SISTEMAS DE INFORMACION

Estos manipulan solo la información, es decir, manipulan símbolos

representativas del mundo real. Se debe destacar que estos SI deben
ser capaces de producir buena información, esa es la obligación y
responsabilidad de sus diseñadores, desarrolladores, operadores, etc.

SISTEMAS:

 Es el conjunto de partes o elementos relacionados o que

interactúan entre si con una jerarquía u orden determinado.
 Logro de objetivos o fines específicos
 Influyen y es influido por el medio ambiente o contexto
 Todo es mayor a la sumatoria de las partes consideradas individ.
 Freedback o retroalimentación

INFORMACION:

 Es el conjunto de datos interrelacionados para satisfacer

necesidades orientadas al mejoramiento de las tomas de
decisiones.
 Es todo aquello que es comunicado por un emisor a un
receptor y tiende a reducir la incertidumbre en el proceso de
toma de decisiones.
 Según “FEIJOO” la información tiene un sentido amplio y
restringido (es útil para la toma de decisiones). Este también
define que la información es toda aquella que es comunicada
indistintamente del medio en que se trate, reduce la
incertidumbre o implica un conocimiento nuevo al receptor.
 En la información se pueden encontrar dos tipos:
1. Volitiva: proviene de la voluntad, es la información que
genera las organizaciones sin que nadie las obligue a
generar. Satisfacen al nivel gerencial o de control que
está en lo más alto de la pirámide y también al operativo
que está en lo más bajo de la pirámide.
 2. Compulsiva: en esta en cambio, las organizaciones
están obligados a generar o producir info porque existen
normas.

REQUISITOS/CARACTERISTICAS DE UNA BUENA INFORMACION

1) Relación costo/beneficio: es el costo de generar información

debe ser compensado por los beneficios provenientes de las
decisiones tomadas por dicha info.
2) Oportunidad: se refiere al momento en que la información está
disponible. Se encuentra los dos tipos de oportunidad, la
absoluta (única) o relativa.
3) Corrección: debe estar implícita. Es la medida en que la
cuantificación y registración de los hechos este de acuerdo con
las reglas, libre de error o defecto.
4) Relatividad: Es un atributo que apunta a proporcionar info
haciendo referencia a otros datos. Es decir, comparar datos para
poder tomar una buena decisión.
5) Relevancia: es cuando se pone los aspectos más destacados
de la información. Esta info debe ser transcendente y hay que
mostrar el dato de manera que se resalte.
6) Comprensibilidad: la información debe ser entendible para
todos los usuarios y si no es comprensible la info debe ser
desechada y antes de desecharla el usuario la debe rechazar.
7) Excepción: es info que sirve para orientar la acción de aquellos
que tienen áreas de responsabilidad a su cargo. Es un estilo de
conducción, manera de gerenciar la organización. Es cuando
algo se sale del estándar. NO es trabajar con varias info.
 METODOLOGIA
Herbert Simón, dice que hay dos aspectos importantes de las
características implícitas de los sistemas. Los sistemas suelen ser:

 Complejos: se miden por cantidad e intensidad de las

interrelaciones y no por la cantidad de elementos. La
complejidad dificulta y entorpece la realización de cualquier tipo
de tareas, hace más difícil la concepción de cualquier proyecto.
 Casi descomponibles: los sistemas los puedo descomponer
hasta cierto punto porque si lo descompongo por completo deja
de ser un sistema
1) A corto plazo: el comportamiento de cada uno de los
elementos de los sistemas es mas o menos independiente
del comportamiento de los demás.
2) A largo plazo: el comportamiento de cada uno de los
elementos del sistema depende únicamente y en forma
conjunta del comportamiento de los demás.

ENFOQUE TOP DOWN

Es el enfoque de arriba hacia abajo que va de lo general a lo

particular, facilita el abordaje de problemas en forma progresiva y
rompe la complejidad. A medida q va de lo general a lo particular se
gana profundidad de conocimientos sin perder la visión adquirida.
Este enfoque nos permite conocer el sistema bajo estudio o construir
una respuesta adecuada a los objetivos planteados en forma
PROGRESIVA y GRADUAL.
Es importante destacar que la cantidad de niveles a utilizar estará en
función de la complejidad de la situación que deseamos analizar, por
lo tanto que a mayor complejidad, mayor cantidad de niveles será
necesario aplicar.
Metodología de análisis, desarrollo y mantenimiento de sistemas:

 La metodología es lograr que un objetivo se haga de la manera

más eficiente posible, con su menor costo y tiempo posible.
 Se trata de la utilización de un lenguaje en común que todos
compartan y la acepten.
 Debe ser también simple, flexible, sencilla y amplia.
 Es única, aceptada y reconocida, medio eficaz de comunicación,
simple y poderosa.

Acotamiento del campo de acción:

Hay que tener una clara determinación de:

 Limites
 Alcances
 Objetivos
 Principales rutinas afectadas
 Sectores involucrados

Y el hecho de:

 Fijar claramente el campo de acción y acotarlo

 Determinar con total precisión las áreas o sectores de la
empresa que se encuentran involucrados
 Identificar a los usuarios q han quedado dentro de los limites de
nuestra tarea, cargos q ocupan y cuales se encuentran
comprendidas
 Tener presente el motivo por el cual se los convoco a hacer la
tarea y lo que se espera de este.

Facilita la realización del trabajo en tiempo, forma y calidad. Si no se

sigue alguna recomendación se puede perder dentro de la
organización por lo cual puede traer errores muy graves como por
ejemplo no comprender el objetivo y el alcance de trabajo, realizar
tareas que no debía hacer o no hacer las tareas necesarias y por
ultimo esta persona no va a poder emitir una opinión adecuada.
Etapas de la metodología:

1. Análisis: tiene por objeto el conocimiento del sistema bajo

estudio, determinar con precisión cuáles son sus problemas y
concluir con el diagnostico de la situación. Este se divide en
 Análisis global: (primer nivel de análisis)
 Análisis de detalle: (desde el segundo nivel de análisis
hasta el último, en función de la complejidad del sistema)

Esta etapa termina con un informe de diagnostico (contiene

debilidades, errores). Es el análisis de la naturaleza (para
corregir los problemas del diagnostico) de los cambios a
introducir.

2. Hito de análisis de la naturaleza de los cambios a introducir:

Los cambios que uno quiere introducir, su profundidad y el grado
en que puede alterar el sistema o surgir el cambiar de sistema.
Se deberá decidir acerca de la alternativa más conveniente a
considerar :
 Mantenimiento del sistema vigente (cambios leves).
 Reforma del sistema vigente (cambios intermedios). Se
produce dudas de las alternativas a llevar a cabo.
 Nuevo diseño de sistema (cambios profundos). La
profundidad del cambio a introducir estará en función de la
profundidad de las modificaciones realizadas en los límites,
alcances y objetivos del sistema vigente.
3. Construcción: es construir la solución que se ha decidido más
conveniente en el punto anterior. Se divide en 2 la construcción:
 Construcción global: está presente en el pensamiento
creativo, tendiente a realizar el diseño conceptual del
nuevo sistema, especificando:
 Limites, alcances y objetivos propuestos
 Proyección de salidas, entradas y procesos a nivel
global
 Proyección de estructuras, etc.
  Construcción en detalle: se desarrolla la acción efectiva
tendiente a obtener en forma concreta todas las
proyecciones especificadas en el nivel global. Se expresa
también si consideramos que intervenga o no un
computador.

En cuanto a la construcción en general se considera la

construcción propia, construcción realizada por terceros.

4. Prueba: consiste en verificar todas las prestaciones de las

conclusiones que se hicieron. Siempre surgen errores y la
prueba se debe realizar en cuestiones óptimas de fracaso. Se
somete al sistema a diversos y severos exámenes y en
condiciones desfavorables con el objeto de asegurar el éxito.
5. Implantación o puesta en marcha: implica la puesta en
funcionamiento del sistema en forma efectiva, lo debemos hacer
de manera cuidadosa para no desencadenar consecuencias no
exitosas o traumáticas para la organización. Cuestiones optimas
de éxito.
6. Seguimiento y mantenimiento del sistema en eficiencia
operativa: una vez implementado el sistema, con el paso de
tiempo y el cambio de modalidades, nuevos requerimientos y
demás cosas, surge la necesidad de acudir a la ayuda por lo
cual se arranca de nuevo a la etapa 1.

DDMC= decisión de la alternativa más conveniente

 EL ANALISIS GLOBAL

1. La etapa de Análisis
Es la etapa del conocimiento del sistema vigente, del
descubrimiento de sus puntos fuertes y débiles, de las
necesidades de los usuarios (objetivos); como consecuencia de
ello, naturalmente surgirá el diagnostico.

El diagnostico es un informe que contiene cada uno de los

errores que tiene el sistema que es el objeto de estudio antes de
emitir el informe debo estar seguro de que interprete bien el
sistema.
Puede ser tan amplio como lo disponga el sistema
Podemos hacer una variación previo con los usuarios que vamos
a trabajar
Tenemos que hablar con la terminología que adecuamos

Documentación del trabajo realizado :

La documentación del trabajo realizado constituye la evidencia
del cumplimiento de las tareas que han sido encomendadas, y
constituye insustituibles elementos de trabajo que nos servirán
para llegar al total conocimiento del sistema vigente

Grandes bloques de Tareas a Desarrollar

Grandes bloques de tareas a desarrollar que regirán en la etapa
de análisis, ellos son:

1. Recolección de datos
2. Análisis critico de los datos recogidos
3. Emisión del diagnostico correspondiente

Los datos recolectados, fundamentalmente en base a

observaciones visuales y a entrevistas con los niveles superiores
del área bajo análisis, deberán ser objeto de un análisis de
 procedencia, de consistencia, separando aquellos relevantes de
aquellos que no lo son
Este análisis critico de los datos recogidos permitirá también
detectar faltantes de información.

Comentarios acerca de la Recolección de Datos

Es fundamental la importancia en la etapa de análisis recolectar
daros que no se encuentren teñidos de apreciaciones personales
de los ocasionados interlocutores que puede tener el equipo de
análisis

Creemos importante descomponer o clasificar los datos

recolectados según sean estos:

 Hechos comprobados;
 Opiniones, con indicación de las personas que las han
realizado;
 Asociaciones que pueda realizar el analista sobre la base
de experiencias anteriores

Estimación de los Recurso

La estimación de los recursos y control de su utilización son
fundamentales para arribar a la meta deseada en el plazo
comprometido y afectando la cantidad y calidad de recursos
oportunamente definida

2. El Análisis Global
2.1 Objetivo
El objetivo del análisis global es obtener una visión global del
sistema objeto de nuestro trabajo; el conocimiento global del
sistema es un marco de referencia para el análisis detallado,
que nos brindara el conocimiento del sistema con total detalle.
Para ellos habremos utilizar la técnica del enfoque TOP-
DOWN y de aproximaciones sucesivas
2.2 Tareas a Desarrollar
a) Visualización del sistema en operación – Apreciación
 personal de situaciones
b) Entrevista con niveles superiores de la organizacion
c)
 Análisis de legislación vigente que afecte al sistema
 Análisis de practicas usuales en otras empresas que se
dedican a actividades similares
 Análisis de libros y revistas especializados
Análisis de experiencia de otros profesionales

d)Software existente en el mercado

2.3 Confidencialidad de la información recogida

Evitar la divulgación voluntaria o involuntaria, la información

recogida solo estará disponible para aquellos integrantes del
equipo que tenga necesidad de conocerla estrictamente por
motivos relacionados con el desarrollo del proyecto

Cuidar divulgación en:

 Ascensores
 Viajes
 Papeles portafolios, rotafolios, etc de reuniones
 Etc

2.4 Control Periódico del Proyecto

Es tarea del jefe del equipo el control periódico del proyecto y

recursos afectados

2.5 Resultado

Obtendremos un informe acerca del grado de avance, tareas

realizadas, recursos afectados, inconvenientes o problemas,
etc

ENTREVISTAS
1. Aspectos generales

Una entrevista es una reunión de dos o mas personas; el

encuentro es personal y los participantes pueden verse la
cara, estableciendo un complejo proceso de comunicación
que excede sobradamente el lenguaje verbal.
Generalmente una de las partes es integrante del equipo de
sistemas, y tiene a su cargo la tarea de entrevistar a distintos
tipos de usuarios: directivos de la organización, gerentes,
jefes y empleados

El objetivo de la entrevista es recolectar datos de parte de los

entrevistados bajo sus distintas formas:
 Reunión de información general o especifica acerca de un
tema
 Conocimiento de opiniones o puntos de vistas
 Aclaración de dudas y puntos pocos claros
 Planteo y clarificación de inconsistencia por cruces de
distinto tipos de información recogidos en otras
oportunidades

Los entrevistadores pueden tanto proporcionar datos sobre el

sistema vigente como sobre las necesidades y
requerimientos que tienen para realizar su tarea

Generalmente los entrevistados son usuarios del sistema

Las entrevistas pueden apuntar a :

 La apreciación general de un tema, en la que se le pide

al entrevistado que comente sus conocimientos sobre el
mismo
 Fines específicos, donde el analista participa mas
activamente y en las que predominan las preguntas
para aclarar dudas
 La técnica de entrevistas es relevante en la etapa de análisis:

a. En el análisis global se realizarán a los niveles

gerenciales y de dirección vinculados al área bajo
estudio;
b. Mientras que en el análisis detallado, apuntaran
hacia los niveles operativos y de supervisión, y la
información será de carácter especifico

Tres factores que intervienen en la entrevista cara a cara

 Palabras. 7%
 Tono de la voz. 38%
 Lenguaje corporal. 55%

2. Condiciones en que debe desarrollarse una entrevista

Estas condiciones no aseguran el éxito de una entrevista,

pero su ausencia seguramente facilitara su fracaso:

a. Acerca del objetivo y la preparación de la entrevista: es

sumamente conveniente…
 Acudir a la misma con un esquema armado acerca de
su desarrollo
 Con un objetivo preciso
 Abordar directamente los temas definidos como
objetivos
 Anticipar el motivo de la entrevista

b. Acerca del desarrollo de la entrevista: proponemos

 Desarrollarla de forma tal que no parezca un
interrogatorio
 Elegir un lugar físico adecuado y horarios que no
causen molestias
 Planear duración de la entrevista
  Hacer rapport con los entrevistados, generar
sintonía, buena onda con el usuario
 Crear condiciones para que no se sientan
presionados
 Mantener los objetivos de la entrevista
 No mostrar emociones antes las respuestas que el
entrevistado pueda dar a preguntas
 Tomar notas pero no demasiadas
 No grabar la conversación

c. Acerca de la documentación de la entrevista: muchas

veces en conveniente
 Confeccionar un acta, haciéndole llegar al
entrevistado las notas tomadas sobre la entrevista

3. Clasificación de las entrevistas

Las entrevistas pueden clasificarse en:

 Estructuradas (análisis detallada)
 No estructuradas (análisis global)

Las entrevistas no estructuradas son aquellas armadas,

establecidas, preparadas, en cuanto al contenido de los
temas a tratar o índole de las preguntas y pedidos de
precisiones que hemos a realizar, este tipo de entrevista
esta pensado para ser utilizado muchas veces, con muchas
personas a ser entrevistadas.
Son formalizadas y estandarizadas, son rígidas
Su resultado es mas fácil de evaluar, se enfoca mucho en
su armado.
Pueden contener cuestionarios y lista de control

Ventajas:
Estandarización y normalización
No necesito a un experto de entrevista por que ya esta todo
 armado
Eficiencia en el uso del tiempo

Desventajas:
Estoy atado absolutamente al cuestionario

Las entrevistas no estructuradas son aquellas no armadas o

establecidas, donde se hablara de un tema en general, y
donde la entrevista tiene un mayor margen de maniobra
para adaptar las características de las preguntas al perfil de
los entrevistados
En este tipo de entrevistas la probabilidad de obtener mas y
mejor información esta dada directamente en función de la
experiencia y calidad del entrevistador

Ventajas:
No tengo un guion escrito por lo que puedo indagar cosas

Desventajas:
Experiencia o un experto en entrevistar para que la maneje
por que no la tengo guionada, no puedo mandar a
cualquiera

Para todos los casos, el desarrollo de la entrevista en un

clima de confianza permite obtener también información
gestual

Si analizamos las entrevistas desde el punto de vista de las

respuestas a obtener, podemos clasificarlas en:

 De respuestas cerradas….. estructurada

 De respuestas abiertas……no estructurada
 De respuestas combinadas

Generalmente las respuestas cerradas están mas presentes en

las entrevistas estructuradas y las abiertas en las entrevistas no
 estructurada

4. Cuestionarios
Son aquellas herramientas utilizadas para evaluar el sistema de
control interno o el ambiente de control, donde las preguntas
están diseñadas de forma tal que las respuestas que indiquen
situaciones de error queden claramente expuestas
Muchas veces los cuestionarios se utilizan como ayuda en las
entrevistas estructuradas
Están diseñadas para satisfacer los controles de cumplimiento
Guía de preguntas que dejo a un usuario (no interactuó o
dialogo)
Evalúa la efectividad o no
Destinados a los auditores
2 tipos de controles:
Pruebas cumplimiento
sustantiva
Cumplimiento: si cumple o no con las practicas mas habituales,
con los controles básicos, si hay una política organizacional, si la
contabilidad se lleva al día, normas de control para ver si
cumplen
Sustantiva: pruebas diseñadas para dar fe u opinar sobre la
racionalidad de los saldos contables

5. Metamodelo o modelo de precisión

El metamodelo o modelo de precisión tiene por objetivo el
empleo de un lenguaje claro y sin ambigüedades
Uno de los primeros conceptos que introducen es el de
estructura profunda (el lenguaje existe en un nivel neurológico
muy profundo) y estructuras superficial (reducciones que
hacemos sobre esta estructura profunda para hablar con
claridad). Cabe mencionar que si las personas tuvieras la
habilidad de utilizar sus estructuras profundas en una
conversación, esta seria larga, tediosa y aburrida.
Las personas pasan generalmente de las estructura profunda a
la superficial a través de 3 actos:

Procesos/acción Consecuencia

1 Selección de la información a Quedan sin mencionar muchos

transmitir
2 Realización de una versión
simplificada de la estructura
profunda(sintesis)
3 Generalización de hechos
conceptos. Faltante de
información
Distorsión de su contenido y
significado
Quedan automáticamente
excluidas las excepciones

El metamodelo es una serie de preguntas que intentan trastrocar

aclarar las eliminaciones, distorsiones y generalizaciones del
lenguaje. Estas preguntas tiene la finalidad de llenar información
perdida, remodelar la estructura y sonsacar información
especifica para dar sentido a la comunicación

El metamodelos resulta de utilidad para recolectar información

de calidad, aclarar significados, e identificar limitaciones en los
que los datos recogidos; ello redundara en una mejor
comunicación, que seguramente se plasmara en una mayor
calidad en el análisis