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 Contents

Sección 1: Comenzando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Capítulo 1. Como Usar este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Como está Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Acerca de Magaya Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Cómo contactar Magaya Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Capitulo 2: Introducción a la Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Video Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Descripción General de la Cadena de Suministro . . . . . . . . . . . . . . 7
Descripción General del Negocio de Logística . . . . . . . . . . . . . . . 8
Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos . . . . . . . . . . . . . 9
Creando una Cotización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga . . . . . 10
Documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Procesamiento en Destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Facturación / Liquidación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Conocimiento de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Procesos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Recuento del Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Órdenes de Venta y Órdenes de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Guías Aéreas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Introducción a la Guía Aérea y sus Campos . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Peso Tarifado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Ejemplo de Guía Aérea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Impresión de la Guía Aérea y Plantillas de Documento . . . . . . . . . . 27
Configurar el Llenado de Formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Magaya Cargo System manual de usario i

 Guía de Carga, Bill of Lading (Conocimiento de Embarque) . . . . . . . 30
Introducción a la Guía de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Campos de la Guía de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Ejemplo de Documento de Guía de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Configurar el Llenado del Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Capitulo 3: Cómo Utilizar el Asistente de Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Introducción: el Asistente de Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Introducción: el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Pasos: Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . 43
Administrator Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Administrator Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Software Customization Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Database Administration Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Communications Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Introducción a los Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Añadir un Nuevo Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Cómo Establecer Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Establecer las Contraseñas para los Empleados . . . . . . . . . . . . . . . 55
Escenario: Limitando los permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Descripción General de Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Agregar un Rol a un Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Sección 2: Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Capitulo 4: Zonas de Almacén y Localizaciones en Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Introducción: Zonas de Almacén y Localizaciones . . . . . . . . . . . . . 67
¿Cómo usa el Magaya Explorer la info de Zonas y Local. del Almacén? . 67
Ver también . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Cómo crear Zonas de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Cómo crear Zonas de Almacén Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Crear Zonas de Almacén Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Cómo crear Localizaciones de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Introducción: Cómo crear Localizaciones de Almacén . . . . . . . . . . . 72
Cómo personalizar los Tipos de Embalaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Crear Definiciones de Artículo de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Introducción a las Definiciones de Artículos de Inventario . . . . . . . . 80
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Lista de Definición de Artículos de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . 87
Acciones: Definiciones de Artículo de Inventario . . . . . . . . . . . . . 90

ii Magaya Cargo System manual de usario

Capitulo 5: Recibos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Introducción a los Recibos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Empezando (Getting Started) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Cómo crear un Recibo de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Introducción para crear un Recibo de Almacen . . . . . . . . . . . . . . . 93
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Pestaña de Expedidor/Consignatario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Pestaña de Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Pestaña de Transportista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Adicional relacionado recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Introducción a la Pestaña de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Agregar Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Pestaña de Identificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Pestaña de EEI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Pestaña de Productos Peligrosos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Pestaña de AMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Pestaña de Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Agregar un Contenedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos . . . . . . . . 121
Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Introduccion: Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Trabajando con la Pestaña de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Introducción a la Pestaña de Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Agregar un evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Definir Nuevo Evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Introducción a los Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Agregar un Adjunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Adjuntar Archivo desde el Escáner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Notas y Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Notas y Notas Internas: Introduccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas . . . . . . . . . . . . . . . 143
Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? . . . . . . . 146
Introducción: Acciones con Recibo de Almacén . . . . . . . . . . . . . 146
Generar Transacciones Contables de un RA . . . . . . . . . . . . . . . 146
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Imprimir Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Panel de Detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Magaya Cargo System manual de usario iii

Capitulo 6: Órdenes de Recolección Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Introducción a las Órdenes de Recolección (Órdenes de Recogida) . . 153
Ver también: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Órdenes de Recolección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Órdenes de Recolección: Introducción & Video . . . . . . . . . . . . . 155
Órdenes de Recolección: la pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . 155
la pestaña Expedidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
la pestaña Consignatario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
la pestaña Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
la pestaña Transportistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
la pestaña de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
la pestaña de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
la pestaña de Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
la pestaña de Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
la pestaña de Entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
la pestaña de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
la pestaña de Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Finalizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Adicional relacionado recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección? . . . . . 173
Imprimir Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Generar Transacciones Contables de una Orden de Recolección . . . . 177

Capitulo 7: Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Introducción a las Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Crear una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Introducción: Crear una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Editar una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? . . . . . . . . 195
Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga . . . . 195
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga . . . . . . . . . 201

Capitulo 8: Introducción a la Lista de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Introducción a la Lista de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Reportes desde la Lista de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Otros tipos de reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer . . . . . . . 207
Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Filtrar: Lista de Productos (ejemplo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

iv Magaya Cargo System manual de usario

Sección 3: Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Capítulo 9: Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Crear una Cotización de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Introducción: Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Adicional relacionado recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Acciones para Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Introducción: Acciones para Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Encuestar Tarifas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Capitulo 10: Reservacions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Introducción: Reservacions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Video: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Cómo Crear una Reservación Rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Acciones para una Reservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Capitulo 11:Viajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Introducción: Viajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Cómo Crear una Programación de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes . . . . . 244

Capitulo 12: Creando Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Introducción a los Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Empezar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Pasos para Crear Embarques (Directo) . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Dividir un Embarque en Sub-embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Recursos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) . . . . . . . . . . . . . 261
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) . . . . . . . . . . . . . . 262
Recursos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Repack Cargo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Using the Repack Cargo Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Handling Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Print Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Print Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Verify Packing List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad . . . . . . . . . . . . 281
Liquidación: Como Crear Contabilidad Transacciones por Embarques 281
Print Shipment Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Magaya Cargo System manual de usario v

 Using the Print Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Known Shippers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Email Shipment Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Introducción a las Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
1. Crear un Embarque de Importación . . . . . . . . . . . . . . . . 297
2. Liquidar el Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
3. Realizar Proceso de Recepción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
4. Crear Notificaciones de Arribo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
5. Liberación de la Carga para Entrega Final . . . . . . . . . . . . . 313
Shipment Charges (Cargos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Generate Transactions for a House . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
The Shipment Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
The Master and House Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
The Shipment Actions Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Trabajando con Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Introducción: Trabajo con Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Recursos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Introducción al Trabajo con Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Trabajando con la Pestaña de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Pestaña de Ruta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Pestaña de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Otras pestañas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
La Barra de Herramientas de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
La Barra de Herramientas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Reempaque de la Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Verificar Contenido del Paquete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Ver Transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Imprimir Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Cómo ver Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
La Carpeta de Zona de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Carpeta de En Tránsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Usando de la Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i

vi Magaya Cargo System manual de usario

Section 1

Sección 1: Comenzando

1
0 Section 1

2
Chapter 1

Capítulo 1. Como Usar este Manual

Introducción

Bienvenido al Manual del usuario del Magaya Cargo System Operaciones.

Este manual está diseñado para enseñarle cómo realizar los procedimientos
operativos en el Magaya Cargo System.
El software Magaya Cargo System está diseñado para proveedores de servicios
logísticos, agentes de carga, navieras, consolidadores de carga, agentes de trans-
porte, correos, proveedores de almacenaje y otros en la industria de la logística.

Como está Organizado este Manual

El diseño de este manual de operaciones está orientado a las tareas. Puede saltar
a cualquier tema que necesite y obtener los procedimientos paso a paso para
todas las tareas operativas realizadas en el Magaya Explorer. Este manual está
organizado en las siguientes secciones y temas:
• Sección 1: Primeros Pasos explica la instalación y configuración inicial
del software Magaya. Hay instrucciones para introducir la información de
su empresa en el asistente de contabilidad y para la configuración de
permisos de los empleados. Estos pasos están destinados a un adminis-
trador de sistemas u otra persona de tecnología de la información (TI).
Aprenda a navegar en la interfaz de usuario de Magaya Explorer con los
botones de las barras de herramientas, cómo usar las pantallas, los menús
y carpetas para que pueda realizar todas las tareas relacionadas con las
operaciones, almacenamiento y entregas. También hay una visión general
de la industria de la logística.
• Sección 2: Almacenamiento explica los procedimientos relacionados con
la carga. Se le muestra cómo configurar los locales de almacenaje en

3
 Chapter 1

Magaya Explorer, traer la mercancía y la carga al almacén, como crear una

Orden de Recogida y un Recibo de Almacén, como procesar los
embarques desde el almacén, como crear una Entrega de Carga, encontrar
los bienes y la carga en Magaya Explorer, como crear informes de
productos y mucho más.
• Sección 3: Embarque explica los procedimientos de envío de Embarques.
Proporciona los procedimientos paso a paso para la creación de
Cotizaciones, Reservaciones y Embarques.
Otros manuales explican los procedimientos de contabilidad, funciones de
comunicación y mucho más. Vea la página de Capacitación en
www.magaya.com.

Acerca de Magaya Software

El software de Magaya utiliza un servidor de base de datos para almacenar y

guardar toda la información de su empresa. El software también utiliza un
servidor de comunicaciones para permitirle a los clientes a los que ha concedido
acceso al sistema, para que vean sus transacciones. También puede comunicarse
con otras empresas que están utilizando el software de Magaya, y puede acceder
a sus datos de forma remota. Las funciones operativas y contables están inte-
gradas en el software.
Magaya ofrece cuatro diferentes productos de software:
• Magaya Cargo System
• Magaya Warehouse Management System (WMS)
• Magaya Supply Chain Solution
• Magaya WMS & Distribution System
Magaya también ofrece módulos de extensión:
• Magaya LiveTrack, via website and app
• Magaya WMS Mobile
• Magaya Transaction Tracking
• Magaya AMS (Sistema Automatizado de Manifiesto)
• Magaya ACE/AES (Sistema Automatizado de Exportación) para llenar la
SED (Declaración de Embarque de Exportación – ahora llamada “EEI”)
• Magaya ISF (para la iniciativa Aduanera 10+2)
• Magaya XML API

4
Chapter 1

• Magaya INTTRA (para comunicarse con navieras)

• Magaya PayCargo (para pagos en línea)
• Órdenes de Embarque en Línea
• Pedidos en Línea
• Reservaciones en Línea
• Magaya VIN Decoder
• Magaya Bar Coding
• Dimensioner
• Binder app
• Final Mile app

Cómo contactar Magaya Help

Si usted tiene alguna pregunta o necesita ayuda, por favor póngase en contacto
con Magaya a través de:
Teléfono: (786) 845-9150
Correo electrónico: support@magaya.com
En Magaya Explorer:

5
 Chapter 1

En Page One (el centro de bienvenida):

Cargo System User Manual version date: December 4, 2018

6
Chapter 2

Capitulo 2: Introducción a la Logística

Video Introducción

Video serie:
http://360.magaya.com

Descripción General de la Cadena de Suministro

Una cadena de suministro es una red de proveedores de mercancías, desde los

proveedores de las materias primas hasta el consumidor final. La cadena de
suministro se compone de varias entidades, tales como proveedores de servicios
logísticos, fabricantes, transportistas, almacenes, mayoristas y tiendas
minoristas. Echemos un vistazo a la cadena de suministro y veamos el lugar de
la logística en la cadena (parte 4 abajo).
Los componentes de la cadena de suministro pueden dividirse en las siguientes
partes:
1) Planificar: Establecer un plan para la cadena de suministro. La planifi-
cación y administración de la cadena de suministro requiere la gestión de
las reglas de negocio, el desempeño de la cadena de suministro, recolec-
ción de datos, inventarios, bienes de capital, transporte, planificación de la
configuración, requisitos regulatorios y cumplimiento, y el riesgo en la
cadena de suministro.
2) Fuente: Esta parte del proceso se centra en la gestión de la fuente de sumi-
nistro. Las fuentes incluyen existencias (inventario), los bienes que deben
producirse a la orden (según especificaciones), y bienes a ser diseñados
contra pedido. Identificar y seleccionar las fuentes de abastecimiento. La
Fuente dentro de la cadena de suministro, debe gestionar el inventario, los
bienes de capital, producto entrante, la red de proveedores, los requisitos
de importación/exportación, contratos con proveedores y la fuente de
riesgo en la cadena de suministro.
3) Hacer = Fabricación:Esta parte de la cadena de suministro se centra en la
fabricación de los bienes a partir de los suministros (fabricación para
inventario, a la orden, y diseñado contra pedido). El fabricante debe
programar las actividades de producción, emitir el producto, producir y

7
 Chapter 2

probar, empaquetar, preparar el producto, y de liberar el producto a ser

entregado.
4) Entregar = Logística:La logística asegura el movimiento económico y
eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores implicados
en el transporte, almacenamiento y distribución de bienes. Un análisis de
la logística proporciona visibilidad hacia su cadena de suministro.
Además evaluará aspectos tales como si hay suficientes almacenes en los
lugares adecuados para el envío y la recepción rentable de las mercancías,
que sistemas de información y tecnologías son los mas adecuados a
utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar,
etc. El papel de un proveedor de servicios logísticos es atender consultas
de los clientes sobre los transportistas, programar la recogida, crear
cotizaciones y gestionar los procesos de almacén (si es necesario), así
como todos los inventarios de información, transportes, y productos
terminados.
5) Devoluciones:Esta parte del proceso gestiona el retorno de los suminis-
tros defectuosos a la fuente, devolución de exceso de producto, etc. Esta
parte de la cadena de suministro también se conoce como logística
inversa.
NOTE: Parte del texto anterior fue extraído de supply-chain.org.
Un fallo en cualquier parte de la cadena de suministro afectará todo el proceso
de llevar los bienes desde el origen hasta el destino.

Descripción General del Negocio de Logística

El término “logística” abarca toda la industria del transporte y el almace-

namiento de bienes. El término se originó con los militares y la forma en que
adquirían y movían suministros, tropas, equipos, alimentos, etc. mientras el
ejército se trasladaba de un lugar a otro. La logística integra el transporte, inven-
tario, almacenamiento, manejo de materiales y embalaje de productos.
Tener establecida una buena estrategia de logística asegura el movimiento
económico y eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores
implicados.
El proceso logístico comienza con un vendedor de bienes. El vendedor puede
fabricar los bienes y tener su propia bodega, centro de distribución y transporte.
Si no tiene todas estas capacidades, contratará otras empresas con estos servi-
cios, para que el vendedor pueda trasladar sus bienes desde el punto de origen,
hasta los compradores en el destino. Las otras empresas que el vendedor puede
contratar incluyen:

8
Chapter 2

• Transportistas: Los transportistas llevan mercaderías por buque de carga,

por avión, por camión o por ferrocarril. La elección del tipo de transporte
depende de factores tales como si los bienes tienen que ser enviados en el
país o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas públicos
(disponibles para ser contratados) y transportistas privados.

• Centros de Distribución: Un Centro de Distribución (DC: Distribution

Center) es un depósito para el almacenamiento de grandes cantidades de
mercancías. Un DC podría ser un edificio especializado para productos
refrigerados o un almacén con aire acondicionado. Los productos pueden
ser enviados a un DC desde un puerto. A veces puede ser necesario
segregar los bienes del contenedor de embarque antes entregarlos a un
DC. Una vez que la mercancía llega al DC, se elaboran Recibos de
Almacén, y la mercancía es colocada en palés y almacenada en las zonas
asignadas.
• Proveedores de servicios logísticos son los agentes de carga, consoli-
dadores de carga, o Terceros proveedores de logística (3PL). Un prov-
eedor de servicios logísticos negocia con transportistas y otras empresas, y
hace los arreglos de transporte para el vendedor (o comprador). Los
acuerdos incluyen la solicitud de cotizaciones para los envíos y las reser-
vaciones; ellos crean un Conocimiento de Embarque que enumera las
mercaderías enviadas, el destino, etc. Se encargan de toda la docu-
mentación necesaria para el transporte marítimo internacional y para
Aduanas de EE.UU. También pueden tener un almacén y/o centro de
distribución y ofrecer esos servicios.

Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos

El papel del proveedor de servicios logísticos (por ejemplo, un agente de carga

o un consolidador de carga) es manejar todos los procesos de envío para sus
clientes, desde el punto de origen hasta su destino. Un proveedor de logística
tiene un departamento comercial, departamento de contabilidad, y el personal
que se ocupa de todas las operaciones relacionadas, o departamento de tráfico.

9
 Chapter 2

Creando una Cotización

El departamento de ventas del proveedor de logística hace las llamadas de ventas

y toma pedidos de los clientes. Ellos proporcionan a los clientes una cotización
de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia,
peso, volumen, si los productos serán enviados a través de aire o por mar, si hay
gastos de almacenamiento, etc. Ellos reservan el embarque comprobando
horarios, tomando en cuenta lo que ya han reservado, y lo que va saliendo en los
transportes y si hay suficiente espacio para consolidar el embarque del cliente
con los embarques de otros clientes en el mismo contenedor rumbo hacia el
mismo destino. El proveedor de logística también puede proporcionar seguros
para las mercancías.

Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga

Cuando el cliente está de acuerdo con el precio de la cotización, el departamento

de tráfico crea una orden de recogida. El proveedor de servicios de logística
recogerá los bienes de los clientes y los llevará, ya sea al puerto para su entrega
inmediata, o al almacén del proveedor de servicios logísticos para su posterior
entrega. El proveedor de servicios de logística puede tener su propio departa-
mento interno de camiones para la recolección, o puede subcontratar el trans-
porte en camión. El cliente también puede llevar la mercancía al almacén el
mismo. Si hay varios clientes enviando mercancías hacia el mismo destino, el
proveedor de logística consolidará las mercancías en un contenedor o embarque
aéreo para reducir los costos de envío.
El proveedor de servicios logísticos crea un Recibo de Almacén para el cliente
que sirve como prueba de recepción de los bienes en el almacén. Cuando los
bienes se embarcan al puerto, el proveedores de servicios logísticos emite una
Orden de Entrega, ya sea que la entrega se maneje en la empresa o sea subcon-

10
Chapter 2

tratada. Los procesos de almacén se tratan en la sección “Procesos de Almacén”

de este documento.

Documentación

Como parte de sus operaciones, el proveedor de servicios logísticos crea los

siguientes documentos obligatorios:
• Un Conocimiento de Embarque (Versiones Padre e Hijos)
• Un Manifiesto de Carga
El Conocimiento de Embarque Principal es un contrato entre un transportista
y un proveedor de servicios logísticos (o cliente) que contiene una lista de todas
las mercancías transportadas. En el caso de transporte marítimo, el proveedor
de servicios logísticos lo crea y envía al transportista que lo verifica, le asigna un
número de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al proveedor de servicios
logísticos.
El Conocimiento de Embarque Interno se envía desde el proveedor de servicios
logísticos al cliente, enumerando los productos para ese cliente solamente. Cada
Conocimiento de Embarque contendrá una lista de marcas y números
(contenedores y números de los sellos), número de paquetes, una descripción de
los artículos enviados, la información de enrutamiento y otra información.

11
 Chapter 2

En el Conocimiento de Embarque Padre, el consignatario es el agente destina-

tario. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el consignatario es el destinatario,
por ejemplo, un comprador.
Si el transportista es una compañía aérea, el Conocimiento de Embarque se le
llama “Guía Aérea”.
Si el transportista emplea transporte terrestre, al Conocimiento de Embarque se
le llama “Conocimiento de Embarque Directo”.
El manifiesto de carga enumera todos los productos y se utiliza para todo tipo
de transporte. En el manifiesto de carga, al cliente se le denomina “hijo”. El
número de hijo está en la lista, al igual que el remitente, destinatario, descrip-
ción de las mercancías, el número de piezas, peso y volumen.
Otros documentos que el proveedor de servicios logísticos crea son opcionales.
Estos incluyen:
• Una factura comercial, una factura de pago para los bienes, que detalla
toda la mercancía por nombre, número y valor
• Una lista de empaque, que detalla la mercancía en peso y volumen, pero
no el precio
• Un documento de Mercancías Peligrosas, para la carga de materiales
peligrosos
• Un EEI (Información Electrónica de Exportación), previamente conocida
como la Declaración de Exportación del Transportista (SED), que es
requerido para los artículos valorados en más de 2.500 dólares exportados
fuera de los EE.UU. y territorios de Estados Unidos (en caso de que el
proveedor de logística elabore la EEI y la presenta a la Aduana a nombre
del cliente , el proveedor de logística puede incluir un cargo por esta docu-
mentación en la factura)
• Otros documentos varían dependiendo del destino, como la Unión
Europea (UE), la Comunidad del Caribe (CARICOM), el Tratado de Libre
Comercio de América del Norte (TLCAN), etc.
Copias del Conocimiento de Embarque Padre y del Manifiesto de Carga pueden
ser enviadas en la nave y otra copia enviada electrónicamente al cliente y al
destino. Si los originales son obligatorios, entonces los originales se envían a
través de mensajería.
En el software Magaya, los datos que llena los campos de estos documentos se
digitan en los cuadros de diálogo que se utilizan para crear las transacciones de
embarque. Por ejemplo, cuando se crea una transacción de embarque con el
asistente para embarque, la información se guarda y se muestra en estos docu-
mentos, como en las guías aéreas. No es necesario escribir estos formularios
nuevamente. Todos estos datos también se guardan para su uso en los reportes,
etc.

12
Chapter 2

Procesamiento en Destino

En el destino, el proveedor de servicios logísticos se encarga de lo siguiente:

• Despacho aduanero (o lo subcontrata a un agente de aduanas)
• Arreglos de almacenaje
• Transporte desde el puerto hasta el almacén (a menos que el cliente o el
comprador recoja la mercancía en el puerto)
• Entrega local (a menos que el cliente prefiera manejar esto): La entrega
local requiere un documento de liberación de la carga (también llamado
orden de entrega) que crea el proveedor de servicios logísticos. Los servi-
cios que ofrece el proveedor de servicios logísticos podrían ser hasta la
puerta del cliente o hasta el puerto.

Facturación / Liquidación

El departamento de contabilidad del proveedor del servicio de logística se

encarga de la facturación, también llamada “liquidación”. Durante la liqui-
dación, el proveedor de logística calcula el reparto de ganancias con el agente de
destino. El departamento de contabilidad también elabora las facturas para el
cliente. La factura para el cliente muestra los gastos de transporte calculados
durante la cotización por el departamento de ventas, los gastos de docu-
mentación o los gastos de almacenaje. Estos cargos pueden ser desglosados o no
(todo incluido).
Si los gastos de transporte son pagados por un solo cliente al proveedor de servi-
cios logísticos, el proveedor crea un reintegro de cobro que indica lo que el prov-
eedor de logística pagará al agente. En el caso de que no se pague por adelantado,
el proveedor de servicios logísticos creará la factura de cobro que muestra lo que
el agente le deberá pagará. Si proveedor de servicios de logística consolidó los
envíos de varios clientes, los cargos serán calculados juntos. El reparto de ganan-
cias con el agente de destino se determina en función del total a pagar y el total
adelantado. La participación del proveedor de servicios logísticos termina
cuando las mercancías se entregan al comprador en el destino.

13
 Chapter 2

Este diagrama ilustra las operaciones de los proveedores de servicios logísticos:

Conocimiento de Embarque

Un Conocimiento de Embarque (Bill of Lading: BoL o B/L) es un contrato

utilizado por los transportistas marítimos y agentes de carga que enumera los
gastos de transporte. El Conocimiento de Embarque reconoce que los bienes
han sido recibidos a bordo. El Conocimiento de Embarque sirve como una
factura de pago y como un contrato. Hay dos tipos:
• El Conocimiento de Embarque Padrees el contrato de un transportista
marítimo con un agente de carga. Este contiene una lista de todas las
mercancías transportadas. El agente de carga crea el Conocimiento de
Embarque y lo envía al transportista que lo verifica, le asigna un número
de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al agente de carga. En el
Conocimiento de Embarque Padre, el destinatario es el agente de destino.
• El Conocimiento de Embarque Hijo es un contrato que el promotor de
la carga envía al cliente y que enumera los bienes destinado a ese cliente
solamente. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el destinatario es la
entidad que recibe las mercancías, por ejemplo: un comprador.

14
Chapter 2

Cada tipo de Conocimiento de Embarque enumera marcas y números (por

ejemplo: contenedores y números de los sellos), el número de paquetes, una
descripción de los artículos enviados, información de enrutamiento y mucho
más.

Procesos de Almacén

El procesamiento de los bienes dentro y fuera de un almacén o centro de distri-

bución (DC) consta de cuatro pasos principales:
1) Recibir Productos: Cuando llegan las mercancías al almacén, el proceso
de recepción comienza. Se emite un Recibo de Almacén (RA). El Recibo
de Almacén sirve como prueba de que los bienes fueron entregados a la
bodega y se almacenan de acuerdo con las disposiciones hechas por el
cliente.
2) Almacenar Productos: Los bienes se agrupan según el tipo, se colocan en
una zona de concentración, y luego se almacenan. Este proceso usual-
mente involucra dos empleados, uno que recibe la mercancía y otro que la
almacena. Para ahorrar tiempo, los productos se pueden agrupar y
guardar directamente en lugar de ir a un área de concentración.
3) Crear y Ejecutar una Orden de Embarque: Cuando el departamento de
ventas crea un pedido, también se envía al almacén una Orden de
Recogida para su procesamiento. En el almacén, las órdenes de selección
y carga se reciben en dispositivos portátiles que están conectados a una
base de datos central. En base a la orden, los productos se escogen y a
menudo se colocan en un área de control de calidad para verificar las
cantidades y prepararlos para la carga.
La información sobre el movimiento y la ubicación del inventario en el
almacén se sigue con los dispositivos de mano y se actualiza en la base de
datos central, permitiendo a los departamentos de ventas y de compras ver
la cantidad de inventario que tienen, lo que fue vendido y lo que se
necesita. Esto permite el envío y la entrega de la cantidad correcta de
inventario cuando se necesita. Esta estrategia de inventario se llama “Justo
a Tiempo” (Just In Time: JIT). JIT mantiene un suministro eficiente de
bienes mediante la reducción del costo de almacenamiento de mercancías
en exceso durante largos períodos y aumenta la satisfacción del cliente al
tener el inventario cuando los clientes lo necesitan. Para acelerar el
proceso de selección y de carga, las mercancías no están obligadas a parar
en un área de clasificación, sino que pueden ser sacadas de sus lugares y
colocadas directamente en la zona de carga en donde se lleva a cabo el

15
 Chapter 2

proceso de control de calidad (CC). El CC asegura que las órdenes sean

correctas. Se imprimen las listas de empaque y se colocan en las cajas.
4) Cargar Mercancías: Las mercancías se cargan en un camión de reparto
para el transporte fuera del almacén. Se pueden utilizar unidades de mano
para verificar las listas de empaque.
La distribución interna de los almacenes varía según el tipo de operación de
almacenaje y factores tales como la frecuencia con que se recogen y se cargan los
artículos, la necesidad de espacio de almacenamiento especializado tales como
frigoríficos o áreas de almacenamiento en frío, etc.

Dentro de un almacén se definen zonas y localizaciones, así como los artículos

que pueden ser almacenados y hallados de nuevo con facilidad para simplificar
el recuento del inventario. Más detalles se pueden encontrar en el tema “Intro-
ducción: Zonas de Almacén y Localizaciones” :
https://knowledge.magaya.com/#/article/intro_WH_zones_locations/ES
Variaciones: Una empresa, como por ejemplo un fabricante, puede ser propi-
etaria de un almacén, y los pedidos provienen de dentro de su propia empresa,
de donde los bienes son enviados luego a los clientes.
Si una empresa alquila el espacio de almacén de otra empresa, la empresa que
ofrece los servicios de almacén cobra cargos por la recepción y almacenamiento
de mercancías, clasificación, carga y entrega.
Un agente de carga puede hacer los arreglos para que los bienes de un cliente se
almacenen y entreguen.
La facturación de los clientes se realiza en base a los cargos, tales como los gastos
de transporte terrestre que calculan la distancia, peso y otros factores, el tiempo
que los artículos están almacenados, el tipo de almacenamiento, tales como

16
Chapter 2

productos refrigerados o en fianza y otros criterios. Las facturas se pueden

automatizar para que se emitan regularmente.

Recuento del Inventario

Otros procesos de almacén incluyen el recuento del inventario. Dos métodos de

recuento del inventario son el recuento cíclico y el recuento físico.
El recuento cíclico es el proceso de verificación de la precisión del inventario
contando algunos artículos todos los días y comparando contra número en los
registros de inventario computarizado, y luego conciliando las diferencias. Se
encuentra y se resuelve la causa de las discrepancias.
Los recuentos cíclicos se pueden hacer mediante la agrupación de mercancías de
diferentes maneras, tales como por los artículos que se mueven más rápido fuera
del almacén o agrupando los artículos por valor. El método de recuento de las
mercancías basado en el valor de los bienes es la Regla de Pareto del “80/20”,
donde el 20% del inventario es probable que representan el 80% del valor del
inventario. A las mercancías se les asigna un código de A, B o C, dependiendo
de su valor. El inventario también se puede contar al dividir el almacén en
secciones o zonas geográficas y contando el inventario por sección.
Un recuento cíclico se lleva a cabo un par de veces al año, mientras su negocio
está en operación, a diferencia de un recuento físico del inventario que
requiere que el negocio cierre para contar con las existencias.
El inventario es considerado un activo de una empresa. Hay diferentes tipos de
activos como las propiedades, edificios, muebles, dinero en efectivo, etc, pero el
“inventario” aquí significa las mercancías para la venta en el almacén. Contar el
inventario proporciona a la compañía un valor del inventario que se incluye en
el balance de la empresa y se utiliza para la valoración de los impuestos. Un
recuento cíclico debe ser completado y notificado al departamento de contabil-
idad de la empresa a tiempo para que la empresa presente sus impuestos. Este
plazo lo establece el departamento de finanzas y/o contabilidad, y puede ser de
3 meses, 6 meses o algún otro plazo.

17
 Chapter 2

Dependiendo de lo que la empresa quiera saber acerca de su inventario se deter-

minará cuando se hace el recuento, con qué frecuencia y con qué método. Los
objetivos de contabilidad y de finanzas son a menudo diferentes de los objetivos
de la gestión de la cadena de suministro. El enfoque financiero del inventario
busca la evaluación de su valor para el balance de la compañía, mientras que
para el enfoque de la administración de la cadena de suministro, el inventario
está orientado a la eficiencia del suministro, que se tenga suficiente inventario
para el envío cuando sea necesario, y para la gestión de las entregas de manera
oportuna.
Por ejemplo, el objetivo del método de inventario “Justo a Tiempo” es asegurar
que la cantidad correcta de bienes se encuentran disponible en el almacén
cuando se reciben los pedidos, para que puedan ser enviados cuando el cliente
los requiere, mejorando la satisfacción del cliente.
Mientras que tener una gran cantidad de inventario en un almacén puede hacer
parecer que una empresa tiene más activos, desde el punto de vista de la cadena
de suministro se percibe que los bienes permanecen durante largos períodos y
no rotan, ocupando un valioso espacio en el almacén que es costoso y reduce la
eficiencia de funcionamiento.

Órdenes de Venta y Órdenes de Compra

Los procesos de creación de órdenes de venta y órdenes de compra vinculan las

transacciones comerciales con los procesos de logística y transporte.
El departamento de compras en una empresa, un mayorista por ejemplo, busca
comprar productos a los proveedores y emitirá una orden de compra por las
mercancías. La orden de compra tiene un número y sirve como un contrato,
define las políticas de cancelación y protege al vendedor si el comprador se niega
a pagar. En ella se enumeran los bienes, las cantidades, el precio, la fecha de
envío y la dirección. Los productos son llevados al almacén del mayorista,
donde se llevan a cabo todos los procesos de almacenamiento (se emiten recibos
de almacén, órdenes de almacenaje, etc). También se llevan a cabo todos los
procesos de contabilidad adecuados, como el pago de la compra. Las mercancías
en el almacén son consideradas un activo por el departamento de contabilidad.
El proveedor crea una Orden de Venta cuando se recibe una solicitud de los
bienes. El proveedor envía la orden de venta a la compañía que hace la compra
(el mayorista en este ejemplo). La orden de venta tiene un número asociado.
Los procesos contables incluyen sustraer los bienes de los activos cuando se
despachan, registrando el Costo de Ventas (COGS - es el costo de los bienes
vendidos), y registrando las ventas como ingresos.

18
Chapter 2

Cuando el mayorista recibe una solicitud de mercancías procedentes de un

comprador, el comprador crea su propia orden de compra y la envía al
mayorista. El mayorista crea una orden de venta y la envía al comprador. Esta
orden de venta crea automáticamente una orden de embarque en el almacén del
mayorista. En el almacén, se crean y ejecutan órdenes de selección y carga y se
envían las mercancías.

19
 Chapter 2

Guías Aéreas

Este artículo explica los campos en una guía aérea (AWB).

Introducción a la Guía Aérea y sus Campos

Una Guía Aérea (AWB) es un contrato por los gastos de transporte de carga de
la empresa que manejará el transporte aéreo para el cliente. Hay dos tipos de
AWB:
• Guía Aérea Madre: Se trata de un contrato de una aerolínea a un agente
de carga.
• Guía Aérea Hija: Es un contrato entre una compañía que se encarga del
transporte (por ejemplo, un agente de carga) con un cliente (por ejemplo,
un vendedor).
Los Asistentes AWB Completan los Campos:
El software Magaya completa los campos con la información de los asistentes de
embarque. También puede introducir texto en el documento, pero normal-
mente no es necesario.

Recomendamos el uso de los asistentes!

Plantillas: El software Magaya cuenta con diferentes plantillas para Guías
Aéreas. Están disponibles para ser seleccionadas al crear una transacción de
envío con el asistente o desde el botón "Añadir Doc." en la barra de herra-
mientas. Vea la sección de abajo para más información sobre las plantillas.

20
Chapter 2

Hay algunos campos que son diferentes en la Guía Aérea Madre y en la Hija.
Estos son:
Números AWB:
El número de guía aérea se encuentra en la esquina superior derecha, la esquina
superior izquierda, y en la esquina inferior derecha del formulario.

El número AWB se completa desde la pestaña “General” en la pantalla pertene-

ciente al embarque y en la del asistente de creación de embarque de su sistema
Magaya.
• Número AWB Madre: El número AWB consiste de tres dígitos del código
IATA de la aerolínea del transportista emisor y un número de serie de
ocho dígitos (separados por un guión), que incluye un dígito de control
agregado al final.El dígito de control se determina usando el sistema no
ponderado Módulo 7: El número se crea automáticamente mediante la
adición de 11 a cada número hasta que el último dígito asciende a 6. Y
luego se comienza de nuevo. Ejemplo: 777-12345675 (el número 5 al final
es el dígito de control) El siguiente número será 777 a 12345686. Es acept-
able insertar un espacio entre el cuarto y quinto dígito del número de serie.
• Número AWB Hijo: no se crea usando un modelo.
Nombre y dirección del expedidor:
• Madre: Muestra el nombre e información de contacto del agente de carga.
(El campo de número de cuenta del expedidor es opcional).
• Hijo: Muestra la información del cliente, por ejemplo, un vendedor.
Nombre y dirección del consignatario:
• Madre: Muestra la información del agente destinatario. (El campo de
número de cuenta del consignatario es opcional).
• Hijo: Muestra la información del destinatario, por ejemplo, un
comprador.

21
 Chapter 2

La información de expedidor y del consignatario viene de la pestaña de “Enti-

dades” del embarque en su sistema Magaya.
Si está formulando una guía aérea electrónica (eAWB), se requiere la dirección
y el teléfono de las entidades.
Información de Contabilidad:
• Madre: Muestra los números de las facturas, órdenes de compra (PO),
pago en efectivo, cheque o el número de tarjeta de crédito.
• Hija: Muestra los números de las facturas, órdenes de compra (PO), y el
número de Guía Aérea Maestra (MAWB).
Nombre y ciudad del agente transportista del emisor:
• Madre: Muestra el nombre e información de contacto del agente de carga.
• Hija: Muestra el nombre e información de contacto del agente de carga.
NOTA: Asegúrese de que su perfil esté completo para evitar errores a la hora de
someter el formulario.
Los siguientes campos son los mismos para formularios maestro e hijos:
• Código IATA del Agente: Muestra el El código IATA. (Se trata de un
número de siete dígitos en las zonas no CASS, y en las zonas CASS es un
código de siete dígitos seguido de un código de dirección CASS de tres
dígitos y un dígito de control determinado por Módulo 7). Nota: CASS es
un metodo electonico de procesamiento de datos. Pongase en contacto
con Magaya para obtener mas informacion sobre CASS.
• Número de cuenta: Este campo es opcional para las guías aéreas que se
impresas, pero se requiere para eAWBs. Ver también el campo “Número
de Identificación“, que también es requerido.
• Aeropuerto de salida (dirección del transportista original) y el enruta-
miento solicitado: Este campo muestra el nombre del aeropuerto o el
código IATA de tres letras.
• Para: Muestra el destino del transportista original (introduzca el código
IATA del aeropuerto o ciudad del primer punto de transbordo)
• Por Transportista original: Muestra el nombre del transportista original
o el código IATA de dos caracteres.
NOTA: Los otros campos “Para” y “Por” son para segundos o terceros
destinos por segundos o terceros transportistas. Utilice según el caso.
• Número de referencia: Este campo es opcional.
• Información opcional de envío: opcional

22
Chapter 2

• Aeropuerto de destino: Introduzca el nombre del aeropuerto o ciudad de

destino final
Fecha de Vuelo: Muestra la fecha del vuelo. La fecha y la fecha actual se
rellenan desde la pestaña de “Ruta“ de la transacción del embarque en
Magaya.
• Moneda: Indique si la moneda es el dólar estadounidense, etc. Utilice el
código ISO de tres letras para la moneda del país de partida.
• Código CHGS: Muestra el código de cargos aplicables. Este campo es
opcional.
• WT/VAL y Otros: Para el Peso y Valoración. Marque con una X en el
cuadro de PPD (prepagado) o COLL (por cobrar).
• Valor declarado del transporte: Muestra valor declarado, o escriba
“NVD“ para Valor No Declarado. Este campo se encuentra en la pestaña
General de la transacción de embarque en Magaya.
• Valor declarado para aduana: Muestra el valor declarado en aduana, o
escriba "NCV" de Sin Valor Aduanal, o deje el campo en blanco. Este
campo se rellena desde la pestaña General de la pantalla del asistente de
embarque. Este campo se encuentra en la pestaña General de la transac-
ción de embarque en Magaya.
• Monto del seguro: opcional. (El software Magaya tiene conexión a un
portal de seguros. Contacte con Magaya para aprendar mas sobre
nuestro.)
• Información de Manejo: Este campo muestra información necesaria para
los transportistas. Se pueden usar códigos y abreviaturas
Cargo-IMP(Procedimientos de intercambio de mensajes). Si se están
enviando mercancías peligrosas, deben estar etiquetada y se requiere una
Declaración del Expedidor. Se puede introducir en este campo el nombre
de la persona a la que deba notificar. Introducir el nombre de los docu-
mentos adjuntos, tales como la Certificación de Animales Vivos del Expe-
didor.
Para mostrar información en este campo, escriba en el campo de “Cláu-
sulas“ que está disponible en el asistente de embarque en la pestaña
General.
• NOTA: SCI es para Información Aduanera Especial, tal como el código
del país de destino de la Unión Europea (UE).
Los gastos de transporte se muestran en la guía aérea desde la pantalla de Cargos
de los asistentes (y/o pantallas de embarque) en estos campos de la guía aérea:

23
 Chapter 2

• Número de piezas RCP: Este es el número de piezas enviado y la tarifa

aplicable. RCP es el Punto Combinado de Tarifas y se utiliza para tasas
combinadas. Cada grupo tasado debe estar en una línea separada (por
ejemplo, mercancías peligrosas).
• Peso Bruto: Este es el peso bruto y la inicial K para kilogramos y L para
libras (lbs.). Introducir la tara de la unidad de carga, si aplica, en una línea
separada con la clase de tarifa de “X”.
• Clase de tarifa: Este es el código de la clase de tarifa apropiada.
• Número de artículo del producto: Este es el código de la clase de tarifa
apropiada. Este campo es opcional.

Peso Tarifado

El peso tarifado se determina comparando el peso bruto y el peso de volumen

(el espacio que ocupan los objetos en el avión). El peso mayor será el peso tari-
fado.
Para calcular el peso del volumen, multiplique el largo por el ancho por la altura
(todo en pulgadas) y divida por un factor dimensional.
La ecuación del peso del volumen es:
Largo x Ancho x Altura ÷ Factor dimensional = peso del volumen
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte internacional de
mercancías es de 166
O,
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte doméstico de
mercancías es de 194
O,
Cualquier otro número definido por el transportista.
• Clase de Tarifa: Esta es la clase de tarifa para el peso tarifado en líneas
separadas.
• Tarifa/Cargo: Utilice los códigos apropiados para detallar la tarifa por
cargo, por ejemplo, “M” o “Min” para el cargo mínimo.
• Total: Esta es el cargo total o descuento para cada línea de entrada. Si hay
descuento, indicar un descuento total con un signo de menos.
• Naturaleza y cantidad de los bienes: (incluyendo dimensiones o
volumen). Esta es una descripción general de los artículos y la máxima

24
Chapter 2

longitud, ancho, altura y número de piezas. Indicar si hay mercancías

peligrosas, animales vivos, consolidaciones, etc. Este campo se encuentra
en la pestaña General de la transacción de embarque en Magaya. La guía
aérea incluirá esta descripción, más las dimensiones que se encuentran en
el cuadro de diálogo de Producto.

25
 Chapter 2

Ejemplo de Guía Aérea

El siguiente es un ejemplo de una guía

aérea:

Ver también: El tema "Debido al Agente Debido al Transportista" explica qué

cargos se deben al agente y al transportista.

26
Chapter 2

http://knowledge.magaya.com/#/article/AWB_due_agent_carrier

Impresión de la Guía Aérea y Plantillas de Documento

Para obtener consejos sobre cómo imprimir guías aéreas y aprender acerca de
los diferentes tipos de plantillas de documentos, consulte el tema “Consejos
para la impresión de la Guía Aérea“ en la base de conocimientos de Magaya:
http://knowledge.magaya.com/?search=AWB_print_errors
El software Magaya incluye diferentes plantillas para Guías Aéreas. Están
disponibles para ser seleccionadas al crear una transacción de embarque con el
asistente o desde el botón "Añadir Doc." en la barra de herramientas de
Embarque. Haga clic en la flecha al lado del botón para ver las opciones.

27
 Chapter 2

De esta lista, puede seleccionar documentos estándar que se incluyen con el

software Magaya, cualquier otro documento o sus propias plantillas.

En el cuadro de diálogo de “Seleccionar Documentos“ también se incluyen

funciones para acceder al Magaya Document Designer, una aplicación inte-
grada que le permite personalizar documentos. Consultar la base de cono-
cimientos de Magaya para obtener más información:
http://knowledge.magaya.com/#/article/intro_document_designer
Después de crear un documento personalizado, publíquelo y descárguelo a su
sistema mediante el menú “Archivo > Descargar Documento“. Aprende más:
http://knowledge.magaya.com/#/article/publish_template
Magaya Corporation puede crear documentos personalizados por una tarifa.
Póngase en contacto con su representante de ventas de Magaya para más
detalles.

28
Chapter 2

Configurar el Llenado de Formularios

Determinar qué información desea mostrar en los documentos, en especial la

AWB y el Conocimiento de Embarque. Revisar las opciones de configuración
en la carpeta de Mantenimiento.

Para más detalles sobre el uso de esta opción de configuración, consulte el tema
de “Introducción al menú de configuración“ y la sección “Llenado de Formu-
lario“ en la base de conocimientos en línea:
http://knowledge.magaya.com/?search=configuration_menu
Este tema también está disponible en formato PDF en el Manual de Personal-
ización del Software Magaya.

29
 Chapter 2

Guía de Carga, Bill of Lading (Conocimiento de Embarque)

Este artículo proporciona una visión general del documento denominado Guía
de Carga (conocimiento de embarque) y sus campos.
Read this article in English:
https://knowledge.magaya.com/#/article/bill_lading/EN

Introducción a la Guía de Carga

La Guía de Carga (Bill of Lading, BoL, o BL) es un contrato utilizado por las
navieras y los agentes de carga que enumera los cargos relacionados con el
transporte. El BL reconoce que los bienes han sido recibidos a bordo. El BL sirve
como un factura y como contrato. Existen dos tipos:
• La Guía de Carga (Padre) Madre es un contrato de una naviera a un
agente de carga. Contiene una lista de todos los bienes embarcados. El
agente de carga crea la Guía de Carga (BL) y la envía a la empresa trans-
portista que la verifica, le asigna un número de Guía de Carga, y lo
devuelve al agente de carga. En la Guía de Carga Madre, el consignatario
es el agente destinatario.
• La Guía de Carga (Hijo) Hija es un contrato del agente de carga enviado
al cliente, y que enumera los bienes sólo para ese cliente. En la Guía de
Carga Hija, el consignatario es la entidad que recibe los bienes, por
ejemplo, un comprador.
Cada tipo de Guía de Carga enumera marcas y números (por ejemplo: contene-
dores y números de los sellos), el número de paquetes, una descripción de los
artículos enviados, información de enrutamiento y mucho más.

30
Chapter 2

El software Magaya rellena los campos con la información de los asistentes de

embarque. También puede introducir texto en el documento, pero no es nece-
sario.

Recomendamos el uso de los asistentes!

Campos de la Guía de Carga

A continuación se explican los campos en la Guía de Carga y la información

requerida en cada campo.
Hay algunos campos que son diferentes en la Guía de Carga Madre y en la Guía
de Carga Hija. Estos son:
Madre: El nombre del transportista emisor aparece en la parte superior de la
Guía de Carga
Hija: El agente de carga o el nombre del NVOCC se muestra en la parte superior
del documento
Exportador:
• Madre: Este es el nombre del agente de carga, dirección y número de telé-
fono.
• Hija: Este es el nombre del cliente, dirección y número de teléfono (por
ejemplo: el vendedor)
Consignatario:
• Madre: Este es el nombre, la dirección y el número de teléfono del agente
destinatario (o agente de aduanas, transportista, etc).

31
 Chapter 2

• Hija: Este es el nombre , la dirección y el número de teléfono del destina-

tario (por ejemplo: el comprador).
Parte a Notificar/Consignatario Intermedio:
• Madre: Este es el nombre del agente destinatario, su dirección y número
de teléfono (o agente de aduanas, transportista, etc, que debe ser notifi-
cado para que recoja las mercancías).
• Hija: Este es el nombre del agente destinatario, su dirección y número de
teléfono (o agente de aduanas, transportista, etc, que debe ser notificado
para que recoja las mercancías).
Toda la información del consignatario proviene de la pestaña Entidades de los
asistentes y pantallas de embarque del software Magaya.
Nombre y ciudad del agente transportista del emisor: (lo mismo para la Guía
Madre y la Hija)
• Madre: Este es el nombre e información de contacto del agente de carga.
• Hija: Este es el nombre e información de contacto del agente de carga.
Número de Documento: (lo mismo para la Guía Madre y la Hija)
• Madre: Este es el numero de reservación. (El transportista asigna el
número de reservación).
• Hija: Este es el numero de reservación. (El transportista asigna el número
de reservación).
El número de reservación y el número de la Guía de Carga provienen de la
pestaña General de los asistentes y pantallas de embarque del software Magaya.
El Número de Guía de Carga (B/L):
• Madre: Este número lo introduce el transportista cuando verifica la Guía
de Carga que envía el agente de carga. Tras la verificación, el transportista
devuelve la Guía de Carga al agente de carga. (También rellene este
número en la parte inferior del formulario en el campo denominado
“Número B/L“).
• Hija: El agente de carga genera este número.
Referencias de Exportación:
• Madre: Muestra los números de Orden de Compra (PO) o números de
factura.
• Hija: Muestra el número de la Guía de Carga Madre, números de factura,
números de orden de compra.
Agente Transportista: (lo mismo para la Guía Madre y la Hija)

32
Chapter 2

• Madre: Este es el nombre del agente de carga.

• Hija: Este es el nombre del agente de carga.
Los siguientes campos son iguales para la Guía de Carga Madre y la Guía Hija:
• Punto (Estado) de Origen o Número de Zona Franca:Este es el estado o
la Zona de Libre Comercio de donde se originan las mercancías. (De la
pestaña de Ruta en los asistentes y pantallas de embarque del software
Magaya)
• Instrucciones de Enrutamiento Nacional / Exportación: Este campo es
opcional. Puede ser el agente destinatario.
• Muelle / Terminal de Carga: Introduzca el muelle y el número (o
nombre) de la terminal donde las mercancías se cargarán en el puerto. (De
la pestaña de Ruta en los asistentes y pantallas de envío del software
Magaya)
• Tipo de Movimiento:Introduzca el medio de transporte, por ejemplo
“buque”
• Contenedores (solo en Buques):Marque Sí o No.
• Pre-transporte por: Introduzca el nombre del transportista (quien mueve
las mercancías desde el punto de origen hasta el puerto de carga) (De la
pestaña de Ruta en los asistentes y pantallas de embarque del software
Magaya)
• Lugar de Recepción por el Pre-transportista:La ciudad donde el
pre-transportista recibe la mercancía. (De la pestaña de Ruta en los asis-
tentes y pantallas de embarque del software Magaya)
• Transportista de Exportación: Nombre y número de viaje del buque, o el
nombre del transportista de Puerto de Carga / Exportación: Introduzca el
nombre del puerto desde el que serán enviadas las mercancías (De la
pestaña de Ruta en los asistentes y pantallas de embarque del software
Magaya).
• Puerto Extranjero de Descarga (Marítimo y Aéreo Solamente): Rellene
con el nombre del puerto en el que se descargarán los productos. (De la
pestaña de Ruta en los asistentes y pantallas de embarque del software
Magaya)
• Lugar de entrega por el Transportista Siguiente: Complete el nombre
del destino de las mercancías. (De la pestaña de Ruta en los asistentes y
pantallas de embarque del software Magaya)

33
 Chapter 2

Esta es la pestaña de Ruta para un embarque marítimo:

Introduzca la descripción de las mercancías en los siguientes campos:

• Marcas y Números:Este es el número del contenedor, número de sello y
número de Recibo de Almacén, o cualquier otro número o etiqueta que
identifique las cajas
• Número de Paquetes:Introduzca el número de paquetes.
• Descripción de Productos:Escriba una descripción general de las
mercancías (no es una lista detallada, a menos que así sea requerido, por
ejemplo, en el envío de equipos pesados o vehículos que se requiere que
aparezca en forma individual cada número VIN o número de serie)
• Peso Bruto: Peso de las mercancías en kilos y/o libras

34
Chapter 2

• Medidas:Registre el volumen en pies cúbicos o metros cúbicos

Gastos de Transporte, Pesos y Medidas: Este campo se encuentra en la parte
inferior del formulario. Este campo enumera los cargos del transportista al
agente de carga. Extrae datos de la pestaña de Cargos del embarque y los coloca
en la columna correspondiente: Prepagado o por Cobrar. El sistema calcula el
total.
Puede imprimir el documento para firmarlo, enviarlo por correo electrónico o
enviarlo directamente desde su sistema Magaya para distribuir copias a las
partes apropiadas.

35
 Chapter 2

Ejemplo de Documento de Guía de Carga

La siguiente es una muestra de un formulario de Guía de Carga:

36
Chapter 2

El sistema Magaya incluye muchas plantillas para elegir:

Cuando Magaya tenga nuevas plantillas de documentos disponibles, puede

añadirlas a su sistema a través del ítem de menú Archivo > Descargar. Si tiene
documentos personalizados, asegurarse de no sobre-escribirlos verificando los
nombres de los documentos antes de descargarlos.
La plantilla de la Guía de Carga incluye JavaScript que hace que sea más fácil
personalizar la plantilla de acuerdo a sus necesidades. Póngase en contacto con
Magaya si tiene alguna pregunta.
Para obtener información sobre la personalización de documentos, consulte el
Manual de Personalización del Software Magaya, o póngase en contacto con
Magaya.

37
 Chapter 2

Configurar el Llenado del Formulario

Determinar qué información desea mostrar en los documentos, en especial la

AWB y la Guía de Carga Revisar las opciones de configuración en la carpeta de
Mantenimiento.
Para más detalles sobre el uso de esta opción de configuración, consulte el tema
de “Introducción al menú de configuración“ y la sección “Llenado de Formu-
lario“ en la base de conocimientos en línea:

http://knowledge.magaya.com/?search=configuration_menu
Este tema también está disponible en formato PDF en el Manual de Personal-
ización del Software Magaya.

38
Chapter 3

Capítulo 3: Cómo Utilizar el Asistente de Inicio

Introducción: el Asistente de Inicio

El Asistente de Inicio se abre automáticamente después de descargar el software

Magaya. El Asistente le permite introducir la información sobre su empresa,
como su dirección y números de teléfono, seleccionar los transportistas y los
puertos que utiliza con frecuencia, establecer la moneda, y otra información.
Ingresar esta información en el Asistente de Inicio, le ahorrará tiempo ya que
esta información se guardará en el software Magaya y se colocará automática-
mente en documentos tales como Recibo de Almacén, documentos de
embarque, y Entregas de Carga.
Puede avanzar y retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asis-
tente.
Tenga en cuenta que puede comenzar a utilizar el software Magaya sin ingresar
la información en el Asistente de Inicio. La única información que se requiere
es la información de registro, la cual asigna el ID en Magaya Network.

1) Haga clic en el botón de Siguiente en el asistente y siga las instrucciones.

2) Ingrese su tipo de empresa, dirección y otra información. Le será de gran
ayuda reunir toda la información antes de iniciar el Asistente. Necesitará
su dirección, número de teléfono, códigos de aduanas, etc.

39
 Chapter 3

3) Introduzca los códigos de registro de su compañía.

Definiciones de códigos:
• Código IATA (International Air Transport Association): un código
de 3 caracteres alfanuméricos utilizado para identificar las
aerolíneas.
• FMC code (Federal Maritime Commission): La FMC regula el
comercio marítimo y las leyes para el transporte marítimo en el
comercio exterior de los EE.UU.
• SCAC (Standard Carrier Alpha Code) o código de Aduanas de los
EE.UU.: El código SCAC es un código alfabético de 4 caracteres que
se utiliza para identificar transportistas marítimos y/o terrestres.
• Número TSA: Número de la Administración de Seguridad en el
Transporte
4) Seleccione la moneda que utiliza (la moneda local, doméstica). Si su
empresa utiliza más de una moneda, es necesario hacer clic en la casilla “Sí,
mi compañía trabaja con más de una moneda”. Esto le permitirá config-
urar las monedas en la sección de Configuración del software Magaya.
(Consejo: Establecer la moneda local, hará que sea más fácil calcular sus
impuestos en su país de origen).
5) El sistema importará los códigos Schedule B, D y K.
• Schedule B identifica diversos productos (los códigos se conocen
también como de clasificación de productos o códigos HTS de 10
dígitos).
• También puede agregar clasificaciones de productos en la subcar-
peta Clasificación de Productos en la carpeta de Almacenaje para
productos con los que trabaja frecuentemente.
• Schedule D identifica los puertos en los EE.UU.
• Schedule K identifica los puertos de otros países.
6) Seleccione los transportistas y los puertos que utilizará haciendo clic en el
botón de Añadir para añadir las selecciones de la lista principal a su propia
lista. Si desea eliminar un transportista o un puerto, haga clic en el botón
de Eliminar. Las listas de los transportistas y los puertos pueden ser modi-
ficadas en cualquier momento accediendo a la carpeta de Mantenimiento
> Configuración. Hay una lista actualizada de los puertos que puede selec-
cionar, o puede agregar manualmente sus propios puertos a la lista.
7) Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su información
será guardada.

40
Chapter 3

Haciendo Cambios: Puede editar la información abriendo el Asistente de Inicio

en cualquier momento haciendo clic en el menú de Archivo y seleccionando
Asistente de Inicio. También puede editar la información mientras trabaja en
los cuadros de diálogo haciendo clic en el menú desplegable situado junto al
campo que desea cambiar. Seleccione el botón requerido en la barra de herra-
mientas que aparece.

41
Chapter 3

Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad

Introducción: el Asistente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad le ayudará a configurar la Lista de Cuentas

(también llamado Libro Mayor) y Artículos y Servicios. También puede intro-
ducir los saldos de apertura de sus clientes y proveedores. Cada pantalla del asis-
tente explica los pasos a medida que trabaja con el asistente. Puede avanzar o
retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asistente.
Siga los siguientes pasos para utilizar el Asistente de Contabilidad.

42
 Chapter 3

Pasos: Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad

Pasos:
1) Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad.

2) Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente.

3) Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal.
Esto es necesario para calcular las ganancias para el año.

43
Chapter 3

4) Agregue o modifique la Lista de Cuentas, según sea necesario (El software

ofrece una lista predeterminada de las cuentas.)

Si necesita agregar una cuenta, haga clic en el botón de Adicionar y escriba

la información. Para editar una cuenta existente, haga clic en la cuenta y
luego haga clic en el botón de Modificar/Editar.
Se recomienda que esta información sea introducida en el asistente para
que pueda utilizar las funciones de contabilidad en el software Magaya).
Introduzca también los saldos de apertura de las cuentas que necesita,
tales como caja chica, capital social, o de crédito por impuesto de ventas.
5) Agregue o edite los Artículos y Servicios según sea necesario. (El software
ofrece una lista predeterminada de artículos y servicios. Haga clic en el
botón de Agregar para agregar un nuevo artículo o servicio. Haga clic en
un elemento existente y haga clic en el botón Editar para realizar cambios).
6) Agregue o edite los saldos de apertura, haga clic en los botones Agregar o
Editar para sus agentes de carga, clientes, transportistas, vendedores,
proveedores y proveedores de almacenaje, según sea necesario. Haga clic
en el botón Siguiente para cada pantalla. (Para más detalles, consulte el
Manual de Contabilidad del Software Magaya, en www.magaya.com).
7) Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su información
será guardada.
Cuando haya completado todas las pantallas del Asistente de Contabilidad,
usted podrá modificar y adicionar datos contables en cualquier momento

44
 Chapter 3

abriendo la carpeta de Contabilidad que se encuentra en el Asistente de Contab-

ilidad (a través de Archivo > Asistente de Contabilidad).

45
Chapter 3

Administrator Overview

This section provides a brief overview of the tasks for a person who has Admin-
istrative rights in the Magaya system.
Steps for these tasks are included in our user manuals and on our knowledge-
base:
http://knowledge.magaya.com
Magaya Corporation offers training for administrator tasks, as well as
employees. Please see www.magaya.com.

Administrator Tasks

Administrator rights are automatically given to the person who installs the soft-
ware. This administrator (admin) can make changes to the system and create
other users and assign admin rights to as many other users as needed. Admin
tasks include:
• Set up employee permissions and roles (see the Permissions topic in
Chapter 4 in the Magaya Cargo System User Manual)
• Make certain changes in the Maintenance > Configuration folder to
customize your Magaya software to the specific needs of your company
(see Chapter 5 in the Magaya Cargo System User Manual for information
on the software interface)
• Create Company Divisions such as Ocean, Air, or Exports, etc.
• Publish a template that is created in the Magaya Document Designer so all
employees can use it
If a button or function is grayed out, that may mean admin rights are needed for
that function. See the topic on Permissions for details.
Admin functions for the Magaya Communication Server and setting email
options are explained in the Magaya Software Communications Manual

46
 Chapter 3

Software Customization Options

Customizations can be made to the software such as adding your company logo
to your documents, including invoices.
Add custom fields to display in documents and show in reports.
Use JavaScript to calculate numbers. You can also customize the view you and
employees see in any list in the system, configure document numbering, how
forms are filled out (including the AWB), what to print on labels, and how to
automate charges.
To learn more about these customization options, please search our Knowl-
edgebase or see the Magaya Software Customization Manual.

Database Administration Tasks

Systems administrators and IT staff can perform many functions in the software
such as:
• Backup the software database and automate the backup process
• Improve the performance of the database
• Update the software to the latest version
For database administrator information, please search our Knowledgebase or
see Chapter 8 of the Magaya Software Customization Manual.

Communications Functions

Magaya software is built on the Magaya Network. This network connects your
database to Magaya’s servers and to others such as 3PLs in your network and
agencies such as U.S. Customs.
The Magaya Communication Server is at the core of the network. It manages all
communication between your system and the online tracking tool, LiveTrack.
It enables your system to send updates to customers via an email link, and
handles calls to the API.
Learn about the network configuration, which ports to use, and more in
Chapter 8 of the Magaya Software Communications Manual. All online func-
tions such as online payments and the apps are also covered in this manual. Also

47
Chapter 3

find information on setting up the email system in Magaya, remote access, AES
and other Customs connections.

48
Chapter 3

Permisos

Introducción a los Permisos

Los administradores pueden asignarpermisos a los empleados de su empresa

basado en el rol o la función del empleado. Por ejemplo, es posible que desee dar
al encargado de las Cuentas por Cobrar (AR) acceso a ciertas funciones de
facturación, permitir un acceso de los empleados de almacén a otras funciones,
o limitar el acceso a ciertas funciones, como la contabilidad, a ciertos empleados
que no tienen a la contabilidad entre las responsabilidades de su trabajo.
Los Permisos Disponibles:
Los permisos pueden ser ajustados de modo que usted puede dar acceso de “sólo
lectura” a ciertos empleados a las carpetas que usted asigne. Esto significa que
los empleados puedan ver los archivos pero no editarlos.
El cuadro de diálogo de Permisos es una tabla con celdas que le permite
restringir el acceso de acuerdo a lo siguiente:
• Leer: un empleado puede leer (o ver) solamente, pero no hacer cambios a
los archivos
• Escribir: un empleado puede editar archivos
• Borrar: un empleado puede borrar archivos
• Exportar: un empleado puede exportar archivos del sistema Magaya
• O cualquier combinación de acceso
Para cada opción de permiso, haga clic en la celda de Sí o No para permitir o
denegar el acceso para cada celda de la tabla.

49
 Chapter 3

Ejemplo: Si un empleado no tiene derechos de exportación, no puede enviar o

exportar ningún dato de la base de datos Magaya.

En el cuadro de diálogo de Permisos, active la casilla “Aplicar estos permisos a

los elementos contenidos” si desea hacer que el estado de los permisos se aplique
a la carpeta y a las subcarpetas (“elementos contenidos”). Por ejemplo, aplicar
los permisos a la carpeta de Contabilidad y todas las subcarpetas de la misma.

Añadir un Nuevo Empleado

Agregue un nuevo empleado según sea necesario. Si los nombres de los

empleados ya se han introducido en su sistema Magaya, vaya a la siguiente
sección “Cómo Establecer Permisos”.
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione los Empleados.
2) Haga clic en el botón de Agregar.
3) Escriba el nombre del empleado, su dirección y otra información según
sea el caso, haga clic en las pestañas correspondientes.
4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del
cuadro de diálogo. El nombre del empleado aparecerá ahora en la lista.

50
Chapter 3

Cómo Establecer Permisos

La primera parte del proceso de configuración de permisos para los empleados

es definir los grupos en su empresa. A continuación, puede asignar los
empleados a los grupos.
Sólo los administradores pueden configurar los permisos. Si la opción de menú
“Archivo > Permisos” está en gris, significa que no tiene derechos de adminis-
trador en ese computador. El software Magaya viene con algunos grupos prede-
terminados ya definidos. Usted puede agregar más según sea necesario para su
empresa.

51
 Chapter 3

1) Definir Grupos:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione “Empleados”.
2) Haga clic en el botón de Acciones, y seleccione “Grupos de Acceso”.

52
Chapter 3

La Lista de Grupos se abre.

3) Haga clic en el botón de Agregar en la Lista de Grupos para agregar un

nuevo grupo. Escriba el nombre del grupo y la descripción.

La descripción y el nombre se pueden editar más adelante si es necesario.

4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del
cuadro de diálogo.
Se puede crear un máximo de 32 grupos. El software Magaya cuenta con nueve
grupos creados por defecto. Puede editar estos grupos predeterminados en
función de sus necesidades o crear nuevos grupos.
De forma predeterminada el software Magaya crea un grupo llamado “Cual-
quiera” en todas las carpetas. Usted tendrá que modificar este valor predeter-
minado mediante la eliminación de “Cualquiera” de las carpetas que deban ser
restringidas.

53
 Chapter 3

Pasos para eliminar “Cualquiera” de todas las carpetas:

• Vaya a la carpeta.
• Haga clic en Archivo y seleccione Permisos.
• Haga clic en “Cualquiera”.
• Haga clic en la casilla “Aplicar estos permisos a los elementos contenidos”.
• Haga clic en el botón Eliminar y Aceptar.
2) Asignar Empleados a los Grupos:
1) Haga clic en la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados.
2) Haga clic en el nombre de un empleado.
3) Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre:

4) Haga clic en la pestaña de Permisos.

5) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo al empleado (es
decir, para hacer a un empleado miembro de ese grupo). Añadir tantos
grupos como sea aplicable para el empleado. Añadir un grupo a la vez.
6) Haga clic en el botón de Aceptar. Ahora el empleado pertenece a ese
grupo.

54
Chapter 3

3) Asignar Permisos de Grupo por Carpeta:

1) Seleccione la carpeta (por ejemplo: Almacenaje) o subcarpeta a asignar
permisos.
2) Vaya a Archivo y seleccione Permisos. Un cuadro de diálogo se abrirá.
3) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo.
4) Haga clic en la celda de la tabla para establecer el permiso de Sí o No en las
columnas de Leer, Escribir, Eliminar y Exportar.
5) Haga clic en la casilla de verificación “Aplicar estos permisos a los
elementos contenidos” si desea aplicar los permisos a todas las subcar-
petas de la carpeta seleccionada.
6) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del
cuadro de diálogo.
Nota: El software Magaya viene con los grupos predeterminados de “Importa-
dores” y “Exportadores”. No elimine o modifique estos grupos predetermi-
nados.
Funciones del Sistema Relacionados con los Permisos:
Si un empleado pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será
capaz de utilizar el Asistentes de Embarque en la barra de herramientas prin-
cipal.
Si un empleado pertenece al grupo de Contadores, Cuentas por Cobrar o al
grupo de Cuentas por Pagar, será capaz de liquidar las operaciones de carga,
tales como Entregas de Carga y Embarques.

Establecer las Contraseñas para los Empleados

También puede requerir una contraseña para un empleado. La contraseña y

otras opciones están en el cuadro de diálogo de Empleado en la pestaña de
“Usuario”.

55
 Chapter 3

Las contraseñas pueden ser cualquier combinación de letras y/o de números.

Las contraseñas deben tener un mínimo de seis caracteres. Para establecer la
contraseña de un empleado:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione “Empleados”.
2) Haga doble clic en el nombre de un empleado (o seleccione el nombre y
haga clic en el botón Editar). Un cuadro de diálogo se abrirá:

3) Haga clic en la pestaña de Usuario:

• Escriba una contraseña y vuelva a escribirla en el campo de
“Confirmar”.
• Seleccione la división de la empresa a la que pertenece el empleado,
si es que su compañía tiene divisiones. (las divisiones se pueden
agregar desde la lista de empleados. Haga clic en el botón de
Acciones, y agregue las divisiones de esa lista. Las divisiones también
se pueden configurar en el menú Mantenimiento > Configuración.
Para ver los pasos, consulte el Manual de Personalización del Soft-
ware Magaya)

56
Chapter 3

• Haga clic en las casillas de verificación correspondientes para habil-

itar acceso a lo siguiente:
- Acceso a Magaya Network que otorga el acceso de los empleados al
Centro de Comunicaciones Magaya y a sus funciones, como la conv-
ersación en línea.
- Acceso a Magaya Software API que permite a este usuario y
contraseña el acceso a la interfaz de programación de aplicaciones
(API), si es que su empresa utiliza la función de API para importar o
exportar datos.
- Acceso a Magaya WMS Móvil que da acceso a los empleados que
usan dispositivos de escaneo de mano Magaya WMS Móvil.
4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del
cuadro de diálogo.
Dé un nombre de usuario y una contraseña al empleado. Para más detalles sobre
otras opciones de autenticación de usuario de inicio de sesión, consulte el
Manual de Personalización del Software Magaya.

Escenario: Limitando los permisos

En esta sección se ofrece un ejemplo de la creación de permisos para diferentes

empleados en función del acceso que como administrador desea darles. Esto es
especialmente útil para limitar el acceso a las funciones de contabilidad en el
software. Por ejemplo, usted puede dar permisos diferentes a un Gerente de
Operaciones que a un Empleado de Operaciones.
1. Cree el empleado:
Para este escenario se añade a los empleados “Gerente de Operaciones” y
“Personal de Operaciones”. (Sus empleados serán introducidos por sus
nombres).
2. Crear el Grupo:
También hemos añadido un grupo llamado “Contabilidad Limitada”. Siga los
pasos de la sección “Cómo establecer permisos” para más detalles sobre cómo
agregar un grupo a su sistema. El acceso a este grupo puede ser personalizado
por empleado y por carpeta, como por ejemplo, la carpeta de Contabilidad.
2) Asignar los Empleados a los Grupos:

57
 Chapter 3

En este ejemplo, el administrador tiene acceso tanto a los grupos de Cuentas por
Cobrar como de Cuentas por Pagar por lo que este gerente puede liquidar
embarques:

El empleado “Personal de Operaciones” se asigna a los grupos de Importadores,

Exportadores, Cuentas por Cobrar, y de Cualquiera. Esto le da a este empleado

58
Chapter 3

la posibilidad de añadir cargos a las transacciones y la creación de los

embarques, pero no tienen acceso a la liquidación:

Un empleado que pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será

capaz de utilizar el Asistente de Embarque en la barra de herramientas principal
para crear embarques.
4. Asignar Permisos de Carpeta:
Seleccione la carpeta Contabilidad, haga clic en Archivo > Permisos. Quite el
grupo Cualquiera, Exportadores, y Cuentas por Cobrar y haga clic en la casilla
“Aplicar estos permisos a los elementos contenidos”. Agregue el grupo Contab-
ilidad Limitada, pero no marque la casilla “Aplicar estos permisos a los
elementos contenidos”.
Para limitar los permisos aún más para el Personal de Operaciones (opcional),
seleccione la subcarpeta que desea permitir que el empleado pueda ver como
Facturas de Cobro (la vista de documento para limitar el acceso a los informes)
y las Facturas de Pago (vista de documento). Para ello, seleccione la subcarpeta
(Facturas de Cobro) y haga clic en Archivos > Permisos y agregue el grupo
Contabilidad Limitada. Haga lo mismo con las Facturas de Pago.
Para el Gerente de Operaciones, seleccione la carpeta Contabilidad y luego del
menú Archivo > Permisos. Agregue los grupos de Importadores y Exporta-
dores. Agregue el grupo de Contabilidad Limitada. No marque la casilla para
aplicar esta configuración a los elementos contenidos. Vaya a Facturas de

59
 Chapter 3

Cobro, agregue Contabilidad Limitada. Vaya a Facturas de Pago y agregue

Contabilidad Limitada.
Para comprobar la configuración, inicie la sesión como el Gerente de Opera-
ciones y vaya a la carpeta de Contabilidad. Debe haber sólo dos elementos:
Facturas de Pago y Facturas de Cobro. Luego, vaya a un Embarque y verifique
que el botón de Liquidación esté activo en la barra de Herramientas de
Embarque. Compruebe también el acceso para el Personal de Operaciones.

Descripción General de Roles

Con la función de Roles, el administrador del sistema puede conceder o

restringir el acceso de un empleado (o un grupo) a diferentes acciones en el
sistema. Un rol puede ser una acción como dar a un empleado:
• Acceso a los reportes financieros de la empresa
• La capacidad de un empleado para crear usuarios de seguimiento
• La capacidad de procesar las liquidaciones
• Acceso a la configuración de cuentas u otras opciones en el menú de
Mantenimiento > Configuración
Un rol que se deniega reemplaza a cualquier otro permiso que un empleado
pueda tener.

Agregar un Rol a un Empleado

Para agregar una rol al perfil de un empleado en su sistema Magaya:

1) Vaya a Mantenimiento > Empleados
2) Seleccione el nombre del empleado para resaltarlo.

60
Chapter 3

3) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Roles”. (Alternativa:. Haga

clic en el nombre del empleado y seleccione "Roles" en el menú emergente)

Se abre una lista.

61
 Chapter 3

4) 3) Haga clic en el botón de Agregar en la lista. Un cuadro de diálogo se

abre:

Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un rol para asignar a

este empleado (o grupo). Hay muchos roles por defecto como los que se
muestran en esta captura de pantalla:

62
Chapter 3

Al seleccionar un rol, se muestra una definición de ese rol:

5) Haga clic en ”Permitir” o “"Denegar”, y haga clic en “Aceptar” para

guardar.
El nuevo rol asignado aparece en la lista.

63
 Chapter 3

Ver Detalles: En la lista de Empleados, haga clic en el botón “Detalles” en la

barra de herramientas al lado del botón “Acciones”. Se abre un nuevo panel.
Seleccione “Roles” en el menú desplegable para ver los roles de cada empleado.

64
4

Sección 2: Almacén

65
 Section 2

66
Chapter 4

Capítulo 4: Zonas de Almacén y Localizaciones en Magaya

Introducción: Zonas de Almacén y Localizaciones

Magaya Explorer le proporciona una manera de introducir los nombres de

localizaciones en el almacén y utilizarlas para asignar la carga a un lugar deter-
minado. También puede crear reportes sobre el almacén utilizando infor-
mación de localización.
TIP: La primera vez que use el software Magaya, se recomienda configurar las
localizaciones y zonas de almacén. Esto hará que los lugares estén disponibles
para su uso en Magaya Explorer y facilitará la creación de Recibos de Almacén.
Antes de introducir información de zonas y localizaciones en Magaya Explorer,
haga un esbozo de su almacén en papel. Dibuje la zona de carga, el área de recep-
ción, puertas, pasillos y áreas de tránsito para el montacargas, los bastidores, los
estantes, y otros detalles. Etiquete cada parte de la bodega. Vea un ejemplo de
un plano en el capítulo 2 del Magaya WMS Operations Manual.
Cada almacén es diferente, y cada uno es adecuado para el tipo de operación
realizada. Un almacén que necesita más espacio de almacenamiento y que lleva
a cabo operaciones de carga o descarga menos frecuentes, puede utilizar basti-
dores más altos. Un almacén que se encarga de muchas órdenes de carga y
descarga tendrá los productos del inventario en un lugar de fácil acceso para
hacer la selección y carga más rápida.
Sus localizaciones pueden ser nombradas de acuerdo a los productos que vende,
los clientes a quienes vende, o por la zona en el almacén, como por ejemplo, un
área cercada o un patio al aire libre. Muchos usan nombres tales como Fila 1,
Fila 2, Fila 3, etc. Introduzca la información en el Magaya Explorer de acuerdo
a sus necesidades.
Para importar las localizaciones desde otro sistema de software, consulte la
sección “Importación de Localizaciones” para una explicación paso a paso.

¿Cómo usa el Magaya Explorer la información de Zonas y Local-

izaciones del Almacén?

Independientemente del tipo de etiquetas que se utilizan en su almacén para

identificar las zonas y localizaciones:

67
 Chapter 4

• Etiquetas de código de barras en los estantes y tarimas para realizar un

seguimiento de la carga por medio de los lectores de mano conectados a
Magaya WMS, o
• Signos para marcar las filas y las tarimas.
Puede introducir esta información en Magaya Explorer, y le ayudará a saber
dónde está todo en su almacén.

Cuando registra una zona o localización del almacén en Magaya Explorer, esas
zonas y localizaciones quedan disponibles para su uso cuando se recibe la carga
y se guarda en su almacén.
Por ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacén, puede seleccionar la local-
ización en la pantalla de Productos en el interior del artículo de carga situado en
la pestaña de Productos. El campo “Localización” tiene un menú desplegable,
todos los lugares registrados están disponibles desde este menú desplegable.
También puede utilizar la información de localización para crear un reporte por
localización en el almacén (con el botón de Acciones en la Lista de Productos en
la carpeta de Almacenaje).

Ver también

Cómo crear Zonas de Almacén:

https://knowledge.magaya.com/#/article/create_WH_zones2/ES
Cómo crear Localizaciones de Almacén:
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_warehouse_locations_ES/ES

68
Chapter 4

Cómo crear Zonas de Almacén

Cómo crear Zonas de Almacén Introducción

Zonas de Almacén son áreas grandes del almacén que a su vez contienen
pequeñas localizaciones. Por ejemplo, una zona puede ser una fila con muchas
localizaciones para cada nivel y sección de la fila. Una zona también puede tener
más de una fila. Si usted tiene un patio, este también puede ser una zona con dos
o más localizaciones adentro..
Añadir primero las zonas. A continuación, agregar localizaciones, para que
pueda asignar una localizaciones a una zona.

69
 Chapter 4

Crear Zonas de Almacén Paso a Paso

Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones:

1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione las Zonas de Almacén. Una
nueva lista se abre.

2) Haga clic en el botón de Adiciona (Agregar). Se abre un cuadro de diálogo.

• Introduzca el nombre de la zona.

• Escriba una descripción de la zona.

70
Chapter 4

• Seleccione la Zona Padre (si corresponde).

• Seleccione una División (opcional).
• Seleccione una cliente (opcional).
3) Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo.
La zona de almacén que ha creado aparece en la Lista de Zonas. Para cerrar la
lista, haga clic en el botón de Cerrar o en la X roja en la esquina superior de la
lista..

71
Chapter 4

Cómo crear Localizaciones de Almacén

Introducción: Cómo crear Localizaciones de Almacén

Las Localizaciones de Almacén son los lugares en su almacén en donde se

guardan los productos y el inventario. Estas a menudo incluyen un área de

72
 Chapter 4

recepción, un área de preparación, lugares en estantes en diferentes filas, un área

de almacenamiento al aire libre, un área de Control de Calidad, entre otros.
1) Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones.

2) Haga clic en el botón Adicionar.

Aparece un cuadro de diálogo.

73
Chapter 4

• Introduzca un código, como por ejemplo una abreviatura de la local-

ización.
• Escriba una descripción. (Por ejemplo, si la ubicación de la primera
fila del almacén y la primera sección de la fila es Fila 1 Sección 1, el
código puede ser: R1S1 El área de preparación podría tener un
código de PREP. Usted decide los nombres, los códigos y descrip-
ciones de las localizaciones).

• Seleccione el tipo de localización desde el menú desplegable: Alma-

cenamiento, Recibo, Salida, Control de Calidad, Móvil u otros. Los
tipos de localización “Salida” y “Control de Calidad” son los únicos

74
 Chapter 4

que se utilizan en las tareas de Recogida y Carga para la aplicación

Magaya WMS Mobile.

• Seleccione la zona en la lista desplegable. El software de Magaya

viene con una Zona Predeterminada (defecto). (Nota: Sin embargo,
si usted no ha añadido zonas, en el menú desplegable no tendrá
ninguna opción para seleccionar. Se recomienda que las zonas se
añadan antes que las localizaciones en el Magaya Explorer. Vea la
sección sobre Zonas de Almacén para información sobre la adición
de zonas en Magaya Explorer).
• Seleccione un cliente en el menú desplegable si desea asignar un
lugar específico en el almacén a un cliente. Eso significa que sólo el
inventario de ese cliente se almacenará en ese lugar.
• La longitud, anchura y altura son opcionales.
3) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información introducida.
La localización de almacén aparecerá en la lista.
Usted puede acomodar la lista de localizaciones con el botón de Filtro. El botón
de filtro tiene dos opciones: Estándar y Avanzado.

75
Chapter 4

Opción: Seleccione una Localización de Recepción como el predeterminada

(defecto).

Si usted recibe la carga en la misma área, establezca esa como la localización

predeterminada (por defecto) para procesar más rápidamente los Recibos de
Almacén. La localización predeterminada será la localización asignado a toda la
carga de forma automática.

76
Chapter 4

Cómo personalizar los Tipos de Embalaje

Cómo personalizar los Tipos de Embalaje: Introducción

El software Magaya viene con una lista de tipos de embalaje predeterminados.

Si usted necesita personalizar los tipos de embalaje, utilice la lista de Tipos de
Embalaje. Por ejemplo, si usted construye sus propias paletas, introduzca las
dimensiones en Magaya Explorer, de forma que se completan automáticamente
cuando agregue la paleta a un embarque.La lista de Tipos de Embalaje se
encuentra en la carpeta de Almacenaje.

77
 Chapter 4

Cómo personalizar los Tipos de Embalaje

Paso a paso:
1) Haga clic en el botón de Adiciona (Agregar). Aparece un cuadro de
diálogo con dos pestañas: Descripción y Dimensiones. Los campos
cambian en función del tipo de embalaje que usted seleccione en el menú
desplegable.
2) Introduzca la información en la pestaña Descripción. En esta pestaña,
algunos campos aparecen según el tipo de embalaje que usted seleccione
en el menú desplegable Tipo.Si selecciona “Contenedor”, aparecerán
campos para el código del contenedor y el tipo de equipo:
- Si selecciona “Contenedor”, aparecerán campos para el código del
contenedor y el tipo de equipo.

Si elige otro tipo de paquete como “Canasta”, los campos para contene-
dores no estarán disponibles.
Para un contenedor, también se puede especificar el Método como aéreo,
marítimo o terrestre. Utilice el botón al lado del menú desplegable para
seleccionar un código o tipo.

78
Chapter 4

3) Introduzca las dimensiones del embalaje en la ficha Dimensiones.

4) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Clic Aceptar.
Resultado: Ahora el tipo de embalaje estará disponible para su uso en su Magaya
Explorer.También puede agregar o editar un tipo de embalaje, mientras agrega
productos a una Orden de Recogida, Recibo de Almacén, o a un Embarque.

79
Chapter 4

Crear Definiciones de Artículo de Inventario

Introducción a las Definiciones de Artículos de Inventario

En este articulo analizaremos cómo crear definiciones de artículos de inventario

para objectos comunes en Magaya Explorer.

Nota: El cuadro de diálogo puede variar ligeramente, dependiendo de la versión

del software Magaya que esté utilizando, pero la mayoría de las funciones son
las mismas. Aquí se muestra y explica el Magaya Supply Chain Solution.

80
 Chapter 4

Una Definición de Artículos de Inventario es exactamente lo que parece – la

definición de un artículo en el inventario tal como los artículos que los
mayoristas almacenan para la venta o los artículos que se reciben regularmente
para un cliente. También vea el tema “Agregar un Artículo de Reventa“ para
aprender acerca de los artículos de reventa.
Cuando se crea una Definición de Artículo de Inventario en Magaya Explorer,
la definición de ese artículo estará disponible en el sistema Magaya para ser
usado en las transacciones, tales como Recibos de Almacén y Órdenes de
Recogida.
La ventaja de crear una definición de artículo de inventario es que simplifica la
recepción de los artículos que se envían a su almacén con regularidad. Cuando
se reciben los artículos y usted crea un Recibo de Almacén (WR) en Magaya
Explorer, puede seleccionar el Número de Parte dentro del cuadro de diálogo de
Producto, y la información del artículo se llenarán automáticamente. Esto
también está disponible en la pestaña de Producto cuando se crea la orden de
recogida.
Si usted tiene el Con el Magaya Bar Code plug-in activado, se puede escanear el
código de barras del artículo que ha definido y toda la información sobre dicho
artículo aparecerá en el WR. Usted no tendrá que volver a escribir las dimen-
siones, etc. cada vez que reciba dicho artículo.
Cuando seleccione el número de parte en un WR, el artículo se añade automáti-
camente al inventario disponible. Cuando se libera un artículo en una Entrega
de Carga o en un embarque, éste se retira del inventario.

Procedimiento Paso a Paso

Para crear una Definición de Artículo de Inventario, siga estos pasos:

1) Vaya a la carpeta de Almacenaje > Definición de Artículo de Inventario
2) Haga clic en el botón Añadir y seleccione “Agregar Artículo de Inven-
tario“. Un cuadro de diálogo se abre.
La otra opción del botón Agregar, “Añadir Artículo Re-vendible de Inven-
tario“, abre un cuadro de diálogo con todos los campos que se utilizan para
definir los artículos de reventa y sus Productos y Servicios. Para más
detalles, consulte el tema “Añadir Artículos de Reventa“:
http://knowledge.magaya.com/#/article/add_resale_item
3) Comience con la pestaña General:
• Escriba el número de parte. El número de parte puede ser asignado
por el fabricante o por el cliente, o también puede ser el número

81
Chapter 4

interno que utiliza para mantener su inventario. No se recomienda

incluir guiones en el número. Este campo es obligatorio. Nota: El
número de parte no se puede editar después de crear la definición de
artículo de inventario.
• Opcional: Haga click en el botón SKU si realiza el seguimiento de
inventario por Unidad de Mantenimiento de Stock (SKU), ya sea
pronunciada “<i>skew</i>“ o por sus siglas letras SKU. Una SKU
identifica un artículo idéntico de diferentes fabricantes. Se abre un
nuevo cuadro de diálogo. Introduzca el número de SKU y haga clic
en el botón Añadir. Haga clic en el botón de Aceptar para guardar
las SKU y volver a la pestaña General del cuadro de diálogo de Defi-
nición de Artículo de Inventario.skew” or by its acronym letters
SKU. An SKU identifies an identical item from different manufac-
turers. A new dialog box opens. Enter the SKU number and click the
Add button. Click the OK button to save SKUs and return to the
General tab of the Inventory Item Definitions dialog box.

Para ver los SKU en la lista de Definición de Artículos de Inventario,

haga clic en Acciones > Elegir Columnas > Código del Artículo.
• Escriba una descripción del artículo.
• Introduzca el número de Modelo o el nombre que fue asignado por
el fabricante.

82
 Chapter 4

• Seleccione el Cliente en el menú desplegable. (Utilice esta opción si

tiene un cliente regular que compra este producto. Nota: Si le asigna
un cliente, el artículo de inventario estará vinculado al cliente. La
información de inventario para este artículo estará disponible para
el cliente, en línea, a través del uso de Magaya LiveTrack.)
• Seleccione el nombre del fabricante en el menú desplegable.
• Introduzca la cantidad por pallet, si es que los artículos se envían en
un pallet en la misma cantidad cada vez. Esto también se puede
utilizar para estimar con cuántos elementos se puede cargar un
pallet.

• Marque el cuadro de “Mantener Inventario por Número de Serie“ si

desea mantener su inventario por número de serie. (El número de
serie es único por artículo. Por ejemplo, las computadoras en una
oficina pueden ser todas de Dell, y pueden ser del mismo modelo,
pero cada una tiene un número de serie diferente. Si un equipo
necesita ser reparado y es enviado de vuelta al fabricante para la
reparación, el número de serie asegurará que se envíe el equipo
correcto para su reparación y hará que sea más fácil de rastrear.
• Marque la casilla “Guardar Números de Serie al Sacar Artículos” si
desea realizar un seguimiento del número de serie después de que se
envíen los artículos (por ejemplo, para el despacho aduanero en los
países de destino).
• El tipo de paquete, dimensiones y campos de unidad son opcionales,
pero son útiles para acelerar el proceso de recepción. Le recomen-
damos que los llenen aquí. Cuando este artículo se registra en un
Recibo de Almacén (WR) o se vende en un SO, esta información se
añadirá automáticamente a esas transacciones.

83
Chapter 4

• Tiene Peso Variable: Esta opción es útil para artículos tales como
productos perecederos. Al marcarlo, el artículo puede ser recibido
en varias cajas y pesada en conjunto, pero puede ser distribuido en
liberaciones parciales Durante la distribucion, el usuario puede
ingresar el peso parcial de las piezas liberadas para que se calculen
los cargos correctos. El sistema ajustará el peso de las piezas
disponibles restantes como resultado. Se puede seleccionar la
columna de “Peso Total Disponible“ desde el cuadro de diálogo de
Configurar Columnas en la lista Definición de Artículos de Inven-
tario, la cual mostrará el peso calculado de los artículos de peso vari-
able.
• Tipos de Producto: El sistema tiene “Mercancías de Todo Tipo”
como el tipo de producto por defecto. Se pueden añadir otros tipos
y luego utilizarlos en los precios y en otros lugares, tales como en los
informes.

• Inactivo: Si se marca esta opción, el sistema le pedirá que confirme

si desea desactivar ese artículo. Si los artículos están disponibles o
por llegar, aún podrán ser cargados. Si desactiva un artículo cuando
todavía tiene inventario, el sistema le notificará.
4) En la pestaña de Contabilidad, puede agregar el valor, establecer el costo
y las cuentas de ingresos para Artículos de Inventario, e información del
inventario mínimo. Esto es útil para las compañías que venden el inven-
tario.
• Utilice las opciones en los menús desplegables de Comprar Artículo
o Vender Artículo para asignar las cuentas de gastos e ingresos para
el producto (Este campo utiliza los Artículos y Servicios).
El Valor Unitario se mostrará en un documento de Factura Comer-
cial, a menudo utilizado por los agentes de carga. Es el precio de
venta de un artículo, y también aparece en la Orden de Venta.
(Campo opcional).
• Haga clic en el botón de “Comisiones“ para establecer una comisión
para los vendedores que venden el inventario. Consulte el Manual de

84
 Chapter 4

Personalización del Software Magaya para ver el procedimiento paso

a paso.
• Seleccione la forma en que se libera el inventario como por ejemplo
FIFO/FEFO.
• Seleccione el Método de Cálculo del Costo: ya sea por precio espe-
cífico para el artículo o por el costo promedio. Consulte el manual
de Contabilidad de Magaya o busque en la base de conocimientos en
línea por las palabras clave “Costo promedio.“
• La información de cantidad mínima en inventario se puede config-
urar para que el sistema envíe una alerta cuando el inventario para
este artículo alcance el número se definido como cantidad mínima
para que pueda ser repuesto.
Puede alertar a un empleado para que reponga los artículos o dejar
el campo en blanco para que sea enviada a todos los escáneres de
mano.
Nota: La siguiente captura de pantalla es del Magaya Supply Chain
Solution, que ofrece más características que el WMS.

85
Chapter 4

Para enviar al comprador (cliente) un correo de notificación de su inventario

bajo, marque la casilla "Alertar al Cliente por correo electrónico". Asegúrese de
que haya una dirección de correo electrónico en el perfil del cliente.

Información Extra: Si su empresa tiene una operación de reposición, vea cómo

configurar su sistema Magaya para reponer el inventario mediante la lectura del
tema “Reposición“ en la base de conocimientos en línea:
http://knowledge.magaya.com/#/article/replenishment
Si ha seleccionado un Proveedor Preferido, también podrá optar por crear una
Orden de Compra para ese proveedor cuando el inventario sea bajo. La Orden
de Compra aparecerá en la lista de Ordenes de Compra (para los usuarios de
Magaya Supply Chain Solution).

86
 Chapter 4

Cuando termine de ingresar la información para la Definición de Artículo de

Inventario, el artículo se guarda en su sistema Magaya y quedará listo para ser
utilizado en Recibos de Almacén y en otras transacciones.
Cuando se edita una Definición de Artículo de Inventario, el Número de Parte
se muestra en gris y no se puede cambiar. Si el número de parte no es el correcto,
elimine el artículo y cree una nueva Definición de Artículo de Inventario para
el artículo.
La pestaña de Criterios muestra los criterios utilizados en la Definición de
Ubicación para ayudar con los procedimientos de disponer del artículo, repo-
nerlo o recogerlo para su liberación. Para más información, consulte el tema
"Definición de Ubicación".

Lista de Definición de Artículos de Inventario

La Lista de Definición de Artículos de Inventario se puede utilizar para mostrar

una variedad de información sobre el inventario de una manera útil para su
operación específica. Por ejemplo, puede configurar columnas utilizando el
botón “Acciones“.
Guardar una Vista de Lista:
Puede guardar la vista para que no tenga que crear una cada vez que desee ver
ciertos detalles. Siga estos pasos:
En primer lugar, filtre la lista para ver sólo los elementos que desea ver. Guarde
la vista haciendo clic en la estrella en la parte superior de la lista y seleccione
”Guardar esta vista”.

87
Chapter 4

Ponga nombre a la vista para guardarla.

Esta vista de la lista se puede acceder en cualquier momento haciendo clic en el

menú desplegable que muestra todas las vistas guardadas.

Columna de Clientes:
La columna “Cliente“ muestra el cliente asignado a una Definición de Artículo
de Inventario. Puede asignar un nombre de cliente a un artículo en cualquier
momento - cuando se crea la definición del artículo o después.
Logístico: Si utiliza la plataforma de comercio electrónico de Magaya, Logis-
tico.com, entonces el nombre del cliente es el suscriptor de Logistico, que puede
tener más de una tienda en línea para la que cumple órdenes.
Panel de Detalles:
Para ver detalles sobre un artículo de forma rápida, haga clic en el botón
“Detalle“ de la barra de herramientas de lista. Se abrirá un panel con muchas
opciones. Por ejemplo, puede ver un Sumario de Inventario para una definición
de artículo.

88
 Chapter 4

Esta captura de pantalla muestra el estado del artículo, la ubicación, las piezas
disponibles y las piezas en total.

Un artículo tendrá un estado de “Disponible“ si la cantidad de piezas en la

columna de Disponible y la columna de Totales son iguales.
El estado “Usado“ indica que hay cero piezas disponibles. Si hay un menor
número de piezas Disponibles que el Total, el estado será “En Proceso“.
Vea las opciones y acciones disponibles para la lista de Definición de Artículos
de Inventario en este artículo de la base de conocimientos en línea:
http://knowledge.magaya.com/#/article/actions_inventory_item_def

89
Chapter 4

Acciones: Definiciones de Artículo de Inventario

In addition to creating Inventory Item Definitions using the Add button, you
can perform other tasks in the Inventory Item Definitions list by clicking the
Actions button.

To create a report of “In and Out” information, select “Reports” and choose a
summary or a detailed report by the Item Definition or by the Inventory Item.
To view the inventory for an item, select the item and select View Inventory. A
list will open showing all the items of this type that are on hand. To close the list,
click the red X in the top corner of the list.
To view arriving inventory, click on the Actions button and select View
Arriving Inventory (incoming). This will list all items of this type that are on
their way to your warehouse as part of a Pickup Order.
To update the quantity of pieces, select Update Quantity of Pieces. The system
keeps the quantities automatically. Updating is only necessary if a discrepancy
exists between the amount of pieces and the content of the inventory list. The
updating process may take a long time to complete.

90
 Chapter 4

Update Items Weight and Volume: Click to update after changes to an item.
All items that are On Hand will be updated.
Reset Lead Times: The Lead Time is the estimated time between the ordering
and the receipt of items. Reset it if changes were made. See the Purchase Order
for an item to view the Lead Time column in the Commodities tab of the PO.
Define Bill of Materials: Used to create nested part numbers. See the topic
“Nested Part Numbers” for detail
You can also import and export data to and from your Magaya system.
You can add custom fields to an Inventory Item Definition. The custom fields
will be available when you receive those items and enter them into a WR. See the
topic “Custom Fields” in the Knowledgebase for details.
Detail button: Click the Detail button to open a new panel. In that panel, you
can select to display more details such as attachments, SKUs, and more. Click
the Detail button again to close the panel.
To see more details about your inventory quickly, click the “Detail” button to
open a panel.
Configure Columns: Click the Actions button to access the “Choose Columns”
dialog box where you can set the column width, order, and which columns to
see.
Column choices include viewing minimum and maximum lead time for items.
It shows the time between when the Purchase Order was placed and when the
item was received.
There are many columns to select from, including hazardous materials, dimen-
sions, value, if items are on hold or not, etc.

91
Chapter 5

Capitulo 5: Recibos de Almacén

Introducción a los Recibos de Almacén

Un Recibo de Almacén (RA) “Warehouse Receipt” es un documento que

registra cuando arribó la carga, fue descargada, registrada, y se le asignó un lugar
en su almacén. Es necesario un RA para cualquier tipo de carga que entre en su
almacén.
El RA informa al cliente que usted se encuentra ahora en posesión de la carga
(también conocida como mercancías), y proporciona una prueba de que las
mercancías enumeradas en el RA se encuentran en el almacén que aparece en el
Recibo.
Introducir la carga en el Magaya Explorer actualiza sus registros de inventario.
El AR se guarda en el Magaya Explorer e identifica la ubicación del almacén, la
cantidad de las mercancías, la fecha de recepción de las mercancías, y otros
detalles tales como quién envió el cargamento, quién es el transportista y quién
el proveedor, las dimensiones de las cajas entregadas y los cargos.

Empezando (Getting Started)

Crear un Recibo de Almacén:

https://knowledge.magaya.com/#/article/create_wr2/ES
Video: beneficios de Magaya en almacén
https://vimeo.com/254326793

92
Chapter 5 Cómo crear un Recibo de Almacén

Cómo crear un Recibo de Almacén

Introducción para crear un Recibo de Almacen

En el software Magaya, un cuadro de diálogo le ayuda a crear un Recibo de

93
Cómo crear un Recibo de Almacén Chapter 5

Almacén (RA), “Warehouse Receipt” (WR).

94
Chapter 5 Cómo crear un Recibo de Almacén

El cuadro de diálogo tiene una serie de pestañas en la parte superior en los que
hace clic para introducir información:

En este ejemplo se explica cómo rellenar los campos comenzando en la pestaña

General, pero se puede introducir información en cualquier orden.
No todos los campos son necesarios. El sistema le avisará que campos son oblig-
atorios.
Puede cambiar la información en cualquier campo ya sea escribiendo en el
campo o utilizando el menú desplegable para el campo.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón de Aceptar. El cuadro de diálogo
se cerrará y la información que ha ingresado se guardará y aparecerá en el
formulario de Recibo de Almacén. Si necesita realizar cambios en el formulario,
haga clic en el botón de “Editar”. Los artículos recibidos tendrán un estado de
”Disponibles”. Nota: También se puede utilizar un Recibo de Almacén si se
devuelven artículos.

95
Cómo crear un Recibo de Almacén Chapter 5

Video

Para ver un vídeo de recibir la carga en el almacén con el software de Magaya,

ver “Exportar: Recibir/Recibos de Almacén” (4:29 minutos):
https://vimeo.com/254326793

Procedimiento Paso a Paso

1) Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en “Recibo de Almacén” (o

“Lista de Recibos de Almacén”).
• Si usted está en la vista de lista, haga clic en el botón de Adicionar en
la barra de herramientas inferior. Se abrirá el cuadro de diálogo de
Recibo de Almacén.
• Si usted está en la vista de documento, haga clic en el botón de
Adicionar en la barra de herramientas superior. Se abrirá el cuadro
de diálogo de Recibo de Almacén.
2) Ingrese la información necesaria en las pestañas como se muestra en las
siguientes secciones. La información introducida en el cuadro de diálogo
se convierte en un documento de Recibo de Almacén de forma
automática. Usted no tiene que escribir un documento.

96
Chapter 5 Cómo crear un Recibo de Almacén

Pestaña General

La pestaña General contiene información como quién creó este RA y cuándo.

Seleccione de los menús desplegables, según sea necesario.

El software de Magaya asigna un número al RA con el que está trabajando.

(Usted puede cambiar este número si es necesario escribiendo directamente
sobre el número. La numeración de documentos se define en la carpeta de
Mantenimiento > Configuración).
El software de Magaya llena automáticamente la fecha, la hora y el nombre del
empleado que está creando el RA, y rellena el campo de Emitido por con el
nombre de su compañía. También puede recibir la carga en nombre de otros
agentes mediante la selección de su nombre en el campo de Emitido por.
El campo de ”Emitido por” puede mostrar su almacén o el proveedor de alma-
cenaje que está utilizando para esta transacción.

97
Cómo crear un Recibo de Almacén Chapter 5

El campo de Agente de Destino es opcional. (Si se introduce un nombre en este

campo, y si Magaya LiveTrack está habilitada para el agente, el agente será capaz
de ver el RA).
Nota: si su empresa es una Aerolínea, en la pestaña General de el RA tendrá el
botón “No Guía”. Este le permitirá seleccionar los números de Guía Aérea asig-
nados a los clientes o los números no asignados.
Para agregar Guías Aéreas, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Transpor-
tistas. En el cuadro de diálogo de perfil del Transportista, haga clic en la pestaña
de “Aerolínea”. Haga clic en el botón “Adicionar” para añadir Guías Aéreas.

Pestaña de Expedidor/Consignatario

Seleccione el expedidor en el menú desplegable.

El expedidor es a menudo el fabricante o mayorista, es decir, el que le envió el

cargamento. (Si el nombre del expedidor no está en la lista, agregar haciendo

98
Chapter 5 Cómo crear un Recibo de Almacén

clic en el signo +). La dirección del expedidor se rellenará automáticamente en

función de los detalles en su perfil.
Seleccione el cliente a facturar (Es el que está pagando por sus servicios. Este
puede ser el expedidor, el consignatario, o un tercero).
Seleccione el Consignatario. El consignatario es el destinatario final de las
mercancías en el destino (Opcional).
Seleccione el Modo de Transportación. (Si usted no selecciona un modo de
transportación, no será capaz de registrar los gastos de transporte en la pestaña
de Cargos del RA. Sin embargo, usted será capaz de introducir los gastos de
transporte más tarde, cuando esta carga se incluya en un embarque).
La información en los campos de Origen y Destino es opcionales (Si usted sabe
a dónde va la carga, el campo de destino puede ser utilizado más adelante para
filtrar la carga o crear consolidaciones). Los únicos puertos que se muestran
aquí son los que tienen el modo de transportación seleccionado en el campo
anterior. Los orígenes y los destinos que aparecen en estas listas son de la Lista
de Puertos. Si necesita un puerto que no está visible en la lista, haga clic en el
signo de más en la barra de herramientas desplegable y seleccione el puerto de
la lista o agréguelo manualmente.

Pestaña de Proveedor

Seleccione el proveedor (que puede ser el mismo que el expedidor o la compañía

que proporcionó la carga al expedidor). Puede modificar la dirección del prov-

99
Cómo crear un Recibo de Almacén Chapter 5

eedor para esta transacción si es necesario, haciendo clic en el botón de

Cambiar.

Introduzca el número de factura y/o orden de compra si está disponible. (Estos

números pueden ser útiles más tarde para encontrar esta operación porque este
número de transacción es el número de referencia de su cliente).
Haga clic en la pestaña siguiente.

100
Chapter 5 Cómo crear un Recibo de Almacén

Pestaña de Transportista

Seleccione el transportista terrestre (normalmente una compañía de camiones).

Introduzca la información en los otros campos según sea necesario. Estos son
opcionales.
El Número PRO es un número de conocimiento de embarque del transportista
terrestre, también llamado “número progresivo”. El nombre del conductor
puede ser útil si la carga está dañado o hay faltantes.
Haga clic en la pestaña siguiente.

Adicional relacionado recursos

Que Acciones puedo realizar con un recibo de Almacen? Ver:

101
Cómo crear un Recibo de Almacén Chapter 5

http://knowledge.magaya.com/#/article/actions_wr/ES
Productos:
https://knowledge.magaya.com/#/article/commodities_tab/ES

102
Chapter 5

Productos

Introducción a la Pestaña de Productos

En este tema se explica cómo introducir productos (también llamados carga,

artículos, o inventario) en la pestaña de Productos de los Recibos de Almacén,
Órdenes de Recoleccion (Recogida), Entregas de Carga, Reservaciones y
Cotizaciones.
En este tema también se explicará cómo agregar un contenedor, la forma de
realizar cambios en los productos añadidos, y la manera de desempacarlos.
La pestaña de Productos tiene un aspecto diferente para diferentes operaciones,
pero las funciones son las mismas. Por ejemplo, la pestaña de Producto de
Entregas de Carga y de Cotizaciones tiene botones en la parte inferior en lugar
de en el lado derecho.
Para esta explicación, vamos a utilizar el Recibo de Almacén (RA) como
ejemplo. A continuación se muestra una captura de pantalla de la pestaña de
Productos del RA:

Utilice esta pestaña para agregar productos a la RA. Puede agregar elementos
haciendo clic en el botón de Agregar o en el botón de Escanear.

103
 Chapter 5

Agregar Productos

Haga clic en el botón de Adicionar para agregar un artículo:

Si usted tiene el módulo de extensión Magaya VIN Decoder, el botón Adicionar

mostrará una opción para agregar un vehículo.
Un nuevo cuadro de diálogo de Producto se abre con estas pestañas: General,
Identificación, EEI (antes conocido como SED), Prod. Peligroso, Notas y
Adjuntos.
En el cuadro de diálogo de los Productos, comience con la primera pestaña e
introduzca la información necesaria. Si está introduciendo una mercancía que
ya introdujo en su inventario con una Definición de Producto de Inventario,
comience con la pestaña de Identificación y seleccione el Número de Parte.
Esto llenará muchos de los campos con los detalles del artículo.

104
Chapter 5

En el cuadro de diálogo de Producto, se puede hacer una copia de un artículo

haciendo clic derecho sobre el artículo y seleccionando "Añadir Copias" del
menú emergente.

Pestaña General

En la pestaña General del cuadro de diálogo de Productos, escriba la descrip-

ción de los productos. (Si usted ha introducido la Definición de Producto de
Inventario en su sistema Magaya, haga clic en la pestaña “Identificación” y
seleccione el número de parte para acelerar el recibo).
Localización: Asignar el elemento a una ubicación para que el estado del
elemento “Disponible”. Si no se asigna a ningún lugar, el estado del artículo será
“Pendiente”. Si su compañía siempre recibe la carga en el mismo lugar, se puede
establecer el lugar de recepción de forma predeterminada con lo que no tendrá
que seleccionarlo en todo momento. Vea la lista de localizaciones y haga clic
derecho en un tipo de ubicación de “recepción”.
Seleccione el tipo de paquete, e introduzca el número de piezas y dimensiones.
El volumen se calcula de forma automática. Puede configurar el sistema para
mostrar el volumen o el peso del volumen.

105
 Chapter 5

Las unidades se pueden configurar como libras (lb) o como unidades del
sistema métrico: Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Configura-
ción.

El número de RA se muestra en la parte superior de la pestaña como “RA”. Este

ejemplo también muestra el prefijo documento de “WR” con el número de RA
“WR-932-16”.

106
Chapter 5

Ejemplo de campo de Piezas: Si usted tiene 1 caja con 8 artículos adentro, intro-
duzca 1 en el campo de piezas. Si necesita más información acerca de los
productos, a continuación, escriba 8 en el campo de Cantidad. Si conoce el peso
de cada pieza, digítelo en el Peso - el campo de piezas (debajo de las dimen-
siones).
Las dimensiones son por pieza. Por ejemplo, si usted tiene 1box que miden 25L
(Largo) x 25A (Ancho) x 30A (Alto) cada uno, introduzca 25 x 25 x 30 en los
campos de dimensiones.
Campo de Cantidad: Este campo también se utiliza si está declarando un seguro
o si necesita una Factura Comercial y necesita tener el valor por artículo. Por

107
 Chapter 5

ejemplo, si usted tiene una caja con 8 artículos en el interior, y cada artículo
tiene un valor de $450, escriba 450 en el campo de valor unitario.
Por Totales: Marque esta casilla si no conoce el peso de cada caja; a continu-
ación, anote el total de todas las cajas en el campo Total. (Cuando usted marca
la casilla, el campo de peso será de color gris, para que pueda entrar en el peso
total).
Si se asigna una localización para el artículo, entonces el estado del artículo será
“disponible”, después de que haga clic en Aceptar y guarde los datos intro-
ducidos en el cuadro de diálogo.
Ver también: Magaya Dimensioner:
https://knowledge.magaya.com/#/article/Dimensioner/EN

Pestaña de Identificación

En la pestaña de Identificación, seleccione el número de parte (si procede) en

el menú desplegable. Para configurar los números de parte, vaya a la Definición
de Producto de Inventario en la carpeta de Almacenaje. Vea el tema “Definición

108
Chapter 5

de Producto de Inventario” para más información). Introduzca la información

en los otros campos según sea necesario.

Si está llevando un inventario por números de parte, se recomienda iniciar el

proceso de adición de un producto mediante la introducción de los datos de los
productos de la pestaña de identificación en primer lugar. Cuando se selecciona
el número de parte, el sistema completará la descripción del producto y sus
dimensiones en la pestaña General por usted.

109
 Chapter 5

Pestaña de EEI

En la pestaña EEI, seleccione el código del Schedule B. La EEI es necesaria para

los embarques de exportación valorados en más de $2.500 (si incluye cualquier
artículo con un valor de $2.500 o más, o si el valor total es de más de $2.500).

Los códigos de clasificación de productos Schedule B son utilizadas por

Aduanas de EE.UU. para controlar las mercancías exportadas. (Para obtener
más información sobre los códigos de Schedule B, consulte la tema “Clasifica-
ciones de productos: HTS”).
Commodity Classifications: Harmonized Tariff System (HTS)
https://knowledge.magaya.com/#/article/commodity_classifications/EN

110
Chapter 5

Marque la casilla para incluir la información en la EEI: Estos datos se transfieren

automáticamente a un embarque cuando se crea un embarque o una entrega de
carga. Estos datos también serán transferidos al formulario IEE que se envía a
las Aduanas de EE.UU.
Haga clic en el botón de Seleccionar para buscar y seleccionar un código del
Schedule B. Un cuadro de diálogo muestra los códigos del Schedule B:

Esta lista contiene miles de entradas. Para limitar la lista, haga clic en la casilla
de verificación de “Uso común”. Esto mostrará sólo los códigos que utiliza regu-
larmente. También puede filtrar la lista para mostrar otras entradas. Cuando
haya seleccionado el código que necesita, haga clic en el botón de Aceptar. Esto
le llevará a la pestaña del cuadro de diálogo de productos de la EEI. El código y
la descripción se rellenan automáticamente.
Rellene los otros campos de la pestaña EEI:
• Ingrese la información de Medidas para la Cantidad 1 y 2 según sea nece-
sario. (Esto está determinado por el código del Schedule B que registró.
Cuando se especifican dos unidades de cantidad, el campo “Unidad de
Cantidad” para una clasificación del Schedule B, tanto las cantidades
primaria (1º) como secundaria (2do) deben ser reportadas en el AES). la
primera cantidad es necesaria a menos que use un código de exportación
limitada. La segunda cantidad es necesaria si el producto lo requiere, a
menos que use un código de exportación limitada. No todos los códigos
del Schedule B requieren este campo; y X junto al campo indica que no es
requerido).

111
 Chapter 5

• Introduzca elvalor (el valor monetario total). Utilice números enteros. No

digite cero. Este campo es obligatorio.
• Introduzca el ECCN, el Número de Clasificación de Control de las
Exportaciones, expedido por la Oficina de Industria y Seguridad
(www.bis.doc.gov). Escríbalo si el tipo de licencia lo requiere.
• Introduzca el tipo de licencia para el producto. Haga clic en el botón para
buscar. (Un código utilizado con frecuencia es el C33 de No Requiere
Licencia). También anote el número de licencia si es necesario. Si el tipo
de licencia es un código para embarques militares, el botón Militar se acti-
vará.

• Seleccione el Origen del menú desplegable (Doméstico, Extranjero o

Militar). Obligatorio.
• Introduzca el el código de exportación. Haga clic en el botón para buscar.
(Los códigos de uso más frecuente son OS para Exportación General y HH
para Artículos del Hogar).
Si está embarcando un vehículo, haga clic en la casilla de verificación “Es Vehí-
culo”. Haga clic en el botón de Vehículo y digite la información sobre el vehí-
culo. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la ficha EEI. Si usted tiene el
módulo de extensión VIN Decoder, usted puede ahorrar tiempo en la introduc-
ción de datos usando la opción “Vehículo” en el menú emergente cuando agrega

112
Chapter 5

un artículo por primera vez al RA (o cualquier otra transacción). Esta opción no

aparecerá si usted no tiene el módulo de extensión.

Si desea incluir la información del vehículo en el EEI, marque la casilla “Incluir

en EEI”.
Se requiere completar correctamente la EEI para evitar incumplimientos y
multas.
Cuando usted envía su información de embarque y EEI, recibirá un número de
transacción interna (ITN), que es la prueba de la presentación.

Pestaña de Productos Peligrosos

En la pestaña de Productos Peligrosos, active la casilla de Productos Peligrosos

e introduzca la información en los campos según sea necesario.
La información requerida en los documentos de embarque para el envío de
materiales peligrosos está en la Tabla de Materiales Peligrosos (HMT) del
Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT), sección 172.101. La descrip-
ción básica de los materiales peligrosos debe incluir el número de identificación
del material, la designación oficial de embarque del material, la clase o división
de riesgo, y el grupo de embalaje. Puede ser necesaria Información adicional
dependiendo de los materiales que se envían. La página web de materiales

113
 Chapter 5

peligrosos del Departamento de Transporte de EE.UU. es

http://phmsa.dot.gov/hazmat.

El punto de inflamación es la temperatura mínima a la que los vapores inflam-

ables o una sustancia se inflama en contacto con una chispa o llama.
Se requiere un número telefónico de emergencia.
Para introducir información, haga clic en la casilla de “Mercancía Peligrosa”
para activar los campos. Los siguientes son los campos en la pestaña de
“Producto Peligroso”:
• Número de Identificación: Un código que representa el número de iden-
tificación asignado a los materiales peligrosos. Los más utilizados son los
códigos de las Naciones Unidas considerados apropiados para los
embarques internacionales, así como los embarques nacionales.
• Clase de Material: Un código que representa la clase o división de peligro
asignado al material en el código Marítimo Internacional de Mercancías
Peligrosas (IMDG).

114
Chapter 5

• Calificador de la Clase: Un código que describe la clase de material

peligroso. Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar el
código de la lista que se abre.
• Descripción del Material: La nombre oficial de embarque del material
clasificado como riesgoso.
• Contacto de Emergencia: El nombre y/o número de teléfono de la
persona o departamento a contactar en caso de una emergencia.
• Página del Material: El número de página en el código IMDG, en la que
aparece la identificación de materiales peligrosos.
• Temp. de Ignición: La temperatura más baja a la que el vapor de un
líquido combustible se inflama en el aire. Grados centígrados o Celsius.
• Instrucciones Especiales: El nombre del material, instrucciones espe-
ciales, y/o el número de teléfono, si procede.
• Descripción de la Clasificación: Descripción libre de la clasificación de
materiales peligrosos, la división o requisitos de etiquetado.
• Nivel de peligrosidad: Seleccione el nivel de peligro del material
peligroso.

115
 Chapter 5

Pestaña de AMS

En la pestaña AMS, introduzca la información en los campos según sea nece-

sario. Si usted va a enviar un vehículo, el único campo requerido (obligatorio)
es el VIN.

El Número de Orden se utiliza para un coche nuevo o un vehículo que no tiene

título, pero que tiene un número de orden del fabricante.
Aduanas de EE.UU. requiere que la documentación para todas las importa-
ciones sea enviada al Sistema Automatizado de Manifiesto (AMS) antes de que
la carga llegue a los EE.UU. por vía marítima o aérea.
El Número de Identificación Vehicular (VIN) es obligatorio cuando se está
importando un vehículo. Está en la pestaña de EEI. Haga clic en “vehículo” para
abrir un cuadro de diálogo y rellenar los detalles del vehículo.
Ver también:
Magaya AMS for Ocean Imports (U.S. Customs):
https://knowledge.magaya.com/#/article/AMS_ocean_imports/ES
Commodity Classifications: Harmonized Tariff System (HTS) U.S. Customs:
https://knowledge.magaya.com/#/article/commodity_classifications/EN

116
Chapter 5

Pestaña de Adjuntos

En la pestaña de Adjuntos, haga clic en el botón de Adicionar para agregar un

documento o una fotografía. Utilice los botones según sea necesario. Cualquier
archivo adjunto añadido aquí puede verse desde cualquier otra transacción que
incluya este artículo. Para obtener más información, consulte el tema “Archivos
adjuntos”.

Cuando haya terminado de introducir información en el cuadro de diálogo de

Productos, haga clic en el botón de Aceptar. Toda la información se guardará.
Volverá al cuadro de diálogo RA. Si necesita añadir más productos, repita los
pasos indicados anteriormente.
Ver también: Magaya Dimensioner:
https://knowledge.magaya.com/#/article/Dimensioner/EN

117
 Chapter 5

Agregar un Contenedor

Si usted necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de “Adic. Cont.”.

Se abrirá un cuadro de diálogo para introducir la información del contenedor.

118
Chapter 5

• En el cuadro de diálogo de Contenedor, comience en la primera pestaña,

“Contenedor”. Seleccione el tipo de contenedor en el menú desplegable.

• Escriba una descripción del contenedor (opcional).

• Escriba el numero de contenedor.
• Ingrese el número del Sello. Si hay dos números de sello, digite ambos.
• Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
• Marque la casilla si desea agregar el peso de las piezas contenidas al peso
total.

119
 Chapter 5

• Seleccione una localización de almacenaje en el menú desplegable para

definir el lugar donde se reunirá la carga.
• El campo Notas es opcional.
La pestaña de identificación contiene campos para el número de Factura y el
número de Orden de Compra:
• Introduzca el Número de Factura, el Número de Orden de Compra y el
Trabajo (si procede).
Los campos para las pestañas de EEI, Productos Peligrosos, AMS, y Adjuntos en
el cuadro de diálogo de Contenedores son los mismos que para el cuadro de
diálogo de los Productos. Por favor, consulte la sección Productos para obtener
información sobre cómo introducir datos en estas pestañas.
Nota: Cuando usted utiliza el botón de “Adic. Cont.”, ese contenedor aparecerá
en los reportes de contenedores (disponibles en el botón de Acciones de la Lista
de Embarque). Si utiliza el botón “Adicionar” para añadir un producto y luego
seleccionar el tipo de contenedor de la lista Tipo de Embalaje, no aparecerá en
el Reporte de Contenedores.
La pestaña de Refrigerado contiene campos para consignar la disposición de la
ventilación y la temperatura.

• Digite la información de la ventilación y de temperatura.

• Seleccione grados Celsius o Fahrenheit en la lista desplegable.
• Marque la casilla si el contenedor tiene un generador.
Después de haber introducido la información necesaria, haga clic en el botón de
Aceptar. Esto lo devuelve al cuadro de diálogo del RA.

120
Chapter 5

Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos

Además de usar el botón “Añadir” para agregar productos, también puede usar
el botón “Escanear” para añadir productos.

Para utilizar el botón de Escanear, el sistema debe tener el módulo de extensión

Magaya Bar Code Scanner activada. Póngase en contacto con Magaya para acti-
varlo.
Escanee el código de barra sobre los artículos con el escáner de código de barras
de mano.

El escaner rellenará todos los campos que describen el artículo, tales como sus
dimensiones, basadas en la información introducida en el sistema Magaya
cuando se creó la Definición de Producto de Inventario. El artículo se agrega a
la lista en el RA.
Sugerencia: Si está recibiendo más de un paquete de la mismo producto, puede
hacer clic derecho sobre la mercancía en el cuadro de diálogo RA y hacer clic en

121
 Chapter 5

Añadir Copias. A continuación, puede editar los detalles dentro del cuadro de
diálogo de Producto para ese paquete, si por ejemplo el peso es diferente del
paquete original.
Otras funciones que puede realizar con el escáner de código de barras son la
Entrega de Carga (véase el capítulo 9 de la Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System o el Capítulo 13 del Manual de Operaciones del Magaya WMS) y
la verificación de las listas de embalaje de los embarques (véase el capítulo 14 de
las Manual de Operaciones del Magaya Cargo System).
Para colocar los artículos dentro de una paleta, seleccione un artículo y haga clic
en el botón de Reempacar. En la sección “Reempaque de la Carga” se explican
los pasos para usar el Asistente para Reempaque.
Otros botones en el cuadro de diálogo RA son Modificar, Eliminar, Detalles y
Desempacar. Para utilizar alguna de estas funciones, elija el producto y haga clic
en el botón que usted necesita.
Utilice la opción “Detalle” para ver los artículos dentro de una paleta existente
o para añadir más elementos a la misma. (Si selecciona un artículo que no es una
paleta y hace clic en el botón Detalles, el sistema le dirá que “El número de piezas
debe ser 1 para modificar el detalle de un artículo”).
Cuando ensambla una paleta y coloca artículos el ella, el icono en la lista de los
productos del RA va a cambiar a un icono de paleta para indicar los elementos
se encuentran dentro de una paleta:

Además del icono de la paleta, Magaya Explorer tiene otros iconos para indicar
el estado de la carga:

• Amarillo está en proceso (o Pedido)

122
Chapter 5

• Celeste es Disponible (en el Almacén)

• Violeta es Cargado (en un embarque)
• Verde Claro se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arrib-
ando)
• Azul es Enviado
Para retirar artículos de una paleta, haga clic en el botón Desempacar en la
pantalla de Productos. Los artículos individuales se enumeran en la lista de los
productos. El icono cambiará para indicar que los productos no se encuentran
dentro de un paleta.
Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliar o reducir la misma. El peso total, volumen y número de
piezas se muestra en la parte inferior de la pantalla.

123
Chapter 5

Cargos

Introduccion: Cargos

El software de Magaya le permite agregar, editar, y procesar cargos para transac-

ciones tales como Órdenes de Recoleccion (Recogida), Recibos de Almacén,
Entregas de Carga, Reservaciones, Cotizaciones, y Embarques.
Los cargos introducidos en una pestaña de Cargos se usaran para las funciones
contables, tales como la emisión de Facturas de Cobro y Facturas de Pago. La
información de los Productos y Servicios se utiliza para calcular los cargos y las
liquidaciones de los embarques.
Las pestañas de Cargos en las diferentes transacciones pueden verse un poco
diferentes una de otra. Algunos de los botones pueden estar en diferentes
lugares, pero tienen las mismas características en cada una de las transacciones.
Por ejemplo, eche un vistazo a la pestaña de Cargos en el Recibo de Almacén
(RA):

Los botones de Adicionar, Modificar y Eliminar están en el lado derecho.

124
 Chapter 5

El botón Generar generará los cargos y creará transacciones contables corre-

spondientes, tales como facturas de cobro y de pago. Después de que se generan,
los cargos tienen un estatus de “Procesado.”
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la
pestaña.
La columna “Estado” indica si un cargo está abierto o procesado. El símbolo de
dólar ($) verde representa ingresos, mientras que el símbolo de dólar rojo repre-
senta gastos.
Echa un vistazo a la pestaña de cargos en un Embarque:

Los botones Adicionar, Modificar y Eliminar están en la parte inferior. Están

disponibles las mismas funciones, sólo que en lugares diferentes. (Cuando se
trabaja en un embarque, genere cargos usando el botón de Liquidación de la
barra de herramientas de Embarque - No visible en esta captura de pantalla).
El botón de Unidades le permite cambiar de unidades de medida. Haga clic en
el botón de Unidades para abrir un nuevo cuadro de diálogo:
En el cuadro de diálogo de Unidades, puede cambiar las unidades de medida
como la longitud del valor predeterminado de Pulgadas a otras opciones:
Metros, Pies, mm, cm, o dm. También se puede cambiar cada una de las
unidades para el cálculo con un número de decimales distinto al predetermi-
nado “0.00”. Utilice los menús desplegables para realizar cambios. Haga clic en
el botón de Aceptar cuando haya terminado para guardar. Los cambios se apli-
carán solamente a esta transacción. Para cambiar las unidades de medida para
todo el Magaya Explorer, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración
> Unidades de Medida.
Para el siguiente ejemplo vamos a usar la pestaña de Cargos de un Recibo de
Almacén para ilustrar las funciones.

125
Chapter 5

Trabajando con la Pestaña de Cargos

Cuando hace clic en el botón Adicionar para agregar cargos, aparece un menú:

126
 Chapter 5

Cuando se selecciona un tipo de cargo, un cuadro de diálogo se abre.

Los cuadros de diálogo de Ingreso por Flete y Gasto por Flete son los mismos
(excepto para el título).
Nota: Si las opciones de cargos por fletes están en gris, no las puede seleccionar.
Para que estén disponibles, vuelva a la pestaña de Expedidor/Consignatario y
seleccione el Modo de Transportación.

127
Chapter 5

La pestaña de Cargo por Flete indicará el modo de transportación en el título

(Aéreo, Marítimo, o Terrestre) dependiendo del modo seleccionado. Nota:
Seleccione “Ingreso” para el transporte doméstico, en lugar de utilizar “Ingreso
por Flete” cuando agrega un cargo por transporte local.
Un campo de Código Tributario aparecerá si usted ha establecido los impuestos
sobre las ventas en la Lista de Cuentas. (No se muestra en esta captura de
pantalla).
Para habilitar la opción “Actualizar automáticamente” para un cargo, marque la
casilla. Si usted hace un cambio a un producto como el peso, el cargo para el
nuevo peso se calcula y actualiza de forma automática. Desmarque la casilla si
no desea este cálculo automático.
Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los cargos
se mostrarán en las transacciones de las operaciones y documentos tales como
RA y Órdenes de Recogida (y será visible para los clientes). Los cargos siempre
aparecerá en las facturas de pago y las facturas de cobro, incluso si usted no
marca esta casilla.
Escenarios de Ejemplo para Adicionar Cargos:
Si usted es un agente de carga y está creando un Recibo de Almacén, se adiciona
un cargo por los gastos de flete y se lo aplica a la empresa de transporte terrestre,
ya que se lo están cobrando y necesita pagarles.
Añadir un ingreso por flete cuando se le factura al cliente para que le pueda
pagar si usted recoge la carga por ellos.
Se aplica un ingreso o un gasto a los clientes por los servicios que usted ofrece,
tales como los embalajes o la documentación.
Agregando Cargos:
Los cargos especificados en un RA se integran en el sistema de Contabilidad en
Magaya Explorer y aparecerán en las facturas de cobro, facturas de pago, etc,
según corresponda, cuando se generan las transacciones contables. Utilice el
botón Generar en el RA o la función de Liquidación en un embarque para
generar cargos. (Para más detalles, vea la sección sobre Liquidación en el
capítulo de Embarques en el manual de Operaciones).

128
 Chapter 5

Para los Cargos de Ingresos y las Cargos de Gastos:

• Seleccione el cargo en el menú desplegable. (Tenga en cuenta los cargos de

ingreso son “tarifas” e “ingresos”. Los cargos de gastos son “costos” y
“gastos”).
• Añadir una descripción (opcional).
• Seleccione a quien se aplica la carga, como por ejemplo a un cliente o un
transportista. (Si el cliente que necesita no aparece en la lista desplegable,
utilice el botón al lado de la lista desplegable para mostrar todas las enti-
dades).
• Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que
el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
• Seleccione un código para impuestos sobre las ventas, si es que se aplica a
sus servicios. (En los EE.UU., los impuestos de ventas no se aplican a los
servicios de carga, pero si se aplican en otros países).
• Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los docu-
mentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los
cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones
contables, tales como facturas de cobro y pago).

129
Chapter 5

• Introduzca la cantidad aplicable para el servicio que se está cargando. (Por

ejemplo, por servicios de manejo por $2.00 por libra, introduzca la
cantidad de libras).
• Introduzca la unidad que está utilizando. Para el ejemplo anterior, intro-
ducir libras (lb).
• Introduzca el precio de su servicio (por ejemplo $2,00 por libra). Si esta-
blece el precio en Productos y Servicios, estará disponible en el menú
desplegable.
• El importe se calculará multiplicando la cantidad por el precio.
• Haga clic en la pestaña de Notas para agregar notas (opcional) si necesita
más información acerca de la carga en la factura.
• Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo de Ingresos. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja de
diálogo del Recibo de Almacén.
Añadir cargos adicionales según sea necesario. Use el botón Modificar para
realizar cambios.
Utilice el botón Unidades para seleccionar las unidades de dimensiones y peso.
Para los Cargos por Ingresos por Flete y Gastos por Flete:

• Seleccione la clase de servicio de carga. (Esto extraerá el tipo de flete de la

Lista de Productos y Servicios en la carpeta de Contabilidad).
• Introduzca una descripción (opcional).

130
 Chapter 5

• Seleccione a quien desea aplicar el cargo por flete, como por ejemplo al
transportista como gasto o al cliente como ingreso. (Si el cliente que
necesita no aparece en la lista desplegable, utilice el botón al lado de la lista
para mostrar todas las entidades).
Si desea personalizar las tarifas, haga clic en el botón de Tarifas. Un cuadro
de diálogo se abrirá para ese transportista o cliente. Introduzca los datos y
haga clic en Aceptar para guardar la tarifa y volver a esta pantalla.
Cuando se cambia la forma de aplicar el cargo (por peso, piezas, etc), los
totales en la parte inferior cambiarán. Los campos no sombreados
(amarillo) se multiplicarán automáticamente para calcular el total. Sólo
tiene que rellenar los campos no sombreados.
• Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que
el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
• Actualizar Automáticamente: Marque esta opción para permitir que los
cambios realizados en el cargo se calculen de forma automática.
• Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los docu-
mentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los
cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones
contables, tales como facturas de cobro y pago).
• Seleccione del menú desplegable si aplicar el cargo por Piezas, Peso,
Volumen, o por Contenedor.
Las cifras totales para el número de piezas, peso bruto, volumen bruto,
tarifa, y cantidad total se muestran en los campos de la parte inferior.
• Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo de Gastos por Flete. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja
de diálogo del Recibo de Almacén.
Consejo: Para todos los gastos que agregue, también agregue un ingreso.
Otras opciones en la pestaña de Cargos: Se puede modificar o eliminar un
cargo seleccionando y haciendo clic en el botón que usted necesita.

131
Chapter 5

Para ver las opciones, haga clic derecho en un cargo y aparecerá un menú emer-
gente:

El menú emergente tiene muchas opciones, tales como mover un cargo hacia
arriba o hacia abajo en la lista. Esto afectará cómo los cargos se verán en los
documentos y en LiveTrack. La prioridad de algunos cargos se puede establecer
en los Productos & Services list; ver el Manual de Contabilidad del Software
Magaya.
Unidades: Si desea cambiar las unidades de medida para esta operación, haga
clic en el botón de Unidades. Esto sólo cambia las unidades para la transacción
en que está trabajando, como en un RA.
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la
pantalla.
El botón de Generar se usa para la generación de las facturas de cobro o de pago
relacionadas con los cargos consignados.
Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliarla o reducirla.
Ver tambien: Embarques Cargos:
https://knowledge.magaya.com/#/article/working_with_shipments/ES

132
Chapter 5

Eventos

Introducción a la Pestaña de Eventos

La se utiliza para enumerar los eventos relacionados con la transacción, tales

como un Recibo de Almacén o una Orden de Recoleccion (Recogida). El soft-
ware Magaya viene con una lista predeterminada de definiciones de eventos de
la que puede elegir. También puede crear sus propias definiciones de eventos.
Los eventos definidos en el cuadro de diálogo aparecerán en el mensaje de
correo electrónico enviado en mensajes de Magaya Transaction Tracking y
Magaya LiveTrack, y serán visibles para el cliente, dependiendo de la configura-
ción.
También puede ver los eventos de una transacción yendo a la lista de transac-
ciones y haciendo clic en el botón de “Detalle”. Un panel nuevo se abrirá. En el
panel, seleccione la pestaña de “Eventos”.

133
 Chapter 5

Agregar un evento

Para agregar un evento agregar un evento a una transacción, haga clic en el

botón Adicionar. Un cuadro de diálogo se abre. Contiene una lista de eventos
predefinidos.

• Establezca la fecha y hora para el evento.

• Seleccione el tipo de evento del menú desplegable.
• Los detalles son opcionales.
• Seleccione una ubicación si es necesario. La ubicación es el lugar
geográfico donde se llevará a cabo el evento.
• La casilla está seleccionada para incluir el evento en el seguimiento.
Cuando el cliente o el agente ven la transacción en LiveTrack, los eventos
son visibles en la sección “Detalles del Seguimiento”.
• Haga clic en OK para guardar.

134
Chapter 5

Definir Nuevo Evento

El software Magaya le permite definir los eventos. Además de utilizar los

eventos predeterminados en el software, usted puede crear sus propios eventos
para satisfacer mejor las necesidades de su negocio. Para definir los eventos:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración.
2) Haga clic en el icono de Definición de Eventos en el menú.
La siguiente figura muestra la pantalla de Definición de Eventos:

135
 Chapter 5

Haga clic en el botón de + (Adicionar/Agregar). Un cuadro de diálogo se abre:

• Escriba un nombre para el evento.

• Introduzca los detalles del evento (opcional).
• Seleccione una ubicación a conectar con el evento (opcional).
• Seleccione en el menú desplegable para elegir el tipo de creación
automática para este evento. Hay muchas opciones: Por ejemplo, usted
puede hacer que un evento aparezca en un Recibo de Almacén o en una
Entrega de Carga cuando se crea, envía por correo electrónico, o es liqui-
dado. Si selecciona “Manual” no creará automáticamente un evento:
Usted tendrá que seleccionar el evento cada vez que desee incluirlo en la
transacción que está creando.
• La casilla de verificación “Incluir en Seguimiento” está marcada por
defecto. Esto significa que este evento será visible para el cliente (o agente)
en el seguimiento en línea, LiveTrack.
• Haga clic en OK para guardar.

136
Chapter 5 Adjuntos

Adjuntos

Introducción a los Adjuntos

Los Adjuntos se pueden agregar a las transacciones en Magaya Explorer.

Los Adjuntos incluyen fotografías y documentos. Los archivos adjuntos pueden
añadirse cargándolos desde el computador o directamente desde un escáner.
Consejo: El tamaño máximo de archivos recomendado es de 150 kb. Lo mejor
es adjuntar imágenes pequeñas, de baja resolución. De lo contrario la transac-
ción será lenta cuando se envíe.
Optimice su base de datos en la opción del menú de Configuración > “Manten-
imiento y Configuración”. Vea el Manual de Personalización del Software
Magaya.

137
Adjuntos Chapter 5

Fotografiar la carga cuando llega a su almacén y adjuntar la fotografía al Recibo

de Almacén, crea un registro de su condición:

Ver también:
https://knowledge.magaya.com/#/article/binder_app/EN

Agregar un Adjunto

Para Agregar un Adjunto:

• Haga clic en el botón de Adicionar para adjuntar una fotografía u otro
documento, uno a la vez, o mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas para
seleccionar varios archivos a adjuntar.
• Seleccione un documento y haga clic en el botón correspondiente para
poder verlo, eliminarlo o guardarlo en otra ubicación, como en otro
equipo de su red o en una carpeta diferente en su equipo. Si ha adjuntado
un documento y desea verlo, haga clic en el botón de Ver.
• Haga clic y arrastre elementos desde su computadora hasta la pantalla de
“Adjuntos”.

138
Chapter 5 Adjuntos

El siguiente es un ejemplo de una fotografía y un PDF adjunto a un Recibo de

Almacén y se mostrados en la pestaña de Adjuntos:

Adjuntar Archivo desde el Escáner

Documentos e imágenes pueden ser adquiridas directamente a través de un

escanear y adjuntos a una transacción, como un Recibo de Almacén, liberación
de la carga, etc. El archivo adjunto también se puede guardar en su computadora
o red, para conservar una copia del mismo.
El tamaño recomendada de los archivos es de 150 kb o menos. Los archivos más
grandes son lentos de enviar por correo electrónico.
Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de que el escáner está conectado y funcio-
nando correctamente.
1) Vaya a la pestaña de Adjuntos en la transacción que está trabajando, como
un Recibo de Almacén o una Entrega de Carga. Si usted no ha utilizado la

139
Adjuntos Chapter 5

función de escáner en el Magaya Explorer anteriormente, los botones para

la adquisición con el escáner serán de color gris y será necesario activarlo.
Para activar los botones de Adquirir, haga clic en el botón “Dispositivos”:

Un cuadro de diálogo se abrirá.

2) Haga clic en el escáner que desea utilizar. (Nota: Debe tener el escáner
conectado a su ordenador). La información sobre el escáner rellenará los
campos en el cuadro de diálogo.
3) Haga clic en las casillas de verificación: Para Imágenes y Para Docu-
mentos.
La opción Para Imágenes adquiere imágenes desde una cámara, cámaras
web o un escáner. Por ejemplo, usted puede tener una cámara web insta-
lada en su almacén para fotografiar la carga a medida que llega. Esto
contribuirá a salvar la imagen en un formato de archivo gráfico.
Si desea utilizar el escáner sólo para la digitalización de documentos, haga
clic en la casilla de verificación de “Para Documentos”. La opción de Para
Documentos adquiere documentos que escanea tales como facturas

140
Chapter 5 Adjuntos

comerciales que llegan con la carga. El documento se guarda como un

archivo PDF.
La fuente asignada determinará qué cuadros de diálogo verá en los próx-
imos pasos.
Si usted tiene un escáner, marque ambas casillas.
Si usted tiene varios escáneres, establezca un escáner Para Imágenes y el
otro Para Documentos. Estos ajustes se pueden cambiar en cualquier
momento.
4) Haga clic en el botón de Aceptar. Volverá a la pestaña de Adjuntos.
5) Haga clic en el botón “Adquirir” en la pestaña de datos adjuntos. Un
cuadro de diálogo se abrirá.
El botón “Adquirir” se utiliza para escanear una imagen. Se abrirá un
cuadro de diálogo con las instrucciones para escanear un documento. (El
botón de “Dispositivos” está aquí por si desea cambiar los escáneres).
El botón de “Adquirir Doc.” se utiliza para escanear un documento. Se
guardará como un archivo PDF.
Una vista previa del documento aparecerá en los paneles después de la
digitalización. Para buscar más de una página, haga clic en el botón de
Adquirir para cada página. Todas las páginas aparecerán a la izquierda,
una tras otra, y una vista previa de la página seleccionada aparecerá en la
derecha.

141
Adjuntos Chapter 5

6) Haga clic en el botón de Aceptar cuando haya terminado el escaneo. La

imagen escaneada o documento aparecerá en la pestaña de Adjuntos.

Si usted desea hacer un archivo adjunto visible solo internamente en su

empresa, y no para que los clientes a través de Magaya LiveTrack o Trans-
action Tracking, haga clic en la casilla de verificación “Interno”.
Si el tamaño del archivo es grande, el sistema le dará un mensaje que le
notifica que los archivos adjuntos de gran tamaño pueden provocar un
despacho lento del adjunto.
De todos modos, usted puede enviar el archivo sin importar el tamaño.
Para configurar su sistema Magaya para reducir automáticamente el
tamaño de la imagen, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configura-
ción > General. Haga clic en la casilla “Optimizar imágenes para Internet”.
En la pestaña de Adjuntos se puede optar por eliminar, guardar o ver el docu-
mento (o imagen). El botón de Guardar abrirá una carpeta en su computadora
o red para que pueda guardar la imagen.
Ahora el documento (o imagen) se coloca en la transacción como un archivo
adjunto.
Ver también:
https://knowledge.magaya.com/#/article/Dimensioner/EN

142
Chapter 5 Notas y Notas Internas

Notas y Notas Internas

Notas y Notas Internas: Introduccion

Magaya Explorer le ofrece la opción de añadir notas a sus transacciones. Hay

dos tipos de notas: Notas que se incluyen en los documentos y que son visibles
para los clientes, y notas internas que no son visibles para los clientes.

Notas

Las notas pueden ser añadidos a las transacciones, tales como Recibos de
Almacén u Órden de Recoleccion (de Recogida) mediante la pestaña de Notas
en la transacción:

• Introduzca la nota escribiendo en el campo de notas.

• Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su
sistema Magaya.

Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas

Puede guardar cláusulas en el Magaya Explorer para las notas que agrega con
frecuencia a las transacciones. Por ejemplo, usted puede tener una cláusula
como “Consolidar según el manifiesto de carga” que se agrega a cada embarque.
Guarde esta cláusula o cualquier otra en la lista de cláusulas y estará disponible
para usarla cada vez que lo necesite.

143
Notas y Notas Internas Chapter 5

Las cláusulas se pueden añadir mientras está trabajando en un RA o por yendo

a la carpeta de Mantenimiento y abriendo la opción de Configuración.
• Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su
sistema Magaya.
• Haga clic en el botón de Adicionar en el cuadro de diálogo Listado de
Cláusulas. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo para agregar la infor-
mación de la cláusula.

• Introduzca el nombre de la cláusula.

• Seleccione una categoría para la cláusula, como Factura de Pago o Entrega
de Carga. (Para añadir a esta lista desplegable de opciones, utilice el botón
con los tres puntos al lado de la lista desplegable).
• Introduzca el texto de la cláusula tal y como aparecerá en la transacción.
• Haga clic en Aceptar para regresar al Listado de Cláusulas. (Ahora, la cláu-
sula está disponible para su uso).
Cuando se selecciona una cláusula, aparecerá en la Lista de Notas en la pestaña
de Notas.
Para eliminar una nota de una transacción, selecciónela y pulse la tecla Eliminar
del teclado (o pulse el botón de retroceso).
Para eliminar una cláusula del Listado de Cláusulas, abra el Listado de Cláusulas
haciendo clic en el botón con los tres puntos. Seleccione la cláusula y haga clic
en el botón Eliminar.

144
Chapter 5 Notas y Notas Internas

Notas Internas

Las Notas Internas son internas dentro de su empresa. No aparecerán en las

transacciones y no serán visibles para el cliente.
Para Agregar Notas Internas
• Haga clic en el botón Nuevo para añadir una nota interna.
• Introduzca la nota escribiendo en el campo.
• Haga clic en Guardar cuando haya terminado. La nota aparecerá en la
lista.

Para realizar cambios en una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón
de Modificar.
Para eliminar una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón de Eliminar.

145
Chapter 5 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén?

¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de

Almacén?

Introducción: Acciones con Recibo de Almacén

La información que introduzca en el Recibo de Almacén (RA) se pueden trans-

ferir de forma automática a otra documentación mediante el botón de Acciones.
La siguiente sección explica cómo generar transacciones contables y otras
acciones a partir de un RA.
Crear un Recibo de Almacén:
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_wr2/ES

Generar Transacciones Contables de un RA

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como

por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras opera-
ciones, tales como en un RA.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una
transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de
Cargos, los cargos se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema
contable) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados.
Hasta entonces son “Procesados”.
Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos
los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los
cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para
cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable.

146
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? Chapter 5

También puede crear las transacciones contables del RA haciendo una lista de
todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos:
1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Lista de Transacciones”.

2) En la lista de transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione

la opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir
Pago, o Pagar Factura. (Ver más detalles a continuación).

Estas operaciones se procesarán de inmediato, a diferencia de los cargos

consignados en la pestaña de Cargos.

147
Chapter 5 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén?

Cuando está en la Lista de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones

contables directamente de un RA mediante el botón de + (Adicionar):

• Factura de Cobro: Puede crear una factura para el RA. (También puede
crear transacciones contables cuando está en el cuadro de diálogo del RA
usando el botón de Generar en la pestaña de Cargos). Esta es la pantalla de
la factura de cobro:

Haga los cambios necesarios a la transacción. Puede ver el cuadro de

diálogo del RA o ir al documento. (La pantalla es similar para los Reinte-

148
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? Chapter 5

gros de Cobro, Facturas de Pago y Reintegros de Pago. Para obtener más

información, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya).
• Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un
reembolso a un cliente.
• Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que
usted tiene que pagar.
• Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un
proveedor y este le otorgó un crédito.
El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de
vincular la operación con una Factura de Pago, una Factura de Cobro o un
Recibo de Almacén. También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de
Pago (o una transacción contable de otro tipo) separado del RA, se puede
vincular de esta manera. En primer lugar, en la vista del documento RA, haga
clic en el botón de Acciones > Listado de Transacciones. A continuación, en la
lista de transacciones, haga clic en Acciones y seleccione la opción que desee.
También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones.

Otras acciones

Puede realizar otras acciones en la vista del documento (o la vista de lista) de un

Recibo de Almacén (RA) utilizando el botón de Acciones:

149
Chapter 5 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén?

Para ver una lista de todas las transacciones relacionadas con el RA, seleccione
la opción de Listado de Transacciones.
Para ver o agregar archivos adjuntos, puede utilizar el menú de Acciones o la
pantalla de archivos Adjuntos, en el cuadro de diálogo.
Para crear una copia del RA, seleccione la opción Crear Copia.
Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa
y usted no quiere que se vea través de LiveTrack), seleccione la opción: Excluir
del Seguimiento.
Para enviar el RA a otro usuario en Magaya Network, haga clic en la opción
Enviar A. Esto abre el mismo cuadro de diálogo que al hacer clic en el botón de
Enviar.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción:
Seleccionar Plantilla. La plantilla de “Recibo de Almacén Detallado” muestra
más información acerca de cada producto. La plantilla de “Guía Expreso” es
para los correos que utilizan el RA como una carta de porte. Asegúrese de
vincular la plantilla a la transacción actual haciendo clic en esta opción.
Para ver el historial del RA (como por ejemplo una Orden de Recogida para
esta carga), seleccione la opción: Historia. Un cuadro de diálogo se abrirá,
enumerando todas las transacciones relacionadas con esta carga.
Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la
Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El
botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botón Atrás.
El software de Magaya le ofrece la opción de crear un RA a partir de una Orden
de Recogida. Si usted recogió la carga y tiene una Orden de Recogida creada en
el software Magaya, puede transferir la información de la orden de recogida de
forma automática al RA. Para ello, vaya al documento de Orden de Recogida y
haga clic en la flecha al lado del botón de Acciones.
La vista de lista del RA también tiene un botón de Acciones con opciones adicio-
nales: Reportes, Ir al Documento, Imprimir en Lote, Configurar Columnas,
Importar, Exportar y Estadísticas.
Puede agregar columnas a la vista de lista y guardar dicha vista. Para obtener
más información sobre cómo trabajar con la lista de RA, consulte el tema,
“Trabajar con Vistas de Documentos y Listas”::
https://knowledge.magaya.com/#/article/2_work_document_and_list/ES

150
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? Chapter 5

Imprimir Etiquetas

Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y selec-

cione Imprimir Etiquetas.
El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas:

• Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora.

• Cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.

151
Chapter 5 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén?

Panel de Detalles

En la lista de RA, haga clic en el botón “Detalles” para abrir un nuevo panel.

En este panel, seleccionar los elementos de la lista desplegable para ver.

El botón de Detalles está disponible en todas las listas. Opciones en el menú son:
• Eventos: Ver Eventos añadidos
• HTML: Muestra el RA igual que en LiveTrack
• Cargos: Haga clic derecho en un cargo para verla
• Listado de Transacciones: Muestra los cargos generados, tales como las
facturas de cobro y de pago

152
Chapter 6 Órdenes de Recolección Introducción

Capítulo 6: Órdenes de Recolección

Introducción a las Órdenes de Recolección (Órdenes de

Recogida)

Una Orden de Recogida (Órdenes de Recolección) es un documento que

describe los términos para la entrega de bienes de un lugar, como por ejemplo
de un proveedor, a su almacén.
La Orden de Recogida especifica la ubicación de la recogida, identifica a la
compañía que recogerá y entregará la carga, la ubicación en la que el carga-
mento será entregado, los cargos aplicables, y las dimensiones y la descripción
de la carga.
Cuando un cliente te llama y pide que recoger su carga y llevarla a su almacén o
entregarla directamente (sin pasar por su almacén), se creará una Orden de
Recogida.

153
Órdenes de Recolección Introducción Chapter 6

Las Órdenes de Recogida se localizan en la carpeta de Almacenaje. Usted puede

ver las Órdenes de Recogida en forma de lista o en forma de documento.

Ver también:

Ver también:
https://knowledge.magaya.com/#/article/ordenes_de_recoleccion/ES

154
Chapter 6 Órdenes de Recolección

Órdenes de Recolección

Órdenes de Recolección: Introducción & Video

Una Orden de Recolección (recogida) es un documento que describe los

términos para la entrega de bienes de un lugar, como por ejemplo de un prov-
eedor, a su almacén.
Video (reflejos) 3 minutes:
https://vimeo.com/254324739
Video tutorial (11:24):
https://youtu.be/eNJF5gD6Y28

Órdenes de Recolección: la pestaña General

Vaya a la carpeta de Almacenaje en el lado izquierdo del Magaya Explorer y

haga clic en Orden de Recolección (o en la Lista de Órdenes de Recolección).

155
Órdenes de Recolección Chapter 6

Haga clic en el botón de Agregar (Adicionar) en la barra de herramientas.

Aparecerá un cuadro de dialogo para la Orden de Recolección.

En la pestaña General, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:
• El sistema le asignará un número de Orden de Recolección
• El nombre del empleado se rellena automáticamente (en función de quién
está conectado).
• Emitido Por se rellena de forma automática (esta es la empresa que emite
la orden de recoleccion; Si usted es el agente de carga, el proveedor de
logística, o el NVOCC, entonces el nombre de su empresa aparecerá aquí.
Usted puede cambiarlo si está recibiendo la carga a nombre del agente).
• Introduzca la fecha para la recogida y la entrega de los artículos.
• Seleccione el agente de destino en el menú desplegable. Si se agrega el
nombre del agente de destino aquí, podrá ver la transacción con LiveTrack
Magaya y el seguimiento de las transacciones.Haga clic en la siguiente
pestaña.

156
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña Expedidor

En la pestaña Expedidor, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Seleccione el nombre del remitente. (El remitente es la persona que quiere

la carga transportada, como por ejemplo el fabricante, el proveedor o el
comprador).
2) La dirección del remitente se rellenan automáticamente. Para cambiar la
dirección para esta orden de recogida, haga clic en el botón de Cambiar. Si
la ubicación del expedidor es el lugar de recogida, haga clic en el botón de
Copiar y la dirección se completará de forma automática en el campo de
Ubicación de recoleccion.
3) Seleccione la ubicación de la recoleccion. (Si la dirección del expedidor y
la dirección de recogida es la misma, haga clic en el botón de Copiar en el
centro. La dirección se rellenan automáticamente).

157
Órdenes de Recolección Chapter 6

4) Haga clic en el menú desplegable de “Lugar” para seleccionar la ciudad de

la recogida (opcional).
5) Utilice la X roja para borrar un lugar. El campo Lugar se utiliza si usted
tiene tarifas definidas en el sistema por código postal y desea que el envío
por tierra se genere de forma automática usando esa tarifa. Esta lista se
obtiene de la lista de Puertos. Si el lugar (puerto) que usted necesita no está
visible, agréguelo usando el menú desplegable para el campo haciendo clic
en el signo de más en la barra de herramientas desplegable. Seleccione de
la lista de puertos o agregue manualmente un puerto. Para definir una
zona de código postal, también utilice la lista de Puertos > Acciones >
Definición de Zonas. También tendrá que crear la tarifa y automatizar el
cargo en ese cuadro de diálogo de Productos y Servicios.
Haga clic en la siguiente pestaña.

158
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña Consignatario

En la pestaña Consignatario, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Seleccione el nombre del consignatario (quien recibe los bienes en última

instancia - si sabe esto ahora. Si va a enviar las mercancías a su almacén,
entonces usted es el consignatario).
2) Seleccione el lugar de entrega.
3) Cambie la dirección si es necesario. El código postal es utilizado por el
sistema para calcular los cargos por transporte, si tiene los cargos config-
urados.
4) Haga clic en el menú desplegable de “Lugar” para seleccionar la ciudad de
la entrega (opcional).
5) Utilice la X roja para borrar un lugar. Esta lista saca de la lista de puertos.
Si el lugar (puerto) que usted necesita no está visible, agregue uno usando

159
Órdenes de Recolección Chapter 6

el menú desplegable del campo haciendo clic en el signo de más en la barra

de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o agregue
manualmente un puerto. Asegúrese de que el puerto cuenta con el modo
de transporte que usted necesita.
Haga clic en la siguiente pestaña.

la pestaña Proveedor

En la pestaña Proveedor, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Seleccione el proveedor (este puede ser el mismo que el expedidor).

2) Introduzca el número de factura y el número de orden de compra. Estos
son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que son utilizados
como números de referencia por los clientes.

160
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña Transportistas

En la pestaña Transportistas, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Si usted no es el transportista, seleccione el transportista terrestre (El

transportista doméstico es por lo general una empresa de transporte por
tierra).
2) Seleccione el transportista principal (si la carga es enviada por mar
después de la recogida, el transportista principal será el transportista marí-
timo).
3) Introduzca el número de PRO (opcional). El número PRO es un “número
progresivo”, un número secuencial utilizado por las empresas de trans-
porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de carga.
4) Escriba el nombre del conductor y número de licencia (opcional).
5) Introduzca el número de seguimiento del transportista, si tienen uno.

161
Órdenes de Recolección Chapter 6

6) Introduzca la dirección de retorno.

7) Escriba el numero de reservación.

162
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña de Productos

En la pestaña de Productos, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Introduzca los detalles de las mercancías (carga) utilizando el botón de

Adicionar. Un nuevo cuadro de diálogo se abre. Cada producto se añade

163
Órdenes de Recolección Chapter 6

a la tabla en la pestaña de Productos.

164
Chapter 6 Órdenes de Recolección

2) Si necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de "Adic. Cont.".

3) Para más detalles sobre la adición de productos y el uso de la pestaña de

Productos, consulte “Productos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/commodities_tab/ES
Haga clic en la siguiente pestaña.

165
Órdenes de Recolección Chapter 6

la pestaña de Cargos

En la pestaña de Cargos, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) Los cargos consignados en la pestaña de cargos se integran en el sistema

de contabilidad en el Magaya Explorer y aparecerá en las Facturas de Pago,
de Cobro, etc.
2) Para agregar un cargo, haga clic en el botón de Adicionar y seleccione un
tipo de cargo.
3) Introduzca la información en el nuevo cuadro de diálogo.
4) Como el modo de transporte es terrestre, el tipo de Ingreso por Flete y
Gasto por Flete será terrestre. Para las entregas locales, es frecuente el flete
terrestre.
Para obtener más información sobre la adición de cargos y el uso de la
pestaña de cargos, consulte “Cargos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/charges_tab/ES

166
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña de Eventos

En la pestaña de Eventos, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

1) La pestaña de Eventos se utiliza para enumerar los eventos relacionados

con la Orden de recoleccion.
2) Los campos de esta pestaña son opcionales. Para obtener más información
sobre la pestaña de Eventos, consulte el tema “Eventos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/events/ES

167
Órdenes de Recolección Chapter 6

la pestaña de Adjuntos

En la pestaña de Adjuntos, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

La pestaña de Adjuntos se utiliza para agregar cualquier fotografía o documento

a la orden de recoleccion. Esta pestaña es opcional. Para obtener más infor-
mación acerca de cómo adjuntar archivos, vea el tema “Archivos adjuntos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/attachments/ES

168
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña de Entrega

En la pestaña de Entrega, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

Haga clic en la casilla de verificación de Información de Entrega para habilitar

los campos si desea una prueba de entrega: Fecha y hora de entrega, quién recibe
la entrega, y cualquier comentario (Se utiliza cuando el destinatario no es su
almacén).
Haga clic en la siguiente pestaña.

169
Órdenes de Recolección Chapter 6

la pestaña de Notas

En la pestaña de Notas, escriba la información que necesita de la siguiente

manera:

La pestaña de Notas se utiliza para añadir notas o cláusulas a su Orden de recol-

eccion. Estas notas serán visibles para el cliente. Esta pestaña es opcional.

170
Chapter 6 Órdenes de Recolección

la pestaña de Notas Internas

En la pestaña de Notas Internas, escriba la información que necesita de la sigui-

ente manera:

La pestaña de Notas Internas se utiliza para añadir notas para uso interno
dentro de su empresa.
Estas no aparecerán en la Orden de recoleccion y no serán visibles para el cliente
o el transportista. Esta pestaña es opcional. Para obtener más información sobre
cómo añadir notas internas, consulte el tema la tema “Notas y Notas Internas:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/notes_and_internal_notes/ES

171
Órdenes de Recolección Chapter 6

Finalizar

Cuando haya terminado de ingresar la información, haga clic en el botón de

Aceptar en el cuadro de diálogo de la Orden de recoleccion.
El formulario de Orden de Recogida (Recoleccion) se rellenará automática-
mente. Verifique la información. Para realizar cambios, haga clic en el botón de
Editar.

Adicional relacionado recursos

Ver: Acciones: Orden de recoleccion & lista

http://knowledge.magaya.com/#/article/actions_pickup_orders/ES

172
Chapter 6 ¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección?

¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de

Recolección?

¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección?

Después de completar la Orden de Recolección (recogida), usted tiene muchas

opciones en el software Magaya. Puede imprimir la órdenes de recolección o
una etiqueta, enviarla por correo electrónico, hacer una copia, u otras opciones.

Buscar: Le da la opción de buscar por número de transacción con la función de

Búsqueda Rápida, o buscar por cualquier texto en un documento.
Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network. Ver:
http://knowledge.magaya.com/#/article/magaya_network/ES
Correo electrónico: Para el envío de documentos o enlaces de seguimiento a
través del correo electrónico.

Imprimir Etiquetas

Imprimir el documento o etiquetas: Mediante el uso de esta opción, las

etiquetas se pueden imprimir ahora y no tendrán que volver a imprimirse
cuando una Orden de recoleccion se convierte en un Recibo de Almacén.

173
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección? Chapter 6

Haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y seleccione “Imprimir

Etiquetas”:

El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas se abre:

• Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora.

• Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.

174
Chapter 6 ¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección?

Puede realizar las siguientes acciones desde la vista de documento de la Orden

de Recolección mediante el botón de Acciones:

Vea la Listado de Transacciones: Haga clic en el botón de Acciones y seleccione

Listado de Transacciones. Puede filtrar la lista para que sólo muestra las transac-
ciones que usted desea ver. Para más información sobre lo que puede hacer con
el Listado de Transacciones, tales como generación de operaciones contables,
véase la sección “Generar transacciones contablesa partir de Órdenes de Recol-
ección.”
Adjuntos: Para ver los adjuntos como fotografías o documentos que se
adjuntan a la orden de recoleccion, haga clic en el botón de Acciones y selec-
cione Adjuntos. Si un archivo adjunto fue agregado a un producto individual,
ver haciendo clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo. A continuación, haga
clic en la pestaña de Productos y abra el producto (artículo), seleccionándolo y
haciendo clic en el botón de Editar (También se puede ver en la lista de
Productos en la carpeta de Almacenaje).
Crear una copia: Haga clic para crear una copia de la Orden de recoleccion con
la misma información. Esto es útil si usted recoge el mismo tipo de carga desde
la misma ubicación o el mismo proveedor.
Crear Recibo de Almacén: Si la carga ha sido recogida y llevada al almacén, se
puede crear un Recibo de Almacén (RA) a partir de la Orden de recoleccion.
Toda la información de la orden de recogida será transferida automáticamente
a la RA. Usted puede editar la información como las dimensiones o el peso del
paquete.

175
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección? Chapter 6

Cuando se crea el RA a partir de la Orden de recoleccion, se abre un cuadro de

diálogo de los productos. Puede seleccionar toda la carga o algunas piezas:

En el cuadro de diálogo, puede seleccionar las columnas haciendo clic derecho

en un producto.
Para más información sobre la creación de Recibos de Almacén, vea el tema
“Crear un Recibo de Almacen”:
http://knowledge.magaya.com/#/article/create_wr2/ES
Para establecer un cargamento como “En Transito”, seleccione la opción:
Poner/Quitar en Tránsito.
Para establecer un cargamento como “Entregado”, seleccione la opción:
Poner/Quitar Entregado.
• Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la
opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado
anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualizar la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la
Lista de Productos.
Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento (si la
transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a través de Live-
Track), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento.
Historia: Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo
de Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia. Apare-
cerá un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas con
esta carga.
Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento,
seleccione la opción: Seleccionar Plantilla.
Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la
Historia. El botón de Ver abre el cuadro de diálogo para la transacción. El botón

176
Chapter 6 ¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección?

“Ir a” le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botón

Atrás.
Opciones adicionales también están disponibles desde la vista de Lista de
Órdenes de recoleccion. También puede hacer clic derecho en una Lista de
Órdenes de Recogida para acceder a un menú emergente de opciones.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con la vista de lista, consulte
el tema:
http://knowledge.magaya.com/#/article/2_work_document_and_list/ES

Generar Transacciones Contables de una Orden de Recolección

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables tales

como facturas de cobro basadas en información introducida en una Orden de
recoleccion.

177
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección? Chapter 6

Por ejemplo, cuando se introducen los cargos en la pestaña de cargos, los cargos
se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema contable) hasta que haga
clic en el botón de Generar o que sean liquidados. Entonces se “Cierra”.

Después de que los cargos son generados o liquidados, el sistema recogerá todos
los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los
cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para
cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable.
También puede crear las transacciones contables de la Orden de recoleccion
haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga
estos pasos:

178
Chapter 6 ¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección?

1. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. el

listado de Transacciones se abre.

2. En la lista de Transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la

opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Ver más detalles a continuación (Estas transacciones se proce-
sarán de inmediato, a diferencia de los cargos consignados en la pestaña de
Cargos).
Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes opera-
ciones contables directamente a partir de una orden de recogida mediante el
botón de Agregar en la parte inferior de la lista:
• Factura de Cobro: Puede crear una factura para la Orden de recoleccion
(También se pueden crear transacciones contables cuando se está en el
cuadro de diálogo de Orden de Recogida mediante el botón de Generar en
la pestaña de Cargos). Un ejemplo de las opciones para la creación de las
transacciones contables es la posibilidad de añadir los gastos de transporte
doméstico a una Orden de recoleccion mediante el uso del botón de
Añadir en el Listado de Transacciones en lugar de la pestaña de Cargos en
la Orden de recoleccion.
Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el
cuadro de diálogo de Orden de recoleccion o ir al documento (La pantalla
es similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de
Pago).

179
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recolección? Chapter 6

• Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un

reembolso a un cliente.
• Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que
usted tiene que pagar.
• Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un
proveedor y este le otorgó un crédito.
El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de
vincular la operación con una Facturas de Cobro o una Orden de recoleccion.
También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra
operación contable separada de la Orden de recoleccion, la puede vincular de
esta manera.
También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones.
Opciones adicionales: Puede enviar facturas de cobro a un sistema de pago en
línea, y el cliente puede pagar en línea en Magaya LiveTrack mediante tarjeta de
crédito o cheque bancario. Los clientes también pueden hacer pedidos en línea,
y recoger e imprimir sus propias etiquetas para las cajas con todos los detalles
de los artículos, asociados al código de barras. Para obtener más información,
consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.

180
Chapter 7 Entregas de Carga

Capítulo 7: Entregas de Carga

Introducción a las Entregas de Carga

Una Entrega de Carga es el documento utilizado para registrar “entradas y

salidas” para entregas locales. También se puede crear una Entrega de Carga
cuando un cliente envía su propio transporte para recoger la carga.
Una Entrega de Carga identifica el transportista, los cargos por servicio, y hace
una descripción de la carga. Si transporta mercancías a través de una frontera
internacional por camión, utilice el Asistente para Embarque Terrestre que le
ofrece funciones adicionales, tales como generación de documentos de Aduana.
Al crear una Entrega de Carga o un Embarque:
Si la carga que se mueve fuera del almacén requiere documentación adicional
(como un Conocimiento de Embarque o un Manifiesto de Carga), o si la carga
se consolidará, entonces utilice la función de embarque en Magaya Explorer en
lugar de crear una Entrega de Carga.

181
Entregas de Carga Chapter 7

Las Entregas de Carga se encuentran en la carpeta de Almacenaje (en Magaya

Supply Chain Solution):

Ver también:
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_cargo_release_crear_entre-
ga_de_carga_ES/ES

182
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

Crear una Entrega de Carga

7.2. Introducción: Crear una Entrega de Carga

Los siguientes pasos explican cómo crear una Entrega de Carga. El software
Magaya utiliza un asistente para ayudarle a crear una entrega de carga. Usted
puede regresar a una pantalla anterior en el asistente, según sea necesario.

7.2. Procedimiento Paso a Paso

Paso a Paso:
1) Haga clic en la subcarpeta de Entrega de Carga (o en la Lista de Entregas
de Carga) en la carpeta de Almacenaje.
2) Haga clic en el botón de Agregar de la barra de herramientas. Se abre un
asistente. La información que introduzca en el asistente se convierte

183
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

automáticamente en el documento de Entrega de Carga. Usted no tiene

que escribir un documento cada vez.

3) Revise la información enla pantalla de Información General y haga los

cambios necesarios. Los siguientes campos se rellenan automáticamente:
el número de entrega, hora, fecha, empleado, y emitido por (el valor

184
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

predeterminado es su empresa). El campo de “Entregado a” es para el

destinatario final.

4) Haga clic en el botón Siguiente (Next). En la pantalla del Transportista:

185
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

• Haga clic en la lista desplegable para seleccionar la compañía que

está sacando la carga del almacén.

• Introduzca el número PRO (opcional). El número PRO es un

“número progresivo”, un número secuencial utilizado por las
empresas de transporte para identificar y dar seguimiento a facturas
de transporte de carga.
• Introduzca la información en los otros campos según sea necesario
(Estos son opcionales).
Haga clic en el botón Siguiente (Next).
5) El asistente abre la pantalla de Productos, mostrando los artículos en el
almacén. Puede seleccionar la carga a entregar haciendo clic en uno de los
botones en la parte superior de la lista de carga: Almacén, Inventario,
Localizaciones, Compras, Ventas o Escáner (en Magaya Supply Chain
Solution):

186
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

• Haga clic en el “Almacén” si desea enviar carga conforme la recibió

(según Recibo de Almacén).

187
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

• Haga clic en el “Inventario” si usted va a enviar por números de

parte.

Para buscar por inventario, haga clic en el botón de Buscar y selec-

cione buscar por número o texto. También puede hacer clic en el
botón de Filtrar para ver sólo los artículos que usted elija.

Para ver un RA, selecciónelo y haga clic en el botón de Ver. Se abre

el cuadro de diálogo del RA.

188
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

• Haga clic en “Localizaciones” para cargar desde las localizaciones en

el almacén.

Para elegir las columnas que se muestran en la pantalla, haga clic en

el botón de Configurar y seleccione una opción.

189
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

• En Magaya Supply Chain Solution and Distribution System: Haga

clic en “Compras” para incluir los artículos de Órdenes de Compra,
o haga clic en “Ventas” para seleccionar los artículos de
Pedidos.Haga clic en la opción de “Escáner” si utiliza un escáner
para digitalizar los códigos de barras de los paquetes (Los códigos de
barras son los que se crean cuando se recibe la carga y se imprimen
las etiquetas. El lector introduce los números de código de barras en
la Entrega de Carga. Para utilizar esta opción, el sistema debe tener
el módulo de extensión Magaya Bar Code activado).
Si desea hacer un envío parcial de la carga, seleccione el artículo de la lista
y haga clic en el botón de piezas. Introduzca el número de piezas. Parte de
la casilla que aparece junto al artículo estará sombreada, lo que indica que
solo parte del inventario fue entregado. Para incluir toda la carga en una
entrega, haga clic en la casilla situada junto al artículo. El cuadro completo
será sombreado.

6) Haga clic en el botón de Finalizar. Los registros de inventario en la base de

datos Magaya se actualizan de acuerdo a los artículos que acaba de

190
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

entregar. Usted puede imprimir o enviar la entrega por correo electrónico,

según sea necesario. También puede imprimir etiquetas.

7.2. Editar una Entrega de Carga

Para realizar cambios en una Entrega de Carga, siga los siguientes pasos. La
información introducida en el asistente de Entrega de Carga se mostrará en el
cuadro de diálogo.
Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre. La pestaña
General y la de Transportista en el cuadro de diálogo son iguales a las del asis-
tente. En la pestaña de Productos, aparecerá una lista de la carga que ha intro-
ducido. Modifique la información de estas pestaña según requiera.

191
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

7.2. Cargos

Cargos: Para agregar cargos a la Entrega de Carga, utilice la pestaña de Cargos.

También se pueden generar las operaciones contables desde la pestaña de
Cargos.

Para obtener más información, consulte el tema “Cargos”:

https://knowledge.magaya.com/#/article/charges_tab/ES

7.2. Eventos

Eventos: Para agregar eventos, utilice la pestaña de Eventos. Para obtener más
información, consulte el tema “Eventos”:
https://knowledge.magaya.com/#/article/events/ES

192
Chapter 7 Crear una Entrega de Carga

7.2. Entrega

Entrega: Fechea, etc.

Ver también:
Final Mile App:
https://knowledge.magaya.com/#/article/final_mile_getting_started/EN

193
Crear una Entrega de Carga Chapter 7

7.2. Adjuntos

Adjuntos:

Ver también:
Binder:
https://knowledge.magaya.com/#/article/binder_app/EN
Magaya Dimensioner Scale System:
https://knowledge.magaya.com/#/article/Dimensioner/EN

194
Chapter 7 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga?

¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega

de Carga?
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga?
En este tema se explica cómo generar transacciones contables y otras acciones
que se pueden realizar desde una Entrega de Carga.

Crear una Entrega de Carga:

https://knowledge.magaya.com/#/article/create_cargo_release2/ES

Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como

por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras opera-
ciones, tales como Entregas de Carga.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una
transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de
Cargos, los cargos se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema
contable) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados.
Hasta entonces son “Procesados”.

195
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? Chapter 7

Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos
los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los
cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para
cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable.
También puede crear las transacciones contables de la Entrega de Carga haci-
endo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos
pasos:
1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones.
el listado de Transacciones se abre.
2) Haga clic en el botón de Acciones en ese listado y seleccione una opción:
Vincular Facturas de Cobro, Vincular Factura de Pago, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Estas operaciones se publicarán de inmediato a diferencia
de los cargos consignados en la pestaña de Cargos.
Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes opera-
ciones contables directamente a partir de una Entrega de Carga mediante el
botón de Adicionar (Agregar):
• Factura de Cobro: Puede crear una factura de cobro para la Entrega de
Carga. (También puede crear transacciones contables cuando está en el
cuadro de diálogo de la Entrega de Carga usando el botón de Generar en
la pestaña de Cargos).
Un ejemplo de las opciones para la creación de transacciones contables es
la posibilidad de añadir cargos de flete doméstico a una Entrega de Carga
mediante el uso del botón de “Añadir” del Listado de Transacciones en

196
Chapter 7 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga?

lugar de la pestaña de Cargos en la Entrega de Carga. Esta es la pantalla de

la factura de cobro:

Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el
cuadro de diálogo de Entrega de Carga o ir al documento (La pantalla es
similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de
Pago).
• Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un
reembolso a un cliente.
• Factura de Pago: Agregue una Factura de Pago de lo que usted tiene que
pagar.
• Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un
proveedor y este le otorgó un crédito.
El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de
vincular la operación con una Factura de Pago o una Entrega de Carga.
También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra
operación contable separada de la Entrega de Carga, la puede vincular de esta
manera.
También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones.

197
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? Chapter 7

Otras acciones

Usted puede realizar otras acciones desde el botón de Acciones de la Entrega de

Carga. Haga clic en el botón al lado de el botón de Acciones para acceder al
menú emergente:

Cuando carga sale de su almacén, márquela como “En Transito”, seleccio-

nando la opción: Poner/Quitar en Tránsito.
Cuando carga llega de su destinatario final, márquela como “Entregado”, selec-
cionando la opción: Poner/Quitar Entregado.
• Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la
opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado
anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualice la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la
Lista de Productos.

198
Chapter 7 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga?

Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa

y usted no quiere que se vea través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción:
Excluir del Seguimiento.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción:
Seleccionar Plantilla. Algunas de las diferentes plantillas incluyen:

• La plantilla predeterminada para Entrega de Carga

• Distribución de la Entrega de Carga (Resumido por localizaciones):
Muestra los artículos agrupados por número de parte para cada local-
ización diferente
• Distribución de la Entrega de Carga (Resumida): Muestra los artículos
agrupados por número de parte
• Entrega de Carga Ordenada por Índice de Artículo: Muestra elementos
ordenados según el orden en que el usuario los puso
Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo de
Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia. Aparecerá

199
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? Chapter 7

un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas con esta

carga.

Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la

Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El
botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botón Atrás.
Para cancelar una Entrega de Carga (o cualquier otra transacción), elimínela.
Todos los artículos de esa Entrega de Carga regresarán a su base de datos. El
registro de la cancelación/eliminación se mantiene en la Registro de Transac-
ciones (en el menú superior, vaya a Opciones).

200
Chapter 7 ¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga?

Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga

Para verificar los artículos de una lista de empaque en una Entrega de Carga,
siga estos pasos:

Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Verificar Lista de Embalaje”. Se

abre una pantalla:

Los artículos que deben verificarse aparecen en la mitad superior de la pantalla

Lista de Embalaje. Escanee los artículos. Conforme se escanean los artículos,
aparecerán en la mitad inferior de la pantalla.

201
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? Chapter 7

Para introducir un código de barras de forma manual, haga clic en “Digitar

Código” y escriba el número de código de barras. Para crear un reporte o reini-
ciar la cuenta, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción necesaria.

202
Chapter 8 Introducción a la Lista de Productos

Capítulo 8: Introducción a la Lista de Productos

Introducción a la Lista de Productos

La Lista de Productos muestra todos los productos que ha gestionado, como

carga, productos de inventario, vehículos, y más.
Los elementos de la Lista de Productos muestran actualizaciones de cantidades
en tiempo real.

Las columnas de la lista también aparecen en la pestaña Productos de un Recibo

de Almacén, una Orden de Recolección o una Entrega de Carga. Para cambiar
las columnas de la lista, diríjase al botón Acciones y seleccione “Elegir
Columnas.”

Video

Ver un video sobre la creación de reportes en Magaya:

https://www.youtube.com/embed/cIIF0dTcFqc

203
Introducción a la Lista de Productos Chapter 8

Reportes desde la Lista de Productos

Si necesita un reporte sobre los productos que su empresa ha gestionado, use la

Lista de Productos de la carpeta Almacenaje. Esta lista muestra el estado de los
productos, por ejemplo, En Almacén, En Tránsito o Entregado, para cualquier
rango de fecha seleccionado.
Pasos:
1) Diríjase a la carpeta Almacenaje y haga clic en la Lista de Productos.

Nota: Lo que vea en la Lista de Productos puede variar según los permisos
disponibles y el producto de software de Magaya instalado.

204
Chapter 8 Introducción a la Lista de Productos

2) Haga clic en el botón Acciones y seleccione “Reportes.” Puede seleccionar

entre diferentes opciones de reportes, por ejemplo, por expedidor, por
localización de almacén, por número de pieza, etc.
Lista de Contenedores: también existe una opción para ver todos los
contenedores que tenga en almacén (no incluye contenedores agregados a
embarques).
Opciones incluidas:
• Para enviar un reporte por correo electrónico, haga clic en el botón
Correo Electrónico del menú que se encuentra en la parte superior.
• Para guardar el reporte en Magaya Explorer, haga clic en el botón
Acciones y seleccione Guardar Reporte.
• Para guardar el reporte en su computadora (o en otra computadora
de la red), haga clic en el botón Acciones y seleccione Exportar.

Otros tipos de reportes

A continuación se describen diferentes tipos de reportes que se pueden crear

desde la Lista de Productos:
• Reporte para ver dónde están los productos y su localización anterior.
• Reporte para ver números de pieza.
• Reporte para ver todos los productos con un código de exportación espe-
cífico o con clasificación de producto Schedule B.
• Reporte para ver la fecha de entrada a aduana de los productos, a fin de
poder responder las preguntas de aduana rápidamente.
Reportes para responder preguntas sobre su empresa, como por ejemplo:
• ¿Qué productos se incluyeron en qué embarque?
• ¿Qué productos envía más a menudo y a qué puerto de destino?
• ¿Qué división de su empresa está manejando la mayor carga y de qué tipo?
Reportes de carga y productos adicionales:
Para ver más reportes sobre productos, diríjase nuevamente a la carpeta
Contabilidad > Productos y Servicios > botón Acciones.
También puede dirigirse a la carpeta Almacenaje > Definiciones de Productos
de Inventario > botón Acciones, para ver "Reportes de Entrada y Salida:"

205
Introducción a la Lista de Productos Chapter 8

http://knowledge.magaya.com/#/article/reports_in_and_out_cargo

206
Chapter 8 Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer

Buscar: Cómo Encontrar Productos en el

Magaya Explorer

Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer

Buscar opciones: Si necesita hallar productos en el sistema Magaya, utilice el

botón Buscar o Filtrar en la Lista de Productos. Para ver los detalles de un
producto, haga clic en el botón de “Detalles”.

Buscar

Haga clic en el botón de “Buscar” (en la barra de herramientas superior). Un

cuadro de diálogo de búsqueda se abre.

En el menú desplegable de “Tipo de Búsqueda” seleccione "Producto”.

Establezca el rango de fechas.
Seleccione para encontrar ya sea por número de transacción o por texto.
Ingrese el número o el texto en el campo debajo de los botones de radio de
“Buscar por”.

207
Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer Chapter 8

Por ejemplo: Si introduce texto, puede introducir texto parcial. Por ejemplo, si
usted está buscando las computadoras Dell que procesó hace un mes, establezca
el intervalo de fechas e ingrese la palabra: Dell.

Si ingresa la palabra: computadoras, la lista mostrará todos las computadoras

que procesó, no sólo las de marca Dell. Así que si usted procesa la carga de más
de un fabricante, introduzca el nombre del fabricante.
Busqueda Rapida:

208
Chapter 8 Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer

Buscar entidad:

Buscar VIN:

209
Buscar: Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer Chapter 8

Filtrar: Lista de Productos (ejemplo)

Para ver la lista de productos de acuerdo a ciertos criterios, utilice el botón de

Filtrar. El botón de Filtrar tiene dos opciones:

• Estándar: Este filtro tiene un pequeño conjunto de criterios para filtrar la

lista, como por número de Orden de Compra, número de Recibo de
Almacén (RA), por el número de parte, el puerto, el consignatario, y otros.
• Avanzado: Este filtro tiene muchas opciones para el filtrado de la
lista.Para filtrar por fecha solamente, utilice las opciones de intervalo de
fechas en la parte superior de la lista.
Ver también:
https://knowledge.magaya.com/#/article/2_work_document_and_list/ES

210
Sección 3: Embarques

209
Chapter 9 Capítulo 9: Cotizaciones

Capítulo 9: Cotizaciones

9.1. Introducción

Una Cotización es el precio de flete que se le da a un cliente que quiere enviar

productos. Los gastos de transporte se basan en la cantidad a ser enviada,
distancia, peso, volumen y modo de transporte (si los bienes serán enviados por
aire, mar o tierra).
La lista y documentos de Cotizaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Cotizaciones en Magaya Explorer:

210
Chapter 9 Crear una Cotización de Carga

Crear una Cotización de Carga

Introducción: Cotizaciones

La transacción de Cotización de Carga incluye los productos, los detalles de

rutas, y los gastos de transporte.

Video

Exportar: Cotizaciones video (3:38 minutos)

https://vimeo.com/254323539

Pasos

1) Haga clic en el botón de “Adicionar”.

Un cuadro de diálogo se abre. Introduzca los detalles de esta cotización de

carga.

211
Crear una Cotización de Carga Chapter 9

2) Pestaña General: (screenshot Magaya version 11+)

El estado de la cotización seguirá siendo "Vacío" hasta después de agregar

la carga y hacer clic en el botón de Aceptar. Rellene tantas pestañas como
sea necesario.
• El Número de Cotización se rellena automáticamente. Para config-
urar la numeración, vaya a Mantenimiento > Configuración >
Números de Documentos.
• Seleccione el nombre del cliente en el campo Nombre del Contacto.
Si existe una dirección en el perfil del Cliente, se mostrará aquí
automáticamente.
• Introduzca la descripción de la carga. (Esto es opcional pero
recomendable).

212
Chapter 9 Crear una Cotización de Carga

• Seleccione el modo de transportación en el menú desplegable. Si

usted no selecciona un modo, no será capaz de añadir gastos de
transporte.
• El botón (con los tres puntos) al lado del campo de descripción se
puede utilizar para agregar una cláusula preestablecida a la
cotización.
3) Adicionar Productos:
• Haga clic en el botón de “Adicionar” para añadir carga en el cuadro
de diálogo de productos. El estado de los artículos es "En Cotización"
cuando se crea la Cotización.
Conforme se agregan productos, el peso total y el volumen se actu-
aliza en la ficha.

213
Crear una Cotización de Carga Chapter 9

• Para agregar un contenedor, haga clic en “Cnt/Pqt”. Introduzca los

detalles en el cuadro de diálogo.

214
Chapter 9 Crear una Cotización de Carga

4) Pestaña de Ruta:

• Seleccione el puerto de origen en el menú desplegable.

• Seleccione el puerto de destino en el menú desplegable.

215
Crear una Cotización de Carga Chapter 9

5) Pestaña de Cargos:

Agregue cargos por transporte de la carga, documentación, etc. según sea

necesario.
Opciones:
Haga clic en la pestaña de Adjuntos si requiere agregar fotografías o docu-
mentos a la cotización. Para obtener más información acerca de cómo agregar
archivos adjuntos, vea el tema “Archivosadjuntos”.
Haga clic en las pestañas de Notas y/o de Notas Internas para añadir notas, cláu-
sulas, etc. Las Notas Internas no son visibles para los clientes. Más detalles están
disponibles en los temas sobre “Notas y Notas Internas”.
Ver Detalles: Al ver la lista de Cotizaciones, puede ver los detalles de cualquier
cotización haciendo clic en el botón “Detalles”. Del panel que se abre, seleccione
una opción de detalle de la lista desplegable.

Adicional relacionado recursos

Acciones para Cotizaciones:

216
Chapter 9 Crear una Cotización de Carga

http://knowledge.magaya.com/#/article/quotation_actions/ES

217
Chapter 9 Acciones para Cotizaciones

Acciones para Cotizaciones

Introducción: Acciones para Cotizaciones

Después de crear una Cotización y de que el cliente la acepte, puede transferir la

información en la Cotización de forma automática para crear las siguientes
transacciones, haciendo clic en la flecha al lado del botón de Acciones y selec-
cionando la opción del menú:
• Reservación
• Recibos de Almacén
• Orden de Recogida
• Embarque
• Factura de Cobro
Este menú de Acciones está disponible en la vista del documento, la vista de
lista, o seleccionando una cotización en la vista de lista y haciendo clic derecho

218
Acciones para Cotizaciones Chapter 9

sobre ella. Opciones adicionales están disponibles en la vista de lista, como por
ejemplo los Reportes.

Otras acciones que se pueden realizar con una Cotización son los siguientes:
• Marcar esta cotización como perdida: Utilice esta opción si el cliente no
acepta una Cotización abierta. Si una cotización se establece como
perdida, una marca de verificación aparece al lado de esta cotización en las
opciones del botón de Acciones. El estado de la cotización pasa a ser
“Perdida” y el icono se vuelve rojo. Para recuperar una cotización perdida,
haga clic en la opción en el botón de Acciones. La marca de verificación
será eliminada y se actualizará el estado.
• Para ver el historial de la Cotización, seleccione la opción: Historia.
Aparecerá un cuadro de diálogo, indicando todas las transacciones rela-
cionadas con esta cotización. Si se crea una reservación o cualquier otra
transacción para esta cotización, aparecerá en la lista de Historial.
• Encuestar Tarifas: Esta opción le permite ejecutar una consulta de todos
las tarifas de venta en su sistema para ver los mejores precios. Vea la
sección “Encuesta de Tarifas” para más detalles.
• Mostrar Elemento Relacionado: Esto le llevará a la siguiente transacción
creada a partir de esta Cotización. Por ejemplo, si crea un Recibo de
Almacén (RA) a partir de esta cotización, haga clic en esta opción desde el
botón de Acciones y lo llevará ese RA.

219
Chapter 9 Acciones para Cotizaciones

• Importar o exportar datos de la Lista de Cotizaciones: Usted puede

importar información al Magaya Explorer o exportar datos en XML, PDF
o CSV. Se abre un cuadro de diálogo con opciones.
• Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la
opción: Seleccionar Plantilla (esta opción sólo está disponible en la vista
de documento). Por ejemplo, la plantilla “Cotización con Impuestos” se
utiliza para mostrar los impuestos para cada cargo.
• También puede imprimir, imprimir en lote, copiar o enviar por correo
electrónico una Cotización.
• Reportes: Se pueden crear reportes acerca de las cotizaciones seleccio-
nando la opción en el botón de Acciones cuando se encuentre en la vista
de Lista de Cotizaciones (no a la vista del documento).

Filtrar la Lista de Cotizaciones: El botón de Filtrar le permite seleccionar cómo

quiere ver la información en una lista. Por ejemplo, usted puede querer ver sólo

220
Acciones para Cotizaciones Chapter 9

las transacciones de la semana pasada o las operaciones para un determinado

cliente o destino. El botón de Filtrar tiene dos opciones: Estándar y Avanzado.

Encuestar Tarifas

Para acceder a la función de “Encuestar Tarifas”, haga clic en el botón de

Acciones en la vista del documento de Cotización o en la vista de lista. El cuadro
de diálogo de Encuestar Tarifas de Venta: (en Magaya version 11+) “simple”

221
Chapter 9 Acciones para Cotizaciones

Avanzada:

1) Escriba un nombre de Cliente (opcional).

2) Seleccione una Clase de Servicio, como el Servicio de Flete Marítimo.
3) Introduzca el origen y destino en el cuadro de diálogo de Encuestar.
4) Haga clic en Consultar (o provea más detalles como el peso o tipo de
producto).

222
Acciones para Cotizaciones Chapter 9

Resultados: Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la parte inferior de

la pantalla, mostrando las tarifas que se introducen en el sistema Magaya:

La mejor opción será marcada. Estas tarifas se extraen de las tarifas inscritas en
la carpeta de Contabilidad > Tarifas.
Para crear una Cotización con esta tarifa:
1) Seleccione el Cliente (si el campo está en blanco).
2) Haga clic en “Crear Cotización”.
La información sobre el cliente y la tarifa será automáticamente incluida
en el cuadro de diálogo de la Cotización. Haga los cambios necesarios y
haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Nota: Su última consulta se guardará para que no tenga que volver a introducir
los datos para buscar esa información la próxima vez que abra el cuadro de
diálogo de Encuestar Tarifas.
El cuadro de diálogo de Encuestar Tarifas se puede mover a un lado para que
pueda trabajar en la pantalla y hacer clic en diferentes funciones de su Magaya
Explorer, sin perder la pantalla de Encuestar Tarifas.

223
Chapter 10 Reservacions

Capítulo 10: Reservacions y Viajes

Introducción: Reservacions

Una reservación es un pedido anticipado hecho por su empresa (por ejemplo,

un agente de carga, una naviera, o un transportista) a nombre de su cliente (por
ejemplo, el expedidor o consignatario) para mover la carga.
Las Reservaciones se pueden crear para embarques aéreos, marítimos y terres-
tres, tanto de importación como de exportación.
Una reservación revisa su Programación de Viajes en Magaya Explorer para
comprobar si hay espacio disponible en un contenedor o en un buque (avión o
camión) para la carga de su cliente.
La lista y documentos de Reservaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Reservaciones en Magaya Explorer:

Hay dos formas de crear reservaciones en Magaya Explorer:

224
Reservacions Chapter 10

• Reservación Rápida: La función de reservación rápida se utiliza con

frecuencia debido a que tiene sólo los campos necesarios para completar
su reservación. Los campos de reservación rápida se pueden llenar rápid-
amente, por ejemplo mientras está hablando por teléfono con el cliente
que está solicitando la reservación.
• Reserva Estándar: La función de reservación estándar ofrece más campos
para que pueda introducir información adicional sobre la reservación.
Tiene mucha de la misma información que se encuentra en la caja de
diálogo de Embarque. Toda la información que usted ingresa en la reser-
vación se puede convertir en un embarque o en cualquier otra transacción.
Para obtener más información, consulte el tema “Embarques”.
También puede ofrecer a sus clientes la opción de realizar reservas en línea utili-
zando Magaya LiveTrack. Ellos pueden enviar solicitudes de reservación aérea,
marítima y terrestre. Puede enlazar las solicitudes con viajes que ha registrado
en su Programación de Viajes, o configurar el sistema para que acepte todas las
solicitudes, independientemente del origen y el destino solicitado. Para obtener
más información, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya,
el capítulo 5 “Magaya LiveTrack”.

Video:

Exportar: Reservaciones video (3:45 minutos)

https://vimeo.com/252185191

Cómo Crear una Reservación Rápida

Las siguientes instrucciones explican cómo usar la función de Reservación

Rápida en su Magaya Explorer para crear una Reservación Marítima.
Configure su sistema para usar el método de Reservaciones Rápidas, vaya al
botón de Acciones y seleccione “Usar Entrada Rápida de Reservaciones”. Sólo

225
Chapter 10 Reservacions

tendrá que hacer esto una vez, y su sistema siempre utilizará Reservaciones
Rápidas hasta que desactive la opción.

226
Reservacions Chapter 10

Procedimiento Paso a Paso:

1) Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Reservación Marítima de
Exportación” (o Reservación Marítima de Importación). El asistente de
reservación se abre:

• El Número de Referencia es el Número de Reservación para su

cliente. Este se rellena automáticamente (Para configurar sus
números de documentos, vaya a Mantenimiento > Configuración).
• El Empleado y la Fecha de Creación se rellenan automáticamente.
(Se pueden cambiar con el menú desplegable).
• Seleccione el Cliente (Quien hace la reservación con usted) del menú
desplegable (La dirección se rellena de forma automática si la tiene

227
Chapter 10 Reservacions

configurado en el perfil del cliente. Para cambiar la dirección para

esta entrega, haga clic en el botón de Lugar de Entrega).
• Ingrese el Número de Viaje, o haga clic en el botón “Asignar” para
seleccionar de la lista de números de viaje. Toda la información del
viaje se completará en el resto de los campos de esta pestaña. Si usted
no tiene una Programación de Viaje establecida, tendrá que
completar esta información manualmente.
• Ingrese el Número de Reservación del Transportista. Este es el
número de reservación de su Programación de Viaje, si usted es un
agente de carga y tiene una reservación con una línea de transporte.
• Seleccione el Transportista de la lista desplegable.
• El Modo de Transportación de “Buque” se muestra por defecto para
una Reservación Marítima. Para cambiarla, utilice el menú desple-
gable.
• Seleccione el buque en el menú desplegable.
• Seleccione la Salida y el Arribo a puerto (en el destino) y las fechas
(La fecha se rellena automáticamente con la fecha actual).
• Ajuste la Fecha y Hora de Colocación y la Fecha y Hora Limite
usando los menús desplegables (La fecha y la hora se rellenan
automáticamente con la fecha y hora actual). La Fecha de Colo-
cación es la fecha en que el contenedor se coloca en el sitio del
cliente. La Fecha Límite es la fecha en que el contenedor tiene que
estar listo para ser llevado al puerto. Para desactivar cualquiera de los
campos, desactive la casilla. El campo desactivado no aparecerá en el
documento o en el documento de seguimiento en línea.

228
Reservacions Chapter 10

2) Haga clic en el botón “Siguiente” para introducir los productos en la

pantalla de carga.

• Cuando hace clic en el botón “Adicionar” para agregar carga, los

campos de las columnas se destacarán. Introduzca el número de
piezas, seleccione el tipo de contenedor, escriba la descripción de la
carga, y las dimensiones. Los totales se muestran en la parte inferior
de la pantalla. Si se alcanza el peso máximo para este viaje, el sistema
se lo notificará.
• Haga clic en el botón “Cargar” para utilizar un contenedor que haya
definido previamente en su Programación de Viaje (en la pestaña de
Equipo). Si no tiene ningún contenedor definido en su
programación, el botón aparecerá en gris.

229
Chapter 10 Reservacions

• Utilice el botón “Configurar”, si necesita cambiar las unidades de

medida.
3) Haga clic en el botón “Siguiente” para ir a la pantalla de Notas. Agregue
las cláusulas o notas que desee que aparezcan en el campo de notas
(Comentarios) de la reservación. Esta puede ser un recordatorio a su
cliente para traer documentos importantes con la carga, como el título de
propiedad de un vehículo (para aquellas empresas que embarcan coches y
vehículos).

• Seleccione una categoría de cláusula en el menú desplegable. Hay

muchas categorías.

230
Reservacions Chapter 10

• Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar de una lista
de cláusulas preestablecidas. Aparecerá un cuadro de diálogo
(También puede agregar cláusulas. Consulte el tema “Agregar Cláu-
sulas” para más detalles).
• Marque la casilla junto al elemento de la lista para incluirlo en las
Notas de la Reservación.
• El campo “Texto de la Cláusula Seleccionada” muestra el texto
completo de la cláusula de que ha seleccionado.
Después de completar el asistente de Reservaciones, haga clic en el botón de
Finalizar.
La reservación se coloca en su Magaya Explorer con un estado de “Abierta”.
Cuando la reservación se utiliza para crear un embarque, el estado cambiará a
“Cerrado”.

Acciones para una Reservación

Después de completar una Reservación, Magaya Explorer le da muchas

opciones. Usted puede hacer cambios en una reservación mediante el botón de
Editar.

231
Chapter 10 Reservacions

Las siguientes acciones se pueden realizar a partir de una Reservación mediante

el botón de Acciones y seleccionando en el menú (lista vista).

• Crear una Copia: La copia de la reservación contendrá la misma infor-

mación excepto por el número de reservación, que el sistema Magaya le
asignará automáticamente.
• Crear una Orden de Recogida: Toda la información de la reservación se
convertirá automáticamente en una Orden de Recogida.

232
Reservacions Chapter 10

• Crear un Embarque: En el asistente que se abre, puede seleccionar la

opción de crear un Embarque Back-to-back. El sistema creará un Padre y
un Hijo.
Seleccione los productos para la conversión de la Reservación a la sigui-
ente transacción:
En el cuadro de diálogo “Seleccionar Productos”, haga clic en "Seleccionar
todo" para convertir todos los productos y sus detalles, o haga clic en
"Piezas" para seleccionar sólo aquellos artículos que desee.

Por ejemplo, si ha reservado tres contenedores y recogió sólo uno en este

momento. Cree una Orden de Recogida para este caso y use el botón de
“Piezas” para seleccionar ese contenedor.
Si la Reservación tiene archivos adjuntos, cuando se lo convierte a un
Embarque, los archivos adjuntos se trasladan a la transacción de
Embarque; no son copiados.
• Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento
(si la transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a
través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción: Excluir del Segui-
miento.
• Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el docu-
mento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla.
• Historia: Para ver el historial de la reservación, seleccione la opción
“Historia” en el botón de Acciones. Por ejemplo, la siguiente pantalla
muestra un embarque que fue creado a partir de una reservación. Un
cuadro de diálogo se abre, mostrando todas las transacciones relacionadas
con esta reservación. Si usted necesita abrir el cuadro de diálogo de una
transacción, haga clic en el botón “Ver”. El botón ”Ir a” lo lleva al docu-

233
Chapter 10 Reservacions

mento. Una vez allí, usted puede regresar a la reservación mediante el

botón de Atrás.

• Para establecer una Reservación como entrante o saliente: La dirección

de la reservación se puede cambiar de entrante a saliente. Cuando se
cambia el estado, se verá reflejado en la pestaña General del cuadro de
diálogo. Haga clic en el botón de Editar para ver el estado.
• Para cancelar una Reservación: Si necesita cancelar una reservación en el
caso de que un cliente decida no mover la carga en ese momento, haga clic
en Acciones y seleccione “Cancelar Reservación”. Un cuadro de diálogo le
pedirá que confirme la cancelación. El estado cambiará a "Cancelado".
Una transacción cancelada no puede ser utilizada para crear otra transac-
ción. Para cambiar el estado de “Cancelado”, utilice el botón de Acciones
de nuevo y desactive la opción de cancelación.
Al igual que con cualquier lista, puede filtrar la lista de Reservaciones. Esto es
especialmente útil cuando la lista crece mucho. Usted puede establecer un filtro
para mostrar sólo las reservaciones que desea ver. El botón Filtrar ofrece dos
opciones: Estándar y Avanzada.

234
Chapter 10 Viajes

Viajes

Introducción: Viajes

Para los Transportistas, la Programación de Viajes es la lista de sus vuelos y/o

travesías reales. Para consolidadores de carga y agentes de carga, la función de
Programación de Viajes en Magaya Explorer proporciona un método para
guardar información sobre los vehículos de su propiedad o transportistas que
utiliza con regularidad que viajan a los mismos destinos.
Por ejemplo, si usted reserva vuelos desde Miami a Freeport, Grand Bahama,
cada semana, entonces al añadir la información de vuelo en la Programación de
Viajes hará que la información esté disponible cuando se programa una reserva,
ahorrándole tiempo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el viaje desde la
programación, y toda la información se llenará automáticamente en la reser-
vación.
La función de Programación de Viajes se puede encontrar en la carpeta de
Reservaciones:

235
Viajes Chapter 10

También puede dar a sus clientes acceso a sus viajes para que puedan enviar
solicitudes de reservación a través de Magaya LiveTrack. Para más detalles
véase:
https://knowledge.magaya.com/#/article/magaya_livetrack/ES
Si está utilizando el interfaz de Magaya Ocean Carriers con INTTRA, consulte:
https://knowledge.magaya.com/#/article/ocean_carriers_interface/ES
Reservaciones:
https://knowledge.magaya.com/#/article/quick_booking2/ES

Video

Exportar: Reservaciones(3:45 minutos)

https://vimeo.com/252185191

Cómo Crear una Programación de Viaje

Procedimiento Paso a Paso:

1) Vaya a la carpeta de Reservaciones y seleccione Programación de Viajes.
2) Haga clic en el botón Adicionar y seleccione el tipo de viaje que desea
crear: importar o exportar para un viaje aéreo, marítimo o terrestre
(Cuando se trabaja en el cuadro de diálogo, haga clic de pestaña en pestaña
para introducir datos. Utilice los menús desplegables para seleccionar de
las listas de preestablecidos. Para añadir información a un menú desple-

236
Chapter 10 Viajes

gable, haga clic en el signo de más verde en la barra de herramientas en

miniatura que aparece con el menú desplegable).

3) La pestaña Generaltiene campos específicos según el tipo de viaje (aéreo,

marítimo, o de tierra).
Para un Programa de Viaje Aéreo (en la foto), el número de vuelo se
rellena automáticamente en la pestaña General (Las pantallas para

237
Viajes Chapter 10

importación y exportación aérea son las mismas. Note la flecha de salida,

lo que indica que es de exportación)

• Seleccione el Transportista en el menú desplegable.

• Escriba una descripción del vuelo (opcional).

238
Chapter 10 Viajes

• Introduzca el peso y el volumen de Capacidad del Viaje (Si es nece-

sario, puede cambiar la unidad de medida utilizando el menú
desplegable).
Para un Programa de Viaje Marítimo (ver abajo), el número de viaje se
rellena automáticamente. Las pantallas son las mismas para la import-
ación y la exportación.

• Escriba el numero de Reservación.

• Seleccione el Transportista en el menú desplegable.

239
Viajes Chapter 10

• Todos los campos de Fecha y Hora se rellenan automáticamente.

Cámbielas a las fechas y horas correctas. Desmarque cualquier
campo de fecha que no se utilizará en este viaje.
• Introduzca la capacidad en peso y volumen para el buque (para la
cantidad de espacio que usted haya contratado con la naviera. La
unidad de medida se puede cambiar si es necesario utilizando el
menú desplegable).
Para un Programa de Viaje Terrestre, el número de viaje se rellena
automáticamente.

• Las pantallas para la importación y la exportación son las mismas.

• Seleccione el Transportista en el menú desplegable.
• Escriba una descripción de los bienes que serán entregados, si se
conoce esta información (esto es opcional).

240
Chapter 10 Viajes

• Introduzca la capacidad en peso y volumen para el camión (para la

cantidad de espacio que usted haya contratado con el transportista.
La unidad de medida se puede cambiar si es necesario utilizando el
menú desplegable).
4) La pestaña Entidades es utilizada solamente por los Consolidadores de
Carga y Agentes de Carga, no por los Transportistas. Para obtener más
información sobre cómo introducir la información en esta ficha, vea el
tema de los Embarques. La pantalla es la misma para la importación y
exportación por aire, mar y tierra.

241
Viajes Chapter 10

5) En la pestaña de Ruta, introducir la información de salida y arribo para el

viaje. Las pantallas de viajes por aire, mar y tierra tienen campos específ-
icos para cada tipo de viaje.

6) En la pestaña de Equipos, haga clic en el botón Agregar para seleccionar

el tipo de contenedores u otros equipos utilizados para el transporte de
carga. En esta pestaña se adicionan los contenedores que están disponibles
para este viaje. Cuando se crea una reservación para este viaje, usted puede
elegir de entre los contenedores disponibles. El estado de los contenedores
se muestra, indicando si están disponibles o si ya han sido reservados. La

242
Chapter 10 Viajes

adición de contenedores en esta pestaña se hace comúnmente para los

viajes marítimos.

Introduzca el número de piezas. La descripción es opcional. (Puede editar

o eliminar un elemento haciendo clic sobre él.)
7) En la pestaña de Reservaciones, se puede ver una lista de todas las reser-
vaciones que ya se han hecho para este viaje. Los totales en la parte inferior
le indican cuánto espacio ya se ha reservado en este viaje. Si usted no tiene
reservaciones para este viaje, esta pestaña estará vacía.
8) En la pestaña de Productos, se muestran los productos (o la carga suelta)
que se registran para este viaje, conforme se introducen en las reserva-
ciones.
9) Añadir eventos a la pestaña de Eventos.
Opciones: Para agregar notas, utilice la pestaña de Notas. Estas notas se
incluyen en los documentos. (La pestaña de Notas Internas es para las notas
dentro de su empresa). Para más detalles, consulte el tema “Notas”. (La pestaña
de notas y de notas internas son iguales para todas las reservaciones). Agregue
archivos adjuntos, según sea necesario.

243
Viajes Chapter 10

Clic Aceptar.
Resultado:
Una vez que haya terminado de ingresar la información en el cuadro de diálogo
de Programación de Viajes y hacer clic en Aceptar, el viaje estará disponible
para su uso en Magaya Explorer y en Magaya LiveTrack. También puede config-
urar el sistema para aceptar reservaciones definidas en la Programación de
Viajes. Vaya a Mantenimiento > Configuración y marque la casilla.
Por ejemplo, cuando se crea una reservación, se puede seleccionar el itinerario
del viaje y se llenarán todos los campos con la información apropiada en el
cuadro de diálogo de Reservaciones. Para más información, véase también el
capítulo de Reservaciones en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo
System, y ver también el capítulo sobre el interfaz de Magaya Ocean Carriers
con INTTRA en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.

Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes

Las siguientes acciones se pueden realizar desde la Programación de Viajes

usando el botón de Acciones, o haciendo clic derecho sobre el viaje.

• Reportes: Pueden hacerse reportes acerca de los viajes en función de

alguno de los campos que figuran en la lista de reportes. El reporte se
puede guardar o enviarse por correo electrónico.

244
Chapter 10 Viajes

• Crear Consolidación: Se abrirá un asistente que le permite crear un envío

consolidado a partir del viaje. Las Reservaciones del viaje se convertirán en
los embarques hijos, y el viaje se convertirá en el embarque padre para la
consolidación. Usted puede optar por hacer que el número de embarque
sea el mismo que el número de reservación. Cualquier archivo adjunto del
viaje será trasladado, no copiado, a la transacción de Consolidación.

• Crear una Copia: La copia del viaje contendrá la misma información

excepto por el Número de Viaje, que el sistema Magaya le asignará
automáticamente.
• Ver una Reservación: Se abrirá una nueva lista que mostrará las reserva-
ciones asociadas con este viaje
• Ver Productos: Se abrirá una nueva lista que muestra los productos en
este viaje.
• Configurar Columnas: Utilice esta opción para seleccionar las columnas
que desea mostrar en la lista de la Programación de Viajes
• Importar y Exportar Datos: Utilice esta opción para importar o exportar
datos desde o hacia la base de datos Magaya en formato CSV, XML u otros
formatos.
• Ver el Historial de un Viaje: Se abre un cuadro de diálogo mostrando las
transacciones relacionadas con este viaje

245
Viajes Chapter 10

Detalles: Para ver los detalles de cualquier viaje, haga clic en el botón de
“Detalles.”

Se abre un panel donde se pueden ver más detalles de cualquier viaje, seleccio-
nando en el menú desplegable.

246
Chapter 11 Creando Embarques

Capítulo 11: Creando Embarques

11.1. Introducción a los Embarques

Magaya Explorer le ofrece muchas maneras diferentes para crear envíos:

• Utilice el asistente para crear un embarque consolidado o un embarque

directo aéreo, marítimo y terrestre (importaciones y exportaciones) utili-
zando los botones en la barra de herramientas principal.
• Cree un envío desde el menú de Archivo seleccionando Archivo > Nuevo
y eligiendo Embarque Aéreo, Marítimo o Terrestre.
• Haga clic en una carpeta de su carpeta de embarques y seleccione Agregar
Embarque y el tipo.
• Convierta una transacción existente, como por ejemplo una Cotización o
una Reservación, en un embarque.
Los pasos, las pantallas y las pestañas para la creación de los embarques son los
mismos para la importación y la exportación, por lo que utilizaremos un
embarque de exportación como ejemplo. Posteriormente discutiremos en qué
difieren las importaciones.
Para crear embarques Back-to-Back, utilice el botón Acciones en reserva.
El primer ejemplo muestra cómo utilizar el asistente de Embarque Directo.
Vamos a utilizar un embarque aéreo de exportación como ejemplo.
El segundo ejemplo explica cómo utilizar el Asistente de Consolidación de crear
un embarque marítimo de exportación.

11.1. Video

Exportar - Enviar (Embarques): (3:36 minutes)

https://vimeo.com/254327397

247
Creando Embarques Chapter 11

11.1. Empezar

ver siguiente:
Pasos para Crear Embarques (Directo):
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_direct_shipment/ES
Pasos para Crear Embarques (Consolidación):
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_consolidation/ES

248
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

Pasos para Crear Embarques (Directo)

11.2. Introducción: Pasos para Crear Embarques (Directo)

En esta sección se muestra cómo crear embarques en el software Magaya utili-

zando los asistentes de embarque. El ejemplo es un embarque directo aero.
Por el sejemplo es de una consolidación, ver:
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_consolidation/ES

11.2. Crear un Embarque Directo

Siga las siguientes instrucciones para crear un embarque de exportación aérea

utilizando el asistente de embarque directo. El procedimiento para embarques
directos marítimos y terrestres es el mismo que el de este ejemplo.

249
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

Sugerencia: Los embarques directos a menudo se utilizan si no está trabajando

con un agente de destino.
1) Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer
y haga clic en la flecha al lado del botón Aéreo. En el menú desplegable,
seleccione Asistente para Embarque Directo (Exportación).

2) Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la sigui-

ente manera. Note que el Nombre del Embarque se rellenan automática-
mente (Se puede cambiar simplemente escribiendo sobre él).

250
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

• Seleccione la compañía transportista en el menú desplegable (en este

ejemplo se utiliza LAN Cargo). Usted puede agregar el Transportista
al menú desplegable si no está en la lista haciendo clic en el signo +
de más.
• Introduzca el Número de Guía Aérea (o haga clic en el botón
Cambiar para seleccionar de entre una lista preestablecida de
números. Para definir la numeración, vaya a Mantenimiento >
Transportistas. Haga clic en el transportista y vaya la pestaña de
Aerolínea). Debe introducir un transportista para que el botón de
“Cambiar” funcione.
• Escriba el numero de Reservación.
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el
lugar es Miami).
• Los campos de “Realizado por” y “Fecha de Realización” son
rellenadas por el sistema. Si necesita cambiarlos, utilice el menú
desplegable.
• Escriba el Valor Declarado para Transporte y Aduanas de EE.UU.
(Si deja estos campos en blanco, "NVD" para no valor declarado y
"NCV" aparecerán en el formulario de Guía Aérea).
• Escriba una descripción de las mercancías, si la conoce (opcional).
Esta descripción aparecerá en la Guía Aérea Padre; la carga indi-
vidual no serán listada
• El botón con los tres puntos al lado del campo de Descripción se
utiliza para añadir cláusulas a la descripción. Seleccione una cláusula
o añada una nueva.
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.

251
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

3) Introduzca la información en la pantalla de Entidades de la siguiente

manera.

• Seleccione el Expedidor de la lista desplegable (Esta lista desplegable

y otras en la pantalla le mostrarán todas las entidades, no sólo de
Expedidores. Si se trata de una lista larga, escriba la primera letra de
la empresa que desea, y la lista se posicionará en esa parte de la lista).
Nota: Si va a crear un EEI para este envío, el Expedidor debe tener
un número de identificación en su perfil (en la carpeta de Manten-
imiento).
• Seleccione el Consignatario Final de la lista desplegable.
• Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es
del caso.
• Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa,
si usted es un agente de carga).
• Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable (Cuando un
agente de carga crea un embarque directo, el transportista podrá
manejar las transacciones en lugar de un agente de destino. Si es así,
la Liquidación mostrará que monto se le debe a usted).

252
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

• Los campos de “Cliente a Facturar” se rellenarán automáticamente

en función de la información introducida.
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.
4) Introduzca la información en la pantalla de Asignación de la Ruta de la
siguiente manera.

• Los campos de Modo de Transporte y de Transportista se rellenan

automáticamente. El sistema filtra otros modos de transporte y
muestra sólo aéreo. El botón con los tres puntos abre una lista de
modos de transporte adicionales que puede elegir si es necesario.
• Introduzca el número de vuelo. Si se trata de una vuelo exclusivo
para pasajeros, sólo la carga de un exportador conocido se puede
cargar. El estado de Exportador Conocido se encuentra en la caja de
diálogo del perfil de la entidad, en la pestaña de “Términos de Pago”.
• Rellene la información de Salida y de Arribo mediante el uso de los
menús desplegables.
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la página siguiente.

253
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

5) Seleccione los documentos que necesita añadir a este embarque aéreo.

• Por ejemplo, haga clic en la casilla situada junto al documento que

desea, como por ejemplo la opción de Guía Aérea. Aparecerá una
marca en la casilla junto al nombre del documento. Esta guía aérea
aparecerá ahora con la documentación de embarque, y toda la infor-
mación de este asistente aparecerá en ella. Puede agregar tantos
documentos como sea necesario.
• Los documentos pueden ser vistos en línea en LiveTrack. Para
cambiar que documentos se muestran en línea, vaya a Manten-
imiento > Configuración > Documentos de Embarque. Para obtener
instrucciones paso a paso, consulte el Manual de Personalización del
Software Magaya.
• Se pueden agregar Comprobantes de Embalaje con todos los detalles
de los artículos o resúmenes de los números de pieza.
• Utilice la opción “Plantillas” para utilizar documentos que
contienen información que utiliza con regularidad (Se pueden crear
Plantillas copiando un documento de la carpeta de Plantillas, que se
encuentra en la carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una
Carta de Crédito en un Conocimiento de Embarque con la infor-

254
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

mación bancaria que ha agregado y que será la misma para los

muchos embarques).
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la próxima pantalla
en el asistente.
6) Seleccione la carga que necesita enviar mediante el uso de la lista de
artículos de carga y del inventario (Si no puede ver los artículos que está
buscando, comprobar si hay un filtro activo, lo que limita la carga que
usted ve, o verifique si la carga es de un exportador conocido).

Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de regis-

trar la carga:
• Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de
la misma manera en que recibió los artículos). Cualquier cargo del
RA serán transferido al embarque y aparecerá en la pestaña de
Cargos.
• Recoleccion (Recogida): Para la carga que no viene a su almacén.
Para incluir los artículo de una Orden de Recogida en un embarque,
la Orden de Recogida debe tener un estatus de “Arribando”.

255
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

• Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por

distribuidores).
• Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de
barras. Se requiere el módulo de extensión Magaya Bar Code.
• Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su local-
ización en el almacén.
• Compra o Venta: Utilice estos botones para seleccionar los artículos
de las Órdenes de Compra o de las Órdenes de Venta (en Magaya
Supply Chain Solution y Magaya Distribution System).
• Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted
está seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de
Almacén, haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de
artículos. Para este ejemplo, hay un total de 38 acondicionadores de
diesel disponibles. Para enviar sólo el 5, introduzca 5 en el cuadro de
diálogo de Piezas. El número total de unidades disponibles es el
primer campo en la serie antes del nombre del artículo: 38. El campo
10 es el número de Orden de Recogida. 24 es el número de Recibo de
Almacén (Se puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic
en el botón Configurar).
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.
7) Marque la casilla si desea volver a reempacar la mercancía. Si usted no
desea reempacar, deje la casilla sin marcar y vaya a la siguiente pantalla.

• Si usted vuelve a empacar, haga clic en el botón Reempacar. Un

cuadro de diálogo se abre. Esto reempacará todos los artículos
dentro de un contenedor. Si la carga debe ser embalada en más de un
contenedor, no utilice este botón Reempacar: Vaya al embarque y
utilice el botón de Reempacar de la barra de herramientas de la
carga. Para más detalles, consulte la sección “Reempaque de Carga”.

256
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

• Introduzca la información en el cuadro de diálogo según sea nece-

sario: Seleccione el tipo de contenedor y digite las dimensiones. Este
puede ser un contenedor aéreo como por ejemplo un LD o una
paleta ordinaria. Introduzca la información en las otras pestañas,
según sea necesario, y haga clic en el botón OK cuando haya termi-
nado. Usted estará de regreso en el asistente. Haga clic a la siguiente
pantalla del asistente.
8) Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya
Explorer.

Si necesita agregar una nueva carpeta, haga clic en el botón Nueva

Carpeta. Cuando termine, haga clic para ir a la siguiente pantalla en el asis-
tente.

257
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

9) En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para

realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la
pantalla que usted necesita.

10) Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.

Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para
crear un embarque. Magaya Explorer muestra una lista de los documentos
en el panel superior, las pantallas y las pestañas de embarque (lo mismo
que en el asistente), y la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo
de la barra de herramientas de Embarque y de la barra de herramientas de
Carga.
En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de
nuevo cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los
totales para el número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la
parte inferior.
Desde aquí se puede configurar el embarque en tránsito, su liquidación, y
otras opciones. Esto se explican en detalle en el tema “Trabajo con
Embarques”.
https://knowledge.magaya.com/#/article/working_with_shipments/ES

258
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Directo)

11.2. Dividir un Embarque en Sub-embarques

Si usted tiene un embarque Hijo que contiene la carga de diferentes Recibos de

Almacén, puede desglosar ese embarque Hijo para que pueda presentar EEIs
para cada Hijo y declarar la carga para cada expedidor.
1) Haga clic en la flecha al lado del botón de Hijos en la barra de herramientas
de Embarque, y seleccione la opción “Desglosar en sub-embarques.”

2) En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione cómo desea dividir los

Hijos:
• Por Expedidor
• Por Consignatario
• Por Ambos (esto crea una consolidación)

Otras opciones en el cuadro de diálogo (por lo general utilizado al convertir un

embarque directo en una consolidación):
• Generar cargos para los embarques hijos creados.

259
Pasos para Crear Embarques (Directo) Chapter 11

• Incluir los documentos por defecto

Haga clic en el botón Actualizar para ver los subembarques creados.
Ahora puede presentar la EEI para cada embarque Hijo, según sea necesario.
Aduanas le enviará de vuelta la información ITN.

11.2. Recursos adicionales

Introducción a los Documentos en su Sistema Magaya:

https://knowledge.magaya.com/#/article/documents_getting_started/ES
Pasos para Crear Embarques (Consolidación):
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_consolidation/ES
Guía Aérea (Air Waybill - AWB):
https://knowledge.magaya.com/#/article/air_waybills/ES
Necesita más documentos?

Electrónico AWB: (en ingles)

https://knowledge.magaya.com/#/article/eAWB_getting_started/EN

260
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

11.3. Introducción: Pasos para Crear Embarques (Consoli-

dación)

En esta sección se muestra cómo crear embarques en el software Magaya utili-

zando los asistentes de embarque. El ejemplo es de una consolidación maritimo.
l procedimiento para embarques directos aereo y terrestres es el mismo que el
de este ejemplo.
Ver también: Crear un Embarque Directo:
https://knowledge.magaya.com/#/article/create_direct_shipment/ES

11.3. Video

Consolidación de embarques marítimos de exportación (7:10):

https://youtu.be/w7nGyV5Cw7s

261
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

11.3. Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

Sigue estos pasos:

1) Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer
y haga clic en la flecha al lado del botón Marítimo. En el menú desplegable,
seleccione Asistente para Consolidación (Exportación).

2) Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la sigui-

262
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

ente manera.

• El nombre del embarque se llena automáticamente. Para cambiarlo,

escriba sobre el (Para configurar la numeración, vaya a Opciones >
Configuración > Numeración de Documentos).
• Introduzca el Número de Guía Marítima Padre (de la naviera).
• Introduzca el Número de Reservación (de la naviera).
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el
lugar es Miami).
• Los campos de “Realizado por” y “Fecha de Realización” son
rellenadas por el sistema con la fecha de hoy. Si necesita cambiarlos,
utilice el menú desplegable.
• Escriba el Valor Declarado. Si lo deja en blanco, el sistema va a
llenarlo con “NVD” (No hay valor declarado) en el Conocimiento de
Embarque.
• Escriba una descripción general de las mercancías, si usted la conoce
(opcional).

263
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

• Agregue una cláusula preestablecida en el campo de descripción

haciendo clic en el botón con los tres puntos. Un ejemplo de opción
de cláusula preestablecida es “Consolidación de acuerdo con el
manifiesto de carga adjunto”.
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.
3) Introduzca la información en la pantalla de Entidades a nivel del
embarque Padre de la siguiente manera:

• Seleccione el Expedidor de la lista desplegable. El expedidor será

llenado automáticamente con la información de su empresa (si usted
es un agente de carga). Si va a crear y enviar un EEI para este
embarque, el expedidor debe tiene un número de identificación en
su perfil (en la carpeta de Mantenimiento de Magaya Explorer).
• Seleccione el Último Consignatario de la lista desplegable. (Para una
consolidación, el consignatario será el agente de destino).
• Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es
del caso.
• Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa,
si usted es un agente de carga).

264
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

• Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable.

• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.
4) Introduzca la información en la pestaña de Ruta de la siguiente manera
(en una consolidación, la información de ruta se copiará en todos los
embarques Hijos).

• El campo de Modo de Transporte se llena automáticamente. (El

sistema mostrará sólo las opciones de tipo de transporte marítimo.
Para obtener más opciones, haga clic en el botón con los tres puntos.
Un Buque LCL. Un Buque, en Contenedor es FCL).
• Introduzca el punto de origen o el número de Zona Franca (FTZ). El
punto de origen es la ciudad donde se inicia el transporte.
• Seleccione el puerto donde se va a embarcar la carga (2).
• Introduzca el nombre o número del muelle o terminal, si lo conoce.
• Seleccione la empresa de pre-transporte y el lugar donde van a
recibir los artículos (1).
• Seleccione transportista de exportación (la naviera).

265
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

• Seleccione el nombre del buque y la bandera, e introduzca el número

de identificación de viaje.
• Seleccione el puerto donde se va a desembarcar la carga (3).
• Seleccione el lugar (ciudad) donde entregará la carga el transportista
(4) (Los datos de los puertos de carga y descarga y el lugar de recep-
ción por parte del pre-transportista provienen de la lista de Puertos
en la carpeta de Mantenimiento).
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.
5) Seleccione los documentos para el embarque Padre:

• Por ejemplo, haga clic en la casilla de verificación para Cono-

cimiento de Embarque y Manifiesto de Carga. Aparecerá una marca
en la casilla que junto al nombre del documento. Estos documentos
aparecerán ahora con la documentación de embarque, y toda la

266
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

información de este asistente aparecerá en los campos correspondi-

entes de los documentos.
• Los documentos se pueden ver en línea en LiveTrack. Para cambiar
que documentos se muestran en línea, vaya a Mantenimiento >
Configuración > Documentos de Embarque. Para obtener instruc-
ciones paso a paso, consulte el Manual de Personalización del Soft-
ware Magaya.
• Utilice la opción “Plantillas” para utilizar documentos que
contienen información que utiliza con regularidad (Se pueden crear
Plantillas copiando un documento de la carpeta de Plantillas, que se
encuentra en la carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una
Carta de Crédito en un Conocimiento de Embarque con la infor-
mación bancaria que ha agregado y que será la misma para los
muchos embarques).
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.

267
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

6) Seleccione la carga que necesita embarcar:

Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de regis-

trar la carga:
• Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de
la misma manera en que recibió los artículos).
• Recogida (recollecion): Para carga que no viene de su almacén.
• Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por
distribuidores).
• Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su local-
ización en el almacén.
• Compras y Ventas: Para seleccionar elementos de una Orden de
Compra o una Orden de Venta (en Magaya Supply Chain Solution
and Magaya Distribution System).
• Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de
barras.
• Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted
está seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de

268
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

Almacén, haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de

artículos. Para este ejemplo, hay un total de 35 zapatos Reebok de
mujer disponibles. Para enviar sólo el 12, introduzca 12 en el cuadro
de diálogo de Piezas. El número total de unidades disponibles es el
primer campo en la serie antes del nombre del artículo: 35. El campo
30 es el número de Orden de Recogida. (Se puede cambiar el orden
de estos campos haciendo clic en el botón de Configurar).
• Los Hijos están agrupados por defecto por Recibo de Almacén (el
número de RA es igual al número de Hijos que se van a crear). Los
campos personalizados creados para el RA se trasladarán al
embarque.
• Para seleccionar otra forma de agrupar la carga, seleccione el botón
de radio que desee. (Este paso no reempaca la carga, sino que orga-
niza la documentación. Se pueden organizar los documentos en
función de quién paga y cuánto detalle desea en sus documentos. Por
ejemplo, si el destinatario está pagando y quieren una embarque
Hijo, entonces agrupe por consignatario. Si quieren un embarque
Hijo por expedidor, agrupe por expedidor).

• Usted puede agregar un Hijo para la carga que no tiene un recibo de

almacén haciendo clic en el cuadro para añadir hijos adicionales y
escribiendo el número de Hijos. También puede utilizar esta opción
si desea agrupar los elementos de una manera diferente.

El sistema está configurado por defecto para ser llenado en orden

inverso. Esto carga de primero los artículos de su almacén que
recibió más recientemente.
• Haga clic en el botón Siguiente (Next) para ir a la siguiente pantalla
en el asistente.

269
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

7) Si desea reempacar la carga, haga clic en la casilla de verificación. Luego

haga clic en el botón de Reempacar y complete la información en el cuadro
de diálogo.

Esto reempaca la carga de todos los Hijos en un contenedor a el nivel del

Padre. Para más detalles, consulte la sección “Reempacar la Carga”.
8) Seleccione documentos para los embarques Hijos (La pantalla es la misma
que la de los documentos del embarque Padre). Asegúrese de que aparezca
una marca en la casilla de verificación cuando se selecciona un docu-
mento. Esto agregará el documento seleccionado a cada Hijo.

270
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

9) Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya

Explorer.

10) En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para

realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la
pantalla que usted necesita.

11) Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.

Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para
crear un embarque. Magaya Explorer coloca cada documento en la
carpeta de Embarque, lista el Conocimiento de Embarque del Hijo y otros
documentos en el panel superior. Las pantallas y pestañas de embarque (lo

271
Pasos para Crear Embarques (Consolidación) Chapter 11

mismo que en el asistente), y la lista de embalaje para la carga, se muestran

debajo de la barra de herramientas de Embarque y de la barra de herra-
mientas de Carga.

En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de

nuevo cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los
totales para el número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la
parte inferior.
En las pantallas de embarque y con los botones de las barras de herra-
mientas, puede establecer el embarque en tránsito, liquidarlo, y otras
opciones. Esto se explican en detalle en el tema “Trabajando con
Embarques”.

11.3. Recursos adicionales

Trabajo con Embarques (incluso “Reempacar la Carga”):

https://knowledge.magaya.com/#/article/working_with_shipments/ES
Guía de Carga (Bill of Lading):
https://knowledge.magaya.com/#/article/bill_lading/ES
Magaya LiveTrack:
https://knowledge.magaya.com/#/article/magaya_livetrack/ES
Liquidación: Como Crear Contabilidad Transacciones por Embarques:
https://knowledge.magaya.com/#/article/liquidation_Spanish/ES
Video: Liquidación de embarques marítimos de exportación (12:36):

272
Chapter 11 Pasos para Crear Embarques (Consolidación)

https://youtu.be/4gsrx5lQNVo
Necesita más documentos?

Pasos para Crear Embarques (Directo):

https://knowledge.magaya.com/#/article/create_direct_shipment/ES

273
Chapter 11 Repack Cargo

Repack Cargo
Cargo can be repacked after you add it to a shipment. This topic explains how
to use the repacking wizard for cargo items including containers. Also covered
is how to print labels.
Para la versión en español de este artículo “Reempaque de la Carga”, ver:
https://knowledge.magaya.com/#/article/repack_cargo/ES

Using the Repack Cargo Wizard

To repack cargo within a shipment, click on the shipment in the Shipment

folder to select it and click on the Repack button on the Cargo Toolbar. A wizard
opens.

274
Repack Cargo Chapter 11

• Select the container type. A “container” can be a pallet, an ocean

container, air container, etc. This dropdown menu pulls its definitions
from the Package Types list (under the Warehousing folder). In Magaya
software 9.1 and higher, you can select items from different locations to
put inside a container. See the section “Handling Containers” in the
Magaya Supply Chain Solution Operations Manual.
• Enter the cargo description.
• Enter the container number. (Note: The system can be configured to
require that only valid container numbers be entered. See Configuration
> Ocean.)
• Enter the seal numbers for the container (for ocean shipments only).
• Enter the container dimensions if necessary.
• Click to check the box if you want to add the weight of the contained
pieces to the total weight. Note: This is required when sending informa-
tion to US Customs.
• Select a location in your warehouse where this container is located.
• Add notes as needed and click the Next button to go to the next screen in
the wizard.

275
Chapter 11 Repack Cargo

• If you want to make more than one package, check the box “Create
multiple packages”. For example, if you receive 1000 pieces but they come
in boxes o 50, this will create 20 boxes in one step.

• Select the items you want to include inside the container.

• Click the Finish button when you are done. The cargo will be repacked. If
you want to add more items to this container after you finish this screen,
you can select the container in the Cargo List and click the Repack button
again.

Handling Containers

In Magaya software 9.1 and higher, you can select items from different locations
to put inside a container. When using Magaya WMS Mobile, there is an option
to repack items from different locations. See the section on partial picks and
loads in “Release Cargo with WMS Mobile Devices” in the Magaya Supply
Chain Solution Operations Manual.

276
Repack Cargo Chapter 11

Print Labels

To print labels, click the Print button arrow. Select “Print Labels”. Options are:

• Select the label size and priter setup.

• Change the amount of labels to print if needed.

Print Documents

To print documents, click the Print button on the top toolbar and follow the
prompts in the wizard. See the section “Print Shipment Documents” for details.
View and then print attached documents from the Attachments tab.

277
Chapter 11 Verify Packing List

Verify Packing List

The software contains a function to verify a packing list. This is used to ensure
all the correct items are loaded into the correct shipment.
Para la versión en español de este artículo, ver:
https://knowledge.magaya.com/#/article/working_with_shipments/ES

Verify Packing List

To verify a packing list after loading the cargo, click the arrow on the side of the
Commodities button in the Shipment Toolbar.
Select “Verify Packing List”:

278
Verify Packing List Chapter 11

In the screen the opens, all the items for the shipment appear:

As you scan each item, it is moved automatically from the top half of the screen
into the verified section.
If the scanner failed to read a bar code, you can enter the code manually by
clicking on the “Enter Code” button. A dialog box opens for you to type in the
bar code number:

Create a report of the items by clicking on the Actions button.

279
Chapter 11 Verify Packing List

The Packing List document can be added to a shipment from the “Add Doc.”
button on the Shipment Toolbar.

The “Summarized” Packing List template will group Part Numbers together to
make the document easier to read. It can also display Serial Numbers.
You can also show the Locations in a Packing List document by selecting the
template “Packing List (with Location)”.

280
Chapter 11 Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad

Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad

Liquidación: Como Crear Contabilidad Transacciones por

Embarques

Liquidación es el proceso que crea todo sus Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar y las Transacciones relacionadas con un embarque o una consolidación
en un solo paso.
Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaña de Cargos.
Para liquidar los gastos de un embarque Hijo separado de la consolidación en
su conjunto, haga clic en el botón de “Generar” en la pestaña de Cargos para el
embarque Hijo.
Los totales se muestran en la parte inferior. El conjunto de botones al lado de la
lista ofrece la posibilidad de configurar la liquidación, generar las transacciones,
y actualizar y filtrar la lista.

Las columnas por defecto en la pantalla de Liquidación son las siguientes:

• Número de Guía (el número de guía aérea o el conocimiento de embarque
marítimo/terrestre)
• Nombre del Cliente
• Descripción de la tarifa
• Costo Pre-Pagado (PP): Costo facturado en origen

281
Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad Chapter 11

• Costo por Cobrar: Costo facturado en destino

• Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen
• Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino
• Ganancia Bruta es el (Ingresos Pre-Pagados + Ingresos por Cobrar) -
(Costos Pre-Pagados + Costo por Cobrar)
• Nombre del agente
• Participación del Agente: Esta columna muestra la regla o fórmula, por
ejemplo el 50%, que se utiliza para calcular la participación del agente por
cargo (por línea detallada). No todos los cargos que se muestran tienen
una participación de agentes, normalmente sólo los cargos por transporte
son compartidos con un agente.
• Ganancias del Agente: El monto que va destinado al agente por tipo de
cargo.
• Su Ganancia: El monto que su compañía está haciendo por cargo después
de restar las comisiones del agente y del vendedor.
• Balance: El monto que el agente le debe a usted por cargo. Si el monto es
una cantidad negativa, entonces usted le debe al agente ese monto.
Al igual que con cualquier lista, puede elegir las columnas y cambiar el orden de
las mismas con el botón de Acciones. Las opciones incluyen la adición de un
vendedor y las dimensiones de la carga. En el cuadro de diálogo de “Configurar
Columnas”, también puede seleccionar columnas de las transacciones relacio-
nadas.
Cada línea en la lista de Liquidación detalla los pormenores de los gastos por
cada embarque Hijo, mostrando el monto por ingresos y el monto prorrateado.

282
Chapter 11 Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad

La siguiente captura de pantalla destaca la sección de la lista de Liquidación que

muestra las guías aéreas del embarque Hijo, el nombre del cliente, descripción
de honorarios y costos:

• En este ejemplo hay dos Hijos (HAWB11 con cuatro cargos y HAWB12
con tres cargos). Todos los costos son pre-pagados.
La captura de pantalla siguiente destaca los ingresos para los embarques Hijos:

• Los cargos por Ingresos son Por Cobrar para HAWB11, y para HAWB12
los cargos por Ingresos son Pre-pagados.

283
Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad Chapter 11

La siguiente captura de pantalla destaca la participación y las ganancias del

agente, y sus ganancias y el balance desglosado por línea de lo que el agente le
debe a usted. (Un signo negativo significa que usted le debe al agente):

En este ejemplo estamos compartiendo el 50% del beneficio bruto de transporte

aéreo de mercancías con nuestro agente para ambos embarques Hijos.
La participación en las ganancias para el agente también puede ser preestable-
cida en la carpeta de Mantenimiento; abra el perfil del Agente de Carga y haga
clic en la pestaña de Participación. La participación se puede establecer como un
porcentaje, un valor fijo, o la cantidad por unidad de peso, volumen o pieza.
• Para el cálculo de la participación por peso, multiplique la cantidad de
dinero (por ejemplo, $1,50) por el peso, la fórmula se introduce en la línea
sería: 1.50*W (Escriba un asterisco (*) para la función de la multipli-
cación). El peso se expresa en libras (lb).
• Para el cálculo de la participación por volumen (para el ejemplo anterior),
escriba la fórmula: 15*V. El volumen se expresa en pies cúbicos (ft3).
• Para calcular la participación por piezas (para el mismo ejemplo), intro-
duzca la siguiente fórmula: 15*P.
Para modificar la distribución de las ganancias con un agente para un embarque
de la lista de Liquidación, haga clic en la celda de la tabla e introduzca el número
y el símbolo de porcentaje. Después de introducir la fórmula, la cantidad será
calculada por el sistema y aparecerá en la columna.
Los totales en la parte inferior de la pantalla muestran:
• Costo: Pre-Pagado y Por Cobrar
• Ingresos: Pre-Pagado y Por Cobrar
• Ganancia Bruta: los ingresos restando los costos

284
Chapter 11 Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad

• Ganancia del Vendedor (la persona que le trae el cliente; para crearlo, vaya
a Mantenimiento y al perfil del Vendedor)
• Ganancia del Agente (Para configurar la participación del Agente en las
ganancias, vaya a la carpeta de Mantenimiento y edite el perfil del Agente
de Carga).
• Su Ganancia
• Su Agente le Debe a Usted / Usted Debe a su Agente: El encabezado
correcto aparecerá, dependiendo de si la cantidad es pre-pagada o por
cobrar.
La ganancia del agente en la parte inferior de la pantalla será calculada según las
cantidades de las partidas. Si el agente cobra todos los gastos en el destino, su
agente le deberá y el sistema generará una factura para el agente. (Si el agente de
destino registra todos los cargos al crear un embarque de importación, entonces
ellos introducen “100%” en la columna de la Participación del Agente de los
cargos pre-pagados en origen. Para más información sobre las importaciones,
consulte el tema “Importaciones”.)
Si usted cobra más dinero en el origen y tiene que pagar al agente, el sistema
creará una reintegro de cobro. En el ejemplo, hay una combinación de los
embarques Hijos pre-pagados y por cobrar. El sistema calculará si debe crear
una factura de cobro o un reintegro de cobro para el agente. Estas transacciones
contables aparecerán en la Lista de Transacciones después de generar los cargos.
La Liquidación es el lugar para detectar los errores de facturación. Si una línea
de la lista muestra un beneficio negativo, compruebe dos cosas: 1) si el importe
se incorporó a una cargo por costes (si es demasiado alta), o 2) si se está
cargando la cantidad correcta.
Generación de Transacciones Contables:
El sistema generará una factura de cobro para el agente (si es que le deben a
usted) o un reintegro de cobro (si es que usted le debe) para el agente. Esa
operación aparecerá en la carpeta de Contabilidad y en la Lista de Transac-
ciones, no aquí en la Lista de Liquidación, ya que es el resultado de la Liqui-
dación. Todas las otras transacciones contables se crearán al hacer clic en el
botón de Generar.
Para generar transacciones, haga clic en el botón de Generar. Un cuadro de
diálogo se abrirá enumerando las transacciones contables. Verifíquelas y haga
clic en el botón OK o en Cancelar para hacer correcciones. Los cargos incluidos
en las transacciones generadas cambiarán de “abierto” a “procesado” después de
la liquidación.
El botón de Actualizar recalculará la información de participación en los
beneficios a partir de la información en la carpeta de Mantenimiento para los

285
Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad Chapter 11

Agentes de Carga, para reflejar los montos preestablecidos en el sistema. Si

realiza cambios en la carpeta de Mantenimiento, el sistema volverá a calcular
sobre la base de la nueva información haciendo clic en el botón de Actualizar.
Para crear reportes basados en la liquidación, haga clic en el botón de Acciones
y seleccione la opción de crear un reporte por número de guía o por el nombre
del embarque. Estos son los reportes que puede enviar a su agente de destino,
para que el agente pueda ver los resultados de la liquidación.
Para configurar cómo se generan las transacciones en la liquidación, haga clic
en el botón de Configurar en la parte derecha de la pantalla de Liquidación. Un
cuadro de diálogo se abre. El sistema establece los valores por defecto como se
muestra en el cuadro de diálogo. Haga los cambios apropiados para su negocio.
Véase también la carpeta de Mantenimiento > Configuración > Contabilidad
para establecer la opción de liquidación de entrada y salida.
Las facturas generadas serán destinados a la cuenta de Cuentas por Cobrar
seleccionada aquí, en esta pantalla de Configuración. Las Facturas de Pago
generadas serán asignadas a Cuentas por Pagar que se configura en esta pantalla.

286
Chapter 11 Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad

La comisión del Vendedor en el embarque se generará y registrará en la factura

por concepto de “Comisión de Ventas”.
El ingreso del Agente por participación en las ganancias se registra como
“Ganancia Compartida con Agente” en la factura y se resume en la factura.
Usted puede optar por ampliar el detalle (Puede resumirlo aquí y enviar un
reporte detallado).
El sistema selecciona de forma predeterminada la opción de ”Usar agente en
destino para cobrar”. El agente recogerá el dinero en el destino de los
embarques consolidados, y el sistema no generará facturas por los cargos que
son por cobrar; Se reunirán todos estos cargos en una sola factura de cobro para
el agente. Si usted no marca esta opción, el sistema creará las facturas de cobro
por todos los cargos (pre-pagados y por cobrar), y no habrá ninguna factura
para el agente en este caso. En el caso de un embarque directo, el transportista
actúa como agente de cobro y recibe los cargos por usted. Si los cargos son por
cobrar, el sistema creará un Crédito de Factura para el transportista con la
cantidad que le adeudan.
El sistema también selecciona de forma predeterminada la opción de “Mostrar
detalles en transacciones generadas”. El sistema le mostrará todas las líneas de
la liquidación y las incluirá en la factura. También puede agrupar los cargos, por
ejemplo, para mostrar toda la carga marítima de los embarques Hijos agrupada
en una sola línea.
La opción de “Generar comisión del agente como costo” no está seleccionada
de forma predeterminada (está desactivada por defecto). Si no está seleccionada,
las cantidades que aparecen en las facturas de cobro generadas serán menores
que la cantidad que si este está marcada. Si no está seleccionada, el monto tendrá
la porción agente ya restada. Si está seleccionada, usted tendrá todo el ingreso y
la comisión estará en una línea separada en la factura de cobro.
Orden de Cálculo de las Ganancias: La participación del agente se puede
calcular en el mismo momento que la del vendedor, o después de que la
comisión de ventas haya sido deducida.
Generar una sola transacción para cada cliente: El sistema agrupará a todas las
transacciones de la misma entidad una sola transacción, tal como cuando hay
más de embarque Hijo del mismo cliente.
Generar transacciones con impuestos y sin impuestos por separado: Se sepa-
rarán las operaciones gravadas de las no gravadas, aunque pertenezcan a la
misma entidad.
La fecha de las transacciones se puede establecer como el día de hoy, la fecha de
creación, la fecha de salida, o la fecha de arribo.

287
Liquidación de Embarques: Crear Contabilidad Chapter 11

Cuando un embarque de salida ha sido liquidado, una marca de verificación

roja aparecerá en la pestaña General:

Añadir, borrar, cortar o pegar de los embarques hijos de un embarque Padre

liquidado sólo lo puede hacer un administrador.

288
Chapter 11 Print Shipment Documents

Print Shipment Documents

Magaya software includes a printing wizard to help you print shipment docu-
ments.
Aprende más:
https://knowledge.magaya.com/#/article/documents_getting_started/ES

Using the Print Wizard

To print shipment documents from the Master or House, click the shipment
level you want (either Master or House) and click the “Print” button. A wizard
opens. (This wizard is available in Magaya software version 9.3 and above.)

289
Print Shipment Documents Chapter 11

Click “Next” and in the next screen, select what you want to print (this example
shows a Master shipment with the Houses listed):

Click “Next.” In the next screen, you have the option to select a different printer
for different documents. For example, if one document needs to be sent to the
Accounting department’s printer and another document needs to be printed in
the warehouse, click on each document and click “Configure” to select the
printer.

Click “Print” to begin printing. Note: If a printer is busy, the system will begin
printing on the first available printer (of those selected).

290
Chapter 11 Print Shipment Documents

Extra Info: To print a watermark in the background, select it from the “Type”
field.
Print Attachments: To print documents that are in the Attachments tab, go to
the Attachments tab, select the document and click the “View” button. When
the document opens, print it.

Note: You can also drag and drop an attachment from your Microsoft Outlook
email program into the Magaya Attachments screen.
For printing tips, please see the "Air Waybill Printing Tips" article in the Magaya
Knowledgebase - http://knowledge.magaya.com . It also explains how to make
a custom paper size and explains the differences between the different AWBs.

Known Shippers

The system has built-in restrictions for printing air shipment documents for
known shippers.

291
Print Shipment Documents Chapter 11

To print documents for a known shipper, the shipper's profile must have the
checkmark that they are a known shipper (on the "Pmt. Terms" tab).

Other conditions that must be met to print documents for known shippers are:
• You must have the Flight Number of the air shipment specified in the
shipment, and

292
Chapter 11 Print Shipment Documents

• if the Flight Number is associated with a passenger flight, it must be check-

marked in the Carrier's profile on the "Airline" tab.

This applies only to air shipments.

293
Print Shipment Documents Chapter 11

Email Shipment Documents

To email the documents from a shipment, click the Email button on the top
toolbar.

In the dialog box that opens, you can view the shipment and what will be sent
by clicking the “.htm” link. When that screen opens, the email recipient can
click on a document to view it.
To add other documents, click the plus sign.

294
Chapter 11 Print Shipment Documents

You can also send documents from one Magaya system to another by clicking
the “Send” button. This opens a dialog box to select an other Magaya customer
such as a destination agent.

295
Chapter 11 Importaciones

Importaciones

Introducción a las Importaciones

Magaya Explorer proporciona asistentes para ayudarle a procesar las importa-

ciones. Las pantallas para la importación y exportación son las mismas en los
asistentes para embarques aéreos, marítimos y terrestres.
Si el agente de origen usó Magaya Explorer para crear un embarque de import-
ación, entonces los datos del embarque serán enviados al agente de destino a
través de Magaya Network. Luego iniciará con el Paso 2. Si el agente de origen
no usa Magaya Network, entonces comience con el Paso 1.
Después del Paso 2, los procedimientos de operación son los mismos si el
embarque fue creado en Magaya Explorer en el origen o si no.
El siguiente es un resumen de los pasos necesarios para crear y procesar los
envíos entrantes (importaciones):
1) Crear un embarque de importación en el Magaya Explorer con el asistente
e introducir los datos del embarque (Este paso no es necesario si el
embarque fue creado por el agente en origen y enviado a usted a través de
Magaya Network).
2) Liquidar el embarque para generar las facturas de cobro y de pago.
3) Realizar el proceso de Recepción, lo cual crea Recibos de Almacén.
4) Crear Notificaciones de Arribo para los clientes.
5) Liberar las mercancías para su entrega final (Entrega de Carga).
Las secciones siguientes proporcionan más detalles sobre cada una de estas
operaciones y los pasos para la liquidación.

Video

Embarques de importacion (3:25 minutos)

https://vimeo.com/257923373

296
Importaciones Chapter 11

1. Crear un Embarque de Importación

Estos pasos explican cómo crear un Embarque de Importación en Magaya

Explorer.
Este ejemplo muestra una consolidación Aérea. Los pasos son los mismos para
importaciones Marítimas y Terrestres.
1) Haga clic en la flecha en el botón de embarque Aéreo y seleccione la
opción necesaria:

El asistente de importación se abre. La primera pantalla contiene campos

con información general del embarque, como el nombre de embarque (se
llenará de forma automática), el transportista, el lugar y la fecha en que la
operación de embarque entrante se introduce en el Magaya Explorer, e
información general sobre los productos que están arribando.
El agente destinatario tendrá que crear un embarque entrante si el agente
de origen no usa Magaya Explorer para transmitir los datos de embarque
por vía electrónica al agente destinatario.
Magaya Corporación anima a los importadores a involucrar a sus agentes
en origen para que preparen sus embarques utilizando Magaya Explorer y
para enviarlos electrónicamente a través de Magaya Network. Esto reduce
el tiempo de entrada de datos en aproximadamente un 70% en compara-
ción con la creación del embarque de importación a partir de cero en el
destino.

297
Chapter 11 Importaciones

2) Ingrese la información de envío en la pantalla general del asistente de

importación:

• El “Lugar de Realización” es la localización del destino.

• Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación.
Vea el tema “Creación de Embarques”.

298
Importaciones Chapter 11

3) Introduzca la información del expedidor y del consignatario en de la

pestaña de Entidades:

En el caso de una consolidación de importación, su empresa es el agente

de destino y el consignatario final a nivel del embarque Padre.
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea
el tema “CreacióndeEmbarques”.

299
Chapter 11 Importaciones

4) Ingrese la información de enrutamiento en la pestaña de Ruta:

Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea
el tema “Creación de Embarques”.

300
Importaciones Chapter 11

5) Seleccione los documentos necesarios para el embarque Padre:

• Normalmente recibirá los documentos del agente en origen ya sea

por correo o electrónicamente a través de Magaya Network. Si usted
necesita tener una copia de los documentos en el sistema como
referencia, por ejemplo puede seleccionar el manifiesto de carga y la
guía aérea.

301
Chapter 11 Importaciones

6) Seleccione la carga que arribará:

302
Importaciones Chapter 11

Hay dos opciones para seleccionar de carga:

• Opción 1: Seleccione la carga de un Recibo de Almacén (RA), si
usted ya recibió la carga e hizo RAs para ello,
o
• Opción 2: Agregue un número en el campo en blanco para crear
“Crear hijos adicionales para los que no se tiene recibo de almacén”
(si no ha recibido la carga todavía).
En este ejemplo, la captura de pantalla muestra el número "2" escrito en el
campo para crear dos embarque Hijos adicionales.

303
Chapter 11 Importaciones

7) Marque la casilla para volver a empacar la carga si es necesario.

Para obtener más información sobre cómo volver a reempacar, consulte el

tema “Reempacar la Carga”.
8) Seleccione los documentos necesarios para cada embarque Hijo:

Los embarques Hijos necesitan Notificaciones de Arribo (Si no los crea

aquí, puede hacerlo más tarde). También puede añadir cualquier otro
documento que desee enviar al cliente o mantener en el sistema como
referencia.

304
Importaciones Chapter 11

9) Guardar la transacción del embarque de entrada en una carpeta en el

Magaya Explorer:

10) Verifique los datos del embarque en la pantalla de resumen:

305
Chapter 11 Importaciones

• Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.

Los datos de embarque serán transferidos a la carpeta de embarques y se
mostrados en Magaya Explorer:

Haga clic en el botón de Acciones y ponga la carga como “En Tránsito”. Esto
actualizará el estado del embarque y comenzará la siguiente parte del proceso -
la introducción de datos de embarque.
Introduzca Datos de Embarque en Hijos:
A continuación, tendrá que introducir el Expedidor, el Destinatario, los cargos,
y la información de carga para cada embarque Hijo (No será necesario hacer
este paso si el embarque fue creado y enviado a través de Magaya Network).

306
Importaciones Chapter 11

Las siguientes instrucciones le explicarán el procedimiento para un hijo, ya que

estas se repiten por todos los embarques hijos.
1) En la carpeta de Embarques para la importación, vaya a la Lista de Carga.
Si no tiene un Recibo de Almacén para la carga, entonces en la Lista de
Carga se mostrará esta nota “Haga doble-clic para introducir la carga”
para cada Hijo:

2) Haga doble clic en la línea en la Lista de Carga. Se abre el cuadro de diálogo

de Productos.

307
Chapter 11 Importaciones

3) Ingrese información como la descripción de los productos y sus dimen-

siones:

Para obtener información sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de

Productos, consulte el tema “Productos”.
4) Agregar los cargos al embarque.
Si el agente de origen no envió el embarque a través de Magaya Network,
el agente de destino tendrá que introducir todos los cargos para crear las
transacciones contables. El agente de destino puede añadir todos los

308
Importaciones Chapter 11

gastos relacionados con la desconsolidación de la carga, reempaque, y

entrega de la carga a su destinatario final.
Introduzca los cargos en la pestaña de Cargos del embarque:

Para obtener más información sobre cómo introducir cargos, consulte el tema
“Cargos”.

2. Liquidar el Embarque

Liquidar el embarque de importación genera todas las transacciones contables

relacionadas con el embarque entrante.
El agente de destino tiene que crear las facturas que sean por cobrar para que el
monto adeudado pueda ser cobrado al cliente antes de la recogida o entrega de
los artículos.
La facturas prepago no suelen ser creadas por el agente de destino.
Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaña de Cargos.

309
Chapter 11 Importaciones

Para obtener más información sobre la pantalla de Liquidación, una explicación

de las columnas, y cómo trabajar con los botones, consulte el tema de “Liqui-
dación”.
Cuando liquide la importación, recuerde:
• Costo de Pre-Pagado (PP): costo pagado en origen
• Costo por Cobrar: Costo pagado en destino
• Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen
• Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino
Cuando se liquida una exportación, se generan los cargos prepagados en el
origen, y los cargos por cobrar se resolverán con el agente de destino. Al liquidar
una importación es a la inversa: usted factura los cobros en destino, y los cargos
pagados por adelantado se resuelven con el agente de origen.
Al hacer clic en el botón de Generar, se crean las transacciones contables. Se
crearán las facturas para los cargos que sean por cobrar.

3. Realizar Proceso de Recepción

El proceso de Recepción se hace conforme el embarque arriba a su destino.

Prepara la información sobre la carga para el almacén y crea los Recibos de
Almacén (RA), con toda la información relacionada con el embarque intro-
ducida de forma automática en los Recibos de Almacén.
Otra ventaja de recibir el envío por vía electrónica a través de Magaya Network
es la posibilidad de contar con la documentación lista para cumplir con las regu-
laciones aduaneras de las importaciones y poder comenzar antes de que la carga
arribe a su destino.
Video: Recibos de Almacén/Proceso de recepción
https://vimeo.com/257924361

310
Importaciones Chapter 11

Haga clic en el Padre, luego haga clic en la flecha del botón de Acciones para
seleccionar “Recepción” (La transacción del embarque debe tener un estado de
“Recibido”). Se abre un cuadro de diálogo:

• Seleccione la carga que está recibiendo. Puede seleccionar toda la carga o

parte de ella. También puede seleccionar una localización en el almacén
para colocar la carga. Si siempre recibe la carga en la misma puerta, selec-
cione la localización predeterminada (Para configurar una localización
predeterminada de recepción, vaya a Almacenamiento > Localizaciones y
haga clic derecho en un lugar de recepción).

• Opción: Haga clic en la casilla para utilizar el número de guía del

embarque como el número de Recibo de Almacén.
• Haga clic en el botón de Recibir, y haga clic en Sí en el siguiente cuadro de
diálogo. Esto cambia el estado del embarque a “Disponible”.
El estado de la carga se actualizará automáticamente en el origen en Magaya
Explorer si el envío fue recibido a través de Magaya Network.
Otras opciones en la pantalla de Recepción:

311
Chapter 11 Importaciones

• El botón de “Desempacar” es para un contenedor. Puede seleccionar un

contenedor y desempacarlo, y luego crear un RA para los artículos dentro
del contenedor, excluyendo el contenedor.
• El botón “Deshacer” deshará los pasos de recepción para que pueda hacer
un cambio.
• Para ver el Recibo de Almacén, haga clic en el botón de “Ir a RA”.
Si desea configurar su sistema para enviar mensajes de correo electrónico de
Seguimiento de Transacciones de forma automática al cliente para cada RA que
se crea durante el proceso de recepción, vea Mantenimiento > Configuración >
Seguimiento de las Transacciones y marque la casilla correspondiente.

4. Crear Notificaciones de Arribo

Una Notificación de Arribo es el documento que envía a los clientes para

hacerles saber que su carga está aquí y que monto deben pagar para recogerla (o
para que se les entregue).
Si usted aún no ha creado Notificaciones de Arribo del embarque, agréguelas
ahora (Si no se crearon en origen y se le enviaron a usted, entonces tendrá que
crearlas para cada embarque Hijo).
1) Haga clic en el botón de “Adic. Doc.” en la barra de herramientas de
embarque (si hace clic en la flecha del botón, seleccione “Documento ...”):

Se abre una pantalla con una lista de los documentos. Esta pantalla es la
misma que la del asistente.
2) Seleccione los documentos que necesita, haga clic en la casilla al lado del
nombre del elemento.

312
Importaciones Chapter 11

3) Haga clic en el botón de Aceptar. El documento se agrega a su embarque

con toda la información relacionada con ese embarque.
Para ver el documento, haga clic en el nombre del documento en la carpeta
del embarque en la parte izquierda del Magaya Explorer.
Después de crear las Notificaciones de Arribo, tendrá que coordinar la recogida
o la entrega.
Si desea que el número de factura aparezca en la Notificación de Arribo
(después de la liquidación), haga clic en el documento en la carpeta y seleccione
“Actualizar”.

5. Liberación de la Carga para Entrega Final

Para entregar la carga en su destino final, utilice el botón de Acciones en la

pantalla de Embarque (Este proceso puede realizarse también en la carpeta de
Almacenaje mediante el uso de la función de Entrega de Carga).
Video: Entrega

313
Chapter 11 Importaciones

https://vimeo.com/257925652
1) Seleccione el embarque Hijo, y haga clic en el botón de Acciones y selec-
cione “Entrega”. Un cuadro de diálogo se abre.

El cuadro de diálogo de Entrega del Embarque muestra información sobre

la carga y le da opciones para entregar la carga, desempacar la carga, y

314
Importaciones Chapter 11

mucho más.

2) Seleccione la carga a liberar y haga clic en el botón de "Entregar”. El

sistema crea un documento de Entrega de Carga para los artículos del
embarque Hijo seleccionado.
Cuando se crea la Entrega de Carga, el estado de los artículos cambia a
"Cargado". Cuando la mercancía se transporta en el camión para la
entrega, ponga el estado de la carga como “En Transito”, vaya al botón de
Acciones y seleccione la opción “En Transito”. Cuando sea entregada,
póngala como “Entregada” a través del botón de Acciones.
Esto actualizará el sistema Magaya en el origen para que muestre la carga
como Entregada si el embarque fue enviado a través de Magaya Network.
3) El Embarque de Importación está ahora completo.

315
Chapter 11 Shipment Charges

Shipment Charges
Freight charges and other charges for a shipment are entered on the Charges
tab. If your shipment was created from a previous transaction, the charges
entered in that transaction such as a WR will be transferred to the Shipment.
You can also add or edit charges when you create a shipment. If a charge was
automated, it will appear here. For details on how to automate charges, please
see the Magaya Software Customization Manual, chapter 2.
Aprende más:
https://knowledge.magaya.com/#/article/charges_tab/ES

Shipment Charges

The Charges tab of a shipment shows the status of Open, Posted, or Paid. The
description of the charge is shown, if it is a Pre-paid charge (Yes or No), Quan-
tity, and other information is displayed.
• Costs are in red
• Income charges are in green

316
Shipment Charges Chapter 11

If using the Routing feature, the charge icons look different than if you are not
using the Routes.

Right-click on a charge to view options such as regenerating open charges,

moving charges up or down to change the order of display in documents, etc.

317
Chapter 11 Shipment Charges

When you click on the Add button, a menu pops up:

• Income charges and expense charges are not related to the movement of
the freight. Income examples include documentation and crating fees.
• Expense Freight charges (and Income Freight Charges) include fuel, secu-
rity surcharges, and air freight.

318
Shipment Charges Chapter 11

The following is a screenshot of the dialog box that opens when you add an
Income Freight Charge for an Ocean Shipment:

Examples of ocean income freight charges include Ocean Freight Service and
Fuel Surcharge. These are available from the first dropdown menu “Freight
Service Class”. This dropdown menu is filled from the “Items and Services” List
(under the Accounting folder); the Type Definition is “Freight” or “Other
Freight”. Fill in the rest of the information as follows:
• Enter an additional description of the charge (optional). If you enter a
description here, it will appear in the air waybill or BL document instead
of the description of the “Freight Service Class” .
• Select the client to apply the charge to (such as the shipper or consignee).
The Rates button opens the profile for the entity in the “Apply by” field. If
you are working in the Expense Freight Charge, the Rates button will open
the Rate tab of the Carrier profile.
• Determine if the charge is Pre-paid or Collect and select the appropriate
option from the dropdown menu. (Pre-paid charges are invoiced at
origin. Collect charges are invoiced at destination. Charges for straight
shipments are often Collect because the carrier often handles the collec-
tion at destination instead of an agent handling it.)
• If you check the box to show charges in documents, the charges will show
in operations transactions and shipment documents. The charges will
always appear in bills and invoices even if you do not check this box.
• Allow Automatic Update: To enable automatically update a charge,
check the box. If you make a change to a commodity such as the weight,

319
Chapter 11 Shipment Charges

the charge for the new weight will be calculated and updated automati-
cally. Uncheck the box if you do not want this automated.
If you manually enter a rate in this screen, the box will uncheck for “Allow
automatic update.” If you want to activate the updating feature for the
manually entered spot rate, check the box again. Then the system will use
the rate you entered if any changes in weight, etc. occur; it will not revert
to a saved rate.
• Apply the charges by weight, pieces, volume, or by container. (When you
change how you apply the charge (by weight, pieces, etc.), the totals across
the bottom change. The unshaded fields (yellow) will be multiplied auto-
matically to calculate the total. You only need to fill in the unshaded
fields.) Each method of applying charges is explained below:
– Pieces: Applying charges by pieces will calculate the total based on
the total number of pieces.
– Weight: This is the gross weight of all the pieces in the shipment.
– Volume: The volume of all the pieces added together.
– Chargeable Weight: In Air shipments, the chargeable weight is
calculated based on the volume weight (dimensional weight);
compare the volume weight to the gross weight and use the larger
amount.
• Select the Rate method to use:
– Enter a Rate: Enter a value.
– Enter a Minimum: Enter a minimum amount
– Enter a Maximum: Enter a maximum amount
• Enter the number of pieces and the charge. The total will be calculated
automatically.

320
Shipment Charges Chapter 11

The following screenshot of an Air Freight income charge shows the Chargeable
Weight:

The Magaya Explorer system will notify you of the chargeable weight amount.
If using Routes, a new tab appears inside the Charges dialog box. Open a Charge
to view the tab and see what route or segment is associated with the charge.

Generate Transactions for a House

The Charges tab of a House shipment has a “Generate” button that you can use
to generate the invoices for a House shipment even if the entire consolidation is

321
Chapter 11 Shipment Charges

not ready to be liquidated, or if the consolidation has been liquidated and a new
House added.

For additional details on working in the Charges tab, see the topic "Charges".

322
Chapter 11 The Shipment Toolbar

The Shipment Toolbar

The Shipment Toolbar offers many functions. Some of the buttons have an
arrow on the side that you can click for more options. The following explains
each of the buttons and what they do:

Para la versión en español de este artículo, ver:

https://knowledge.magaya.com/#/article/working_with_shipments/ES

323
The Shipment Toolbar Chapter 11

The Master and House Buttons

Master: This button navigates to the Master shipment when you are in the
House shipment view. (It is grayed out when you are in the Master.)

Houses: When you need to add a House to a consolidation, you have two
options:
• 1) Choose “Create House Shipment” to add a House to a consolidation
that you will enter information into manually, or
• 2) Choose “Create Houses using the Wizard” to use the wizard to add a
house.

324
Chapter 11 The Shipment Toolbar

This button also enables you to load Houses from the online shipment folder or
to break the shipment into subshipments.

Add a Document: This button has two options: 1) Select a document from
Magaya Explorer such as an Air Waybill, or 2) select “Other Document” which
is a document from your computer such as an Excel spreadsheet or Word docu-
ment.
To ensure you have the latest documents from Magaya, download them into
your Magaya system by clicking the “File” button on the top of your software.
Select “Document Download.” Any document with a star or arrow icon is new.
If you have custom documents, your Magaya Implementation specialist will
help you download those and use them. If you have questions, contact Magaya
Tech Support via Magaya.com .
To print documents, click the Printbutton on the top toolbar and follow the
prompts in the wizard. See the topic “Print Shipment Documents” for details.
View and then print attached documents from the Attachments tab.
Profit: Click to see the profit for a consolidation. A list opens with details of all
the expenses, income, and profit for all the Houses. From the Actions button

325
The Shipment Toolbar Chapter 11

select the columns to view (including related columns), reports, or to export the
data from your Magaya system.

Liquidation: This liquidates the shipment and creates accounting tasks (see the
topic on Liquidation).
Transactions: This button has two options: 1) Transactions for Consolidation,
which is all the accounting transactions related to the Master and House that
will be summarized in one screen, and 2) Transaction for the Shipment, which
enables you to edit the accounting transactions. (See the section on viewing
transactions.)

Send: Send the shipment information and documentation to an agent or other

in the Magaya Network. This will send the transaction to another Magaya user,
and they will receive it in their Magaya system, so they do not need to retype any
shipment information.
Customs: Used for accessing US Customs options. If the button is grayed out,
contact Magaya Corporation to activate the Customs options such as AES to
export goods from the U.S. and to file the EEI. Use this button to file the EEI for
commodities and vehicles, to see results from the AES system, to connect to the

326
Chapter 11 The Shipment Toolbar

customs broker ABI interface, and more functions for imports. See the Magaya
Software Communications Manual for more.

Commodities: This button has options to show or hide the cargo list, to verify
the packing list, or to choose the packing list columns. (If you have a scanner
and the Magaya Bar Coding plug-in activated, scan each item and the list will
move the items from unverified to verified.)

The Shipment Actions Button

There are many options available from the Actions button:

• Set/Reset as In Transit, as Received, and as Delivered: Use this menu
option to change the status of a shipment. When you set the shipment In
Transit, the cargo has departed from the warehouse, and therefore items
inside that shipment cannot be modified. The status will be updated in the
Shipment List under the Warehousing folder. The Warehouse Receipt list
will also be updated. (These options are for Imports. See the Imports topic
for details.)
• Set as Incoming or as Outgoing: This option changes the direction of a
shipment. “Incoming” is a shipment that your company is receiving
(imports). “Outgoing” is a shipment that your company is sending
(exports).
• Add to a Job: This function is available in the Magaya Supply Chain Solu-
tion. It allows a shipment to be connected to a Job and the progress
updated in the Job screen. Please see the Magaya Supply Chain Solution
Manual.

327
The Shipment Toolbar Chapter 11

• Reception and Release options are for Imports. See the “Imports” topic for
details.
• Reports: Use this option to create a report for the selected shipment such
as a report of the cargo by shipper, consignee, etc. The Cargo Manifest
report option is available here.
• History: You can view the history of all the transactions that are related to
this shipment. You can go to the document or the transaction (the dialog
box) for any item listed in the History list. (The History option on the
Actions button is displayed in bold, indicating this is the default option for
the Actions button. This means that if you click on the Actions button
instead of the arrow to select an option, the History screen will appear.)
• Verify Charges: This displays a verification screen of the charges in a ship-
ment in comparison to the rates you have entered into the system. Click
the “Create” button to create a Charges Correction Advice. This form will
be available in the document list in the shipment screen. This option is
commonly used by airlines to verify charges that their customers calculate.
If there is a difference, the system will alert you.

For Ocean shipments, the Actions button will give you access to ocean carrier
messages (INTTRA), a Magaya plug-in.
Cargo Insurance is also available from the Actions button. For information on
cargo insurance, please see the Magaya Software Communications Manual.

328
Chapter 11 Trabajando con Embarques

Trabajando con Embarques

11.11. Introducción: Trabajo con Embarques

Este tema proporciona una visión general de la pantalla de embarque, su barra

de herramientas y las funciones disponibles cuando está trabajando en sus
embarques. Aquí también se explica cómo trabajar con las pestañas de
embarque, cómo volver a empacar la carga, y cómo liquidar un embarque.

11.11. Recursos adicionales

Introducción a la Guía de Carga (BL, Bill of Lading):

https://knowledge.magaya.com/#/article/bill_lading/ES
Introducción a la Guía Aérea (Air waybill, AWB):
https://knowledge.magaya.com/#/article/air_waybills/ES

329
Trabajando con Embarques Chapter 11

11.11. Introducción al Trabajo con Embarques

Magaya Explorer muestra los embarques en tres paneles. Los paneles y barras de
herramientas son las mismas para los embarques entrantes y salientes sean
aéreos, marítimos o terrestres.

• La Lista de Documentos muestra los documentos, tales como las Guías

Aéreas o Manifiesto de Carga y cualquier embarque Hijo que se haya agre-
gado a ese embarque. Para ver un documento, haga doble clic en él. Para
copiar, cortar, eliminar o enviar un documento, haga clic derecho sobre él
y seleccione del menú emergente.
• El panel de datos de embarque muestra todos los datos de este embarque
organizados en pestañas. Los campos en las pestañas se pueden editar
según sea necesario. Si utiliza el asistente para crear un envío, los datos del
asistente aparecerán en estas pestañas.
• La Lista de Carga muestra la carga en el embarque. Por encima de la Lista
de Carga está la Barra de Herramientas de Carga que le permite modificar
el contenido de la Lista de Carga.
• La Barra de Herramientas de Embarque cubre el ancho del panel de datos
de embarque y la Lista de Carga. Los botones de la Barra de Herramientas
de Envío incluyen un botón de Liquidación, un botón de Aduanas, uno

330
Chapter 11 Trabajando con Embarques

para agregar documentos a un embarque, y mucho más. Estas funciones

se explican en las siguientes secciones del manual.
Las carpetas de Magaya de la izquierda muestran las carpetas de Embarques. Al
hacer clic derecho sobre una carpeta o documento, aparece un menú emergente.
Las opciones del menú varían. En este ejemplo muestra el menú emergente para
la Guía Aérea. El documento se vincula automáticamente al embarque, pero
también se puede desvincular si desea agregar información manualmente al
documento. Si el documento está vinculado, y realiza cambios a cualquiera de
los campos en las pestañas del embarque, el sistema añadirá los cambios al
documento y sobrescribirá los cambios manuales hechos al documento.

Recargar los datos significa que la información en los campos de las pestañas se
colocará en el documento.

331
Trabajando con Embarques Chapter 11

El embarque Padre es la carpeta superior. Expanda para ver los hijos debajo de
ella. Todos los documentos enumerados en el hijo pertenecen al Hijo. Los docu-
mentos Padre están después de los embarques Hijos.

Al hacer clic en el Padre, en el botón “Padre” aparece en gris en la barra de herra-

mientas de embarque. Al hacer clic en un Hijo, el botón Padre estará disponible.
Esto es útil si tiene una larga lista de embarques Hijos; usted rápidamente puede
ir al embarque Padre en lugar de desplazarse por la lista.

332
Chapter 11 Trabajando con Embarques

11.11. Trabajando con la Pestaña de Embarque

Toda la información introducida en el asistente de embarque aparece en las

pestañas. Usted puede verificar o hacer cambios haciendo clic en la pestaña e
introduciendo información en los campos.

11.11. Pestaña General

Lapestaña General tiene campos específicos para el tipo de embarque que usted
está haciendo (aéreo, marítimo o terrestre). Echemos un vistazo a cada uno.

333
Trabajando con Embarques Chapter 11

Un Embarque Aéreo tiene los siguientes campos en la pestaña General:

Los datos introducidos en el asistente aparecen en los campos. Usted puede

hacer cambios si es necesario. Si no utiliza el asistente para crear un embarque,
introduzca la siguiente información en los campos:
• El Nombre de Embarque es asignado automáticamente por el sistema.
Para cambiarlo, escriba sobre el. Para configurar la numeración, vaya a la
carpeta de Mantenimiento y haga clic en Configuración. (Es el mismo
para el aéreo, marítimo o terrestre). Si copia un embarque para crear otro,
haga clic en el botón de flecha al lado del campo de “Nombre del
Embarque” para obtener el siguiente número de embarque disponible
para que no tenga dos embarques con el mismo número.
• Introduzca el Número de Guía Aérea de la aerolínea. Si el campo está en
gris, utilice el botón Poner. El botón Poner se utiliza para seleccionar el
número de guía de aire de una lista preestablecida de números dados a su
compañía por la aerolínea. Cree una lista preestablecida en la carpeta de
Mantenimiento > Transportista.
• Escriba el Número de Reservación.
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar
es Miami).

334
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• El campo de “Realizado Por” se llena con el nombre del usuario (la

persona registrada en el sistema) y la “Fecha de Realización” es comple-
tada por el sistema con la fecha de hoy. Para cambiarla, utilice los menús
desplegables.
• Escriba el Valor Declarado.
• Escriba una descripción general de las mercancías, si la conoce (opcional).
• Introduzca una cláusula preestablecida, haga clic en el botón con los tres
puntos. La cláusula aparecerá en el campo de Descripción de la Carga,
sobrescribiendo la descripción.
Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para realizar un Embarque
Marítimo:

• Las Fechas son llenadas de forma automática por el sistema con la fecha
de hoy. Cambiar la fecha de Salida y de Arribo y la hora para el embarque.
• Escriba el Valor Declarado de las mercancías.

335
Trabajando con Embarques Chapter 11

• Los totales para la Cantidades de las mercancías se muestran en la parte

inferior de la pantalla. Para cambiar las unidades de medida, haga clic en
el botón de Configuración.

El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para establecer cómo

desea que sean llenados los formularios (mostrado aquí), y otra pestaña
para las unidades de medida.

336
Chapter 11 Trabajando con Embarques

Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para un Embarque Terrestre:

• Escriba el Valor Declarado para las mercancías.

• Escriba la descripción general de las mercancías.
• El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para la definir la forma
en que desea llenar los formularios (por ejemplo, guías aéreas y cono-
cimientos de embarque), y otra pestaña para las unidades de medida
(libras, kilos, etc).

11.11. Pestaña de Ruta

En la pestaña de Ruta para todo tipo de embarques (aéreo, marítimo y terrestre),

el modo de transporte es fijado por el sistema para el tipo de embarque. Usted
puede utilizar el menú desplegable o el botón con los tres puntos para realizar
cambios en el modo de transporte.

337
Trabajando con Embarques Chapter 11

La pestaña de Ruta para un Embarque Aéreo contiene los siguientes campos:

• El campo de Transportista se llena desde el asistente (en este ejemplo). En

el caso de los embarques aéreos, el transportista se introduce en la pestaña
General, en la pestaña de Ruta, es de sólo lectura (en gris). Para cambiarlo,
vaya a la pestaña General.
• La pestaña de Ruta aérea incluye un lugar para añadir información de
transferencia de vuelo. Introduzca el aeropuerto, el transportista y el
número de vuelo para cada transferencia, según sea necesario.
• Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D)
y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar
a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos
Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el
puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también
esté disponible en la lista desplegable.
• Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este
embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación
Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.).
• Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que
recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen.

338
Chapter 11 Trabajando con Embarques

La pestaña de Ruta para un Embarque Marítimo contiene los siguientes

campos:

Los campos en la pestaña de Ruta Marítima son los mismos que se muestran en
las instrucciones para crear una Consolidación Marítima. Llene los campos con
la información de su embarque.
El Modo de Transporte es llenado automáticamente por el sistema.
• 1. Lugar de Recibo por el Pre-transportista: Este es el lugar donde el trans-
portista terrestre recogerá la carga para llevarla al puerto de embarque.
• 2. Puerto de Carga: Este es el puerto donde las mercancías serán cargados
en el buque.
• 3. Puerto de Descarga: Aquí es donde la carga va a ser descargada del
buque.

339
Trabajando con Embarques Chapter 11

• 4. Lugar de Entrega del Embarque: Este es el destino final de los bienes - a

donde el transportista doméstico en el destino llevará los bienes.
• Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D)
y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar
a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos
Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el
puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también
esté disponible en la lista desplegable.
• Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este
embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación
Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.).
• Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que
recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen.
La pestaña de Ruta para un Embarque Terrestre contiene los siguientes campos:

• El Modo de Transporte se define como “Por Camión” de forma predeter-

minada para embarques por tierra. El menú desplegable y el botón con los
tres puntos le da la opción de añadir nuevos modos de transporte.
• Introduzca el Número PRO, Número de Seguimiento, el Nombre y el
Número de Licencia del Chofer (opcional).

340
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• Ingrese información, fecha y hora de Salida y de Arribo. (los menús

desplegables "A" y "De" utilizan la lista de los puertos para los nombres de
lugar).
• Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D)
y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar
a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos
Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el
puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también
esté disponible en la lista desplegable.
• Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este
embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación
Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.).
• Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que
recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen.

11.11. Pestaña de Cargos

Los cargos por flete y otros gastos se registran en la pestaña de Cargos. Si su

embarque fue creado a partir de una transacción anterior, los cargos que intro-
dujo en esa transacción, tales como un Recibo de Almacén, serán transferidos al
Embarque. También puede agregar o editar los cargos cuando se crea un
embarque.
La pestaña de Cargos muestra lo siguiente: Los Gastos son de color rojo, los
cargos de Ingreso son de color verde, se observa el estado de Abierto, Procesado
o Pagado, la descripción de la carga, si se trata de un cargo de Pre-pago (Sí o No),
Cantidad, y otra información.

341
Trabajando con Embarques Chapter 11

Haga clic derecho en una carga para ver las opciones, tales como la de Regenerar
Cargos abiertos, mover los cargos hacia arriba o hacia abajo para cambiar el
orden de presentación en los documentos, etc.

Al hacer clic en el botón de Adicionar, aparece un menú:

342
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• los cargos por gastos y los cargos por ingresos no están relacionados con
el movimiento de la carga. Ejemplos de ingresos incluyen la docu-
mentación y los honorarios por embalaje.
• Cargos de Gastos por Flete (y cargos de Ingreso por Flete) incluyen
combustible, recargos de seguridad, y el flete aéreo.
La siguiente es una captura de pantalla del cuadro de diálogo que se abre cuando
se agrega un cargo de Ingresos por Flete para un Embarque Marítimo:

Ejemplos de los cargos de ingresos por flete marítimo incluyen el Servicio de

Flete Marítimo y Recargo por Combustible. Estos están disponibles en el primer
menú desplegable “Cargo”. Este menú desplegable se llena desde la lista de
“Productos y servicios” (en la carpeta de Contabilidad); La Definición del Tipo
es “Flete” u “Otro flete”. Llenar en el resto de la información como sigue:
• Escriba una descripción adicional de la carga (opcional). Si se introduce
una descripción aquí, aparecerá en el documento de Guía Aérea o Cono-
cimiento de Embarque en lugar de la descripción de la “Clase de Servicio
de Flete”.
• Seleccione el cliente a quien se aplica el cargo (por ejemplo, el expedidor o
el destinatario). El botón de Tarifas abre el perfil de la entidad en el campo
de “Aplicar por”. Si usted está trabajando en el Cargo por Gastos de Flete,
el botón de Tarifas abrirá la pestaña de Tarifas del perfil del Transportista.
• Determinar si el cargo es Prepagado o Por Cobrar y seleccionar la opción
apropiada del menú desplegable (Los cargos prepagados se facturan en
origen. Cargos Por Cobrar se facturan en el destino).

343
Trabajando con Embarques Chapter 11

• Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los
cargos se mostrarán en las transacciones de las operaciones y en los docu-
mentos de embarque. Los cargos siempre aparecerán en las facturas de
pago y las facturas de cobro, incluso si usted no marca esta casilla.
• Habilitar Actualizar automáticamente: Para permitir la actualización
automática de un cargo, marque la casilla. Si usted hace un cambio a un
producto como el peso, el cargo para el nuevo peso se calcula y actualiza
de forma automática. Desmarque la casilla si no desea este cálculo
automático.
• Aplicar los cargos por peso, piezas, volumen, o por contenedores (Cuando
se cambia la forma de aplicar los cargos (peso, piezas, etc.), los totales en
la parte inferior se actualizan. Los campos sin sombra (amarillos) se multi-
plicarán de forma automática para calcular el total. Sólo tiene que rellenar
los campos sin sombra). Cada método de aplicación de cargos se explica a
continuación:
– Piezas: Para aplicar un cargo por piezas y calcular el total en función
del número total de piezas.
– Peso: Este es el peso bruto de todas las piezas en el embarque.
– Volumen: El volumen sumado de todas las piezas.
– Peso a Cobrar: En los embarques aéreos, el peso por el que se cobra
se calcula en base al peso del volumen (peso volumétrico); compare
el peso del volumen con el peso bruto y utilice la cifra mayor.
• Seleccione el método tarifario a emplear:
– Introduzca una Tarifa: Introduzca un valor.
– Introduzca un mínimo: Introduzca una cantidad mínima
– Introduzca un máximo: Introduzca una cantidad máxima
• Introduzca el número de piezas y el cargo. El total se calcula de forma
automática.

344
Chapter 11 Trabajando con Embarques

La siguiente captura de pantalla de un cargo por Flete Aéreo muestra el Peso a

Cobrar:

El sistema Magaya Explorer le notificará del monto del peso a cobrar.

Generar Transacciones para un Embarque Hijo:
La pestaña de Cargos de un embarque Hijo cuenta con un botón de “Generar”
que se puede utilizar para generar las facturas de cobro correspondientes a un
embarque Hijo incluso si la consolidación no está listo para ser liquidada en su
totalidad, o si la consolidación se ha liquidado y se ha añadido un nuevo Hijo.

345
Trabajando con Embarques Chapter 11

Para obtener información adicional acerca de cómo trabajar en la pestaña de

Cargos, consulte el tema “Cargos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/charges_tab/ES

11.11. Otras pestañas

La pestaña de Entrega tiene información sobre el manejo de la entrega de la

mercancía al destinatario final en la parte final del embarque.
Si desea proporcionar una Prueba de Entrega a su cliente, haga clic en la
pestaña de Entrega, y marque la casilla para Información de Prueba de Entrega
(POD). Rellene la información necesaria. Si usted tiene el módulo de extensión
activo, la información recopilada usando el dispositivo de mano se carga en esta
pestaña, incluyendo las firmas de la persona que recibió los paquetes.

• El Agente de Entrega en Destino es la compañía a cargo de la entrega local

en el destino.

346
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• La Dirección de Recogida en Destino es la dirección en donde se va a

recoger la carga para la entrega final, por ejemplo, el aeropuerto.
• Si marcó la casilla de POD, escriba abajo la fecha y hora de entrega, el
nombre de quien recibió la carga (la persona que firmó), y cualquier
comentario, como si el paquete quedó en manos de un vecino, etc. Esta
información le será enviada después de que los bienes hayan sido entre-
gados. Si el agente de destino tiene un sistema Magaya, él introducirá la
información y ésta actualizará su sistema.
The La pestaña de Eventos muestra los eventos añadidos para el Madre y los
Hijas. Estos serán visibles en el seguimiento. Para más detalles, consulte el tema:
http://knowledge.magaya.com/#/article/events/ES
Para obtener más información sobre la pestaña de Adjuntos, vea el tema:
http://knowledge.magaya.com/#/article/attachments/ES
Para obtener más información sobre la pestaña de Notas, consulte el tema:
http://knowledge.magaya.com/#/article/notes_and_internal_notes/ES
Si ha añadido campos personalizados, aparecerán en una pestaña personalizada
(Configure los campos personalizados en la carpeta de Mantenimiento en la
subcarpeta de Configuración).

11.11. La Barra de Herramientas de Embarque

La Barra de Herramientas de Embarque ofrece muchas funciones. Algunos de

los botones tienen una flecha al lado en la que usted puede hacer clic para más
opciones. A continuación se explica cada uno de los botones y lo que hacen:

Padre: Este botón lo posiciona en el embarque Padre, cuando está en la vista del
embarque Hijo. (Aparece en gris cuando ya se encuentra en el embarque Padre).
Embarques: Cuando necesita agregar un Hijo a una consolidación, tiene dos
opciones: 1) Seleccione la opción “Embarque Hijo” para agregar un Hijo a una
consolidación a la que va a introducir información en forma manual, o 2) selec-
cione “Asistente para Embarques Hijos” para utilizar el asistente para agregar

347
Trabajando con Embarques Chapter 11

un embarque Hijo. Este botón también permite cargar Hijos a partir de la

carpeta de embarques por internet o desglosar el embarque en sub-embarques.

Adicionar Documento: Este botón tiene dos opciones: 1) Seleccionar un docu-

mento desde el Magaya Explorer, como por ejemplo una Guía Aérea, o 2), selec-
cionar “Otro documento”, que es un documento de su computadora, como por
ejemplo una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word.

348
Chapter 11 Trabajando con Embarques

Ganancia: Haga clic para ver las ganancias para una consolidación. Se abre una
lista con los detalles de todos los gastos, ingresos y ganancias para todos los
embarques Hijos.

Liquidación: Este liquida el embarque y crea las tareas de contabilidad corre-

spondientes (véase la sección sobre Liquidación).
Transacciones: Este botón tiene dos opciones: 1) Las Transacciones para la
Consolidación, que son todas las transacciones contables relacionadas con el
Padre y el Hijo, que se resumirán en una sola pantalla, y 2) Transacción para el
Embarque, lo que le permite editar las transacciones contables (Vea la sección
sobre la visualización de transacciones).
Enviar: Enviar la información de embarque y la documentación a un agente o a
otro usuario en Magaya Network. Esto enviará la transacción a otro usuario
Magaya, quien lo recibirá en su sistema Magaya, con lo cual el no tendrá que
volver a digitar la información del embarque.
Aduana: Se utiliza para acceder a las opciones de las Aduanas de EE.UU. Si el
botón está en gris, póngase en contacto con Magaya Corporation para activar
las opciones de Aduanas. Vea el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya para más información.
Productos: Este botón tiene opciones para mostrar u ocultar la lista de emba-
laje, para verificar la lista de embalaje, o para elegir las columnas de la lista de
empaque (Si tiene un escáner y el módulo de extensión Magaya Bar Code activo,
puede escanear cada artículo para mover los artículos de la lista de no verificado
a verificado).

349
Trabajando con Embarques Chapter 11

Acciones: Hay muchas opciones disponibles en el botón de Acciones:

• Ponga o quite como En Tránsito, Recibido, o Entregado: Utilice esta

opción de menú para cambiar el estado de un embarque. Al poner el
embarque como En Tránsito, la carga ha salido de la bodega, y por lo tanto
los artículos dentro del embarque no pueden ser modificados. El estado se
actualiza en la Lista de Embarque en la carpeta de Almacenaje. La lista de
Recibos de Almacén también se actualizará (Estas opciones son para las
importaciones. Consulte el tema de Importaciones para más detalles).
• Ponga como Entrante o Saliente: Esta opción cambia la dirección de un
embarque. “Entrante” es un embarque que su empresa está recibiendo (las
importaciones). “Saliente” es un embarque que su empresa va a enviar (las
exportaciones).
• Agregar a un trabajo: Esta función está disponible en Magaya Supply
Chain Solution. Le permite conectar un embarque con un trabajo y el
progreso actualizado en la pantalla de Trabajo. Por favor, consulte el
Manual de Cadena de Suministro Magaya.

350
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• Las opciones de Recepción y Entrega son para las importaciones. Vea el

tema sobre “Importaciones” para más detalles:
http://knowledge.magaya.com/#/article/imports/ES
• Reportes: Utilice esta opción para crear un reporte para el embarque
seleccionado, como por ejemplo un reporte de carga por expedidor, por
consignatario, etc. La opción de reporte de Manifiesto de Carga está
disponible aquí.
• Historia: Usted puede ver el historial de todas las transacciones que están
relacionadas con este embarque. Puede ir al documento o la transacción
(el cuadro de diálogo) para cualquier elemento que aparece en la lista del
Historial (La opción de Historia en el botón Acciones se muestra en
negrita, lo que indica esta es la opción predeterminada para el botón de
Acciones. Esto significa que si hace clic en el botón de Acciones, en lugar
de en la flecha para seleccionar una opción, aparecerá la pantalla de
Historia).
• Verificar Cargos: Esto muestra una pantalla de resultados de la verifi-
cación de los cargos de un embarque en comparación con las tarifas que
ha definido en el sistema. Haga clic en el botón “Crear” para crear un
Consejo de Corrección de los cargos. Este formulario estará disponible en
la lista de documentos en la pantalla de embarque. Esta opción es utilizada
comúnmente por las compañías aéreas para verificar los cargos que
calculan sus clientes. Si hay una diferencia, el sistema le avisará.

351
Trabajando con Embarques Chapter 11

Para los embarques marítimos, el botón de Acciones le dará acceso a los

mensajes de la naviera (INTTRA), un módulo de extensión de Magaya:
http://knowledge.magaya.com/#/article/inttra_getting_started/ES
El Seguro de Carga también está disponible en el botón de Acciones. Para
obtener información sobre seguros de carga, consulte el Manual del Software de
Comunicaciones Magaya.

11.11. La Barra de Herramientas de Carga

La barra de herramientas de carga le permite trabajar con la carga de su

embarque. Al nivel del embarque Hijo, podrá ver la carga de ese Hijo; a nivel del
Padre, verá la consolidación de la carga para todas los embarques Hijos.

Puede hacer doble clic en cualquier elemento de la lista para abrirlo y ver los
detalles.
Si hay un contenedor entre los elementos de la lista y carga suelta que desee
incluir dentro del contenedor, haga clic y arrastre los elementos hacia el
contenedor.
Para cambiar las columnas de la Lista de Carga, haga clic en el botón de
Productos en la barra de herramientas de embarque y seleccione “Seleccionar
Columnas de Productos”.
La Barra de Herramientas de Carga tiene las siguientes opciones:

352
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• Cargar: Esto abre otra pantalla para cargar mercancías en el embarque

Hijo que haya seleccionado, no a nivel del embarque Padre (en Magaya
Supply Chain Solution):

En esta pantalla, usted puede cargar los artículos de Recibos de Almacén,

Órdenes de Recogida, Inventario, Localizaciones, o mediante el escaneo.
Basta con seleccionar el botón apropiado en la parte superior de la
pantalla.

353
Trabajando con Embarques Chapter 11

• Cargar: Esto abre otra pantalla para cargar mercancías en el embarque

Hijo que haya seleccionado, no a nivel del embarque Padre:

Para cargar los artículos, selecciónelos en la vista de lista que desee, tales
como Almacenaje, Recogida, Inventario, etc.
• Adicionar: Utilice esta opción para añadir carga que no tenga un Recibo
de Almacén (para añadir sobre la marcha). Se abre la pantalla de
Productos. Vea el tema “Productos:”
http://knowledge.magaya.com/#/article/commodities_tab/ES
• Descargar: Para eliminar carga de este embarque Hijo y volver a colocarlo
en el almacén en estado de “Disponible” (si es que era parte de un Recibo
de Almacén).
• Reempacar: Vea la sección “Reempacar la Carga”.
• Desempacar: Para mover algunos artículos fuera del contenedor. Los
artículos permanecerán en el embarque Hijo. Si hace clic en el botón de
Desempacar cuando se tiene un contenedor seleccionado, todos los
artículos de ese contenedor se desempacarán. Si hace clic en un artículo,
sólo ese artículo será desempacado del contenedor.
• Editar: Para realizar cambios.

354
Chapter 11 Trabajando con Embarques

Los iconos de la carga indican el estado (“status”) de la carga:

• Amarillo está en proceso (o Pedido)
• Celeste está Disponible
• Violeta está Cargado
• Verde Claro es que se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está
Arribando)
• Azul es Enviado

Los iconos se identifican en el Magaya Explorer en las listas como la lista de

Recibos de Almacén, la lista de Entregas de Carga, y la lista de Productos. Vea la
columna de Estado para los nombres y colores de los iconos.

355
Trabajando con Embarques Chapter 11

11.11. Reempaque de la Carga

Para reempacar la carga dentro de un embarque, haga clic en el embarque en la

carpeta de Embarques para seleccionarlo y haga clic en el botón de Reempacar
en la Barra de Herramientas de Carga. Se abre un asistente.

• Seleccione el tipo de contenedor. El “contenedor” puede ser una paleta, un

contenedor marítimo, contenedores aéreos, etc. Este menú desplegable
toma sus definiciones de la lista de los Tipos de Embalaje (en la carpeta de
Almacenaje).
• Introduzca la descripción de la carga.
• Escriba el numero de contenedor.
• Introduzca los números de los sellos para el contenedor (para los
embarques marítimos solamente).
• Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
• Haga clic para marcar la casilla si desea agregar el peso de las piezas
contenidas en el peso total. Nota: Esto es necesario cuando se envía infor-
mación a Aduanas de EE.UU.

356
Chapter 11 Trabajando con Embarques

• Seleccione una localización en el almacén donde se encuentra este

contenedor.
• Agregue notas si lo requiere y haga clic en el botón Siguiente para ir a la
siguiente pantalla en el asistente.
• Si desea crear más de un paquete, marque la casilla “Crear varios
paquetes”. Por ejemplo, si usted recibe 1.000 piezas, pero vienen en cajas
de 50, marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso.

• Seleccione los artículos que desea incluir en el interior del contenedor.

• Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. El cargamento
será reempacado. Si desea agregar más artículos a este contenedor después
de haber terminado esta pantalla, puede seleccionar el contenedor en la
lista de cargas y hacer clic en el botón de Reempacar nuevamente.

357
Trabajando con Embarques Chapter 11

11.11. Verificar Contenido del Paquete

Use esta opción para asegurarse de que todos los artículos correctos se cargan
en el embarque correcto.
Después de embarcar la carga, haga clic en la flecha al lado del botón de
Productos en la Barra de Herramientas de Embarque. Seleccione “Verificar
Lista de Embalaje”:

En la pantalla que se abre, aparecen todos los artículos para el embarque:

Conforme escanea cada elemento, este se mueve automáticamente de la mitad

superior de la pantalla a la sección de verificada.

358
Chapter 11 Trabajando con Embarques

Si el escáner falla en la lectura del código de barras, usted puede introducir el

código manualmente haciendo clic en la tecla “Entrar Código”. Un cuadro de
diálogo se abre para que escriba en el número de código de barras:

Crear un reporte de los artículos haciendo clic en el botón de Acciones.

11.11. Ver Transacciones

Para ver todas las transacciones contables, haga clic en la flecha al lado del botón
de Transacciones en la Barra de Herramientas de Embarque. El botón de
Transacciones tiene dos opciones: ver las transacciones para el embarque o para
la consolidación.
Si selecciona ver las transacciones de una consolidación, se le mostrará un
resumen. Usted no podrá editar ninguna transacción en este resumen.
Esta lista que se muestra aquí es de un embarque (no todas estas opciones
estarán disponibles en la vista de la consolidación). En la lista de embarque,

359
Trabajando con Embarques Chapter 11

usted puede agregar, editar o eliminar transacciones. Puede hacer clic derecho
sobre una transacción y seleccionar en el menú:

• Para ver uno de los documentos, seleccione “Ir al documento”.

• Seleccione “Vincular Factura de Cobro” o “Vincular Factura de Pago”
para vincular una factura previamente creada con este embarque. Un
cuadro de diálogo se abrirá, mostrando una lista de transacciones para
elegir.
• Seleccione “Pagar factura” para escribir un cheque para pagar la cuenta
resaltada. Un cuadro de diálogo se abre con toda la información del
cheque.
• Otras opciones le permiten elegir las columnas de esta lista, exportar
datos, o ver el historial de la transacción.
• En esta pantalla también puede agregar transacciones, haga clic en el
botón de Agregar. Por ejemplo, puede agregar otra factura de cobro que
quedará relacionada con este embarque. Se obtendrá la información del
embarque con el que está trabajando y la factura de cobro aparecerá
directamente en la contabilidad como Procesada (Si se crea la factura en la
Lista de Facturas de Cobro, usted tendrá que vincularla desde allí).
Estas mismas opciones están disponibles en el botón de Acciones (Las opciones
en el menú del botón de Acciones varían dependiendo del modo de transporte
del embarque).
Estado de los Embarques: Después de que el embarque se hace y ha dejado su
almacén, lo establece como “En Tránsito”. Esto actualizará el estado en el segui-
miento para que sus clientes pueden ver el estado. Si está utilizando un agente
que también tiene Magaya Explorer, ellos actualizarán el estado cuando la carga
se reciba en el destino y cuando se entregue. El sistema en su origen se actu-

360
Chapter 11 Trabajando con Embarques

alizará automáticamente. De lo contrario, tendrá que establecer la carga como

“Recibido” y “Entregado” de forma manual.

El estado de la carga en el embarque se actualizará en otros lugares de Magaya

Explorer que están vinculados a ese embarque como en la Orden de Recogida o
en el Recibo de Almacén relacionados con el embarque.

361
Trabajando con Embarques Chapter 11

11.11. Imprimir Etiquetas

Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha del botón de Imprimir. Seleccione
“Imprimir etiquetas”. Las opciones son:

• Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora.

• Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.

362
Chapter 11 Cómo ver Embarques

Cómo ver Embarques

La Carpeta de Zona de Carga

La Lista de Zona de Carga muestra embarques que deben ser cargados o que se
están cargando ahora. Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcar-
peta de Zona de Carga.

La lista de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que

necesitan ver que embarques se van a cargar ese día. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en “Archivo > Permisos” para ajustar el acceso a esta carpeta.

363
Cómo ver Embarques Chapter 11

Después de que el embarque se carga y el estado cambia a En Tránsito, el

embarque no aparecerá en la subcarpeta de Zona de Carga.

Carpeta de En Tránsito

Las subcarpetas de En Tránsito muestran lo que viene al almacén. Vaya a la

carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de En Tránsito.

La subcarpeta de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que

necesitan ver que embarques están arribando ese día. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en “Archivo > Permisos” para ajustar el acceso a esta carpeta.
Después de que llegue el embarque y haya sido descargado, el estado cambia en
el Magaya Explorer y el embarque no se mostrará en la subcarpeta En Tránsito.

364
Chapter 11 Cómo ver Embarques

365
Cómo ver Embarques Chapter 11

366
Chapter 11 Usando de la Lista de Embarque

Usando de la Lista de Embarque

Lista de Embarque

¿Qué es la Lista de Embarque? La Lista de Embarque muestra todos los

embarques que su compañía ha manejado. Un usuario de Magaya con derechos
administrativos puede dar o restringir el acceso a la Lista de Embarque medi-
ante la selección de la lista y haciendo clic en “Archivo > Permisos” (y en
Mantenimiento > Empleados).
La Lista de Embarque se encuentra en la carpeta de Almacenaje de Magaya
Explorer:

367
Usando de la Lista de Embarque Chapter 11

Utilice el botón de Filtrar para mostrar sólo los embarques que usted desee ver.

Haga clic en el botón “Detalles” para ver los detalles del embarque.

368
Chapter 11 Usando de la Lista de Embarque

Hay muchas opciones en el panel de Detalles:

Al igual que con todas las listas de Magaya Explorer, puede ordenar las
columnas y seleccionar las columnas que desea ver utilizando el botón de
Acciones. También puede importar y exportar los datos dentro y fuera de
Magaya Explorer.
Para enviar un lote de mensajes de correo electrónico, seleccione múltiples
embarques de la lista, mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas. A continuación,
haga clic en el botón del Correo en la barra de herramientas superior. Seleccione
la opción “Enviar correo por lotes”. El cuadro de diálogo de plantilla de correo
electrónico se abrirá. Rellene los campos para enviar los mensajes.

Para cambiar el estado de más de un embarque a la vez, seleccione los múltiples

embarques manteniendo pulsada la tecla Mayúscula y haga clic derecho. En el
menú desplegable, seleccione el estado transitorio que usted desea.

369
Usando de la Lista de Embarque Chapter 11

Usando el botón de Acciones se ofrecen las siguientes opciones:

• Crear Reportes: Hay dos opciones de reportes disponibles: Para crear un

reporte de Embarque o un reporte de Contenedores. Se pueden crear
reportes en la lista de embarque que agrupará todos los embarques para
ver la cantidad de carga que está moviendo a un puerto o para un mismo
destinatario, etc. (En contraste, en los reportes que se crean a partir de un
embarque solamente, se mostrará información solamente acerca de la
carga de dicho embarque).
Los Reportes de Contenedores muestran los elementos creados como
contenedores, ya sea utilizando el botón de “Adicionar Contenedor” en
Recibos de Almacén o el botón de Reempacar en la barra de herramientas
de carga para el Embarque.
• Ver Transacciones: Puede ver la lista de transacciones para cualquier
embarque. Seleccione la transacción y luego use el botón de Acciones para
seleccionar Listado de Transacciones (Acceso directo: Haga clic en el
botón Ver o haga doble clic en la transacción). La lista de embarques
también está disponible para que otros vean los embarques, tales como

370
Chapter 11 Usando de la Lista de Embarque

personal de almacén que necesita saber que embarques están llegando

(Debido a las restricciones en los permisos de acceso, algunos empleados
sólo serán capaces de ver las transacciones de embarques aquí porque no
tienen acceso a las carpetas de embarque).
• Ver Estadísticas: Puede ver la cantidad total de los embarques y de las
piezas, el peso total, el volumen y peso. Las estadísticas muestran el total
de lo que se ha filtrado. Esto se puede utilizar para ver si el peso total de un
embarque encaja dentro de un contenedor, etc.
• Excluir de Seguimiento: Esta opción es útil si una transacción no está
completa y usted no quiere que sea visible a través de ningún tipo de segui-
miento ofrecido por Magaya Explorer.
• Ir a la Carpeta: Puede seleccionar un embarque y luego ir a su carpeta y
verlo. Haga clic en el botón de Atrás para volver a la Lista de Embarque.
• Historia: Puede ver el historial para cualquier transacción, seleccionán-
dola y utilizando el botón de Acciones.
Cuando se utiliza el botón de Filtrar en la Lista de Embarque y se selecciona el
Filtro Estándar, asegúrese de elegir ya sea Padre o Hijo al filtrar. De lo contrario,
si selecciona "cualquiera", la lista presentada mostrará ambos (el recuento de
piezas, peso y volumen se duplicará).

371
 Index

Numerics BL 14, 30
3PL 9 Botón de Ganancia 348
botón de Generar 285
A Buscar 173
Adjuntos 137
escanear 139 C
Adjuntos escaneados 139 Cadena de suministro 7
Administrador asigna permisos 49 campo de dimensiones de los Productos 107
Administrator rights 46 Campo de Piezas 107
AES 325 Cancelar una reservación 234
Ajuste de la ganancia compartida con el agente Cancelar una transacción 200
287 Carga doméstica 128
Ajuste de reposición 85 Cargo Manifest Report 327
Artículos de Inventario, costo 84 Cargos
Artículos devueltos 95 agregar a una transacción 126
Aviso de inventario mínimo 85 agregar cargos por flete 130
Aviso de reposición de inventario 84 Carpeta de En Tránsito 363
ayuda 5 Carpeta de Zona de Carga 362
CASS 22
B Centro de Distribución 9
Bar code Chargeable weight 320
enter manually 279 Chargeable weight, in a shipment 320
Barra de Herramientas de Carga Charges Correction Advice 327
Botón de Cargar 352 Charges, automate 316
botón de Descargar 353 Charges, automatic update 319
botón de Desempacar 353 Charges, change display order in documents
Barra de herramientas de Carga 351 317
Barra de Herramientas de Embarque 329, 346 Charges, routes in a shipment 321
Código de barra

BOOKTITLE i
 escanear artículo 121 enviar correos de Seguimiento de Transac-
Código de barras ciones 312
introducir manualmente 358 Liquidación 309
Código de exportación 112 recepción 310
código del Schedule B 110 Embarque militar 112
código IATA 22 Embarques 247
COGS 18 agregar cargos por flete 340
Collect Charges 319 copiar 333
Columna de la Lista de Embalaje, verificar 357 desglosar embarque Hijo 259
Columnas de la Lista de Embalaje 351 distribución de las ganancias con el agente
Configurar liquidación 286 284
Conocimiento de Embarque 14 Editar 288
Consejo de Corrección de Cargos 350 enlazar documentos 330
Contabilidad a partir de entregas de carga 195 Generar cargos 285
Contabilidad de un RA 146 Liquidación 281
Containers, loading items 276 poner en tránsito 349
Contenedor, agregar 118 Prueba de Entrega 345
Contenedores, agregar 120 recargar datos 330
Contraseñas para empleados 55 ver historia 350
Costo de Ventas 18 Verificar cargos 350
Cotización 10, 210 Encuestar tarifas 221
carga 211 Entrega de Carga 181
crear otras transacciones a partir de una comprar con el Embarque 181
218 crear una factura de cobro a partir de 196
ver historia de 219 crear una factura de pago a partir de 197
poner carga como Entregada 198
D poner carga en Tránsito 198
Declaración de Exportación del Transportista Escanear artículos
12 verificar lista de embalaje 357
Definición de Artículos de Inventario 81 Escanear la carga para la recepción 121
crear 81 Estadísticas de Embarque 368
Detail button Etiquetas
Inventory Items 91 imprimir 173
Detalles del Seguimiento 134 Eventos
Dimensional weight, in a shipment 320 agregar un evento 134
Divisiones 56 definir un evento 135
Excel spreadsheet, add to shipment 324
E
ECCN 112 F
EEI 12, 110, 325 Factura comercial, valor de los productos 107
Email Firmas electrónicas 345
shipment documents 294 Fotografías
Embarque Back-to-back 233 como Adjuntos 138
Embarque de Importación escanear 139
arribo 312 optimizar tamaño 137
crear 297 Freight Charge, in an ocean shipment 319

ii
 G Logística 8
Guía Aérea 20
agregar nuevos números 98 M
Guía de Carga 30 Magaya Bar Code Plug-in 81
Guía Expreso 150 Magaya Communication Server 46
Magaya POD Mobile 345
H Master view in shipment 323
Hazardous materials, columns in WR list 91
House, add new to shipment 324 N
notas 143
I notas internas 145
icono de Desempacar 123 Notificación de Arribo 312
Iconos Numeración de documentos 97
estado de la carga 122 Número de Parte
Iconos de Estado de la Carga 354 escanear 121
Imprimir etiquetas 173 número de parte 108
Impuestos número de Parte, de la Definición de Artículo
mostrar en la Cotización 220 de Inventario 81
Impuestos, dividir las transacciones 287 número de Recibo de Almacén 97
INTTRA shipping instructions 327 Número de serie
ITN (Número de transacción interna) 113 en la Definición de Artículo de Inventario
83
J Número PRO 101
Justo a Tiempo 18
O
K Orden de Compra 18
Known shipper, print air shipment documents Orden de Recogida
291 clientes pueden pedir en línea 180
crear un Recibo de Almacén a partir de 175
L crear una factura de cobro a partir de 179
Labels, print 276 crear una factura de pago a partir de 179
Lead time 91 excluir del seguimiento 176
Liberación parcial 84 generar transacciones contables 177
Liquidación 13, 281 hacer una copia de 175
configurar 286 localización de 154
participación del agente en el embarque ver archivos adjuntos a 175
287 orden de recogida 153, 155
reportes 286 Orden de Recogida Contable 177
ver transacciones 358 Orden de Venta 18
Lista de Embarque 364 Outlook, Microsoft email attachments 291
Lista de Transacciones 147
Localización del Almacén P
Definir Predeterminado 105 Panel de Detalles
Localizaciones de almacén, cómo agregar 72 RA 152
Localizaciones de almacenaje 67 Pantalla de Embarque 328
Partial picks and load 276

iii
Permisos 49 configuración 225
Peso Tarifado 24 Roles, como asignar 60
Peso, variable 84
pestaña AMS (en la cuadro de diálogo de Pro- S
ductos) 116 Scan items
pestaña de Cargos 124 verify packing list 279
pestaña de Eventos 133 SED 12
Pestaña de Ruta de Embarque 336 Shipment Toolbar 323
Pestaña General del Embarque 332 Shipments
Piezas versus Cantidad 107 add freight charges 316
póngase en contacto con Magaya 5 Documents, email 294
Pre-paid Charges 319 print documents 289
Print labels 276 set in transit 326
Print shipment documents 289 verify charges 327
Productos 103 view history 327
Productos peligrosos 113 Shipping charges 316
Profit button 324 Shipping instructions to INTTRA 327
Programación de Viajes 235 SKU 82
Systems administrator 46
R
Recibo de Almacén T
agregar productos 103 Terceros proveedores de logística 9
crear 93 Transportistas 9
recibo de almacén 92
Recuento Cíclico 17 U
Reempaque de la carga 355 US Customs 325
Refrigerado 120
Regla de Pareto 17 V
Repack cargo 274 Vehicle EEI filing 325
Reparto de las ganancias 284 Vehículo
Reporte de Manifiesto de Carga 350 embarcando un 112
reportes de Contenedores 367 Verificar Lista de Embalaje 357
Reportes de embarque 367 Verify Packing List 278
Reservación VIN 116
cancelar 234
crear una copia 232 W
excluir del seguimiento 233 Watermark, print 291
ver historia de 233
Reservaciones 224 Z
crear una Reservación Rápida 225 Zonas de almacenaje 67
Reservaciones Rápidas

iv