Gr05-ej2-v1 Proyecto: Diseño del manual de funciones y perfiles para la empresa Deko pintura y

24 de enero de 2020 acabados S.A.S.

Autores: Sánchez, Vega, Chacón, Páez, Bautist

Master en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos

2. LAS PERSONAS Y LAS COSAS INVOLUCRADAS EN LA RESOLUCIÓN DEL

CONFLICTO

2.1. Tabla con las diferentes modalidades que se puedan descartar en este momento y
el por qué de su descarte. Presentación y justificación de la modalidad elegida.

Modalidades a descartar Motivos por los que se descartan

Contratar una asesoría externa para
definir los perfiles y funciones
A través de recursos humanos evaluar
una solución en cuanto a las pruebas de
ingreso, buscando evaluar más a
profundidad al personal que desea
trabajar en la empresa.

Modalidad elegida
 Nuevos procedimientos y
actividades para la creación de los
descriptivos de cada cargo en la
empresa.


Por razones de costos no es viable contratar a terceros que se
encarguen de hacer una evaluación de una problemática que
ya se conoce, no es necesario generar un sobre costo con una
asesoría externa cuando ya se tiene claro las razones que
originan el problema y el momento en que se da la afectación.
La empresa es demasiado pequeña y no cuenta con un
departamento de Recursos Humanos totalmente definido, por
tanto el control de ingreso del personal se sigue ejecutando de
la misma manera pues son empleados de quienes ya se
conoce el trabajo y las características del mismo, no se
requiere hacer una evaluación de capacidades para entrar a la
empresa pues siempre se cuenta con personal idóneo para la
realización de las tareas.
Motivo por el cual se elige
La verdadera necesidad está en definir los cargos, así como el
manual de funciones por cargo de manera descriptiva a fin de
que el empleado que ingrese, tenga pleno conocimiento del
alcance de du labor dentro de cada proyecto y evitemos la
búsqueda de culpables cuando las tareas no se ejecutan en
los tiempos establecidos.

2.2. Descripción del sistema a proyectar para la modalidad seleccionada.

2.2.1. Producto Final que se desea conseguir con la Operación Proyecto.

La creación de un manual de funciones y perfiles de cargo para la empresa DEKO pintura y acabados S.A.S.
en donde quede completamente claro cuales el perfil de la persona que se debe contratar para cada cargo en
específico, así como las funciones que debe cumplir desde dicho cargo, el alcance de las mismas y la
importancia que ellas tiene en el desarrollo de las actividades de cara al cumplimiento de los proyectos de obra
firmados por la empresa.

2.2.2. Unidad Operativa que administrará el Producto Final cuando preste servicio.

DEKO pintura y acabados S.A.S será la encargada de operar y administrar el producto final y ponerlo a
disposición del personal que así lo requiera, teniendo en cuenta que debe hacer la aplicación del manual en
todos los casos, así como el seguimiento y cumplimiento del mismo.

2.2.3. El servicio a prestar por el Producto Final y la Unidad Operativa, y las condiciones de la
prestación.

El servicio a prestar estará enmarcado en la definición explicita y concreta de los perfiles de cargo y los manuales
de funciones para cada cargo en la empresa DEKO pintura y acabados S.A.S., pues será la herramienta
principal para la selección del personal y la asignación de las tareas, convirtiéndose en la columna vertebral del
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área de contratación no solo para el ingreso del personal, sino, para las responsabilidades y alcance de cada
uno de los empleados desde el enfoque de su cargo.

Es un manual que debe estar disponible y al alcance de todos al interior de la empresa, ya que, permite
reconocer cada una de las tareas a ejecutar por cada empleado en el proyecto de obra específico a que sea
asignado dependiendo de la tarea asumida por la empresa de cara a la satisfacción del cliente, pues será la
forma más clara de definir las responsabilidades individuales y colectivas para dar cumplimiento a os contratos
de obra asignados.

2.2.4. Tareas que deberán realizar las personas y tareas que deberán realizar las máquinas para que el
Producto Final pueda prestar el servicio.

Tareas a realizar por personas Tareas a realizar por máquinas

 No aplica la intervención de máquinas en
 Definir los perfiles de cargo que se requieren este proyecto
para el cumplimiento de las tareas propias de
la obra contratada.
 Asignar las funciones específicas de cada
cargo de acuerdo al nivel de cumplimiento
que debe realizar.
 Definir el alcance y proyección de las tareas
específicas por cargo que deben hacer parte
de la estructura de cada perfil.
 Sintetizar la información pertinente a cada
puesto de trabajo dependiendo de la
estructura organizacional de la empresa.
-

2.2.5. Entradas: insumos, materias primas, recursos, que requerirá el sistema para prestar el servicio.

 Capacitación del personal directivo en aspectos de recursos humanos y demás elementos que le
permitan hacer una caracterización de cada uno de los puestos de trabajo.
 Caracterización de las tareas contratadas en el proyecto de obra específico, a partir de la cual, se
podrá establecer la necesidad de contratación del personal para la tarea específica.
 Contabilización de los ingresos totales del proyecto de obra contratado para establecer la necesidad
de personal a contratar y definir el perfil que debe cumplir para un proyecto puntual a fin de dar
cumplimiento a las tareas asumidas por la empresa en el contrato de obra.
 Determinación de los recursos y materiales necesarios para cumplir con el proyecto contratado y
administración de los mismos durante los periodos de duración de dichos contratos.

2.2.6. Salidas: bienes, servicios, productos, resultados, que se obtendrán a partir del servicio que
prestará el sistema.

 Manual de perfiles por cargo y funciones específicas.

 Capacidad por parte del personal administrativo para contratar el personal de acuerdo a los criterios
establecidos en el manual de funciones.
 Definición y categorización de las tareas generales y específicas desarrolladas por la empresa
DEKO pintura y acabados S.A.S de cara mantener un excelente servicio al cliente.
 Control sobre los ingresos totales del proyecto de obra contratado, toda vez que se reduce la
rotación de personal y se establece la permanencia de los empleados a lo largo del proyecto.
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2.2.7. Fronteras del sistema a proyectar.

Las fronteras del sistema están determinadas por las tareas que se especifiquen en el contrato de obra
adjudicado a la empresa DEKO pintura y acabados S.A.S., debido a que el proyecto de obra que se adquiera
tiene unas limitantes y determinantes específicas y así mismo determinará el tipo de personal que debe asumir
el cumplimiento de los objetivos del proyecto específico, es decir, las fronteras se presentan en el momento que
el cliente determina el alcance de la obra requerida y establece el presupuesto y el tiempo de entrega de la
obra.

2.3. Enlaces de dependencia del sistema a proyectar.

2.3.1. Dependencia del sistema en los diferentes estados del ciclo de vida del proyecto (por ej.: en
funcionamiento, en la puesta en marcha, en temporada baja, durante el cierre por vacaciones o parada por
mantenimiento o por fallos, en estado de emergencia, ...) respecto a otros sistemas reales.

Estado del Sistemas reales con los que se Función o aspecto que genera esta
ciclo de vida relaciona en esos estados dependencia o relación
En funcionamiento Clientes - consumidores Depende de las características de los trabajos
solicitados por cada uno de los clientes, lo que
se traduce en una relación de determinación de
la contratación del personal que debe realizar el
trabajo respecto a lo que solicita el cliente.
En temporada baja Clientes - consumidores Cuando la empresa no logra encontrar
contratos de obra para ejecutar, lo cual reduce
las opciones de contratación de personal y
limita la estabilidad laboral de los empleados.

2.3.2. Síntesis de los sistemas reales relacionados al sistema proyectado y sus dependencias, presentados
como Diagrama de Ishikawa.

Obras y contratos de
obra de duración de Recurso económico Recurso Humano
periodos largos

Los contratos de obra Dependiendfo del

adjudicados no tienen
una duración estandar,
puede variar.
Desconocimiento del
personal administrativo
a la hora de contratar el
personal.
Lo define el tamaño de
tamaño de la obra, el
la obra y las tareas a
recurso económico
realizar.
puede ser limitado. La definición de funciones y perfiles del
personal de la compañía para cada cargo,
ya que está afectando los resultados de
las metas de la compañía, debido a la
desmotivación en el personal por la
distribución inapropiada de las tareas
encargadas, generando sobrecarga
laboral en algunos puestos, afectando el
clima laboral y los objetivos de
No todo el personal que cumplimiento con el cliente.
No hay una directriz de llega a la empresa
contratación. cumple con el perfíl
mínimo de contratación.

Capacitación del Métodos de

Mano de obra
personal contratación
calificada
administrativo eficientes
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2.4. Las personas involucradas.
2.4.1. Partícipes internos del sistema a proyectar.
Rol Identificación de quienes cumplen cada rol
Operadores DEKO pintura y acabados S.A.S.
Propietarios DEKO pintura y acabados S.A.S.

2.4.2. Partícipes externos y los ajenos al sistema a proyectar.

Rol Identificación de quienes cumplen cada rol
Consumidores Corresponde a los clientes que solicitan los servicios de la empresa y que requieren
el cumplimiento de unas tareas específicas de acuerdo con el contrato de obra
establecido.
Explotadores No aplica
Promotores No aplica
Terceros Proveedores de materiales y de recursos necesarios para el cumplimiento del
contrato de obra adjudicado.
Entidades sociales No aplica

2.4.3. Tabla indicativa de los beneficios y perjuicios que traería aparejados el sistema en proyecto, una vez
funcionando, para todos los partícipes de los apartados 2.4.1 y 2.4.2.

Partícipes Beneficios Perjuicios

Operadores Mayor dinamismo en la contratación del
personal y cumplimiento de los objetivos
de cara a la satisfacción del cliente.
Propietarios Estandarización de los procesos de
contratación y definición de tareas de
acuerdo a perfiles y funciones por cargo.
Consumidores Mayor percepción de cumplimiento en las
obras contratadas.
Terceros Rotación de asistencia en suministros y
materiales necesarios para la ejecución
de las tareas.
Reducción de personal que esté
dispuesto a firmar contratos bajo el
nuevo modelo.
Resistencia por parte del personal de
la empresa a causa del formalismo.
No aplica
No aplica

2.5. Fecha y responsables

Ferley Augusto Sánchez Calderón COMDGDP2635198 (Coord. del grupo) (Resp. del Ejercicio 2)
Katherine Margarita Chacón Cortes COMDGDP2411905
Araceli Páez Forero COMDGDP904289
Sergio Daniel Bautista Conde COMDGDP3033447
Billy Jhaider Vega Marquez COMDGDP2106061

22 de agosto de 2019

2.6. Anexos

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