● Área Clave 03: Almacén y Planta

La tercera área clave es la de almacén y planta la que debe necesariamente iniciarse

con una visita o recorrido por los locales de almacenaje y producción, con el objeto de
observar y evaluar las condiciones físicas del manejo de los materiales, en cuanto a
aspectos de ubicación, recepción, despacho, manipulación, condiciones de
mantenimiento y traslado, entre otras. Es realmente muy importante, según la
experiencia, que el auditor adquiera a través de esta visita, un mínimo conocimiento
sobre las condiciones físicas de los materiales, pues este le permitirá defender mejor sus
puntos de vista y podrá opinar sobre los hechos reales.

Una de las primeras acciones debe ser la de obtener un plano de distribución de la planta
y proceder a identificar en él, todas las zonas de almacén y de ubicación de materiales,
ya sea de producción, expedición, distribución o simplemente se encuentran en condición
de guarda y custodia temporal o en tránsito.

Por lo indicado la guía MEDAL, se constituye en una ayuda para permitir al auditor
cuantificar su apreciación sobre las condiciones generales del almacenaje y el
manejo/manipulación de materiales. Es por ello y debido a que es posible encontrarse
con más de un local, dependiendo de la magnitud de los inventarios y su tipo, que la
parte de la guía denomina “por tipo de almacén”, debe aplicarse tantas veces como sea
necesario.

El análisis de las áreas de almacén y planta, busca establecer cuáles son las facilidades
que existen en la compañía para cada una de las áreas básicas de una zona de
almacenaje, como son:
- Área o zona de recepción;
- Área o zona de almacén y
- Área o zona de despacho.
Cada una de estas áreas deberá ser evaluada desde los ángulos que se indican en
cuadro adjunto.

Cuadro 10. Áreas de Evaluación Área Clave 03

Recepción Almacén Despacho
- Espacio físico - Ordenamiento y - Espacio destinado
- Facilidades de ubicación de para las labores de
manipulación materiales. preparación y
- Facilidades para - Identificación de expedición de
medir, pesar, materiales. pedidos.
contar. - Facilidades de - Facilidades de
- Procedimiento acceso. embalaje.
usado - Facilidades de - Facilidades de
- Control de calidad manipulación. manipulación.
- Facilidades de - Localización y - Procedimiento.
descarga control de - Facilidades de
- Zona de cuarentena materiales. carga
- Señalización del - Control de
local. transporte.
- Ventilación,
limpieza,
iluminación,
seguridad.
Fuente. Guía MEDAL

La preocupación de MEDAL se centra en la incidencia que los aspectos

mencionados en el cuadro anterior tienen sobre la eficiencia de las
operaciones que se desarrollan en las áreas de almacén y planta, la que se
verá afectada por aspectos como:
- Ausencia de ubicación específica
- Recepción abarrotada.
- Falta de identificación de los materiales
- Materiales sin protección adecuada
- Materiales dañados y no identificados.

Lo indicado genera necesariamente un trabajo adicional para obtener

cualquier artículos demás que toma mucho tiempo en hacerlo, con lo que
se eleva sustancialmente el costo de la operación de almacén. Por otro lado
se corren riesgos innecesarios de tener que depender de personal
indispensable, pues es el único capaz de ubicar y obtener los materiales en
forma rápida, debido a que mantiene en su memoria, todo un archivo de
donde se encuentra cada artículo, debido a que fue el encargado de sus
ingreso en almacén.

Definitivamente esta evaluación se efectúa con la intensión de conocer

cómo es que se desarrolla el almacenamiento, para lo que el auditor debe
tener en cuenta aspectos como que el almacenamiento desordenado
aumenta el costo, mientras que el almacenamiento ordenado facilita el
manejo y los métodos de movilización de los stocks, pues si no se tiene el
adecuado, se podría estar corriendo riesgos innecesarios de llegar a
niveles de obsolescencia y antigüedad de materiales no compatibles con
las operaciones de la empresa en evaluación.

A continuación se incluye la guía MEDAL para el área clave 03,

considerando las acciones que debe desarrollar el auditor, para el logro de
los objetivos previstos para esta área. La presentación se hace en forma de
una lista de chequeo, para facilitar su comprensión habiéndose incorporado
una serie de comentarios útiles en la columna correspondiente a las
observaciones que debe considerar el auditor.
 Cuadro 11. Guía MEDAL Área Clave 03 (Parte 1)
Acciones Hecho
Obtener el plano de
distribución en planta del
área de producción y
señalar en él, los puestos X
de almacenamiento de
material y el flujo del
mismo. Anexar plano
Plano de la distribución en
planta del almacén o los
almacenes. Deben
X
señalarse claramente las
entradas y salidas de
material. Anexar plano
Cantidad y tipo de
almacenes (en función de
X
uso). Numerar o codificar
cada uno.
Fuente. Guía MEDAL
Ref. Observaciones
Se pretende obtener
información sobre la
distribución de planta y los
puntos de almacenaje de
materiales y lograr ubicarse
adecuadamente en la realidad
de la entidad.
Conocer dónde y cómo se
guardan los materiales, así
como la distribución de la
zona de almacenaje.
Se busca conocer la cantidad
de locales de almacenaje
existentes y codificarlos para
efectos de identificación.

Una vez lograda la información básica, se inicia el proceso de evaluación

general, para luego pasar a cada almacén o local de almacenaje en
particular.
 Cuadro 12. Guía MEDAL Área Clave 03 (Parte 1)
Acciones Hecho Ref. Observaciones
Existen áreas específicamente
asignadas para (Señalar cada
área en el plano de planta de cada
Se busca información sobre la
almacén)
distribución del área disponible
- Recepción X
en almacén, según el tipo de
- Inspección
operación a realizar en él.
- Materiales dañados
- Almacenaje
- Despacho
¿Conoce la unidad de recepción
los pedidos a recibir?
No/ Si X
Tipo de información con que se
Si es sí ¿Con cuanta antelación
cuenta en el área de recepción
conoce la información?
para efectos de planeamiento
¿Con qué medios cuenta para
y desarrollo de actividades
ello?
eficientes.
- Copia de las órdenes de
compra
- Comunicación verbal
- Otros
X
Conoce la unidad d despacho los
Tipo de información con el que
pedidos a despachar a los
se cuenta en área de
clientes? No/Si
despacho, para efectos de
Con qué medios cuenta para ello? X
planeamiento y desarrollo de
- Copia de las requisiciones actividades eficientes.
Comunicación verbal
Otros
¿Qué tipo de producción existe? X Si se trata de una entidad de
- Continua tipo productivo, debe buscarse
- Por lotes información referida a los
- Pedidos especiales métodos de fabricación que se
- Otros emplean.
¿Cómo se traslada el producto en X
planta y hacia el almacén? Tomar conocimiento de los
- En cadena mecanismos existentes en la
- Cinta transportadora entidad, para movilizar los
- Carretillas materiales desde los
- Montacargas almacenes hasta los locales de
- Tuberías planta y fabricación.
- Otros
Fuente. Guía MEDAL

A continuación se incluye la guía de trabajo establecida para cada almacén

en particular, por lo que deberá aplicar tantas veces como sea necesario y
locales diferentes estén dedicados a las funciones de guardar y mantener
materiales, sin importar su tamaño o características.

Cuadro 13. Guía MEDAL Área Clave 03 (Parte 2)

Por tipo de Almacén
Almacén N°
Acciones Hecho Ref. Observaciones
La distribución dentro del
almacén, ¿Permite el
X
aprovechamiento máximo Se trata de establecer las
de su capacidad? condiciones en las que se
¿Permite la utilización desarrollan las actividades de
mínima de manipulación y almacenaje desde el punto de
transporte? vista del aprovechamiento del
¿Es adecuada a las espacio disponible.
características físicas de la X
mercancía almacenada?
Se busca establecer y
¿Permite el almacén realizar
determinar las posibilidades
futuras ampliaciones?
de crecimiento futuro de la
Explicar.
zona de almacenaje.
¿Existe un sistema de El auditor debe estar
ubicación en el almacén convencido de las facilidades
para cada tipo de material? que se otorgan en el almacén
No/Si para permitir una operación
fácil y eficiente la que se
Existe un plan de
sustenta en la posibilidad de
distribución y ubicación de
conocer sin lugar a dudas y en
los materiales (Si lo hay,
un tiempo muy corto, donde
anexar copia)
encontrar cada material.
Se encuentra todo el Se trata de satisfacernos
material identificado en respecto a la identificación del
cuanto a: material almacenado y las
Características Si No condiciones en que se da y si
Tipo de material X está en capacidad de orientar
Número de Lote X al trabajador, evitando errores
Cantidad X en los diferentes procesos que
 Condición de se desarrollan en sus
calidad instalaciones.
Fecha X
Firma responsable X
Fuente. Guía MEDAL

Cuadro 14. Guía MEDAL Área Clave 03 (Parte 3)

Almacén N°
Marque: Si No

Condiciones generales del almacén

1 Mercancía hacinada X
2 Capacidad de área desperdiciada X
3 Falta de limpieza X
4 Materiales en las condiciones no identificados X
5 Almacenamiento provisional excesivo X
6 Materiales apilados X
7 Materiales apilados directamente sobre el piso X
8 Volumen de almacenamiento desperdiciado X
9 Iluminación defectuosa X
10 Ventilación inadecuada X

Características del material /unidad de manejo

1 El tipo de material causa problemas de manejo X
2 El tipo de material requiere manejo mecánico X
3 Materiales dañados mezclados con materiales buenos X
4 Demasiados desperdicios X
5 Artículos recibidos en cargas unitarias X
6 No se usa la unidad de manejo recibida, en los traslados
subsiguientes X
Cargas unitarias recibidas dificultan o son ineficientes
7 para
el manejo X

Traslado
1 Las características del almacén restringen el traslado X
2 Las características del portador restringen el traslado X
Traslado de material hasta o desde el almacén
3 demasiado
 largo o tortuoso
4 Flujo de trabajo complica el manejo de materiales X
5 Pasa varias veces por el mismo sitio X
6 Falta de recorridos alternos X
7 Demasiada distancia entre las operaciones X
8 Obstáculos al flujo de materiales (móviles o fijos) X
9 Labores relacionadas esparcidas X
10 Embotellamiento de tráfico X

Almacén N°
Marque: Si No

Método de manejo
1 Traslado de un artículo cada vez X
2 Manejo manual excesivo X
3 Remoción inadecuada de deshecho X
4 Excesivo material en puesto de trabajo X
5 Insuficiente material en puesto de trabajo X
6 Mal flujo entre puestos de trabajo X
7 Material apilado en el piso X
8 Dificultades de programación de actividades X
Inspección no integradas a las operaciones del
9 almacén X
10 Labores duras y peligrosas hechas a mano X
11 Labor de alza por dos hombre X
12 Métodos no especificados de manejo X
13 Mucho tiempo de carga / descarga X
14 Manejo mecanizado innecesario X

Embalaje
1 No se usa embalaje para el traslado X
2 Cambio frecuente de embalajes X
3 Embalaje no normalizado X
4 Escasez de embalaje X
5 Embalaje no apropiado para manejo mecanizado X
6 Embalaje no apropiado para el material X
Cargar unitarias recibidas dificultan o son ineficientes
7 para
el manejo X
Observaciones sobre el área de almacén y de planta :

Fuente. Guía MEDAL

Es necesario indicar que en esta parte de la guía MEDAL, aplicable al área

de almacén cada respuesta positiva debe ser investigada y explicada, pues
significa una deficiencia en el control interno de la entidad y en el respeto a
las normas y procedimientos para el desarrollo eficiente de la función
almacén.