Marco Conceptual

Diseño Organizacional: Este se encarga de estructurar ordenada y sinérgicamente las

diversas unidades orgánicas de una empresa. Asimismo, busca brindar las condiciones
racionales óptimas para que pueda operar en el día a día. Por ende, es importante que cada
empresa este organizada y sistematizada de tal manera que al momento de generar el diseño
organizacional tenga en cuenta las condiciones óptimas para esquematizar la empresa.
[ CITATION Enr17 \l 9226 ].

Modelo Organizacional: También llamado estructura organizacional, define a una

organización a través de su marco de trabajo, incluyendo las líneas de autoridad, las
comunicaciones, los deberes y las asignaciones de recursos. Un modelo está dirigido por las
metas de la organización y sirve como el contexto en el cual se operan los procesos y el
negocio es hecho. El modelo ideal depende de la naturaleza del negocio y los desafíos que
enfrenta. A su vez, el modelo determina el número de empleados necesitados y sus grupos
de habilidades requeridas.[ CITATION Dia \l 9226 ]

Organigrama: Se trata de una representación gráfica de la empresa u organización a que se

refiera configurada como un diagrama jerárquico y funcional. Es decir, en el que se
representan los distintos cargos de la compañía, comenzando por los más altos. Suelen
establecerse bloques según las funciones u otros criterios. Recoge toda la exposición o
sustento de la empresa, incluyendo los puestos jerárquicos tanto en forma horizontal como
vertical[ CITATION emp16 \l 9226 ].

Manual de Organización y Funciones (Mof): Es un documento técnico normativo de

gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones
específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los
requisitos de los cargos o puestos de trabajo. [ CITATION Pao16 \l 9226 ]

Marco Teórico

Este trabajo se centrará en el rediseño de la estructura organizacional de la

comercializadora Variedades Universal, con un enfoque significativo en el departamento de
ventas puesto que es de gran impacto el crecimiento continuo para un mejor
posicionamiento en el mercado dado que este se encuentra en un momento no actual, para
esto daremos a conocer lo siguiente: El gran reto del diseño organizacional, Es la
construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con
estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin
lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la
distribución adecuada de las cargas laborales. A través del diseño de la organización se
busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización. [ CITATION
Mir13 \l 9226 ].

1.1 Estructura Organizacional

Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de

organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio
de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la
empresa. [CITATION Mau10 \p 18 \l 9226 ] (párr 8)

1.2 Definición de Estructura Organizativa

La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y

responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización; es un sistema de
roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma
óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y plan de empresa.

Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la división,

agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los
empleados, y de cada uno entre sí.

La estructura organizativa de la empresa está formada por:

 El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran.

 Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos.
 Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos
(cargos). [CITATION Mau10 \p 18 \l 9226 ] (párr 9-11)
1.3 importancia de la estructura organizacional:

 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos están a cambios constantes (expansión, contracción nuevos
productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en
la organización.
 Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos
de un grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo esfuerzo. [ CITATION Oct11 \l 9226 ] (párr 12-14)

Los cinco propósitos básicos de la organización son:

1. Es de carácter continuo, donde la empresa y sus recursos jamás se puede decir que
están sujetas a cambios constantes.
2. Es un medio al través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente y con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades. [ CITATION Oct11 \l 9226 ] (párr 28-32)

1.4 Tipos de Estructura

La estructura funcional: Es una estructura jerárquica clásica donde cada empleado tiene
un superior definido. En el nivel superior la empresa se organiza por las funciones
desempeñadas (contabilidad, ingeniería o producción, por ejemplo). Los miembros de la
plantilla responden únicamente al superior de su departamento, por lo que busca una línea
directa de comunicación entre los niveles inferiores y superiores. Cada área se puede
subdividir a su vez en unidades funcionales más específicas. Cada departamento realiza el
trabajo y las actividades del proyecto de manera independiente, enmarcando los proyectos
dentro de las áreas funcionales de la organización. En este tipo de estructura los proyectos
que requieren de varios departamentos suele tener más dificultades para desarrollarse, ya
que son transversales a la estructura organizativa. [ CITATION Itm15 \l 9226 ]
(párr4)

La Estructura Orientada a Proyectos

En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organización cuenta con un equipo
dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al máximo nivel dentro
de la organización. Habitualmente se estructuran también en unidades departamentales; sin
embargo todos ellos deben reportar directamente al director de proyecto. Como se puede
ver, se trata de una estructura organizativa muy sencilla y con ciertas limitaciones, como
la dificultad de transferir conocimientos a través de proyectos. [ CITATION Itm15 \l 9226 ]
(párr 5)

La Estructura Matricial
La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en
organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de organizaciones
funcionales y orientadas a proyectos. Se pueden distinguir tres tipos:

 Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional, siendo

el papel del director de proyecto más bien de coordinador o facilitador, es decir,
hace las veces de ayudante y coordinador, por lo que no puede tomar decisiones de
forma personal, pero tiene interlocución con todas las áreas funcionales
involucradas en el proyecto.
  Estructura Matricial Equilibrada: cuenta con un director de proyecto que tiene
una mayor autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le confiere
autoridad plena sobre el proyecto, especialmente sobre su financiamiento.

 Estructura Matricial Fuerte: coincide en muchas características con la

organización orientada a proyectos, ya que tienen un director de proyecto y
un equipo administrativo dedicados a tiempo completo, sin que por ello se
modifique la estructura funcional. El director de proyecto posee autoridad plena
sobre el mismo y actúa al mismo nivel que los responsables de las áreas
funcionales. [ CITATION Itm15 \l 9226 ] (párr 6-9)

1.5 Departamentalización

La departamentalización de la empresa es el medio para coordinar, organizar y agrupar sus

actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus
objetivos estratégicos

Tipos

 Departamentalización por tipo de cliente: Toda función va dirigida siempre hacia

nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por
los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor
nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo:
En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas y transacciones.

 Departamentalización por tiempo: Consiste en la duración de las actividades.

Suele combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una
división de áreas por turnos de la jornada laboral.

 Departamentalización por territorio: Las áreas geográficas suponen también un

criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos.
Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los
 productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia
gerencia para esa área.

 Departamentalización por proyectos: Es práctico si para cada proyecto hay un

equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos
específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar
proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.

 Departamentalización por productos o servicios: Lo mismo ocurre con los

productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no
tengas demasiadas.

 Departamentalización por procesos: Una cosa son los proyectos y otra muy
distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y
proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus
procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones
de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y
rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este
tipo de departamentalización.

 Departamentalización por equipo: Puede estar relacionado con proyectos o

procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías
adecuadas, así como cubrir otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de
trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos.

 Departamentalización por funciones: Empresas que se dividen el tipo de

actividad que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o
departamentalización de los costos, Comercial, etc.

 Departamentalización matricial: Combina funciones con proyectos. En cada

proyecto se suelen llevar a cabo las mismas funciones. De esta manera, los equipos de
 trabajo de cada proyecto están formados por personas que desarrollan su función en
distintos proyectos al mismo tiempo. Se optimizan así recursos y tiempos. [CITATION
Sin \t \l 9226 ]

1.6 Diseños De Cargos

Los cargos: Forman parte del formato estructural de la organización que condiciona y

determina la distribución, configuración y el grado de especialización de los cargos. El
diseño organizacional representa la arquitectura de la organización.

Concepto de Cargo: El cargo es la descripción de todas las actividades desempeñadas por

una persona, englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el
organigrama de la empresa.

El diseño del cargo: Incluye la especificación del contenido de cada cargo, los métodos de
trabajo y las relaciones con los demás cargos.

4. Condiciones básicas para diseñar un cargo.

1. Tareas o funciones del ocupante

2. Como se deben desempeñar las tareas o funciones del ocupante.

3. A quien se debe reportar el ocupante del cargo (Superior inmediato)

4. A quien debe supervisar y dirigir.

Análisis del Cargo: Detalla que exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos,
habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada.

Descripción de Cargos: Define que hace el ocupante, cuando, como, donde y porque lo
hace. [ CITATION Ges14 \l 9226 ] (párr 1-6)
 DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
COMERCIALIZADORA VARIEDADES UNIVERSAL

Objetivos:

General
Establecer una representación esquemática de la estructura formal de comercializadora
variedades universal., con el fin de indicar la organización jerárquica y funcional de la
empresa.

Específicos

 Articular las distintas actividades de la empresa.

 Delimitar los distintos cargos de trabajo y posiciones dentro de la organización

 Establecer formalmente los canales de comunicación interna de la compañía.

 Establecer una visión a corto plazo de la empresa.

Estructura organizacional de comercializadora variedades universal

Propuesta:
Al ser la cadena de valor una herramienta básica para diagnosticar la ventaja competitiva,
también desempeña un valioso papel en el diseño de la estructura organizacional.

Teniendo en cuenta que la estructura organizacional agrupa ciertas actividades bajo

unidades organizacionales como mercadeo, producción etc., Por esto establece que la lógica
de estos agrupamientos es que las actividades tienen similitudes que deben ser explotadas
poniéndolas juntas en un departamento; al mismo tiempo, los departamentos se separan de
otros grupos de actividades debido a sus diferencias.
Con la separación de las unidades organizacionales surge la necesidad de coordinarlas o
integrarlas, así los mecanismos integradores deben establecerse para asegurar que la
coordinación requerida se lleve a cabo.

 Junta de Socios

Las sociedades de responsabilidad limitada no tienen la obligación de conformar una junta

directiva. En este tipo de sociedades la administración le corresponde a la junta de socios.

La legislación comercial colombiana no consideró la figura de la junta directiva de las

sociedades de responsabilidad limitada, debió quizás a que estas sociedades están
conformadas por pocos socios y resultaría en muchos casos imposible nombrar una junta
directiva pro escasez de personas.

Es normal que una sociedad limitada esté conformada por dos o tres socios que además son
familia, por lo que resulta imposible elegir una junta directiva. Sin embargo, si la sociedad
limitada opta por estatutos constituir una junta directiva, podrá hacerlo en cuanto la ley no
lo prohíbe, y tal caso deberá ajustarse a lo contemplado por el código de comercio en los
artículos 197 y 198 del código de comercio.

Por lo anterior, la estructura de lacomercializadora variedades universal, parte de la junta de

socios quien es el máximo órgano de administración de la sociedad, al cual le corresponde
la toma de decisiones determinantes para el óptimo funcionamiento de la compañía a
excepción de las que expresamente corresponden por Ley o por Estatutos al Gerente
General. La Junta de Socios está compuesta por dos (2) miembros o accionistas quienes
nombran al Representante Legal quien es el Gerente, su suplente y al revisor fiscal, quienes
a su vez reportan a la Junta de Socios
  Organización en línea y Staff

Prototipo de organización que pretende aprovechar los aspectos más positivos de las
organizaciones lineal y funcional. En ella, el director general dispone de un grupo de
especialistas o asesores -el staff o estado mayor- que no tienen ninguna autoridad directa
sobre ninguno de los altos directivos, mandos intermedios o 59 empleados. La labor del
staff o estado mayor es netamente asesora o de apoyo técnico y la de dar respuesta a los
problemas que para su estudio se le sometan.

El staff del presidente o director general consta generalmente de un mayor número de

técnicos de formación más general y heterogénea (staff general).

Por lo anterior se propone para a esta área los cargos de asesor técnico, asesor de salud
ocupacional y revisor fiscal.

 Departamento Financiero:

La función financiera de los responsables de este departamento está íntimamente

relacionada con la economía y la contabilidad, es necesaria para que la empresa pueda
operar con eficiencia y eficacia.

En las empresas la función financiera la lleva a cabo normalmente el departamento de

contabilidad, pero a medida que la empresa va creciendo, la importancia de la función
financiera da por resultado normalmente la creación de un departamento financiero
separado; una unidad autónoma vinculada directamente al presidente de la compañía, a
través de un administrador financiero o el contador.

Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario financiero de una empresa
difieren de las del contador en que este último presta la mayor parte de su atención a la
compilación y presentación de datos financieros, el funcionario financiero evalúa los
informes del contador, produce datos adicionales y toma decisiones basado en su análisis
Por lo anterior se propone para esta área los cargos, como aparece en la tabla, que
fácilmente pueden ser desempeñados por personal que cumplan con estas funciones.

Planta de personal departamento financiero

N° Cargo
1 Jefe Departamento Financiero
1 Auxiliar Contable
1 Jefe de Almacén
3 Total

 Departamento de Producción:

El departamento de Producción es el encargado de proporcionar un producto de alta

calidad, con el fin de hacer posible la distribución y venta de las pinturas y los productos de
la miscelánea. Por tal motivo, se requiere de personal calificado.

El área de producción puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de

esta sección se interrumpiese, toda la empresa dejaría de ser productiva.

Es en el departamento de producción donde se solicita y controla el material del que se va a

trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los métodos, se
piden los insumos, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del
trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La instrucción en este campo revela cómo se
realiza la producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuánto tiempo toma hacerla.

La importancia de la programación y control de la producción, radica en que debe de existir

una perfecta coordinación para que el producto que se está elaborando fluya sin
interrupciones hacia su destino. El control de la producción tiene el doble propósito de
dirigir la ejecución de las actividades planeadas previamente y de vigilar su desarrollo para
descubrir y corregir las irregularidades. El control de la cantidad se concentra en la
obtención de la producción deseada dentro de los límites de la fecha de entrega prometida.

Por lo anterior, el área de producción quedará constituida por la siguiente planta de

personal:

Planta de personal departamento de Producción

N° Cargo
1 Director de producción
2 Supervisor de mantenimiento
30 Operarios
33 Total

 Departamento de Mercadeo:

El departamento de mercadeo es el Análisis de un Mercado y sus necesidades, la

determinación del Producto adecuado, sus Características y Precio, la Selección de un
Segmento dentro del mismo, y como comunicar nuestro Mensaje y la logística de la
Distribución del producto, son parte del arte conocido como Comercialización, Mercadeo o
Marketing. El gran reto que tiene hoy en día el mercadeo es conseguir que el cliente interno
y externo se sienta satisfecho y con sus necesidades cubiertas.

El departamento de mercadeo de acuerdo con las necesidades del servicio requiere en su

planta de personal los siguientes cargos:

Departamento de Mercadeo y Ventas

 N° Cargo
1 Director de ventas y mercadeo
1 Jefe de ventas
1 Supervisor de ventas
1 Ejecutivo de ventas
4 Total

 Departamento de Gestión Humana:

El departamento de gestión humanan cumple un conjunto de procesos o funciones

necesarios para coordinar el recurso humano de la empresa, las cuales corresponden a las
siguientes:

 Función económica: Relacionada con salarios, incentivos y prestaciones sociales.

 Función dinámica: Enganche, contratos, adaptación y evaluación de desempeño.

 Función formativa: Capacitación y desarrollo de personal.

 Función sanitaria: Exámenes médicos pre-ocupacionales u ocupacionales.

 Función normativa: Reglamentos y políticas de manejo de personal.

 Función de bienestar: Transporte, casino, recreación y deportes, entre otros.

La gestión del talento humano significa conquistar y mantener personas dentro de la

organización que trabajen y den lo máximo de sí mismos con actitud positiva y favorable
para lograr los objetivos y metas de la empresa. Para cumplir con lo anterior en
comercializadora variedades universal, se requiere de la siguiente planta de personal:

Departamento de Gestión Humana

N° Cargo
1 Jefe departamento de gestión humana
 1 Asistente de gestión Humana
1 Mensajero
3 Total

DETERMINACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESQUEMÁTICA

(ORGANIGRAMA)

De acuerdo con el tamaño y actividad de Comercializadora variedades universal.,

consideramos de vital importancia tomar como estructura organizacional la
departamentalización por funciones, teniendo en cuenta que:

 En la organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se

dedican a una actividad o a varias relacionadas.

 Facilita mucho la supervisión, pues cada área funcional, departamentos o divisiones

sólo debe ser experto en una gama limitada de habilidades.

 Además, la estructura funcional facilita el movimiento de las habilidades

especializadas, para poder usarlas en los puntos donde más se necesitan.

 Se facilita la Autoridad de línea por cuanto son los responsables directos de la

realización de los objetivos.

Fundamentamos esta propuesta, con base en los siguientes principios: toda organización
debe tener en cuenta, para facilitar la dirección, coordinación y control de la empresa un
sistema de roles que determine los cargos y responsabilidades que deben cumplir sus
miembros para trabajar en equipo de forma óptima, de tal manera que puedan cumplir con
las metas de la compañía.
  Principio de autoridad y jerarquía. Se fundamenta en la existencia de diferentes
niveles de autoridad en la empresa, ordenados por jerarquías según el grado de
responsabilidad y control.

 Principio de unidad de dirección. Exige una dirección única encargada de definir los
objetivos generales y la estrategia de la empresa, por ejemplo, el gerente general.

 Principio de departamentalización. Consiste en la agrupación de tareas y funciones

en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes
relaciones de la empresa.

 Principio de comunicación. La comunicación debe ser descendente (de superior a

subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado) y ascendente (de
subordinado a superior).

La importancia de que se implemente esta estructura enComercializadora variedades

universal., radica en que le permite a la empresa dar organización y control, establecer
estrategias, distribuir responsabilidades, definir los deberes y actividades de cada persona y
fijar líneas de autoridad y subordinación.

Las ventajas de este sistema de organización son:

 Claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones

indispensables para la supervivencia de la organización.

 El agrupar a las personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan,
incrementa las oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal
mucho más calificado.

 Reduce la duplicación de equipo y esfuerzo.

  Constituye una forma flexible de organización; con mayor rapidez se podrá
aumentar o reducir el personal; nuevos productos y territorios se podrán añadir, y a
su vez ser suprimidos.

Organigrama

JUNTA DE SOCIOS

Asesor técnico
GERENCIA GENERAL
Asesor de salud
ocupacional

SUBGERENCIA
Revisor fiscal

Director de Director de finanzas Director de Director de

producción o contador gestión humana Mercadeo y
ventas

Supervisor de
mantenimiento Jefe almacén Auxiliar contable Asistente de Mensajero
gestión Jefe de Ejecutivo
humana ventas de
Operarios ventas

Supervisor
de ventas
Enlaces

https://www.emprendepyme.net/organigrama-estructural.html

http://miriambarbosaguzman.blogspot.com/2013/02/11-concepto-e-importancia-de-
diseno.html

https://jgestiondeltalentohumano.wordpress.com/2014/01/13/diseno-de-cargos/

https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/departamentalizacion

http://www.itmplatform.com/es/blog/estructuras-organizacionales-y-gestion-de-proyectos/
https://www.gestiopolis.com/tipos-de-estructura-organizacional/

https://www.gestiopolis.com/tipos-de-estructura-organizacional/

https://www.gestiopolis.com/tipos-de-estructura-organizacional/

https://prezi.com/doocsmjmnltv/manuales-organizacionales/

https://pyme.lavoztx.com/qu-es-un-modelo-organizacional-5938.html

https://repository.ean.edu.co/bitstream/handle/10882/271/CastroMauricio2010.pdf?
sequence=1&isAllowed=y