Actividad 3 Guía 11

“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

Tecnología en Gestión de Mercados

Sena
San juan de pasto 22 de marzo de 2019
Actividad 3 Guía 11
“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”
 Tutor

Tecnología en Gestión de Mercados

Sena
San juan de pasto 22 de marzo de 2019

De acuerdo a los pasos descritos en el material de estudio, elabore la

programación del evento comercial de su producto o servicio de acuerdo al
proyecto formativo. En cada una de ellas se debe incluir una descripción, las
actividades, productos, responsables.
1. Determinar el tipo de evento a realizar
Aniversario número 20 de la empresa bella luna

2. Establecer los requerimientos del evento

Para este evento vamos a realizar el plan todo incluido
Lo principal será hablar con el cliente para escuchar sus necesidades, ya sabiendo
que deben realizar un evento que les integre como empresa pero sin sobrepasar
costos, se le pone en conocimiento al cliente que tipo de salones manejamos, su
ubicación, los planes y el menú, en ese momento pasamos a realizar las
llamadas pertinentes para verificar cuál de los salones cuenta con disponibilidad
para el día que el cliente requiere del servicio.
Ya teniendo la disponibilidad del salón pasamos a negociar el precio,
comentándole al cliente los servicios que se ofrecen, el menú variado que se tiene,
la decoración que se realizara a su gusto, la música, las luces, la torta, el pasa
bocas y unas rondas de licor según el plan todo incluido.
Cuando ya tenemos claro con el cliente que es lo que él desea y se fija el valor
del evento que para esta ocasión será de 30.000 pesos por plato para un valor
total de 3.000.000 para 100 personas se requiere que el cliente pague un anticipo
del 50% del valor pactado para poder separar el local e iniciar con los preparativos
para que ese día quede perfecto.
Separamos el salón para el día pactado.
Solicitamos el servicio de luces y sonido con dj
Iniciamos con el alquiler de manteles, platos para el consomé, plato fuerte,
platillos para el postre, platillos para la torta, cubiertos (cuchara, cuchillo, tenedor,
cucharita para el postre, tenedor para la torta), copa para el vino, copa para el
agua, cintas para las sillas color azul rey, telones blancos y azul rey, extensiones
de color blanco
Según el número de personas se separa la torta en este caso para 100 personas
se manda a hacer ya teniendo el contrato con la pastelería se solicita muestra del
producto para la degustación del cliente así va a estar conforme con lo que se va a
servir el día del evento.
Al momento de pactar el plan que el cliente escoja tenemos el menú y el escogerá
las opciones según su plan y presupuesto, para este caso el cliente solicito un
plato especial que iría de entrada un consomé, arroz al jardín, 1ra lomo de res en
salsa blanca y pernil de cerdo en salsa agridulce, acompañados de una
ensalada de papas con verduras y una ensalada tropical y de postre un dulce de
tres leches
Según con lo acordado con el cliente se va a realizar con el color que representa a
la empresa que es el azul rey ya con eso se compra todo lo que se requiere para
la decoración
Bombas blancas y azul rey # R12
Flores para hacer los centros de mesa
Contratar para el día el personal de cocina, mesas, decoración

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

La financiación del evento se realiza con el dinero de la venta en primer lugar el
cliente da un anticipo del 50% del valor total del evento y 8 días antes de
realizarse el evento da el otro 50%, si el evento es a corto plazo, si el evento es a
largo plazo la forma de pago se puede realizar por cuotas mensuales pero 8 días
antes de realizar el evento debe estar saldado el 100% del evento.
Presupuesto
Alquiler de salón 1.000.000
Sonido, luces, Dj 250.000
mantelería 11 x 2.500 c/u 27.500
cubiertos 500x 250 c/u 125.000
platos 500x250 c/u 125.000
Personal cocina 2 x 60.000 c/u 120.000
Personal mesas 2 x 60.000 c/u 120.000
Compras insumos para 600.000 500.000
menú
Compras para Flores, bombas, cintas 60.000
decoración
Transportes Piaggio, taxis, bus 50.000
Varios 50.000
Total 2.427.500

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

Se hace el contrato del salón donde se va a realizar el evento.
Se hace el contrato de alquiler de las luces, sonido dj
Se hace el contrato del alquiler de las sillas, mesas, manteles, platos para el
consomé, plato fuerte, platillos para el postre, platillos para la torta, cubiertos
(cuchara, cuchillo, tenedor, cucharita para el postre, tenedor para la torta), copa
para el vino, copa para el agua, cintas para las sillas color azul rey, telones
blancos y azul rey, extensiones de color blanco.
Se hace el contrato de las tortas necesitadas para las 100 personas que van a
asistir al evento.
Se compran las flores, bombas, cintas que se requieren para la decoración del
salón
Se compran los insumos que se necesitan para preparar el menú acordado
Se contratan las personas idóneas para las labores a realizar

5. Elaborar del protocolo del evento

Protocolo del evento
Se inicia con la bienvenida a los asistentes por parte del gerente o propietario
Se sirve la champaña en las copas de los asistentes
Seguido se hace un brindis por el aniversario número 20 exaltando la dedicación y
el sentido de pertenencia de los trabajadores de la empresa bella luna e
invitándolos a que disfruten de la celebración y que sigan trabajando con amor y
responsabilidad.
Se pone música para que los asistentes al evento se relajen y mientras se sirven
la torta
Los meseros se encargan de servir la torta y repartirla
Se sirve el agua en las copas
Se empieza a servir el consomé seguido del plato fuerte
Se ofrece postre a los asistentes

Música acorde para el momento muy suave para que los asistentes donde sientan
un ambiente de relajación, donde se puedan integrar, degustar el delicioso menú y
darse un gustico al comer un delicioso postre de 3 leches
Cuando finalizamos con el postre se hace la recogida de la vajilla y se da paso a
bajar las luces a un ambiente tenue iniciando una música bailable.
6. Formular el plan de relaciones públicas del evento
La empresa de eventos xxxx , le han solicitado organizar un evento para festejar el
aniversario #20 de la compañía bella luna a pesar de que nuestra empresa es
nueva en el mercado ha tenido un gran reconocimiento por los usuarios y el voz a
voz, las relaciones publicas nos han servido para llamar más clientela en este
caso con el aniversario de bella luna vamos a ganar más clientela con un buen
servicio y vamos a dejarle un mensaje a los asistentes de trabajo en equipo, de
que son personas muy importantes para el funcionamiento de la empresa los
trataremos como reinas y reyes van a despejar tanto sus mentes que van a
regresar como nuevos a sus puestos de trabajo sintiendo que son importantes
para la empresa y por consiguiente esto nos va a dejar en alto como empresa de
eventos posicionándonos en el mercado a pesar que contamos con poco
presupuesto nuestro servicio es excelente porque estamos detrás de cada detalle
para que todo salga bien haciendo que los invitados se sientan muy bien
atendidos y esa será nuestra mejor publicidad.

7. Diseñar la campaña de difusión

 Definitivamente contamos con poco presupuesto por tal razón lo más

conveniente para nosotros como empresa es promocionar por las redes
sociales que son de gran acogida tales como Facebook, Twitter, Instagram
y Google+
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos
 El voz a voz que es principal nuestro principal aliado

8. Difundir el evento comercial

Los eventos los promocionamos por medio de redes sociales tales como tales
como Facebook, Twitter, Instagram y Google+ en donde vamos contando nuestras
experiencia subiendo fotos de decoración de los momentos más especiales en la
celebración para así dar a conocer un poco de lo que hacemos en cada evento,
los platos q se sirven y videos muy cortos donde se ve la alegría del evento y eso
nos hace llegar a la recordación de los posibles clientes

9. Evaluación
Se realiza un sondeo de opinión para evaluar nuestro desempeño como empresa
organizadora del evento, la persona encargada de toda la organización de manera
cortes se acerca a los invitados que están disponibles y requiere su opinión sobre
el evento si fue de su agrado y que le cambiaria, el 90% de las personas a quienes
se les pregunto por si se sintieron a gusto nos manifestó que la decoración estuvo
muy novedosa, la comida con buen sazón y buena temperatura, esto son sirve
también para repartir tarjetas de presentación para las personas que en cierto
momento pueden requerir de nuestro servicio, también logramos contactar con
proveedores, y empresas que nos tendrán en cuenta por nuestro buen servicio
prestado.