UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

INTEGRANTES

MARY LUZ SALGADO

ROCIO GUZMAN

OCTAVO SEMESTRE

PALMIRA 19 NOVIEMBRE 2016

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 1. FUNDACION PROGRESAMOS

Es una entidad sin ánimo de lucro con Personería Jurídica reconocida por
Resolución No. 00664 de junio 20 de 1989 del Departamento Administrativo
Jurídico – División Asuntos Delegados de la Nación, adscrita a la Cámara de
Comercio de Palmira. Cuenta con licencia de funcionamiento como Institución de
Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, bajo resolución No. 3220-
02003-0265 del 9 de febrero de 2009, emitida por la Secretaría de Educación La
Fundación Progresamos tiene como objetivo principal: Contribuir al desarrollo
empresarial y social del Valle del Cauca mediante la promoción de procesos de
autogestión centrados en el bien común que fortalezca al sector empresarial, que
fomente el conocimiento y la transferencia de tecnología y facilite la convivencia
ciudadana, para lo cual identifica, gestiona y ejecuta programas proyectos y
actividades orientados a fortalecer el sector empresarial de las micro, pequeñas y
medianas empresas urbanas y rurales; una de las razones de ser de los
programas desarrollados al interior de nuestra institución es la de mejorar la
calidad de vida de la población menos favorecida, en condiciones de
vulnerabilidad, retorno y/o en situación de desplazamiento que habita actualmente
en nuestra región.

1.1 MISIÓN

Somos una institución comprometida con el desarrollo regional sostenible y el

mejoramiento de la calidad de vida, fortaleciendo el sector empresarial,
promoviendo la investigación socioeconómica, articulando la participación
comunitaria y facilitando la convivencia ciudadana. Nos enfocamos al
mejoramiento continuo de nuestros servicios, contando con una estructura
organizacional sólida, efectiva y humana.

1.2 VISIÓN

Consolidarnos como una institución líder e innovadora que contribuya al

mejoramiento de la competitividad de la región, al desarrollo socioeconómico
sostenible y a la promoción de la participación y la gestión comunitaria

2. Descripción de la actividad económica

8551 Formación académica no formal,

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Organigrama

Asamblea General

Revisor Fiscal

Junta Directiva

Director(a)
Ejecutivo(a)

Asistente de Dirección

Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador Asistente

Coordinador OSE
Capacitación Observatorio de Proyectos Proyectos Sociales OSCCC Administrativo(a)

Asesores Asesores Asesores Contador (a)

Auxiliar Administrativo

Pasante
Pasante CCIP
CCIP
Pasante OSE Pasante Pasante Pasantes Pasantes Pasantes
Capacitación Observatorio de

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 3. Problema o proceso a evaluar

En la fundación progresemos se identificó un problema en el área de Dirección y

Gestión Financiera específicamente en el manejo de Caja menor, que está en
custodia de la asistente Administrativa, la caja menor se utiliza para viáticos,
refrigerios inferiores a $100.000 pesos, para hospedajes de la Directora
Financiera, la caja menor esta por un monto de $ 1.000.000, el problema que se
detecto es que la asistente administrativa entrega dinero al personal de la
fundación sin autorización de la Directora, así mismo, se identificó que no se
realiza el reembolso de caja menor en el tiempo necesario para suplir las
necesidades del personal que requieren el uso de la caja menor.

4. Instrumentos

Encuesta a los usuarios de la caja menor

4.1 Indicadores Financieros

4.2 Indicadores de Gestión

5. Descripción teórica del proceso

A. El fondo de Caja Menor estará destinado exclusivamente para cubrir los

gastos menores que se ocasionen en la oficina para su normal funcionamiento o
de los programas que se estén ejecutando. El valor base de la Caja Menor

B. Administrativa equivale a aproximadamente a uno y medio (1.5) salarios

mínimos mensuales legales vigentes.

C. El fondo de la Caja Menor es responsabilidad del Asistente Administrativo.

D. En caso de gastos de transporte deben aplicarse las tarifas estipuladas.

E. Por caja menor se cancelan gastos que no sobrepasen la suma de tres salarios
mínimos diarios legales vigentes SMDLV. Los valores que excedan el monto
máximo deberán cancelarse mediante cheque o transferencia bancaria.

E. El documento soporte que expida el beneficiario del pago (factura, recibo y/o
recibo caja registradora) debe contener la mayor información en cuanto se refiere
a fecha, cédula de ciudadanía cuando se trate de persona natural y NIT cuando el
pago se efectúe a persona jurídica, teléfono y dirección, descripción del producto
con unidades, valor unitario y total. Para los pagos efectuados a proveedores que

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por su naturaleza no se expidan soporte (ejemplo transporte urbano), el
colaborador debe diligenciar el Documento Equivalente a la factura.

F. En todos los casos se debe solicitar el RUT, en la primera compra.

G. Los reintegros de este fondo deberán realizarse al final de cada mes, o una vez
se haya agotado el 80% la base asignada, para garantizar que la Caja Menor
siempre cuente con dinero disponible.

H. La Asistente Administrativa solicitará el reembolso entregando todos los

documentos en orden a la Directora Ejecutiva y en su ausencia el Asistente de
Dirección, relacionándolos en el formato F9-D-1 Reembolso de Caja Menor. La
Directora Ejecutiva colocará una firma de revisado a los soportes con el fin de
evitar la duplicidad de pago.

I. La Directora ejecutiva realizará transferencia bancaria por el valor del reembolso

a nombre de la Asistente Administrativa, responsable del manejo.

J.Todo sobrante que resulte de un arqueo debe ser reintegrado a la Fundación y

contabilizado como un aprovechamiento; de igual forma el faltante debe ser
cargado al funcionario que tiene su manejo.

K. Los recursos asignados a la Caja Menor deben ser utilizados de manera

racional, absteniéndose de incurrir en gastos innecesarios.

L. El fondo de la Caja Menor en ningún caso deberá unirse a otros fondos, ni

podrá ser utilizado con otra finalidad diferente para la que inicialmente fue creado.
Igualmente, no se deben cubrir gastos de Caja Menor con recursos de otros
fondos o ingresos de parte de la Fundación, en caso de hacerlo, estos gastos no
serán asumidos por la Fundación. Los rubros que se tipifican como caja menor
son: Refrigerios, transporte, viáticos, imprevistos de papelería.

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6. Diagrama de flujo

7. Cuestionario de control interno

CRITERIOS DE EVALUACIÓN S N N/A OBSERVACIÓN

I O

1. CAJA MENOR

1.1 1. Existe un fondo fijo de caja

menor

1.1. Nombre del funcionario

1 responsable

1.1. El lugar donde se guardan los

2 fondos es adecuado

1.1. Está debidamente protegido con

3 algún mecanismo de seguridad
física.

1.1. El acceso al fondo se permite

4 únicamente al funcionario
encargado de su manejo

1.1. El funcionario encargado cuenta

5 con una máquina probadora de
billetes

1.1. El funcionario encargado tiene el

6 perfil requerido

1.1. El funcionario encargado tiene

7 experiencia en el cargo?

1.1. El encargado del manejo del

8 fondo ha recibido entrenamiento
adecuado

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1.2 Existe reglamentación escrita
para la caja menor

1.2. El responsable del fondo conoce

1 la reglamentación

1.2. Se han definido en la

2 reglamentación los conceptos de
gastos autorizados

1.2. Se han definido en la

3 reglamentación las cuantías
máximas autorizadas por cada
pago

1.2. Se ha definido el momento

4 oportuno de hacer el reembolso

1.2. Se autoriza la emisión de vales

5 provisionales

1.2. Existen funcionarios

4 responsables de autorizar los
pagos por caja menor

1.2. Los funcionarios autorizados Existe un funcionario

5 tienen la firma registrada que apruebe los pago
atravez de la caja menor

1.2. Se aprueban los recibos por

6 gastos antes de ser pagados

1.2. Los recibos que soportan los

7 pagos se elaboran a nombre de
la Empresa

1.3 Los recibos de gastos están

libres de borrones, tachones o
enmendaduras

1.3. En los recibos de gastos coincide

1 la cantidad en letras y números

1.3. Se ha definido la información que

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2 deben tener los recibos de pago
en materia tributaria

1.3. Se revisa el correcto

3 diligenciamiento de los recibos de
pago y el cumplimiento de los
requisitos establecidos, antes de
ser pagado.

1.3. Los beneficiarios de los pagos

4 tienen RUT

1.3. Se tiene copia del RUT de los

5 beneficiarios de los pagos

1.3. Las copias del RUT se

6 encuentran debidamente
archivadas.

1.4 El archivo del RUT facilita su

consulta

1.4. Se hace reembolso al final de

1 cada mes para efectos del corte
contable

1.4. El reembolso se solicita en un

2 formato específico

1.4. El reembolso es sometido a

3 revisión antes de ser girado

1.4. El reembolso contiene las fechas

4 del período que cubren los gastos
efectuados

1.4. El cheque del reembolso se gira

5 a nombre del responsable del
fondo.

1.4. Los recibos que soportan el

6 reembolso son debidamente
anulados con sello de PAGADO

8
 1.4. Los registros contables son
7 efectuados por una persona
diferente al encargado del
manejo

1.4. Se hacen arqueos periódicos por

8 parte de los organismos de
control

8. Elaboración de matriz de riesgo

9. Conclusiones y recomendaciones

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