UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”

SEDE DE CIUDAD BOLÍVAR
CATEDRA: COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

ARCHIVOS DE DOCUMENTOS PARA USO

COMUNICACIONAL BAJO LA PLATAFORMA WEB

PROFESOR: INTEGRANTES:
Luis Rodríguez Gómez Laura Saavedra C.I 27.596. 062
Gabriela Rondón C.I 27.836.960
Lizleidys Eulacio C.I 26.865.830

CIUDAD BOLÍVAR, NOVIEMBRE DE 2018

 ÍNDICE
Pág.

Introducción……………………………………………………..................................... 3
El Uso Del Correo Electrónico Como Documento Institucional………………………. 4
Archivo de documentos en la oficina…………………………………………………... 7
1. Carpetas…………………………………………………………………………
2. Dossier…………………………………………………………………………..
3. Documentos……………………………………………………………………..
4. Agendas corporativas……………………………………………………………
Conclusión……………………………………………………………………………....
Bibliografía………………………………………………………………………………
 INTRODUCCIÓN
El correo electrónico institucional constituye un medio oficial para la transmisión de
mensajes y documentos a través de la red institucional, así como por Internet. Al utilizar de
forma adecuada el correo electrónico obtenemos como resultado, el control de actividades,
Estado de avance de proyectos y registro de instrucciones de la operación laboral diaria.

Dada la creciente importancia del Internet y el correo electrónico en el ámbito

empresarial, es necesario establecer claramente las condiciones bajo las cuales un empleado
debe utilizar estas herramientas. Todas las comunicaciones ejercidas por medio de ellas,
representan la imagen de la compañía e información perteneciente a ésta, por lo tanto deben
definirse ciertas políticas de conducta, claras, sobre la forma en la que se espera que los
empleados las utilicen.

Igual de importantes son los archivos de oficina o gestión y estos están formados por
los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y
actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y
apoyo en la tramitación de asuntos. Archivar significa almacenar o preservar información.
Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para
aumentar su duración.
EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO COMO DOCUMENTO INSTITUCIONAL

Usar de forma adecuada el correo electrónico puede significar la optimización del

tiempo, control de actividades, estado de avance de proyectos y registro de instrucciones de
la operación laboral diaria. Es por esta razón que se recomienda tener en cuentas estos pasos
para lograr que este sea un medio efectivo y proactivo de comunicación.

FIRMA de CORREO

Cada correo que enviemos debe ir debidamente firmado con nuestro nombre, cargo,
sede, teléfono, Ciudad y pagina Web.

Ventajas:

 Agilizar la respuesta.
 Reafirmar nuestra imagen corporativa.

CORREO NO DESEADO / CADENAS DE CORREO

No debemos responder o reenviar correos que pertenezcan a cadenas que no hagan

parte de nuestro medio laboral.

Ventajas:

 Mantiene una imagen de comunicación seria.

 Optimiza el tiempo de verificación de correos.
 Optimiza el espacio de uso del correo.

ARCHIVOS ADJUNTOS

Cuando se adjuntan archivos debemos tener en cuenta que el destinario cuenta con la
capacidad de recibirlo y que también afecta la capacidad de almacenamiento de nuestro
correo.

LENGUAJE / GRAMÁTICA

Se debe hacer un esfuerzo por escribir los mensajes de correo electrónico de la mejor
forma posible. El software de correo posee una función de revisión gramatical automática.

Ventajas:

 Mejora nuestra imagen ante los demás.

 Generar confianza en los receptores.
 POLÍTICAS DE USO DE CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es una herramienta de trabajo que facilita la comunicación entre

los funcionarios de la Universidad Libre y los estudiantes, proveedores, entidades de control
y otras terceras partes interesadas. Se debe garantizar que sea utilizado de manera adecuada
y racional para las funciones propias del negocio, respetando los principios de
confidencialidad, integridad, privacidad y autenticidad de quienes realizan las
comunicaciones.

Las comunicaciones electrónicas tendrán la misma validez que las comunicaciones

realizadas en forma impresa y se deberán definir parámetros de seguridad a nivel de los
diversos componentes tecnológicos involucrados en el flujo de dichas comunicaciones
electrónicas.

ARCHIVOS DE DOCUMENTOS EN LA OFICINA

 BIBLIOGRAFIA
 Interbel S. Uso Del Correo Electrónico En La Empresa [sede web]. Disponible en: https://www.
interbel.es/el-uso-de-internet-y-correo-electronico-en-empresas/

 Universidad libre. El buen uso de tu correo corporativo [sede web]. Disponible en:
http://www.unilibre.edu.co/bogota/ul/noticias/noticias-universitarias/559-el-buen-uso-de-tu-
correo-corporativo