LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE

CALIDAD Y SU
RELACIÓN CON LOS PROCESOS
DE ARCHIVO

Inga. Melania Solano Arrieta

Ing. Marco González Víquez
 • compromiso de la gerencia
• participación de los colaboradores
• toda la compañía
• ciclo completo del producto/servicio
Gestión de Calidad

Q
• orientación hacia satisfacción de necesidades del
cliente

Del Control a la 1980 1990

Gestión la Calidad
1970

1960 Q Aseguramiento de Calidad

• inspección y ensayos integrados en el proceso de
desarrollo y producción
• mejoramiento de la calidad a través de medidas
preventivas

1950 Q Control de
Calidad
• orientación paulatina hacia el proceso de producción y
ciclo de vida del producto.

• inspección y ensayos finales

• mejoramiento de la calidad a través de exigencias más
restringidas
• orientación producto - proceso
http://www.simeconsultores.com
¿Qué es el Sistema Nacional de Calidad?

• Es un marco estructural para las actividades vinculadas al

desarrollo y la demostración de la calidad, que facilite el
cumplimiento de los compromisos internacionales en
materia de evaluación, de la conformidad, que contribuya
a mejorar la competitividad de las empresas nacionales y
proporcione confianza en la transacción de bienes y
servicios (Ley 8279, 2002)
 El Sistema
Nacional para la USUARIOS Y
OTROS
Calidad INTERESADOS
EMPRESAS,
INSTITUCIONES
PÚBLICAS Y MINISTERIOS
CONSUMIDORES
COSTARICENCES CÁMARAS
EMPRESARIALES
MIEMBROS
FEDERACIONES
DEL CONAC
IMPORTADORES, DE CONSUMIDORES Ente Costarricense de
EXPORTADORES Y Acreditación (ECA)
INVERSIONISTAS
EXTRANJEROS Ente Nacional de
SECTOR Normalización
ACADÉMICO (INTECO)

Laboratorio
ORGANISMOS Costarricense de
INTERNACIONALES Metrología
ENTES
LACOMET FACILITADORES

Órgano de Reglamentación Técnica

ORT

http://www.eca.or.cr/sist_nalcldad.php
NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y
ACREDITACIÓN
NORMALIZACIÓN

Actividad colectiva orientada a establecer solución a problemas
repetitivos.

“Es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósito

de establecer un orden en una actividad específica, para
beneficio y con la cooperación de todos los interesados y, en
particular, para la obtención de una economía óptima de
conjunto, respetando las exigencias funcionales y de
seguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por la
ciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, no
solamente para el presente sino también para el desarrollo futuro.
“ (INTECO)

La normalización hoy en día es el elemento motor en que se

apoyan el desarrollo económico, el comercio internacional, etc. y
es primordial para el desarrollo de cualquier país.
Conceptos básicos de la normalización
• Norma
– Es el resultado de la normalización efectuado por un instituto de normalización.
– Se trata de reglas y medidas que son establecidas por las personas con el deseo de aceptarlas.
– Una norma contiene declaraciones de cómo algo debe ser en su contenido, en su función y en su forma.
Ejemplo: Norma ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos –

• Reglamento
– Documento con carácter obligatorio, el cual es emitido por el estado u otra organización autorizada
Ejemplo: Convenios, Leyes, Reglamentos

• Especificación técnica
– Documento por medio del cual se determina una característica se un producto o servicio.
Ejemplo: especificaciones de una computadora

• Reglamento técnico
• Documento que contiene una norma o una especificación técnica o que a ella se refiere.

• Directriz Técnica
– Una regla parecida a una norma, la cual es emitida por una organización o gremio como
recomendación a sus miembros. En la mayor cantidad de casos representa una solución
comprobada hacia los problemas.
Niveles de normalización

Nivel 1:
INTERNACIONAL
(ISO, IEC)

Nivel 2
REGIONAL
(COPANT)

Nivel 3
NACIONAL
(INTECO, UNE)

Nivel 4
ORGANIZÁCIÓN
(MANUALES, PROCEDIMIENTOS)
Certificación
• Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente
de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto,
proceso o servicio está conforme con una norma específica.

• ¿Qué se certifican?
• Productos o servicios
• Procesos
• Sistemas
• Personas
TIPOS DE CERTIFICACIÓN
• Certificación por primera parte:
• La empresa puede realizar controles sobre la calidad del producto
o el servicio, en el momento de su elaboración, respecto a la
observación del pliego de condiciones.

• Certificación por segunda parte:

• Si el cliente realiza una auditoria o un control y certifica después el
producto.
•
• Certificación por tercera parte:
• Si un organismo, que no es ni comprador ni vendedor, certifica el
producto. El sistema de certificación por tercera parte se creó para
garantizar la independencia y la imparcialidad en la evaluación de
la conformidad de las características de un producto y/o de su
método de producción, de su respeto al pliego de condiciones.
ACREDITACIÓN
• Consiste en el otorgamiento de un reconocimiento
formal de que un cuerpo es competente para efectuar
tareas específicas.

• ¿Qué se acreditan?
• Organismos certificadores
• Pruebas de realizadas en laboratorios de calibración y de ensayo
• Organismos de inspección
• Carreras
 Gestión de la Calidad Total
Forma de gestión de una organización, centrada
en la calidad,
calidad basada en la participación de
todos sus miembros, y que apunta al éxito a
largo plazo a través de la satisfacción del cliente
y a proporcionar beneficios para todos los
miembros de la organización y para la sociedad.
sociedad
 ¿Cómo produce un sistema de gestión de
la calidad?

Dime lo que haces – (Documenta en

Prevenir la ocurrencia de procedimientos o instrucciones)
problemas.
Haz lo que dices (implementa lo que
Detectarlos cuando ocurran. documentas)

Identificar la causa. Registra lo que dices (mantén

evidencia de lo que implementaste)
Eliminar la Causa.
Verifica lo que hiciste

Actúa sobre la diferencia

Ciclo de mejora continua
¿Cómo se gestiona la calidad?
• Normalizando procesos y/o productos-servicios en las organizaciones
que cumplan con los requerimientos establecidos en (criterios de
auditoría):

• Una ley:
• Ley de Control Interno,
• Ley del Sistema Nacional de Archivo
• Un reglamento:
• Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa
• Una norma nacional o internacional
• Normas ISO
• Reglamentos o directrices para la acreditación de carreras

• Brindando fe pública de que los procesos están normalizados contra otra

normativa de un nivel superior por medio de procesos de certificación o
acreditación
Por lo tanto…
¿CÓMO TENGO
A TRAVÉS DE
QUE HACER? SISTEMAS DE
GESTIÓN BASADOS
EN EL MANEJO DE
LA
DOCUMENTACIÓN

NORMALIZACIÓN
¿QUÉ TENGO
QUE HACER?
NORMAS PARA
LEYES Y
CERTIFICAR O
REGLAMENTOS
ACREDITAR
CARÁCTER
CARÁCTER
REGLAMENTARIO
VOLUNTARIO
Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO
Procesos: base de la documentación de procedimientos
(ISO 10013:2000)
• Las organizaciones que están en proceso de implementar, o que
todavía no han implementado, un sistema de gestión de la calidad
deberían:
• identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del
sistema de gestión de la calidad,
• entender las interacciones entre estos procesos, y
• documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su
eficaz operación y control.

• El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para

definir la cantidad de documentación necesaria para el sistema de
gestión de la calidad. No debería ser la documentación la que
conduzca los procesos.
Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO

Establece políticas y
describe el sistema

Expresión documental
de un proceso

Expresión documental
de un subproceso

Histórico que hace que

exista evidencia
objetiva y que el
sistema está
implementado
Gestión por procesos

La Gestión por Procesos

consiste en visualizar,
analizar y mejorar los flujos
de trabajo de las
organizaciones en función
de sus procesos y como
estos interactúan entre sí;
convirtiéndose en la
herramienta más apropiada
para la mejora continua.
Gestión por procesos
Exige:
• Integración de Sistemas
• Trabajo en Equipo
• Control del Proceso y no solo de
las tareas.
• Uso inteligente de la Tecnología.
• Orientación al cliente tanto
interno como externo.
• Es respaldada por un sistema
documental
• Es la base de cualquier sistema
de gestión
 Identificando los
procesos actuales

¿Cómo se
Analizando ejecuta
nuestros procesos
para encontrar efectivamente la
oportunidades de
mejora gestión por
procesos?
Rediseñando o
reinventando
nuestros procesos

Documentando
procesos
mejorados en
procedimientos
y/o instructivos

Dejando
evidencia de que
los procesos
corren:
REGISTRANDO
MUCHAS GRACIAS…

Inga. Melania Solano Arrieta

(Consultora especialista en desarrollo
organizacional, planificación y gestión por
procesos y sistemas de gestión)
melania.solano@simeconsultoria.com
melania.solano@ucr.ac.cr