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Taller

Entregable

Manual de Correspondencia

Integrantes:

Juan David García Quintero

Karolain Dahiana Tuberquia

Natalia Uribe Londoño

Gloria Esnith Echavarria Echavarria

Geovanna Álvarez Tamayo

Sena

Centro De Comercio

Marzo de 2020

Instructora:

Gloria Inés Monrroy F

Ficha: 1749529

Medellín
 2

Contenido

Tabla de contenido
2. ¿Que es recepción documental?.........................................................................................5

3. ¿Dónde se reciben los documentos en la empresa? (COLOCA IMÁGEN)......................5

4. ¿Cuáles son las normas que reglamentan este proceso? (Verifica su vigencia).................5

5. ¿Cuáles son los horarios de recepción de documentos?.....................................................5

6. ¿Qué documentos no se deben de recibir y porque?..........................................................6

7. ¿Qué documentos no se deben destapar y porque?............................................................6

8. ¿En qué consiste la verificación de documentos?..............................................................6

9. ¿Qué verificamos cuando llega un documento?.................................................................6

10. ¿Qué medio de recepción de comunicaciones evidencias y en que consiste cada

uno?.............................................................................................................................................7

11¿Describe cada una de las actividades que intervienen en este proceso?...........................7

12 ¿Que es radicación de documentos?.................................................................................8

13¿Cuáles son los pasos para realizar la radicación?.............................................................8

14¿Coloca una imagen de un documento radicado?..............................................................8

................................................................................................................................................9

15¿Qué es registro de documentos?.......................................................................................9

16¿Qué campos debe tener el control de registro de documentos?......................................10

17¿Diseña un formato para realizar el registro de documentos?.........................................11

 3

18¿Qué tipos de planillas deben manejar en la recepción de documentos y que información

contiene cada una de ellas?.......................................................................................................12

19¿Qué insumos técnicos requieres para realizar la recepción de documentos?.................12

20¿Qué perfil crees que debe tener el personal que realice esta labor?...............................15

21¿Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de

documentos externos?...............................................................................................................15

22 ¿Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de

documentos internos?................................................................................................................17

23 Recomendaciones y sugerencias.....................................................................................20

Introducción.........................................................................................................................31

Objetivo General..................................................................................................................32

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32....................................................................37

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12..............................................37

Actividades.......................................................................................................................37

Constitución Política............................................................................................................43

Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22....................................................................43

A. Definición...............................................................................................................46

Normatividad Consulta de Documentos..........................................................................46

Parágrafo. Datos mínimos que debe contener el carné de investigador...........................49

Políticas Internas para la consulta de documentos...........................................................52

Paso a paso o actividades involucran el proceso de consulta de documentos..................52

Recursos Técnicos necesarios para la consulta de documentos.......................................53

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http://elblogdelarchivo.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html...........56

http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-

documentos.html...................................................................................................................56

http://vu-gesdoc.blogspot.com/2017/03/propuesta-para-la-creacion-de-una.html..........57

http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html.............57

https://prezi.com/8aqe3ypxeznk/tramite-documental/.....................................................57

http://campeche.inea.gob.mx/archivos/transparencia/xc-manual-politicas-

procedimientos-organizaci%C3%B3n-archivos.pdf.............................................................57

https://prezi.com/8aqe3ypxeznk/tramite-documental/.....................................................57

http://campeche.inea.gob.mx/archivos/transparencia/xc-manual-politicas-

procedimientos-organizaci%C3%B3n-archivos.pdf.............................................................57

https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/FMfcgxwGDWwLKMpLjrPGhqWnfvZgwDW

V?projector=1&messagePartId=0.1.....................................................................................57
 5

Solución

2. ¿Que es recepción documental?

Es el lugar donde se verifica, controla la entrada y salida de los documentos dentro de

una organización.

3. ¿Dónde se reciben los documentos en la empresa? (COLOCA IMÁGEN)

Unidad de correspondencia o ventanilla

4. ¿Cuáles son las normas que reglamentan este proceso? (Verifica su vigencia)

-Constitución política: Articulo 15. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante

orden judicial.

-Decreto 2150 de 1995: Articulo 1, 11 y 32. Documentos originales, con sellos y ventanilla

única.

-Acuerdo 060 de 2001: Articulo 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de

correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

5. ¿Cuáles son los horarios de recepción de documentos?

Horario de oficina: 8:00 a.m - 12:00 -2:00 p.m - 4:00 p.m

 6

6. ¿Qué documentos no se deben de recibir y porque?

No se deben recibir los documentos que están sin firmar, sin fecha actual, con dirección

incorrecta y sin destinatario.

7. ¿Qué documentos no se deben destapar y porque?

Las correspondencias ya que son personalizadas y privada, se deben entregar directamente

al destinatario.

8. ¿En qué consiste la verificación de documentos?

-Nombre de la persona

-Entidad o remitente

-Nombre o código de la dependencia

-Número de radicación

-Nombre del funcionario remitente

9. ¿Qué verificamos cuando llega un documento?

-Debemos verificar que cumpla con las siguientes condiciones para documentos

oficiales

 Verificación y control de folios, copias, anexos, firmas

 Constancia de recibo

 Nombre de la persona

 Entidad remitente o destinataria

 Nombre o código de la dependencia

 Numero de radicación

 Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

 7

10. ¿Qué medio de recepción de comunicaciones evidencias y en que consiste cada

uno?

 Mensajería y correo tradicional: Fax: Consiste en hacer firmar la correspondencia que llega

 Correo Electrónico: Comunicados internos o externos que llegan a nuestro medio web,

dando una respuesta en un tiempo corto

 Pagina web: Todos los tramites que se hacen por medio online y que pueden ser atendidos en

tiempo inmediato

11¿Describe cada una de las actividades que intervienen en este proceso?

Mensajería y correo tradicional: Firma de planilla o constancia de recibido y copia del

documento recibido

Fax: Recepción centraliza, para la recepción se imprime en papel bond 75 y 90 g/m2

Correo Electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto

anexos (resolución No 089 de 2003 – Reglamento para el uso de internet y correo electrónico

en el archivo general de la nación, articulo 3 numeral 3

Pagina web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la

recepción se imprime. Manual de métodos y procedimientos del grupo de correspondencia y

archivo. Del AGN resolución 278 de 1998

 8

12 ¿Que es radicación de documentos?

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o

de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca

la ley.

13¿Cuáles son los pasos para realizar la radicación?

 Numero de consecutivo

 Fecha y hora

 Fecha de envió

14¿Coloca una imagen de un documento radicado?

 9

15¿Qué es registro

de documentos?

Es la asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo AGN 060 DE 2001 tales

como:

 Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente

 Identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.
 Acreditación de la capacidad del solicitante y la representación que ostenta, en caso de actuar
por cuenta de un tercero.
 Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
 Lugar y fecha.
 Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier
medio.
 Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
 10

16¿Qué campos debe tener el control de registro de documentos?

Los campos de registro de documentos que debemos tener en cuenta son :

IDENTIFICA RECOLECCI

CION ON

ACCESO

ARCHIVO ALMACENA

MIENTO

TIEMPO DE

RETENCIÓN

17¿Diseña un formato para realizar el registro de documentos?

 11

FECHA CODIGO
REGISTRO DE DOCUMENTOS
VERSION PAG 1 DE 1

CODIGO TITULO VERSION ORIGEN UBICACION ALMACENAMIENTO RESPONSABLE TIEMPO

RETENCIÓN

18¿Qué tipos de planillas deben manejar en la recepción de documentos y que

información contiene cada una de ellas?

 Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales

Velaran por la trasparencia de la actuación administrativa, razón por lo cual, no se podrán

reservar números de radicación, ni se repetirán números, tampoco se permitirán

enmendaduras, autocorrecciones o tachaduras

 Planilla de documentos informativos: Las comunicaciones oficiales como boletines, libros,

catálogos y revistas no se radicaran y se remitirán mediante planilla a la biblioteca de AGN

donde se establecerá si se hace parte de la recopilación de archivos.

 Planilla de documentos internos: Según el archivo 060 de 2001 Atr 7 para las

comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y

procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas utilizando los

código de la dependencia
 12

 Planillas para distribución de correspondencia externa recibida: Este se genera

diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las

comunicaciones oficiales en cada dependencia , resolución 026 de 2004 reglamento de

correspondencia y archivo del archivo artículo 7 párrafo 3

19¿Qué insumos técnicos requieres para realizar la recepción de documentos?

13
 14

20¿Qué perfil crees que debe tener el personal que realice esta labor?

Deben ser personas muy aplicadas, que tengan una disciplina y un orden para ejecutar

dicha labor ya que se requiere de un orden cronológico para el orden en que llegan los

documentos y así poder llevárselos a las personas o áreas encargadas y que no se presenten

ningún tipo de errores o retrasos, la empresa debe de estar en la necesidad de dar

capacitaciones constantes para tener al personal actualizado y que jurídicamente no vallan

atener ningún contratiempo.

21¿Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de

documentos externos?

Unidad de correspondencia recibe los documentos

 15

Revisión de documentos para su verificación

Analizar y cotejar con base en la tabla de retención documental

Dependencia competente
 16

Fecha y hora de recibido

Nombre del funcionario responsable del trámite

La unidad de correspondencia clasificara y organizara todos los documentos que han

recibido y los pondrá en lugares a las cuales las unidades de conservación destinadas

para cada dependencia

22 ¿Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de

documentos internos?

Se recibe de otras dependencias internas toda la documentación

 17

La dependencia confirma las firmas, los folios, copias, anexos, y todos los datos que

debe contener el documento

Si el documento está incompleto se deberá

informar a la dependencia que lo envió y si se

comprometen a enviar dicho faltante se podrá

gestionar el trámite a solicitar, de lo contrario

se devolverá
 18

La dependencia que recepta dicha comunicación deberá radicarla

En la plantilla de control de comunicaciones internas deberá quedar registrada toda

la información del documento y del trámite a seguir

Nombre del funcionario responsable del trámite, este a su vez dará el número de

radicación y si amerita dará un tiempo de respuesta inmediato

 19

Finalmente

aquella

información y tramites de documentos serán dadas con su respuesta respectiva

23 Recomendaciones y sugerencias

 Una de las recomendaciones más importantes que debemos tener en cuenta para la recepción

de documentos en nuestra empresa de videojuegos Andrómeda Gamers es saber ejecutar la

relación con el manejo de archivos por ello la necesidad de estar en constante capacitación al

personal encargado.
 20

 Una de las sugerencias en nuestra empresa es tratar de no acumular información de

documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los
archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para
una eficaz administración a lo largo del tiempo.

 Digitaliza lo necesario: El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo:

liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos
que permite a la productividad de la empresa.

 Centraliza el contenido: Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos, es necesario

establecer un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información.

 Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y brinda una opción de
revisión confiable de los documentos.
 

Clasifica los documentos El centro del éxito de la gestión documental está en su

clasificación. El mantener un orden ascendente o descendente de la información

Distribución de documentos

1. ¿Qué es distribución documental?

Flujo de documentos del exterior al interior de una organización, teniendo en cuenta el

control y la verificación de la recepción de los documentos.

2. ¿Desde dónde se distribuyen los documentos de la empresa?

Unidad de correspondencia

3. ¿Según la ley 1369 de 2009 qué es?

 Servicio Postal Universal: Es el conjunto de servicios postales de calidad, prestados
en forma permanente y a precios asequibles, que el Estado garantiza a todos los
habitantes del territorio nacional con independencia de su localización geográfica a
través del Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo.
 Servicio de Correo: Servicios Postales prestados por el Operador Postal Oficial o
Concesionario de Correo.
 Envíos de correspondencia: Es el servicio por el cual el Operador postal Oficial o
Concesionario de Correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales.
 21

 Envíos prioritarios de correo: Envíos hasta 2kg de peso transportados por la vía más
rápida, sin guía y sin seguimiento.
 Envíos no prioritarios de correo: Envíos en las cuales el remitente ha elegido una
tarifa menos elevada, lo que implica un plazo de distribución más largo sin guía y sin
seguimiento.
 Encomienda: Servicio obligatorio para el Operador Postal Oficial o Concesionario de
correo, que consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega no urgente, de
objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier artículo de permitida circulación en
el territorio nacional o internacional, con o sin valor declarado, hasta un peso de 30
kg., conforme a lo establecido por la Unión Postal Universal.
 Servicio de Correo Telegráfico: Admisión de telegramas y su transmisión mediante
el operador habilitado para prestar el servicio de telegrafía y posterior entrega a un
destinatario de manera física.
 Servicios Postales de Pago: Conjunto de servicios de pago prestados mediante el
aprovechamiento de la infraestructura postal exclusivamente. Se consideran servicios
postales de pago entre otros.
 Giros Nacionales: Servicio mediante el cual se ordenan pagos a personas naturales o
jurídicas por cuenta de otras, en el territorio nacional, a través de una red postal. La
modalidad de envío podrá ser entre otras, física o electrónica.
 Giros Internacionales: Servicio prestado exclusivamente por el Operador Postal
oficial o concesionario de Correo, mediante el cual se envía dinero a personas
naturales o jurídicas por cuenta de otras, en el exterior. La modalidad de envío podrá
ser, entre otra, física o electrónica. Los giros internacionales estan sometidos a lo
señalado en la ley 9 de 1991, sus modificaciones, adiciones y reglamentos.
 Servicio de Mensajeria Expresa: Servicio postal urgente que exige la aplicación y
adopcion de caracteristicas especiales para la recepcion, recolección, clasificación,
transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kg. Este peso será reglamentado por
la Comisión de Regulación de Comunicaciones.
 Objetos Postales: Objetos con destinatario, presentados en la forma definitiva en que
deban ser transportado por el Operador de Servicios Postales. Se consideran objetos
postales entre otros las cartas, tarjetas postales, telegramas, extractos de cuentas,
recibo de toda clase, impresos, periódicos, cecogramas, envíos publicitarios, muestra
de mercaderías y pequeños paquetes.
 Carta: Es toda comunicación escrita de carácter personal con indicación de remitente
y destinatario, movilizada por las redes postales. Su peso puede ser hasta de 2 kg.
 Impresos: Es toda clase de impresión en papel u otro material. Los impresos incluyen,
folletos, catálogos, prensa periódicay revistas de hasta 2 kg.
 Telegrama: Es una comunicación escritay breve para ser entregada mediante el
servicio de correo telegráfico.
 Cecograma: Impresiones que utilicen signos de cecografía en sistema braille, braille
tinta o alto relieve destinadas exclusivamente para el uso de personas no videntes o
con limitación visual. Se incluyen dentro de los cecogramas los libros, revistas, libros
hablados digitales y el papel destinado para el uso de los ciegos. Los cecogramas
tienen un peso de hasta de siete 7 kg.
 22

 Saca M: Saca que contiene diarios, publicaciones periódicas y documentos impresos

similares, consignados a la dirección del mismo destinatario y con el mismo destino,
de hasta treinta 30 kg.
 Objetos postales masivos: Número plural de objetos postales que se entregan a un
operador postal para ser repartido entre un plural de destinatarios.
 Pequeño paquete: Es un objeto de hasta dos 2 kg de peso. Los cecogramas, las Sacas
M y los telegramas solo pueden ser transportados por el Operador Postal Oficial o
Concesionario de Correo.
4. Cuáles son las actividades que se realizan para:

1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la

 competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: Personal, fax, correo

 tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, tramite en
 línea, pagina web, otros.
 Control de cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.

5 ¿Cuáles son los horarios de distribución de documentos?

 23

En la compañía Andrómeda game’s los horarios de atención serán de 8:00 am a 12:00 pm

si por alguna circunstancia se presentan diligencias no programadas de carácter urgente se le

atenderá con la mayor disponibilidad del personal del GCA, cumpliendo con las normas de la

organización.

6 ¿En qué consiste el concepto de mensajería?

Es el diligenciamiento de control de correspondencia para la entrega

directa en las entidades y control para el pago de transporte urbano del AGN

Formato y copia de los documentos recibidos.

En el momento de enviar las comunicaciones por correo electrónico, se debe producir un

original y una copia impresa debidamente firmada para ser su radicación, este remite a la

unidad de correspondencia adjuntando el medio magnético con la comunicación y anexos.

7. ¿Cuáles son los campos del formato de mensajería? Imagen

 24

FUENTE: http://proyser-archivisticos.blogspot.com/2012/04/registro-y-radicacion-

de_18.html

FUENTE: http://proyser-archivisticos.blogspot.com/2012/04/registro-y-radicacion-

de_8222.html
 25

8. ¿En qué consiste el alistamiento de documentos?

Revisar, clasificar la documentación para ser digitalizada, eliminar los elementos que

deterioran la documentación tales como ganchos de cosedora, elementos metálicos y

restauración de los documentos para evitar la ruptura a través del paso por el escáner o el

tiempo.

9. ¿Qué es constancia de envío? coloca imágenes

Es un tipo de carta en la cual una persona informa de manera detallada y escrita el

contenido que tiene el paquete, encomienda, envío, que se realiza a su cliente, debe mencionar

los datos personales del comerciante o persona que envía, los datos de la empresa que hace el

envío, la fecha en la que se realiza el envío.

FUENTE: https://enviotodo.com.co/empresas/envia/
 26

CONSTANCIA ELECTRONICA

FUENTE: https://bloginspanish.wordpress.com/2015/01/29/envio-automatico-constancia-

condiciones-de-seguridad-2015-bcp/
 27

FUENTE: https://es.scribd.com/document/391753601/Gmail-Constancia-de-Envio-de-

Proyecto-PIMEN-15-F-072-18-Sistema-InnGenius

10. RECEPCION DE DOCUMENTOS PASO A PASO:

1. Cuando sea recibida la información se hace el proceso de revisión de cada uno de los
documento, mirando lo siguiente
 Imagen corporativa
 Código
 Radicado
 Fecha y hora
 Firma

2 después de revisar todo esto se radica se pone fecha y hora cada dependencia dentro de

la empresa debe de llevar código, luego se debe de llenar la taquilla de correspondencia donde

en ella llenamos los siguientes datos:

 28

 Radicado
 Nombre del Remitente

3 para finalizar se reparte al departamento que le llego la correspondencia y se le pide que

firme en la planilla para que quede constancia de que si se le entrego.

http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-

documentos.html

11.

-se determina que se va a comunicar y hacia que dependencia va dirigida

- lo revisa el gerente y da la orden de distribuirlo a todos los empleados donde este

contenga el código de la dependencia que lo está generando

- fecha, asunto con firma y sello para validez del mismo. Y estos pueden ser distribuidos

por medios electrónicos o físico.

 29

http://jbbienesraices.blogspot.com/2015/10/recepcion-de-documentos.html
 30

https://master-comunicacion.es/blogmastercomunicacion/cuales-son-las-herramientas-mas-

utilizadas-por-las-empresas-en-su-comunicacion-interna/

12. - el remitente hace entrega a la unidad de correspondencia del documento que se va a

enviar para su distribución con sus respectivas copias y anexos en un sobre.

- Luego el encargado de la unidad de correspondencia se contacta con la entidad encargada

del envió y lo realiza con fecha, código y destinatario.

- se hace una constancia de que se envió con la entidad correspondiente.

https://es.123rf.com/photo_16069765_empresaria-recepci%C3%B3n-de-documentos-

sobre-un-fondo-blanco.html
 31

https://www.tec.ac.cr/en/eventos/fechas-recepcion-documentos-solicitar-becas-2019

https://theshoppers.com/es/sos/correos-de-mexico-rastreo-de-paquetes/

Organizar los documentos

Introducción

Esta área de investigación nos permite reconocer la importancia de la organización de los

archivos de nuestra empresa, como los son documentos no importa si son de entidades
 32

públicas o privadas, en esta parte del proyecto de nuestra empresa definiremos las pautas a

seguir para que al archivar esta información, se haga de una manera transparente, también se

mencionaran temas tales como: unidad de correspondencia, recepción documental, artículos,

políticas documento y tipos de documentos, como se hace dentro de una organización que

pertenezca al estado, u a terceros, que ambas requieren de un lugar o espacio para el

almacenamiento de información vital para el funcionamiento de la misma, y cabe resaltar que

cualquier persona no es la encargada de hacerlo. Nosotros en algún momento de nuestras

vidas hemos realizado este proceso, un ejemplo muy claro es el proceso que estamos llevando

a cabo en nuestro proyecto de formación Andrómeda Gamers, donde clasificamos los

documentos de acuerdo a lo aprendido en formación.

Objetivo General

La documentación de nuestra empresa Andrómeda Gamers es y será de vital

importancia y será frecuentemente consultada, organizada como base de nuevas

transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de

 33

proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera. Asegurar una

perfecta conservación de los mismos.

Objetivos Especificos

 Organizar los archivos de gestión de conformidad con la respectiva tabla de retención

documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones que
ordena la respectiva entidad de la ley colombiana.

 Mejorar la eficiencia y el orden de nuestra empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y

administración de archivos, son algunos de los beneficios que obtendremos al realizar
un correcto manejo de los archivos.

 Identificar los diferentes medios de recepción para así lograr un mejor control y que
puedan ser dirigidas a las diferentes áreas de nuestra empresa.
 34

6. Unidad de Correspondencia

A. Definición: Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,

registran y entregan los documentos y comunicaciones internas como externas, tanto para los

jefes y funcionarios de las diferentes dependencias, de tal manera que estos procedimientos

contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de

conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales

e históricos.

B. Características:

 Controlar el ingreso de los documentos

 Clasificar, ordenar y describir
 Conservar
 Control de los documentos
 Selección y traslado de los documentos al archivo central
 Tramitar y radicar solo los que cumplan con los requisitos

C. Fotos:
 35

ht

tp://elblogdelarchivo.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html
 36

http://archi

visticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-documentos.html

http://vu-gesdoc.blogspot.com/2017/03/propuesta-para-la-creacion-de-una.html
 37

http://recepcionmay

es.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html

7. Recepcion Documental

A. Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o

jurídica.

B. Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás

formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas

mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma

Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de

documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de

correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

 38

Actividades

Recepción de documentos: Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el

propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios

tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que

se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben

estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo

electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
1. Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.

C. Las políticas que decidimos tener en nuestra compañía son :

 39

 Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria

 Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s)
 Número de radicación
 Nombre del funcionario responsable del trámite
 Verificación de la dirección
 Fecha y firma del responsable
 Entregar a la persona correspondiente

D. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades :

 Identificación de medios de recepción: mensajería, correo tradicional, correo

electrónico (de la empresa) y página web.
 Recibo de documentos.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

E. Perfil encargado de la recepción documental :

Este deberá ser una persona dedicada a su labor ya que si realiza un mal procedimiento

puede verse involucrado en temas legales, debe ser paciente, ordenado, sincero, puntual ya

que contamos con un horario establecido y deberá cumplir con lo siguiente:

 Contestar el teléfono
 Recepción de documentos
 Registro de correspondencia
 Archivo interno
 Elaboración de oficios y circulares
 Llenado de formatos de peticiones personales
 Atención al público
 Recibir y entregar correspondencia de las diferentes áreas
 Realizar las Actividades que el director o jefe inmediato le asigne para cumplir los
objetivos del área (Implementación del sistema de Gestión de la Calidad basado en el
Acuerdo No. 060).

F. Recursos técnicos Necesarios:

Hardware
 40

 Computador con acceso a internet

 Impresora
 Cableado de red
 Escáner
 Línea telefónica

Software

 Sistema operativo
 Sistema de protección antivirus
 Sistema para copias de respaldo

8. Distribución documental

A. Definición:

“La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y exterior de la

entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con

mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los mismos.

En este proceso se distinguen actividades como:

Distribución de documentos internos

Distribución de documentos externos

Distribución de documentos enviados”[ CITATION Man \l 9226 ]

B. Normatividad distribución documental:

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

 41

C. Políticas internas para la distribución de documentos:

En nuestra empresa tendremos unas políticas a la hora de la distribución de documentos las

cuales deberán ser conocidas por el personal interno y externo las cuales son:

 Los horarios serán de 8:00am-12:00pm de lunes a viernes

 Los encargados de esta distribución serán la unidad de correspondencia de la empresa
o el mensajero.
 Solo lo firma el área encargada
 No se entregan ni se reciben paquetes abiertos
 Debe llevar los datos completos para su efectiva entrega

D. Documentos recibidos:

Cuando sea recibida la información se hace el proceso de revisión de coda uno de los

documento, mirando lo siguiente

 Imagen corporativa
 Código
 Radicado
 Fecha y hora
 Firma

2 después de revisar todo esto se radica se pone fecha y hora cada dependencia dentro de

la empresa debe de llevar código, luego se debe de llenar la taquilla de correspondencia donde

en ella llenamos los siguientes datos:

 Radicado
 42

 Nombre del Remitente

3 para finalizar se reparte al departamento que le llego la correspondencia y se le pide que

firme en la planilla para que quede constancia de que si se le entrego.

Internos

-se determina que se va a comunicar y hacia que dependencia va dirigida

- lo revisa el gerente y da la orden de distribuirlo a todos los empleados donde este

contenga el código de la dependencia que lo está generando

- fecha, asunto con firma y sello para validez del mismo. Y estos pueden ser distribuidos

por medios electrónicos o físico.

Documentos enviados:

El remitente hace entrega a la unidad de correspondencia del documento que se va a enviar

para su distribución con sus respectivas copias y anexos en un sobre.

- Luego el encargado de la unidad de correspondencia se contacta con la entidad encargada

del envió y lo realiza con fecha, código y destinatario.

- se hace una constancia de que se envió con la entidad correspondiente.

E. Perfil del personal encargado de la distribución documental :

Debe ser una persona con buena comunicación, excelente servicio al cliente que tenga un

buen sistema de software, que tenga como mínimo técnica en manejo de archivo o gestión

documental con una capacidad organizativa y buena ortografía.

F. Recursos técnicos necesarios:

 43

“Un recurso tecnológico, por lo tanto, es un medio que se vale de la tecnología para

cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles o

intangibles”[ CITATION def \l 9226 ]

- Computador

- teléfono

- impresoras

- telefax

- fotocopiadora

- televisores

9 Tramite documental

A. Definición:

Tramite: es la serie de Paso a seguir para que una solicitud o información llegue a su

destinario también podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener un

resultado.

Documento: es un soporte donde se fija el testimonio de una actividad humana

El tramite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las

organizaciones tener el control dela ubicación física y estatus actual y pasado la

documentación que lega y se genera dentro de ellas con el fin de mejorar su flujo y

diligenciamiento.

B. Normatividad tramite documental

2.2.5.4 Trámite de documentos

Definición: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
 44

Marco normativo del proceso

Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de

1995. Artículos 6, 16,

17, 22.

Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar
la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de

actos administrativos.

C. Políticas internas para el trámite de documentos

 Facilitar a los usuarios internos el préstamo de los expedientes y a los externos la

consulta de los mismos; dentro de las condiciones de seguridad que establezca la
Entidad para tales efectos.
 El horario de recepción de correspondencia externa que ingrese a la empresa es de
8:00 a 12:30 horas en días hábiles.
 El seguimiento de asuntos deberá darse con el volante emitido por el SCG, el cual
servirá como acuse de recibo para las unidades administrativas que deban dar trámite
al asunto, y contendrá los siguientes elementos de identificación: -
 Folio consecutivo de ingreso (dado por el sistema)
 Fecha de recepción (dado por el sistema)
 45

 Referencia (si existe antecedente del asunto)

 Número de documento (campo obligatorio)
 Fecha de elaboración (campo obligatorio)
 Remitente (campo obligatorio)
 Asunto (campo obligatorio)
 Destinatario (nombre y cargo)
 Fecha de Entrega (campo obligatorio)
 Nombre, firma, fecha y hora de recibido (campo obligatorio)
 Observaciones
 Es responsabilidad del encargado del archivo de trámite organizar los expedientes, que
deberán integrarse con documentos que mantengan relación con un mismo asunto,
materia, o por tipo de documento y conforme al curso del trámite, los expedientes se
deberán clasificar de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
 El expediente debe contener únicamente documentos de archivo originales; cuando
éstos no existan por alguna razón podrán sustituirse por una copia; en este caso, deberá
señalarse en el inventario general.
 Las unidades administrativas evitarán el envío indiscriminado de copias de
conocimiento; únicamente deberá turnarse copia a aquellas áreas que tengan injerencia
directa en el trámite del asunto correspondiente
 Sin excepción, toda área responsabilizada para el manejo de documentos de archivo de
trámite, deberá contar con el inventario general de los mismos, conforme a la
clasificación de sus expedientes.
 Los expedientes que se encuentren en el archivo de trámite, estarán a disposición de
las diferentes áreas productoras, mismas que los podrán recibir en préstamo, previa
autorización del titular del área, llenando la ficha de préstamo correspondiente.
 En el caso de expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales, la portada
deberá contener la leyenda de clasificación correspondiente, en los términos señalado
por los Lineamientos para la Clasificación y Desclasificación de la Información que
obre en su poder; asimismo deberán conservarse y resguardarse de conformidad con
las especificaciones de seguridad establecidas por el área, para cada caso.
 Los expedientes se ordenarán en archiveros o gavetas que deberán contar con una
etiqueta de identificación al frente, con el nombre y código de las series documentales
que contengan.

D. Pasó a paso o actividades involucradas con sus responsables

 La empresa recibe documento dela unidad de correspondencia

 Se ubica el documento en la carpeta que corresponda
 La persona en cargada entrega el documento al responsable para que proceda con el
tramite
 De organiza los documentos
 La persona encargada entrega al funcionario competente para que proyecte respuesta
 46

 La persona o funcionario analiza para dar respuesta pronta

 Seda la información
 Se archiva el documento y se proyecta su respuesta
 hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe para
revisión
 El Jefe o funcionario recibe, revisa y firma la respuesta
 Aplica directriz para la distribución de documentos internos
 Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.

E. Perfil del personal encargado del trámite documental

Ejecutar los procesos de gestión documental en la empresa, de acuerdo a los

requerimientos y la normatividad vigente. Organizar documentos de archivo mediante la

aplicación de procesos técnicos y principios archivísticos de acuerdo a la empresa, una buena

actitud para desarrollar sus actividades.

F. Recursos técnicos necesarios

Computadoras

Escáner

Fotocopiadoras

Fax

Internet

Correo electrónicos

https://prezi.com/8aqe3ypxeznk/tramite-documental/

http://campeche.inea.gob.mx/archivos/transparencia/xc-manual-politicas-procedimientos-

organizaci%C3%B3n-archivos.pdf
 47

10 Consulta de documentos

A. Definición: Proceso de visita, revisión y lectura de un documento, que se encuentra

almacenado en un Archivo.

Normatividad Consulta de Documentos

ART 20 C.P: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento

y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios

masivos de comunicación.

ART 27 C.P: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y

cátedra.

ART 74 C.P: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos

salvo los casos que establezca la ley.

ART 112 C.P: Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno

podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas

políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes

derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial.

Ley 4 de 1913: Sobre régimen político y municipal.

ART 315: Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los

certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su

empleo.

ART 316: Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las

Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo
 48

fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y

pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel

común.

ART 320: Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que

existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre

que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe

emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un

empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar

copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni

copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985 Artículos 1, y 12 al 27: Sobre publicidad y acceso a los documentos

públicos.

Decreto 01 de 1984: Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de

información.

Decreto 2126 de 1992 Artículo 51: Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso

a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre

“Restricciones por razones de conservación”. En el ARTICULO 1: Acceso a los documentos

e información, establece: “Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de

archivo, por ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica

de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de

las instituciones. Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que

deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de
 49

conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su

soporte, más no a la información en ellos contenida”.

Acuerdo AGN 56 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la

Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENT0S DE ARCHIVO”, DEL

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS: Para la consulta de los documentos históricos

se debe obtener carné de investigador, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carácter

personal, indicando el interés específico en el campo de la investigación.

2. Fotocopia simple del documento de identidad.

3. Diligenciamiento del formato de registro, el cual será suministrado gratuitamente, por el

archivo respectivo.

4. Dos fotografías tamaño cédula (una para el formato de registro y otra para el carné).

ARTÍCULO CUARTO.- EXPEDICIÓN DE CARNÉ: La expedición del carné no tiene costo

alguno, pero su reposición por pérdida ocasionará el pago de un salario mínimo diario. Su

renovación se hará cada dos años, a solicitud del peticionario.

Parágrafo. Datos mínimos que debe contener el carné de investigador .

1. Nombre del Archivo

2. Encabezado de manera visible: Investigador

3. Número consecutivo de registro

4. Nombre y apellidos

5. Tipo y número del documento de identificación. En el caso de usuarios extranjeros,

indicar el País.

6. Fechas de expedición y vencimiento

7. Firma autorizada
 50

8. Al reverso, el carné debe contemplar las siguientes advertencias: a) El usuario se

compromete a cumplir con el reglamento de servicio y consulta. b) La reposición del carné

por pérdida tendrá un costo de un salario mínimo diario.

ARTÍCULO QUINTO FORMATO DE REGISTRO: En los archivos históricos se

llevará un Registro con los datos del investigador y deberá mantenerse actualizado en bases

de datos, en formato CDS/ISIS (de dominio público), soporte que será suministrado por el

Archivo General de la Nación con el fin de garantizar el intercambio de información entre los

diferentes archivos históricos del país. Los datos que debe contener este formato registro,

serán los siguientes:

. Nombre y Apellidos

. Nacionalidad

. Documento de Identidad

. Profesión

. Entidad para la cual trabaja

. Domicilio permanente

. Dirección Temporal

. Teléfono, Fax E-mail

. Ciudad/ País

. Descripción breve del Proyecto de Investigación

. Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:

a) Cumplir las normas y reglamentos de la institución

b) Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le

suministren.

c) Entregar al Archivo una copia de la publicación.

 51

d) Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la

reproducción de materiales gráficos con fines comerciales.

e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el

investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información

f) Fecha de diligenciamiento del formato registro

g) Firma

PARÁGRAFO: Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento General de Archivos y

el Reglamento particular de cada entidad.

El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y

26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

ARTÍCULO QUINTO Consulta de documentos: La consulta de documentos en los

archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse

permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea

que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva

oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la

información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la

correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística

de consulta.

ARTICULO SEXTO Préstamo de documentos para trámites internos: En el evento

que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la

dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,

identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira

el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la

 52

dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. En la Resolución

AGN 026 de 2004: Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la

Nación (que puede ser adaptada por las entidades) en su Artículo 16. Del préstamo de los

documentos, se dispone que: La primera fuente de consulta de los documentos del Archivo

Central para las dependencias, será la relación de la respectiva transferencia devuelta por el

área de Correspondencia y Archivo, en donde constan todos los elementos de información

para facilitar su recuperación. El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, por parte

de los funcionarios del AGN, se realizará previo diligenciamiento del formato Relación de

préstamo de documentos AGN-FTRD 103, donde se consignará el número de carpeta, caja,

cantidad de folios, nombre del expediente, funcionario que entrega, usuario, dependencia

solicitante, fecha de entrega y de devolución y firma. AGN-FTRD 103 El préstamo de

documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares

debe hacerse solamente con el visto bueno del jefe del Grupo de Correspondencia y Archivo

mediante oficio motivado y según la consulta conforme al Acuerdo AGN 047 de 2000.

Parágrafo 1. Cada usuario se responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en

las fechas indicadas, además cuando una entidad o persona requiera información y sea

indispensable retirar documentos del expediente, se diligenciará el formato ¨TESTIGO AGN-

FA-181¨ y se ubicará en el lugar de donde fueron retirados los documentos. Parágrafo 2. La

salida temporal de documentos, sólo se hará en casos imprescindibles. El Jefe del Grupo de

Correspondencia y Archivo autorizará la salida temporal de documentos originales, copias o

expedientes del Archivo Central y sólo en los siguientes eventos: a) Por solicitud expresa del

Jefe de la dependencia productora de los documentos. b) Por solicitud de entes judiciales,

fiscales o de control. c) Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración.

 53

Políticas Internas para la consulta de documentos

. Compromiso con el cumplimiento de la normativa legal.

. Cumplir las normas y reglamentos de la institución.

. Una excelente atención al público.

. Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le

suministren.

. El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio y consulta.

. La ejecución de las actividades sean oportunas y en el momento preciso e

indicado.

. Los empleados vistan de una manera adecuada durante sus horas de trabajo y

siempre que representen a la empresa. 

. La información se brinda personalmente.

. Cedula original.

Paso a paso o actividades involucran el proceso de consulta de documentos.

. Actualizar la Base de Datos periódicamente.

. Realizar y diligenciar el formato de registro con foto de identificación con todos

los datos personales.

. Se brinda información y se responde por el Correo Institucional.

. La solicitud es de manera personal, telefónica y correo electrónico.

. Atención y servicio al usuario.

. Infraestructura de servicios de archivo.

. Establecimiento de herramientas de consulta.

 54

. Ubicación de los documentos. 

Recursos Técnicos necesarios para la consulta de documentos

. Software de digitalización.

. Computadores.

. Impresora.

. Escáner de mano.

. Escáner con alimentador de hojas.

. Resmas papel.

. Teléfonos.

. Televisores.

. Base de Datos.

. Redes sociales.

. Página Web.

. Programas informáticos.
 55

11 Conclusiones:

Después de realizar las investigaciones pertinentes para la unidad de

correspondencia, teniendo en cuenta la normatividad para los procesos de Recepcion

 56

distribución, trámite y consulta logramos identificar que las diferentes unidades de

correspondencia son de vital importancia ya que allí se clasifican, se radican y los

documentos que serán entregados a las diferentes dependencias, también pudimos

aprender el valor de seguir las reglas sobre la normatividad ya que así seguimos un

estricto control y nos regimos por la norma legal, también podemos concluir que el

personal encargado de la distribución de documentos debe ser personal con constante

capacitación para que así logren minimizar los errores de entrega en el procedimiento

interno de nuestra empresa, los recursos técnicos nos darán un gran apoyo para la

implementación y facilitación al momento de redactar, enviar y soportar algún

documento jurídico expedido por nuestra empresa de videojuegos.

 57

12 Bibliografía:

http://elblogdelarchivo.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html

http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-

documentos.html

http://vu-gesdoc.blogspot.com/2017/03/propuesta-para-la-creacion-de-una.html

http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html
 58

https://prezi.com/8aqe3ypxeznk/tramite-documental/

http://campeche.inea.gob.mx/archivos/transparencia/xc-manual-politicas-

procedimientos-organizaci%C3%B3n-archivos.pdf

https://prezi.com/8aqe3ypxeznk/tramite-documental/

http://campeche.inea.gob.mx/archivos/transparencia/xc-manual-politicas-

procedimientos-organizaci%C3%B3n-archivos.pdf

https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/FMfcgxwGDWwLKMpLjrPGhqWnfvZgwD

WV?projector=1&messagePartId=0.1
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