FUNDACION UNIVERSIDAD DE AMERICA

FACULTAD DE EDUCACION
PERMANENTE Y AVANZADA

“LEAN MANURACTURING MANAGEMENT”

5S & ESTANDARIZACIÓN

CAP CG SAS
Carlos D. Pasquale Borja
Socio Director, Consultor delegado del Instituto Lean Management de España
Carlos M. Arias Pinzón
Socio Fundador, Consultor delegado del Instituto Lean Management de España
 Lo primero a trabajar es la ACTITUD.

“Eso ya lo hemos
“Aquí es intentado antes”
“Esto nos da temor, por
diferente” que …..”

“No puede hacerse, ni “usted tiene la razón

lo proponga” pero….”

“No hay tiempo

“Esa no es mi para eso”
responsabilidad”

“Muéstreme primero “Tal vez funciona en otro tipo

resultados…..” de empresas aquí no”
“Eso ya lo sé…..”
 Paradigmas o Resistencia

De la dirección:
 La operación no se puede suspender para hacer aseo
 El orden y aseo son responsabilidad de los operadores
 El orden actual en las áreas es suficiente
 La limpieza la pueden realizar los ayudantes / Oficios Varios

De los trabajadores:
 Me pagan para trabajar no para limpiar
 El área es muy pequeña para organizar lo que tenemos
 Yo tengo mi propio orden no necesito de otras modas
 Errores en la implementación de 5S

 Tomarlo como una jornada de orden y aseo

 No se vincula con las otras prácticas.
 Implementarlas sin dar entrenamiento.
 Dar la responsabilidad a una sola persona.
 Limitar la participación del equipo.
 Utilizar lenguaje diferente al de la empresa.
 Implementarlas sin el compromiso y ejemplo de los líderes o
jefes.
 Premisas

 La excelente organización del lugar de trabajo será la base

para convertirnos en una “Empresa de Clase Mundial”
 El orden impactará nuestros los resultados.
 Una muy buena Disposición, Disciplina, Constancia y
Apropiación serán la base del éxito para la implementación y
el sostenimiento de las 5S y la Cultura de Mejoramiento
Continuo deseada.
 Objetivos

 Conocer y entender el significado de las 5S

 Entender la necesidad de implementar 5S.
 Entender los beneficios de implementar las 5S.
 Conocer herramientas que ayudan al sostenimiento; mapas
y las reglas de 5S.
 5S – Piedra Angular de la Mejora

“Si usted puede hacer 5S, entonces puede hacer cualquier

cosa. La compañía que puede implementar las 5S’s
y sostenerlas, también puede hacer bien todas las otras
prácticas. La compañía que ni siquiera puede implementar
las 5S’s básicas, no será capaz de hacer ninguna otra cosa
requerida para una organización competitiva.”

Takashi Osada
‘Las 5S’s: Cinco Claves para un
Ambiente de Calidad Total’

OHT 04
 Quien es responsable de las 5S

La Alta Dirección, los Directores, los Jefes, los

Coordinadores, los técnicos, los auxiliares y
principalmente Yo, con tareas específicas para la
implementación y el sostenimiento.
 5S – ¿Que son?
El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre
que en Japonés designa cada una de sus cinco etapas o principios.

(Seiri): Seleccionar, Clasificar, retirar los

elementos innecesarios
(Seiton): Organizar, ordenar los elementos útiles
 (Seiso): Limpiar las oficinas, equipos, accesorios, áreas
comunes y el ambiente de trabajo
(Seiketsu): Estandarizar las operaciones para
garantizar que la situación sea sostenible
(Shitsuke): Sostener y mejorar lo obtenido
 Seiri: Seleccionar
Identificar claramente los elementos necesarios, dejando para el
momento la cantidad necesaria en el sitio adecuado, además de
separar y retirar los innecesarios,.

“Método innecesaria necesaria

para aumentar la productividad”
 Seleccionar

¿Que elementos no necesarios tiene en su lugar de trabajo

o cuales necesitan reparación?:

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________
 Seleccionar
Por favor indicar cuales creen, son los beneficios de aplicar seleccionar:

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________
 Ejemplo de criterios para los objetos innecesarios:

AREA CRITERIOS
Oficinas:

Equipamiento de Oficina Sólo el que se este usando

Nada que sea mayor a 1 año, o 3 años para el

Documentos en el archivo
historial importante (excepto los de requerimiento legal
físico o del computador
o por procedimientos de documentación)

Letreros/Memorandos Ninguna información anticuada o no vigente

Solo los documentos y elementos que se necesitan

Superficies de los escritorios
para la tarea actual
Solo los que se necesitan por su historial o los que
Correo Electrónico
requieren ser atendidos
Reunión Preliminar

Reunión jornada despeje en AJE Group Funza

 Tarjetas

ETIQUETA ROJA 5S ETIQUETA AZUL 5S

Número: ___ Número: ___
Fecha: / / Fecha: / /
Nombre Objeto: Nombre Objeto:
Zona ubicación: Zona ubicación:
Identificado por: Identificado por:
CLASIFICACIÓN CLASIFICACIÓN
Materia Prima Maquinaria Materia Prima Maquinaria
Producto en Proceso Herramienta Producto en Proceso Herramienta
Partes, Repuestos Contenedor Partes, Repuestos Contenedor
Producto Terminado Papelería, Documentos Producto Terminado Papelería, Documentos
Otros: Otros:
CANTIDAD: VALOR ESTIMADO: CANTIDAD: VALOR ESTIMADO:

RAZÓN PARA RETIRAR RAZÓN PARA LA SELECCIÓN

Innecesario Desconocido Peligro Inminente No necesario
Defectuoso Sobrante, Exceso Defectuoso Sobrante, Exceso
Uso esporádico Otro: Genera Pérdidas Otro:
ACCIÓN REQUERIDA ACCIÓN REQUERIDA
Eliminar Organizar Limpieza Organizar
Reubicar Dar de Baja Cambio / Reposición Pintar
Reparar Zona de espera Reparar Ajustar
Otros Retirar Otros
AUTORIZA: AUTORIZA:
Fecha de retiro: / / Fecha de retiro: / /
¡Con actitud para transformar! ¡Con actitud para transformar!
 Control de Tarjetas
CONTROL DE ETIQUETAS 5S Código xxxxx

EQUIPO: Fecha xxxxx

ÁREA / ZONA / OFICINA: FECHA DESPEJE: _____/______/______ Actualización 00

RAZÓN DE RETIRO / FECHA DE

# NOMBRE DEL ELEMENTO Y UBICACIÓN CANTIDAD TARJETA # PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA EJECUCIÓN AVANCE
SELECCION COMPROMISO

10

11

12

13

14

15
 Seiton (Ordenar)

Colocar los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido

encontrarlos, darle orden, ubicación especifica.

Necesarios
 Seiton (Ordenar)
Colocar los materiales necesarios de manera que sea fácil y
rápido encontrarlos, se puede utilizar el control visual para facilitar
el orden. Que exista “Un lugar para cada cosa y cada cosa en
su lugar.”

“Eliminar el desperdicio de tiempo

de búsqueda”.

Necesarios
 2. Seiton: Ordenar . Clasificación

No se está CLASIFICACION ACCION

usando o se Las mercancías
utiliza poco defectuosas y el
inventario Descartarlo
muerto no serán
usadas.
Inventario de
artículos Retirarlo de la zona
Usado dos veces de trabajo y ponerlo
Raramente en otra parte
al año.
usado

Usado una vez Almacenar cerca

Usado cada uno o dos del proceso en el
Se está ocasionalmente meses que se utiliza
utilizando
Almacenar cerca de
Usadas una vez la operación en la
De uso
por semana que se utiliza
frecuente

Ubicación de elementos
Mantenerlo al
Usadas
alcance todo el
diariamente tiempo
 Seiton (Ordenar)
Por favor identifiquen cuales elementos de su lugar de trabajo pueden
tener mejor ubicación.

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________
 Seiton (Ordenar)

Por favor identifiquen cuales son los beneficios de ordenar.

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__________________________________________________

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__________________________________________________
 Seiso (Limpiar)
Mantener las áreas y los elementos limpios mediante rutinas de aseo y
fundamentalmente implementando metodologías que se enfoquen en
la identificación y eliminación de las fuentes de suciedad.

“Es la base del incremento de la calidad”

En un ambiente limpio, se resaltan

defectos.
⇒En un área limpia y ordenada, da
pena ser desorganizado.
necesaria
s
 Seiso (Limpiar)
Por favor identifiquen cuales fuentes de suciedad hay en su área de
trabajo.

__________________________________________________

__________________________________________________

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__________________________________________________

__________________________________________________

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 Seiso (Limpiar)

Por favor identifiquen cuales son los beneficios de limpiar.

__________________________________________________

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 La Secuencia de las 5S

Seleccionar
Estandarizar

Organizar

Sostener
Limpiar
 Ejemplos de 5S

Antes Después
Antes Después
 Seiketsu (Estandarización)

Desarrollar un modo consistente de trabajo que deje claro a todos

cuál es la práctica aceptable y permita identificar cualquier
anormalidad y avanzar de manera organizada en la
implementación de las primeras 3S.

Mantener

“Es el primer paso para lograr la seguridad”

Necesarios
 Seiketsu (Estandarización)
Por favor identifiquen cuales son requisitos para iniciar la
estandarización y por qué es importante estandarizar

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________
 Seiketsu (Estandarización)

Por favor identifiquen y mencionen los estandares 5S que tienen en

el área de trabajo

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__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

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Estándar 5S
Estándar 5S
Ejemplos de 5S - Estándares
Estándar 5S
 Shitsuke (Sostener)

Mediante la disciplina se busca mantener y mejorar los logros

obtenidos, además convertir inicialmente en hábito y luego en cultura
la implementación y apropiación de las 5S.

“5S comienza con la disciplina y continua

con ella.”

Primer nivel：No hay personas ni procesos que ensucien el sitio de

trabajo y por lo tanto no hay quien tenga estar limpiando, reparaciones
menores, solo mantener.
Segundo nivel：Hay personas y procesos que ensucian el sitio de
trabajo y también hay quienes lo limpian.
Tercer nivel: Hay personas y procesos que ensucian el sitio de trabajo
y no hay nadie que lo limpie.
 Shitsuke (Sostener)

¿Como puede ayudar a su equipo a sostener y mejorar la

implementación de 5S?

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Estándar Sostenimiento de las 5S
Estándar Sostenimiento de las 5S
Otros Ejemplos

5S COMO CULTURA
 Mapas y Reglas 5S

Son elementos importantes que deben desarrollar cada uno de los

equipos de tal manera que se definan las zonas de
responsabilidad y las reglas 5S que les ayuden a tener las áreas
ordenadas y limpias.
 Mapas de 5S
El personal debe tener responsabilidades claras para 5S basadas
en sus propios lugares de trabajo.

El Mapa 5S es un instrumento útil:

 Ayuda a dividir las áreas de trabajo de manera equilibrada
 Define responsables de mantener y hacer mantener las
condiciones 5S en cada una de éstas áreas
 Facilita visibilizar los estándares 5S.
 Define claramente las responsabilidades.
Mapas 5S
 Reglas 5S

El equipo acordara y definirá las normas que están dispuestos a

cumplir y pueden implementar para tener las áreas de trabajo
organizadas, limpias, así como el sostenimiento de los estándares.
Cuales son las reglas 5S de cada uno de sus equipos.
 Reglas 5S
Por favor elaboren las reglas o acuerdos 5S que ustedes creen
se deberian, comprometer a cumplir en sus áreas de trabajo los
equipos.

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________________________________________________

_________________________________________________

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 Revisiones de sostenimiento

 La auditoria es la manera de verificar el grado de apropiación de las

etapas en cada área, se recomienda realizarla con los trabajadores
para que ellos identifiquen las oportunidades de mejora.
 Los equipos directivos de la organización también realizaran
auditorias.
 En el desarrollo de la implementación y dependiendo del avance,
los equipos definirán las frecuencias de las auditorias.
 Revisiones de sostenimiento
 Conformar los grupos de trabajo
 Tomar fotos de “Antes” y aplicar la lista de verificación
 Utilizar el formulario calificando en escala de 1 a 4
 0: Mal
 1: Regular
 2: Bueno
 3: Excelente
 Revisar el área definida y asignar la calificación
 Identificar oportunidades de mejora para implementarlas
 Identificar áreas que requieren fotografías
 Calcular el porcentaje
 Definir la frecuencia
 Planes de acciones de mejora

Consideraciones
 No buscar culpables
 Motivar la participación de todos
 Mente abierta

Identificar las acciones que se puedan desarrollar

 Acción específica
 Responsable de ejecutarla
 Fecha de realización
 Recursos
 Revisiones de sostenimiento
100

90

80
Meta
70

60
Porcentaje

50

40

30

20

10

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Control de Intervalo
 Revisiones de sostenimiento
100

90

Meta 80

70

60
Porcentaje

50

40

30

20

100

1S 2S Enero Febr. Mar. Abril. Mayo Junio

2016 2016
¿Como podemos asegurar que las 5S se
implementan?.

5S es más que ‘cuidados domésticos’, más que un lugar de

trabajo limpio, se trata de orden, disciplina e innovación en el
lugar de trabajo que es esencial para alcanzar la Excelencia
operacional

Las 5S son consideradas “La piedra Angular de

Cualquier Proceso de Mejora Sostenible”
Gestión & Medición Visual
Estandarización
 Objetivos

 Que es Gestión & Medición Visual

 Conocer los beneficios
 Identificar el Rol de los integrantes del equipo en la
apropiación de la Gestión Visual como una práctica de
trabajo.
 Registrar y utilizar los indicadores de desempeño del
equipo
Hay estudios que indican que mas del 80% de
la información que se recibe, se hace a través
de la vista.
 Gestión Visual

BAÑOS
 Gestión Visual
Comente con sus compañeros ejemplos de Gestión Visual en su lugar
de trabajo:

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________
 La Medición Visual

 Entender y asimilar la información de manera inmediata

 Ofrecer al equipo información oportuna de los ICD
 Facilitar a los equipos la apropiación de sus resultados
 De un vistazo identificar condiciones anormales o fuera de
estándares.
 Suministra retroalimentación de efectividad de las acciones
 Dar transparencia a los resultados.
 Crear condiciones para trabajo Estandarizado
 Facilita el entendimiento de instrucciones
 Alinear los objetivos del equipo con los de la Empresa.
Metas en los Equipos: Tipo SMART (inteligentes)

ESpecíficas, la meta debe ser

clara para todos.
Medible, la meta debe ser
cuantificable para su control y
seguimiento.
Alcanzable, su logro representa
un reto.
Realista, la meta debe estar
relacionada con los Indicadores
Clave del Desempeño del equipo.
Tiempo, la meta debe alcanzarse
en un periodo determinado.
 Definamos nuestras Metas

Necesitamos definir metas a corto plazo para cada uno de los Indicadores
de desempeño, para aportar al logro de los objetivos de la Empresa
Los Indicadores Claves de desempeño están relacionados con la calidad,
el costo, la prestación del servicio, la seguridad y la motivación.

Comentar el desempeño actual y el desempeño ideal.

El Líder del equipo debe utilizar

esta información para negociar y
acordar con el equipo las metas
de mejora de desempeño.
 Medición Visual del Desempeño

Es la práctica que mediante la

elaboración, publicación y
revisión oportuna de los
resultados en las áreas de
responsabilidad de cada
equipo de trabajo, permite
realizar seguimiento y recibir
retroalimentación sobre el
desempeño de los
indicadores claves de los
diferentes procesos y evaluar
la efectividad de los planes.
 Pasos de la Medición

 Determinación de indicadores
 Recolección de datos
 Procesamiento de datos
 Exhibición de datos
 Análisis de la Información
 Pasos de la Medición

 Decidir el tipo de proceso que se quiere controlar

 Determinar quién necesita esta información
 Determinar las mejoras que se quieren realizar
 Determinar el sistema de control visual
 Información básica de los gráficos

Título del gráfico Recuerde también.....

Eje Vertical o Eje Y Exactitud

Producción de Gasolina Jet Exhibirlo en el sitio de
100 reunión del equipo
90
Oportunidad
80

70 Información pertinente
(Galones)* 1000 60

50
Meta
40

30

20

10

0
Turno 1 Turno 3 Turno 5
Turno 2 Turno 4

Turnos
Eje Horizontal o Eje X
Título del eje vertical indica la
escala y la unidad de medida
Título del eje horizontal
 Gestión Visual
Por que es importante medir?:

_______________________________________

_______________________________________

Que medimos y cual es su importancia?

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________
Ficha Técnica de un Indicador
Ficha Técnica de un Indicador
 Características de los ICD

• Determinantes – Relacionan los objetivos estratégicos

con las mayores oportunidades de mejora
• Pertinentes – Miden el desempeño del equipo y no el
de toda la Organización
• Entendibles – Utilizan unidades de medida apropiadas
• Mensurable – Datos cifras
• Cantidad – Tantos que den suficiente información y se
puedan manejar
Típicamente uno de cada PQCDSM
 Tipo de indicadores claves (ICD ó kpi´s)

P Productividad – Por ej. ………………….

Q Calidad – Por ej. ………………….

C Costo – Por ej. ………………….

D Entrega – Por ej. ………………….

S Seguridad – Por ej. ………………….

M Motivación – Por ej. ………………….

 Medición Visual
¿Por qué la medición puede ayudarnos a ser más competitivos?:

_______________________________________

_______________________________________

Qué cosas debemos medir en nuestro equipo?

_______________________________________

_______________________________________

¿Cómo se recoge la información del desempeño?:

_______________________________________
ESTANDARIZACION DEL TRABAJO
El estándar es la cuña que
Mejora
Asegura que una vez mejorado
Continua
el proceso no haya vuelta atrás.
Trabajo Estándar
“Descripción precisa de cada tarea que
especifica el tiempo de ciclo, el tiempo de
tacto (Takt Time), el orden de ejecución de
las tareas y el stock mínimo de piezas
necesario para realizar la actividad”.
(Womack&Jones, 2003)
 Triangulo de Oro Estándares
de Trabajo
Para estar bajo control, un proceso debe respetar 3 reglas de oro:

Tiene usted una formación sobre el

trabajo estandarizado?
Que es lo que aparenta estar bien?
Se encuentra en el área de trabajo?
Toda tarea
tiene un
Cuando las cosas no están de
estándar acuerdo con el estándar,
usted reacciona siempre de la
forma estandarizada?
A simple vista, Se podría
afirmar que las cosas están
o no de acuerdo con el
estándar?

Regla de
Gestión visual Redacción
al respecto Estandardizada
¿Como la Estandarización contribuye la
Mejora Continua?
 Ayuda a mantener los cambios
 Crea hábitos, al ser parte de la
operación diaria
 Desarrolla Conocimiento, sin
exceso de confianza
 Fuerte soporte del Proceso,
Jefes
 Sirve como entrenamiento
modular
 Ayuda a mantener la expectativa
ESTANDARIZAR

DOCUMENTAR
 Como instruir correctamente
• Preparar al operador
o Exponer el tipo de trabajo y dejar que el operador explique lo que ya conoce al respecto
• Presentar la operación
o Explicar, enseñar e ilustrar los elementos que contiene el puesto
o Hacer énfasis en los puntos clave e indicar la razón
o Instruir claramente con paciencia y a todos, solamente lo que pueda llegar a dominar el
operario que formamos
• Realice una Prueba
o El operador debe seguir el método «Ahora le toca a usted»
o El operador debe remarcar los PUNTOS CLAVE mientras realiza la prueba. ¿Cuáles eran
los puntos importantes y porque motivos?
o Estar seguro que ha comprendido lo que se ha explicado
o Seguir hasta saber que el operador sabe.
• Seguimiento
o Defina a quien se debe acudir en caso de duda
o Motivar las preguntas que se fundamentan sobre las dudas

SI EL OPERADOR NO HA APRENDIDO, EL PROFESOS NO HA INSTRUIDO

CORRECTAMENTE
 “Las buenas intensiones, sin acciones y
disciplina se quedan en buenas ilusiones”

Ahora a Practicarlo

Gracias por su Atención