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Adquisiciones y Abastecimiento
Adquisiciones y Abastecimiento
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOESPECÍFICO
ESPECÍFICO
ADQUISICIONES
ADQUISICIONESYYABASTECIMIENTO
ABASTECIMIENTO
TABLA DE CONTENIDO
TABLA
HOJA DEDE CONTENIDO
REVISIÓN
HOJA DE REVISIÓN
OBJETIVO
OBJETIVO
CAMPO DE APLICACIÓN
CAMPO
NORMATIVADEYAPLICACIÓN
NORMATIVA Y
REFERENCIAS
REFERENCIAS
DEFINICIONES
DEFINICIONES
MÉTODO
MÉTODO
REGISTROS
REGISTROS
ANEXOS
ANEXOS
1. HOJA DE REVISIÓN.
Nº FECHA Nº PAGINAS
MOTIVO REVISIÓN RESPONSABLE
REVISIÓN REVISIÓN MODIFICADAS
0 15 Enero 2011 Elaboración Inicial 8 de 8 Luis Felipe Godoy B.
2. OBJETIVO
Establecer claramente las etapas, responsabilidades y recursos para la planificación de las adquisiciones y la
provisión de materiales.
3. CAMPO DE APLICACIÓN
4. NORMATIVA Y REFERENCIA
5. DEFINICIONES:
Suministro : El suministro es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el
material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión, abastecimiento o
aprovisionamiento.
6. MÉTODO
a) Acordar y revisar el Plan de Adquisiciones, a fin de asegurar que el mismo sea lo más eficiente
posible, asegure el uso económico de los recursos, y esté de acuerdo con lo establecido en las
políticas.
c) Identificar las adquisiciones cofinanciadas, es decir, aquellas que serán financiadas en su totalidad o
parcialmente por otras entidades de financiamiento diferentes al Banco y al ejecutor.
La relación de Adquisiciones del proyecto es directa, porque implica detallar todas las contrataciones que se
requieren.
El desempeño del ejecutor en la administración y gestión de las adquisiciones debe asegurar el suministro
oportuno de productos de la calidad y las características especificadas, lo cual implica:
ii) Estimar correctamente los costos y plazos., el control de calidad, el traslado de los bienes al sitio de
entrega y la secuencia de las entregas; y
Las adquisiciones incluyen una recomendación sobre la frecuencia con la cual se deberían llevar a cabo las
revisiones de transacciones bajo la modalidad de las revisiones ex-post.
Las actividades incluidas dentro del proceso de abastecimiento son las siguientes:
Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo
aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un
determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos. Las necesidades de abastecimiento para una
empresa pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades
para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y
económicas, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total
más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son:
Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.
6.2.3 Obtención
La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades,
evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
6.2.4 Almacenamiento
Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos de bodega, que es la
actividad de guardar equipos o materiales desde que se reciben hasta que se necesiten o entreguen.
Mantenimiento de la seguridad.
Consiste en atender los requerimientos del usuario, y de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Es igualmente importante asegurar el control de la exactitud de los materiales que se despachan, así como la
rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
Control de Stocks
Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el
lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se
garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
Utilización de Desperdicios
Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado
fuera de la empresa.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los
más bajos posibles.
6.2.7 Aprovisionamiento
Organizar la empresa para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las
necesidades internas, sino también las del mundo exterior. Tanto el aprovisionamiento como el tráfico de
materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución. Por lo tanto, es
necesario localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e
interés.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo
para racionalizar el abastecimiento. La empresa dispone de un encargado de abastecimiento (o compras). El
cual enfoca su labor hacia el desarrollo de estrategias dirigidas hacia las compras, hacia el desarrollo de los
proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a
corto plazo como a largo plazo.
Para el proyecto se dispone de la bodega principal y su personal a cargo, la cual provee y controla los
materiales, el tráfico de entrada y salida de materiales, y la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los
residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento del proyecto, de acuerdo a los objetivos
trazados.
Sus necesidades
Para determinar las necesidades, el encargado de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles,
debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa, como son
principalmente los proyectos o contratos.
Los productos que se van a requerir para las operaciones y volumen previsto.
Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los
pedidos.
La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
La conciliación que se efectúa en los inventarios.
Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
7. REGISTROS
8. ANEXOS