínculo de la ventana Modificar

hipervínculo.
108
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 8
Consolidar
Esta opción combina valores de varios rangos de celda y las combina en

un nuevo rango, puede resumir y registrar resultados de hojas de
cálculo; se encuentra en el grupo datos.
Se pueden consolidar datos de las siguientes formas: Utilizando por

posición, por categorías y fórmula. En este capítulo se presentará el
método por posición, es decir, cuando los datos de todas las áreas de
origen se organizan en idéntico orden y localización; por ejemplo, para
combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la
misma plantilla.
Si se tienen rangos numéricos en una o más hojas de cálculo, se puede

obtener un total de éstos.
Por ejemplo, si se tienen las ventas de tres años consecutivos clasificadas
por trimestres según artículos, es posible realizar operaciones
acumuladas como suma, promedio etc.; y así poder analizar sobre un
total acumulado o promediar utilizando consolidación.
Copiar el siguiente escenario en Excel a partir de la celda A1
109
Para consolidar por años se debe realizar lo siguiente:
1. Insertar una nueva hoja de cálculo, asignarle como nombre a la hoja

de cálculo consolidado.
2. Hacer clic sobre la ficha de datos, en el grupo herramientas de
datos, consolidar.
3. En el cuadro de texto de referencia existe un cuadro que permite

seleccionar celdas o rangos seleccionar de la hoja año 2005 el
rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón Agregar.
110
Excel 2007 Avanzado
4. En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja año

2006 el rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón
Agregar.
5. En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja año
2007 el rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón
Agregar.
6. Seleccionar los cuadros de chequeo fila superior y columna
izquierda. (Estos se deben seleccionar si las referencias fueron
agregadas incluyendo los títulos de filas y columnas, para el ejemplo si
se incluyeron los artículos (columna izquierda) y los meses (fila
superior)).
7. Seleccionar el cuadro de chequeo crear vínculos con los datos de
origen.
Se pueden utilizar las funciones: suma, promedio, max, min, contar

números, desvestp, desvest, var varp.
111
Permite mostrar el detalle de un grupo de celdas.
Permite ocultar el detalle de un grupo de celdas.
Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, hacer clic en Examinar

para buscar el archivo y, a continuación, hacer clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
112
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 9
Grupo herramientas de datos
Buscar objetivo
Buscar objetivo, permite cambiar el valor de una celda donde exista

fórmula, indicando el valor exacto que el usuario quiere obtener; para
ello Excel modifica el valor de otra celda que dependa de la fórmula, se
aplica a perfiles financieros, comerciales, estadísticos entre otros.
El objetivo es incrementar las ventas de artículos de la hoja enero. Si se

quiere obtener una venta de $ 5.850.000 ¿cuántas memorias deben
venderse?
Solución:
1. Ubicarse en la celda H2
2. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la
flecha desplegable de análisis y si, seleccionar buscar objetivo.
113
En el cuadro de texto definir la celda escribir h2.
En el cuadro de texto con el valor escribir 5850000.
En el cuadro de texto para cambiar la celda escribir f2.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
114
Excel 2007 Avanzado
Escenarios
Los escenarios es una herramienta que cambia un conjunto de celdas

para ver cómo afecta el resultado de las fórmulas. Se pueden guardar
para reemplazar de forma temporal los valores y evaluar los diferentes
resultados.
Ejemplo:
El objetivo es presupuestar los totales de los artículos y manejar varios

presupuestos definiendo valores diferentes para ellos y guardándolos
para mostrar en cualquier momento los diferentes resultados.
Calcular a manera de presupuesto:
Empresa digital Services Empresa: orions bag
memorias DDR memorias DDR

1024 140.000 1024 150.000
memoria usb 1 80.000 memoria usb 1 100.000
GB GB
impresoras 190.000 impresoras 210.000
lexmark 210 lexmark 210
115
Seleccionar las celdas que corresponden a valor G2:G4 (suponiendo que
los precios de los artículos están en dichas celdas)
1. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la

flecha desplegable de análisis y si, seleccionar administrador de
escenarios.
2. Hacer clic en el botón Agregar.
3. En el cuadro de texto nombre del escenario colocar el primer

nombre de la empresa digital Services.
116
Excel 2007 Avanzado
5. Aparecerán 3 cuadros de texto, colocar sobre cada cuadro de texto la

información correspondiente a la compañía digital Services.
7. Repetir los pasos 2 al 5 y hacerlo con la empresa orions bag

9. Hacer clic sobre el escenario digital Services y hacer clic sobre el
botón mostrar.
10. Observar la hoja de cálculo y sus cambios.
Agregar: Permite agregar nuevos escenarios a la hoja de cálculo.

Eliminar: Borra el escenario seleccionado sin opción de recuperar.
Modificar: Permite realizar cambios a los escenarios creados.
Combinar: Permite traer escenarios de otras hojas y compararlos.
117
Resumen: Permite el mostrar cada uno de los escenarios a manera de
información en una nueva hoja de cálculo ó como informe de una tabla
dinámica.
Solver
Es una herramienta que permite en una celda con fórmula buscar un

valor óptimo según un grupo de celdas relacionadas con la fórmula, de
esta forma se halla la mejor solución a un problema mediante
restricciones. Solver entonces ajusta las celdas cambiantes para dar el
resultado especificado en el valor objetivo, teniendo en cuenta todas sus
restricciones.
Así, Solver, permite hallar la mejor solución a un problema teniendo en

cuenta condiciones y restableciendo valores.
El complemento Solver, es un programa que está disponible cuando

instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para ser utilizado en Excel
primero se debe cargar.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
Habilitar solver
1. Hacer clic sobre el botón de Microsoft office y luego clic en el

botón opciones de Excel.
118
Excel 2007 Avanzado
2. Hacer clic en Complementos, en el cuadro Administrar, seleccionar

Complementos de Excel.
3. Hacer clic en Ir.
4. En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de

verificación Complemento Solver, a continuación, hacer clic en
Aceptar.
5. Hacer clic sobre la ficha datos, botón análisis, solver.
119
Celda Objetivo: Especificar una celda con fórmula a la que se desee
calcular el mínimo valor, el máximo valor o un valor específico.
Valores de: Activar el botón de opción de acuerdo al objetivo, si se

desea calcular un valor específico, digitarlo en el cuadro de texto.
120
Excel 2007 Avanzado
Cambiando las Celdas: Especificar las celdas que Microsoft Excel debe
calcular para lograr el valor objetivo. Estas celdas deben estar
relacionadas directa o indirectamente en la fórmula de la celda objetivo, y
deben ser celdas sin fórmulas.
Sujetas a las Siguientes restricciones: Muestra el listado de las

restricciones agregadas. Para agregarlas, dar clic en el botón Agregar y
especificar la restricción; si se desea cambiar una condición, se debe
seleccionar y dar clic en el botón cambiar, y de la misma manera,
seleccionar una restricción y dar clic en el botón eliminar, si se desea
quitar una restricción.
Agregar: En Referencia de la celda, definir la celda a la que se va a

aplicar la restricción, a continuación definir el operador de comparación,
<=, =, ó >= y especificar la restricción en el cuadro, ya sea una celda o
un valor.
Utilizar Solución de Solver: Al dar clic en Aceptar con ese botón de

opción activo, Solver modificará los valores en la hoja de cálculo sin
poder deshacerse.
Restaurar valores originales: Solver deja los valores iniciales en la

hoja de cálculo.
Guardar escenario: Los nuevos valores sugeridos por solver serán

guardados como escenario, de manera que puedan ser analizados mas
adelante.
121
Ejemplo:
La compañía desea para el próximo semestre cumplir una meta

comercial, 600.000.000 millones, cuántos artículos se deben vender de
cada uno para cumplir esa meta.
1. Ubicarse en la celda h19.

2. Realice una suma del campo total =SUMA(H2:H17).
3. Hacer clic sobre la ficha datos grupo análisis, solver.
4. Seleccionar el botón de opción valores de la celda objetivo y escribir a
600000000.
5. Hacer clic sobre el botón estimar.
6. Hacer clic sobre el botón resolver.
7. Hacer clic Sobre el botón de opción utilizar solución de solver.
8. Hacer clic sobre la palabra respuestas.
122
Excel 2007 Avanzado
Informes de solver
Existen tres tipos de informe, informe de respuesta, sensibilidad y límite.
Para el informe de respuesta, solver crea una nueva hoja mostrando

los valores originales y los valores con la solución tanto para celdas
cambiantes como para la celda objetivo. En el informe de Sensibilidad
solver muestra los nuevos valores de las celdas cambiantes. Informe de
límites muestra al usuario los valores nuevos de la celda cambiante y de
la celda objetivo, y además, muestra el valor del límite inferior y límite
superior de cada celda cambiante y cuál sería en tal caso, el valor
objetivo.
123
Excel 2007 Avanzado
CAPÍTULO 10
Macros
En todo proceso de manejo de información en Excel, es muy común

repetir acciones y comandos en forma continua. Igualmente, es
fundamental, facilitar que otros usuarios utilicen los modelos
desarrollados y las soluciones ya creadas de una manera sencilla y sin
necesidad de conocer a fondo el manejo de la hoja de cálculo. Microsoft,
tiene una herramienta de programación muy poderosa llamada Visual
Basic, la cual viene en todas las herramientas de productividad de esta
casa de software y a la cual se tiene acceso a través de las diferentes
herramientas de Office. Sin embargo, como el problema de manejo de la
información no debe estar limitado a los expertos de sistemas, Excel
facilita la creación de pequeños programas que automatizan los modelos
desarrollados y que facilitan la interacción de otros usuarios con estos
desarrollos.
Toda macro tiene unos pasos básicos: Se crea, se graba, se detiene, se

ejecuta.
125
Nombre de la macro
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los
caracteres siguientes pueden ser letras, números o caracteres de
subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede
utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza
un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede
aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
Teclas de método abreviado
Se puede utilizar cualquier letra, sea en mayúsculas o en minúsculas

apoyado sobre la tecla CTRL
Guardar macro en: Si desea que la macro esté disponible siempre que
utilice Excel, seleccionar Libro de macros personal. Cuando se selecciona
Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal
(Personal.xlsb), si no existe todavía, guarda la macro en este libro. En
Microsoft Windows XP, este libro se guarda en una carpeta diferente a la
de Windows Vista para que se pueda cargar automáticamente cada vez
que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la
carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si se desea que se ejecute
automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro,
también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que
ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
En el momento de dar aceptar, aparece un botón que indica que las

acciones que se ejecuten a partir de ese momento, quedarán grabadas
dentro de la macro que se indicó anteriormente. Una vez se haya
terminado las acciones a realizar, se debe oprimir el botón de parar. El
otro botón sirve, para indicarle a Excel, que en la acción o comando que
se va a ejecutar, el manejo de las celdas debe ser relativo o absoluto,
según se necesite. En un ejemplo más adelante, se utilizará este
concepto y se verá la importancia de él en la creación de las macros.
Pasos para crear una macro
1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.

2. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar grabar una macro.
126
Excel 2007 Avanzado
3. En el cuadro de texto de nombre de la macro: escribir suma_macro

4. Verificar que el cuadro de lista desplegable guardar macro en esté
seleccionado este libro.
5. Oprimir la tecla <Enter>
6. En la celda h19 escriba =suma(h2:h18)
7. Oprimir la tecla <Enter>
macros y seleccionar Detener grabación.
Pasos para ver macros

macros y seleccionar ver Macros.
127
Ver el código macro
Hacer clic sobre el botón paso a paso.
Sub macro_suma()
'
' macro_suma Macro
Range("H19").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(total)"
Range("H20").Select
End Sub
Si se desea cerrar el editor de visual Basic, hacer clic en cerrar, si

aparece un mensaje de este comando detendrá el depurador habilitar
Aceptar (si no aparece este mensaje, simplemente la ventana se ha
cerrado).
Pasos para eliminar una macro
En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de

macros y seleccionar ver Macros.
128
Excel 2007 Avanzado
Seleccionar la macro que se creó y hacer clic sobre el botón Eliminar.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los

libros
Para Excel 2007 existen varias características de Hoja de Cálculo y

existen algunas limitaciones:
Característica Límite máximo

En función de la memoria
Libros abiertos disponible y los recursos
del sistema
Ancho de columna 255 caracteres
Saltos de página 1.026 horizontal y vertical
Número total de letras que puede contener
32.767 caracteres
una celda
Caracteres en un encabezado o un pie de
255
página
Entre 200 y 250, según el
Formatos de número en un libro idioma de la versión de
Excel instalada
Nombres en un libro
disponible
Ventanas en un libro
disponible
Paneles en una ventana 4
Hojas vinculadas
disponible
129
Característica Límite máximo
Escenarios (escenario: conjunto de valores En función de la memoria
de entrada, al que se ha asignado un disponible, un informe de
nombre, que puede sustituirse en un modelo resumen sólo muestra los
de hoja de cálculo.) primeros 251 escenarios
Celdas cambiantes en un escenario 32
Celdas ajustables en Solver 200
Funciones personalizadas
disponible
Escala de zoom del 10 % al 400 %
64 combinados en una
única operación; ilimitado
Criterios de ordenación
en operaciones de
ordenación secuenciales
Niveles de deshacer 100
Campos en un formulario 32
Parámetros del libro 255 parámetros por libro
Listas desplegables de filtros 10.000
130

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Miembro de: En Convenio con:

INTERNATIONAL UNIVERSITY SYSTEM

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Ficha fórmulas grupos nombres definidos ..............................................21

Conceptos básicos de bases de datos ....................................................31

Ficha datos, grupo ordenar y filtrar .......................................................47

Ficha insertar grupo tablas ..................................................................71

Ilustraciones .................................................................................... 103

Consolidar ....................................................................................... 109

Grupo herramientas de datos ............................................................. 113

Macros ............................................................................................ 125

La galería de funciones de Excel, trae en el grupo de biblioteca de

La función SI, es una función que se encuentra en la categoría Lógicas

Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:

SÍ sencillo: Con esta función se evalúa una condición y se asigna

=SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)

Sí anidado: Esta función permite evaluar más de una condición y a

Sí con operadores lógicos: permite evaluar más de una condición y

Se inserta la Función dando un clic en la ficha fórmulas, del grupo

Prueba lógica: Es la condición en la cual la expresión debe contener

Valor_si_verdadero: Se refiere a un valor o a una expresión que se

Valor_si_falso: Es un valor o una expresión que se ejecuta si no se

La sintaxis de la función si es: = SI (CONDICION;VERDADERO;FALSO)

Es posible unir varias funciones en una sola fórmula, entendiéndose

Para anidar funciones utilizando el cuadro de insertar función, en el

Unos ejemplo de la sintaxis de la función si Anidada:

=SI(Condición;verdadero;SI(Condición; verdadero; SI(Condición; verdadero;Falso)))

Esta estructura utiliza una función SI en el parámetro valor si falso.

=SI(Condición;SI(Condición;SI(Condición; verdadero; Falso); Falso); Falso)

Esta estructura utiliza una función SI en el parámetro valor si

En la siguiente base de datos calcular las comisiones según el rango de

La persona que haya obtenido ventas en el rango de

0 10.000.000 comisión 1% sobre venta

10.000.001 20.000.000 comisión 2% sobre venta

20.000.001 adelante comisión 3% sobre venta

1. Hacer clic sobre la celda G2

Se observa que en la hoja de cálculo la ventana de funciones pareciera

Complementar el ejercicio con la siguiente información:

1. Colocar en el cuadro de texto del segundo Si Prueba_lógica:

2. Colocar en el cuadro de texto de Valor_si verdadero: F2*3%

3. Colocar en el cuadro de texto de Valor_si falso: F2*2%

SI con operadores lógicos

FUNCIÓN Y: Es una función que se encuentra en la categoría lógicas

La sintaxis de la función Y es:

Esta función se emplea para evaluar rangos de valores.

FUNCIÓN O: Es una función que se encuentra en la categoría lógicas

La sintaxis de la función O es:

Se le dará un bono de 100.000 a quienes hayan vendido más de 35

Solución: La columna en la que se encuentra ARTICULOS es “C” y la

1. Ubicar el cursor en la celda H2

3. En la flecha desplegable del cuadro de nombres, hacer clic y buscar

En este momento se debe encontrar en la ventana de funciones de la

4. Colocar en el cuadro de texto de Valor_lógico 1: C2=”impresoras

5. Colocar en el cuadro de texto de Valor_lógico 2: D2>35

Con el puntero del mouse en la barra de funciones después del Fx,

6. Al subirse de nivel en el rango de funciones, en valor si verdadero,

7. Hacer clic sobre el botón aceptar.