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Introducción al software de producción de documentos electrónicos

Introducción al software de producción de documentos electrónicos

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Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Aldea Ciudad Angostura Misión Sucre

Trayecto 1 - Trimestre 2 Unidad Curricular: Introducción a la Informática

PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA, EL HOGAR Y LA ESCUELA

Facilitador: Ana Rosa García

Participante: Lejarazo Eudys CI.15.002.894

Ciudad Bolívar, Septiembre de 2011

INDICE

INTRODUCCIÓN ______________________________________________________________________ 3 INTRODUCCIÓN AL SOFTWARE DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS_______________ 4 INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO ___________________________________ 6 APLICACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE ______________ 8 BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TÍPICAS ____________________________________________ 8 CONCLUSIÓN _______________________________________________________________________ 10 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS _________________________________________________________ 11

INTRODUCCIÓN

El valor de los archivos se encuentra en la información de los documentos que custodian y en el servicio que ofrecen a todos sus usuarios comunicando esos documentos. Este servicio que debemos reconocer es cada vez más eficaz, pasa por una correcta descripción que permita la recuperación precisa de los documentos demandados.

Los documentos electrónicos deben ser entendidos como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información

Las hojas de cálculo u hojas de trabajo en papel, han sido utilizadas por profesionales del área de Administración Empresarial desde hace muchos años.

Las hojas electrónicas de cálculo o computarizadas son de origen más reciente, ya que fueron introducidas como una aplicación para microcomputadoras.

A Dan Blicking se le otorga el título de padre de las hojas electrónicas de cálculo, ya que en el año 1978, cuando era estudiante de la Escuela de Negocios de Harvard; tuvo la idea de hacer un programa para implementar una calculadora interactiva visible, la cual desarrolló conjuntamente con Bob Frankston y la llamaron como VisiCalc.

Hasta el presente se han desarrollado gran cantidad de programas o sistemas programados de hoja electrónica de cálculo.

INTRODUCCIÓN AL SOFTWARE DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

A pesar del avance en la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente advenimiento de la sociedad sin papeles (paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continúan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura, así como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigüedad, los documentos se copiaban a mano. La difusión de la alfabetización en todas las culturas generó cambios en los instrumentos utilizados para la producción de documentos. La mecanografía fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje de la población de países con un alto índice de alfabetización. La extensión de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la producción de documentos en computadora.

El Software de producción de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedición, los programas de edición de correo electrónico y el software para la creación de Páginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de producción de documentos facilita la corrección de errores de tecleo y ortográficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automáticamente muchas de las actividades relacionadas con la redacción. Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemos señalar:  No confías en tu ortografía.  Deseas perfeccionar tu gramática y estilo de redacción.  Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podrías mejorar.  Tienes buenas ideas y querrías que los demás (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atención a ellas.  Eres perfeccionista.  No eres buen dactilógrafo (eres más bien ―puyógrafo‖).  Te resulta imposible contratar una secretaria.

Entendemos por documento electrónico archivístico el documento generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que ³ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por un ordenador´

La esencia de los documentos orgánicos radica en el entorno organizativo en el que han sido creados o lo que es lo mismo su procedencia, en este sentido la génesis de un documento orgánico consignado en soporte electrónico y un documento convencional en papel obedecen a las mismas necesidades de gestión, pero hay una serie de características sustanciales en los documentos electrónicos que difieren de los documentos convencionales:

1. Los documentos electrónicos se consignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos. 2. El entorno tecnológico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) y tienen una gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento. 3. Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas. 4. Carácter multiforme de la información electrónica, con introducción en los documentos de información generada a partir de distintas aplicaciones informáticas. 5. Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identificar al productor, evidentemente uno de los aspectos más importantes en la Descripción Multinivel. 6. Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos que tienen especial relación con el valor probatorio de estos documentos

Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos así:  Mecanografiar o Transcribir el texto.  Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redacción.  Formatear e imprimir el documento.  Transferir el documento a Software de Autoedición para completar la diagramación de la impresión.

Las características básicas del software para la elaboración de documentos por medio de la computadora, incluyen: escritura continua (se encarga de iniciar una nueva línea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los márgenes del papel; ajuste de los márgenes (antes, durante o después de

haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustar los márgenes derecho, izquierdo, inferior y superior. Es más, las líneas se reacomodan automáticamente en función de los nuevos márgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto párrafos o páginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lógica del documento); esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento ―como una jerarquía de títulos y subtítulos.

INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

El software de Hoja de Cálculo es aplicable a casi todas las profesiones. En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de Formación de Misión Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar calificaciones y analizar el puntaje de exámenes; los agricultores para registrar el rendimiento de sus cosechas en el área agro-alimentaria, calcular la cantidad de semillas que habrán de comprar y estimar gastos y resultados financieros para el año venidero; los contratistas para cotizar proyectos de construcción civil, y los científicos para analizar datos de experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera, relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos.

Una hoja electrónica de cálculo ( Electronic Spreadsheet )es un programa de computación que permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Las hojas electrónicas de cálculo sirven para automatizar, utilizando una computadora; los proceso de cálculo que tradicionalmente se venían realizando mediante la utilización del lápiz, papel y calculadora.

Los programas

de

hoja

de

cálculo,

fueron

inicialmente

desarrollados

para

las

microcomputadoras, pero ha sido tal su éxito que hoy en día se tienen versiones para ser utilizadas en computadoras de gran envergadura.

Actualmente a las hojas electrónicas de cálculo se le denomina como hojas de cálculo, debido a la casi desaparición de las hojas de cálculo impresas en papel.

Una hoja de cálculo es un modelo o representación numérica de una situación real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por ejemplo, es una especie de hoja de cálculo, por ser una representación numérica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria. ¿Qué sería de la vida de los

Contadores Públicos sin el software de hoja de cálculo? Un experto ha descrito el software de hoja de cálculo como ―útiles, naturales e intuitivos instrumentos de análisis financiero, creación de modelos administrativos y matemáticos, toma de decisiones, simulación y resolución de problemas.

La hoja de cálculo es una cuadrícula de columnas y filas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con números (1, 2, 3, 4...). La intersección de una columna y una fila se denomina celda. Cada una de éstas posee una dirección de celda única, la cual se desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la celda inicial de la hoja de cálculo está en la dirección A1 (Columna A, Fila 1). Una celda puede contener un número, texto, o una fórmula. Por ejemplo, la figura que se muestra a continuación:

Columna

CELDA 1 2 3 4 5 6 7 8 9

A

B

C

D
A1 contiene texto

Presupuesto mensual

Ingresos Egresos ahorros

750.000,00 620.000,00 130.000,00

A4 contiene texto A5 contiene texto A6 contiene texto

B4 contiene numero B5 contiene numero
B6=B4-B5

“Celda A9”

Fila 9

En la Hoja de Cálculo parcial de Presupuesto Mensual observamos que la celda A1 contiene el texto “Presupuesto Mensual”; A4 contiene el texto “Ingresos” B4 contiene número 750,000.00 A5 contiene el texto “Egresos” B5 contiene número 620,000.00 A6 contiene el texto “Ahorros” B6 contiene la fórmula =B4-B5 (lo que se ve es el resultado de aplicar la fórmula) Se pueden utilizar fórmulas para Sumar (+), Restar (-), Multiplicar (*), Dividir (/), Elevar a Potencia (^)

APLICACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE

El software de Hoja de Cálculo es una herramienta para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de números. Tienen un amplio rango de usos: desde presupuestos familiares hasta declaraciones de ganancias y pérdidas en empresas, resultados económicos de cooperativas, resultados académicos de un trayecto de formación, etc. La única limitación en el uso del software de Hoja de Cálculo es la capacidad intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender hacer, ejercicios para resolverlos, se deberá utilizar el Software de Hoja de Cálculo en el Laboratorio.

BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TÍPICAS

Desde las postrimerías del siglo XX la sociedad industrial derivó en sociedad de la información. Vivimos inmersos en la interacción con la información, trabajamos en áreas relacionadas con administración de información, atribuimos cada vez mayor valor económico y estratégico a la información, tendemos a depender de la información y estamos empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la información. Una competencia importante en la era de la información, es saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los ámbitos de nuestro desempeño como ciudadanos del Siglo XXI.

Base de Datos es un conjunto de información almacenada en una o más computadoras. Existe también una definición técnica de este término, pero sin relevancia en el uso común. Utilizamos aquí la versión más difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una definición general, no técnica.

La era de la información es consecuencia de la proliferación de data que colectan y generan los individuos, compañías, instituciones gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta información se encuentra almacenada en un gran número de bases de datos, computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con varias bases de datos: el Catálogo de la Biblioteca, la Base de datos de saldos de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que estás utilizando, el Directorio de tu Correo Electrónico. Posiblemente, tengas experiencia en la interacción con información en Internet (www.monografías.com por ejemplo), como sitios Web sobre música popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes.

Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres. Base de datos estructurada (o Archivo de Datos Estructurado) es un archivo de información organizada de acuerdo con un formato uniforme de registros y campos y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares. Por ejemplo, el Catálogo de una Biblioteca. Contiene información sobre los libros registrados. Una base de datos de médicos aloja datos sobre un grupo de pacientes. La base de datos del Inventario de Mercal almacena datos sobre los artículos en existencia en una localidad.

Una Base de datos libre es un conjunto de información de estructura indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado en tu PC es una base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la importancia de las Cooperativas en el contexto de los países del hemisferio sur, sería otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de millones de documentos almacenados en todo el planeta, es también un ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener información de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del siglo XXI.

CONCLUSIÓN

Los documentos electrónicos han de ser descritos en el entorno original en el que se han creado, detallando explícitamente los datos relativos al entorno tecnológico en el que han sido creados, por lo que es necesario analizar con más profundidad la descripción en las primeras edades del documento.

El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

En el mercado existen y han existido muchas hojas de cálculo y programas. En la historia de este tipo de programas se ha ido configurando un estereotipo de programa del que se pueden extraer diferentes propiedades que resultan deseables.

Las utilidades fundamentales de una hoja de calculo consisten en la facilidad de recalcular e interpretar rápidamente datos numéricos. MS Excel es el programa ideal para la introducción e interpretación de los datos necesarios para llevar un control adecuado de la empresa, es capaz de gestionar de forma inteligente las nóminas, contabilidad, gastos extras, y demás aplicaciones financieras.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

http://www.monografias.com/trabajos15/lotus-excell/lotus-excell.shtml#CONCLU http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Hoja_de_Calculo_archivos/frame.htm http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html http://es.scribd.com/doc/56953748/Introduccion-Al-Software-de-Produccion-a-DocumentoElectronicos

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