DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

LAURA AGUDELO

NATALIA CEBALLOS

STEFANIA HINOJOSA

SANDRA MENDOZA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA - GRUPO 717

MARZO, 2020
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................3

HALLAZGOS Y DIAGNÓSTICO..............................................................................................4

a) ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?........................................4

b) ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?.............4
c) ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?...............................4
d) ¿A qué factores debemos poner mayor atención?..........................................................5
e) ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?..........................5
f) Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores..........................................6
PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO..................................................................................6

a) Se deben preparar los documentos para hacer el diagnóstico.......................................6

b) Indicar con claridad la problemática y los factores que lo generan..............................7
c) Exponer a las personas involucradas.................................................................................7
d) Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.......................................7
Ítems que la metodología exige.....................................................................................................8

CONCLUSIONES.........................................................................................................................9

BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................................................10
 INTRODUCCIÓN

La compañía que se escogió para realizar la auditoría administrativa es la Cooperativa de

Impresores de Bogotá, Coimpresores Bogotá, que como ya referenciamos en la anterior

actividad, pero colocándonos en contexto, es una empresa dedicada a la comercialización de

insumos para las Artes Gráficas. Para esta compañía se realizó un plan de auditoría para los

procesos de comercial, compras y cartera.

En el siguiente trabajo, se darán a conocer algunos de los factores que presentan y que

pueden tener una incidencia negativa en el desarrollo de los procesos y en el cumplimiento de los

objetivos.
 HALLAZGOS Y DIAGNÓSTICO

Teniendo en cuenta que nuestro objetivo con la auditoría era verificar la eficacia de los

procesos de Cartera, Comercial y Compras, y su impacto en todo el proceso de la compañía, a

continuación, se evidencian los hallazgos:

a) ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Cartera: Para lograr la capacidad óptima de cartera, y que los recaudos sean más efectivos,

el apoyo de un Call-center dedicado a esta función ayudaría en un cobro más ágil y oportuno.

Compras: En esta área, la capacidad óptima se da con alianzas comerciales más fuertes con

los proveedores, y la ampliación de los mismos con salidas internacionales, es decir, trabajo de

campo por parte del director de área.

Comercial: Al igual que el área de cartera en importante la implementación de un Call

center para hacer un seguimiento al ciclo del producto para al final poder verificar la satisfacción

final del cliente.

b) ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

En los tres procesos auditados se evidencia que los procedimientos con los que cada área

cuenta, se están llevando a cabo, al igual que los formatos se encuentran bautizados de acuerdo a

la normatividad y los registros se encuentran al día.

c) ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Cartera: Uno de los factores que no permite el cumplimiento de los objetivos en esta área

es la política de cartera que se tiene actualmente, ya que no es tan flexible con los clientes, lo

cual hace que los días de mora de la misma y su rotación, sean demasiado altos.
 Compras: El no cumplimiento de objetivos se debe a que el mercado varía en la solicitud de

mercancía, y el cronograma que se tiene para la solitud de mercancía se lleva de una forma

demasiado estricta, por lo cual no se tiene en cuenta la capacidad o la cantidad de mercancía que

se tenga en el momento.

Comercial: El no cumplimiento de los objetivos, se debe a la falencia en la cantidad de

asesores comerciales con los que se cuentan, los cuales no cubren la totalidad de los clientes.

d) ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Cartera: En esta área, se debe prestar mayor atención al tema de la cartera con vencimiento

mayor a 180 días, ya que es una cartera de difícil recaudo y que puede generar problemas por le

cobro de intereses a los clientes

Compras: El factor de mayor preocupación es el inventario solicitado, ya que se evidencia,

que, a pesar de la rotación por ventas, la capacidad de almacenaje no es suficiente para los

pedidos que se reciben, teniendo que modificar las cantidades solicitadas.

Comercial: En este proceso, es muy importante la satisfacción del cliente, y existe un factor

que no se está teniendo en cuenta y es la visita constante al cliente y el seguimiento a sus

solicitudes.

e) ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Cartera: Se puede alcanzar el objetivo del recaudo de cartera de mayor vencimiento, sin

embargo, la implementación del call center puede no llevarse a cabo de manera inmediata.

Compras: Se puede dar prioridad al manejo de los inventarios, mientras que el tema de

proveedores puede ser a mediano plazo.

 Comercial: De igual forma, lo más importante es conocer al cliente y realizar las visitas

respectivas, el call center al igual que en el área de cartera no es prioritario

f) Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

Para realizar la conciliación con los auditores, se hará una reunión en la cual se evidencian

los hallazgos por área, se redactarán las sugerencias para el mejoramiento de los procesos

internos. Esta reunión se llevará a cabo en las instalaciones de la compañía, y después de esto se

elaborará el informe general que será el que se presente a gerencia.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

a) Se deben preparar los documentos para hacer el diagnóstico

Para llevar a cabo el diagnóstico que vamos a ejecutar es necesario hacerle revisión a la

organización de:

 La normatividad, solicitando los documentos en donde se tengan las normas que regulen

la compañía, interna y externamente.

 Se considera de vital importancia solicitar manuales, auditorías previas, planes

estratégicos, informes de gestión que compongan la parte administrativa.

 Incursionando en cartera, comercial y compras solicitamos un repaso de los reportes

financieros de la compañía para elaborar un debido proceso en el diagnóstico de auditoría

que vamos a realizar.

 Verificaremos el comportamiento del consumidor y sus características.

 Y de acuerdo con la ubicación de la compañía observaremos ventajas y desventajas,

costos de acceso, características y reglamentación.

 b) Indicar con claridad la problemática y los factores que lo generan

Cartera: la política de cartera que la empresa tiene actualmente y la implementación del

Call Center, al no capacitar bien a los asesores que van a atender los requerimientos de cobro a

los clientes.

Compras: Se debe a la variación de solicitud en mercancía y el cronograma que se tiene

para la solicitud de los productos y que la capacidad de almacenaje no es suficiente para los

pedidos que se reciben.

Comercial: Se debe a la falta de asesores capacitados para la debida atención a los clientes,

visitas continuas y la demostración de lo valiosos que son para la empresa.

c) Exponer a las personas involucradas

El resultado de la auditoría se presenta mediante un informe escrito con las observaciones o

no conformidades encontradas durante la auditoría, entregado a la gerencia, y socializado con los

jefes de cada área.

d) Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Cartera: Para mejoras en el proceso se sugiere la revisión de las políticas de cartera con el

fin de que éstas sean más acordes y flexibles para una mejora en su recaudo.

Compras: Se sugiere en este proceso, revisar y realizar una reprogramación del cronograma

de los productos a solicitar, para que no afecte el tema del bodegaje.

Comercial: Para mejorar este proceso se sugiere realizar un mayor seguimiento a las visitas

realizadas por los Asesores comerciales y los resultados de las mismas para conocer mejor las

inquietudes y necesidades de los clientes, en la búsqueda de su satisfacción.

 Ítems que la metodología exige

1. Función económica

2. Estructura organizacional

3. Dividendos o utilidades

4. Temas relacionados con los accionistas

5. I&D (Investigación y desarrollo)

6. Junta directiva

7. Normatividad y políticas tributarias

8. Eficiencia y productividad

9. Mercadeo y distribución.

10. Gestión de las personas que se encargan de la administración.

 CONCLUSIONES

Con la presentación de los hallazgos se espera dar una idea a la compañía de los posibles

cambios que pueden llegar a realizar en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los

diferentes factores que están influyendo en la no consecución los mismos.

Además, con este diagnóstico, pueden dar la prioridad necesaria a las falencias de cada área

y realizar los ajustes a que haya lugar, siempre en la mejora continua de los procesos y la

satisfacción final de sus clientes.

 BIBLIOGRAFÍA

COIMPRESORES BOGOTÁ . (2016). REGLAMENTO . Obtenido de

http://www.cipb.net/Site/Conozcanos/41
COIMPRESORES BOGOTÁ. (2016). Obtenido de http://www.cipb.net/Site/Conozcanos
Coimpresores Bogotá,CIPB, (Bogotá, Enero 2019) Obtenido de MANUAL DE FUNCIONES