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Índice
Índice............................................................................................................... 1
Funciones......................................................................................................... 3
Insertar una función .............................................................................................. 3
Operadores numéricos .......................................................................................... 5
La sintaxis de una función ...................................................................................... 6
Tipo de argumentos de una función ...................................................................... 7
Funciones Matemáticas ......................................................................................... 7
Funciones de búsqueda ....................................................................................... 10
Funciones lógicas................................................................................................. 13
Funciones de texto .............................................................................................. 14
Usando nombres en las fórmulas ........................................................................ 17
Como asignar un nombre a una celda o rango ..................................................... 17
Insertando nombres a rangos desde la pestaña fórmulas .................................... 19
Administrador de nombres .................................................................................. 20
Formato Condicional ....................................................................................... 21
Formato condicional en rangos de colores .......................................................... 23
Formato condicional basado en una fórmula ....................................................... 24
Validación de Datos y Filtros............................................................................ 27
Validación de datos ............................................................................................. 27
Trabajar con Listas ............................................................................................... 28
Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista ....................................... 29
Filtros .................................................................................................................. 30
Usando Autofiltro ................................................................................................ 30
Autofiltro personalizado ...................................................................................... 32
Filtro “Avanzada” ................................................................................................ 32
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Funciones
Una función es una fórmula creada con Visual Basic para realizar cálculos complicados. Las
funciones tiene un nombre propio y existen multitud de funciones en Excel.
Existen funciones que realizan cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, e incluso
funciones de búsqueda y de texto.
Barra de Fórmulas
Las funciones pueden ser introducidas usando el teclado o por el asistente de funciones.
Para insertar una función por medio del asistente de fórmulas, necesitamos hacer lo siguiente:
1. En la barra de herramientas hacemos clic en la pestaña de Fórmulas seguido pulsamos
el botón Insertar función y con ello aparece la pantalla de Pegar función la cual muestra
las diversas categorías de las funciones de Excel 2007.
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3. Hacemos clic en el botón de Aceptar y tenemos otra pantalla para insertar los
parámetros de la función.
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4. Ahora tenemos la pantalla para la entrada de los datos o el vínculo a los datos a sumar,
en los espacios de texto colocamos los valores a sumar o el vinculo a las celdas a sumar.
Operadores numéricos
Los operadores son una parte importante en las fórmulas pues con ellos podemos establecer
criterios al momento de hacer operaciones.
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Operador Nombre
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponencial
& Concatenación
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor e igual a
<= Menor e igual a
<> diferente a
Las funciones tienen reglas de sintaxis para un correcto funcionamiento, ver el siguiente
ejemplo:
=SUMA(A1:B12;100)
En esta fórmula se suman los valores del rango A1:B12 y el número 100. Entonces podemos
decir que esta función tiene dos argumentos a sumar, el rango y el valor de 100.
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Funciones Matemáticas
SUMAR.SI (rango;criterio,rango_suma)
Suma los valores de rango_suma que cumplan con el criterio indicado en la columna de rango.
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CONTAR.SI (rango;condición)
Cuenta el número de celdas que cumplan con la condición dada.
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El resultado es 2 porque solo hay dos datos de Depto. que cumplen con el criterio de ser
Blancos con Unidades >2
CONTAR (rango)
Cuenta cuantos números hay en el rango.
ENTERO (número)
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Funciones de búsqueda
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Nota: Si queremos que la fórmula nos devuelva un dato exacto en vez del más cercano,
debemos de agregarle a la fórmula el criterio de “falso” al final de ésta, obligando a la misma a
hallar el dato real y no una aproximación.
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Funciones lógicas
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La función Y evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si todas son
verdaderas, la función devuelve el segundo argumento o el tercero en su defecto.
Funciones de texto
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CONCATENAR(texto1,texto2)
Concatena o une dos textos.
Nota: la concatenación de dos textos puede hacerse con el símbolo de &, usándolo de la
siguiente manera: =”Auto”&”Rojo” resulta en AutoRojo.
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Las celdas son identificadas por la posición que ocupan en la hoja de cálculo considerando la
columna y renglón que la conforman, es decir, si está en la columna A y en la fila 6 la celda se le
denomina A6. A las celdas también se les puede asignar un nombre para identificarlas con el
dato que contiene, como por ejemplo, TAREAS, PRECIOS, etc. Esta asignación tiene sus
ventajas:
a) Teniendo nombre una celda o un rango es más fácil averiguar el origen ya que al poner el
cursor en el rango o hacer clic en F2 al mismo tiempo que está seleccionada, mostrará los
nombres de las celdas que intervinieron en la operación.
b) Se puede localizar de manera más rápida, por ejemplo, si se busca la celda con el nombre
asignado PRECIO, sólo se tendrá que buscar por medio del comando IR A (F5) y este comando
nos llevará a la celda o rango así denominada.
c) Se pueden realizar operaciones con mayor lógica, por ejemplo, si en la celda A4 se encuentra
el PRECIO y en la celda A6 se encuentra el DESCUENTO, en vez de que la fórmula sea =A4*A6
ésta será =PRECIO*DESCUENTO.
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Comentarios.- Se pueden poner comentarios que ayuden a tener una idea mas clara del
nombre.
Hacer referencia a: En esta sección se puede ver a que celda o rango se refiere el nombre
creado.
Si queremos insertar nombre a una lista de datos en base a sus títulos debemos hacer lo
siguiente.
Seleccionamos el rango a nombrar, clic en la pestaña Fórmulas > Crear desde selección.
En el cuadro deseleccionamos Columna Izquierda con lo que solo se utilizará los títulos.
Desmarcamos
“Columna izquierda”
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Administrador de nombres
El Excel 2007 se incluye el administrador de nombre el cual nos permite crear uno nuevo, editar
los existentes o eliminarlos. El botón de Filtro nos permite mostrar solo aquellos nombres
según el ámbito.
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Formato Condicional
En Excel 2007 Microsoft agregó más opciones de formato condicional tales como escala de
colores, grupo de iconos y mas de tres condiciones para una sola celda.
Con el cuadro de dialogo “Formato Condicional” podemos aplicar un formato a una celda o
rango que cumplan con una condición definida por el usuario.
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También hay las reglas superiores e inferiores que viene a mejorar a “los 10 mas” que tiene
Excel 2003.
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Veamos un ejemplo
Tenemos una base de datos de proveedores la cual contiene datos tales como sucursal,
nombre, saldo entre otras.
Supongamos que nos piden que marquemos con un color lso importes de saldos mayores a
20,000. Para ello hacemos lo siguiente.
En la pestaña Inicio > Estilos > Fomato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es
mayor que…
Seguido aparece el cuadro que dice “Es mayor que…” En el cuadro de texto de la
izquierda ponemos el valor de referencia, en nuestro caso es 20,000. Por defecto Excel
presenta una cantidad y un formato de texto preseleccionado el cual podemos cambiar
con solo pulsar la lista de opciones.
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Veamos un ejemplo
Queremos aplicarle formato condicional a los saldos que tengan un % de Utilidad mayor al 15%
para ello hacemos lo siguiente:
Estilos > Formato condicional > Administrar reglas. Desde la ventana de seleccionamos
Formula, en el siguiente cuadro podemos especificar una fórmula, ya sea seleccionando una
celda con una fórmula o tecleando la fórmula directamente en el cuadro de texto. La fórmula
tecleada en el cuadro de Formula debe de empezar con el signo de igual (=).
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Validación de datos
La herramienta validación de datos es una aplicación para evaluar si el dato a introducir en una
celda cumple con los criterios establecidos por el usuario para dicha celda.
Con ello podemos ajustarlas para que solo se puedan introducir ciertos caracteres.
Cuando se hacen entradas de datos no validas Excel nos arroja una alerta indicando que se ha
violado una regla.
Veamos un ejemplo
1. Seleccionamos la celda o rango a validar.
2. En la barra de menú hacemos clic en la pestaña de Datos > Validación de datos.
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Una lista es una colección de información organizada que consiste en filas y columnas las cuales
pueden ser valores, texto o la combinación de ambos. Podemos ver una lista también como una
base de datos plasmada en una hoja de cálculo.
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Auto completado: Cuando empezamos a teclear en una celda, Excel escanéa de arriba hacia
abajo de manera automática buscando si
antes ya se había tecleado el mismo dato,
de haberse hecho esto, Excel nos ofrece la
opción hallada para poder darle entrada o
seguir tecleando .
Elegir de la lista: Otra manera de insertar
un valor ya existente en la lista es
haciendo clic en el botón derecho del
ratón y seleccionar la opción de Elegir Lista, seguidamente Excel nos despliega una lista con lo
tecleado hasta el momento (ver gráfico).
Nota: Con Alt + Flecha Baja obtenemos el mismo resultado que “Elegir de la lista”.
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Filtros
Usando Autofiltro
En Excel 2007 Microsoft agregó cuadros de selección a las opciones de filtrado que existían y
desarrolló nuevos filtros, Las opciones en la herramienta de Filtros son:
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Filtros de Texto.- Este filtro solo se habilita cuando es una columna con texto.
Filtros de Número.- Este filtro solo se habilita cuando es una columna de números.
Nota: Auto filtro tiene como límite, mostrar con el cuadro de lista solo los primero 1,000
datos diferentes.
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Autofiltro personalizado
Con esta opción se gana mas flexibilidad filtrando pues se toma en consideración mas de un
criterio. Con ello podemos filtrar valores con el criterio igual a, valores entre un rango, valores
discrecionales (uno u otro) y aproximaciones usando los símbolos ? y *.
Filtro “Avanzada”
Con el filtro Avanzadas Excel permite que filtremos datos con muchos más criterios que auto
filtro o el filtro personalizado. Por ejemplo, con el filtro avanzado uno puede filtrar datos
combinando criterios de las columnas que conforman nuestra base de datos
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Se desea filtrar de un reporte de ventas trimestrales, las ventas de enero, con los productos que
empiecen con la letra S y que en unidades vendidas sean mayores a 125, hacemos lo siguientes:
En este ejemplo filtramos las ventas del mes de enero mayores a 50 y todos los nombres de
productos que contengan la letra “T”.
Del siguiente reporte de ventas trimestral necesitamos las ventas de enero que sean mayores a
50 unidades y los productos que contengan la letra T. El orden de resolución es la primera fila
de arriba abajo.
Los criterios que se encuentren en la misma fila deben de cumplirse al mismo tiempo y la
búsqueda se hace de arriba a abajo.
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Operadores de Comparación
= Igual a
> Mayor que
>= Mayor o igual que
< Menor a
<= Menor o igual que
<> Diferente
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Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no especificados.
Utilice Para buscar
Un único carácter en la misma posición que el signo
? (signo de interrogación) de interrogación.
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia".
Cualquier número de caracteres en la misma posición
* (asterisco) del asterisco.
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna,
varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una
fórmula.
Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o más condiciones en una sola columna,
escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio", "Buchanan" o "Suyama"
en la columna Vendedor.
Una condición en dos o más columnas Para buscar datos que cumplan una condición en dos o
más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
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ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la
columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a $1,000
Una condición en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condición de una
columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la
columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a $1,000.
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de
dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una
columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios presenta las filas que contienen Davolio en la columna Vendedor y valores de ventas
superiores a $3,000 y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas
superiores a $1,500.
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Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es un reportador robusto el cual nos permiten y resumir grandes volúmenes
de datos y presentarlos de una manera elegante y ordenada. Con la tabla dinámica podemos
hacer operaciones y presentaciones sin arriesgarnos a dañar la base de datos fuente.
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Ahora vamos a construir una Tabla Dinámica a partir de Datos almacenados en otro libro de
Excel
Para la ejecución de la tabla dinámica necesitamos emplear el asistente para tablas y gráficos
dinámicos.
Clic en Insertar > Tabla Dinámica.
la ventana para crear la tabla dinámica aparece y por defecto selecciona el rango de
datos existente en la hoja activa.
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En este paso se nos pide seleccionar entre las opciones de la fuente de los datos a utilizar y
donde colocar la nueva Tabla Dinámica.
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La tabla dinámica nos presenta el resumen de ventas y de unidades en función del campo
Vendedor.
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Filtro de Informes: En esta sección podemos poner el campo del mes o del vendedor y con ello
filtramos un mes o vendedor en especial.
Rótulos de fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, que
suelen ser también las categorías, por ejemplo Vendedor, Mes, etc.
Valores: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, este tipo de datos
suelen ser numéricos o susceptibles de hacer operaciones aritméticas con ellos, en el caso de
utilizar datos no numéricos por defecto contará los datos.
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Una importante función de las tablas dinámicas es la posibilidad de poder agrupar elementos,
para una mejor comprensión veamos el siguiente ejemplo.
Tenemos una base la cual tiene los saldos mensuales de ahorro, nos piden que presentemos la
información por trimestres, a lo que optamos por la opción de agrupar de la siguiente manera:
1. Seleccionamos los meses a agrupar ENE-FEB-MAR.
2. Nos vamos a la pestaña de Datos > Agrupar.
3. Para deshacer la agrupación nos vamos a Datos > Desagrupar.
Cálculos personalizados
Accedemos a la opción mediante la pestaña Opciones > Campo activo > Configuración de
campo.
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Función Resultado
Muestra los datos como la diferencia del valor de Elemento base en Campo
Diferencia de base.
Muestra los datos como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo
% de
base.
% de la diferencia Muestra los datos como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento
de base en Campo base.
Muestra los datos de elementos (elemento: subcategoría de un campo en
informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes"
Total en
podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) sucesivos en Campo base
como un total.
Muestra los datos de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la
% de la fila fila o categoría.
Muestra todos los datos de cada columna o serie como un porcentaje del total
% de la columna
de la columna o serie.
Muestra los datos como un porcentaje del total general de todos los datos o
% del total puntos de datos en el informe.
Índice Calcula datos como se indica a continuación:
Después de haber creado la tabla dinámica podemos agregar dos tipos de cálculos a la tabla y
éstos son:
Campo calculado.- Es un nuevo campo obtenido a partir de otros campos de la base de
datos.
Elemento calculado.- Un elemento calculado es un nuevo elemento que utiliza otros
elementos.
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5.
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5. Hacemos clic en Aceptar para insertar el nuevo campo calculado y tenemos primer
trimestre del año “Trim1”.
Nota: Cuando ponemos elementos calculados a una tabla dinámica, esta sección ya no se
puede presentar como campo de página.
6. Permite visualizar todas las fórmulas de los elementos y campos calculados que se
hayan realizado sobre la tabla dinámica. Para poder visualizar las fórmulas
seleccionamos cualquier celda de la tabla, nos vamos a la pestaña de Opciones >
Fórmulas > Crear lista de fórmulas, y se crea una nueva hoja con las fórmulas que
contiene la tabla.
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Gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es la representación gráfica de los datos de la tabla dinámica. Los datos
que se muestran son aquellos que actualmente se presentan en la tabla dinámica, veamos un
ejemplo.
Crear un gráfico dinámico es sencillo, solo hay que verificar que la tabla dinámica esté activa.
1. Ponemos el puntero en cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Hacemos clic con el botón derecho del ratón, seleccionamos Gráfico dinámico y el
gráfico se genera en otra hoja de Excel en el mismo libro de trabajo.
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Análisis What-if
En ocasiones necesitamos que una fórmula tenga a un determinado resultado, por lo que
optamos por cambiar variable a la fórmula a manera de prueba y error para llegar al resultado
deseado.
Para ello Excel dispone de una opción en el menú Herramientas llamada Buscar objetivo, con la
que es posible cambiar el valor de una celda de entrada específica para que una fórmula
dependiente de dicha celda consiga el resultado deseado.
Para comprender el funcionamiento de ésta herramienta veamos el siguiente ejemplo:
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Hemos preparado la hoja de cálculo que muestra el cálculo del pago mensual, el pago total y el
interés total al final del préstamo. Podemos ver que el monto total del préstamo es de
$497,852 y queremos saber de cuanto debe ser el préstamo para pagar sólo 430,000. Para ello
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda C11, y seguimos la secuencia de la imagen.
Definir la celda: Referencia de la celda con el importe objetivo y que tiene relación a la
celda cambiante para buscar una solución.
Con el valor: Permite escribir el valor objetivo para la celda anterior.
Para cambiar la celda: Se debe indicar la celda que contiene el valor que se desea
ajustar para lograr el importe objetivo.
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El importe del préstamo debe de ser de 302,298 para pagar un total de 430,000.
Ahora tenemos la opción de:
Aceptar y remplazar el dato original con el buscado.
Cancelar para restaurar con el dato original previo a utilizar Buscar objetivo
Nota: Una celda objetivo debe tener una fórmula que dependa de una celda cambiante, una
celda cambiante no debe de contener una fórmula.
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Una tabla de datos es una colección de celdas que muestran el efecto que tiene cualquier
cambio en alguna de las variables de una fórmula. La tabla de datos es una manera muy
conveniente de comparar opciones de una variable. Excel maneja análisis de datos con tablas
de una y dos variables.
Una tabla de una variable muestra el resultado de una o más fórmulas cuando se usan múltiples
valores para una sola variable, veamos un ejemplo.
PRESTAMO
Importe del Prestamo $325,900.00
Interes 9.5%
Años 15
Mensualidades 12
Pago mensual $3,801.21
Tenemos un préstamo por $325,900 con un interés anual de 9.5% y pagos mensuales de
$3,801.21 por pagar durante 15 años, :
=PAGO(Interés Anual /12, Años * Mensualidades, -Importe del Prestamos)
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1. Creamos la tabla de datos de una sola variable utilizando como celda objetivo el pago
mensual:
2. Ponemos los valores que deseamos analizar de la variable interés en el rango B13 a B19.
3. Vinculamos la celda C12 con el valor de la celda objetivo que es la C8.
4. Seleccionamos el rango de las celdas B12 a la celda C19.
5. En la pestaña Datos seguimos la secuencia de la imagen
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Veamos ahora un ejemplo en el cual deseamos ver como afecta los cambios en la variable a
modificar en cada una de las partes de la fórmula.
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Este procedimiento hace que una tabla de datos muestre resultados producidos al sustituir el
valor de dos variables en una fórmula.
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Excel sustituye los valores y muestra los resultados en las intersecciones de fila/columna
correspondientes.
Veamos el ejemplo anterior pero ahora analizando el resultado cambiando las variables de
interés y de años.
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En la fila F3 a la H3, ponemos los valores posible de la variable años, y en la fila E4 a E13 los
posibles valores del interés. En la celda E3 debemos de poner a manera de vínculo cualquier
celda con una fórmula pudiendo ser Pago mensual o Pago Total (Celdas C11 o C12).
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Macros
Para que podamos guardar una macro es necesario que el libro se guarde como Libro de Excel
habilitado para macros de otra manera es imposible que nuestra macro funcione.
Al grabar un archivo que contenga este tipo de datos, Excel 2007 nos advertirá que posee
macros y que debemos grabarlo con esta extensión. De omitir esta advertencia, el libro se
guardará con la extensión predeterminada y se eliminará todo código de macro.
El libro para macros tiene la extensión .XLSB
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La Pestaña Programador es la que contiene los botones para interactuar con VBA, Para activar
la pestaña Programador debemos dirigirnos a Opciones de Excel incluido dentro del Botón de
Office.
Tilde en el
casillero para
habilitar
La seguridad de macros
Si presionamos el botón denominado Seguridad de macros, que se incluye del grupo Código en
la pestaña Programador, accederemos a al configuración del Centro de confianza de Excel
2007. En el encontraremos al configuración de seguridad y al privacidad de Excel 2007. Dentro
de centro de confianza encontraremos distintos grupos de opciones, como veremos en la
gráfica.
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1. Muestre la hoja de cálculo en la que desea grabar la macro. La macro será almacenada en
un módulo aparte del libro y se podrá ejecutar en cualquier hoja de cálculo mientras el libro
de trabajo se encuentre abierto.
2. Cree un libro en la versión de Libro de Excel habilitado para macros.
3. Seleccione la pestaña de Vista de Programación, a continuación haga clic en Macros >
Grabar una macro. Verá el siguiente cuadro de diálogo.
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Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla
de método abreviado. Puede utilizarse Control + letra (para letras minúsculas) o Control +
Mayus + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
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método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial. La tecla de
método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en
Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas
celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba
referencias absolutas de celda.
Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga
la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe
referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en
Referencia.
Microsoft Excel continuará grabando macros con referencias relativas hasta que termine la
sesión con Microsoft Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas.
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