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7 Errores Que Estás Cometiendo Al Realizar La Matriz DAFO FODA de Tu Negocio
7 Errores Que Estás Cometiendo Al Realizar La Matriz DAFO FODA de Tu Negocio
Las empresas se dejan atrás muchos procesos y lo que es más grave aún, se dejan
atrás procesos críticos en su negocio. Los procesos críticos son los que debes de tener
más en cuenta a la hora de realizar un análisis de riesgos y oportunidades con una
herramienta como es una matriz DAFO/FODA.
El problema raíz aquí es que, cuando se hace este análisis, no se cuenta con ninguna
herramienta para asegurarse de que se están identificando todos los procesos de la
organización. Estoy seguro de que en muchos procesos de tu organización
existen pasos y actividades críticas para tu negocio.
Esos pasos que son importantes porque aportan información o mucho valor a la
siguiente fase de tu ciclo productivo para conseguir entregar tu producto o servicio de
forma ordenada y controlada al cliente.
Por ejemplo, una simple toma de datos por parte de un agente comercial en una
imprenta ahorra muchos quebraderos de cabeza a la hora de saber exactamente qué
tipo de trabajo requiere el cliente y el acabado con el que lo quiere (tamaño solicitado,
barniz específico, troquel determinado, etc)
O un parte de trabajo en un servicio de mantenimiento preventivo para una empresa
que hace instalaciones de climatización/frío y de esta forma saber qué elemento de la
instalación se ha sometido a una actividad de mantenimiento ante futuras averías.
Estoy convencido de que si pudieses tener en cuenta todos los procesos de tu negocio
y los visualizases paso a paso detectarías muchos pasos o momentos críticos que
podrías identificar y tener en cuenta a la hora realizar un análisis DAFO/FODA y poder
valorar posteriormente cual es el posible riesgo de que ese proceso/paso/momento
falle en tu ciclo productivo.
En la mayoría de los casos esto se hace mediante una apreciación a grandes rasgos de
“cómo de malo” o “cómo de bueno” puede ser este aspecto si se materializa en tu
negocio.
Pero no te quedes ahí. Define qué es ALTA, MEDIA, BAJA para cada uno de los
criterios.
Ten en cuenta que esto es un criterio que yo he establecido cuando analizo riesgos y
oportunidades con mis clientes. Tú establece el criterio que creas más objetivo y
conveniente para tu negocio.
Error 3: No definir claramente cuál es el riesgo
Aunque parezca increíble, en muchas ocasiones se identifican aspectos dentro una
matriz DAFO/FODA pero no queda claro cuál es el riesgo exactamente o no se
explica el cómo impacta negativamente en la organización.
Mira este ejemplo:
¿Ahora sí queda claro verdad? En este ejemplo concreto se identifica que estás
perdiendo negocio.
Por lo tanto yo te recomiendo que todos los aspectos que has identificado en la matriz
DAFO/FODA los pases a un formato (que puede ser una hoja de cálculo) en el cual
despliegues un análisis más detallado por cada uno de los aspectos identificados.
El trabajar sin objetivos es como el barco que navega sin rumbo y a la deriva, no
se sabe dónde acabará.
Y es una pena porque si has hecho una buena identificación de tus posibles
riesgos/oportunidades y los has valorado, es muy fácil establecer un objetivo para
abordar ese riesgo/oportunidad.
Evidentemente después de decidir que se ha de abordar un riesgo el objetivo será
reducirlo, minimizarlo y si fuese posible eliminarlo. Pero cuidado porque también
puedes decidir no abordarlo y en este caso debes asumir ese riesgo porque sabes que
no tienes manera de reducirlo, minimizarlo o eliminarlo.
En cualquier caso, lo que te quiero transmitir con este error que detecto mucho, es
que siempre que vayas a abordar algo, has de poner un objetivo, una meta o un valor
de referencia a alcanzar. Llámalo como tú quieras pero establece un punto al cual
quieras llegar cuando estés abordando un riesgo o una oportunidad.
Si añades una columna más a la herramienta que te estoy presentando para analizar
riesgos y oportunidades tendrías lo siguiente:
Ten en cuenta que todos los objetivos que propongas en tu organización deben estar
claramente definidos.
Este es el siguiente paso lógico tras definir bien un objetivo. Además deben ir de la
mano, el uno no puede existir sin el otro.
Si estableces un objetivo a conseguir pero no defines que vas a hacer (plan de acción)
para conseguirlo estoy seguro que no alcanzarás lo que te habrás propuesto.
Un día leyendo en Internet encontré una frase que decía algo parecido a esto “… un
objetivo sin un plan no es un objetivo sino un deseo” (que me perdone el autor
porque no recuerdo dónde lo vi ni quién lo escribió).
El caso es que comparto 100% esa afirmación así que define bien tu objetivo y luego
piensa qué tareas/acciones debes realizar para conseguir ese objetivo que te has
marcado.
Para hacer esto puedes incluir una columna más a la herramienta que te estoy
presentando, con lo cual quedaría algo así:
No olvides por tanto escoger a las personas más adecuadas para realizar cada tarea.
Tareas equivocadas
Otro error que he visto es empezar por tareas complejas que tienen un impacto
muy bajo sobre la consecución del objetivo. Esto conlleva a un esfuerzo muy
grande para ejecutarlas, pero obtener beneficios muy pequeños lo que puede
desmotivarte a ti y a tu equipo.
Por lo tanto, lo que debes hacer es, de todas las tareas que has definido en el plan de
acción priorizar. Para saber qué tareas debes hacer primero, yo me haría estas tres
preguntas:
Imagínate que estás preparando una cena en tu casa y tienes de invitados a unos
buenos amigos que hace tiempo que no ves. Decides preparar un pollo al horno (tu
objetivo) y comienzas a realizar los preparativos con los ingredientes que lleva el
pollo. Llega la hora de hornearlo y lo metes dentro del horno.
En ese momento, ¿qué haces?, ¿te vas y dejas desatendido el pollo hasta la hora que
has calculado que está hecho? ¿o lo vas vigilando cada cierto tiempo para asegurarte
de que no se está quemando?
Recuerda que una parte del error 4 era no definir claramente el objetivo y eso hacía
alusión a que debías de describir el objetivo de forma cuantificable. Como sé que ya no
vas a cometer el error 4 y ya tienes tu objetivo de manera que se pueda cuantificar,
podrás medirlo a lo largo del tiempo.
Quizás lo que te estás preguntando ahora es, ¿pero cada cuánto tiempo debo de medir
el resultado del objetivo que quiero conseguir? La respuesta que yo te daría sería esta:
el suficiente para que tengas tiempo de reacción si ves que no estás alcanzado el
resultado esperado.
Dependerá del objetivo que te hayas propuesto y cómo de complicada sean las tareas
que estás llevando a cabo. Lo más exigente sería hacer una medición mensual. Pero
también podrías medir el resultado cada dos o tres meses.
Para hacer esto puedes incluir una columna más a la herramienta que te estoy
presentando, con lo cual quedaría algo así:
Si haces esto y mides periódicamente lo que estás haciendo tendrás tiempo para
reaccionar y rectificar en lo que te estás equivocando dentro de tu plan de acción.
Bueno pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de los 7 errores más comunes
por las cuales piensas que la realización de una matriz DAFO/FODA no funciona en tu
negocio.
Espero haberte aportado información valiosa para que no cometas estos errores en tu
negocio y la próxima matriz DAFO/FODA sea todo un éxito en tu negocio.