Código: U-PR-14.002.

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EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN Página 1 de 8

PROCESO: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestión por medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las
auditorías internas a UN-SIMEGE, así como para informar sus resultados y mantener los registros que se deriven de su aplicación.

ALCANCE: Inicia con la programación del ciclo de auditorías y finaliza con la evaluación de la competencia técnica de los Auditores Internos; aplica para las Auditorías
internas de cumplimiento a los requisitos NTC GP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC ISO 18001:2007.

DEFINICIONES:

1. Alcance de la auditoria: Extensión y limites de una auditoria. Para el sistema de mejor gestión el alcance de la auditoria puede incluir la definición de los criterios de
auditoria, procesos y/o áreas a auditar.
2. Auditado: Organización a la que se le aplica auditoria. Para el sistema de mejor gestión el auditado se define de acuerdo a la estructura de la auditoria programada.
3. Auditor en formación: Persona con la competencia teórica para llevar a cabo una auditoria y que requiere asistencia a la ejecución de auditorias para adquirir
experiencia presencial.
4. Auditor líder: Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria. Tiene autonomía para preparar la ejecución de la auditoria, conciliar con
los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditorías, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la
ejecución de la auditoría y en la solución de posibles problemas.
5. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
6. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideración la importancia de los procesos y puede ser posterior a las auditorias ejecutadas.
7. Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificación de documentos donde se encuentra la información del cumplimiento de los criterios de
auditoria y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado.
8. Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el programa anual de auditorías, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el
desempeño del proceso.
9. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evalúa objetivamente la medida
en la cual se cumplen los criterios de auditoría.
10. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes
11. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la
misma.
12. Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
13. Coordinador de Auditoría: Persona que coordina las actividades de las auditorias y del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los resultados y controlar los
registros. Para el sistema de mejor gestión el coordinador de auditoría será un integrante del equipo técnico UN SIMEGE.
14. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento.
15. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor se conformará de acuerdo a la estructura de la auditoría programada
y puede incluir auditores, auditores líderes, auditores en formación y/o expertos técnicos si los requiere la auditoria.
16. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información presentada por el auditado y/o recolectada para la verificación de los
criterios de auditoría.
17. Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia (relacionada con la Institución, proceso o actividad que va a ser auditada) al
equipo auditor.
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18. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u
observaciones de los criterios de la auditoria.
19. No conformidad: Incumplimiento de un requisito
20. Observación: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito o para prevenir un riesgo detectado. Cumplimiento parcial de un requisito.
21. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria.
22. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica Colombiana NTC-GP1000:2009
2. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
3. NTC-ISO 19011: 2002
4. NTC ISO 9001:2008
5. NTC ISO 14001:2004
6. OHSAS NTC ISO 18001:2007.
7. Instructivo Uso y Administración del Módulo de Auditorías SIMEGE Electrónico U-IN-14-002-001
8. Anexo 1 Generalidades para la realización de las Auditorías Internas al UN-SIMEGE.
9. Procedimiento elaboración y control de documentos y registros
CONDICIONES GENERALES:
1. El coordinador de la auditoria debe garantizar y dejar evidencia en el momento de la selección de la independencia de los auditores con el auditado.
2. Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la auditoria.
3. El coordinador de la auditoria debe garantizar y definir claramente los criterios de selección de auditores de acuerdo al tipo de auditor y el proceso a auditar.
4. En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la auditoria, debe nombrar formalmente (físico o Magnético) un delegado.
5. El equipo auditor se conformará de acuerdo a las necesidades de la auditoría programada; el equipo auditor se podrá modificar en caso de ser requerido bajo
circunstancias de ausencia de los auditores programados.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACIÓN O
UNIDAD DE PUESTO DE
APLICATIVOS
GESTIÓN TRABAJO
Anualmente se debe elaborar un Programa Coordinación UN Coordinador de Formato Programa de
General de Auditoría que especifique el tipo, los SIMEGE (General, auditoria Auditorias U-FT- N/A
requisitos y procesos o áreas en donde se Nacional o Sede) 14.002.001 diligenciado
ejecutarán las Auditorías Internas. y aprobado.
El coordinador de auditorias designado por el Comité o
1 Elaborar y Aprobar el Equipo Técnico UN SIMEGE debe elaborar el Subcomités de Integrantes del
programa de programa anual de auditoria en el formato Coordinación de comité
Auditorias. vigente y enviarlo para aprobación al Comité o Control Interno
los Subcomités de Coordinación de Control
Interno.
Una vez aprobado se debe conservar el registro
del programa anual de auditoría.

El coordinador de auditoria debe seleccionar el

2 Seleccionar el Equipo
Auditor
equipo auditor teniendo en cuenta la estructura
de la auditoría, la Información del Consolidado
Evaluación de los Auditores por Ciclo de
Auditoría y Las Hojas de Vida de cada Auditor. Coordinación UN Coordinador de Formato Selección de N/A
SIMEGE (General, auditoria Auditores U-FT-
Así mismo deberá establecer los criterios de Nacional o Sede) 14.002.002 diligenciado
selección de acuerdo al tipo de auditor
seleccionado; es decir los criterios de selección
para Auditor líder, auditor y auditor en
formación.
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Los Auditores deben elaborar el Plan de

Auditoría y aprobarlo, el cual debe entregarse
con 8 días calendario como mínimo al Modulo de Auditorías
auditado para su aprobación. SIMEGE Electrónico/
Modulo de
Gestión-
Elaborar y Auditorías
El Auditor líder debe asegurarse que el Plan de Equipo Auditor Planificación de
3 comunicar el Plan SIMEGE
Auditoría se comunica a los responsables de N/A Auditoría (Auditor) ó
de Auditoría Electrónico
los procesos a Auditar y que éste sea aprobado Formato Plan de
por el auditado. Auditorias U-FT-
14.002.003

El coordinador de auditoria, Debe enviar una

copia de los planes de Auditorias a la Oficina Oficio, correo electrónico N/A
Enviar el Plan de Coordinación UN
Nacional de Control Interno. (Física o Coordinador de o evidencia del recibido
Auditoria aprobado a la SIMEGE (General,
4 Magnética) una vez estos ya hayan sido auditoria de los planes, firmado
Oficina Nacional de Nacional o Sede)
aprobados por los auditores y los auditados. por la Oficina Nacional
Control Interno.
de Control Interno
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Con base en la información contenida en el Modulo de Auditorías

Plan de Auditoría, El equipo auditor prepara la SIMEGE Electrónico/
auditoria con las siguientes características: Gestión-
Planificación de
1. Preparar una lista de preguntas o de Auditoría (Requisitos de
aspectos a evaluar durante el desarrollo de la la auditoría)
auditoría, para esto se debe tener en cuenta los
criterios de auditoria, las características
estructurales y de funcionamiento del auditado,
así como el correcto uso del lenguaje que se
requiera. Modulo de
Auditorías
5 Preparar la Auditoría 2. Conocer la documentación: El equipo auditor N/A Equipo Auditor Listado de preguntas SIMEGE
debe prepararse con el Mapa de Documentación Electrónico
Macroprocesos, Manual de Mejor Gestión, necesaria.
Caracterización de procesos, procedimientos
instructivos, guías, Manuales Requisitos
aplicables al proceso y demás documentos de
referencia que estén asociados a su auditado

3. Preparar la logística de la auditoria: El equipo

auditor debe preparar la documentación que
sea necesaria llevar en el momento de la
auditoria, así como verificar el ingreso al SE,
verificar la tarea pendiente de “ejecución”

6 Realizar la Reunión de El Auditor Líder debe realizar la Reunión de Lista de chequeo N/A
Apertura Apertura en la cual participan todos los N/A Equipo Auditor diligenciada por el
involucrados, auditados y auditores, donde se auditado en el momento
informa sobre el objetivo, alcance de la de aprobación de la
auditoría y se presenta el equipo auditor. ejecución.
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De acuerdo con lo establecido en el plan de Modulo de Auditorías SIMEGE

auditorías, se ejecuta la auditoria recolectando Electrónico/ (Ejecución de la
7 Ejecutar la las evidencias según el requisito indagado. N/A Equipo Auditor auditoría) Modulo de
Auditoría. Auditorías
Los auditores deben determinar los hallazgos Criterio de auditoria SIMEGE
(Conformes, No conformes, observaciones) diligenciado. Electrónico
según las evidencia verificadas

Realizar la Reunión Al finalizar la Auditoria, el Auditor Líder y los

de Cierre Auditores se reúnen con los Auditados Se Lista de chequeo diligenciada
entrega el resumen de la auditoria y se N/A Equipo Auditor por el auditado en el momento
presentan los hallazgos, se hace la lectura de de aprobación de la ejecución.
8 los resultados de la ejecución de la auditoría,
N/A
así como los aspectos positivos.(fortalezas).

Si el auditado no está de acuerdo con los

Hallazgos, es el momento para discutirlo con
el auditor y llegar a una conciliación.

Modulo de Auditorías SIMEGE

Electrónico/ Gestión-
Modulo de
Planificación de Auditoría
Auditorías
Una vez presentados los hallazgos al (Reporte de la auditoría) se
N/A SIMEGE
9 Realizar el Informe auditado, el auditor líder debe generar o genera automático
Electrónico
de Auditoria. diligenciar el formato informe de auditoría y Equipo Auditor O Formato Informe de
enviarlo para aprobación del auditado, Auditoría U-FT-14.002.007
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Formato Evaluación de Cualquier

10 Evaluar al auditor El auditado deberá realizar la evaluación del Auditado Auditado Desempeño del Auditor aplicativo
auditor según lo estipulado en el formato U-FT-14.002.008 / (En dispuesto para el
Evaluación de Habilidades del Auditor. cualquier medio de soporte) registro de la
información y que
conserve los
campos del
formato
Evaluación de
Desempeño del
Auditor
U-FT-14.002.008

11 Consolidar la El coordinador de auditoría debe consolidar la N/A

Coordinación UN
evaluación de información de las evaluaciones y registrar en Coordinador de Formato consolidado
SIMEGE (General,
auditores el formato Consolidado evaluación de auditoria Evaluación de auditores U-FT-
Nacional o Sede)
auditores el puntaje obtenido en cada ciclo de 14.002.010
auditoría.

Para el seguimiento de toda la Información en Lista de chequeo

12 Realizar control a cada coordinación del UN-SIMEGE, se debe Documental de Auditoria U-
Coordinación UN
los registros de diligenciar el formato Lista de chequeo Coordinador de FT-14.002.009 diligenciada y
SIMEGE (General,
Auditoria. documental de auditoría, asegurando la auditoria registros obtenidos de la N/A
Nacional o Sede)
calidad documental en el proceso de auditoria (los referenciados en
auditorías Internas a UN-SIMEGE. la lista de chequeo
documental)
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COORDINACIÓN GENERAL
ELABORÓ EQUIPO TÉCNICO UN SIMEGE COORDINACIÓN REVISÓ EQUIPO TÉCNIO UN SIMEGE NIVEL NACIONAL Y APROBÓ VICERRECTORIA GENERAL
GENERAL SEDES

CARGO ANALISTAS CARGO COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y ANIALISTAS CARGO VICERRECTORA GENERAL

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