DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

LAS CUENTAS POR COBRAR PARA EL MANEJO

EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA CÁMARA
DE TRANSPORTE DEL CENTRO.

Omar Escalona
2012
 CAPITULO I
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN.

1. Caracterización de la Organización:
Asociación Civil Cámara de Transporte del Centro.

Ubicación:
Av. Bolívar Norte, Edif. Seguro los Andes, piso 5, oficina. 5-4. Valencia. Edo. Carabobo.

Descripción de la Institución:
Es una Asociación Civil sin fines de lucro, creada con la idea de contribuir con el
mejoramiento y desarrollo del transporte de la región central, por medio de cursos de
capacitación y programas de mejoramiento, a nivel empresarial, también cooperando con
otras personas y entidades similares

Situación Legal:
La Cámara de Transporte del Centro es una organización sin fines de lucro que corresponde
a una Asociación Civil venezolana de acuerdo a las normas jurídicas y económicas que
rigen la materia, se registró y Constituyo el 20/07/1971, ante la Oficina Subalterna de
registro dl Primer Circuito de Registro del municipio Valencia del Estado Carabobo, cuya
junta directiva es modificada cada dos años a través de Asambleas Extraordinarias y
elegido por votación.

Objetivo de la Empresa:
· Fomentar el espíritu gremial como indispensable oportunidad de desarrollo
económico y trascendencia del trabajo que realizan los transportistas organizados en la
distribución de productos, bienes y servicios que requiere el consumidor.
· Defender y promocionar los derechos e intereses de la Cámara y sus empresas
afiliadas ante las dependencias gubernamentales que rigen con normas y leyes el
funcionamiento del transporte terrestre de mercancías y los organismos de seguridad del
Estado, dentro de un criterio de calidad y prosperidad para el sector y la nación.
· Representar al transporte organizado en el ejercicio de sus necesidades y
defensa de sus intereses, ante Organismos Gubernamentales y Privados.
· Investigar, preparar estudios y elaborar documentos para reconocer el papel
protagónico y fundamental que tiene transporte terrestre de mercancías en el crecimiento
económico del país.
· Colaborar con el Estado a través de sus ministerios en la formulación de po líticas
económicas y apoyar su implementación para fortalecer y consolidar al sector transporte
terrestre de mercancías.

Misión:
Ejecutar constantemente una “Acción Gremial Integradora” en defensa de los derechos del
sector organizado del transporte terrestre de carga frente a las instancias públicas y privadas
1
y a la búsqueda de diversos programas que apoyen la gestión empresarial de nuestras
empresas afiliadas.

Visión:
La Cámara de Transporte del Centro tiene como visión: Ser una institución de avanzada en
los procesos de “Transformación y Cambios” de los sectores productivos de la región
central y de Venezuela para adaptarse a los esquemas de “eficiencia y productividad” en el
traslado de mercancías por carreteras que caracteriza a las modernas economías insertadas
en la globalización de mercados.

Valores:
· Compromiso: Interés por las necesidades de nuestros asociados y disposición de
servicio a los mismos, de forma ética y profesional.
· Honestidad: Se fundamenta en la elección de actuar siempre con base en la verdad,
lealtad y justicia, tanto internamente como con nuestros clientes.
· Trabajo en Equipo: La participación e integración de nuestro personal es importante
para mantener un ambiente armónico, basado en excelentes relaciones interpersonales,
logrando el intercambio, complementación, y cooperación para alcanzar metas comunes.
· Preparación: Respaldar las oportunidades e iniciativas de educación y actualización
profesional, con la finalidad de lograr un equipo preparado y con alto rendimiento.
· Excelencia: Brindar un servicio integrado de calidad y al más bajo costo.

Reseña Histórica:
La Cámara de Transporte del Centro, sede Valencia fue fundada el 14 de Mayo de 1.971,
por el Sr. Edmundo Maldonado Manrique, como una institución sin fines de lucro, privada,
gremial y representativa de las diversas "modalidades o modos" del transporte terrestre de
carga pesada.
La sede de la Cámara de Transporte del Centro está ubicada en la Torre Seguros Los
Andes, piso 5, oficina 54, calle Miranda donde se ofrece un " asesoramiento integral" a
nuestras empresas de transporte afiliadas, igualmente se atienden las necesidades de
información de instituciones públicas y privadas relacionadas con el sector transporte
terrestre de carga pesada y actividades conexas. Cuenta con cómodas y amplias oficinas,
dotadas de los más modernos sistemas de información para apoyar la gestión productiva de
nuestras empresas afiliadas.
Desde el 14 de Mayo de 1.971, la Cámara de Transporte del Centro ha tenido ocho
presidentes: Edmundo Maldonado Manrique, Vito Mazzilli, Carlos Fernández, Antonio
Delli Cellí, José Orlando Gallardo, Miguel Ángel Silva, William Castillo y Joel Hurtado
Hidalgo, quienes han dejado un legado de experiencias y conocimientos, que son de vital
importancia para seguir consolidando y mantener vigente al sector transporte terrestre de
carga pesada y su institución representada por La Cámara de Transporte del Centro.

Entorno de la Organización:
Toda empresa bien planificada tiene un objetivo al que ha de dirigirse la empresa, la
función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma conjunta
y colectiva entre todos los elementos del sistema.

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 Según Robbins S. (2004), el entorno Es un campo de estudio que investiga el impacto de
los individuos, grupos y estructuras sobre el comportamiento dentro de los individuos, con
el propósito de aplicar los conocimientos adquiridos en la mejora de la eficacia de una
organización", (pag.8).
En este mismo orden de ideas Chiavenato I. (2009) señala que "El entorno organizacional
retrata la continua interacción y la influencia recíproca entre las personas, el medio y las
organizaciones" (pág. 6).
Entre los elementos del entorno se destacan: Los clientes, Proveedores y Entes
Reguladores.

Clientes:
El cliente es quien adquiere un producto o servicio en el momento de la venta. Por lo tanto,
es el eje sobre el cual gira todo el trabajo de ventas. Es decir, es la persona de quien
depende el desarrollo de una organización o empresa y el trabajo de los empleados de la
misma. Sin clientes, no hay ventas y sin ventas no hay vendedores.
Entre los principales clientes de la organización están las asociaciones o cooperativas de
transporte, que corresponden a empresas afiliadas a ella y obtienen sus recursos mediante
cuotas periódicas y por medio de cursos, programas y talleres que imparten:

Asociación Cooperativa Isabelica-Bello Monte. Asociación Cooperativa Flor Amarillo-Palmitas-Central-

Guigue- Boquerón.

Asociación Cooperativa Los Guayos-Agüitas-Roble. Asociación Plaza Toros-Terminal Viejo-Bella Vista-El Combate.

Asociación Cooperativa Naguanagua-Tarapio- Asociación Cooperativa Hospital Central-Palacio de

Cidra- Bárbula. justicia- Cementerio-Castrera

Asociación Cooperativa San Diego-Morro. Asociación Cooperativa Los Colorados-Viña-Prebo.

Asociación Cooperativa Santa Rosa. Asociación Cooperativa El Libertador.

Asociación Cooperativa Trigal-Trigaleña. Asociación Cooperativa Guacara-San Joaquín.

Proveedores:
Los proveedores, son empresas que prestan servicios de gestión empresarial,
Organizaciones educativas y Fundaciones que dan asesorías Jurídicas, Psicológicas y todo
lo relacionado a movimiento de personal, entre sus principales Proveedores están:
· B & D Gestión Empresarial.
· Asociación Logística de Venezuela.
· Universidad de Carabobo.
Por tratarse de una organización que presta servicios, de tipo educativa mayormente, sus
insumos son:
· Material de Oficina: Proporcionado por Ofimaster y Ofimanía.
· Material Didáctico: Universidad de Carabobo, Universidad Tecnológica del Centro
y F.U.N.D.E.I.
· Material de Aseo: Toda la dotación la realiza la empresa Esplendor.
· Mantenimiento: El mantenimiento de sus instalaciones lo realiza la empresa Splendor.

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· Transporte: Es realizado por cualquiera de sus asociados: Transporte Guevara,
Transporte Mi Patria, etc.
· Publicidad y Propaganda: Hecho por la empresa que en su momento haya ganado la
licitación en estos momentos: Simonettí Publicidad.
· Gastos de Alimentación: Realizado cuando se reúne la Junta Directiva.

Entes Reguladores:
· SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
Ente encargado de la fiscalización de la legislación vigente sobre las distintas normas que
giran en torno al no cumplimiento de los deberes formales.
· Alcaldía De Valencia: Órgano regulador del sistema municipal según decretos y
normas vigentes en la jurisdicción.
· Seguro Social: Institución pública que tiene por objetivo primordial brindar
protección a todos los trabajadores a través de la Ley del Seguro Social.
·I.N.C.E.S.: Ente que tiene por función desarrollar programas en conjunto con la
organización para la formación técnica y productiva de sus miembros y comunidad en
general adscritos al Ministerio de Educación.
·Banavih: Banco Nacional de Vivienda y Hábitat creado con el fin de velar por la Ley del
Régimen Prestacional de Vivienda.
·Ministerio Del Poder Popular Del Trabajo: Organismo encargado del cumplimiento de
la Ley Orgánica del Trabajo.

2. Descripción y Análisis de la Estructura Organizacional:

Descripción:
La organización no posee organigrama donde se especifique los niveles de dirección y una
estructura empresarial de los diferentes departamentos, sin embargo en las visitas
efectuadas a la organización se pudo detectar que hay una Junta Directiva, Gerencia
General, Gerencias Medias así como también Unidades de Apoyo de estas gerencias que
tienen que ver con la parte administrativa y las diferentes áreas funcionales. Dentro de la
organización hay 11 personas distribuidas a través de los diferentes cargos, como son:
Presidente.
Vice-Presidente.
Director Ejecutivo y Director Financiero.
Coordinador Académico y Coordinador de Servicios a los Afiliados.
Asistente Administrativo y Analista de Crédito.
Asesor Externo (Contador Público).
Dos (2) Asistente para el área de Administración y Crédito.

Análisis:
Para el análisis se recurre a los niveles del proceso administrativo.

Planificación:
·Planificación Estratégica: Corresponde a la alta dirección ocupa el nivel más elevado de la
pirámide. En este caso está integrada por el Presidente y Vicepresidente, que se ocupa de
desarrollar los planes a largo plazo de la empresa.

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·Planificación Táctica: Es la dirección intermedia y se encarga de llevar a cabo los planes
específicos a mediano plazo, generalmente un año, para lograr los objetivos estratégicos,
está conformado por el Director Ejecutivo.
·Planificación operativa: Corresponde a la ejecutada por la dirección de primera línea,
incluye al Coordinador Académico, Coordinador de Servicios al afiliados y Coordinador
Financiero.

Organización:
Dentro de la organización se pudo observar que además de no poseer organigrama, ni
manuales de procedimientos escritos, ni descripciones de cargos lo cual permite diferir que
no existe un responsable de la estructura organizativa es decir no hay presencia de ese
nivel.

Dirección:
Consiste esencialmente en hacer que las personas de las organizaciones cumplan sus
funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados.
Para realizar esta función es necesario el liderazgo, es decir, el ejercicio de la influencia y
del poder, en la Cámara de Transporte esta función es realizada por el Presidente de la
empresa.

Control:
Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Los departamentos encargados de la gestión de control son el Director Ejecutivo y el
Coordinador Financiero, quienes deben velar por el buen funcionamiento de la
organización, así como también el representante de las actividades operativas y
administrativas.
Operaciones:
La función de operaciones depende de la dirección para la toma de decisiones. La estrategia
de operaciones debe dar un patrón consistente en la toma de decisiones, ya que cada obra
en ejecución debe tener una adecuada estrategia y una línea de comunicación excelente,
para que el trabajo se realice según los lineamientos. Esta función recae en las unidades de
apoyo de los entes control, estos son: Asistentes administrativos, y las actividades más
importantes en la empresa, por medio de las cuales se alcanzan las metas y objetivos. Son
las siguientes:

· Área de Finanzas
Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros
de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como
externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo
velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e
intereses favorables. Bajo la responsabilidad del Presidente.

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·Área de Mercadeo:
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el
consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo se puede mencionar: la
investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque,
envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del
precio de los artículos la publicidad y la promoción. A cargo del Presidente y Vice-
Presidente.

·Área de Producción:
Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados,
utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria)
necesarios para su elaboración. Bajo la competencia del Director Ejecutivo.

· Área de Personal:
Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa.
Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y
selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la
motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio
ambiente agradable para el desarrollo de las actividades, cuya responsabilidad recae en
Director Ejecutivo y Director Financiero, según área que controle.

·Área de Abastecimiento:
Requerimientos de material de oficina, didáctico y de aseo realizado por el Coordinador
Financiero.

·Área de Apoyo:
Conducida por las unidades de apoyo del Director Ejecutivo con la participación de todos
los empleados y para el logro de los objetivos propuestos.

3. Fortalezas y Debilidades; Síntomas y Causas, Conclusiones y

Recomendaciones: Fortalezas y Debilidades:

Fortalezas:
F1. Buena posición en el mercado.
F2. Misión y Objetivos bien definidos.
F3. Tiene un funcionamiento en la región central por más de 30 años.
Debilidades:
D1. La información financiera y contable no está al día.
D2. Los controles internos contables son deficientes.
D3. Los niveles superiores tienen muchas responsabilidades a su cargo.
D4. No existe organigrama, ni manuales de procedimientos ni normas internas.
D5. El departamento de Crédito y Cobranzas presenta fallas.

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 Síntomas y Causas:
Síntom Caus
as as
VARIABLES DEPENDIENTES VARIABLES INDEPENDIENTES

Sanción por omisión de las disposiciones del SENIAT. Negligencia en la aplicación de las normativas del SENIAT.

Continuos cambios en la junta directiva por Falta de continuidad en las normativas por parte de la junta directiva.
disposiciones de la Cámara De Transporte Del
Centro.

Recargo de funciones y actividades en los niveles Ausencia de organigrama, manuales de descripción de

superiores. cargos y procedimientos.

No se conoce el status de los clientes y proveedores. Deficiencia en el sistema administrativo contable ajustado a la organización.

Respuesta fuera de tiempo a clientes y proveedores. Carencia de un control interno que permita agilizar la información contable
financiera en relación a las cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Conclusiones y Recomendaciones:

Conclusiones:
-No existen normas.
-No existen manuales.
-No existen procedimientos en las diferentes áreas.
-Falta organigrama.
-Carencia de un adecuado control interno en el departamento de crédito y
cobranza y cuentas por pagar.
-Incumplimiento de las disposiciones del SENIAT.
-Continuos cambios de la Junta Directiva, por disposiciones de La Cámara,
que afecta la operatividad de la empresa.

Recomendaciones:
-Creación de normas.
-Creación de manuales.
-Creación de procedimientos en cada área.
-Diseñar organigrama.
-Diseñar un sistema de control interno contable ajustado a los departamentos
de cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la empresa en estudio.
-Ajustarse a las normativas del SENIAT para su cumplimiento eficiente.
-Proponer el análisis de las regulaciones y proyectos de la junta directiva
saliente para el logro de la continuidad o aportes de los mismos.

7
 CAPITULO II.
El Problema.

Planteamiento Del Problema:

A la contabilidad se le ha llamado “el lenguaje de los negocios Quizás un término mejor sea
el lenguaje de las decisiones financieras. Es necesario conocer bien el lenguaje de la
contabilidad para administrar mejor los aspectos financieros de la empresa. Al utilizar bien
la información contable se podrían tomar decisiones fundamentales para la buena marcha
de la organización.
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar, información financiera sobre
una entidad económica, a quienes toman decisiones administrativas. Ellos necesitan esa
información para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la empresa. El
papel del sistema contable en una organización es desarrollar y comunicar dicha
información, a todos los usuarios tanto internos como externos. Para ellos se deben ejecutar
tres pasos básicos utilizando la información económica-financiera: los datos se deben
registrar, clasificar y resumir.
Para la organización antes señalada se deben establecer las cuentas que forman la memoria
de la organización formando el catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas es una lista de
todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se
dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean
características de cierto tipo de negocios. Dentro de la empresa las cuentas por cobrar
constituyen un activo circulante se originan de las ventas de crédito, los préstamos
personales. Este tipo de cuenta tiene saldo deudor. Las cuentas por cobrar son de gran
importancia para las empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan los
negocios en la actualidad son efectuadas a crédito y en muchos casos respaldadas por
facturas. Estas cuentas constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los
negocios, son dinero esperando a ser tomados, además es el activo de mayor exigibilidad
después del disponible, efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia del inventario estas
no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje, traslado y colocación en los clientes. El
control de las cuentas por cobrar resulta de suma importancia.
En el caso de la falta de control antes señalado, las consecuencias en el retraso del cobro y
por ende en la contabilidad de la empresa, originan fallas graves en los manejos
administrativos contables, ya que al no haber un buen funcionamiento en el sistema de
cobranza no puede haber buenos resultados, lo cual afecta a las organizaciones ya que no
existe liquidez que asegure la estabilidad y solidez. En relación a lo anterior esta situación
se puede evidenciar en casos como los siguientes:
En el caso de la falta de control antes señalado, las consecuencias en el retraso del cobro y
por ende en la contabilidad de la empresa, originan fallas graves en los manejos
administrativos contables, ya que al no haber un buen funcionamiento en el sistema de
cobranza no puede haber buenos resultados, lo cual afecta a las organizaciones ya que no
existe liquidez que asegure la estabilidad y solidez. En relación a lo anterior esta situación
se puede evidenciar en casos como los siguientes:

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La empresa “VIASA” (según La Revista Zeta 2012), utiliza una estrategia que consiste en
retrasar el pago de sus deudas lo más tarde posible sin ganar su reputación crediticia. Es
importante observar que aunque ésta es una estrategia financieramente atractiva, trae
consigo un conflicto ético, pues puede ocasionar una infracción por parte de la empresa en
el acuerdo con su proveedor. El retraso de las cuentas por pagar es una estrategia que debe
considerar toda empresa que desee reducir sus requerimientos de caja y, por lo tanto, sus
costos de operación. El presupuesto de efectivo es muy importante ya que permite conocer
en qué momento y aproximadamente en que cuantía la entidad tendrá necesidades de
efectivo a corto plazo y consecuentemente buscar su financiación o si por el contrario
tendrá excedentes temporalmente ociosos que podrían ser invertidos y de esta manera poner
a rendir el dinero, es decir, que el presupuesto de efectivo, además de poder lograr un
mayor control de utilización del efectivo esperado y tratar de garantizar la liquidez
necesaria para la entidad.
Otro caso particular es el de la empresa Viajes y Transporte La Paz, C.A. (Revista Informe
Económico 2011), que debe contar con procedimientos administrativos y contables
adecuados, que accedan a tener mayor y mejor control de los ingresos de la organización y
la coordinación entre departamentos a través de un adecuado manejo en sus operaciones
normales. Luego de una revisión que va desde los mecanismos de la orden de compra, hasta
la entrega de cheques y depósitos bancarios en relación al pago de sus acreedores, le
proporciona a la administración de la empresa la información necesaria que permita trabajar
con mayor eficacia en sus actividades.
Así mismo la empresa Expresos de Occidente, C.A. (Colegio de Contadores 2012),
mediante un análisis pudo detectar que posee un exceso de liquidez por los altos niveles de
inventario. Estos son recursos inmovilizados que muestran un exceso de liquidez general
pero cuando se analiza dicho exceso de liquidez como señala la liquidez general y la prueba
acida. El problema de exceso de liquidez general es causado por los altos niveles de
inventario, por la lenta rotación y por la existencia de inventarios ociosos en el almacén, la
empresa necesita un control más efectivo de sus inventarios ya que estos presentan
características peculiares debido al tipo de actividad que desempeña.
Al igual que los casos planteados la Cámara de Transporte del Centro debido a la falta de
control en relación al pago de facturas vencidas por parte de sus clientes, presenta problema
de liquidez, así mismo se le imposibilitan las inversiones y operaciones contables, lo cual
ocasiona entre otras cosas que la gerencia de la organización no esté preparada para
afrontar problemas de índole financiero, además de poder lograr un mayor control de la
utilización del capital de trabajo capaz de cubrir ese déficit.
Ante la problemática planteada surgen las siguientes interrogantes:
¿Sí la empresa realiza muchas ventas y no lleva un adecuado control de las operaciones
efectuadas con ese dinero?
¿Fracasaría en su gestión?
¿Se requiere llevar un estricto control de las cuentas por cobrar para tener una liquidez que
garantice la supervivencia de la organización?

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Objetivos De La Investigación:
Diseñar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo
eficiente de los recursos financieros del departamento de administración de la
Cámara de Transporte del Centro.

Objetivos Específicos:
· Investigar el proceso para el control interno de las cuentas por cobrar.
· Analizar los elementos que definen el proceso de control interno de las
cuentas por cobrar en las organizaciones.
· Verificar las políticas de control interno de las cuentas por cobrar de la
empresa en estudio.
· Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.
· Presentar elementos para el control de las actividades del departamento de
cuentas por cobrar de la organización.

Justificación:
La investigación permite profundizar en temas del área contable específicamente en el
manejo del activo circulante, efectivo de caja, bancos, inventarios y cuentas por cobrar.
El trabajo se justifica desde el punto de vista práctico ya que busca determinar los
problemas en la empresa y al mismo tiempo plantea soluciones que mejorarán directamente
el sistema contable y la solvencia de las cuentas. Alcanzar este objetivo contribuye a
generar bases sólidas que permitan controlar y agilizar la actividad administrativa.
Con la elaboración de un control interno se persigue el cumplimiento de objetivos
deseados, mediante el establecimiento favorable a la ejecución por personas que operan en
las funciones de un departamento, así como también el desarrollo de la organización y
obtener satisfactoriamente un estado elevado de excelencia de manera que logrando la
esperada rentabilidad en la cobranza se logran un éxito y mejor funcionamiento en la
Cámara de Transporte del Centro y luego, puede ser adaptado a empresas de características
similares.

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 CAPITULO III
MARCO TEORICO.

Antecedentes de la Investigación:
Los antecedentes de la investigación reflejan trabajos efectuados a nivel local, regional o
nacional sobre el control interno de las cuentas por cobrar. A efecto de este estudio se
seleccionaron aquellos que se consideraran más relevantes.
Alvarado S. y Pérez (2.006) en su trabajo de Grado "Propuestas de normas y
procedimientos para optimizar el proceso de facturación en la Empresa Distribuidora
Química C.A. (Di química)", indica que tuvo como Objetivo General proponer normas y
procedimientos para optimizar el proceso de facturación, los lineamientos metodológicos
utilizados fueron de proyecto factible, apoyado en una investigación de campo con base
documental y descriptiva.
La población objeto de estudio estuvo conformada por 5 personas, los investigadores
elaboraron un instrumento para recolectar datos, el mismo fue elaborado en preguntas,
después de aplicar el instrumento se realizó el análisis de los datos. El análisis obtenido
permitió elaborar el manual de normas y procedimientos para optimizar el proceso de
facturación en la empresa. Este trabajo aporta a la investigación en estudio la finalidad de
modernizar la transferencia de información con mayor agilidad, los datos de los
proveedores que distribuyen la mercancía, así como también una base de todos los artículos
y servicios prestados.
Escobar. O y Loyo. N (2.006) en su trabajo de grado. "Creación del Proceso de Crédito y
Cobranza en la empresa CAV Importaciones C.A. en la sucursal de Puerto Cabello, Estado
Carabobo", señala que esta compañía se dedica a la Importación y Exportación de
Mercancía; el problema que se presenta es que carece de un proceso de créditos, y
cobranzas y no se actualizan los libros auxiliares de ventas a créditos ni el auxiliar de
cuentas por cobrar a tiempo, se tiene como objetivo general proponer la creación del
proceso de crédito y cobranza para garantizar la eficacia de las cuentas por cobrar en la
empresa.
Este proyecto se realizó siguiendo los lineamientos de un proyecto factible, apoyado en un
estudio de campo documental y descriptivo. La población tuvo constituida por nueve (9)
sujetos, se aplicó un cuestionario de preguntas cerradas (si o no). De esta manera se pudo
deducir que los empleados de las empresas estaban de acuerdo con la implantación del
proceso de crédito y cobranzas. Para así contribuir con un sistema que le permita a la
organización proteger y verificar la exactitud de los datos suministrados por los entes
solicitantes del empréstito y adaptarlos a las nuevas realidades que favorezcan al desarrollo
de la misma.
Moreno. R. Ocampo. S (2.008) "Diseñó de un sistema contable computarizado que
optimice las actividades de facturación y registros contables de la empresa Puerto Motriz
C.A., ubicada en Puerto Cabello, Estado Carabobo".
El propósito fundamental de la investigación realizada fue el estudio de la situación que
presentan los procesos administrativos y contables en la empresa Puerto Motriz C.A., por lo
11
cual se planteó la necesidad de automatizarlos a través de la implementación de un
programa contable existente en el mercado y adaptable a la organización.
El estudio está enmarcado dentro de la modalidad de Proyecto Factible, para la realización
de la investigación, se procedió al levantamiento de la información mediante la técnica de
encuesta y el instrumento cuestionario, aplicando una población y muestra de 03 personas,
el cual permitió diagnosticar la situación de la organización. Aportando como principal
objetivo un proceso que le permita a la empresa conocer, controlar y dirigir las operaciones,
proporcionándole así los cimientos necesarios para el control de todos los aspectos de la
organización.
Entre los antecedentes citados y el presente trabajo, existe una relación en la modalidad de
investigación la cual es un proyecto factible y apoyado en investigación de campo.
Determinando así que la adopción de ciertas medidas que permita preparar una plataforma
firme y consistente para obtener un grado de eficiencia y efectividad en cada uno de ellos.
Sin embargo eso no impide que existan fallas humanas, pero los sistemas se crearon para
que permitan, detectar errores e irregularidades que se produzcan, las cuales pueden ser
corregidas y tomar las disposiciones pertinentes a fin de mejorar el control interno de las
cuentas por cobrar.
Bases teóricas:
Para el desarrollo teórico de la presente investigación se deben mostrar diferentes aspectos
relacionados con el tema a estudiar, entre ellos están la contabilidad, control interno,
cuentas y cuentas por cobrar:

Contabilidad:
Existen conceptos de varios autores; todos ellos con plena validez, que se puede conceptuar
bajo los siguientes términos:
Astorga M. (1980). Señala que la contabilidad es la ciencia de la administración económica
patrimonial. Así mismo Holmes M. (1994) la define como la ciencia administrativa que
tiene por objeto el estudio de los principios, de las leyes y de las teorías de los métodos y de
los medios, según los cuales se debe racionalmente desenvolver, efectuar y controlar la
parte de la acción administrativa que tiene su base y su instrumento necesario en el cálculo
aplicado a la materia económica-financiera. Para la comisión de terminología del A.I.A-
(Accounting Research Bulletin nº 7 (Special)- Noviembre 1940), es el arte de registrar,
clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, operaciones y
hechos que tienen, por lo menos en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados
de dichos hechos y operaciones.
Expresado lo anterior se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de
registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la
contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos
contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, el estado de cobros y pagos, las tendencias de las ventas. Costos y gastos
generales, entre otros. De esta manera se pueda conocer la capacidad financiera de la
empresa.

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La contabilidad, señala el autor antes citado tiene como principal objetivo suministrar
información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
ente privado o público. Para ello deberá realizar:
1. Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de
operaciones que pueda realizar un determinado ente.
2. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
3. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la
administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones.
Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que
se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por
un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad
histórica.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de
llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados
por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
Funciones de la contabilidad: Dentro de las funciones de la contabilidad los autores antes
citados Astorga M. (1980), Holmes M. (1994) señalan que éstas son:
Controlar: Los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es
necesario que sus operaciones sean controladas plenamente, requiriéndose establecer antes
el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistematización, valuación y registro.
Informar: A través de los estados financieros los afectos de las operaciones efectuadas,
independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para
sus directivos y propietarios, el material necesario para conocer la posición en el sector. Así
como proporcionar los datos para la toma de decisiones.
Conocer: Cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y
gastos.
Observar y evaluar: El comportamiento de la entidad.
Comparar: los resultados obtenidos contra los de otros períodos y otras entidades.
Evaluar: Los resultados obtenidos previamente determinados.
Planear: sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se
desenvuelven.

Control Interno.
Dentro del proceso contable de las organizaciones es fundamental el control interno, por
ello es necesario según señala Martínez J. (2001), que es fundamental en las organizaciones
contar con procedimientos y métodos de manera coordinada a fin de proteger sus recursos,
contra la perdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informes
contables y administrativos; apoyar y medir la eficiencia de las operaciones en todas las
áreas funcionales de la organización.

13
Luego se puede indicar que el control interno es el conjunto de procedimientos y métodos
puestos en práctica en una empresa para que sustentadas en métodos sistemáticos se logren
alcanzar los siguientes objetivos.
1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.
2. Evitar que sean contraídos pasivos indebidamente.
3. Aumentar las eficiencias en las operaciones.
4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera.
5. Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.

Elementos del Control Interno:

Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentando en los
siguientes elementos, según señalan el autor antes citado y Catacora F. (1998),
Organización, Dirección, Coordinación y División de funciones y Asignación de
responsabilidades.
1. Organización de la Empresa: La organización está conformada por una serie de
elementos a través de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en
forma armoniosa y sistemática. Estos elementos son:
2. Dirección: En toda empresa deben existir la persona o personas que la dirijan y asuman
la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.
3. Coordinación: Este elemento de control interno persigue el objetivo de establecer una
relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la
duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el
anterior no ha sido cumplido.
4. División de Funciones: Es uno de los elementos claves del control interno. Gira en torno
a la previsión de que jamás debe permitirse que en una sola persona tenga a su cargo la
totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe
lograrse que cada operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no tengan
realizaciones entre sí. Con ellos se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no
puedan intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia del bien involucrado. De
esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada transacción, los errores
voluntarios e involuntarios serán detectados con mayor rapidez.
5. Asignación de Responsabilidad: Es también fundamental. Los nombramientos de
personal para cada actividad y la jerarquía que se le concede deben ser comunicados con
claridad. Así se lograra que toda transacción sea previamente autorizada por el funcionario
designado.

Procedimientos de Control Interno:

Para que los elementos de control interno anteriormente descritos cumplan su función, es
necesario establecer los procedimientos que permitan alcanzar tales objetivos. Estos
procedimientos se refieren a:
a. Planificación y Sistematización: El control interno se verá fortalecido en la medida en
que se planifique con anticipación todas las actividades y se cuenta con los procedimientos
a seguir en cada actividad.
b. Formas y Registros: Junto con el manual de procedimientos, debe activarse la utilización
de formularios procurando que, sin llegar a una proliferación exagerada sean los necesarios

14
para alcanzar los objetivos tales como: facturas, notas de despacho, recibos, notas de
créditos, notas de débito, informes de recepción, etc.
En cuanto al registro, es recomendable la utilización, en la medida posible, de equipos
electrónicos, por la seguridad y prontitud con que se puede disponer información y
resultados.
c. Informes: La efectividad del sistema del control interno deben medirse por los resultados
prácticos que proporcionan. Las frecuentes elaboraciones de informes tales como balances,
estados de resultados, de costos de producción, de ventas, de gastos, etc., en formas
comparativas y el análisis de las variaciones obtenidas, son procedimientos que afianzan la
confiabilidad del control interno.
Factor Humano:
La idoneidad del factor humano con que cuente la empresa, es fundamental para el buen
funcionamiento del control interno. Los principales elementos que deben tenerse en cuenta
con relación al factor humano son:
a. Selección y Entrenamiento: La política que la empresa tenga para seleccionar el personal
que contrata y los programas de entrenamiento que pongan en práctica, son fundamentales
para lograr una mejor ejecución de las funciones asignadas.
b. Eficiencia: Este elemento está íntimamente relacionado con el proceso de selección y
entrenamiento. La efectividad de un trabajo será tanto mayor, cuanto mejor esté preparado.
c. Moralidad y Honradez: que posee un trabajador, es el más seguro pilar sobre el que
descansa el control interno.
Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona posee en este aspecto no es fácil.
Sin embargo, la realización de pruebas psicotécnicas al ser seleccionadas y, luego, la
ejecución de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea de lo
que esa persona es en ese sentido.
d. Remuneración: todo lo dicho debe estar completamente con una acertada política de
promoción y remuneración del personal. Al ser reconocido su labor a través del
mejoramiento de su remuneración, será un excelente estímulo para que se convierta en el
mejor guardián de los intereses de la empresa.
Dentro del proceso de control interno es fundamental, como elemento clave de la
contabilidad el manejo de las cuentas, Martínez J. (2001) presenta las cuentas como el
elemento básico y central de la contabilidad; Astorga M. (1980) es el instrumento que
utiliza la contabilidad para registrar vicisitudes de los elementos patrimoniales y según
Redondo A. (2004) la cuenta es lo que permite la clasificación de las operaciones
financieras y comerciales.

Las Cuentas:
La cuenta no es otra cosa que un medio contable, cuya forma y contenido van a variar de
una empresa a otra, dependiendo del tipo de sistema contable que se esté utilizando para
registrar las transacciones. A vez se puede subdividir el activo, el pasivo y capital, y
agruparlos de acuerdos a ciertas características de afinidad que permitan graficar todos los
aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación
patrimonial: (A-P=C).

15
Martínez J. (2001), define el activo como el bien tangible o intangible que posee una
empresa o persona natural. Igualmente Astorga M. (1980), el activo es el conjunto de
bienes y derechos reales y personales sobre el que se tiene propiedad.
Expresado lo anterior se puede decir que el activo es el conjunto de bienes y derechos
perteneciente a un ente. El cual se subdivide en: circulante, realizable, inversiones,
tangibles e intangibles.
El activo circulante Redondo A. (2004) lo considera como aquel que es transformable a
efectivo o que por lo general se espera convertir dentro de los próximos doces (12) meses.
Así mismo Astorga M. (1980) lo define como aquel que se espera razonablemente realizar
en efectivo, vender o consumir durante el ciclo normal de operaciones de la empresa.
Luego se puede indicar que el activo circulante es el efectivo o cualquier bien que se espera
convertir en efectivo, o bien que se va a consumir dentro de un plazo inferior a un año.
Los activos realizables vienen a comprender a las cuentas y efectos por cobrar que son los
títulos que tiene la empresa a cargo de sus clientes, por los productos o servicios que les
haya vendido en el desarrollo de sus actividades comerciales.
Las inversiones señala Redondo A. (2004), son un conjunto de recursos efectivos que una
empresa coloca en otras empresas, con la finalidad de obtener transitoria o
permanentemente una fuente de ingresos. Así mismo Ortega J. (2012), lo define como la
colocación de capital para obtener una ganancia futura.
Los activos tangibles según Astorga M. (1980), considera a todos los bienes de naturaleza
material susceptibles de ser percibidos por los sentidos. Igualmente Davidson S. (1992),
comenta que representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un
periodo largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a
la venta.
Astorga M. (1980), señala que los activos intangibles son aquellos bienes de naturaleza
inmaterial. Al igual que Davidson S. (1992), dice que son aquellos activos no cuantificables
físicamente, inmateriales, pero que se producen o pueden producir un beneficio a la
entidad, cuya vida es superior a un año a partir del momento que les dio origen,
amortizándose con cargo a gastos en ejercicios posteriores. Luego de presentarles las
diferentes cuentas de activos para efecto de la presente investigación se profundiza en el
estudio de las cuentas por cobrar.

Cuentas por Cobrar:

Las cuentas por cobrar según Davidson S. (1992) se originan cuando se realiza una venta a
crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las
actividades operativas propias de la empresa; están representadas por facturas. Aumentan
por él debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor. Pertenece al activo realizable.
Así mismo Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legítimamente
adquiridos por la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho,
recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios. En otras palabras las
cuentas por cobrar es donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta
de diferentes productos o servicios. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden
ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta
de bienes o servicios.

16
Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios:
Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a
crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de
una "factura" por parte del cliente.
Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como
"cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas
en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo
vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la
mayoría de los casos, es de doce meses.
En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden
incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses,
siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser
clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo.
Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se
comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas
por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan
separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se
presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al
balance.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos:

Estas cuentas, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por
transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.
Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el
grupo de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del
ciclo normal de operaciones de la empresa.
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos
grupos: Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo y Cuentas por
cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo:

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de
estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, se podría citar las siguientes:
1. Cuentas por cobrar a trabajadores.
2. Intereses por cobrar.
3. Alquileres por cobrar.
Sin embargo, cuando el objetivo natural de la empresa sea el de alquilar Inmuebles, los
montos que recibe por ese concepto constituyen sus Ingresos normales provenientes de la
venta de un servicio. En este caso, se registrarán en cuentas por cobrar comerciales los
alquileres ya devengados pero no cobrados.
4. Reclamaciones por cobrar a compañías de seguro.
5. Reclamaciones por cobrar a proveedores.
6. Reclamaciones judiciales por cobrar.
7. Depósitos en garantías de cumplimientos de contrato.
8. Regalías por cobrar.
17
9. Cuentas por cobrar a los accionistas.
10. Dividendos pasivos por cobrar.
11. Dividendos por cobrar sobre inversiones.
12. Cuentas por cobrar a compañías subsidiarias.
Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios a la
subsidiaria, deben ser registrados dentro de "cuentas por cobrar comerciales", pero
separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán presentadas en el
activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que serán cobradas en bienes diferentes
al efectivo:
1) Reclamaciones a proveedores.
2) Anticipos a proveedores.
3) Anticipos a contratistas.

Control interno de las cuentas por cobrar:

Según Holmes A. (1999), comprende el plan de organización, todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y
estimular la adhesión ordenadas por la gerencia.
Una característica básica del control interno es subdividir, o segregar funciones es decir,
aquellos empleados que custodien el efectivo o las cuentas por cobrar no deben llevar los
registros contables, ya que está situación se presta para cometer actos fraudulentos.
Según Martinez J. (2001), el control interno de las cuentas por cobrar, se establece para
alcanzar los siguientes objetivos:
1) Las cuentas por cobrar estarán correctamente registradas, valoradas y clasificadas en los
estados contables, y procederán de transacciones previamente autorizadas.
2) Todos los saldos de las cuentas por cobrar están sujetos a un control de crédito en cuanto
a su identificación, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.
3) La cobrabilidad de los saldos contables será efectiva, dotándose una provisión contable,
previa autorización del responsable correspondiente en los saldos de dudosa cobrabilidad.
4) Los cobros de clientes serán controlados desde su recepción, anotándose inmediatamente
en los registros contables.
5) Salvaguardia y custodia de las cuentas por cobrar y efectivo recibido de las mismas.
6) Segregación adecuada de funciones para optimizar y evitar riesgos en los procedimientos
de control.
7) Operando de acuerdo con las políticas y criterios definidos por la dirección de la
organización.

Proceso de las cuentas por cobrar:

1) Se elabora un memorándum el cual es remitido por la unidad Ejecutiva a la jefatura del
departamento solicitándole el informe de las cuentas por cobrar de la organización.
2) Obtenida la información solicitada:
a) Análisis de antigüedad por vencimiento de cuentas por cobrar: Este informe se utiliza
para verificar las operaciones contables que ha generado cada cliente; créditos, débitos a
que hubiere dado lugar.
18
b) Cuentas por cobrar con control de documentos sobre documento de origen: refleja el
saldo de la cuenta y las operaciones contables realizado durante el periodo.
3) Revisada y transcrita la información solicitada se procede a detectar las diferencias de las
mismas.
4) Detectadas las diferencias el jefe de la sección de cobranzas analiza los soportes que
sean generados y que hayan causado tales diferencias.
5) Analizada la diferencia se realiza los ajustes pertinentes para corregir los errores o
irregularidades.
6) Ajustada la diferencia se procede a realizar el seguimiento del comprobante elaborado y
confirmar que fue posteado y asentado.
7) Posteado y asentado el comprobante se elabora el acta definitiva y el respectivo informe
justificando el ajuste realizado.

Definición de Términos Básicos:

Acreedor: Toda persona Física o moral que en un negocio entrega valores, efectos,
mercancía, desechos o bienes de cualquier clase y recibe en cambio una promesa de pago o
un recibo que establezca o aumente un saldo a su favor.
Antigüedad de las cuentas por cobrar: Proceso de clasificación de las cuentas por cobrar por
grupos de vencimientos tales como corrientes, vencidas entre 1-30 días, vencidas entre 31-
60, entre otras. Es un paso muy útil en la estimación de la porción incobrables de las
cuentas por cobrar.
Auxiliar de las cuentas por cobrar: Control auxiliar de todas las facturas introducidas en las
oficinas de finanzas del cliente y que se encuentran en espera del periodo contractual
definido para hacer efectivo el cobro. Este auxiliar debe ser constantemente actualizado,
considerando las nuevas incorporaciones de facturas pendientes de cobro y los cobros
realmente logrados semanalmente.
Balance general: Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa
en un momento del tiempo.
Cobranzas: Es el proceso formal de presentar al girado un instrumento o documento para
que los pague o acepte.
Cobro: Presentación para el pago de una obligación.
Control contable: Planes de organización y procedimientos y normas de registros que se
ocupan de proteger las cuentas y asegurar la veracidad de los registros financieros.
Control de gestión: Sistema de administración que permite el seguimiento integral de las
acciones que se planean y ejecutan; determina el avance periódico de las mismas, a fin de
ejercer acciones de retroalimentación y correlación en caso de incumplimiento o
desviación.
Crédito: Cambio de una prestación presente por una contraprestación futura, es decir, se
trata de un cambio en el que una de las partes entrega de inmediato un bien o servicio y el
pago correspondiente más los intereses devengados los recibe más tardes.
Crédito comercial: Privilegio de posponer los pagos en las compras otorgados a los clientes
por los vendedores de los bienes y servicios.
Cuentas dudosas: Aquellas que por alguna razón se estiman de cobro difícil. Normalmente
se refieren a las de clientes.
Descuentos: Cantidad de dinero deducido a partir del valor nominal.

19
Documentación del crédito: Es el mecanismo legal mediante el cual se documenta una
operación de crédito, pudiendo ser: a través de bonos, pagares, entre otros.
Facturas: Documento preparado por un vendedor de bienes o servicios y entregado al
comprador. El documento contiene una lista de todos los productos adquiridos, así como
sus precios.
Hoja de trabajo: Formato particular utilizado por las gerencias del área o proyecto y el
cliente, a fin de reflejar bajo la unidad de medida definida con anterioridad, el servicio
realmente prestado por la empresa al cliente. Este formato presenta su propio diseño
definido con el cliente y puede ser inicialmente estimado o posteriormente aprobado por el
cliente.
Norma: Punto de referencia. Estándar que se utiliza para comparar.
Normas de crédito: Las normas de crédito de una empresa definen los criterios básicos para
la concesión de un crédito a un cliente.
Nota de entrega: Es el tipo de documento generado por el sistema administrativo una vez
registrada la generación de cualquier tipo de ingreso estimado o efectivamente logrado por
la empresa. El sistema administrativo le adjudica un número correlativo automático.
Política: Es la planificación de una acción.
Política administrativa: Definición de normas, sistemas de valoración o de decisión, que al
definir y puntualizar los objetivos de una empresa puedes guiar y regular los métodos y las
políticas de organización.
Políticas de crédito: Las políticas de crédito de una empresa establecen lineamientos para
determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conocer. La empresa
no sólo debe ocuparse con establecer las normas de crédito, sino de aplicar correctamente
tales normas al tomar decisiones.
Políticas de cobranza: Es la encargada de medir la rigidez o la elasticidad en el seguimiento
de las cuentas de pago lento.
Transacción: Operación por la que se traspasa sobre algo.
Ventas: Transferencia de la titularidad de un bien o servicio o el compromiso de realizar un
servicio a cambio de un pago efectivo actual o futuro.
Venta a crédito: Venta a la que se le concede al comprador un plazo de tiempo para poder
pagar las mercancías adquiridas. Normalmente se produce un pago extra para poder
conseguir este privilegio.

20
 CAPITULO IV.
MARCO METODOLOGICO.

Diseño y Tipo de Investigación:

En este capítulo se describe la metodología que se utilizó para el alcance de los objetivos de
la investigación, en el mismo se integra el enfoque que se adoptó, la población, el
instrumento utilizado para obtener la información y los procedimientos empleados para la
recolección, procesamiento y análisis de los datos. En tal sentido esta investigación
pretende observar, describir, documentar y evaluar el control interno de las cuentas por
cobrar de la organización en estudio.
Según la Universidad Experimental Pedagógica Libertador, UPEL (2005), la presente
investigación corresponde a un el Proyecto Factible que la define como un estudio "que
consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales". (pág. 16). La ejecución permitirá buscar la solución de
los objetivos previamente definidos en atención a las necesidades que tiene actualmente La
Cámara De Transporte Del Centro, específicamente en el departamento contable. Al mismo
tiempo dicho estudio está apoyado en una investigación bibliográfica y de campo.
La investigación bibliográfica según Tamayo M. (1999), expresa que ella constituye una
primera etapa muy necesaria de todas ellas, puesto que ésta proporciona el conocimiento de
las investigaciones ya existentes de teorías, hipótesis, experimentos, resultados,
instrumentos y técnicas usadas acerca del tema o problema que el investigador se propone
investigar o resolver. En este orden de ideas Balestrini M. (2001) la define como aquella
etapa de la investigación científica donde se explora lo que ha escrito la comunidad
científica sobre un determinado tema o problema. Luego se concluye que la investigación
bibliográfica proporciona el conocimiento primario que se hace de un estudio científico,
que por lo general son tratados en fuentes bibliográficas.
Igualmente se entiende por investigación de campo según Arias F. (2006), la recolección de
datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna. De igual manera Balestrini M.
(2001) señala que son fuentes vivas y la información se recoge en su ambiente natural. Es
por esto que se establece que esta investigación reúne las características antes mencionada,
porque la información se obtuvo directamente en el lugar donde suceden los hechos.
Población y Muestra:
Arias F. (2006), define la Población como "un conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la
investigación". En este estudio la población corresponde al personal que integra la
organización, estos son diez (10).
Así mismo Arias F. (2006), dice que " La muestra es un subconjunto representativo y finito
que se extrae de la población accesible”. Por ser una población muy pequeña y finita, la

21
muestra comprendió al 100% de la población es decir 10 personas. Por lo tanto la población
y la muestra coinciden, a esto se le denomina muestra censal.
A continuación se presenta el cuadro nº 1 el cual refleja la población y muestra señalada:

Cuadro Nº 1:
Población y Muestra:

PERSONAS POBLACI MUEST PORCENTA

ÓN RA JE
Gerente 1 1 10%
Jefe de Dpto. 1 1 10%
Supervisor 1 1 10%
Analista 2 2 20%
Asistentes 2 2 20%
Cobradores 3 3 30%
Tot 10 10 100%
al
Fuente: Escalona (2012)

Técnicas e Instrumentación de Recolección de Datos:

La técnica y los instrumentos son las herramientas que permite al investigador obtener la
información necesaria para dar respuestas a las preguntas de la investigación, constituyendo
los conjuntos de puntos e instrucciones que orientan al investigador hacia un tipo de
información específica para impedir que se aleje del punto de interés.

Técnicas:
Para Arias F. (2006), las técnicas de recolección de datos básicamente son el procedimiento
o forma partícula de obtener datos o información". (pág.67). Las técnicas de recolección de
datos que fueron utilizadas en la presente investigación son la: Observación Directa y la
Encuesta.
El autor antes citado, define a la observación como "una técnica que consiste en visualizar
o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que
se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
prestablecido". (pág. 69).
Según Balestrini M. (2001), considera la encuesta como " La técnica basada en la
interacción personal y se utiliza cuando la información requerida por el investigador es
conocida por otras personas, o cuando lo que se investiga forma parte de la experiencia de
esas personas", (Pág. 427).

Instrumentos:
Arias F. (2006) define los Instrumentos como: “Cualquier recurso, dispositivo o formato
(en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”.
(pág.69). Los instrumentos de recolección de datos que se aplicaron fueron los siguientes:
Para la observación la lista de cotejo y para la encuesta el cuestionario.
Según Tamayo M. (1999), define la lista de cotejo como un instrumento que permite
identificar comportamiento con respecto a actitudes, habilidades y destrezas. Contiene un

22
listado de trece (13) ítems de logro en el que se constata en un solo momento, la presencia o
ausencia de estos. Anexo nº 1.
Balestrini M. (2001), expresa que el cuestionario es un "Formulario impreso, con una serie
de preguntas ordenadas y lógicas, destinando a obtener información objetiva de una
determinada muestra". (pág.112) En un cuestionario las preguntas deben de ser muy claras,
ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerradas. Al respecto el autor comenta que
un cuestionario es cerrado cuando se contesta con un sí o un no, y es abierto cuando se
contesta a criterio y juicio al entrevistado.
En esta investigación se utilizó el cuestionario tipo cerrado de ocho (8) preguntas con
respuestas dicotómicas SI-NO es decir, de una manera clara y sencilla para que sea
comprendida con facilidad, Ver anexo nº 2.

Validación y de los instrumentos de recolección de datos:

Balestrini M. (2001), señalan que la validez, en términos generales, se refiere al grado en
que un instrumento realmente que mide la variable que pretende analizar.
Para realizar la validez de contenido el instrumento se sometió al juicio de tres (3) expertos:
uno de la parte metodológica y dos (2) expertos en el contenido, dichos expertos
determinaron que el instrumento tiene validez, ya que a través de sus preguntas se logró
abarcar tanto el objetivo general de la investigación como las variables de la misma.

Técnicas de análisis de datos:

El procesamiento de datos implica el ordenamiento de la información que al ser procesada
y cuantificada por ítems, y agrupadas por variables, permitirá la presentación en tablas y
gráficos de tortas y barras.

23
 CAPITULO V.
Análisis de los Resultados.

Este capítulo está referido a la presentación y análisis de los resultados obtenidos durante la
recolección de los datos aportados por la población objeto de estudio. El análisis de los
datos se efectúa a partir de la revisión de todos los cuadros de frecuencia y porcentaje,
realizando un análisis descriptivo de las frecuencias obtenidas en cada uno de los ítems del
instrumento, estos resultados se presentan en tablas con sus respectivos gráficos.

Análisis de los resultados obtenidos mediante la Lista de Cotejo

Lo observado concuerda con las respuestas de los encuestados y se evidencia en los cuadros
no 1, 2, 3, 4, 5, que permite verificar la presencia de máquinas fiscales, todos los formatos
son elaborados en imprentas autorizadas por el SENIAT, los formatos poseen la
identificación de factura y el número de control reimpreso, el monto del I.V.A.
discriminado según alícuota e indicando porcentaje y las facturas son emitidas por
máquinas fiscales, todos estos aspectos comprende a las especificaciones del SENIAT
contenida en la providencia administrativa número 0257.
Así mismo en relación al ítem nº 14 no exhiben en carteleras medios informativos exigidos
de conformidad con las normativas que regula la tributación nacional lo que manifiesta su
incumplimiento al respecto.
Los ítems nº 8, 9 y 13, donde se clasificas las cuentas por cobrar de acuerdo a su
antigüedad, el director financiero es el encargado de archivar y proteger los documentos
por cobrar y las cuentas incobrables se cancelan consultando la opinión del departamento
legal, se evidencia que la organización cumple con los procedimientos definidos
claramente.
El ítem nº 6, no se realiza arqueo de las cobranzas efectuadas, lo que permite que no se
tenga un sistema de registros que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas
indispensables para sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas.
El ítem nº 7 la organización no posee manuales de procedimientos de lo antes expuesto se
infiere la necesidad de diseñar los lineamientos estratégicos que permitan identificar la
forma más idónea de llevar a cabo la prestación del servicio siempre en función de los
clientes de la organización.
Así como en el ítem nº 12, se autoriza documentos y renovaciones sin la firma del
funcionario responsable incumpliendo con el correcto funcionamiento del departamento de
crédito y cobranza.
En los ítems nº 10, 15, 16 y 17, existen políticas internas sobre los créditos, se considera
que la organización posee los suficientes recursos financieros para la actualización del
personal, existen controles internos para atenuar los riesgos de las cuentas por cobrar y el
sistema de control interno es flexible para aplicar cambios, lo que hace necesario, que estas
empresas de servicios posean las herramientas adecuadas para enfrentar este reto, que les
permita satisfacer las expectativas delos clientes.
En el ítem nº 11, la organización debe estimular y mantener la comunicación abierta para el
mejor desempeño de las actividades de la Compañía.

24
Una vez concluidos los análisis obtenidos de la lista de cotejo y el cuestionario y
comparando los resultados se puede señalar:
Que el principal problema de la organización objeto de estudio, consiste en la carencia de
un manual de procedimientos que garantice el registro y control administrativo y contable
de las cuentas por cobrar, como consecuencia de esta deficiencia se observó, en la
investigación llevada a cabo, que las operaciones y registros en este rubro no son
autorizadas y procesadas correctamente, situación que no garantiza, uniformidad y
objetividad de la información.

Análisis de los resultados obtenidos a través del cuestionario.

FRECUENCIA

SI
TOTAL

NO

-Ítems Nº 1: ¿Registro de las cuentas o efectos por cobrar?

Tabla Nº 1
Registro cuentas o efectos por cobrar.

Columna1 Columna2
Columna3
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%

Análisis:
El gráfico nº 1 muestra que el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en
estudio, solo el 80% consideran que llevan un buen registro de las cuentas o efectos por
cobrar y el 20% opinan lo contrario. Según Catacora F. (1997), un buen registro de los
documentos por cobrar es parte fundamental de la organización porque le permite un mejor
y mayor control para su veraz funcionamiento.
25
-Ítems Nº 2. ¿Políticas de cobro de las cuentas o efectos por cobrar?
Tabla Nº 2.
Políticas de cobros de las cuentas o efectos por cobrar.

100%

80% Series3
Series2
60%
Series1
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 9 90% 20%
NO 1 10%
TOTAL 10 100% 0%
Análisis:
En el gráfico Nº 2 el 100% de los encuestados de la organización, el 90% consideran que son correctas las
políticas de cobro, mientras el 10% considera lo contrario. Cepeda G. (1997), las políticas de cobro de cada
organización son importantes porque le permite revisar en forma periódica los patrones de pago de cada uno
de ellos.

-Ítems Nº 3, 7, 9 y 10 ¿Cumplen con la providencia administrativa nº 0257 (poseen maquinas fiscales, los
formatos son elaborados por imprentas autorizadas del SENIAT, el I.V.A, esta desglosado según monto y
alícuota y las facturas están identificadas y tienen número reimpreso.
Tabla Nº 3.
Providencia Administrativa 0257 SENIAT.

100%

80% Series3
Series2 Series1

60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
A los ítems 3, 7, 9 y 10 el 100% de los consultados respondieron afirmativamente es decir: la organización
posee maquinas fiscales, los formatos utilizados son elaborados en imprentas autorizadas por el SENIAT, el
I.V.A aparece en dichas facturas impreso y según monto y alícuota, e igualmente aparecen identificados y el
número de control impreso. Lo que viene a confirmar que la organización cumple con las normativas del
SENIAT en estos aspectos.

26
-Ítems Nº 4. ¿El proceso de inspecciones, pagos, y registros de cobranzas son hechos por diferentes personas
dentro de la organización?
Tabla Nº 4.
Inspecciones, pagos y registros de cobranzas.

100%

80% Series3
Series2
60%
Series1
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 4 el 100% de los encuestados de la organización en estudio, el 70% consideran que se tiene
un buen proceso de inspecciones, pagos y registros de las cobranzas efectuadas, mientras el 30% opina lo
contrario. Según Catacora F. (1997), unos de los principios más importantes de la separación o segregación de
funciones que indica que ninguna persona o departamento debe manejar todos los aspectos o fases de una
misma transacción desde el comienzo hasta el final, por lo que la organización debe procurar tomar en cuenta
dicho principios para que le permite funcionamiento empresarial.

-Ítems Nº 5 ¿Sé realiza conciliación de las cuentas o efectos por cobrar?

Tabla Nº 5.
Conciliación de las cuentas o efectos por cobrar.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 5 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización, solo el 80% considera que se
realiza conciliación a las cuentas o efectos por cobrar, mientras el 20% opinan lo contrario. De acuerdo a lo
dicho por Cepeda G. (1997), es aconsejable realizar conciliaciones mensualmente para detectar errores a
tiempo y al final de cada ciclo económico para tener una información más exacta, por lo que la empresa en
estudio cumple con su función como es el de realizar conciliaciones.

27
-Ítems Nº 6. ¿Se realiza arqueo de las cobranzas efectuadas?
Tabla Nº 6.
Arqueo de las cobranzas.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 6 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en estudio, solo el 60%
consideran que no se realiza arqueo de las cobranzas efectuadas, mientras que un 40% opinan lo contrario.
Según Cepeda G. (1997), es necesario practicar arqueo a los cobranzas efectuadas con el propósito de
mantener en orden todos los documentos por cobrar, así como también hacer al cliente responsable de
cancelar su deidad en el periodo que le corresponda por lo que en empresa en cuestión estaría cometiendo un
error al no realizar arqueo de las cobranzas efectuadas.

-Ítems Nº 8 ¿Están clasificadas las cuentas o efectos por cobrar de acuerdo a su antigüedad?
Tabla Nº 7.
Clasificadas de acuerdo a su antigüedad.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 7 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en estudio, solo el 70%
consideran que los documentos por cobrar están clasificados de acuerdo a su antigüedad, mientras el 30%
opinan lo contrario. Cepeda G. (1997), comenta que toda organización debe poseer un reporte que muestre el
tiempo de los documentos por cobrar que han estado pendientes para así suministrar información de esos
atrasos y aplicar las políticas correspondientes al caso.

28
-Ítems Nº 11. ¿El director financiero es el funcionario de la organización encargado de proteger y archivar las
cuentas o efectos por cobrar?
Tabla Nº 8.
Director financiero protege y archiva las cuentas por cobrar.

100%

80% Series3
Series2
60%
Series1
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 10 100% 20%
NO 0 0%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 8 el 100% de los encuestados opinan que el director financiero archiva y protege las cuentas o
efectos por cobrar. Según Gómez G. (1997), archivar y proteger son parte de las funciones del control interno
que permite una mejor eficiencia y cumplimiento de las medidas administrativas con el fin de prevenir
errores.

-Ítems Nº 12. ¿Se autorizan documentos y renovaciones sin la firma del funcionario responsable?
Tabla Nº 9.
Autorización sin la firma del funcionario responsable.

100%

80% Series3
Series2
60%
Series1
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 6 60% 20%
NO 4 40%
TOTAL 10 100% 0%
Análisis:
En el gráfico nº 6 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en estudio, solo el 60%
consideran que no se autorizan documentos y renovaciones sin la firma del funcionario responsable, mientras
que un 40% opinan lo contrario. Según Cepeda G. (1997), es necesario la autorización de documentos y
renovaciones con la firma del funcionario responsable con el propósito de mantener en orden todos los
documentos por cobrar, así como también hacer al cliente responsable de cancelar su deidad en el periodo que
le corresponda por lo que en empresa en cuestión estaría cometiendo un error al no realizar arqueo de las
cobranzas efectuadas.

29
-Ítems Nº 13. ¿Las cuentas incobrables se cancelan consultando la opinión del departamento legal?
Tabla Nº 10.
Cancelación de incobrables con la opinión del dpto. Legal.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 10 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en estudio, solo el 80%
consideran que las cuentas incobrables se cancelan consultando la opinión del departamento legal, mientras el
20% opinan lo contrario. Según Catacora F. (1996), dice al respecto que el consultar con el departamento
legal sirve como verificación del funcionamiento de los procesos de la organización la cual esta destinada a
procurar solventar esos errores.

-Ítems Nº 14. ¿Están exhibidos en lugar visible carteles y demás medios exigidos por el SENIAT?
Tabla Nº 11.
Se exhiben carteles exigidos por el SENIAT.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 4 40%
NO 6 60%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 11 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización, solo el 40% considera que los
carteles y demás medios están exhibidos, mientras que el 60% opinan lo contrario. Lo que implica que la
organización está incumpliendo con unas de las normativas del SENIAT como es el exhibir cierta
información.

30
-Ítems Nº 15. ¿Considera Ud. que la empresa cuenta con los recursos para un proceso de actualización del
personal del área de las cuentas o efectos por cobrar?
Tabla Nº 12.
Cuentan con los recursos financieros para la actualización del personal.

100%

80% Series3
Series2
60%
Series1
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 8 80% 20%
NO 2 20%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 12 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización, solo el 80% consideran que la
organización cuenta con los recursos financieros para el rentrenamiento y actualización del personal mientras
el 20% opinan lo contrario. Montes L. (2001), dice que el personal es uno de los elementos más importantes
de una organización al cual se le debe proveer programas de capacitación continua con el propósito de
estimular su curiosidad intelectual, e impulsar el crecimiento emocional, moral, físico y social necesario para
el logro de sus fines.

-Ítems Nº 16. ¿Existen controles internos apropiados en la organización para atenuar los riesgos inherentes a
las cuentas o efectos por cobrar?
Tabla Nº 13.
Existen controles internos para las cuentas o efectos por cobrar.

100%

80% Series3
Series2
Series1
60%
Columna1 Columna2
Columna3 40%
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
20%
SÌ 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100% 0%

Análisis:
En el gráfico nº 13 el 100% de los encuestados perteneciente a la organización en estudio, solo el 60%
consideran que existen controles internos apropiados para atenuar los riesgos inherentes a las cuentas por
cobrar, mientras que el 40% opinan lo contrario. Catacora F. (1998), que el control interno representa el
soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, sin embargo la empresa en cuestión
debe aplicar factores que sean esenciales para que esos riesgos no repercutan en ella.

31
-Ítems Nº 17. ¿El sistema de control interno es flexible para aplicar cambios en el sistema de
cuentas por cobrar?
Tabla Nº 14.
El control interno es flexible para cambios en el sistema de cuentas por cobrar.

Columna1 Columna2
Columna3
ITEMS FRECUEN PORCENT
CIA AJE
SÌ 6 60%
NO 4 40% 100%
TOTAL 10 100%
80% Series3
Series2
60%
Series1

40%

20%

0%

Análisis:
En el gráfico nº 14 se muestra el 100% de los encuestados perteneciente a la organización, el
60% considera que el sistema es flexible para aplicarse cambios, mientras que el 40% opinan lo
contrario. Gómez G. (1997), para que el control interno rinda su cometido debe ser claro,
sencillo, flexible y adaptable por cuanto no se limita únicamente en la manifestación de las
cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables administrativos.

32
 CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusión:

1. La empresa no posee manual de políticas, normas y procedimientos, donde se

establezcan claramente los aspectos relacionados con el Control de las Cuentas por
Cobrar.

2. En el departamento contabilidad de la empresa, se cumplen con las

especificaciones del SENIAT en los aspectos: correspondiente a la providencia
administrativa 0257

3. Incentivar la comunicación entre el personal de la organización.

4. La organización cuenta con los recursos financieros para la actualización del

personal del área de crédito y cobranza.

Recomendaciones:

1. Diseñar un manual de políticas, normas y procedimientos para el adecuado

control interno contable de las Cuentas por Cobrar.

2. Concientizar al personal de la importancia y obligatoriedad de la providencia

administrativa 0257 con el fin de evitar multas pecuniarias.

3. Promover talleres para mejorar el proceso de la comunicación entre los

empleados.

4. Actualizar al recurso humano del área contable en función de su crecimiento

profesional.

33
 CAPITULO VII.
Estudio de la Factibilidad.

Factibilidad:

Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan de un

nuevo sistema es pertinente realizar un estudio de factibilidad para determinar la
infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del sistema
en cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta
genera en la institución. Este análisis permitió determinar las posibilidades de diseñar el
sistema propuesto y su puesta en marcha, los aspectos tomados en cuenta para este estudio
fueron clasificados en tres áreas, las cuales se describen a continuación.

Factibilidad Operativa:

La factibilidad operativa permite predecir, si se pondrá en marcha el sistema propuesto

aprovechando los beneficios que ofrece, a todos los usuarios involucrados con el mismo, ya
sean los que interactúan en forma directa con este, como también aquellos que reciben
información generada por el sistema. Por otra parte el correcto funcionamiento del sistema en
cuestión, siempre estará supeditado a la capacidad de los empleados encargado de dicha tarea.
De acuerdo a las entrevistas y conversaciones sostenidas con la población estudiada se
manifestó el deseo de la puesta en funcionamiento del sistema propuesto, que cubre todos sus
requerimientos, expectativas y proporciona la información oportuna y confiable.

Factibilidad Técnica:

La factibilidad técnica consistió en realizar una evaluación de la tecnología existente en la

organización, este estudio destinado a recolectar información sobre los componentes
técnicos que posee la organización y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el
desarrollo e implementación del sistema propuesto y de ser necesario, los requerimientos
tecnológicos que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha del sistema en
cuestión.
De acuerdo a la tecnología necesaria para el funcionamiento óptimo del sistema,
suministrados por la unidad de informática, se realizó esta evaluación bajo dos enfoques:
hardware y software.
Evaluando el hardware existente, la institución no requiere realizar la adquisición de
nuevos equipos, ni tampoco actualizar los equipos existentes, ya que los mismos satisfacen
los requerimientos establecidos. En cuanto al software la institución cuenta con un servidor
bajo sistema operativo Windows; las estaciones de trabajo operan bajo ambiente Windows,
por lo que no resulta ningún inconveniente en los componentes de software actualmente
instalados.

34
Factibilidad Económica:

A continuación se presenta una serie de consideraciones que dio como resultado la

factibilidad económica del desarrollo del nuevo sistema de cuentas por cobrar.
El sistema no incluye variaciones en cuanto al personal bajo cuya responsabilidad estará la
operación y/o funcionamiento del sistema, por lo que no se requiere de nuevo personal ni se
prescindirá de alguno de ellos. En cuanto al desarrollo del sistema no requirió inversión, ya
que por ser un proyecto elaborado como trabajo de grado no implica gasto alguno por parte
de la institución.
Como se mencionó anteriormente en el estudio de factibilidad técnica, la organización
cuenta con los recursos necesarios (hardware y software). Una de las ventajas del sistema
propuesto, es que se podrá planificar el trabajo a ejecutase, a través de la asignación,
seguimiento y control de casos que ofrece el sistema.

35
 Presentación de la Propuesta.

La propuesta que a continuación se presenta está dirigida al diseño de un Sistema de

Cuentas por Cobrar, orientado hacia el análisis de todos los mecanismos y procedimientos
administrativos y contables comprendidos en el departamento de administración para el
cobro de las facturas de ventas emitidas por las empresas, especialmente proveer a la
Cámara de Transporte del Centro de una herramienta que le permita fortalecer las
operaciones en esta materia y a mantener una buena imagen antes sus acreedores.
Es importante destacar el registro, control y administración de las cuentas por cobrar y los
cobros de saldos morosos. Riesgo que representa el deficiente registro contable, la carencia
de un sistema efectivo de cobros de saldos morosos a clientes y las posibles sanciones
tributarias a las que está expuesta la empresa por controles y registros financieros
incorrectos, así mismo se consideran los aspectos de tipo administrativo en el área de
ventas, debiéndose implementar procedimientos para corregir errores que se puedan
presentar.

Objetivos:

General:
Diseñar un sistema de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de
los recursos financieros del departamento de administración de la Cámara de Transporte del
Centro.

Justificación:
Toda organización presenta una alto porcentaje del patrimonio, constituido por sus activos,
los cuales conducen al óptimo funcionamiento de sus operaciones, por tal motivo dichos
activos deben ser protegidos por la empresa a través de un sistema de control interno que
posea normas y procedimientos ajustados a las nuevas exigencias, para que así permitan
mejorar el manejo y utilización de los mismos, a la vez que la empresa se incorpore a las
nuevas exigencias contables, producto de la globalización.
La propuesta se constituye un aporte teórico y práctico para la Cámara de Transporte del
Centro, debido a la presentación en forma organizada y detallada de los contenidos en el
Sistema de Control Interno de las Cuentas por Cobrar, el cual deberá ser sometido a la
consideración de la Directiva de la empresa para su posible establecimiento.

36
 Fundamentación:

La presente investigación se fundamenta teóricamente en autores como: Catacora, F (1998),

el cual sirvió de base en la parte de lo que se refiere al control de los procedimientos
administrativos y contables, Tovar Y., (2010), sustento lo que es el Control Interno, el cual
juega un papel muy importante en los Sistemas, Redondo A., (2004), su teoría ayudo en
todo lo relacionado a los Activos Circulantes y el control de los mismos; y legalmente el
Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) por sus siglas en ingles,
International Accounting Standards Board (IASB) y la Federación de Colegio de
Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV), el cual proporciona los principios de la
contabilidad general y su normativa, haciendo énfasis en aquellos aspectos relacionados a
la Normas Internacionales de Contabilidad, los principios Generalmente aceptados y todo
lo concerniente al Control Interno para una adecuado funcionamiento de la institución
especialmente en lo concerniente a las Cuentas por Cobrar.
Es necesario establecer procedimientos para lograr implantar los controles precisos en el
proceso administrativo y contable de la empresa, en este sentido, se han diseñado un
conjunto de normativas que velan porque esto se cumpla las Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC), las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las
Declaración de Normas de Auditoria (DNA), las cuales se encargan de áreas particulares
del ámbito contable, para la adecuada implementación de estas nuevas normas.

Desarrollo del Contenido:

Para el desarrollo de la siguiente propuesta se utilizará 3 fases:

Fase I: Establecer las políticas de las cuentas por cobrar.
Fase II: Fijar las funciones de los responsables del financiamiento de las cuentas por
cobrar.
Fase III: Procedimientos del departamento de cuentas por cobrar.

Fase I:

Las políticas de crédito que establece la Cámara de Transporte del Centro deben considerar:
1. Determinar en forma precisa, las políticas de crédito que otorga la Empresa,
estableciendo el tiempo mínimo y máximo para el pago de los saldos de clientes.
2. Los descuentos por pronto pago, son autorizados por el Jefe de Cobranza.
3. Establecer procedimientos jurídicos de cobro contra los clientes que se considere poco
probable poder realizar la gestión de cobro por los medios normales con que cuenta la
empresa.
37
A la fecha las políticas de cuentas por cobrar establecidas son:
4. El crédito se concede a los clientes que estén inscriptos en el gremio.
5. El plazo máximo para cancelar la deuda se establece dependiendo del monto solicitado
por el cliente:
800 Bs de 0- 30 días.
3.500 Bs de 31-60 días
5.000 Bs de 61-90 días.
7.000 Bs de 91 a más días.
6. Los clientes especiales son aquellos que regularmente realizan solicitudes de servicios y
son constantes con las obligaciones acordadas; es decir, cancela sus deudas en el tiempo
convenido.
7. Se le otorga descuento del 10% a clientes especiales, si esté cancela el monto
completo de la factura en menos de quince (15) días y 8% a clientes particulares.
8. Se le otorga el 5% a cliente especiales, si este cancela el monto completo de la factura
cumplidos los treinta (30) días y 3% a los clientes particulares.
9. En el caso de que el cliente no cancele en la fecha estipulada, el departamento de
administración deberá calcular el interés de mora de 10% los primeros cinco (5) días y
15% pasados los diez (10) días.
Fase II:

A continuación la descripción de las funciones de cada uno de los responsables del

departamento de crédito y cobranzas de la Cámara de Transporte del Centro:

Recepción:
1. Atender e informar al futuro cliente de los servicios que presta la
organización, así como también de sus requisitos.
2. Adjuntar y entregar al departamento de crédito y cobranzas del expediente
con toda su documentación para su validación

Departamento de cobranzas:
1. Verificar y comprobar la validez de la documentación de la solicitud de crédito.
2. Autorizar o negar dicha solicitud en base a la investigación realizada.
3. Enviar mensualmente a todos los clientes, un estado de cuenta de la situación que
presenta su crédito en la organización.
4. Realizar llamadas telefónicas, si el pago no se recibe al término de 30 días
o según condiciones establecidas en el contrato.
5. El departamento de administración deberá tener un enfoque diplomático con
los clientes, esto le permitirá alcanzar un acuerdo.

38
 6. Enviar notas de cobro a los clientes que se encuentran con atraso en el pago de
sus saldos.
7. Establecer las normas de cobro que permitan documentar y determinar
fehacientemente el cumplimiento de los procesos financieros y legales para declarar
la incobrabilidad de los saldos en mora.

Departamento de ventas:
1. Abrir un expediente por cada solicitante, que contenga los resultados de la
investigación realizada y los documentos que este proporciono.
2. Formular un documento de “contrato” entre la empresa y el nuevo cliente en los
cuales se detallen todos los derechos y responsabilidades de cada uno.
3. Establecer montos máximos de crédito de acuerdo a la capacidad de pago de cada
cliente.
4. Establecer en forma puntual, las condiciones de pago del cliente incluyendo las
sanciones a las que se expone por mora en la cancelación de sus obligaciones.
5. Conceder facilidades de crédito mediante la aplicación de análisis de los
movimientos de compras al contado realizadas por los clientes en un periodo no
menor de (3) tres meses.
6. Revisar mensualmente las ventas de crédito.

Departamento de Contabilidad:
1. Elaborar un desglose del rubro de cuentas por cobrar que se muestra en el balance
general.
2. Efectuar reuniones con la gerencia de ventas y financiera para informar y analizar
las alzas y bajas de las cuentas de clientes que presenten morosidad.
3. Trasladar mensualmente al departamento de ventas, y este a su vez, al
departamento de cobranzas, para hacer mención especial de aquellos que se
encuentran atrasados en sus pagos.
4. Determinar los índices financieros de la rotación de cuentas por cobrar y cuentas
por pagar, para determinar su situación general.

Fase III:

Los procedimientos representan una serie de pasos secuenciales relacionados entre sí que
pueden usarse para enfrentar un problema estructurado, de manera que la función
administrativa dentro del ámbito empresarial se reduce a ejecutar una serie sencilla de
pasos secuenciales. Partiendo de ello, se podría considerar los procedimientos como un

39
Conjunto concatenado de pasos que buscan un fin en común, establecido formalmente
desde el momento en el cual se hace rutinaria su realización permitiendo una uniformidad
en ellos como son:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA EL REGISTRO Y CONTROL

DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA CÁMARA DE TRANSPORTE DEL CENTRO.

Elaborado Por: Escalona Revisado Aprobado

Omar Fecha: Por: Fecha: Por: Fecha:

40
 Procedimientos administrativos
y contables para el registro y
control de las cuentas por
cobrar de la cámara de
transporte del centro.

Departamento: Crédito y Cobranzas.

Procedimientos: Solicitud de Crédito

Responsable: Acción:

Recepcionista -Atender e informar al cliente sobre los servicios que presta la

organización.
-Llenar los formatos de solicitud de crédito.
-Conformar el expediente del solicitante.
-Adjuntar la documentación del solicitante.
-Pasar expediente al departamento de crédito y cobranzas.

Analista -Verificar y comprobar validez de la documentación.

-Autorizar o negar dicha solicitud con base a la
investigación y las políticas.
-Llamar al cliente para comunicar sobre la aprobación o no de
la solicitud efectuada.

Elaborado Por: Escalona Omar Revisado Aprobado

Fecha: Por: Fecha: Por: Fecha:

41

Departamento: Servicio al Afiliado.
Procedimientos: Solicitud de Crédito
Responsable:
Coordinador de Servicio al Afiliado
Elaborado Por: Escalona Omar
Fecha:
Procedimientos administrativos
y contables para el registro y
control de las cuentas por
cobrar de la cámara de
transporte del centro.
Acción:
-Atender en forma personalizada al cliente.
-Informar sobre gama de servicios.
-Formular un “contrato” entre la empresa y el cliente.
-Indicar en forma puntual condiciones de pago
incluyendo las sanciones.
-Imprimir “factura” después de la venta y entregar
original al cliente.
Revisado Aprobado
Por: Fecha: Por: Fecha:
42

Departamento: Crédito y Cobranzas.
Procedimientos: Gestión de Cobro.
Responsable:
Director Financiero
Elaborado Por: Escalona Omar
Fecha:
Procedimientos administrativos
y contables para el registro y
control de las cuentas por
cobrar de la cámara de
transporte del centro.
Acción:
-Recibir la información a diario de la sincronización de las
ventas.
-Verificar que la información coincida con los montos
registrados en el sistema.
-Recibir del Coordinador de Servicio al Afiliado las gestiones
de cobro.
-Solicitar informe de posición de los clientes a la culminación
de la semana.
-Evaluar la eficiencia de las cobranzas a través de un índice
que determine la eficiencia de las cobranzas dada por la
relación entre cuotas pagadas y cuotas totales.
-Contactar la información de sus cobranzas con los
departamentos de contabilidad y crédito y cobranzas.
Revisado Aprobado
Por: Fecha: Por: Fecha:
43

Departamento: Contabilidad.
Procedimientos: Registro Contable de Venta a Crédito
Responsable:
Asistente Administrativo
Elaborado Por: Escalona Omar
Fecha:
Procedimientos administrativos
y contables para el registro y
control de las cuentas por
cobrar de la cámara de
transporte del centro.
Acción:
- Elaborar un desglose del rubro de cuentas por cobrar que se
muestra en el balance general.
- Efectuar reuniones con la gerencia de ventas y financiera
para informar y analizar las alzas y bajas de las cuentas de
clientes que presenten morosidad.
- Trasladar mensualmente al departamento de ventas, y este a
su vez, al departamento de cobranzas, para hacer mención
especial de aquellos que se encuentran atrasados en sus pagos.
- Determinar los índices financieros de la rotación de cuentas
por cobrar y cuentas por pagar, para determinar su situación
general.
Revisado Aprobado
Por: Fecha: Por: Fecha:
44
FECHA: FACTURA: Nº CONTROL:

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:

DIRECCIÓN:
TELEFONOS: E-MAIL:
REF. DESCRIPCI B
ON s
.

SUB-TOTAL
I.V.A.
TOTAL

45
 Llenado de la factura de la Cámara de Transporte del Centro:

-Se transcribe el nombre o razón del cliente.

-La dirección de la empresa.
-Los números telefónicos del establecimiento.
-Correo electrónico.
-En la referencia se transcribe el código del producto.
-La descripción viene a ser en detalle el producto que el cliente solicita.
-Tercera columna el monto de bolívares en unidades.
-Hasta llegar al sub-total donde se especifica la cantidad en bolívares sin impuesto de valor
agregado (I.V.A).
-El impuesto de valor agregado se rige por la tasa que regula el Servicio Nacional Integral
de Administración Tributaria (SENIAT).
-Última fila el monto global de la compra efectuada por el cliente.

46
 CONTRATO

En la ciudad de Valencia, a los diecisiete días del mes de Enero del año dos mil trece, yo
GUSTAVO ADOLFO ALDANA MORALES, de treinta y seis años de edad, casado,
comerciante, con domicilio en Urb. Prebo, me identifico con Cédula de Identidad nº
7.048.978, por el presente documento reconozco la deuda de LA CÁMARA DE
TRANSPORTE DEL CENTRO, por la cantidad de ciento cincuenta mil exactos
bolívares (Bs 150,000.00), esta obligación no generará intereses siempre y cuando la misma
sea cancelada en un plazo no mayor de noventa días contados a partir de la fecha del
presente documento. Dicho plazo no podrá prorrogarse ni ampliarse por motivo alguno .Si
el pago de la presente obligación no es realizado en el plazo convenido, el saldo pendiente
generará intereses a razón de una tasa del dos punto cinco por ciento mensual (2.5%
mensual), hasta su total cancelación, además, asumo la responsabilidad de pagar los gastos,
recargos moratorios, costos judiciales gastos administrativos y otros costos y gastos que se
deriven de esta operación por incumplimiento en el pago de la misma, dentro del plazo
convenido el que vencerá el día diecisiete de Abril de dos mil trece. Desde ya acepto como
buenas y exactas las cuentas y cálculos que LA CÁMARA DE TRANSPORTE DEL
CENTRO, presente con relación a esta obligación, Yo, El Deudor, renuncio al fuero de mi
domicilio y me someto al tribunal competente que LA CÁMARA DE TRANSPORTE
DEL CENTRO, elija, aceptando desde ya como buenas y exactas las cuentas que esta
lleve, así como líquido y exigible y de plazo vencido el saldo que se reclame. Señalo como
lugar para recibir notificaciones, Urb. Prebo, casa número veintitrés, Av. Fuerzas
Armadas, Valencia Estado Carabobo. En caso de modificación de domicilio, me
comprometo a dar aviso de forma escrita a LA CÁMARA DE TRANSPORTE DEL
CENTRO, de lo contrario, las notificaciones que se efectúen al lugar indicado, se tendrán
por bien hechas y producirán efectos legales. Reconozco que el presente documento,
constituye TITULO EJECUTIVO suficiente para demandar el cumplimiento de la
presente obligación. Leo íntegramente lo escrito y enterado de su contenido, objeto, validez
y demás efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo. GUSTAVO ADOLFO ALDANA
MORALES, En la ciudad de Valencia, el día diecisiete de Enero de dos mil trece, como
Notario doy fe que la firma que antecede es auténtica, por haber sido puesta el día de hoy
en mi presencia por el señor ROBERTO DANILO MURALLES ORTIZ, quien se
identifica con Cédula de Identidad nº: 6.485.678, y que el signatario firma nuevamente la
presente juntamente con el infrascrito Notario, que de lo actuado. DOY FE.

Por CATRACENTRO:

Sr. GUSTAVO A. ALDANA M. Lic. Omar Escalona

7.048.978 8.837.381

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