Tecnológico Nacional de México

Instituto Tecnológico de Tijuana

Ingeniería Industrial

Organización y optimización del

espacio usado en almacén

Protocolo de investigación que presenta

Almeida Gómez Luis José
Para acreditar Taller de investigación l

Tijuana, Baja California

28 de mayo del 2020
Dr. Vargas Leyva María Ruth

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 Contenido
Resumen........................................................................................................
Índice de imágenes........................................................................................
Índice de cuadros...........................................................................................
Índice de figuras.............................................................................................
Introducción....................................................................................................
Glosario
........................................................................................................................
1. Problematización...............................................................................
1.1. Contexto.................................................................................................
1.1.1 Antecedentes.........................................................................................
1.1.2 Misión, visión y políticas de la empresa................................................
1.1.3 Protocolo de vestimenta........................................................................
1.1.4 Proveedores y clientes..........................................................................
1.1.5 Familia de productos.............................................................................
1.1.6 Tecnologías...........................................................................................
1.1.7 Recursos humanos................................................................................
1.2 Problema................................................................................................
1.2.1 Problematización...................................................................................
1.3 Objetivos................................................................................................
1.3.1 Objetivos específicos.............................................................................
1.4 Preguntas de la investigación................................................................
1.5 Justificación...........................................................................................

2.-Marcos.......................................................................................................
2.1. Marco normativo....................................................................................
2.2. Marco referencial...................................................................................
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6. Resumen tesis......................................................................................
2.3. Marco teórico........................................................................................
2.3.1. Definiciones conceptuales...................................................................
2.3.2. Método primeras entradas, primeras salidas (PEPS).........................
2.3.3. PDA (Patrón de Aprendizaje)..............................................................
2.3.4. Estandarización...................................................................................
2.4. Marco conceptual................................................................................
2.4.1. Indicadores..........................................................................................
2.4.2.
3. Metodología........................................................................................
3.1. Hipótesis general...................................................................................
3.2. Variables................................................................................................
3.3. Metodología propuesta..........................................................................
3.4. Análisis...................................................................................................

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3.5. Calendarización.....................................................................................
3.6. Matriz de consistencia...........................................................................
Referencia bibliográfica..................................................................................

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Índice de imágenes
Imagen 1.
Imagen 2.
Imagen 3.

Imágenes de cuadros
Cuadro 1.
Cuadro 2.
Cuadro 3.

Índice de tablas
Tabla 1.
Tabla 2.
Tabla 3.

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Glosario

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1. Problematización.
En este capítulo se presenta el planteamiento del problema, se
caracteriza el contexto en especial para la realización del protocolo de
investigación presente, que habla con relación a la historia y características
organizacionales y tecnológicas de la empresa Office Depot. El análisis se
efectúa con metodologías de ingeniería industrial, entre ellas el diagrama de
Ishikawa, el diagrama de Vester, el diagrama Vester-árbol y el diagrama de
operaciones. También plantea los objetivos y preguntas de investigación,
concluyendo con la justificación.

1.1. Contexto
Se presentan los inicios de la empresa; la formación a nivel comercial y
organizacional, su misión y visión como empresa; se presenta la variedad de
productos del departamento de almacén, código de vestimenta requerido para
ejercer el trabajo y las tecnologías y herramientas que se utilizan para ejercer
la labor.

1.1.1. Antecedentes
Office Depot, Inc. fue fundada en 1986 y abrió su primera tienda en Fort
Lauderdale, Florida. Office Depot ya contaba con casi 200 tiendas y sus ventas
alcanzaban los 626 millones de dólares estadounidenses. Ese mismo año, Office
Depot anunció su fusión con The Office Club, Inc., convirtiéndose en la empresa
más grande de tiendas de material de oficina en Norteamérica. La estrategia de
crecimiento en los años siguientes siguió con numerosas adquisiciones: Sede
central Office International, Inc., que incluía la cadena Great Canadian Office
Supplies Warehouse en el oeste de Canadá, Wilson Stationery & Printing
Company y Eastman Office Products Corporation.
Office Depot abrió nuevas tiendas de comercio al por menor en Israel y
Colombia. Entre 1995 y 1998, la empresa abrió tiendas en Polonia, Hungría y
Tailandia, tras una serie de acuerdos de licencia internacionales, y en México,
Francia y Japón con arreglo a unos contratos de empresas conjuntas.
Posteriormente la empresa adquirió los intereses de las empresas participantes en
Francia y en Japón.

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 En 1998, también se fusionó con Viking Office Products, una sociedad con
sede en los Países Bajos, y el principal vendedor mediante publicidad directa de
material de oficina del mundo. La incorporación de Viking a la organización Office
Depot no solo amplió considerablemente la presencia internacional de Office
Depot en el mundo (principalmente en Europa), e hizo que la empresa se
convirtiera en el principal proveedor de productos y servicios para oficinas del
mundo.
Ese mismo año, Office Depot presentó la primera de una serie de webs
nuevas, www.officedepot.com, que convirtieron a la empresa en el líder
tecnológico del sector, ampliaron sus capacidades de comercio electrónico a nivel
nacional y, finalmente, ampliaron la gama de productos y servicios que Office
Depot podía ofrecer a sus clientes. El año siguiente, la empresa lanzó su primer
sitio de comercio electrónico europeo, www.viking-direct.co.uk, en Reino Unido. En
2005 la empresa ya contaba con más de treinta webs internacionales.
Las ventas por comercio electrónico en 2004 ascendieron a 3.100 M$, casi
una cuarta parte de los ingresos totales. Los años siguientes siguió
expandiéndose a través de adquisiciones, fusiones y asociaciones en Europa,
Oriente Próximo y la región de Asia-Pacífico. En 2006, celebró su vigésimo
aniversario, con más de 50.000 empleados y las ventas alcanzando el hito de los
15.000 M$. En 2011, Steve Schmidt fue nombrado presidente internacional,
responsabilizándose de todas las operaciones fuera de Norteamérica. Dos años
después, Roland C. Smith fue designado consejero delegado de Office Depot Inc,
tras la fusión de Office Depot y OfficeMax, para crear un proveedor de productos,
servicios y soluciones empresariales aún más fuerte y eficiente para abastecer a
cualquier entorno de trabajo.
En 2015 Office Depot anunció una propuesta de adquisición por parte de
Staples. La Federal Trade Commission (FTC) de US impidió finalmente la
realización de esta adquisición en mayo de 2016.En septiembre de 2016 llegó a
un acuerdo con AURELIUS Group para la adquisición por parte de este de las
operaciones europeas. Esta transacción cerró el 1 de enero de 2017.

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 Imagen 3. Office Depot. Ubicación geográfica.
Fuente: Google maps (2020)

La empresa Office Depot de Rosarito se ubica en Bulevar Benito Juárez

20000, por la plaza Villa Floresta, por la colonia Luis Echeverría.
El layout de la empresa tiene un diseño para poder hacer que los clientes
durante su visita no tengan problemas al momento de realizar sus compras, el
departamento de almacén donde se encuentran los artículos de mayor valor
abarca alrededor de una cuarta parte de la sucursal, la cual esta apartada a la
vista del público en general.

Imagen x. Office Depot. Layout

Fuente: Office Depot (2020).

1.1.2. Misión, visión y políticas de la empresa

La visión de la empresa es trabajar para ser el grupo empresarial líder en los
mercados que participa, comprometidos con la rentabilidad de sus negocios, así

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como con el éxito y desarrollo de sus clientes, accionistas y colaboradores. La
misma tiene como misión el de asegurar la creación de valor a sus clientes,
accionistas y colaboradores, mediante la integración, comunicación e intercambio
de experiencias, en la búsqueda de la rentabilidad y de sinergias de sus negocios,
en los sectores comercio, servicios y bienes raíces.

Cuadro 1. Office Depot. Presencia por región geográfica

Fuente: Office Depot (2020).

1.1.3. Protocolo de vestimenta

Office Depot tiene un protocolo de vestimenta no tan exigente debido a que
todos los empleados exceptuando los jefes de piso, sub-gerentes y gerentes usan
la misma vestimenta la cual consiste en un pantalón negro y una camisa roja con
el logotipo de la empresa. Aunque en el área de almacén se utiliza una faja o
cinturón de soporte para cargar objetos pesados.

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 Imagen 4. Office Depot. Código de vestimenta
Fuente: Office Depot (2020).

1.1.4. Proveedores y clientes

Office Depot no depende de ninguno de sus proveedores para la
comercialización de variedad de productos, tampoco cuenta con contratos
de exclusividad para un solo proveedor, dentro de su extenso grupo de
proveedores se encuentra Bic, Crayola, Hp, Samsung, Dell, Norma,
Escribe, LG, Canon y Redtop, lo que contribuye más a la empresa son su
venta de artículos de oficina y escolares

1.1.5. Familia de productos

Office Depot suministra productos tan variados como papel y tóner,
maletas de portátiles, mobiliario de oficina, instrumentos de escritura,
productos de limpieza y breakroom, accesorios de escritorio, material
escolar y electrónica, entre otros artículos.

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 Cuadro X. Office Depot. Productos generales
Categoría Familia Producto Visual
 Organizadores y
credenzas.
Muebles y Muebles  Escritorios de
decoración completos oficina.
 Carros para
computadora.
 Computadoras y
all in one.
Computadoras de  Imac.
Computo escritorio  Monitores.

 Bocinas
bluetooth.
Electrónica Audio y video  Bocinas para
computadora.
 Barras de
sonido.
 Impresoras de
tinta.
Impresoras,  Impresoras
Impresión multifuncionales y láser y matriz.
escáneres.  Escáneres y
accesorios.
 Charola de
Artículos y escritorio.
Oficina accesorios de  Trituradoras de
oficina papel.
 Guillotinas y
accesorios.
Fuente: Office Depot (2020)

1.1.6. Tecnologías
La empresa tiene uso de tecnologías que en su mayoría son de uso manual del
trabajador y poco de uso de maquinaria digital. Entre ellas se encuentran
tecnologías para traslado con uso de fuerza humana, de usos de alcanzar objetos
fuera de distancia y de uso para organización de productos de manera digital.

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 Imagen X. Plancha transportadora.
Fuente: Office Depot (2020)

Una de las herramientas utilizadas en Office es la plancha transportadora

cuyo uso radica en transportar múltiples productos o un solo producto de gran
tamaño.

Imagen X. Diablo de carga

Fuente: Office Depot (2020)

Otra tecnología a utilizar es el diablo de carga que se utiliza regularmente

para su uso en un único objeto en específico cargado por un solo usuario.

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 Imagen X. Office Depot. Escalera industrial con ruedas.
Fuente: Office Depot (2020)

Las escaleras industriales con ruedas neumáticas son de uso tanto de

almacén como para uso de área de compra. Tienen como principal función
alcanzar producto que se encuentre inalcanzable para el empleado o consumidor.
También viene con una red debajo de las escaleras donde se tira el desecho de
cajas.

Imagen X. Office Depot. Computadora de registro

Fuente: Office Depot (2020)

La computadora de registro es una pieza fundamental para almacén ya que

tiene el registro de cada producto que se encuentra en almacén y área de compra.

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También puede indicar si algún producto ya se encuentra en la misma área de
compra o si sigue guardado sin exhibir.

1.1.7. Recursos humanos

La empresa presenta una jerarquía donde el mayor responsable de las
ventas de cada sucursal es el gerente, en lo que cabe en administración,
ventas, utilidades, y bienestar de la tienda, se llegan a contar con dos sub-
gerentes, los cuales están como apoyo al gerente para mantener activos,
eficientes y capacitados al personal. Los supervisores de piso son los que se
encargan realmente de los empleados hagan sus labores correctamente y
estos están divididos en dos. Uno que se encarga de que hayan cumplido con
la meta laboral de la semana y que se encarga de los recursos humanos, y otro
que supervisa al personal directamente. Al final están los empleados que son
los que se encargan de promocionar a los clientes, ayudarles en algo que
necesiten o en el acomodo o abastecimiento del producto en el área de
compra.

Gerente

Subgerentes

Supervisores
de piso

Empleados
Empleados
Empleados de area de
de
de muebles compras de
electronica
oficina

Imagen X. Office Depot. Organigrama

Fuente: Office Depot (2020)

1.2. Análisis del problema

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 En este apartado, se describe lo relacionado con el contexto de la
problemática, el cual se presenta en el departamento de almacén, el cual es la
presencia de artículos demás o faltantes en los registros de inventarios. Al igual
que productos que no se llegan a contabilizar adecuadamente.

1.2.1 Problematización
El protocolo de investigación se centra en la empresa Office Depot dentro del
departamento de almacén, debido a que una buena parte de la merma se ubica
ahí, se genera por el mal conteo o conteos erróneos del inventarios lo cual al
momento de hacer las cuentas se generan pérdidas para la empresa al no saber si
realmente está el producto que se solicita.

Tabla X. Office Depot. Métricos

Mes de enero
Causa de
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
merma
Robo conocido $354.00 $432.00 $243.00 $456.00
Errores de
cálculo de
$234.00 $167.00 $345.00 $295.00
cantidad de
producto
Robo
$281.00 $156.00 $398.00 $238.00
desconocido
Perdida total $869.00 $775.00 $986.00 $989.00
Fuente. Elaboración propia (2020)

2.1.1. Análisis del problema

Se presenta un diagrama de flujo que muestra el proceso que se lleva a

cabo en el departamento de almacén. En el cual se expone cada actividad durante
el proceso de atender un cliente que requiere un producto del mismo almacén,
como también se muestra cuales acciones se realizan dependiendo en la situación
en la que se encuentre, y se muestra la actividad donde se genera el problema a
tratar. Así como una breve explicación de los pasos a realizar para el proceso de
atención a cliente.

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 Se solicita presencia de 2
1 empleado para atender a cliente.

1 Se le avisa al cliente que

7 el producto está agotado.
El cliente entrega el ticket
2 de identificación del
producto al empleado.
Buscar el producto en el almacén.
7

Traslado del área del pedido al área

3 del departamento de almacén. Baja
8 ¿Está en planta
alta o baja?

Alta
Si Buscar la escalera para
4 ¿Se encuentra el producto? 9 bajar el producto.

No
Se busca el producto por medio del
Llevar el producto en la
5 sistema de Office Depot en 10 plancha de carga hasta el
computadora o escáner de mano.
cliente.

Si
6 ¿Está en existencia?

No
1 2

Imagen X Office Depot. Diagrama de flujo de compra de producto de almacén

Fuente: Elaboración propia (2020)

 1. Se le manda un comunicado al empleado por medio del micrófono de la

sucursal para que vaya al área de pedido a atender un cliente.

 2. Se da entrega al empleado por parte del cliente el ticket de identificación

de un producto ubicado en el área de almacén para sacarlo a su venta.

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 3. El empleado se mueve de un extremo de la sucursal al otro partiendo
desde área del pedido al área de almacén.
 4. Se busca el producto mediante el código del ticket mediante los números
de registro buscando la caja que contiene dicho producto.

 5. Al no encontrar el producto a simple vista se utiliza el sistema

computarizado de la sucursal o un escáner de mano para encontrarlo.

 6. Por medio del software se busca por el código del ticket para conocer la
existencia en almacén del producto.

 7a. En el caso de no encontrar el producto el empleado se traslada al área

de pedido para informarle al cliente que el producto solicitado no se
encuentra disponible.

 7b. El artículo se encuentra en existencia, se procede a realizar otra vez la

búsqueda de manera que el empleado tenga que mover productos del
mismo almacén y genera un gran tiempo de demora buscándolo.

 8. Al encontrar el producto se revisa si se encuentra en la planta alta o baja

de las filas de 3 pisos del área de almacén.

 9. Al enterarse que su ubicación está en planta alta se procede a buscar la

escalera movible para llevarla a la sección donde se encuentra el producto
para bajarlo.

 10. El empleado al tener en posesión en sus manos el producto se dispone

de utilizar la plancha de carga para transportar el producto hasta el área de
pedido para dar venta al cliente.

Cuadro X. Office Depot. Valor agregado

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N° COMPOSICION DE ACTIVIDADES TIEMPO %
1 VAC Valor Agregado Cliente 00:20:54 5.4%
2 VAE Valor Agregado Empresa 00:00:00 0.0%
3 P Preparación 00:50:43 13.2%
4 D Demora 02:23:48 37.4%
5 M Movimiento 01:38:14 25.4%
6 C Control 01:12:09 18.6%
7 A Archivo 00:00:00 0%
8 TOTAL= 1+2+3+4+5+6+7 06:25:48 100%
Fuente: Elaboración propia (2020)

Para tener en cuenta cuales problemas o causas eran las que provocaban
las pérdidas de ganancias, realizado una agrupación de ideas las cuales fueron
clasificadas en cinco categorías las cales son método, mano de obra, área,
distribución y productos, para los cuales estos de manera posterior se reúnen para
la formación de un diagrama de causa-efecto o como se conoce comúnmente
entre la comunidad de ingeniería que es diagrama de Ishikawa cuya finalidad será
identificar los problemas que se generan en torno al efecto de lo que sucede en
almacén.
Al inspeccionar el diagrama de Ishikawa se puede observar las distintas causas de
lo que genera el problema. Permite reconocer todas las posibles causas de los
contratiempos, estos mismos se utilizan en la evaluación de las necesidades que
representan una herramienta dinámica para construir un sistema de intervenciones
para la mejora de los rendimientos o de productividad en la cual se encuentra
basada en las relaciones a menudo complejas identificadas entre las causas
potenciales.

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Imagen X Office Depot. Diagrama de Ishikawa del departamento de almacén
Fuente: Elaboración propia (2020).

El diagrama anterior tiene como principal función el de identificar las causas

principales que pueden generar algún efecto, para lo que genera el mismo que
son todas las variables presentes por la cual se está provocando la merma. Para
el caso que se presenta podría tener más de las causas que se están
presentando, pero solo se simplifica a un número reducido pero de mayor
relevancia que afectan el proceso.
Después de haber dado un análisis de cada problema, se da una lista en el cual
se dará un estudio sobre los que puedan afectar mas en el proceso de almacén.
Estos se introducen en una matriz de Vester que ayuda a determinar por el uso de
la asignación de valores que es el de ver que tanto está afectando ese problema a
los demás y como se relaciona, así nos da la oportunidad de hacer una reducción
y delimitación para llegar a los objetivos de investigación.

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 Tabla X. Office Depot. Matriz de Vester de los problemas principales
P Problema P1 P P P P P P P P P X
2 3 4 5 6 7 8 9 10
P1 Estandarización P1 0 2 1 1 2 1 2 1 2 2 14
del proceso
P2 Integración del P2 1 0 2 1 0 1 1 1 2 2 11
sistema
P3 Falta de P3 1 2 0 0 1 1 0 1 2 3 11
comunicación
P4 Exceso de P4 1 1 2 0 0 2 1 2 1 1 11
trabajo
P5 Secciones para P5 2 1 1 2 0 1 1 3 1 1 13
el almacenaje
P6 Espacio de 14
movilidad P6 1 1 2 1 3 0 1 1 2 2
reducida
P7 Ubicación de los
productos P7 2 1 2 2 2 2 0 2 2 1 16
incorrectas
P8 Disponibilidad P8 14
de espacio 1 1 2 1 1 3 2 0 2 1
limitada
P9 Cantidad P9 2 2 1 2 1 1 1 3 0 1 14
incorrecta
P1 Artículos P 0 0 1 1 0 0 0 0 3 0 5
0 robados 10
Dependencia Y 11 11 14 11 10 12 9 14 17 14 123
Fuente: Elaboración propia
En la matriz, los problemas que tienden a hacer un mayor impacto en el
estudio realizado es el de cantidad incorrecta en el departamento de almacén, no
se tiene un conteo exacto o no tienen la cantidad correcta que debería marcar el
sistema de material. Se ve reflejado esto por el área de compras a indicar a veces
que se indica que existe producto demás de la tienda o no se encuentra
disponible. Esto genera efectos que se convierten en nuevos problemas para la
sucursal.

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 Tabla X. Office Depot. Ejes superiores e inferiores
X Y X Y
Estandarización P1 14 11 16 17 Máximo
del proceso
Integración del P2 11 11 5 9 Mínimo
sistema
Falta de P3 11 14 11 13 Eje
comunicación
Exceso de P4 11 11
trabajo
Secciones para P5 13 10
el almacenaje
Espacio de
movilidad P6 14 12
reducida
Ubicación de
los productos P7 16 9
incorrectas
Disponibilidad P8
de espacio 14 14
limitada
Cantidad P9 14 17
incorrecta
Artículos P10 5 14
robados
Fuente: Elaboración propia (2020)
Los problemas críticos como se muestra en la tabla, son los que mayor
cantidad de merma genera, que esos mismos generan otros problemas
potencialmente críticos; los activos son aquellos problemas que tienen influencia
sobre los demás problemas restantes pero que estos mismos no son causados o
influenciados por otros; los pasivos no tienen una gran relevancia en lo que son
los procesos pero que si están influenciados por casi todos los demás; los
indiferentes son aquellos al tener poco valor y carencia de importancia se
descartan en el análisis.

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 Figura X. Office Depot. Clasificación de los problemas principales

Fuente: Elaboración propia (2020)

Para que se delimite y se puedan establecer cuáles son los principales
problemas a analizar a fondo, con base a análisis anterior eros por los gráficos
anteriores, se elabora un diagrama de árbol-Vester donde se acopla toda la
información recaudada de los pasos de la identificación de problemas de Vester,
con el propósito de establecer de una manera parcial los objetivos a lograr como
un medio a la solución de los problemas que se han encontrado. En la imagen
subsiguiente, se puede ver el resultado de las delimitaciones de la
problematización en la sucursal de una manera clara. Al lograr la solución a los
problemas encontrados se puede llegar a un grado mayor a lo que respecta a la
fidelidad-calidad del servicio proporcionado a los clientes.

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 Figura X. Office Depot. Diagrama de árbol-Vester
Fuente: Elaboración propia (2020)

2.2 Objetivo
El objetivo general es implementar una administración de inventario el cual
consiste en organizar y optimizar del espacio usado en almacén para la
disminución de espacio de sobra y de merma que se encuentra en departamento
de almacén de la empresa Office Depot. Se pretende un cambio de método, una
distribución de productos. Para esto, se implementan tres objetivos específicos
que sean tanto cuantificables como concretos por los indicadores de inventario y
estrategias de organización que ayuden a cumplir con el objetivo general.

2.2.1 Objetivos específicos

A. Implementar un sistema de inventario ya que al ser un sistema

de contabilidad  se puede utilizar para registrar las
cantidades de mercancías existentes y establece el costo de
la mercancía vendida.

B. Implementar un sistema de slotting en el cual se tenga un máximo

aprovechamiento del espacio de almacenamiento de las mercancías para
buscar tener una mayor efectividad y optimización de los procesos y tareas
de la cadena de suministro

C. Implementar un sistema de picking en las actividades de preparación de

pedidos para la recogida y combinación de cargas que conforman el pedido
del cliente.

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2.3 Preguntas de investigación
 ¿Cómo implementar el método seis sigmas en el departamento de
almacén?
 ¿Qué criterios serán los necesarios a considerar para estandarizar los
productos que salen?
 ¿Qué tipo de capacitación será el adecuado para implementarlo en el
personal?
 ¿Cuáles son los criterios para evitar que se elaboren etiquetas demás?
 ¿Cuáles serán los criterios para tener un mejor conteo de los productos?
 ¿Qué criterios de verificación del producto de que salió de la tienda sin
haber sido robado?
 ¿Qué criterios de seguridad se deberán a considerar para el evite de
pérdidas de ganancias por productos olvidados y añejados?
 ¿Qué criterios se deberá de tomar en cuenta para hacer movimientos de
distribución de producto de almacén?
 ¿Qué productos se deberán de mover que sean de mayor relevancia para
los clientes y el empleado?
 ¿Qué criterio serán necesarios para identificar porque existe espacio de
sobra entre producto y producto?
2.4 Justificación
La justificación practica se realiza para que el labor universitario realizado
para este protocolo tenga una alta calidad de trabajo, esto para la reducción de
desperdicio y el olvido de producto en almacén. Al hacer un uso mejor de los
espacios y control de conteo de productos te llegara a tener resultados más
satisfactorios con relación a las ganancias mensuales. La cantidad de capturas
que representa tanto del inventario de almacén como de área de compras
coincidirán con lo que se tenga dentro del sistema de la sucursal. No buscando
utilizar el cien porciento de los espacios en almacén, pero si aprovechando lo
mejor posible. Solo al final se necesitara una buena supervisión con una atención
más los conteos por parte de gerencia.

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