ORGANIZACIÓN DE EVENTOS – TRABAJO PRÁCTICO FINAL

APELLIDO Y NOMBRE: Cristaldo, Carolina

DOCENTE: Carolina Giannattasio
1-CARATULA
FECHA DEL EVENTO: 18/12/2021
CLIENTE: Luciano Pereyra (Luján Producciones, Management del artista)
MOTIVO DEL EVENTO: Lanzamiento de su nuevo álbum, “De hoy en adelante”
TIPO DE SERVICIO: cocktail mediano + 2 cazuelas + mesa dulce + fin de fiesta
ESTILO: neozelandés
HORA 0: 20:30hs
LUGAR DEL EVENTO: “Goldencenter Eventos” Int. Cantilo y Int. Güiraldes s/n, C1128 CABA
DOMICILIO DEL CLIENTE: Av. Alicia Moreau de Justo 1050, CABA
TELEFONO: 01152630783
E-MAIL: contrataciones@lujanpro.com
INVITADOS: 490 PAX
CANAL DE LLEGADA: Publicidad
2- CLIENTE: Luján Producciones (Luciano Pereyra)
3-LO ACORDADO CON EL CLIENTE:
-30/07/2021: Día del primer contacto con el cliente “Luján Producciones”. En el día de la fecha, se comunicó
con nosotros telefónicamente el Señor Nicolás Garibotti, Manager del artista, para coordinar una reunión. Se
acordó como fecha de la misma, el día 13/08/2021 a la 18:00hs, en nuestra oficina.
-13/08/2021: Primer reunión presencial con el cliente. Nos especificaron qué esperaban de nuestro servicio y
nos brindaron la siguiente información preliminar:
EL MOTIVO DEL EVENTO: presentación de su nevo cd “De ahora en adelante”
PUBLICO AL QUE SE DIRIGIRA: amigos, familiares, y artistas invitados
TIPO DE SERVICIO: Cocktail mediano + 2 cazuelas, que incluirá mesa dulce y fin de fiesta.
EL ESTILO ELEGIDO SOLO DEL SERVICIO GASTRONOMICO: Neozelandés. Nos informaron que necesitaban
planificar un evento con motivo de celebrar el lanzamiento del nuevo disco, en el mes de diciembre del 2021,
fecha en la cual se toma un descanso antes de retomar con la gira.
LUGAR DEL EVENTO: Urbano
SE ESTABLECIO FECHA Y HORA A COMENZAR EL EVENTO: 18/12/2021 a las 20:30hs. NOS CONFIRMA LA
CANTIDAD DE INVITADOS: Aprox. 500 personas, de las cuales no participarán niños. Nos pidieron que para las
propuestas de salones, tengamos en cuenta que les gustaría un espacio al aire libre y un espacio cubierto para
el resto del evento.
PRESUPUESTO DISPONIBLE: xxxxxxxxxxxx
Informamos al cliente que una vez aprobado el presupuesto, comenzaremos a trabajar con el pago del 30%
del total y luego el dinero restante un mes antes del evento. Concretamos fecha y hora para la siguiente
reunión, donde nosotros le presentaremos y se determinaran las propuestas de salones, se coordinó para el
día 23/08/2021 a las 17:00hs, en nuestra oficina y le facilitamos nuestro e-mail para seguir manteniéndonos
en contacto.
-23/08/2021: Segunda reunión presencial con el cliente. Presentamos 6 propuestas de sitios donde se podrían
realizar el evento. Al cliente lo convenció y eligió “Goldcenter Eventos”. Propusimos que la próxima reunión
se haga directamente en el sitio del evento, para la cual nosotros nos comunicaríamos vía e-mail designando
una fecha y horario para la visita.
-25/08/2021: enviamos un e-mail al cliente estipulando que el día y la hora de la visita al salón del evento. La
misma se estipuló para el 03/09/2021 a las 14:00hs. El mismo día recibimos la confirmación de la misma.
-03/09/2021: Tercer reunión presencial con el cliente y primera visita al salón. Visitamos por primera vez el
salón con el cliente, recorrimos todas las instalaciones y verificamos el equipo gastronómico, su
funcionamiento, grupo electrógeno, aires acondicionados y revisamos el funcionamiento de las cocinas a gas.
Llegamos al lugar del evento, tiempo antes que el cliente, donde nos recibió la encargada del lugar, para
poder evaluar las instalaciones y verificar su funcionamiento. El lugar cuenta con una comodidad importante
en la cocina, posee capacidad de lavado para la vajilla y espacio suficiente para trabajar con línea de montaje.
También resulta cómodo para lugar de guardado, abatidores y varios freezers y hablamos de las diferentes
alternativas de la decoración. Tomamos las medidas de los espacios para ver las dimensiones y tomamos fotos
del lugar para una mejor planificación. Recorrimos los sanitarios para ver si estaban correctos para la cantidad
de personas que asistirían al evento. El lugar es de fácil acceso, tanto para los invitados como para los
empleados. Más tarde, recibimos al cliente, quien nos ayudó a verificar que dispongan verazmente del espacio
que se necesitara para su evento y consignó medidas específicas. Nos confirmaron también que el lugar
dispone de un sitio amplio al aire libre, en el caso de que se desee hacer la recepción en ese espacio, y que el
sitio nos proveerá de personal de seguridad. Otras peticiones del cliente en la reunión: Que la decoración sea
del estilo clásico
-15/09/2021: enviamos al cliente la propuesta gastronómica y esperamos su posterior aprobación.
-20/09/2021: Recibimos un e-mail del cliente, donde nos confirmaba la propuesta gastronómica y nos
felicitaba por llenar sus expectativas respecto a la misma, pero me consulta por una degustación de los platos
y para charlar acerca de las opciones de las bebidas. El mismo día respondemos agradeciendo, y detallando
próxima reunión en nuestra oficina con día y hora 24/09/2021 a las 16hs. También, ofreciendo quedar a su
disposición por cualquier otro detalle o petición.
-24/09/2021: Cuarta reunión con el cliente, donde se produjo la degustación de los platos, con los cuales
quedo muy conforme. Hablamos de las bebidas, solicita que incluyamos Whisky y además quiere que
agreguemos espumantes para el 23% de los invitados.
Le sugiero también la opción de contratar un servicio de cafetería con barra incluida para la sobremesa y el
servicio de mesa dulce.
-01/10/2021: Quinta reunión presencial con el cliente, donde nos brindó datos de la empresa que se encargara
de la ambientación. Por nuestro lado presentamos y recomendamos los servicios requeridos en la petición. Le
ofrecimos una lista con los posibles, detallando contactos y ejemplos de servicios prestados anteriormente
(videos, fotos, páginas web, red social, etc.). Le pedimos que a la brevedad nos la confirme. Nos pidió que
incorporemos tandas de baile en el evento.
-06/10/2021: Nos llega vía e-mail una lista con la confirmación de los servicios elegidos (disck-jockey, luces,
pantallas, fotógrafo, etc.).
-12/10/2021: Enviamos el presupuesto al cliente vía e-mail. Esperamos su confirmación.
-14/10/2021: el presupuesto fue aprobado por el cliente y nos envió por e-mail, el comprobante del pago con
el 30% como seña, depositado en nuestra cuenta. Respondemos confirmando que recibimos el dinero y
coordinamos la siguiente reunión para el día 29/10/2021 a las 14hs.
-29/10/2021: Sexta reunión presencial con el cliente, donde se arma el cronograma del evento.
-05/11/2021: Realizamos video llamada con el cliente, para despejar dudas que le hayan surgido, si fuera el
caso. Resolvemos sus inquietudes.
-10/11/2021: Coordinamos por llamada, la reunión final antes del evento para el día 19/11/2021 a las 10hs
en nuestras oficinas.
-12/11/2021: Realizamos el chek-list con todos los elementos necesarios para el evento.
-19/11/2021: Hacemos la última reunión con el cliente antes del evento. Comprobamos que todo lo pactado
con el cliente se halla cumplido (hasta el momento, desde ambas partes).
-13/12/2021: 5 días antes del evento, el cliente nos envía un e-mail con la re confirmación de la cantidad de
invitados, aludiendo que finalmente son 490, adjuntando también el comprobante del pago. Confirmamos su
recepción, y le decimos que esperamos lo mejor para su evento y por sobre todo que muchas gracias, por
confiar en nuestro servicios. Que cualquier duda o inquietud que surja, estamos siempre a su disposición.
-20/12/2021: Llamamos al cliente para preguntar qué le pareció el evento, y se presenta vía e-mail una carpeta
con el informe de lo que sucedió en el mismo.
4-. ANÁLISIS DEL LUGAR
a) Se calcularon 1m2 por persona, haciendo un total de 490 m2 para realizar el evento. En el centro se
ubicará la pista de baile, con una superficie total de 245 m2. En la entrada del salón se hará el servicio
de recepción, colocando dos mesas de servicio en sus extremos y una barra para tragos, pegada a la
 recepción. También habrá varias mesas de apoyo distribuidas para las copas usadas o descarte de
palitos de brochets, pirotines, etc.
b) El lugar posee capacidad para lavado de vajilla y cristalería.
c) Plano del Salón
BARRA DE TRAGOS

PISTA DE BAILE
RECEPCIÓN

ESCENARIO

COCINA BAÑO HOMBRES BAÑO MUJERES

5-. COMANDA DEL EVENTO
COCKTAIL MEDIANO + 2 CAZUELAS + MESA DULCE+ FIN DE FIESTA

CANTIDAD BOCADOS CALIENTES PESO C/U PESO TOTAL

245 BROCHETTE DE MAR 9,80 0,04
245 PIGS IN BLANKET 7,35 0,03
245 WHITEBAIT FRITTER 9,80 0,04
245 BEEF AND CHIPS PIES 9,80 0,04
245 BASTONCITOS DE MOZZARELLA CON SALSA CAPRESE 9,80 0,04 117,60

245 CANASTITAS DE ACELGA Y RICOTA 9,80 0,04

245 EMPANADITAS DE CEBOLLA Y QUESO 9,80 0,04
245 CROQUETITAS DE PAPA Y JAMÓN 9,80 0,04
245 BASTONCITOS DE CHIPS DE BATATAS CRUJIENTES 9,80 0,04
245 AROS DE CEBOLLA 9,80 0,04
245 CANASTITAS DE CHOCLO Y QUESO 9,80 0,04
245 EMPANADITAS DE ATUN 9,80 0,04
2940
CANTIDAD BOCADOS FRIOS PESO C/U PESO TOTAL
245 SCONES CON QUESO BLANCO PEPINITOS Y CIBOULETTE 9,80 0,04
245 CANAPÉS DE QUESO AZUL Y SALMÓN 9,80 0,04
245 CEVICHE DE MARISCOS 9,80 0,04
245 CANAPÉS DE HUMMUS DE REMOLACHA 9,80 0,04
245 BRUSCHETTAS MEDITERRANEAS 9,80 0,04 117,60

245 ARROLLADO DE JAMON Y ROQUEFORT 9,80 0,04

245 ARROLLADO DE SALMON A LAS HIERBAS 9,80 0,04
245 CEVICHE DE CHAMPIGNON TROPICAL 9,80 0,04
245 TOMATES RELLENOS DE ATUN Y CHOCLO 9,80 0,04
245 BLINIS CON PURÉ DE BERENJENAS Y CREAM CHEESE 9,80 0,04
245 TARTELETAS DE LANGOSTINOS Y ALCAPARRAS 9,80 0,04
245 MONTADITOS DE QUESO AZUL, PERAS Y NUECES 9,80 0,04
2940
CANTIDAD CAZUELAS PESO TOTAL
490 CAZUELA DE MARISCOS 93,10 0,190
490 ESTOFADO DE CORDERO 88,20 0,180 181,30
980
 CANTIDAD MESA DULCE
245 MINI PAVLOVA DE FRUTOS ROJOS (UNIDADES DE 0,020) 4,9 0,02
245 LAMINGTONS 7,35 0,03
245 AFGHAN BISCUITS 7,35 0,03
245 PARFAIT DE WHISKY Y AVELLANAS (UNIDADES DE 0,020) 4,9 0,02
245 TESORO AZTECA (UNIDADES DE 0,02) 4,9 0,02 58,80

245 BROCHETTES DE BROWNIE, FRUTILLAS Y MALVAVISCOS 7,35 0,03

245 MOUSSE DE DULCE DE LECHE Y COCO (SHOTS DE 0,030) 7,35 0,03
245 HOCKEY POKEY 7,35 0,03
245 BOMBÓN ESCOSÉS HELADO (UNIDADES DE 0,020) 4,9 0,02
1 KEY LIME PIE CON CHANTILLY 2,45 2,45

CANTIDAD PETIT FOURS

245 BARRITAS CRUJIENTES DE CHOCOLATE Y ALMENDRAS 4,9 0,020 9,8
245 BARRITAS DE LEMON CURD 4,9 0,020
CANTIDAD FIN DE FIESTA
490 PIZZA 4,9 0,01 4,9
PESO TOTAL 490

CANTIDAD COMIDA PARA EL PERSONAL PESO C/U PESO TOTAL

49 ÑOQUIS DE RICOTA CON SALSA BOLOGNESA 17,15 0,35 17,15

6-. RECETÓN (EXCEL)

7-. CÓMPUTO DE BEBIDAS, HIELO DE ARRANQUE

BEBIDAS CANTIDAD DETALLE

VINOS 377 BOTELLAS -Bodega Escorihuela Gascón: 188 botellas de Gran
Reserva Malbec
- Bodega Altaland: 189 botellas de Torrontés
JUGOS 245 LTS Jugos de la marca Citric, de los siguientes sabores:
pulpa de naranja, pulpa de pomelo y limonadas
artesanales.
GASEOSAS 245 LTS Línea Coca Cola
AGUA 245 LTS Agua mineral Villa del Sur, con y sin gas, y bajo sodio
 ESPUMANTE 113 BOTELLAS -Bodega Nieto Senetiner: Brut Nature y Bodega
Sottano: Rose brut
ESPUMANTE PARA EL 82 BOTELLAS -Bodega Baron B: Extra brut
BRINDIS
WHISKY 10 BOTELLAS Chivas Regal 12 años
CERVEZA 245 LTS Cervezas artesanales
TRAGOS 33 BOTELLAS Campari, Fernet, Martini, Gancia y Cynar

HIELO DE ARRANQUE
BARRAS DE HIELO DE 20 KG 10
BOLSAS DE ROLITOS DE 15 KG 20

8-. CÓMPUTO PERSONAL DEL SALÓN

PERSONAL DEL SALÓN CANTIDAD

JEFE DE SALÓN 1
AYUDANTE 1
MOZOS 30
MAITRE 2
RECEPCIONISTAS 3
BARMAN 1
DESPACHANTES DE BEBIDAS 5
GUARDARROPAS 3
PERSONAL DE LIMPIEZA 3
TOTAL 49

LAS PERSONAS ENCARGADAS DE SERVICIOS COLATERALES, NO COMEN EN EL EVENTO

ORGANIGRAMA

ORGANIZADOR

ASISTENTE

JEFE DE SALÓN JEFE DE SERVICIO

PERSONAL RECEPCIONISTAS
MAITRE A MAITRE B
DE LIMPIEZA

MOZOS MOZOS GUARDARROPAS

PERSONAL DE LIMPIEZA

9-. CÓMPUTO COMIDA PERSONAL DEL SALÓN

EN EXCEL
10-. COMPUTO DE: MOBILIARIO, VAJILLA, CRISTALERIA, PORCELANA Y DEMAS EQUIPAMIENTO (EL LUGAR
CUENTA CON CAPACIDAD DE LAVADO)

MOBILIARIO CANTIDAD
MESAS 9
MESAS DE APOYO 3
LIVINGS 16
SILLONES BLANCO OSTRA INDIVIDUALES 245
SILLÓN BLANCO TRIPLE 81
BARRA PARA TRAGOS 1

CUBERTERÍA CANTIDAD
CAZUELAS 735
CUCHARAS PARA CAZUELAS 735
CUCHARAS DE POSTRE 735
TENEDOR DE POSTRE 735
PLATO PARA POSTRE 735
 SERVILLETAS 1225

CRISTALERÍA PARA LA RECEPCIÓN CANTIDAD

VASO TRAGO LARGO 735
COPAS DE VINO 735
COPAS DE AGUA 735
CRISTALERIA CANTIDAD
COPA DE AGUA 490
COPA DE VINO 490
COPA ESPUMANTE 490
SHOTS 490
JARRA DE 1,5 L 18

VARIOS CANTIDAD
CENTRO DE MESA 9
SALEROS 18
BALDE FRAPÉ 9
BALDE HIELERA 9
CENICEROS 9

11-. GASTOS GENERALES

GASTOS GENERALES
ARTÍCULOS DE LIMPIEZA VARIOS:
Lavandina, Desodorante para pisos,
desinfectantes, servilletas de papel, papel
higiénico, alcohol, etc
HIELO
SEGUROS
PRODUCTOS DESCARTABLES
VAJILLAS
PROVEEDOR
Makro: Echeverria 2870 (Panamericana entre Ugarte
y Pelliza, Munro)
Tel: (011) 4849-8100
Hielo Cristalino: Costa Rica 5763 (Caba)
Tel:( 011) 4771- 6417
SMG SEGUROS: Avda del Libertador 1068, CABA
Tel: 0221 497-3317
LA CASA DEL DESCARTABLE: Paso 710, 11 4961-2444
M y N eventos Alquiler de Vajilla
 Dr. Adolfo Dickman 1139, CABA
Tel: 01123976595

12-. SERVICIOS COLATERALES

CONCEPTO INFORMACIÓN
DISC- JOCKEY J Romina Cohn: formó parte de la propuesta artística
de Creamfields Buenos Aires, en todas sus ediciones.
Es residente de Kika Club (viernes) y de la
convocante propuesta de Club 69 (jueves), donde
toma las riendas de la cabina cada quince días.
Actualmente, Romina está concentrada en la
finalización de su primer álbum como productora.
Contrataciones: info@laagenciabiz
teléfonos 11 5729-7303 11 5567-5422
FOTÓGRAFO Alejandra Cavalheiro: Trabaja actualmente en
producción de shows y manejo de redes y
fotografías de shows en vivo de la productora del
artista.
Contrataciones: @lujanprod
VIDEO Viflux: En la actualidad han creado1000 videos
alrededor del mundo para eventos y pequeñas,
medianas y grandes marcas como: Google, LG,
Samsung, Starbucks, Axis, Comscore o Pepsico.
Teléfono: 11 21295681 Email: hola@viflux.co
SEGURIDAD (PROMOVIDA POR EL LUGAR) A cargo de Grupo Vanguardias: Dedican su esfuerzo
para brindar el mejor servicio. Son especializados en
seguridad física, controles, custodias, vigilancia y
prevención.
Teléfono 11 4709-0740
Email: info@grupovanguardias.com.ar
ESCENARIO Mariano Fazzini: 20 años de experiencia en el rubro,
Alquiler de escenarios, tarimas, pasarelas,
 estructuras de layher y torres para colgado de
pantallas y sistema de sonido.
Teléfono 11 6794-9180
BARRA Y SERVICIO DE CAFETERIA PARA PETIT Barra de café: Empresa Joven que realiza un servicio
FOURS Y MESA DULCE para exigentes, cuentan con la experiencia de haber
participado en varias empresas y salones de eventos.
Teléfono: 11 3121-8276 Email: info@barradeca
LOCUCIÓN Presentador de eventos con más de 20 años de
trayectoria y más de 500 trabajos. Organizadores,
Pymes y Grandes Empresas confían en la experiencia
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13-. PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN

HORA TIMMING
17:00 Ingreso al lugar del evento. Se realiza una reunión con los maitres, jefes de servicio, para
establecer pautas de trabajo y novedades, y una inspección rápida del lugar.
17:45 Llegada del personal-proveedor de hielo-proveedor de vajilla-pasar lista-cambiarse a fajina.
18:00 Llega Mariano, encargado del armado de pantallas y escenario y Nico Garibotti, managment del
artista con la ambientadora de la productora y fotógrafa.
18:20 Llegada del Dj y Andrés el locutor y el valet parking.
18:45 Encender aire acondicionado. Arribo del personal de seguridad.
19:00 Control del lugar del evento terminado. Comida del personal, cambio de uniforme
19:15 Reunión previa al evento con maitres y personal.
19:30 Emplatar bocados fríos. Chequear tragos en la recepción y servicio de bebidas listos
20:30 Hora 0. Llegada de los invitados, inicio de recepción, bandejeo de bebidas y bocados fríos.
21:15 Cocina y bandejeo de bocados calientes. Bienvenida del anfitrión a los invitados. Desbarazo de
entradas.
21:45 Bandejeo de cazuelas
22:00 Desbarazo de cazuelas, servilletas y vasos.
22:15 Cocina, emplatado mesa dulce. ´Preparación de la presentación
22:45 Se invita a disfrutar de la mesa dulce
23:00 Tanda de baile
23:30 Presentación del nuevo Cd del artista
23:45 Bandejeo de bebidas-cocina armado de petit fours. Desbarazo del salón
00:15 Cierre de la presentación. Fotos.
00:30 Brindis y discurso del anfitrión
00:45 Bandejeo de bebidas, preparación de pizzas
01:00 Fin de fiesta. Bandejeo de pizzas y bebidas
01:30 Final del evento. desbarazo
02:00 Conteo, encajonado. Pago al personal