Diagnostico Itedris Excel

DIAGNÓSTICO INTEGRAL ARCHIVÍSTICO
Hola, Soy Edin Gutiérrez, autor del blog nosonpapeles.com, te presento esta herramienta de Diagnóstico Integral
Archivístico que he diseñado con el objetivo de aplicarla en mis diferentes proyectos y servicios, con ella identifico el
estado en materia de Archivística y Gestión Documental de una entidad. La aplicación de esta herramienta la puedes
complementar leyendo mi artículo sobre 7 pasos para elaborar un Diagnóstico de Archivos
http://www.nosonpapeles.com/tag/diagnostico-de-archivo/
El Diagnóstico Archivístico es un Instrumento con el cual se identifica el estado actual de una Entidad con relación a
los Procesos y Requerimientos en materia de Archivística y Gestión Documental.
Este modelo, presenta inicialmente en las hojas 1 y 2 la medición de los Archivos de Gestión tanto en soporte físico
como electrónico y en el Archivo Central e histórico la informacióm que repose allí. Posteriormente, incluye los
Sistemas de Información en la hoja 3. Continúa con la evaluación de los Procesos de la Gestión Documental de la
hoja 4 a la 11. Con la Herramienta h-12 se establece el estado de organización de los documentos físico y con la H-13
para los documentos electrónicos ambas con base en una muestra representativa. Luego sigue la H-14 mediante la
cual identificarás el estado de Conservación de los documentos, para continuar con la H-15 en donde desarrollarás la
Matríz DOFA del Diagnóstico y por último en la herramienta H-16 encontrarás las gráficas que consolidarán el estado
de implementación de la Gestión Documental en la entidad
Es una propuesta de formato de Diagnóstico. Se puede ajustar a las necesidades o modificar con otros elementos a
tener en cuenta para una evaluación más integral de la Gestión Documental.
Esta es una herramienta que te comparto, no tengo problema que la modifiques, no me tienes que pedir autorización
para hacerlo, solo te pido que le cuentes a tus colegas de la existencia de este blog, claro, si crees que merece la pena
hacerlo :)
Recuerda que en la carpeta que descargaste también se haya el modelo para hacer el informe del Diagnóstico
Archivístico que resume todo lo que identifiques en esta herramienta
FONDO DOCUMENTAL FUNDACION ITEDRIS
FASE DE ARCHIVO ARCHIVO DE GESTIÓN Y FONFO ACUMULADO
DEPÓSITO OFICINA CONTABILIDAD
SECCIÓN TESORERÍA Y FINANZAS
SUBSECCIÓN MEDICIÓN DOCUMENTOS FÍSICOS
Archivador Mueble de Estantería Estantería Metálica Doctos TOTAL

Nombre de la Oficina Archivador Fijo AZ Cajas Sueltos
Rodante oficina Industrial Fija METROS
Lineales
Metros
CONTABILIDAD X No NO X 3.5 ML
Observaciones Generales No se pudo acceder a más oficinas, por lo tanto, está es una muestra de las d
SECCIÓN ACADÉMICA ADULTOS
SUBSECCIÓN MEDICIÓN DOCUMENTOS FÍSICOS
Archivador Mueble de Estantería Estantería Metálica Doctos TOTAL

Nombre de la Oficina Archivador Fijo AZ Cajas Sueltos
Rodante oficina Industrial Fija METROS
Lineales
Metros
X METALICA X 33 ML
TOTAL 6 132 33 ML
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA DE ESTUDIO 1 –trámite,
1. Recuerda la definición de Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en MEDICIÓN DE ARCHIVOS
sometida DEutilización
a continua GESTIÓN y consulta administr
General de la Nación de Colombia.
2. Escriba el nombre de la Empresa objeto del Diagnóstico de Archivo. Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarro
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia.
3. Fase de Archivo. Identifique si hay documentos en las Fases de Archivo de Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico
4. Depósito. Indique el nombre concreto del depósito donde se encuentran los documentos.
5. Sección. Escriba el nombre de la dependencia de primer nivel en la estructura orgánica que produce los documentos y cuyo Archivo de Gestión se está midiendo.
6. Subsección.
cantidad Escriba
de metros el nombre
lineales PFM de la subdependencia
= promedio quemetro
de folios por está alineal.
cargo Para
de lamedir
Sección en la Estructura
la cantidad Orgánica,dispuestos
de documentos forma parte
ende
unésta y cuyo
Fondo Archivo de
Documental Gestión
tanto se estácomo
en oficinas midiend
en
Técnica NTC 5029 del ICONTEC.
8. Identifique si hay archivador rodante y proceda a la medición de sus documentos. Archivador Rodante. Ordenador compuesto de varios módulos, para guardar y clasificar in
funciona con piñones y rieles sobre los cuales se desplazan los módulos o estanterías con solo empujarlas con la mano. Recuperado de: http://bit.ly/1LcuSqU. 24/06/2017
9. Identifique si hay archivador fijo y proceda a la medición de sus documentos. Archivador Fijo. Ordenador fijo compuesto de una estructura metálica con cajones, para guard
Funciona desplazando los cajones hacia fuera con las manos.
10. Identifique si hay muebles de oficina y proceda a la medición de sus documentos. Mueble de Oficina. Son aquellos escritorios que poseen un archivador auxiliar para los d
11. Identifique si hay estantería industrial y proceda a la medición de sus documentos. Estantería Industrial. Estructura metálica de gran tamaño ubicada con el fin de almacen
12. Identifique si hay estantería metálica fija y proceda a la medición de sus documentos. Estantería Metálica Fija. Estructura metálica de tamaño estándar ubicada con el fin d
13. Identifique si hay carpetas AZ y proceda a la medición de sus documentos. AZ. Unidad de almacenamiento de documentos, con el fin de organizarlos alfabéticamente de la
14.
15. Identifique
Identifique todas
todas las
los cajas con documentos
documentos y proceda
sueltos ubicados en abolsas
la medición. Caja.
o piso del Almacenador
Archivo deydocumentos
de Gestión proceda a lapreviamente organizadosSueltos.
medición. Documentos en carpetas o legajos.sin ningún criterio d
Documentos
piso del depósito.
16. Total Metros. Realice la sumatoria de los metros lineales por filas de acuerdo a la cantidad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.
17. Fechas Extremas. Corresponden a los años desde el más antiguo al más reciente de la producción de los documentos hallados en la unidades de almacenamiento.
18. Describa a que serie o asunto corresponden los documentos de acuerdo a la siguiente definición. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Asunto. Contenido de u
19. Total. Realice la sumatoria de los metros lineales por columnas de acuerdo a la cantidad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.
20. Observaciones. Describa los riesgos, antecedentes, oportunidades, recomendaciones, debilidades, entre otros factores que identifica en el Archivo de Gestión.
21. Diligencie los campos que se encuentran para llenar en la parte de los documentos que están en Almacenamiento electrónico. Se trata de aquellos dispositivos que son ca
en
22.GigaBytes.
GigaBytes. Es una unidad de almacenamiento de información cuyo símbolo es el GB equivalente a 1 000 millones de bytes.
23. Total Capacidad. Hace referencia a la capacidad total que tiene la unidad electrónica para almacenar la información.
24. Total Usado. Escriba la cantidad de almacenamiento usado para guardar la información electrónica.
25. Formato de doc. Escriba el tipo de formato en que se encuentra el documento electrónico.
26. Identifique si los documentos están organizados de acuerdo a un cuadro de Clasificación Documental. CCD. Herramienta del proceso de clasificación documental en la cual
respectiva codificación.
27. Identifique si los documentos están organizados de acuerdo a una Tabla de Retención Documental. TRD. Es el Instrumento que permite establecer cuáles son los documen
su ciclo de vida.
TOS FÍSICOS
FECHAS
EXTREMAS SERIES O ASUNTOS Observaciones específicas Total Capacidad Total Usado
COTIZACIONES, PROVEEDORES, INGRESOS, EGRESOS,

2017 a 2018 COMPRAS
a muestra de las demás áreas administrativas.
TOS FÍSICOS
FECHAS
EXTREMAS SERIES O ASUNTOS Observaciones específicas Total Capacidad Total Usado
INFORMES, PLANILLAS DE ASISTENCIA,

2011 AL 2015 CORRESPONDENCIA, CONTRATOS, PLANILAS DE
PRESTAMO DE MATERIAL, HOJAS DE VIDA
onsulta administrativa. Acuerdo 027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo

urídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Acuerdo 027 de 2006.
iendo.
ónoficinas
se estácomo
midiendo.
en bodegas o depósitos, se debe tener presente la Norma
ardar y clasificar información en carpetas o fólderes colgantes. Este sistema
. 24/06/2017
jones, para guardar y clasificar información en carpetas o fólderes colgantes.
auxiliar para los documentos en gestión

el fin de almacenar un gran volumen de cajas muchos documentos.
bicada con el fin de almacenar cajas con documentos.
béticamente de la A a la Z.
n ningún criterio de organización, almacenados en bolsas, cajas o tirados en el
amiento.
s de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
. Contenido de una unidad documental generado por una acción
stión.
ositivos que son capaces de guardar datos utilizando dispositivos electrónicos
mental en la cual se registran las series y subseries documentales con su

son los documentos de una entidad con sus tiempos de retención a lo largo de
ALMACENAMIENTO ELECTRÓNICO EN GIGA BYTES
Organizados con CCD o

Formato de doc Series o Asuntos TRD
FISICO
ALMACENAMIENTO ELECTRÓNICO EN GIGA BYTES
Organizados con CCD o

Formato de doc Series o Asuntos TRD
FISICO
HERRAMIENTA DE ESTUDIO 2 – MEDICIÓN DE ARCHIVO CENTRAL Y FONDO ACUMULAD
Entidad Productora FUNDACIÓN ITEDRIS
Fase de Archivo ARCHIVO CENTRAL
Depósito PRINCIPAL
Medición Unidad de Almacenamiento

Mueble de Estantería Estantería
Archivador Rodante Archivador Fijo AZ
oficina Industrial Metálica Fija
1
1
Lineales
Metros
1
1
1
TOTAL 5
Observaciones El Archivo Central no cuenta condiciones locativas y medioambientales ade
Entidad Productora FUNDACIÓN ITEDRIS

Fase de Archivo Fondo Acumulado
Depósito ÚNICO
Medición Unidad de Almacenamiento
Mueble de Estantería Estantería

Archivador Rodante Archivador Fijo AZ
oficina Industrial Metálica Fija
1
1
Metros Lineales
TOTAL 6
El Fondo Acumulado no cuenta con ningún proceso archivístico ni con las instalaciones a
Observaciones documentos.
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA DE ESTUDIO 2 – MEDICIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
1. Recuerda la definición de Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Acuerdo 027 de 2006. Consejo Dir
Nación de Colombia.
2. Entidad Productora. Escriba el nombre de la Empresa o entidad objeto del Diagnóstico.
3. Fase de Archivo. Identifique si hay documentos en las Fases de Archivo de Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico.
4. Depósito. Indique el nombre concreto del depósito donde se encuentran los documentos.
5. Con una cinta métrica realice la medición de los documentos dispuestos en el Archivo de Gestión. Metros Lineales. La forma
archivísticamente es la medición en metros lineales debido a su precisión y facilidad para obtenerla. Se consigue con la docum
metros lineales dan una idea del tamaño de un archivo sin necesidad de trasladarlo a folios. La cantidad de folios que contiene
con el gramaje del papel y con el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de arch
Una vez determinado el número de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro lineal, solo resta multiplicar las
aproximado de hojas que componen el archivo. Fórmula. Q = #metros x PFM Donde: Q = cantidad de folios a averiguar #metr
= promedio de folios por metro lineal. Para medir la cantidad de documentos dispuestos en un Fondo Documental tanto en ofi
se debe tener presente la Norma Técnica NTC 5029 del ICONTEC.
6. Identifique si hay archivador rodante y proceda a la medición de sus documentos. Archivador Rodante. Ordenador compues
clasificar información en carpetas o fólderes colgantes. Este sistema funciona con piñones y rieles sobre los cuales se desplazan
empujarlas con la mano. Recuperado de: http://bit.ly/1LcuSqU. 24/06/2017
7. Identifique si hay archivador fijo y proceda a la medición de sus documentos. Archivador Fijo. Ordenador fijo compuesto de
para guardar y clasificar información en carpetas o fólderes colgantes. Funciona desplazando los cajones hacia fuera con las ma
8. Identifique si hay muebles de oficina y proceda a la medición de sus documentos. Mueble de Oficina. Son aquellos escritori
para los documentos en gestión.
9. Identifique si hay estantería industrial y proceda a la medición de sus documentos. Estantería Industrial. Estructura metálica
almacenar un gran volumen de cajas muchos documentos.
10. Identifique si hay estantería metálica fija y proceda a la medición de sus documentos. Estantería Metálica Fija. Estructura m
con el fin de almacenar cajas con documentos.
11. Identifique todas las cajas con documentos y proceda a la medición. Caja. Almacenador de documentos previamente organ
12. Identifique todas los documentos sueltos ubicados en bolsas o piso del Archivo Central y proceda a la medición. Document
criterio de organización, almacenados en bolsas, cajas o tirados en el piso del depósito.
13. Total Metros. Realice la sumatoria de los metros lineales por filas de acuerdo a la cantidad de unidades de almacenamiento
14. Fechas Extremas. Corresponden a los años desde el más antiguo al más reciente de la producción de los documentos halla
almacenamiento.
15. Total. Indique la sumatoria de los metros lineales por columnas de acuerdo a la cantidad de unidades de almacenamiento e
16. Observaciones. Describa los riesgos, antecedentes, oportunidades, recomendaciones, debilidades, entre otros factores que
IVO CENTRAL Y FONDO ACUMULADO
Documentos TOTAL
Cajas FECHAS EXTREMAS
Sueltos METROS
40 10 2012 al 2015
40 10 2012 al 2015
40 10 2012 al 2015
40 10 2012 al 2015
40 10 2012 al 2015
200 50 2012 al 2015
es locativas y medioambientales adecuadas según la norma.
Documentos TOTAL
Cajas FECHAS EXTREMAS
Sueltos METROS
24 6 2011 al 2014
24 6 2011 al 2014
24 6 2011 al 2014
20 5 2011 al 2014
20 5 2011 al 2014
20 5 2011 al 2014
132 33 2011 al 2014
archivístico ni con las instalaciones adecuadas para la conservación de los

documentos.
S
ÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
a el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
e. Acuerdo 027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo General de la
hivo Central o Archivo Histórico.

os.
e Gestión. Metros Lineales. La forma de medición más aceptada

obtenerla. Se consigue con la documentación puesta de canto o filo. Los
s. La cantidad de folios que contiene cada metro lineal varia de acuerdo
la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos empastados, carpetas, etc.
metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total
cantidad de folios a averiguar #metros = cantidad de metros lineales PFM
en un Fondo Documental tanto en oficinas como en bodegas o depósitos,
vador Rodante. Ordenador compuesto de varios módulos, para guardar y

y rieles sobre los cuales se desplazan los módulos o estanterías con solo
or Fijo. Ordenador fijo compuesto de una estructura metálica con cajones,

do los cajones hacia fuera con las manos.
ble de Oficina. Son aquellos escritorios que poseen un archivador auxiliar
ntería Industrial. Estructura metálica de gran tamaño ubicada con el fin de
Estantería Metálica Fija. Estructura metálica de tamaño estándar ubicada
or de documentos previamente organizados en carpetas o legajos.
y proceda a la medición. Documentos Sueltos. Documentos sin ningún
dad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.

producción de los documentos hallados en la unidades de
ad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.
debilidades, entre otros factores que identifica en el Archivo Central.

HERRAMIERNTA 3 - IDENTIFICACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Nro. Nombre de la Aplicación Área Funcional Tipo de Aplicación Propia / Tercero
1 SIMAT Educación Aplicación Web TERCERO
Observaciones No cuentan con ningún Sistema de Gestión Documental
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA DE ESTUDIO 3 – IDENTIFICACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. Interroga en cada dependencia qué software utilizan para el procesamiento de la información y relaciona dicha información en el cuadro. Recuerda la definición de S
de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un o
parte de alguna de las siguientes categorías: *Personas, *actividades, *datos, *recursos materiales en general. Todos estos elementos interactúan para procesar los dat
automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus obje
http://bit.ly/1Lytte7. 24/06/2017
2. Nro. Enumere la cantidad de Aplicaciones que tiene la Empresa en las diferentes dependencias.
3. Describa el nombre correcto de la aplicación hallada en cada dependencia. Nombre de la Aplicación. Programa informático diseñado como herramienta para permiti
tipos de tareas. Recuperado de: http://bit.ly/1SABbFl. 24/06/2017
4. Área Funcional. Escriba el nombre de la(s) dependencias que interactúan con dicha aplicación.
5. Describa si es software de aplicación u otro. Tipo de Aplicación. Aquí se incluyen todos aquellos programas que permiten al usuario realizar una o varias tareas espe
http://bit.ly/1FNrdKX. 24/06/2017
6. Propia/Tercero. Indica si el sistema de Información propio de la entidad ya sea por desarrollo o por compra, o si es de un tercero en el cual la entidad solo ingresa inf
7. Descripción. Indique la función del software con respecto a la dependencia que lo interactúa y qué documentos genera.
8. Observaciones. Describa los riesgos, antecedentes, oportunidades, recomendaciones, debilidades, entre otros factores que inciden en la interacción con los aplicativ
diagnóstico.
CIÓN
Descripción
Se utiliza para el registro de estudiantes y realizar

todos los procesos relacionados con los
estudiantes, además para realizar proyecciones
de cupos para los años siguientes.
de Gestión Documental
ORMACIÓN
cuadro. Recuerda la definición de Sistema de Información. Es un conjunto

s para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán
s interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y
ganización, en función de sus objetivos. Recuperado de:
ado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos
o realizar una o varias tareas específicas. Recuperado de:
n el cual la entidad solo ingresa información
n en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer para el

HERRAMIENTA 4 - DIAGNÓSTICO APLICA
Cumple
Nro. Criterio Cumple No cumple
parcialmente
¿Cuentan con políticas de Gestión

1 X
Documental?
¿Están definidos los criterios para la

2 elaboración de los documentos en X
las distintas oficinas?
¿Se ha planeado la elaboración de

3 X
los documentos electrónicos?
¿Hay establecidos planes

presupuestales para la ejecución de
4 la actividades de archivo de acuerdo X
a las necesidades detectadas en
gestión Documental?
¿Cuentan con planes estratégicos

5 para el desarrollo de las políticas X
archivísticas?
¿Se cuenta con el personal

6 suficiente para realizar las tareas de X
Gestión Documental?
¿Se tienen definidos los procesos de

7 X
Gestión Documental en el entidad?
¿Se cuenta con manuales, procesos,

8 procedimientos e instructivos de X
Gestión Documental?
¿Se cuenta con políticas claras y
definidas para la prevención,
9 conservación y contingencia que X
aseguren la documentación en el
tiempo?
¿Está establecido los criterios de

digitalización documental de
10 X
acuerdo con los requisitos mínimos
exigidos por el AGN?
¿Poseen un normograma donde se

11 describan las normas que aplican a X
todos los procesos de la entidad?
Encuestado: Martha Yaneth Estupiñan

Encuestador:FICHA 1579224 TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 22 de Mayo de 2018
INSTRUCCIO
HERRAMIENTA 4 - DIAGNÓSTICO APLICA
1. Recuerda la definición del primer proceso de la Gestión Documental. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de pro
2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal a).
2. Cumple. En este campo, indique con una X si Cumple con el criterio de la columna anterior.
3. Cumple parcialmente. En este campo indique con una X si cumple con algunos parámetros del criterio a evaluar.
4. No Cumple. En este campo, indique con una X si No Cumple con el criterio de la columna anterior.
5. Hallazgo. Describa cualquier situación encontrada que afecte o fortalezca el criterio a evaluar.
6. Observaciones. En este campo, indique cualquier situación relevante que se deba tener presente y que sea adicional a los h
7. Recomendaciones. En este campo, escriba los consejos que deben tener presentes para corregir los hallazgos u observacion
conocer para el diagnóstico.
8. Encuestado. Indique el nombre y cargo de la Persona quien brindó la información solicitada.
9. Encuestador. Indique el nombre y cargo de la Persona que realizó el Diagnóstico.
10. Fecha: Escriba el día, mes y año en que se realizó el Diagnóstico.
HERRAMIENTA 4 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO PLANEACIÓN
Evidencia Esperada Hallazgo
Plataforma estratégica/ Manuales/

Reglamentos/Otro/ con descripción de Políticas en NINGUNO
Gestión Documental
Manual/Instructivo/ de Producción de Documentos NINGUNO
Manual/Instructivo/ de Producción de Documentos NINGUNO

electrónicos
Plan Institucional de Archivos/ Plan estratégico

Archivístico/Plan Presupuestal Administrativo/que
incluya diagnóstico de necesidades en los procesos NINGUNO
archivísticos y la programación de inversiones
encaminadas a la solución.
Plataforma estratégica/ Manuales/

Reglamentos/Otro/ con descripción de Políticas en NINGUNO
Gestión Documental
Manual de cargos y perfiles NINGUNO
Manual con Mapas de Procesos / Programa de NINGUNO

Gestión Documental
Manual de Procesos y Procedimientos NINGUNO

Sistema Integrado de Conservación SIC / Plan
prevención de desastres y atención de emergencias / NINGUNO
Plan de preservación Digital
Instructivo de digitalización certificada / Protocolo de

Reprografía / Programa específico de reprografía del NINGUNO
PGD
Normograma NINGUNO
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 4 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los Documentos de la entidad, en cumplimiento con el c
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el Sistema de Gestión Documental. Decreto 1080 de
anterior.
rámetros del criterio a evaluar.
olumna anterior.
o a evaluar.
tener presente y que sea adicional a los hallazgos.
s para corregir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativo
solicitada.
Observaciones Recomendaciones
CUENTAN CON MANUALES PARA LA

PRODUCCIÓN DE DTOS, PERO CADA
OFICINA LOS ELABORA SEGÚN EL
CRITERIO DEL JEFE DE OFICINA.
NO HAY ESTANDAR PARA EL ENVIO Y

LA ELABORACION DE DOCUMENTOS
CUENTAN CON LOS MANUALES PERO

NO LOS IMPLEMENTAN.
TIENE EL ESCANER PERO NO
CUENTAN CON UN PLAN DEFINIDO
PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS.
umentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto

stema de Gestión Documental. Decreto 1080 de 2015. Artículo
es que inciden en la interacción con los aplicativos y que se requieran

HERRAMIENTA 5 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROC
Cumple
Nro. Criterio Cumple No Cumple
parcialmente
¿Los documentos son

1 elaborados con base en alguna X
norma o manual?
¿Todos los documentos son

elaborados mediante
2 herramientas ofimáticas o x
también se hacen de forma
manual?
¿Tienes establecidos los tipos

de soportes a utilizar de
acuerdo a la clase de
3 X
documento? *escribe cuales
son los tipos documentales
que se utilizan
¿Todos los documentos están

4 X
estandarizados con formatos?
¿Cuentan con instrucciones

5 para el diligenciamientos de X
los formatos?
¿Llevan un control de
6 versiones y aprobaciones de X
los formatos?
¿Implementan políticas para el

7 control del uso adecuado de la X
reproducción de documentos?
¿Cuentan con lineamientos

para el diligenciamiento de
8 documentos en soportes como X
cds, discos duros u otros
distintos al papel?
¿Se lleva un control de las

9 X
firmas autorizadas?
¿Cuentan con mecanismos de
10 X
firmas distintas a la manual?
Encuestado: MARTHA YANETH ESTUPIÑAN

Encuestador: FICHA 1579224 TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 22-May-18
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 5 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROC
1. Recuerda la definición del segundo proceso de la Gestión Documental. Producción. Actividades destinadas al estudio de los
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Proces
aplicativos y que se requieran conocer para el diagnóstico.
DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO PRODUCCIÓN
Manual/Instructivo/ de Producción de NINGUNO

Documentos
Manual/Instructivo/ de Producción de DOCUMENTOS

Documentos / Programa de Gestión Documental FÍSICOS
DOCUMENTOS
Manual/Instructivo/ de Producción de FÍSICOS Y
Documentos / Programa de Gestión Documental DIGITALES
DOCUMENTOS
Manual/Instructivo/ de Producción de FÍSICOS Y
Documentos DIGITALES

Documentos

Documentos
Instructivos/Reglamentos/ con políticas NINGUNO

reprográficas

Documentos
Protocolos de Firmas NINGUNO

Protocolos de Firmas NINGUNO
INSTRUCCIONES
DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO PRODUCCIÓN
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de Producción o ingreso, formato, estructura, finalidad, área
1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal b).
nterior.
metros del criterio a evaluar.
mna anterior.
a evaluar.
ner presente y que sea adicional a los hallazgos.
para corregir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los
licitada.
Observaciones
CUENTAN CON MANUALES DE PRODUCCIÓN

DE DOCUMENTOS PERO NO LOS APLICAN
TODOS LOS DOCUMENTOS SE ELABORAN

MEDIANTE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS
FORMATOS: PLANILLAS, LISTAS DE ASISTENCIA,

ENTREGA DE MATERIAL, INFORMES, ACTAS.
ALGUNOS DOCUMENTOS CUENTAN CON LOS

FORMTOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD
Producción o ingreso, formato, estructura, finalidad, área
al. Literal b).
as anteriores. factores que inciden en la interacción con los

HERRAMIENTA 6 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRO
Cumple
Nro. Criterio Cumple parcialmente No Cumple
¿Implementan mecanismos
para la entrega de documentos
1 X
a los usuarios internos o
externos?
¿Tiene establecido el
2 procedimiento de distribución X
de los documentos?
¿Llevan seguimiento y control

del trámite a las
3 X
comunicaciones que se
recepcionan o envían?
¿Se utiliza software para la

4 recepción y distribución de las X
comunicaciones?
¿Cuentan con alarmas de

5 X
tiempo de respuestas?
¿Cuentan con un correo

corporativo en el cual se
6 X
recepcionen todas las
comunicaciones?
¿Cuentan con una persona u

oficina que se encargue de la
7 X
recepción y envío de las
comunicaciones?
8 ¿Radican las comunicaciones? X
¿Registran las comunicaciones

9 recepcionadas en herramientas X
ofimáticas?
¿Cuentan con un reglamento
10 para la recepción y distribución X
de las comunicaciones?

Encuestador: Ficha 1579224 Tecnólogo en Gestión Documental
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 6 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRO
1. Recuerda la definición del tercer proceso de la Gestión Documental. Gestión y Trámite: Conjunto de actuaciones necesarias
delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los Documentos, el control
Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal c).
requieran conocer para el diagnóstico.
IENTA 6 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO GESTIÓN Y TRÁMITE
Evidencia Esperada Hallazgo Observaciones
Reglamento/Instructivo de consulta documental NINGUNO
Manual de Gestión y Trámite de

Documentos/Instructivo/Planillas de distribución de NINGUNO
documentos

Documentos/Instructivo/Planillas de recibo y NINGUNO
despacho de documentos

Documentos/Instructivo software de Gestión CUENTAN CON UNA BASE DE
NINGUNO
Documental/Propuesta de software de Gestión DATOS (EXCEL)
Documental

Documentos/Instructivo software de Gestión NINGUNO
Documental/Propuesta de software de Gestión
Documental
CUENTAN CON PÁGINA WEB Y

Protocolos/políticas/ uso del correo institucional CORREO ELECTRÓNICO


Manual de Gestión y Trámite de CUENTAN CON BASE DE DATOS

Documentos/Instructivo/Planillas electrónicas de NINGUNO EN EXCEL
recibo y despacho de documentos
INSTRUCCIONES
IENTA 6 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO GESTIÓN Y TRÁMITE
y Trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o
eso para consulta de los Documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
Literal c).
umna anterior.
os parámetros del criterio a evaluar.
e la columna anterior.
criterio a evaluar.
deba tener presente y que sea adicional a los hallazgos.
sentes para corregir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los apli
ación solicitada.
tico.
Recomendaciones
idas las actuaciones o
solución de los asuntos.
n la interacción con los aplicativos y que se

HERRAMIENTA 7 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO ORGANIZACIÓN
Cumple
Nro. Criterio Cumple parcialmente No Cumple Evidencia Esperada
¿Aplican los procedimientos Cuadro de Clasificación Documental/Tabla de

1 de clasificación, ordenación X Retención Documental/instructivo de aplicación TRD
y descripción documental?
¿Tienen establecidas las

agrupaciones documentales Cuadro de Clasificación Documental/Tabla de
2 X
según la clasificación Retención Documental/instructivo de aplicación TRD
documental?
¿Ordenan en las carpetas los

documentos, siendo el Cuadro de Clasificación Documental/Tabla de
3 primer documento el más X Retención Documental/instructivo de aplicación TRD
antiguo y el último el más
reciente?
¿Utilizan instrumentos para

la descripción y
4 X Inventarios/índices/catálogos
recuperación de la
documentación?
¿Realizan inventario de la
5 documentación con el X Formato Único de Inventario Documental/Instructivo
formato del AGN?
¿Realizan adecuadamente la
6 foliación de las unidades X Instructivo de foliación documental
documentales?
¿Mezclan los documentos Cuadro de Clasificación Documental/Tabla de

7 de apoyo con los X Retención Documental/instructivo de aplicación TRD
documentos de archivo?
¿Utilizan mobiliario
adecuado para la
conservación de los
8 X Plan de Sistema Integrado de Conservación SIC
documentos tanto en los
archivos de gestión como en
el Central?
¿Cuentan con un reglamento

9 de archivo para la unidad de X Reglamento del Archivo
Archivo?
¿Están actualizados los Inventarios/Cuadro de Clasificación

10 instrumentos archivísticos X Documental/Tabla de Retención Documental
con los que cuentan?
¿Utilizan rotulación
adecuada de las unidades Cuadro de Clasificación Documental/Tabla de
11 X
de conservación de los Retención Documental/instructivo de aplicación TRD
documentos?
¿El espacio para la

conservación adecuada de
los documentos en los
12 X Plan de Sistema Integrado de Conservación SIC
archivos de gestión como
central son suficientes y
adecuados?
¿Poseen Tablas de
Valoración documental para Cuadro de Series y Asuntos/Tabla de Valoración
13 la organización de los X Documental/Instructivo de aplicación
documentos del fondo
acumulado?
¿Poseen criterios definidos Instructivo de organización de expedientes
14 para la organización de los X electrónicos/Aplicación de Tabla de Retención
expedientes electrónicos? Documental

Encuestador: FICHA 1579224 Tecnólogo en Gestión Documental
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 7 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO ORGANIZACIÓN
1. Recuerda la definición del cuarto proceso de la Gestión Documental. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el Documento en el Sistema de G
nivel adecuado, Ordenarlo y Describirlo adecuadamente. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal d).
6. Observaciones. En este campo, indique cualquier situación relevante que se deba tener presente y que sea adicional a los hallazgos.
7. Recomendaciones. En este campo, escriba los consejos que deben tener presentes para corregir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores.
requieran conocer para el diagnóstico.
ORGANIZACIÓN
Hallazgo Observaciones
CUADRO DE NO CUENTA CON TABLA DE RETENCIÓN

CLASIFICACIÓN EN DOCUMENTAL
PROCESO
EL PERSONAL ENCARGADO DE LA GESTIÓN

CUADRO DE DOCUMENTAL TIENE CONOCIMIENTO DE
CLASIFICACIÓN EN LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES PERO
PROCESO LAS DEMÁS DEPENDENCIAS NO LAS
CONOCEN
CUADRO DE
CLASIFICACIÓN EN
PROCESO
CUENTAN CON INVENTARIOS

NINGUNO DOCUMENTALES
NINGUNO
LAS CARPETAS DEL

ARCHIVO CENTRAL
NINGUNO
OBSERVACIÓN DE LAS
INSTALACIONES DE
ARCHIVO
NINGUNO
NINGUNO
ROTULACIÓN DE LAS EN LA ROTULACIÓN DE ALGUNAS CAJAS O

ARPETAS Y CAJAS CARPETAS HAY CONFUSIÓN
LAS INSTALACIONES
NINGUNO
NINGUNO
ocumental
ORGANIZACIÓN
arar el Documento en el Sistema de Gestión Documental, Clasificarlo, ubicarlo en el
ental. Literal d).
zgos.
realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se
HERRAMIENTA 8 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO TRANSFERENCIA
Cumple
Nro. Criterio Cumple parcialmente No Cumple Evidencia Esperada Hallazgo
¿Realizan transferencia de los

1 documentos a otros depósitos X Plan de transferencias documentales NINGUNO
de archivo?
¿Preparan adecuadamente
los documentos de archivo a Instructivo de transferencias
2 transferir según los criterios X NINGUNO
documentales
establecidos para dicho
proceso?
¿Se verifica la aplicación de

los procedimientos de Instructivo de transferencias
3 organización de los X NINGUNO
documentales
documentos antes de ser
transferidos?
¿Utilizan los medios de Instructivo de transferencias

4 embalaje adecuados para la X documentales
transferencia?
¿Se realizan transferencias en

5 X Plan de transferencias documentales NINGUNO
fechas establecidas?
Plan de Transferencias documentales /
Instructivos de Transferencias
¿Los documentos electrónicos
Documentales / Programa de Gestión
6 hacen parte de las X NINGUNO
Documental / en donde se especifíque
transferencias documentales? como transferir los documentos en
soportes electrónicos
Plan de Transferencias documentales /

¿Existen criterios establecidos Instructivos de Transferencias
para las transferncias de Documentales / Programa de Gestión
7 unidades de conservación X Documental / en donde se especifíque
electrónicas (CD, USB, DVD, como transferir los documentos en
etc)? soportes electrónicos

INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 8 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO TRANSFERENCIA
1. Recuerda la definición del quinto proceso de la Gestión Documental. Transferencia.
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para Transferir los Documentos durante las Fases de Archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos prescriptivos. Decreto
de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal e).
los aplicativos y que se requieran conocer para el diagnóstico.
Observaciones
NO HAY UN CRONOGRAMA
DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
EN OCASIONES NO
CUENTAN CON LAS
UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
SUFICIENTES PARA
REALIZAR LA
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
NO HAY UN CRONOGRAMA
DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
SÓLO EL PERSONAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONOCE LOS CRITERIOS
, la validación del formato de

etadatos prescriptivos. Decreto 1080
das en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con

HERRAMIENTA 9 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Cumple
Nro. Criterio Cumple No Cumple Evidencia Esperada
parcialmente
¿Cuenta con procedimientos

definidos para la aplicación Instructivo de aplicación TRD y TVD /
1 X
de la Disposición final de los Programa de Gestión Documental
documentos?
¿Poseen criterios para

2 seleccionar los documentos X Instructivo de eliminación documental
para eliminar o conservar?
¿Eliminan documentos con

3 procedimientos que X Instructivo de eliminación documental
respeten la norma?
¿Digitalizan los documentos

4 X Instructivo de eliminación documental
antes de ser eliminados?
¿Digitalizan los documentos

5 considerados históricos para X Protocolo de digitalización / TRD / TVD
la entidad?
¿Registran en algún soporte

6 X Instructivo de eliminación documental
los documentos a eliminar?
¿Realizan copia de Protocolo de digitalización / Programa de

7 seguridad de los X Gestión Documental / Políticas de
documentos digitalizados? Seguridad de información
¿Publican el listado de los
documentos a eliminar para
8 la consulta de los X Instructivo de eliminación documental
ciudadanos antes de realizar
esta práctica?
¿Utilizan técnicas
9 adecuadas de eliminación X Instructivo de eliminación documental
de documentos?

INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 9 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
1. Recuerda la definición del sexto proceso de la Gestión Documental. Disposición de Documentos. Selección de los Documentos en cualquier etapa del Archivo, con m
permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental. Decreto 1080 de 2015
Gestión Documental. Literal f).
para el diagnóstico.
OSICIÓN DE DOCUMENTOS
NINGUNO
NINGUNO
NINGUNO
NO SE REALIZA EN PROCESO DE
NINGUNO ELIMINACIÓN
NINGUNO
SE HACE CADA 3 MESES Y SE

NINGUNO CONSERVAN EN DISCOS DUROS
OSICIÓN DE DOCUMENTOS
mentos en cualquier etapa del Archivo, con miras a su conservación temporal,
aloración Documental. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la
os hallazgos.
ciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer
HERRAMIENTA 10 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRESE
Cumple
Nro. Criterio Cumple parcialmente No Cumple
¿Poseen estrategias para

conservar la
1 X
documentación en el
tiempo?
¿Cuentan con un plan de

2 X
prevención documental?

3 conservación X
documental?

Contingencia documental
4 X
en caso de suceder un
siniestro?
¿Tienen identificados los

riesgos a los que están
5 X
expuestos los documentos
en la entidad?
¿Poseen plan de
6 mantenimiento a los X
depósitos de archivo?
¿Cuentan con brigadas de

desinfección y fumigación
7 X
de los depósitos de
archivo?
¿Poseen estrategias para

la preservación a largo
8 X
plazo de los documentos
electrónicos?

Fecha: 22 de Mato de 2018
INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 10 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRESE
1. Recuerda la definición del séptimo proceso de la Gestión Documental. Preservación a Largo Plazo. Conjunto de acciones y e
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Pr
AMIENTA 10 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Plan de Sistema Integrado de Conservación

SIC - Plan de preservación de documentos NINGUNO
electrónicos
Plan de Sistema Integrado de Conservación NINGUNO

SIC

SIC

SIC

SIC

SIC

SIC

SIC
INSTRUCCIONES
AMIENTA 10 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Preservación a Largo Plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preserva
amiento. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal g).
e la columna anterior.
algunos parámetros del criterio a evaluar.
erio de la columna anterior.
zca el criterio a evaluar.
que se deba tener presente y que sea adicional a los hallazgos.
ner presentes para corregir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con lo
nformación solicitada.
agnóstico.
N A LARGO PLAZO
Observaciones
NO SE CUENTA CON EL PERSONAL DISPONIBLE PARA ESE PROCESO
SE CONOCE PERO NO SE IMPLEMENTAN MEDIDAS PARA EVITARLOS
MANTENIMIENTO PARCIAL PUES SÓLO SE REALIZA PARA LAS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CUENTAN CON DISCOS DUROS PARA LA CONSERVACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN PERO NO SE GARANTIZA SU CONSERVACIÓN TOTAL
N A LARGO PLAZO
es aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
e la Gestión Documental. Literal g).
adas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer para el diagnóstico.
e se requieran conocer para el diagnóstico.
HERRAMIENTA 11 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO DE VALORACIÓN
Cumple
Nro. Criterio Cumple parcialmente No Cumple Evidencia Esperada Hallazgo
Cuadro de Clasificación Documental /

¿Tienen identificados los TRD / TVD / Programa de Gestión
1 documentos misionales de la x NINGUNO
Documental Programa específico de
entidad? Documentos vitales
¿Realizan selección de los Tabla de Retención Documental/Tabla de NINGUNO

2 documentos misionales de la X Valoración Documental
entidad?
¿Están identificados los

documentos desde el momento Tabla de Retención Documental/Tabla de NINGUNO
3 X
de la producción que por su valor Valoración Documental
son considerados históricos?
¿Desde los archivos de gestión se Tabla de Retención Documental/Tabla de NINGUNO

4 valoran los documentos para sus X Valoración Documental
transferencias?

INSTRUCCIONES
HERRAMIENTA 11 - DIAGNÓSTICO APLICACIÓN PGD PROCESO DE VALORACIÓN
1. Recuerda la definición del octavo proceso de la Gestión Documental. Valoración. Proceso permanente y continuo que inicia desde la Planificación de los Documento
sus Valores Primarios y Secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes Fases del Archivo y determinar su destino final (eliminación o conservació
1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. Literal h).
aplicativos y que se requieran conocer para el diagnóstico.
ORACIÓN
Observaciones
SE TIENE IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS MISIONALES

PERO NO ESTAN PLASMADOS EN LOS CCD NI EN LAS TRD
PORQUE NO CUENTAN CON ESTOS INSTRUMENTOS
ACTUALIZADOS
SE TIENE IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS MISIONALES

PERO NO ESTAN PLASMADOS EN LOS CCD NI EN LAS TRD
PORQUE NO CUENTAN CON ESTOS INSTRUMENTOS
ACTUALIZADOS
ORACIÓN
a Planificación de los Documentos y por medio del cual se determinan
no final (eliminación o conservación temporal o definitiva). Decreto
s.
zadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los
HERRAMIENTA 12 - ENCUESTA MUESTRA 5% Organización Arc
Cumple
parcialmente
¿La organización de los archivos de gestión se

1 basa en la TRD?
x
¿La apertura e identificación de las carpetas

2 debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa?
¿La ubicación física de los documentos

3 responden a la conformación de los X
expedientes?
¿Los tipos documentales se ordenan de tal

4 manera que se puede evidenciar el desarrollo de X
los trámites?
¿El documento con la fecha más antigua de

producción, es el primer documento que se
5 X
encuentra al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encuentra al final de la misma?
¿Los tipos documentales que integran las

unidades documentales de las series y
6 X
subseries, están debidamente foliados con el fin
de facilitar su ordenación, consulta y control?
¿Las carpetas y demás unidades de conservación
7 están identificadas, marcadas y rotuladas de tal X
forma que permita su ubicación y recuperación?
¿La información de la marcación de las unidades

de conservación es: fondo, sección, subsección,
serie, subserie, número de expediente,
8 X
número de folios y fechas extremas, número de
carpeta y número de caja si fuere el
caso?
¿Las transferencias primarias se efectúan de

9 conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental?
¿Se cuenta con un plan de Transferencias y una

10 guía metodológica para realizar dicha actividad?
¿Se diligencia el formato único de

11 inventario, regulado por el Archivo General de la
Nación para realizar las transferencias?
X
¿Las cajas que se utilizan para las transferencias
se identifican con la siguiente información?:
código de la dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, sección, legajos
12 identificados con su número respectivo, libros X
cuando sea del caso, identificados
con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes
extremos y fechas extremas de los mismos.
¿Los documentos de apoyo están mezclados con

13 los documentos de archivo?
X
NOTA1: Estos son criterios básicos a tener en cuenta en el análisis de la muestra, es necesario que registre todas las anomalías
NOTA2: Recuerde que en el campo observaciones, deben de consignar toda la información que sirva para complementar y ten
NOTA3: Recuerde evidenciar todo con fotografías con su respectiva descripción
Encuestado:
Encuestador:
Fecha:
INSTR
HERRAMIENTA 12 - ENCUESTA MUESTRA 5% Organización Ar
1. Antes de revisar la muestra, ten presente lo que indica esta norma. Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criter
regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
el diagnóstico.
11. Evidencia Fotográfica. En este campo coloque todas las fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva descripción
MUESTRA 5% Organización Archivo de Gestión según Acuerdo 042 de 2002 (Documentos Físicos)
Instructivo de aplicación TRD
NINGUNO
LA ROTULACIÓN DE
LAS CARPETAS
LAS CARPETAS
LAS CARPETAS
LAS CARPETAS
LAS CARPETAS QUE

VAN A SER
TRANSFERIDAS
ROTULACIÓN DE LAS
CAJAS Y CARPETAS
NINGUNO
Plan de transferencias
documentales
NINGUNO
Plan de transferencias
documentales
NINGUNO
Formato único de inventario

documental
NINGUNO
Instructivo de transferencias ROTULACIÓN DE LAS
documentales CAJAS
NINGUNO
que registre todas las anomalías archivísticas que se presentan con la conservación, organización y seguridad de la información
e sirva para complementar y tener un imagen más clara del criterio.
INSTRUCCIONES
A MUESTRA 5% Organización Archivo de Gestión según Acuerdo 042 de 2002 (Documentos físicos)
or el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen fu
eneral de Archivos 594 de 2000. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia.
del criterio a evaluar.

terior.
r.
ente y que sea adicional a los hallazgos.
regir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se
n, con su respectiva descripción.

cuerdo 042 de 2002 (Documentos Físicos)
Observaciones
ntan con la conservación, organización y seguridad de la información
el criterio.
cuerdo 042 de 2002 (Documentos físicos)

e los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se
hivo General de la Nación de Colombia.
mnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer para
HERRAMIENTA 13 - ENCUESTA MUESTRA 5% Organización Archivo
Cumple
parcialmente
¿La organización de los archivos de gestión

1 electrónicos se basan en los CCD o TRD?
X
¿La apertura e identificación de las carpetas

2 electrónicas reflejan las series y subseries X
correspondientes a cada unidad administrativa?
¿La ubicación (la carpeta) donde se gurdan los

3 documentos electrónicos responden a la X
conformación de los expedientes?
¿Los tipos documentales al interior de la carpeta

4 electrónica se ordenan de tal manera que se
pueden evidenciar el desarrollo de los trámites?
X
¿El documento con la fecha más antigua de

producción, es el primer documento que se
5 encuentra al abrir la carpeta electrónica y la
fecha más reciente se encuentra al final de la
misma?
¿Los tipos documentales que integran las

unidades documentales electrónicas de las
series y
6 subseries, están debidamente foliados e
integrados en un índice de foliado electrónico
con el fin de facilitar su ordenación, consulta y
control?
X
¿Las carpetas electrónicas y demás unidades de
conservación electrónicas están identificadas y
7 marcadas de tal forma que permita su rápida
ubicación y recuperación?
¿Las transferencias primarias de los documentos

electrónicos se efectúan de conformidad con lo
9 estipulado en la Tabla de Retención
Documental?
¿Se cuenta con un plan de Transferencias y una

10 guía metodológica para realizar dicha actividad?
¿Se diligencia un formato de Inventario

Documental para las unidades documentales
11 electrónicas que se encuentran en el Archivo de
Gestión?
X
¿Se utiliza algún mecanismo para gantizar la

12 integridad y autenticidad en el cierre de las
unidades documentales simples o expedientes?
¿Se mezclan en la misma unidad documental

13 electrónica documentos de archivo con
documentos de apoyo?
X
NOTA1: Estos son criterios básicos a tener en cuenta en el análisis de la muestra, es necesario que registre todas las anomalías
NOTA2: Recuerde que en el campo observaciones, deben de consignar toda la información que sirva para complementar y ten
NOTA3: Recuerde evidenciar todo con fotografías con su respectiva descripción
Encuestado:
Encuestador:
Fecha:
INSTRUC
HERRAMIENTA 13 - ENCUESTA MUESTRA 5% Organización Archivo
1. Antes de revisar la muestra, ten presente lo que indica esta norma. Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criter
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 20
para el diagnóstico.
11. Evidencia Fotográfica. En este campo coloque todas las fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva descripción
STRA 5% Organización Archivo de Gestión según Acuerdo 042 de 2002 (Documentos electrónicos)
CCD / TRD / Instructivo de CUADROS DE

Organización de CLASIFICACION EN
documentos electrónicos PROCESO




CCD / TRD / Instructivo de

Organización de
documentos electrónicos / CUADROS DE
Instructivo de foliación CLASIFICACION EN
electrónica PROCESO
Organización de
documentos electrónicos / CUADROS DE
Instructivo de foliación CLASIFICACION EN
electrónica PROCESO
TRD / Plan de
Transferencias
documentales / Instructivo
de Transferencias
documentales que incluyen CUADROS DE
los documentos CLASIFICACION EN
electrónicos PROCESO
Plan de Transferencias
documentales / Instructivo
de transferencias
documentales / que incluya
los documentos
electrónicos NINGUNO

Organización de
documentos electrónicos NINGUNO
Protoco de uso de Firmas

digitales, estampados
cronológicos / Instructivo NINGUNO
de uso del Índice
electrónico

Organización de
documentos electrónicos NINGUNO
que registre todas las anomalías archivísticas que se presentan con la conservación, organización y seguridad de la información
e sirva para complementar y tener un imagen más clara del criterio.

INSTRUCCIONES
STRA 5% Organización Archivo de Gestión según Acuerdo 042 de 2002 (Documentos electrónicos)
or el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen fu
y General de Archivos 594 de 2000. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia.
del criterio a evaluar.

terior.
r.
ente y que sea adicional a los hallazgos.
regir los hallazgos u observaciones realizadas en las columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se
n, con su respectiva descripción.

cuerdo 042 de 2002 (Documentos electrónicos)
Observaciones
LA DIGITALIZACIÓN NO SE REALIZA EL DIA DE RECEPCIÓN DEL DOCUMENTOS, POR LO TANTO,

LA FECHA CAMBIA DE RECIBIDO
LA DIGITALIZACIÓN NO SE REALIZA EL DIA DE RECEPCIÓN DEL DOCUMENTOS, POR LO TANTO,

LA FECHA CAMBIA DE RECIBIDO
LA BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN SE REALIZA POR EL NOMBRE CON EL QUE FUE
GUARDADO EL DOCUMENTO
presentan con la conservación, organización y seguridad de la información
ara del criterio.

cuerdo 042 de 2002 (Documentos electrónicos)
ción de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
o del Archivo General de la Nación de Colombia.
columnas anteriores. factores que inciden en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer
HERRAMIENTA-14 APLICACIÓN PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENT
Cumple
N° Criterio Cumple parcialment No Cumple Evidencia Esperada
e
¿Proporciona atención y
servicio al cliente, cara a CORREO ELECTRÓNICO,
1 cara y a través de los X NÚMERO
medios técnicos y TELEFÓNICO,PÁGINA WEB
tecnológicos disponibles?
¿Cuenta con buzón de
2 sugerencias para la x BUZÓN DE SUGERENCIAS
recepción de PQRS?
¿ Cuenta con una persona

3 encargada para dar X OFICINA
respuesta a las PQRS?
¿ Se realiza un
seguimiento a las PQRS
PLANILLAS DE CONTROL Y
4 para garantizar la x
SEGUIMIENTO
trazabilidad de los
documentos?
¿ Cuenta con Manuales de MANUAL DE SERVICIO AL
5 x
Servicio al Cliente? CLIENTE
¿ Las instalaciones son las
6 adecuadas para atender a x SEÑALIZACIÓN
los usuarios?
DE SERVICIO AL CLIENTE
Correo electronico, numero de

telefono, pagina web
Buzon de Sugerenicas
NINGUNO
NINGUNO
SE ESTÁN EMPEZANDO A
NINGUNO
IMPLMENTAR EN LA ENTIDAD
NINGUNO
HERRAMIENTA 15- ENCUESTRA TALENTO HUMANO - ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
Cumple Evidencia
Nro. Criterio Cumple No Cumple Hallazgo
parcialmente Esperada
¿Cuenta con Manuales

1 de funciones, Procesos X Manuales de
y Procedimientos? Procesos y
Procedimientos NINGUNO
¿ Realizan
capacitaciones al
2 X
personal sobre la
Institución? Cronograma de
Capacitaciones NINGUNO
¿ Tiene TRD en Talento
3 Humano? X TRD NINGUNO
¿ Qué series Listado de CUADRO DE

4 documentales produce X Series CLASIFICACIÓN
Talento Humano? Documentales/ DOCUMENTAL EN
CCD PROCESO
AL
Observaciones
MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES (O) AMENAZAS (A)
(Espacio para el logo de la entidad)
FORTALEZAS (F) ESTRATEGIAS OFENSIVAS (F-O) ESTRATEGIAS DEFENSIVAS (F-A)

DEBILIDADES (D) ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS (D-O) ESTRATEGIAS DE SOBREVIVENCIA (D-A)
Instrucciones para elaboración de la DOFA

Oportunidades: Se refiere a las oportunidades externas a la empresa en materia de archivística las cuales la entidad no puede controlar
que se den o no, pero estan ahí para ser aprovechadas
Amenazas: Esta indica los riesgos en materia de archivística que se presentan en el entorno de la entidad y que pueden generar un impacto
negativo.
Fortalezas: Se refiere a los aspectos positivos con los que cuenta la entidad en materia de archivística y que le puede permitir potenciar las
oportunidades o disminuir las debilidades.
Debilidades: Se refieren a las aspectos archivísticos o relacionados con con la Gestión Documental de los cuales la entidad carece en
totalidad o requieren ser mejorados.
Estrategias Ofensivas F-O: Son estrategias que permitirán a la entidad aprovechar las oportunidades que se encuentran en su entorno
mediante el aprovechamiento de sus fortalezas.
Estrategias Defensivas F-A: Estas estrategias están encaminadas a que la entidad se defienda de las amenazas a las que se encuentra
expuesta mediante el desarrollo y aprovechamiento de sus fortalezas.
Estrategias Adaptativas D-O: Son estrategias que buscan que la entidad a pesar de contar con debilidades en materia de archivística, a
pesar de ellas pueda esforzarse por aprovechar o hacer uso de alguna manera de las oportunidades que le brinda su entorno para mejorar
en Gestión Documental.
Estrategias de Supervivencia D-A: Es el escenario más negativo en el que se puede encontrar la entidad, puesto que posee unas
debilidades internas y está expuesto a unas amenazas externas que podrian acarrear en impactos no deseados para ella, por lo cual a partir
teniendo presente estas debilidades se desarrollan unas estrategias que le permitirán a la entidad sobrevivir a las amenazas del entorno
pero por un tiempo limitado, en el que estas debilidades se mitigaran.
Estrategias de Supervivencia D-A: Es el escenario más negativo en el que se puede encontrar la entidad, puesto que posee unas
debilidades internas y está expuesto a unas amenazas externas que podrian acarrear en impactos no deseados para ella, por lo cual a partir
teniendo presente estas debilidades se desarrollan unas estrategias que le permitirán a la entidad sobrevivir a las amenazas del entorno
pero por un tiempo limitado, en el que estas debilidades se mitigaran.

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DIAGNÓSTICO INTEGRAL ARCHIVÍSTICO

SUBSECCIÓN MEDICIÓN DOCUMENTOS FÍSICOS

Archivador Mueble de Estantería Estantería Metálica Doctos TOTAL

SECCIÓN ACADÉMICA ADULTOS

SUBSECCIÓN MEDICIÓN DOCUMENTOS FÍSICOS

Archivador Mueble de Estantería Estantería Metálica Doctos TOTAL

COTIZACIONES, PROVEEDORES, INGRESOS, EGRESOS,

a muestra de las demás áreas administrativas.

INFORMES, PLANILLAS DE ASISTENCIA,

onsulta administrativa. Acuerdo 027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo

jones, para guardar y clasificar información en carpetas o fólderes colgantes.

auxiliar para los documentos en gestión

mental en la cual se registran las series y subseries documentales con su

Organizados con CCD o

ALMACENAMIENTO ELECTRÓNICO EN GIGA BYTES

Organizados con CCD o

Medición Unidad de Almacenamiento

Observaciones El Archivo Central no cuenta condiciones locativas y medioambientales ade

Entidad Productora FUNDACIÓN ITEDRIS

Medición Unidad de Almacenamiento

Mueble de Estantería Estantería

es locativas y medioambientales adecuadas según la norma.

132 33 2011 al 2014

archivístico ni con las instalaciones adecuadas para la conservación de los

hivo Central o Archivo Histórico.

e Gestión. Metros Lineales. La forma de medición más aceptada

vador Rodante. Ordenador compuesto de varios módulos, para guardar y

or Fijo. Ordenador fijo compuesto de una estructura metálica con cajones,

ntería Industrial. Estructura metálica de gran tamaño ubicada con el fin de

Estantería Metálica Fija. Estructura metálica de tamaño estándar ubicada

or de documentos previamente organizados en carpetas o legajos.

y proceda a la medición. Documentos Sueltos. Documentos sin ningún

dad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.

ad de unidades de almacenamiento en que se encuentran.

debilidades, entre otros factores que identifica en el Archivo Central.

Nro. Nombre de la Aplicación Área Funcional Tipo de Aplicación Propia / Tercero

1 SIMAT Educación Aplicación Web TERCERO

Observaciones No cuentan con ningún Sistema de Gestión Documental

Se utiliza para el registro de estudiantes y realizar

cuadro. Recuerda la definición de Sistema de Información. Es un conjunto

ado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos

o realizar una o varias tareas específicas. Recuperado de:

n el cual la entidad solo ingresa información

n en la interacción con los aplicativos y que se requieran conocer para el

¿Cuentan con políticas de Gestión

¿Están definidos los criterios para la

¿Se ha planeado la elaboración de

¿Hay establecidos planes

¿Cuentan con planes estratégicos

¿Se cuenta con el personal

¿Se tienen definidos los procesos de

¿Se cuenta con manuales, procesos,

¿Está establecido los criterios de

¿Poseen un normograma donde se

Encuestado: Martha Yaneth Estupiñan

Evidencia Esperada Hallazgo

Plataforma estratégica/ Manuales/

Manual/Instructivo/ de Producción de Documentos NINGUNO

Manual/Instructivo/ de Producción de Documentos NINGUNO

Plan Institucional de Archivos/ Plan estratégico

Plataforma estratégica/ Manuales/

Manual de cargos y perfiles NINGUNO

Manual con Mapas de Procesos / Programa de NINGUNO