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INSTRUCTIVO

PARA REGISTRO ELECTRÓNICO


DE RESPALDOS MÉDICOS

Noviembre 2012

www.contraloria.cl
INSTRUCTIVO RESPALDOS MÉDICOS
Registro Electrónico

Santiago, 13 de noviembre de 2012

Estimados/as Usuarios/as:

Se les informa que a contar de hoy, se encuentra disponible una nueva materia en SIAPER Registro
Electrónico denominada “Respaldos Médicos”, que permitirá registrar documentos que justifiquen ausencias
médicas y que no corresponden a licencias médicas, sino que a “ÓRDENES DE REPOSO” emitidas por las
siguientes instituciones:

 Mutual de seguridad
 Asociación Chilena de Seguridad
 Instituto de seguridad del Trabajo
 Hospital Militar de Santiago
 Hospital Militar del Norte
 Hospital DIPRECA
 Hospital de Carabineros
 Hospital Naval
 Hospital Clínico “Gral. Dr. Raúl Yazigi”
 Centros de salud CAPREDENA

Para ello, el (la) Usuario(a) deberá seguir los pasos que a continuación se detallan.

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INSTRUCTIVO RESPALDOS MÉDICOS
Registro Electrónico

ÍNDICE

RESPALDOS MÉDICOS ................................................................................................................................................. 4

PROCESO 1.1. INGRESAR RESPALDO MÉDICO ........................................................................................................................ 4

PROCESO 1.2. INFORMAR RESPALDO MÉDICO .................................................................................................................... 10

PROCESO 2.1. CREAR ACTO ADMINISTRATIVO ......................................................................................................................... 12

PROCESO 2.2. ASOCIAR RESPALDOS MÉDICOS INFORMADOS AL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LOS APRUEBA ................................ 17

PROCESO 2.3. ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO APROBATORIO ............................................................................... 19

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INSTRUCTIVO RESPALDOS MÉDICOS
Registro Electrónico

RESPALDOS MÉDICOS

El registro electrónico de un Respaldo Médico, se compone de dos procesos:

PROCESO 1 : Ingresar e Informar los Respaldos Médicos.

1.1. Ingresar al sistema el respaldo médico emitido por el profesional competente.

1.2. Informar respaldo médico a Contraloría General de la República.

PROCESO 2 : Crear Acto Administrativo y Asociarle Respaldos Médicos

2.1. Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba respaldos.

2.2. Asociar Respaldos Médicos Informados a la Resolución Exenta o Decreto


Exento que los aprueba.

2.3. Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto exento)


aprobatorio.

PROCESO 1.1. INGRESAR RESPALDO MÉDICO

Para registrar el Respaldo Médico, el usuario deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1

Paso 2

Paso 3 Paso 4

Ilustración 1

4
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Registro Electrónico

Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:


“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán


Paso 2 cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Dentro del Menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú “Administrar
Paso 3
Licencias Médicas”.

Luego, dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre la opción
Paso 4
“Ingreso Nueva Licencia”. Desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 1):

Paso 5

Paso 6

Ilustración 2

Paso 5
El Usuario deberá ingresar el Run del funcionario que se quiere ingresar.

Una vez ingresado el Run, deberá presionar el botón . El sistema mostrará los
Paso 6
datos personales del Run ingresado: Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno.

Una vez completados los 6 pasos anteriores, el sistema muestra el listado de Licencias y
Respaldos Médicos pertenecientes al funcionario encontrado en la búsqueda, este listado
corresponde a todas las licencias y respaldos médicos que el funcionario tiene ingresadas
en el sistema.

Además, se desplegarán los botones: , ,


e , tal como se muestra en la
Ilustración 3.

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Registro Electrónico

P
a
s
o
7
b c
a

Ilustración 3

a En caso de que el Usuario requiera modificar una licencia o un respaldo médico ya


ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo: , en el documento
que corresponda, y luego presionar el botón .

b En caso de que el Usuario requiera eliminar una licencia o un respaldo médico ya


ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo: , en el documento
que corresponda, y luego presionar el botón .

c El botón permite al Usuario ingresar sólo licencias médicas.


En el caso de los Respaldos Médicos, se debe seguir el Paso 7.

El Usuario deberá presionar el botón , desplegándose el


Paso 7
siguiente mensaje:

Donde el Usuario deberá presionar el botón .

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Paso 8

e
Paso 9

Ilustración 4

Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado al Respaldo
d
Médico que se está registrando.

Respaldo Médico

Paso 8
En esta sección el sistema despliega el formulario a completar por el Usuario. A continuación
se detallan cada uno de los campos a completar:

* Número de
Documento
de Respaldo : Campo obligatorio. Se podrá completar de dos formas:

1. Si el documento que el Usuario tiene a la vista posee un N°


correlativo propio, se deberá digitar manualmente por el
Usuario.

2. En caso de que el documento no posea número, entonces el


Usuario deberá presionar el botón
permitiendo que Siaper asigne un número automático, el que
será correlativo por Servicio.

*Fecha de Emisión : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir


fecha de calendario adjunto.

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* Institución que
otorga el documento : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las
Paso 8 siguientes opciones:

 Mutual de seguridad
 Asociación Chilena de Seguridad
 Instituto de seguridad del Trabajo
 Hospital Militar de Santiago
 Hospital Militar del Norte
 Hospital DIPRECA
 Hospital de Carabineros
 Hospital Naval
 Hospital Clínico “Gral. Dr. Raúl Yazigi”
 Centros de salud CAPREDENA

*Fecha Inicio Reposo: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir
fecha de calendario adjunto.

*Número de
Días de Respaldo : Campo obligatorio. El Usuario deberá indicar el número de días de
reposo que se le otorga al interesado.

*Fecha Término
Reposo : Campo automático. Se rellenará con la información indicada en el
campo anterior.

*Tipo Licencia
Médicas FFAA : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las
siguientes opciones:

 Enfermedad común o lesión


 Medicina preventiva
 Licencia Maternal pre y post natal
 Enfermedad grave hijo menor de 1 año
 Accidente en acto de servicio
 Enfermedad profesional
 Patología del embarazo
 No aplica

Características
del Reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa
correspondiente a la característica del reposo. El sistema mostrará el
siguiente listado:

 Reposo laboral parcial


 Reposo laboral total

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Paso 8 Lugar de reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa


correspondiente al lugar donde se realizará el reposo. El sistema
mostrará el siguiente listado:

 Hospital
 Otro domicilio
 Su domicilio
 Unidad

Comentarios : Campo Opcional. Permite ingresar algún comentario.

Si el Usuario desea cancelar el ingreso del caso (todo el formulario), debe hacer clic en
e
el botón .

Para finalizar el ingreso del formulario de Respaldos Médicos, el Usuario debe presionar el
Paso 9
botón .

Completados los 9 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla con


la lista de Licencias Médicas y Respaldos Médicos.

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PROCESO 1.2. INFORMAR RESPALDO MÉDICO

El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:


Paso 10
“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán


Paso 11 cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú
Paso 12 “Administrar Licencias Médicas”, Se desplegarán 3 submenús: “Ingreso Nueva Licencia”,
“Asociar Licencias Médicas” y “Asociar Respaldo Médico”.

Paso 13 Dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre el submenú
“Asociar Respaldo Médico”.

Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla:

Paso 14

P
a
s Paso 15
o
16

h f g

Paso 17

Ilustración 5

Si en la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado” no aparecen los


Paso 14
respaldos médicos que el Usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para
revisarlos uno a uno, podrá buscar en el sistema los respaldos médicos de sus funcionarios
que hayan sido previamente ingresados a Siaper. Las opciones son buscarlos por Run,
nombre y/o apellidos.

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Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón . El sistema


Paso 15 mostrará los respaldos médicos relativos al campo de búsqueda ingresado, y que aún no
hayan sido enviados a registro mediante un acto administrativo, en la sección “Seleccione
Respaldo Médico sin Documento Asociado”.

Luego, dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el


Paso 16
Usuario deberá seleccionar en el botón el (los) Respaldo (s) que desee informar.

Paso 17
El Usuario debe hacer clic en el botón , desplegándose el
siguiente Mensaje de página web:

Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón . A partir de este momento,


el(los) Respaldo(s) Médico(s) se encontrará(n) informado(s) a Contraloría General.

f En la columna “Estado Respaldo Médico”, se nominará “INFORMADA” a los respaldos


médicos que se hayan informado a Contraloría General, siguiendo los 17 pasos
anteriores.

Por otra parte, se nominará “EN PROYECTO” a las respaldos médicos que aún no han
sido informados a Contraloría General, por lo que aún son editables.

g En la columna “Editar/Completar”, cuando los respaldos médicos estén aún en estado


“EN PROYECTO”, estará disponible el botón , mediante el cual se podrá editar
haciendo clic sobre él.

Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en el respaldo
h
médico, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número Respaldo Médico, el que
contiene un link hacia el documento original.

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PROCESO 2.1. CREAR ACTO ADMINISTRATIVO

Una vez que el Servicio ha emitido el acto administrativo correspondiente, en que apruebe
el(los) respaldo(s) médico(s), y este se encuentre totalmente validado (con número de folio,
fecha, firma de la autoridad correspondiente y las visaciones que, según sea el caso,
correspondan), entonces el Usuario deberá proceder con el Proceso 2.1, Crear el Acto
Administrativo, que se detalla a continuación.

Para crear un documento en Siaper Registro Electrónico, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1
Paso 2
Paso 3

Ilustración 6

Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:


“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán
cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Paso 3 Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú “Crear
Documento”, se desplegará la pantalla “Borrador del Documento” (ver Ilustración 6).

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Registro Electrónico

a
Paso 4

Ilustración 7

Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el
a
Servicio desea enviar a Registro.

Paso 4 Al seleccionar el menú desplegable del campo “Tipo Documento”, permitirá ver el
listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el acto
administrativo que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 7).

Paso 5

Ilustración 8

Seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento”, según el
Paso 5
documento que el Usuario tiene a la vista (ver Ilustración 8).

Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son:

 Decreto Exento

 Información de Personal (aplica sólo para ingresar “Calificaciones”)

 Resolución Exenta

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Paso 6

Ilustración 9

Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento” (que para
efectos de este ejemplo se seleccionó “Resolución Exenta”), se activarán adicionalmente los
siguientes campos:

El Usuario deberá completar los siguientes campos:

* Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto


Paso 6 administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al
número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo.

* Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento


(dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto.
Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha
otorgado al acto administrativo.

* Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el
nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado
al portal.

* Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la


Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la
información contenida en el campo “Servicio Documento”, el usuario
podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado;
también podrá ingresar la opción “Sin dependencia” cuando
corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera
actos administrativos con numeración propia.

* Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la


que corresponde la Dependencia.

Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la


cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente.

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Registro Electrónico

Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar las
materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto
administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:

Paso 7

Ilustración 10

Al seleccionar el menú desplegable del campo “Materia de Ingreso”, permitirá ver


Paso 7
el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento
que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 10).

P
a
s
o
9

Paso 8

Ilustración 11

Seleccionar la opción Respaldo Licencia Médicas FFAA, dentro de las alternativas que
Paso 8
despliega el campo “Materias de Ingreso”.

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Registro Electrónico

Paso 9 Una vez seleccionada la materia en el listado, se debe presionar el botón

De esta manera, la materia de ingreso seleccionada ha quedado incorporada en la columna


materia (ver Ilustración 12).

Ilustración 12

Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo “Tipo de
Documento”.

Paso 10 c

Ilustración 13

Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón , ya que le


Paso 10 dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser
visualizado en la Bandeja de Documentos.

b En caso de que el Usuario requiera eliminar una materia ya asociada al documento,


deberá seleccionarla en el botón izquierdo: (ver Ilustración 13), en la materia que
corresponda, y luego presionar el botón .

Cabe señalar que una materia podrá eliminarse sólo cuando no contenga casos
agregados. Para ello, el Usuario deberá primero borrar los casos ingresados y luego
eliminar la materia correspondiente.

c En caso de que el Usuario requiera eliminar todo el documento, incluso de la Bandeja de


Documentos, deberá presionar el botón .

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PROCESO 2.2. ASOCIAR RESPALDOS MÉDICOS INFORMADOS AL ACTO


ADMINISTRATIVO QUE LOS APRUEBA

El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:


Paso 1
“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán


Paso 2 cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú
Paso 3 “Administrar Licencias Médicas”, Se desplegarán 3 submenús: “Ingreso Nueva Licencia”,
“Asociar Licencias Médicas” y “Asociar Respaldo Médico”.

Paso 4 Dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre el submenú
“Asociar Respaldo Médico”.

Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla:

Paso 5

Paso 6

Paso 7

Ilustración 1417
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Paso 5
Dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el Usuario
deberá seleccionar en el botón el(los) respaldo(s) que desee asociar.

Paso 6 Dentro de la sección “Seleccione un Documento para Asociar a los Respaldos Médicos
Seleccionados”, el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó
anteriormente en el PROCESO 2.1.

Paso 7 Una vez seleccionadas, tanto el(los) Respaldo(s) Médico(s), como el Acto Administrativo, el
Usuario deberá presionar el botón .

El usuario podrá acceder más rápido al documento borrador correspondiente en la Sección


a
“Búsqueda de Documentos”, digitando el número del acto administrativo que desea asociar al
Respaldo Médico, y luego presionando el botón .

Sólo desaparecerán del listado “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, los
Respaldos Médicos que ya han sido asociados al documento RESOLUCIÓN EXENTA o
DECRETO EXENTO. Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección “Lista de
Documentos”, en la medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir
asociando respaldos médicos a dicho acto administrativo.

Si el Usuario no ha informado el(los) Respaldo(s) Médico(s), el Sistema no permitirá


asociarlo al documento, arrojando el siguiente mensaje:

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PROCESO 2.3. ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO APROBATORIO

Paso 1
Paso 2

Paso 3

Ilustración 15

Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:


“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.

Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán
cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.

Paso 3 Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú “Bandeja de
Documentos”, desplegándose la siguiente pantalla (ver ilustración 15).

P P
a a
s s
o o
4.1 4.2

Paso 5

Ilustración 16

19
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Registro Electrónico

Paso 4.1 El Usuario tendrá dos alternativas para buscar un documento, la primera es ingresando el
número de documento en el campo del mismo nombre, y luego presionando el botón
.

Paso 4.2 La segunda opción es presionando el botón , permitiendo mostrar al


Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio.

Paso 5 El Usuario deberá seleccionar el documento y presionar el botón .

De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a
registrar, los cuales podrán ser:

Respuesta 1: “Operación Exitosa”

Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de:

 Contener por lo menos una materia asociada.

 Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

 No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada


documento debe tener un número y fecha distintos)

La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en la base
de datos de Contraloría General.

Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: “Su
documento ha sido Registrado exitosamente”.

Ilustración 17

Adicionalmente ofrecerá
Adicionalmente al usuario,
ofrecerá a través
al usuario, de un
a través debotón, la opción
un botón, de de“Ver
la opción Certificado
“Ver Certificadodede
Registro”, el cual,eldecual,
Registro”, ser accionado, descargará
de ser accionado, un archivounenarchivo
descargará formatoenPDFformato
con elPDF
Certificado
con el
de Registro correspondiente.
Certificado de Registro correspondiente.

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Registro Electrónico

Ilustración 18

Ilustración 19

El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en


su servicio, para su posterior control.

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Registro Electrónico

Respuesta 2: “Documento ya Registrado en CGR”

Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:

 Contener por lo menos una materia asociada.

 Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.

Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de


Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana
emergente con el siguiente mensaje:

Respuesta 3: “Documento sin Casos”

 Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:

 Contener por lo menos una materia asociada.

 No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de


documento distintos)

Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento


borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al
usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje:

El sistema ofrecerá al usuario el botón “Aceptar” el cual, de ser accionado, retornará


al usuario a la página de creación de documentos.

El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos


ingresados.

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Registro Electrónico

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