Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Metodologia de La Auditoria Operacional PDF
Metodologia de La Auditoria Operacional PDF
SEMINARIO:
TEMA:
PRESENTAN:
Por el desarrollo profesional inculcado el cual nos prepara para enfrentar nuevos retos en el
ámbito laboral.
Por resguardar en sus aulas a jóvenes con deseos de superación y con inquietudes de seguir
adelante, creciendo personal y profesionalmente, para que su carrera sea la base de la
formación de un futuro con muchos éxitos.
A los Profesores:
Por el tiempo brindado, sus enseñanzas y paciencia que fueron el motor para seguir adelante
y no claudicar, poniendo nuestro mejor empeño juntos.
2
I N D I C E Pág.
INTRODUCCION 9
11
CAPITULO 1 IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
2.1 Solicitud 16
2.2 Contratación 17
2.3 Estipulación de honorarios 17
2.3.1 Honorarios fijos 18
2.3.2 Honorarios variables 19
2.3.3 Honorarios con base en iguala 19
2.4 Normas de ética profesional 20
2.4.1 Capacidad 20
2.4.2 Independencia 20
2.4.3 Equidad 21
3
2.4.4 Selección de clientes 21
2.4.5 Secreto profesional 21
2.4.6 Honorarios 21
2.4.7 Difusión de servicios 22
2.5 Características del auditor 22
3.1 Clasificación 25
3.2 En base a ciclos de operaciones 25
a) Características de los ciclos de transacciones 25
b) Clasificación de los ciclos de operación 26
3.2.1 Ciclo de Tesorería 27
a) Objetivos 27
b) Funciones típicas 29
c) Asientos contables frecuentes 32
d) Formas y documentos importantes 33
e) Bases usuales de datos 33
f) Enlace con otros ciclos 34
3.2.2 Ciclo de Ventas y Cuentas por Cobrar 36
a) Objetivos 36
b) Funciones típicas 36
c) Asientos contables frecuentes 39
d) Formas y documentos importantes 41
e) Bases usuales de datos 41
f) Enlace con otros ciclos 42
3.2.3 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar 42
a) Objetivos 42
b) Formas y documentos importantes 43
c) Asientos contables frecuentes 46
d) Bases usuales de datos 47
e) Enlace con otros ciclos 47
3.2.4 Ciclo de Nominas y Personal 47
a) Objetivos 47
b) Funciones típicas 47
c) Asientos contables frecuentes 48
4
d) Formas y documentos importantes 50
e) Bases usuales de datos 50
f) Enlace con otros ciclos 50
3.2.5 Ciclo de Producción 50
a) Objetivos 50
b) Funciones típicas 51
c) Asientos contables frecuentes 54
d) Formas y documentos importantes 55
e) Bases usuales de datos 55
f) Enlace con otros ciclos 56
3.2.6 Ciclo de Informes Financieros 56
1. Ciclos de información 58
a) Información contable-financiera 58
b) Información administrativa 58
c) Información operativa 59
2. Sistema de contabilidad 59
a) Flujo de Sistema Contable 60
b) Catalogo de cuentas 60
c) Guía contabilizadora 60
d) Estados Financieros 61
3. Apego a Principios de Contabilidad 61
3.3 Enfoque de revisión en base a funciones o actividades 61
a) Definición y características 62
b) Importancia 63
c) Alcance de la Revisión en base a funciones. 64
d) Aspectos a considerar en la revisión. 66
e) Ventajas de la revisión en base funciones o actividades. 66
3.3.1 Plano Funcional y Estructural en una Organización. 67
1 El Plano Organizativo Dinámico 68
a) Planeación 69
b) Organización 70
c) Dirección 71
d) Control 74
2 El Plano Funcional 80
a) Descentralización de funciones 80
b) Delegación de autoridad 81
3 El Plano Estructural 82
5
a) Elementos de la estructura 83
6
4.4.3 Desventajas 120
APENDICE 142
8
I N T R O D U C C I O N
Al hablar de los tratados comerciales que México ha firmado con economías más
sólidas que la nuestra ha originando gran preocupación ante los empresarios nacionales, ya
que al eliminarse las barreras comerciales trae consigo que en los mercados nacionales
exista demasiada oferta y no permita mantener un punto de equilibrio óptimo entre oferta y
demanda, lo que a generado que sólo la mayor parte de las compañías nacionales se
preocupen por adoptar una mejora continua en sus procesos comerciales.
10
CAPITULO 1
IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-
ADMINISTRATIVA
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total,
excelencia gerencial, sistemas de información etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la
gestión empresarial en forma cualitativa y mesurable para lograr que los consumidores,
clientes y usuarios que satisfagan sus necesidades.
En este contexto, el sistema de control asume un rol relevante porque a través de sus
evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia,
economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalización
de los sistemas de control se da a través de las auditorias que se aplican en las empresas
dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias
etc. como parte de la evaluación.
El auditor tiene como objetivo, contribuir activamente con los negocios, así como
informar, directa o indirectamente a los accionistas y propietarios acerca de las obligaciones
formales y sustantivas de sus empresas y su organización.
11
buscar respuestas inteligentes. La filosofía de actuación del auditor será con un enfoque
socrático de la búsqueda de la verdad; cuya respuesta es infinita.
13
costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir
costos.
Es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas
funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la
eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se
consideren necesarias.
14
1.3.3 Concepto de Auditoria Operacional-Administrativa
15
CAPITULO 2
CONTRATACION DEL SERVICIO
2.1 SOLICITUD
En ambos casos, el auditor deberá practicar una investigación previa, por medio de la
cual
podrá confirmar lo expuesto por el cliente o percatarse de la magnitud del problema o
situación objeto de la consulta.
Esta fase inicial de los trabajos del auditor es vital importancia, ya que por medio de
ella, precisará las características y alcance del problema, permitiéndole estimar el tiempo
probable para la realización de los trabajos, los elementos tanto humanos como materiales
que necesitara y su costo.
Queda a juicio del auditor, según el tiempo del empleado, la magnitud de los trabajos
previos, de cobrar o no por honorarios por estos pasos preliminares y, en caso afirmativo, lo
hará saber a su cliente.
Posteriormente, el auditor formulará una carta por medio de la cual confirmará los
acuerdos tomados durante las primeras entrevistas.
17
La forma de calcular los honorarios es factor importantísimo sobre el cual el auditor
deberá meditar y reflexionar hasta lograr su justa estimación, pues una falla, por pequeña
que sea, responderá en perjuicio grave de sus intereses.
Por otro lado, es importante que se establezca la forma o tipo de cobrar sus
honorarios, porque de no hacerlo incurrirá en errores y deficiencias que lesionarán su
economía.
- Honorarios fijos.
- Honorarios variables.
- Honorarios con base en iguala.
El auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad fija, previamente acordada
con el cliente.
Por otro lado, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir en
errores en cuanto a la estimación del tiempo probable que se utilizará en los trabajos, ya que
la práctica ha demostrado que resulta difícil prever la serie de factores que pueden surgir en
la ejecución de trabajos de auditoria, circunstancia que puede afectar a una de las dos
partes.
Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres (un tercio
que corresponde al costo, otro tercio que corresponde a los gastos de oficina y el otro tercio a
la utilidad).
18
2.3.2 Honorarios variables
Esta forma de contratar honorarios es más justa equitativa para ambas partes, en
razón de que los honorarios por devengar van en relación al trabajo ejecutado, tiempo
empleado y personal utilizado.
Por otra parte, no existiendo presión para ejecutar los trabajos en determinado
tiempo, el auditor queda en amplitud de desempeñar su cometido con más dedicación y,
consecuentemente, con mejores resultados.
Esta forma de contratación de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de que no
es posible conocer, de antemano, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que al
cliente, a determinado avance de los mismos, se le hagan onerosos, se niegue a pagar, o no
disponga de efectivo en el momento de liquidar los honorarios, colocando al auditor en
situación comprometida.
Esta forma de pactar los honorarios aporta varias ventajas, pues permite conocer la
cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es elevada y puede ser
fácilmente erogada por el cliente. Además, el auditor percibe una cantidad fija
periódicamente, que le permitirá hacer una distribución adecuada de este ingreso.
El auditor debe reflexionar, y tener presente que en todo trabajo que dirija o ejecute,
deberá apegarse a las normas de ética profesional, a fin de que su manera de conducirse en
el campo de la auditoria, no sólo le prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la
universidad que lo forjó y a sus colegas.
- Capacidad.
- Independencia.
- Equidad.
- Selección de clientes.
- Secreto profesional.
- Honorarios.
- Difusión de servicios.
2.4.1 Capacidad
El auditor, al hacerse cargo de algún trabajo, debe estar consiente de que tiene la
capacidad de desempeñarlo eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador
desempeñe funciones en su representación, se cerciorará de su capacidad para ejecutarlas.
2.4.2 Independencia
El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en práctica, pueden
afectar los intereses del elemento humano, por lo que procurará que sean emitidos con
equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la
firma que lo contrata.
2.4.6 Honorarios
Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan
cubrir, con dignidad, las necesidades propias y la de sus colaboradores.
21
El auditor, en ningún caso disminuirá la calidad y características de trabajos
contratados.
Ahora bien, al iniciarse como auditor, afronta el problema de dar a conocer su campo
de acción, desenvolviéndose en principio, a través de sus relaciones como elemento
capacitado para prestar este tipo de servicios.
Dentro de las principales características que debe reunir el auditor consideramos las
siguientes:
Imaginación
Inteligencia
Criterio
Es la facultad de discernir y formar juicios con lógica y sentido común. El auditor con
esta cualidad está en condiciones de atacar los problemas utilizando las técnicas adecuadas
bajo las circunstancias existentes, a fin de encontrar soluciones sencillas y prácticas.
Iniciativa
Responsabilidad
Es el juicio que forma la conciencia, consecuencia de los actos que ejecuta una
persona. Es la forma que tanto moral como en lo material forma la continuidad del efecto de
la acción ejecutada. El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que
contrae al aceptar un trabajo profesional, condición que lo obliga a aceptar solamente
aquellos trabajos para los cuales está capacitado para ejecutarlos o dirigirlos, ajustándose a
los lineamientos que fija la ética profesional. Sus opiniones deberán ser imparciales e
independientes y tratarán de conciliar intereses morales, materiales y económicos de las
partes que de alguna manera resulten afectadas con sus consejos.
Trato
23
fundamental de las relaciones humanas. La forma de tratar a las personas, es un factor
determinante para obtener éxito en los trabajos de auditoria.
24
CAPITULO 3
ENFOQUES DE REVISION
3.1 CLASIFICACION
Antes de iniciar con los tipos de revisión empezaremos por definir la palabra
“enfoque”:
de la gestión empresarial.
operacional administrativa.
Cada ciclo de transacciones está compuesto de una o más funciones. Cada función
es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer,
autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden
dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y secuencial. Como ya se mencionó al
principio una transacción es un hecho económico que involucra cambios en la estructura
financiera de una entidad.
El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la
estructura y rendimiento del capital y que comprende las siguientes áreas: entradas y salidas
de dinero, inversiones temporales, obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al
capital social de la empresa.
a) Objetivos
28
La administración del pasivo a largo plazo está íntimamente relacionada con otros
planes financieros y manejo de fondos. La recepción de fondos provenientes de préstamos y
pagos del principal e intereses deberán reportarse oportunamente al tesorero o responsable
de las finanzas. Asimismo, deberán formularse estados periódicos que contengan una
descripción completa de los adeudos y provisiones efectuadas; programa de pagos de los
préstamos e intereses respectivos y, en su caso, información sobre garantías o activos
comprometidos. También es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la
planeación fiscal, de conformidad con estudios que se lleven a cabo, siendo conveniente, en
la mayoría de los casos, la intervención de expertos profesionales que se asesoren a los
ejecutivos en materia tributaria.
Las funciones que se llevan a cabo dentro del ciclo de tesorería son extensas y muy
variadas, particularmente originadas por el nivel de operaciones de la entidad económica; el
desarrollo constante de la tecnología, el crecimiento económico del país, así como de los
factores que afectan de manera interna y externa en el mismo.
Esta área es vital dentro de cualquier organización, ya que administra y provee de los
recursos generados a todas las personas involucradas en la misma, ya sea en forma interna
(empleados, accionistas, etc.) y externa (proveedores, acreedores, fisco federal, etc.), su
función es la de optimizar por todas las vías posibles los recursos económicos para fortalecer
la estructura y el rendimiento del capital de la organización.
Este ciclo tiene relación directa con los accionistas, ya que los recursos
generados por la organización sirven de base para tomar decisiones sobre el destino de las
utilidades generadas, ya sea en forma de reinversión en la propia empresa, pago de
dividendos a los accionistas o reembolsos de capital, emisión de acciones (comunes,
seriadas, preferentes, etc.) de tal manera que el ingreso ó desembolso de los recursos
monetarios sirvan de base para fortalecer la estructura de la organización; las operaciones
efectuadas en esta etapa como en muchas otras deben quedar asentados en documentos
legales que para el efecto existan. Las decisiones tomadas por los accionistas son
fundamentales para el desarrollo de la propia organización.
La custodia física del efectivo y los valores, desde el punto de vista del control
financiero es de especial interés, ya que su utilización debe hacerse con la mayor eficiencia,
y al mismo tiempo, con la máxima protección, es preciso que en cualquier etapa del manejo
de dinero se establezca a la mayor brevedad la responsabilidad de los empleados. Es
primordial que las personas responsables cumplan estrictamente las funciones a su cargo y
que las obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningún
empleado controle todas las fases del proceso. La custodia del efectivo en la organización no
significa necesariamente tener en cajas fuertes de la empresa los valores; mas bien es tener
los medios necesarios para su uso en cualquier momento y circunstancia además de proveer
la recuperación del mismo si surge algún siniestro.
El pago de impuestos constituye una de las funciones más usuales dentro del ciclo
de tesorería, el efectivo utilizado debe provenir de fuentes confiables y seguras de tal manera
que permita liquidar las contribuciones a cargo de una forma oportuna; logrando así una
imagen de “contribuyente cumplido” ante las entidades recaudadoras y evitando dentro de lo
posible las sanciones que involucren desembolsos adicionales de efectivo y posibles
revisiones por parte de la autoridad y que obliguen a la empresa actuar con cautela por
miedo a sanciones posteriores.
31
REPRESENTACION ESQUEMATICA DE UNA FUNCION TIPICA DEL CICLO DE
TESORERIA
Reembolso Emisión de
de acciones
acciones
Saldo final
Uno de los métodos comprobatorios que permiten conocer de forma real, cualitativa y
cuantitativamente las operaciones y eventos económicos dentro de una organización, son los
registros contables, mediante los cuales se reflejan de forma ordenada y clasificada dichas
operaciones y eventos económicos; durante el proceso del ciclo de tesorería se presentan de
forma general los siguientes eventos que generan un movimiento contable los cuales son:
32
• Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.
• Compra y venta de moneda extranjera.
• Pago de sueldos del personal que labora en la organización.
• Pago de impuestos.
Entre los documentos y formas de importancia que se utilizan dentro del ciclo de
tesorería podemos mencionar los siguientes:
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas,
auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las
transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del
proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se
pueden clasificar como sigue;
Las bases usuales de datos para el Ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:
33
Bases de Referencia
Bases dinámicas
- Cartera de inversiones.
- Saldos de las cuentas bancarias y de inversiones.
- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
34
REPRESENTACION ESQUEMATICA DEL ENLACE DEL CICLO DE TESORERIA
RELACIONESENTREELEFECTIVOENELBANCOYLOSCICLOSDETRANSACCIONES
FUNCIONTIPICADELCICLODETESORERIA CICLODECOMPRASYCUENTASPORPAGAR
GastosOperativos
CICLODEVENTASYCUENTASPORCOBRAR CICLODENOMINASYPERSONAL
FactorajeFinanciero Gastosdeimpuestosde
Nóminaacumulados
Ventade Cobropor
Cartera adelantadode Cuotas
Cartera Patronales
Contribuciones
Estatales
por pagode
remuneraciones
35
3.2.2 Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar
a) Objetivo
El objetivo en la auditoria del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar es evaluar si los
saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
b) Funciones Típicas
Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una
empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por
teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya
existentes, a través de los vendedores o en otras formas.
36
Otorgamiento del crédito
Antes de que embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada aprueba
el crédito para el cliente por las ventas a su cuenta. Las prácticas malas de la aprobación de
crédito frecuentemente ocasionan un número excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar
que quizás sean incobrables.
Facturación
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado
del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los
aspectos importantes de la facturación son: asegurarse que todos los embarques hayan sido
facturados, que ningún embarque haya sido facturado mas de una vez y que cada uno sea
facturado por el monto adecuado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y
condiciones de pago.
37
CLASE DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES COMERCIALES, Y
DOCUMENTOS RELACIONADOS Y REGISTRO PARA EL CICLO DE VENTAS Y
COBRANZA.
Aviso de remesa.
Recepción de Efectivo en banco. Procesamiento y registro Lista preliminar de recepción de
Efectivo. Cuentas por cobrar. de recepción de efectivo. efectivo.
Diario de recepción de efectivo.
38
c) Asientos Contables Frecuentes
Esta información se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las entradas
de efectivo y los cargos varios, permite la preparación del balance de comprobación de
cuentas por cobrar.
Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta
la devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se
39
registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operaciones de devoluciones y
rebajas sobre ventas y del archivo maestro de cuentas por cobrar.
La estimación para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el período
de ventas actual por que la compañía no podrá cobra en un futuro.
Ventas Efectivo en
brutas el banco
Ventas en
efectivo
Ventas a
crédito
Devoluciones y
Estimación para descuentos
cuentas incobrables sobre ventas
Eliminación Saldo inicial
de cuentas
incobrables Cuentas
incobrables
Saldo Final
40
d) Formas y Documentos Importantes
• Ordenes de embarque.
• Factura de ventas.
• Notas de crédito por rebajas y devoluciones sobre ventas.
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:
Bases de Referencia
Bases Dinámicas
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales
con otros ciclos:
a) Objetivos
El ciclo de compras involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las
mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la
preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las
mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.
Objetivo de autorización:
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de
las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a estas.
42
Objetivos de salvaguarda física:
• Requisiciones de compras.
• Órdenes de compra y contratos.
• Documentos de recepción de mercancías.
• Factura de proveedores.
• Notas de cargo y de crédito.
• Solicitudes de cheque.
• Recibos de servicios.
• Pólizas de cheques.
Es común que las compañías cuenten con departamento de compra para asegurar
una calidad adecuada de mercancías y servicios a un precio mínimo. Para un buen control
interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisición o
recepción de mercancías. Todas las ordenes de compra están foliadas previamente e
incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no
intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancías.
44
Factura del proveedor. Es el documento que indica conceptos como la descripción y
cantidad de mercancías y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de
descuento en efectivo, fecha de facturación. Es un documento esencial porque especifica la
cantidad de dinero que se le debe al proveedor por la adquisición.
Archivo maestro de cuentas por pagar. Es el archivo para registrar las adquisiciones
individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para
cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones,
devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de
desembolsos en efectivo, por computadora.
En las compañías, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base
de recepción de mercancías y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe
la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar
generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones.
45
Cheque. Es el medio de pago de la adquisición cuando se vence el pago. Después
una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando lo hace
efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado.
Los cheques están foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la
alteración del nombre del receptor o la cantidad. También es importante tener un método de
cancelación de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo
para otro cheque en los documentos de respaldo.
Devoluciones rebajas
sobre compras Propiedades ,planta y equipo
46
e) Bases Usuales de Datos
a) Objetivos
b) Funciones Típicas
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
- Pago de nóminas.
- Anticipos de sueldos y préstamos al personal.
- Distribuciones de mano de obra
- Otras prestaciones al personal.
- Ajustes de nóminas.
Pago de impuestos
a las nóminas
Retención de impuestos y
otras deducciones
Saldo inicial
Pago Retención de
Nómina
Saldo final
Gastos de impuestos de
Nómina acumulados
Cuotas
Patronales
Contribuciones
Estatales
por pago de
remuneraciones
48
En el siguiente cuadro se ilustra la forma en que la información contable fluye a
través de las diversas cuentas en el ciclo de personal y nóminas.
Preparación de Declaración de
declaración de impuestos.
impuestos sobre Portal de internet de
nómina y pago de la Institución
impuestos. Financiera
contratada.
49
d) Formas y documentos importantes
- Solicitud de empleo.
- Contratos de trabajo.
- Informes de tiempo.
- Tarjetas de reloj.
- Autorización de ajustes de nóminas.
- Autorización de pagos especiales.
- Recibos de pago.
- Cheques.
Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
a) Objetivos
50
maquinaria y equipo. La gran variedad de empresas manufactureras y la diversidad de
artículos que se producen hace sumamente difícil establecer un procedimiento único para
efectos de control. Sin embrago, existen elementos comunes en todo ciclo de producción,
tales como: materias primas, mano de obra, maquinaria y equipo etc. La utilización y
combinación de todos estos factores, de acuerdo con las particularidades de la empresa, dan
por resultado los productos que se venden.
Todas las adquisiciones de activo fijo deben iniciarse por los funcionarios autorizados y
conforme a los presupuestos aprobados por la gerencia.
En caso de construcciones dentro de la empresa, aparte de las autorizaciones
respectivas, deberán mantenerse registros actualizados y emitirse reportes periódicos a
los funcionarios responsables.
Todos los bienes de activo fijo deben registrarse en contabilidad. Periódicamente
practicar inventarios físicos y, en caso de discrepancias, investigarlas y aclararlas. Una
ventaja adicional derivada de la inspección física es la oportunidad de verificar la
operación de los equipos, su cuidado y posible obsolescencia.
Definir por escrito las políticas y procedimientos respectivos a capitalización de
inversiones y gastos de mantenimiento, así como en lo que se refiere a depreciaciones.
Las revaluaciones del activo fijo deberán hacerse conforme a las políticas aprobadas por
la dirección general
Todos los equipos deberán estar protegidos contra robo o destrucción. (administración de
seguros, visto ya en el ciclo de tesorería).
53
REPRESENTACION ESQUEMATICA DE UNA FUNCION TIPICA DEL CICLO DE
PRODUCCION
MateriasPrimas
Inventario
Inicial
Ciclodecompras Materias
yCuentasporpagar Compras Primas
Utilizadas
Inventario
Final
Manode Manode
Obra Obra Inventario Inventario
Directa Directa Inicial Inicial
Realde Aplicadade
Manufactura Manufactura Costosde Costode
Ciclodenóminas
Producción Ventas
ManodeObraDirecta
Dentro del ciclo de producción se pueden distinguir, entre otros los siguientes
asientos contables comunes:
54
• Aplicación de los gastos de fabricación.
• Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos
diferidos.
• Variaciones (incluyendo desperdicios).
• Cambios en el valor den libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y
otros costos diferidos (actualización).
• En algunos casos extraordinarios la venta de maquinaria y equipo.
• Aplicación de los seguros contratados para el traslado de la materia prima.
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción pueden ser:
− Ordenes de producción.
− Requisiciones de materiales.
− Tarjetas de tiempo (mano de obra).
− Informe de producción.
− Informe de desperdicios.
− Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.
− Hojas de costos.
Las bases usuales de datos para el ciclo de producción son entre otras las
siguientes:
Bases de Referencia
Bases Dinámicas
- Auxiliares de inventarios.
- Hojas de costos.
55
- Listados de valuación de inventarios.
- Archivo maestro de inmuebles, maquinaria.
- Análisis de otros costos amortizables.
Dentro del ciclo de producción se pueden distinguir algunos de los siguientes enlaces
con otros ciclos de transacciones:
57
mientras mayor sea la información no cuantificable -y en ocasiones imponderables- más
difícil será la decisión.
Por otro lado, no se debe soslayar que entre más información cuantitativa se posea,
mayor será el numero de opciones o alternativas a elegir, lo cual dificulta el proceso de
decisión. En este punto entra en juego la información no cuantificable que, al combinarse con
la que sí se puede medir, amalgamará un conjunto de elementos informativos que serán el
punto de apoyo para tomar la decisión final.
1. Ciclos de Información
a) Información Contable-Financiera
b) Información Administrativa
Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya que
parte de su conformación está desarrollada en base a estimaciones, lo anterior no quiere
decir que la contabilidad necesita complementarse porque también es necesario reconocer
que tiene sus limitaciones. En este punto es en donde entra en juego la información
administrativa para complementar la información contable-financiera. Al respecto la profesión
contable ha desarrollado las denominadas Notas a los Estados Financieros que vienen a
coadyuvar en este proceso de generar información. Las notas a los estados financieros las
58
prepara el contador y las revisa el auditor con base a la información que obtienen de la
administración. Las Notas a los estados financieros son explicaciones que amplían el origen y
significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, aluden a políticas o
procedimientos contables, reglas particulares, proporcionan información acerca de ciertos
eventos económicos que han afectado o podrían afectar a la entidad. Las Notas a los
Estados Financieros forman parte integrante de los estados financieros.
c) Información Operativa
Por ultimo, se puede concluir que el ciclo de información tiene como eje central a la
contabilidad y a la información que de ella emana. La contabilidad es el eje de control; una
entidad sin contabilidad correcta y confiable, es una entidad sin control. Por tanto el punto de
partida del ciclo de información se inicia con la contabilidad.
2. El Sistema de Contabilidad
Desde el punto de vista procesal, un sistema contable es aquel que registra datos de
manera lógica y ordenada para proveer información. El ciclo operativo de un sistema de
contabilidad inicia con la preparación u obtención de una forma o documento comercial o un
documento operativo; continúa después con la cuantificación y captación de los datos
contenidos en tales documentos y su respectivo flujo a través de los pasos o etapas de un
sistema: clasificación, registro, proceso de resumen, e información a suministrar. Un sistema
59
de contabilidad se consigna en un manual de contabilidad que debe contener,
enunciativamente: flujo de sistema contable, catálogo de cuentas, guía de contabilización,
instructivo de contabilidad, catalogo de formas que inciden en el sistema, paquete de estados
financieros, claros señalamientos del apego a Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
b) Catálogo de Cuentas
c) Guía contabilizadora
60
lograr comparabilidad entre estados financieros de diferentes fechas y periodos con el
propósito de conocer la evolución de la organización.
d) Estados Financieros
Por ejemplo, si se dice que la persona "abre y cierra las válvulas en una línea de
conducción de un líquido determinado", sólo se reconoce la puesta en práctica de su
capacidad física de trabajo; mientras que si se identifica que una persona es capaz de
"mantener regulado el flujo de líquidos en una línea de conducción" se está reconociendo su
capacidad para interpretar las distintas circunstancias en que se puede presentar el flujo y la
capacidad para decidir cómo actuar frente a las condiciones del flujo para mantenerlo
regulado, además de su capacidad para operar la válvula. La apertura o el cierre de las
válvulas, si fuera el caso, es el resultado de una decisión inteligente no un simple acto
mecánico.
Las Actividades son el conjunto de labores o tareas específicas, que son realizadas
por las personas o grupos pequeños, con el propósito de cumplir con los objetivos de la
subfunción en que están comprendidas.
a) Definición y características
Definición
Características
b) Importancia
Es de vital importancia para cualquier organización que se cumplan con los objetivos
que se han establecido desde el instante en que se lleva a cabo su planeación. En la
actualidad vivimos en un ambiente globalizado por lo que tenemos que navegar al ritmo de
los cambios competitivos que se van presentando con el paso del tiempo.
Los nuevos desafíos que deben enfrentar en la actualidad las empresas consisten
en:
63
Es por ello que las empresas deben centrar su atención en la Auditoria Interna no
como un gasto, sino como una inversión que ayudara a contribuir a la evaluación y estudio de
todos desafíos a los que se tiene que enfrentar la empresa diariamente.
64
considerar hasta la unidad más mínima de la empresa, ya sea en la actividad realizada por
cada persona.
En este apartado lo que inicialmente habrá que fijar son los objetivos de cada unidad
administrativa que conforme la estructura orgánica. A continuación se da un ejemplo de los
objetivos de la coordinación de estudios de postgrado.
− Impartir la educación superior para formar profesionales con estudios de maestría en administración.
− Ubicar la enseñanza a nivel de maestría "para" satisfacer demandas del medio ambiente.
− Promover el intercambio de experiencias con otras instituciones de educación superior "para" actualizar los
planes y programas de estudio.
Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgánica, así como el equipo
humano del área sujeta a revisión, deberá empezar por obtener un organigrama detallado de
la misma, ¿no lo tiene la entidad? ; o, si lo tiene ¿esta actualizado?. Razones de más para
que el auditor lo elabore y en la ejecución encontrará la magnifica oportunidad de empezar a
65
conocer la operación organizacional del área que está revisando y sobre todo las personas
involucradas.
Para llevar acabo esta etapa de trabajo, el auditor se auxiliará de técnicas de análisis
de sistemas con las que revisará absolutamente todas las actividades de la función sujeta a
auditoria, así como el personal que las realiza y con qué elementos las lleva a cabo.
Organigrama detallado.
Descripción de puesto y/o actividades principales.
Costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria.
Cuadro de distribución costo-cargas de trabajo.
Análisis de procedimientos de operación.
Análisis del sistema de información.
66
Proporciona una base para mejorar la asignación de recursos y la
administración de éstos por parte del ente.
Mejorar la calidad de la información, llevando los procesos adecuados y
establecidos previamente por la administración.
Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos
tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia,
desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.
Evalúa el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables a operaciones propias de la entidad, como así también de los
planes, normas y procedimientos establecidos.
Determina el grado en que el organismo y sus empleados controlan y
evalúan la calidad tanto en los productos o servicios que presta como en los
bienes adquiridos.
Auditar y emitir opinión sobre el grado de cumplimiento de los planes de
acción y presupuesto de la organización.
67
En el siguiente cuadro se muestra los cuatro planos y sus principales características.
PLANO
PLANO PLANO PLANO
ORGANIZATIVO
FUNCIONAL ESTRUCTURAL COMPORTAMENTAL
DINAMICO
(D)irección
(C)ontrol
68
son: Planeación, Organización, Dirección, Control. En el momento en que realizamos una
investigación y revisión específica de lo que corresponde al Plano Organizativo Dinámico,
nos enfocamos en el cumplimiento eficiente y eficaz de cada uno de tales postulados.
a) Planeación
69
Carta de sugerencias: Es el tipo de cuestionario que el auditor realiza dando posibles
alternativas a los problemas, que haya encontrado en la empresa.
b) Organización
70
Es de carácter continuo, jamás de puede decir que se ha terminado ya que los
recursos cambian.
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evitar lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado
la productividad.
Reduce e elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
c) Dirección
La unidad de dirección: Este principio puede expresarse así: Un solo jefe y un solo
programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.
La dirección es hacer que todos los miembros del grupo deseen alcanzar los
objetivos y se esfuercen por lograrlos por convicción y no por obligación o porque el gerente
desea los logren. Esto es esencial en la fase del proceso administrativo, un jefe debe tratar
que sus subordinados actúen no por imposición de él, sino mediante la colaboración
espontánea de ellos. Dicha colaboración se lograra precisamente cuando se motiva a la
71
gente, cuando se hacen reconocer que dentro de los objetivos generales de la empresa están
latentes sus objetivos individuales.
Ingresos suficientes.
Reconocimiento a su dignidad.
Reconocimiento de su trabajo.
Posibilidad de superación personal.
Seguridad en su empleo.
El auditor debe tener una visión más real a cerca de las relaciones humanas que se
practican. Para tener información básica que sirva para emitir un juicio suficiente significativo
sobre las relaciones humanas que privan, el auditor puede guiarse con un cuestionario
ejemplo:
72
La evaluación de los dirigentes debe ser mediante los resultados que logran y sólo
tendrán veracidad cuando los planes se hayan determinado lo más perfectamente posible y
se encuentren en una estructura orgánica adecuada para poder deslindar responsabilidades
entre niveles ejecutivos. El auditor administrativo para llevar a cabo dicha evaluación debe
percatarse en lo siguiente:
Cada jefe o directivo debe tener fijados claramente sus planes y objetivos.
Los planes y objetivos de los niveles inferiores deben estar subordinados a los
planes y objetivos generales.
Los objetivos señalados y los obtenidos, deben medirse sobre bases cuantitativas
tales como el costo, volumen de venta, rendimiento de inversión, utilidad e ingresos.
Los jefes directivos deben tener una guía de presupuesto de área que dirijan, el cual
estará derivado de los presupuestos generales.
La estructura orgánica de cada jefe o directivo, señalando su autoridad y
responsabilidad así como las relaciones con los demás miembros de la organización.
Interpersonal
Informacional
Decisional
Características de un directivo.
d) Control
El "control interno" es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las
medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas o titulares y
administradores de entidades públicas para dirigir y controlar las operaciones de sus
instituciones. Normalmente para una entidad especifica se refiere a su "sistema de control
interno", a pesar de que no existe un sistema definido en forma separada con sus propios
procedimientos, normas, manuales, etc., siendo los procedimientos y procesos de control
interno incluidos en todos los demás sistemas administrativos y operativos.
Es importante reconocer la necesidad de canalizar en la dirección deseada los
esfuerzos del personal designado para llevar a cabo la labor de establecer y operar el control.
Por lo tanto, aun cuando existen ciertos principios y requerimientos que deben observarse al
74
calificar y seleccionar el personal adecuado, todos los otros elementos de control interno
están diseñados para "controlar" las actividades de los funcionarios y empleados de la
entidad. En otras palabras, el concepto de control se refiere a la acción y no a la forma.
Las técnicas específicas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y
recursos varían de una entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y
dispersión geográfica de las operaciones. Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben
ser parte de un sistema de control eficaz.
Cada uno de estos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la
competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de
llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo no está
en manos de unos cuantos funcionarios, aún tratándose de organismos pequeños. Cubre
todos los niveles de supervisión y su eficacia es los resultados de los esfuerzos de muchos
funcionarios empleados.
La esencia del control está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones. Dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones
para que estén de conformidad con las normas prescritas o con los objetivos perseguidos.
1) Formulación de objetivos
El campo de control en los últimos años dada la importancia que tiene el aspecto
control interno, se ha dado por dividir a este en dos ramas:
El control administrativo: Que es el que debe observar y aplicar en todas las fases o
etapas de proceso administrativo.
El control contable: Orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades
financieras y contables de una entidad.
Los siguientes son algunos componentes básicos de control interno que son
necesarios para su eficaz funcionamiento:
76
Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización
y las funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlos.
Establecimiento de políticas que orienten las operaciones, incluyendo
políticas pertinentes a control interno, información gerencial y auditoría
interna.
Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas
en términos que faciliten la comparación.
Revisiones continuas por los niveles superiores, del flujo de operaciones y
rendimiento efectivo, por medio de la observación directa e informes internos
(retroalimentación), seguidas por decisiones dirigidas a tomar medidas en
cuanto a los cambios propuestos de propósito, alcance y procedimiento.
Exámenes profesionales e independientes efectuados en forma periódica
(auditorias internas y externas) de los objetivos de la entidad, de los logros
reflejados en sus actividades, de la presentación razonable de su situación
financiera, de los cambios en al misma y de los resultados de sus
operaciones presentados en sus estados financieros; la evaluación del valor
y aceptación de sus servicios o productos, de la pertinencia del actual plan
de operación en lo relativo a su ejecución y rendimiento, así como las
recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles
eliminaciones.
Cuando el objetivo ha sido enunciado en términos a través de los cuales puede ser
medido, el segundo paso de control es comprobar el rendimiento actual. Es necesario
determinar los logros alcanzados en el proceso de consecución de los objetivos, debiendo
entregarse esta información oportunamente a los funcionarios responsables de tomar
decisiones.
Esto involucra la comparación de los datos sobre rendimiento real con los objetivos
previamente establecidos, haciendo posible la identificación de diferencias o variaciones.
Este tipo de comparación puede efectuarse por períodos actuales cortos tanto como
para períodos más largos. En la práctica esta comparación frecuentemente está combinada
77
con el informe de los resultados a través de reportes internos presentados en forma
comparativa.
A este nivel las alternativas disponibles tienen que evaluarse y es necesario formarse
un juicio sobre la acción específica que debe tomarse.
6) Toma de acción
78
7) Evaluación continua
79
2 Plano Funcional
En este plano se examina y evalúa cómo y de qué forma realiza la organización sus
actividades productivas, para lo cual el Auditor se puede valer de herramientas tales como los
organigramas, mapas funcionales, cuadros de distribución de trabajo, diagramas de flujo,
entre otros. Uno de los fines más importantes de la investigación de este plano, es el
determinar cómo poder mejorar y hacer más efectivos los procesos productivos de la
organización.
a) Descentralización de Funciones
Los desgloses derivados de una determinada función deben ser los suficientes y los
necesarios para el logro de la función que les dio origen.
b) Delegación de autoridad
La autoridad de una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad
de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Al
transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos y jamás
saltarlos sin razón y nunca de manera constante.
• Formal. Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre
otras personas o subordinados.
• Operativa. Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas,
sino más bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.
3 El Plano Estructural
Podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que muchas de las Firmas o Empresas
actuales, todavía sufren influencias de tales organizaciones ancestrales. Una de las
características de la Administración actual, es el cambio constante; el cual se aplica a éste
plano estructural, en tanto las estructuras organizacionales deben investigarse con el fin de
mejorarlas cada vez, y así brindar al cliente un servicio que llene sus expectativas.
82
a) Elementos de la Estructura
1. Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y
esperar que sean obedecidas.
2. Especialización: Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos
separados.
3. Departamentalización:
83
Geográfica
Por producto
84
• Matricial
Cadena de Mando:
Se refiere a la Línea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente
de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.
85
Centralización / Descentralización:
Estructuración de un Puesto:
• EQUIPOS.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las
actividades de trabajo.
• VIRTUAL.- Organización central, pequeña, que contrata externamente sus
principales funciones de Negocios.
• ORGANIZACIÓN SIN FRONTERAS.- Busca eliminar la cadena de mando, tiene
tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados.
• FACULTADOS.- que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones,
capacitación, etcétera.)
86
Bases de las diferencias estructurales
• Estrategia
• Tamaño de la organización
• Tecnología
• Ambiente
87
de obtener de sus subordinados que tomen una parte activa en el proceso de la formación de
decisiones. El campo del comportamiento humano es amplio que hasta duplica el área de la
administración.
PRODUCCIÓN
VENTAS
MERCADOTECNI
AREAS FUNCIONALES o
RECURSOS
DEPARTAMENTALIZACION HUMANOS
FINANZAS
COMPRAS
OTRAS
Trabajo de Revisión
88
Mencione las tendencias de dicha organización. Como por ejemplo: velocidad en la
1. Compras
a) Definición y Funciones
Definición
Funciones
89
Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y
servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
Vigilar los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo
hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las
especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad
que permita su abastecimiento normal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra
de los artículos y servicio.
Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo
requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo
requerido, así como las propias su empresa, garanticen una compra óptima
al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos
adecuados.
Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de
entrega.
Presentar reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículo
surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la
propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten
los proveedores.
Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a
proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para
aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, siendo las principales;
producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
90
5. Conocimiento de las normas de derecho atinentes a contratos de compra
– venta.
6. Conocimiento general del mercado.
7. Mantenimiento de registros actualizados sobre tecnología y tendencia
general de la economía del país.
8. Funciones de dactilografía, convencional o computarizada.
9. Operación de computadoras, para apoyo de la propia gestión.
10. Conocimiento de los factores que inciden en el costo de fabricación.
Estructura organizativa:
91
Relaciones de compras con otras sub-áreas y áreas de la empresa:
92
b) Importancia
Es de vital importancia saber que comprar y que lo que se compre sea lo adecuado a
los requerimientos del producto, por lo que es de suma importancia revisar todos los
aspectos involucrados para evaluar la eficiencia, efectividad y economicidad de todas y cada
una de las funciones del departamento y así se contribuya al adecuado, necesario y optimo
abastecimiento de recursos, adecuados para la elaboración de productos o prestación del
servicio.
c) Alcance de la revisión
a) Definición y Funciones
Definición
94
El estancamiento económico y la recesión favorecen a las empresas capaces de
producir y comercializar sin necesidad de apoyos; La carencia de mano de obra calificada
planteará retos importantes a empresas educativas y que se ocupan de la capacitación, para
que diseñen programas efectivos que contribuyan a perfeccionar las destrezas humanas.
Funciones
1. Investigar el mercado.
2. Establecer el precio .
3. Distribución y logística.
4. Administración de venta.
5. Comunicación (promoción de ventas, publicidad y relaciones públicas).
6. Estrategias de mercadeo.
7. Planeación y desarrollo del producto (empaque y marca).
b) Importancia
Por todo lo anterior, es que se considera a esta área como un departamento de vital
importancia en una organización, lo que implica que la auditoria Interna juegue un papel muy
importante.
95
Peter Drucker expone que "puede suponerse que siempre habrá necesidad de
vender algo". No obstante, el objetivo de la mercadotecnia es hacer que las ventas sean
superfluas. El objetivo de la mercadotecnia es conocer y comprender tan bien al cliente que
el producto o servicio se adecue a él y se venda por sí mismo. En su acepción ideal, la
mercadotecnia debe dar por resultado un cliente que esté listo para comprar, “en cuyo caso
todo lo que se requerirá es que el producto o servicio se encuentre disponible".
De esta manera, las ventas, para que sean efectivas, deben estar precedidas de
varias actividades de mercadotecnia, como la evaluación de las necesidades, investigación
de mercado, desarrollo del producto, fijación del precio y distribución.
c) Alcance de la revisión.
• La planeación de la mercadotecnia.
• Programas publicitarios, que maximicen la efectividad total de la publicidad.
• Los productos que se hayan colocado recientemente en el mercado y el
resultado de estos.
• El trabajo del control de la mercadotecnia.
3. Finanzas
96
a) Definición y Funciones
Definición
Funciones
b) Importancia
97
También es de vital importancia ésta función ya que todas las empresas trabajan con
base en constante movimiento del dinero. Esta área se encarga de obtención de fondos y
del suministro de capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando
disponer con medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el
objeto de funcionar debidamente.
98
El diseño de información apropiada para la rendición de cuentas, involucra establecer
controles para asegurar la confiabilidad, oportunidad y seguridad de la información que debe
reportarse a los entes de control y en su caso a la Asamblea Nacional, de tal forma que se
facilite la evaluación del cumplimiento de responsabilidades
c) Alcance de la Revisión
Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:
99
4. Producción
a) Definición y Funciones
Definición
Funciones
b) Importancia
c) Alcance de la revisión
La revisión en esta área puede llegar a ser muy inmensa, debido a las actividades
que se realizan en esta , por lo que para poder desempeñar una adecuada revisión y
detección de áreas criticas, es muy importante definir en forma muy especifica cual es el
propósito principal del departamento. De hay que tengamos que partir para definir las
funciones claves, y posteriormente las funciones principales y por ultimo pero no menos
101
importantes, las actividades básicas, identificando a los responsables de cada una de ellas y
así poder determinar en forma cronológica, cada una de las funciones para poder determinar
responsabilidades y tener mejores resultados en nuestro trabajo de auditoria.
102
5. Recursos Humanos
a) Definición y Funciones
Definición
103
Características
Podemos decir que las características principales y en general que identifican a este
departamento son:
Funciones principales:
104
efectividad, así como su trabajo se dice que es la clave del éxito. Esta área le incumbe
concebir y conservar un equipo humano satisfactorio y satisfecho.
b) Importancia
105
c) Alcance de la Revisión
Enfoque comparativo:
Consultoría externa:
Los estándares establecidos por el consultor (o los derivados de las estadísticas que
publican las revistas especializadas) sirven como parámetro para el comité de evaluación.
Enfoque estadístico:
Este método verifica las prácticas del pasado, para determinar si las acciones se
apegaron a los requisitos legales y las políticas y procedimientos de la compañía. El comité
de evaluación examina documentos sobre contratación, compensación, disciplina y
evaluación del desempeño. El objetivo es garantizar la existencia de iguales normas y
106
procedimientos para toda la organización, así como el cumplimiento de las disposiciones
legales.
108
6. Ventas
a) Definición y Funciones
Definición
Funciones
Este departamento debe proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas
para la venta, dentro de los objetivos gerenciales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Específicamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, el
crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinación de precios, el tipo
de producto, la distribución, los canales de ventas, etc. Las políticas pueden referirse al
volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas,
etc.
109
• Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en
que se necesiten, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios
correctos.
• Identificar las necesidades de los clientes en el campo de acción de la empresa y
coordinar con los demás departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas
adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de
mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las condiciones del mercado.
• Conocer las características de sus competidores y condiciones de venta que ofrecen.
• Participar en el establecimiento de las listas de precio.
• Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer condiciones de pago.
• Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su
cumplimiento.
• Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un
pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con oportunidad y
satisfacción del interesado. Esta secuencia incluye la distribución física de los
artículos y la selección de los canales más adecuados.
• Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para incrementar la
efectividad de ambas.
• Realizar promociones de ventas.
• Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y
potenciales y otras características convenientes.
• Preparar el pronóstico de ventas.
• Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de venta y una vez aprobado,
explicar periódicamente las variaciones que tengan. Estas explicaciones permitirán
tomar las medidas correctivas necesarias y retro-alimentar el proceso de planeación.
• Establecer estadísticas necesarias, por zonas, líneas, artículos, agentes u otros
criterios de clasificación, para tener información oportuna y suficiente que permita
reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
• Seleccionar y mover líneas y / o artículo con mejores márgenes.
• Adiestrar el personal de ventas en la obtención de sus objetivos, cumplimiento las
políticas de comercialización y crédito y su aplicación.
110
b) Importancia
c) Alcance de la revisión
7. Inventarios
a) Definición y Características
112
• Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesaria.
• Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguardia,
custodia, distribución acomodo y movimiento de materiales, así como la óptima
utilización de áreas de almacenaje.
• Diseñar la documentación para controlar los movimientos de existencia y definir el
flujo de las mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno
de datos.
• Implantar sistemas de costos y métodos de evaluación para el registro contable de
inventarios.
• Definir la forma la oportunidad y el grado de detalle y frecuencia de los informes
necesarios que permitan mantener la comunicación en olas diferentes niveles de la
organización.
• Implantar sistemas de información que permita conocer los costos de ordenar,
reponer y mantener los inventarios, así como el costo beneficio atribuible a la
dinámica de los inventarios.
• Coordinar actividades con áreas relacionadas como compras, producción, ventas,
control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.
Responsabilidad en general
Fecha y formas
Localización de existencia
Adiestramiento del empleado.
Mejora en procedimientos
Registro transitorios
Calificación de existencia.
Trabajo en proceso
Compra en tránsito
Inventario perteneciente a otro etc.
113
El profesional a cargo de la Comisión preparará la planificación de la auditoría, sobre
la base del presupuesto de tiempo señalado en el formulario "Iniciación de auditoría", en el
cual constará la asignación de responsabilidades entre todos los miembros de la Comisión,
de acuerdo a las actividades y tiempos requeridos.
El motivo principal por los que se da este tipo de revisión sucede siempre por la falta
de confiabilidad y resultados negativo en los procesos administrativos y operativos en un
área.
El hecho de que la auditoria se aplique a solo una parte de las operaciones de una
entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del sector público, una
adecuada planificación del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una
entidad pública de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus
áreas más importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan
general.
114
El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de las
circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y justificadas
para sugerir el área a ser examinada; o la Dirección conoce previamente problemas o
debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen áreas que por la naturaleza de
sus operaciones no han sido sujetas de auditoria financiera y sea conveniente un examen
operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que áreas se
consideran críticas para ser sometidas a auditorias.
115
• Forma en que se efectúan las operaciones en la realidad.
Este tipo de auditoria cuenta con mayor énfasis en la revisión detallada de los
procesos o documentos a verificar ya que el resultado que arroje dicha auditoria servirá para
la toma de una decisión importante de la gerencia.
Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medición del
rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de dichos
objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.
La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las
operaciones reales con los objetivos.
116
• Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones físicas,
observación directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.
Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa el cual contemplará
como último procedimiento la discusión de los resultados con los funcionarios responsables,
para llegar a un acuerdo sobre los mismos.
117
Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a
alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o
a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y mejorar el nivel de
eficiencia. Los programas deberán ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor
desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden
presentarse en el desarrollo de la evaluación.
En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor debe
evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de
sus características.
La Condición
Esta característica está dada por la situación actual encontrada por el auditor ( Lo
que es).
El Criterio
El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas
aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el auditor utiliza
para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que ¨ el criterio ¨ es ¨ lo que debe
118
El Efecto
efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos irrescatables.
La Causa
Una vez que el auditor haya desarrollado las características de un hallazgo estará en
condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solución, para
formular finalmente la recomendación o recomendaciones, propósito de su trabajo.
Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir
o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo.
Las recomendaciones estarán orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el
futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las
recomendaciones de auditoria operacional, deben ser practicables, útiles y costeables.
119
Cuando se dan estos casos de acuerdo a la programación establecida por el director
de auditoria y tomando en consideración estos eventos, se deberán destinar los recursos
humanos y materiales (abogados para cualquier asunto legal en el resultado de la auditoria,
personal especializado en el área a revisar y así obtener resultado mas objetivo).
4.4.2 Ventajas:
4.4.3 Desventajas:
120
CAPITULO 4
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
4.1 CONCEPTO
4.2 OBJETIVO
Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una
auditoria operacional-administrativa. Es el contar con una guía que oriente para una
adecuada cobertura de revisión.
4.3 IMPORTANCIA
Esta apreciación se hace aplicado al juicio profesional del auditor que basado en su
preparación y experiencia podrá obtener de los datos información de la empresa que va a
examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran recurrir atención especial.
Esta técnica sirve de orientación para la aplicación de otras técnicas por lo que,
generalmente, deberá aplicarse antes de cualquier otra.
El estudio general deberá aplicarse con mucho cuidado y diligencia por lo que es
recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y
madurez para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.
122
4.4.3 Análisis de la Función a Auditar
Una realidad muy frecuente a que se enfrenta el auditor es que si bien resulta muy
difícil que una entidad sujeta a revisión cuente con un organigrama actualizado, más difícil es
el que tenga una descripción de puestos o, cuando menos las actividades principales y
responsabilidades de cada uno. Si no le es proporcionada esta información al auditor, él
tendrá que obtenerla y proceder a su evaluación.
123
c) Costo-hombre de cada Actividad de la Función sujeta a Auditar
Para evaluar este análisis el auditor puede valerse de una cédula descriptiva, la cual
sirve para investigar las actividades principales del personal de la función sujeta a revisión
señalados en la evaluación de puestos y / o actividades.
El método descriptivo resulta más fácil y de rápida elaboración, los tipos grafico y
descriptivo-gráfico requieren que el auditor tenga cierta habilidad, además requiere de mayor
tiempo y tienen la gran ventaja ya que son un magnífico medio para evaluar los mecanismos
de control en cada unidad de trabajo, puesto que en su respectiva columna o renglón se ven
de manera objetiva todas las actividades en que incurren.
g) Análisis de Archivos
1. Obtención de Información
126
a) Entrevista y Cuestionario
La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener información suficiente
y digna de confianza, lo cual no siempre es fácil. Hay personas siempre dispuestas a
proporcionar toda clase de informes, pero en cambio hay otras que dudan y en ocasiones se
muestran escépticas. En ocasiones suelen presentarse una actitud de resistencia y temor a
suministrar datos, porque el individuo piensa que más tarde pueden ser utilizados en contra
suya o que su jefe le haga objeto de reproches. Asimismo, suele temerse que la divulgación
de los informes le cueste su trabajo a quien los da.
Por otra parte, hay ejecutivos recios a “hablar” porque no conocen como debieran, los
diferentes aspectos de la labor que desempeñan. Tal vez algunos ejecutivos se inclinen a
criticar los procedimientos y desempeño de otros, mientras callan los suyos propios. Otros
más, viven cambiando sus sistemas a fin de disimular su incapacidad. El auditor debe estar
preparado a reconocer y corregir estas clases de reacciones, explicando para ellos cuales
con sus finalidades y objetivos del servicio de auditoría, que consisten en producir medios
127
mejor coordinados que ayuden a la dirección a alcanzar una mejor administración de las
funciones. Las actitudes referidas habrán de ser indicadas por el auditor.
Sin embargo, puede ocurrir que el auditor no sea un conocedor a fondo de todos los
aspectos de la administración y particularmente del arte de la persuasión y en hacer que la
gente confiese sus deficiencias en actuación y procedimientos. Cuando éste sea el caso
podría resultar útil aplicar las siguientes sugerencias: durante la entrevista, conviene que el
auditor no se comprometa definiéndose o haciendo recomendaciones, aun cuando se siente
inclinado, en principio, a favor de lo que se le éste diciendo; habrá de comprobar los puntos
dudosos haciendo preguntas cuyas repuestas necesitan ser estudiadas posteriormente.
Siempre que le sea posible, deberá respaldar las notas que tome con formas, informes,
etcétera, las cuales pasarán a formar parte de sus papeles de trabajo. Cuando el tiempo y las
circunstancias se lo permitan, comprobará y asimilara la información obtenida en una
entrevista, antes de efectuar la siguiente. En ciertos casos, será aconsejable respaldar la
precisión de datos, solicitando al entrevistado que lea y firme lo asentado en el papel.
b) Observaciones de Campo
La observación como una técnica de auditoría, es la presencia física del auditor para
ver cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciorará de la forma como
se realizan las operaciones dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la
entidad las realiza. Como ejemplo de esta técnica se tiene observando cómo se atiende a un
cliente, cómo le entregan la mercancía, cómo le cobran; cómo se toma un inventario físico;
cómo se comporta el personal cuando no está su jefe; cómo están los archivos, cómo se
aprecian las medidas de seguridad; etcétera.
128
c) Obtención de Evidencia Documental
El trabajo del auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en
principio la prueba material del trabajo realizado; además, en ellos se deja constancia de la
profundidad de las pruebas y de la evidencia suficiente de los elementos en que se apoyó la
opinión, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo.
Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e
informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas. Los
papeles de trabajo representan una ayuda en la planeación llevada a cabo por el auditor, la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y las
conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben ser preparados por el
auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoría interna. Estos papeles
contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y
recomendaciones a reportar.
129
1. Propósito, Contenido; Técnicas de preparación; Proceso de Revisión; Propiedad,
Custodia y Actualización.
Propósito
Contenido
130
Los papeles de trabajo de auditoría deben estar completos e incluir el soporte
adecuado sobre las conclusiones de auditoría a que se haya llegado. Entre otras
condiciones, los papeles de trabajo de auditoría interna incluirán:
131
Algunos papeles de trabajo de auditoría pueden ser catalogados como archivos
permanentes o como archivos de seguimiento de auditoría. Los expedientes continuos de
auditoría generalmente contienen información de considerable importancia.
Técnicas de Preparación
4. Proceso de Revisión
Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que
soportan en forma adecuada el informe de auditoria y que se utilizaron todos lo
procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.
132
La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iniciales y la fecha
consignadas por el supervisor una vez que la revisión ha quedado concluida.
Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los
papeles de trabajo e informes de auditoria interna por parte de personas ajenas a la entidad,
además de los auditores externos. Antes de otorgar el acceso a dicha documentación, la
133
persona solicitante de la documentación deberá obtener autorización de la dirección general
y consultar el área jurídica o abogados de la entidad, según resulte conveniente.
2. Diagramas de Flujo
Uno de los instrumentos que permiten hacer una adecuada evaluación al control
interno de una organización, es le método de graficación. Este método ha utilizado la técnica
de elaboración de flujogramas, que son documentos en los que se plasman los pasos que
integran un proceso o procedimiento en forma ordenada y secuencial, y que permiten
conocer en resumen la actividad del área que va a ser examinada.
a) Definición
El diagrama de flujo es un modelo grafico que muestra las operaciones que integran
un procedimiento o proceso, el flujo de información y documentación que se originan en él y
las unidades organizacionales encargadas de llevarlo a cabo.
134
b) Utilidad
c) Objetivos
Los flujogramas deben reflejar una visión integral del departamento a examinar y la
responsabilidad de cada miembro, así mismo indicará si las actividades aisladas son
coordinadas adecuadamente.
135
iv) Permitir conocer los documentos, así como su contenido, que se utilizan en el área a
auditar.
Para lograr los anteriores puntos, es necesario que se tenga un criterio adecuado en
la elaboración, interpretación y presentación de diagramas de flujo, que dé la posibilidad de
que no sólo el auditor comprenda en enfoque de su trabajo, sino que cualquier persona
pueda llegar a sus mismas conclusiones.
d) Símbolos
Cada día se generaliza mas la idea de estandarizar los símbolos que se utilizan en
los diagramas de flujo, pero esto no es sencillo si consideramos que, en la mayoría de las
organizaciones, los símbolos han sido adecuados a las necesidades de cada una de ellas.
Por eso es conveniente dar a conocer al lector, previamente al uso de los diagramas de flujo,
los símbolos que se utilizan.
En un diagrama de flujo, los símbolos son los signos o las figuras que se han tomado
convencionalmente para representar las operaciones de una organización.
3. Descripciones Narrativas
Los trabajos de auditoria dieron inicio con la cobertura de las seis primeras etapas
referidas en la metodología propuesta para el ejercicio de la auditoria administrativa,
operacional o financiera. Continua la etapa de examen y revisión de la información
recopilada, y aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria sobre esa información,
y otras pruebas de auditoria aplicables a las circunstancias. Esta ejecución de la auditoria se
llevara acabo con la base en el seguimiento de programas de auditoria diseñados con ese
propósito.
1. Programas de auditoria
137
a) Programas de auditoria de aplicación general.
Son los diseñados ex profeso para una función dada sujeta a auditoria en los
programas de auditoria administrativa, auditoria operacional, auditoria financiera,
respectivamente, se someten a la consideración del área a auditar y el procedimiento a
realizar es de acuerdo a las necesidades del auditor.
Dentro del campo de muestreo en la auditoria existen dos grandes grupos que
representan, cada uno de ellos, corrientes de aplicación que pueden llevarse a la
practica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio y discernimiento del
auditor y de los resultados que espera de su trabajo. Estos dos grupos son: muestreo
de criterio y muestreo estadístico, los cuales, a su vez, están integrados por
diferentes tipos de muestreo.
139
4.4.7 Verificación de Funciones, Procesos y Sistemas.
Para poder realizar dicha evaluación el auditor ya debió precisar el objetivo, llevar a
cabo un estudio general, hacer un análisis de la función a auditar, efectuar un estudio y
evaluación del control interno y verificar la información recopilada, es entonces el momento
de evaluar toda esa información obtenida y resultados alcanzados.
140
Programas de Aplicación General y Específica. Para que no se omitan
aspectos relevantes, el auditor se auxiliará de programas de auditoría
previamente elaborados.
Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento verá, sin lugar a dudas,
que al concluir su auditoria tendrá en sus manos el fondo de su intervención al que solo
tendrá que darle forma y presentación por medio del informe.
141
A P E N D I C E
142
ANEXO No.1
Por medio de esta carta confirmamos nuestros arreglos para la auditoria del Corporativo del
Grupo Salinas. Para el año en curso del 2002.
143
diseñaremos nuestra auditoria a fin de garantizar razonablemente la detección de tales casos
que tengan un efecto importante sobre los estados financieros.
INICIO TERMINO
Pruebas preliminares 01-01-2002 18-01-2002
Carta de la estructura del control 06-02-2002
interno
Cierre de año fiscal 16-04-2002 03-05-2002
Entrega del informe 12-02-2003
Si lo anterior concuerda con sus planes tenga bien firmar y devolveremos la copia de la
presente.
Agradecemos mucho la oportunidad de atenderle y confiamos que nuestra relación será
duradera y agradable.
Acepto Atentamente
Ricardo Salinas Pliego Despacho Nicolas Hernández Asociados, S.C.
Fecha
144
ANEXO No.2
1. DATOS GENERALES
2. DATOS COMERCIALES
145
2.02 Enumerar los productos que vende la entidad; así como de las
características, condiciones, precios de venta, márgenes de utilidad bruta,
etcétera.
2.03 Estratificar los productos por su importancia en ventas (por cientos
integrales).
2.04 Clientes a los que van destinados los productos. Grado de dependencia de
clientes importantes.
2.05 Describir brevemente la localización geográfica de los mercados así como su
zona de influencia.
2.06 Productos que se exportan así como productos susceptibles de exportación.
2.07 ¿Cuáles son sus principales materias primas? Grado de dependencia de
proveedores importantes.
2.08 ¿Qué tipos de productos o materias primas importa? ¿Existen sustitutos en el
mercado nacional?
3. ORGANIZACIÓN
4. DATOS DE VOLUMENES
5. DATOS FINANCIEROS
6. DATOS CONTABLES
6.01 Obtener una copia del último estado financiero; así como del último
dictaminado por auditor externo.
6.02 Detallar libros y registros contables, principales y auxiliares.
6.03 ¿Qué impuestos gravan a la entidad?
147
ANEXO No.3
1. DATOS GENERALES
2. DATOS COMERCIALES
2.01 Obtener una copia del presupuesto de ingresos y/o de egresos, cuando proceda.
2.02 Obtener cuadro comparativo de resultados reales contra lo presupuestado. Solicitar
análisis de variaciones.
2.03 Personal de operación de la entidad comparado con volúmenes de actividad, por
ejemplo: recaudación, contribuyentes activos, servicios prestados, etc. (Base
semestral de por lo menos los últimos tres años).
148
3. ORGANIZACIÓN
4. DATOS DE VOLUMENES
149
ANEXO No. 4
150
A N E X O N o . 5
151
ANEXO No. 6
CUESTIONARIO GENERAL
Nombre:
Gerencia:
Departamento:
Oficina:
Sección:
Puesto:
Tiempo en el puesto:
Nombre de su jefe inmediato:
Planeación
1. Mencione cuáles son los objetivos generales de su departamento u oficina.
3. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta en este momento.
152
4. ¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? Si No
¿ Por qué?
5. ¿ Cuáles son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente son
su objetivo ?
17. Mencione cuáles son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa
para desarrollar sus actividades.
18. ¿ Considera que son adecuados ?
Si No ¿ Por qué ?
153
Organización
20. ¿Se cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones,
desde la jefatura del departamento hasta el nivel de sección ?
Si No ¿ Por qué ?
25. ¿ Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o
departamento a la que pertenece ?
Si No (En caso afirmativo indique su causa)
26. ¿ Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ?
Si No ¿ Por qué ?
27. Indique cuáles son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento.
28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y
volúmenes de trabajo ?
Si No ¿’Por qué ?
Recursos Materiales
154
30. ¿ Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas ?
Si No ¿ Por qué ?
31. Indique cuáles son las limitaciones más importantes para el desarrollo eficaz de su
trabajo
32. ¿ Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y demás
medios requeridos para su trabajo ?
Si No ¿ Por qué ?
Recursos Financieros.
34. ¿ Considera usted que los recursos económicos de que dispone sean adecuados ?
Si No ¿ Por qué ?
Fecha.
155
ANEXO No. 7
DIRECCION DE:
FINALIDAD:
156
ANEXO No.8
DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Nombre de la empresa:
Departamento
Sección Fecha
Horas a la
DESCRIPCION DE LABORES
Tarea No. semana
IDEAS DE MEJORA
157
A
N
E
X
O
N
o.
9
A N E X O No. 9-A
158
A N E X O N o. 10
159
A N E X O N o. 11
160
A N E X O N o. 12
161
A N E X O N o. 13
162
A N E X O N o. 14
163
A N E X O N o. 15
164
A N E X O N o. 16
165
CASO PRACTICO
166
INTRODUCCION
El propósito del presente trabajo consiste en hacer énfasis de cómo lograr el mejor
manejo de las organizaciones, en este caso específico el de “SEGMENTA, S.C.”. En el
mercado creciente competitivo, las compañías se encuentran en la búsqueda permanente de
ideas, procesos y prácticas que funcionen, agilicen y les otorguen ventajas hacia sus
competidores, desarrollando sus fortalezas y minimizando errores.
167
Grupo Segmenta
Antecedentes
Finalmente, Segmenta cuenta con alianzas estratégicas y asesores tanto mexicanos como
estadounidenses.
168
CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL DE SEGMENTA, S.C.
1. DATOS GENERALES
169
1.15 Fecha de constitución.
2. DATOS COMERCIALES
COMPAÑÍA % DE PARTICIPACION
SEGEMENTA, S.C. 15%
BIMSA, S.A. DE C.V. 20%
170
NIELSEN, S.A. DE C.V. 35%
GALUP DE MEXICO, S.A. DE C.V. 15%
FOKUS MARKETING, S.A. DE C.V. 15%
PARTICIPACION EN EL MERCADO
15% 15%
15%
20%
35%
2.10 Enumerar los productos que vende la entidad; así como de las
características.
- Colocación y Desplazamiento de
la Industria de Perfumería y
cosméticos Sistemas de Auditorias de Ventas
AUDITA - Auditoría de Ventas en Tiendas de Diferentes Industrias.
Departamentales
- Consumo de Medicamentos en
Hospitales.
171
DIVISIÓN SERVICIO CARACTERISTICAS
Adhoc
20%
Tendencias
40%
Audita
40%
2.12 Clientes a los que van destinados los productos. Grado de dependencia
de clientes importantes.
AUDITA
- ESTEE LAUDER COSMETIC
- FRABEL SA DE CV
- HOSPITAL ANGELES DEL PEDREGAL
172
TENDENCIAS
- SEGUROS TEPEYAC
- SEGUROS COMERCIAL AMERICA ING
- GRUPO NACIONAL PROVINCIAL
ADHOC
- BLOCK BUSTER VIDEO
- DELOITTE & TOUCHE CONSOURCING.
- HOTELES CAMINO REAL
Los principales mercados donde se realizan prestan los servicios, son los
siguientes:
• Distrito
Federal
• Guadalajara
• Monterrey
• Puebla
• León
• Mérida
7. ORGANIZACIÓN
173
7.02 Obtener una descripción de los principales puestos reflejados en el
organigrama o, a falta de esto, investigarse las principales actividades y
responsabilidades de cada uno.
8. DATOS DE VOLUMENES
174
9. DATOS FINANCIEROS
2001 2000
10.01 Obtener una copia del último estado financiero; así como del último
176
CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS
Planeación
177
22. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta este momento.
Con los controles establecidos se han reducido costos y se han ficientando los flujos de
información
23. ¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? Si x No
¿ Por qué?
24. ¿Cuáles son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con
su objetivo ?
25. ¿ Se encuentran claramente definidas , y por escrito, las políticas del departamento ?
Si x No ¿ Por qué ?
26. ¿Me podría mencionar cuáles son las políticas de su departamento y especialmente de
su oficina ?
36. Mencione cuáles son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa
para desarrollar sus actividades. Código de Ética Profesional, Leyes fiscales, PCGA,
otras.
178
37. ¿ Considera que son adecuados ?
Si x No ¿ Por qué ?
La actividad del Contador Público se rige mediante éstos lineamientos.
38. ¿ Están actualizados ?
Si x No ¿ Por qué ?
Organización
20. ¿Se cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones,
desde la jefatura del departamento hasta el nivel de sección ?
Si No x ¿ Por qué ?
Aún no se han documentado dichas actividades.
21.¿ Se considera que el manual de organización esta actualizado ?
Si No x ¿ Por qué ?
Aún no se han elaborado los manuales de organización.
22.¿ Se adapta a las necesidades de funcionamiento ? N/A
23. ¿ Es conocida por el personal ?
Si No x ¿ Por qué ?
No existen.
24.¿ El manual de organización define claramente la jerarquía, responsabilidad, relaciones y
deberes específicos de cada puesto ?
Si No ¿ Por qué ?
N/A
25. ¿ Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o
departamento a la que pertenece ?
Si No x (En caso afirmativo indique su causa)
26. ¿ Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ?
Si x No ¿ Por qué ?
Faltan, ya que el personal con el que cuenta el departamento carece de los conocimientos
técnicos para la realización de sus funciones dentro del mismo.
27. Indique cuáles son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento.
Falta un puesto de Auxiliar contable; y sobran 2 auxiliares administrativos.
179
28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y
volúmenes de trabajo ?
Si No x ¿’Por qué ?
Por la evidencia de falta de conocimientos en el área.
Recursos Materiales
31. Indique cuáles son las limitaciones más importantes para el desarrollo eficaz de su
trabajo
El apoyo mínimo en cuanto a personal dentro del departamento.
32. ¿ Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y demás
medios requeridos para su trabajo ?
Si x No ¿ Por qué ?
Recursos Financieros.
DIRECCION DE:
FINALIDAD: Pago oportuno de la cuenta por pagar acorde a las políticas implantadas.
181
DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Horas a la
DESCRIPCION DE LABORES
Tarea No. semana
Contabilización y clasificación de los documentos
1 20
susceptibles de registro.
2 Elaboración de Estados Financieros 5
3 Determinación de Impuestos 2
4 Diversos trámites ante Oficinas Gubernamentales 1
IDEAS DE MEJORA
CONTRATACION DE PERSONAL CON EL PERFIL DE AUXILIAR CONTABLE QUE
COADYUVE A LAS LABORES DEL DEPRATAMENTO.
182
CUESTIONARIO GENERAL
Planeación
39. Mencione cuáles son los objetivos generales de su departamento u oficina.
Mantener al corriente los cobros a clientes, procesar oportunamente las cuentas por pagar,
Elaborar correctamente la facturación de la compañía.
40. ¿Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Si No X ¿Por qué?
Algunas veces no es posible ya que los clientes no pagan sus cuentas que tienen con
nosotros al vencimiento, lo que ocasiona que no tengamos la suficiente liquidez que nos
permita liquidar oportunamente nuestras Cuentas por Pagar.
183
41. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta este momento.
Gracias al sistema de Cuentas por Pagar (ASPEL SAE) implantado por la administración se
tiene el control en cuanto a los períodos de crédito otorgados, así como la clasificación de
los diversos proveedores que actualmente comercializan con la compañía
42. ¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? Si X No
¿ Por qué?
43. ¿ Cuáles son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con
su objetivo ? La falta de recursos humanos que permitan realizar adecuadamente las
funciones del departamento.
44. ¿ Se encuentran claramente definidas , y por escrito, las políticas del departamento ?
Si No X ¿ Por qué ?
No todas las actividades se encuentran documentadas.
45. ¿ Me podría mencionar cuáles son las políticas de su departamento y especialmente de
su oficina ?
Recepción de documentos por pagar, identificación de tipo de gasto, entrega de contrarecibo,
registro en el Sistema de Cuentas por Pagar los documentos en revisión, entrega de las
Cuentas por Pagar anexándole el reporte emitido por dicho sistema a Contabilidad.
46. ¿ Quién las elabora ? El gerente Administrativo
47. ¿ Considera usted que las políticas señaladas son adecuadas ?
Si X No ¿ Por qué ?
55. Mencione cuáles son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa
para desarrollar sus actividades. Procedimiento de pago a proveedores.
184
56. ¿ Considera que son adecuados ?
Si No X ¿ Por qué ?
No tengo bien definido la diferencia entre gastos preautorizados y los no preautorizados.
57. ¿ Están actualizados ?
Si X No ¿ Por qué ?
Organización
20. ¿Se cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones,
desde la jefatura del departamento hasta el nivel de sección ?
Si No X ¿ Por qué ?
No tengo conocimiento de su existencia.
25. ¿ Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o
departamento a la que pertenece ?
Si No X (En caso afirmativo indique su causa)
26. ¿ Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ?
Si X No ¿ Por qué ?
Ya que una persona tiene que desempeñar varias actividades impidiendo el cumplimiento
oportuno de las mismas.
27. Indique cuáles son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento.
Es necesario el apoyo de otra persona del mismo nivel jerárquico que apoye en el
cumplimiento de las diversas funciones del departamento
185
28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y
volúmenes de trabajo ?
Si No X ¿’Por qué ?
Son demasiadas funciones para una sola persona.
Recursos Materiales
31. Indique cuáles son las limitaciones más importantes para el desarrollo eficaz de su
trabajo
Estoy encargada de la recepción de la compañía, cuentas por pagar y cuentas por cobrar y
constantemente suena el teléfono lo que origina distracción en mis actividades.
32. ¿ Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y demás
medios requeridos para su trabajo ?
Si No X ¿ Por qué ?
La papelería no alcanza a cubrir las necesidades de la compañía.
Recursos Financieros.
Fecha.
186
CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCION DE:
FINALIDAD: Pago oportuno de las Cuentas por Pagar acorde a las políticas implantadas.
NOMBRE PUESTO
CARMEN AQUINO HERRERA AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR
EDGAR HERANDEZ GUTIERREZ CONTADOR GENERAL
BERNARDO GARCIA RODRIGUEZ ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ADAN PERALTA ESLABA ASISTENTE ADMINISTRATIVO
JUAN JOSE PERALES GUZMAN ADMINISTRADORA GENERAL
187
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
DEPTO. Y/O PUESTO
No. DE OPER DESCRIPCION ESPECIFICA
INVOLUCRADO
1 Cuentas por Pagar Recepción de documentos.
2 Cuentas por Pagar Entrega de contrarecibos.
3 Cuentas por Pagar Clasificación del gasto
4 Cuentas por Pagar Captura del gasto en el sistema de
Cuentas por Pagar
5 Cuentas por Pagar Emisión de reporte de Ctas por
Pagar
6 Cuentas por Pagar Entrega de documentos a
Contabilidad
188
DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Indique al final de cada una de ellas si el trabajo es diario o periódico. Mencione también
las horas extraordinarias.
Horas a la
DESCRIPCION DE LABORES
Tarea No. semana
1 Recepción de llamadas y canalización 20
2 Elaboración de facturas 10
3 Cobranza 10
4 Registro de Cuentas por Pagar 5
IDEAS DE MEJORA
189
PROCEDIMIENTO PARA PAGOS A PROVEEDORES
1.- PROPOSITO:
2.- ALCANCE:
Este procedimiento se aplica a todas las divisiones que integran al Grupo Segmenta.
3.- PROCEDIMIENTO:
3.1 Responsabilidades:
190
• Para “Gastos de Producción”, solicitar al instalador de Set-Up
la póliza del sistema Siverdoc y anexarla al documento por
pagar.
• En caso que Contabilidad le solicite la cancelación de un
documento, Cuentas por Pagar la realizará y anexará el
reporte de cancelación al contra-recibo correspondiente.
• Entregar cheques y/o comprobantes de traspaso a
proveedores a cambio del contra-recibo que ampare la
operación.
• Entregar diariamente al departamento de Contabilidad todos
los documentos generados en el día.
d) Es responsabilidad de Contabilidad:
191
e) Es responsabilidad de Tesorería:
1.- Cuentas por Pagar recibe los documentos por pagar que los Proveedores
entregan en los días y horarios preestablecidos.
192
Cuentas por Pagar entrega diariamente a Contabilidad los documentos
por pagar registrados.
a) Fiscal y de consistencia:
5.- En base en los registros del sistema de Cuentas por Pagar, Administración
determina los documentos a ser pagados y proporciona a Contabilidad la
relación de los cheques requeridos.
193
Recaba las firmas de los cheques y realiza los traspasos bancarios.
6.- Cuentas por Pagar entregará a los Proveedores los cheques o comprobantes
de pago contra entrega del contra-recibo y firma de recibido el cheque y /o
traspaso.
4.- DEFINICIONES:
194
5.- REFERENCIAS:
No Aplica.
6.- REGISTROS:
7.- ANEXOS:
No Aplica.
8.- CAMBIOS:
No aplica.
Elaboró Autorizó
Mayra Martínez G. Lic. Miguel Argáez
Tesorería Director General
Autorizó Autorizó
Ing: Rafael Valencia Ing. Daniel Argáez V.
Director de Tendencias Industriales Director de Calidad.
195
ANÁLISIS Y PROCEDIMIENTOS FUNCIÓN:
DE
ANÁLISIS Y FUNCIÓ
PROCEDIMIENTOS DE N:
A N E X O
N o. 1
C A S O P R A C T I C O
ANÁLISIS DE OBSERVACIONES
ANÁLISIS DE OBSERVACIONES
196
BIBLIOGRAFÍA
Rubio, Ragazzoni Víctor M., C.P. y L.A.; Hernández, Fuentes Jorge L.A.
Guía Práctica de Auditoría Administrativa
Editorial PAC S.A. de C.V.
Tercera ed.
Planeación de Empresas,
Editorial Limusa,
México; 1980.
Brown, Warren B. Y Denis J. Moberg:
Teoría de la Organización y Administración. Enfoque Integral,
Editorial Limusa,
México, 1990.
198
A N E X O N o. 16
FUNCIÓN RECEPCION Y REGISTRO DE
ANÁLISIS DE OBSERVACIONES
CUENTAS POR PAGAR
OBSERVACIÓN:
No se expide contra recibo a los proveedores
No se entiende con exactitud la diferencia entre gasto preautorizado y no autorizado
No hay plazos establecidos para la recepcion de cuentas por pagar
Existen muchas dudas en cuanto al manejo del sistema de cuentas por pagar
por parte del usuario (Carmen Aquino)
CAUSAS:
El sistema (Aspel SAE) no emite contra - recibos
Administracion no ha definido con exactitud los tipos de gastos
No estada documentada ninguna politíca en cuanto a la recepcion de cuentas por
pagar
El sistema (Aspel SAE) se implanto en marzo 2002 y nunca se dio capacitacion
CONSECUENCIAS:
Los proveedores no conocen con exactitud cuando sera pagada su cuenta
Al no existir politicas establecidas cualquier día un proveedor puede dejar su
factura a revision
La informacion introducida al sistema para su procesamiento de datos dificilmente
podrá alcanzar los objetivos del departamento.
Vigilar que se cumplan las politicas implantadas Se tendra el control de las cuentas por pagar
por la adminstracion para Cuantas por Pagar
Establecer plazos para recepcion de Facturas Permitira emitir oportunamente el cheque para
Definir a cuantas por pagar cuales son los gastos la cancelacion de ese adeudo.
preautorizados y no autorizados
Dar capacitacion a los usuarios del sistema Se tendra la confianza de que no hay malos
manejos dentro de la compañía en cuanto a
la generacion de cuentas por pagar.
No.3 PAGINA 2 DE 2