POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ

ESCUELA NACIONAL DE FORMACIÓN

PROFESIONAL POLICIAL

ESCUELA DE EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICO

PROFESIONAL PNP - CAJAMARCA

ADMINISTRACIÓN GENERAL
II PERIODO ACADÉMICO

TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN

AÑO 2020
 EESTP - PNP - CAJAMARCA

DÉCIMO SEXTA SEMANA

INTRODUCCIÓN
Las organizaciones públicas y/o privadas independientemente del fin que persigan necesitan contar
con manuales administrativos, ya que estos cumplen la función de informar y orientar la conducta de
los integrantes de la organización, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que
deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.

Los manuales incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la
organización de la empresa.

Es por ello que los manuales administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una
eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.
En esta sesión de aprendizaje estudiaremos a dos manuales administrativos o también conocidos
como instrumentos de gestión, cuya relevancia para las organizaciones reside en que permite
establecer funciones, responsabilidades en función de los objetivos organizacionales que espera
alcanzar las organizaciones. Nos referimos al Manual de Organización y Funciones y al Cuadro de
Asignación de Personal.

I. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1.- CONCEPTO

El Manual de Organización y Funciones, (MOF) es un documento normativo que describe las

funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura
orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

La relevancia de este instrumento de gestión radica en que es un documento formal que las
empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que
sirve como guía para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional,
comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de
evaluación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

Es decir, en palabras de Macchiavelo, el MOF, es un documento normativo que describe las

funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura
orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así
como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de
Personal.

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2.- IMPORTANCIA

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

 Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de

los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las
interrelaciones formales que corresponda.
 Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando información sobre
las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que
constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.
 Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del
personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades
del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

3.- OBJETIVO DEL MOF

Los objetivos que persigue el MOF fundamentalmente son los siguientes:

 Describir las funciones principales de cada dependencia u órgano delimitando la amplitud,

naturaleza y campo de acción de la misma.
 Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
 Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la
estructura general de la organización.
 Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo
al cual ha sido asignado.
 Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
 Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
 Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que
labora en las diferentes áreas de la empresa. 

4.- ESTRUCTURA DEL MOF

La estructura del MOF por lo general está integrado por las siguientes secciones.
0 I. Objetivos
1 II. Alcance
2 III. Base legal
3 IV. Organización.
4 V. Funciones de saca unidad orgánica
5 VI. Aprobación
6 VII. Modificación
7 VIII. Régimen económico financiero.

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8 IX. Régimen laboral.

9 X. Disposiciones complementarias.

II. CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL

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1.- CONCEPTO

El Cuadro de Asignación de Personal (CAP) es un documento de gestión que contiene los cargos
clasificados en base a la estructura orgánica de las empresas del sector público prevista en su
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan
Estratégico.

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2.- CARACTERÍSTICAS
 Es de duración indeterminada, no tiene periodo de vigencia, sólo otra norma de la misma
jerarquía puede sustituirlo, modificarlo o derogarlo en cualquier momento posterior.
 Es exigible, una vez publicado todo lo que contiene debe ser observado y cumplido por
todos aquellos que ejercen una determinada función.
 Es formal, debe cumplir con la formalidad establecida por la norma. El contenido no puede
ser variado al libre albedrío.
 Perfecciona y le otorga solidez a la estructura asignándole el elemento básico a la
organización en cantidades suficientes para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
 Es impersonal, no está dirigido a ninguna persona en particular, ni a ninguna autoridad, sino
a todas las instituciones responsables de su cumplimiento.
 Tiene flexibilidad relativa, la estructura puede ser variada cuando se den las circunstancias
jurídicas o de gestión; o cuando una norma de jerarquía varié o modifique la organización,
las funciones u objetivos sociales de la entidad.
 Es consecuencia de la estructura organizacional establecida en el ROF.

3.- OBJETIVOS DEL CAP

 Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos opuestos de traba/o con los
que debe operar cada órgano de la entidad en concordancia con los fines y objetivos
establecidos por la ley sustantiva.
 Legalizar la incorporación del cargo a la planta operativa de la entidad.
 Asignar para cada órgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las funciones que le
han sido atribuidas en el ROF.
 Actuar como fuente para elaborar el presupuesto analítico de personal.
 Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se encuentran en el
estado de previstos, no ocupados.
 Formalizar los cargos de cada órgano y unidad orgánica que constituyen la estructura
orgánica de la entidad.

4.- BENEFICIOS DEL CAP

El CAP como documento de gestión es útil porque:

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 Proporciona in1ormación actuali2ada relacionada con la cantidad de plazas o puestos

de trabajo asignados a cada órgano o unidad orgánica.
 Proporciona información actualizada para costear la mano de obra en la determinación
del derecho de trámite.
 Identifica la ubicación del cargo y la vinculación legal del personal con sus respectivos
órganos
 Proporciona información respecto de la cantidad de plazas ocupadas y previstas pero
no ocupadas.
 Actúa como sustento técnico y legal del presupuesto analítico de personal.
 Proporciona información clasificada por órganos y unidades orgánicas.
 Sirve como fuente de análisis para acciones del rediseño de la fuerza laboral de la
entidad.
 Actúa como fuente de información para decisión de cobertura de plazas.

III. ACTIVIDADES

1.- Ingresamos en el buscador el link que se adjunta y socializamos sobre los manuales
administrativos que se observa. Después de ello, cada alumno en su cuaderno de apuntes elabora
un listado de los manuales administrativos que se observan en dicho portal
http://www.transparencia.gob.pe/enlaces/pte_transparencia_enlaces.aspx?
id_entidad=13185&id_tema=5&ver=D#.XokdrkBKjIU

IV. BIBLIOGRAFÍA

Machiavelo, S. (2016). Instrumentos de gestión. Buenos aires

Bautista, R. (2017). Gestión pública por resultados. México
https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2017/07/el-manual-de-organizacion-y-
funciones-de-liderman/