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POLITICAS CONTABLES DE CAJA

CONSULTORIAS D&L LTDA

DIANA CAROLINA AGUDELO PISCO

JHUSDINY LORENA BUITRAGO

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

TESORERIA
GESTION TESORERIA Y FINANZAS
BOGOTA
2016
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POLITICAS CONTABLES DE CAJA

DIANA CAROLINA AGUDELO PISCO
LORENA BUITRAGO

DESARROLLO DE LA GUIA N° 8 DOCUMENTOS CONTABLES

II TRIMESTRE

JENNY JIMENEZ (ADMINISTRADORA DE EMPRESAS)

CENTRO DE SERVICOS FINANCIEROS SENA

TESORERIA
GESTION TESORERIA Y FINANZAS
BOGOTA
2016
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POLITICAS CONTABLES PARA EL MANEJO DE LA CAJA

Todo trabajador al servicio de la Empresa, deberá cumplir y observar las siguientes reglas y

políticas de conducta dentro de la jornada laboral.

Reglas de conducta:

1. En las instalaciones de la empresa deberá contar con u espacio físico destinado

exclusivamente para el manejo de valores, recursos en efectivo y propiedad de

CONSULTORIAS D&L LTDA, este será denominado como caja General

2. La caja general deberá estar ubicada en el lugar que ofrezca las mejores condiciones

de seguridad de la oficina. De preferencia deberá estar aislada de las áreas generales

de trabajo, y estar acondicionada de tal manera que el acceso este restringido y de

fácil entrada para el personal y gestores externos que efectúen tramites documentales

y de cobranza sin que tengan que cruzar áreas internas de la oficina

3. En el interior del área de la Caja General, se deberá contar con una caja fuerte del
tamaño adecuado a las necesidades propias de esta área operativa de la empresa, para

el resguardo y custodia de documentos

4. El responsable de la Caja General, es la única persona autorizada en la sede de las

oficinas para recibir recursos en documentos o en efectivo, derivado de las

operaciones propias de CONSULTORIA D&L LTDA

5. Deberá establecerse un límite máximo para os pagos que no necesiten expediciones

cheque

6. Se debe nombrar un custodio o responsable de la caja.

7. Los desembolsos se respaldaran con el comprobante de egreso de caja,

contabilizándose en el diario de comprobantes al inicio de toda la operación.

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8. La persona a cargo prepara diariamente los resúmenes de ingresos de los documentos

que con los respaldos justificativos.

9. El trabajador respetara las directrices dictadas por su gerente general o supervisor

inmediato.

10. Todo ingreso que se reciba en la Caja invariablemente debe ampararse con la

expedición de un recibo de pago foliado y fechado el día de su emisión, éste debe ser

firmado y sellado por el personal responsable de la Caja que recibe el pago. El recibo

de pago debe contar con todas las características

11. Queda estrictamente prohibido cambiar cheques personales de servidores públicos

con recursos recibidos en la Caja General.

12. El recuento del efectivo y documentos deberá efectuarse por lo menos dos veces al

día.

13. Tabular el monto del depósito, cuantificando el número de monedas y billetes por

denominación, organizando las fajillas y bolsas de monedas de acuerdo a lo

establecido en el contrato de servicio y observando el máximo criterio de eficiencia en

su integración para no incurrir en costos adicionales

14. El responsable de la Caja General deberá conservar debidamente ordenada la copia de

la orden de servicio, anexando copia de la tabulación elaborada.

15.Cuando el recurso a recibirse sea en cheque, el responsable de la Caja General deberá

verificar que el documento cumpla con los lineamientos establecidos por el Banco, los

cuales exigen a las Instituciones Bancarias medidas mínimas de seguridad que los

cheques deben ostentar, tales como el papel de seguridad confitado, marcas de agua,

impresión con tinta fugitiva y microimpresión; estas medidas se garantizan con un

pequeño círculo contenido en la parte superior derecha con un número en el centro

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simulando una perilla de caja fuerte. . Adicionalmente, en el cuerpo del documento se

revisará lo siguiente:

 Que esté expedido a favor de CONSULTORIAS D&L LTDA

 Que no esté posfechado.

 Que el importe asentado con número y letra coincida, en esto último que se
incluya la palabra "pesos" precediendo a la indicación de los centavos.

 Que no presente tachaduras, enmendaduras o roturas.

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HORARIOS DE SERVICIO

16. En lugar visible del área de la Caja General se indicarán los días y los horarios de

atención a proveedores y prestadores de servicios, éstos serán determinados por el

titular de la Subdirección de Tesorería General en Oficina Central, por el Gerente en

los Centros de Trabajo y por los titulares del Departamento de Operaciones Portuarias

y de Operaciones Fronterizas, considerando las cargas de trabajo del personal, a

efecto de que sus funciones se realicen en forma planeada y cuidadosa para minimizar

riesgos, dado lo delicado de sus actividades, así como en apego a lo establecido en el

Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trámite y Autorización de Pagos.

RESGUADO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS.

17. El responsable de la Caja General podrá mantener en resguardo documentos que por

su valor e importancia para la empresa se considere necesario mantener en lugar

seguro.
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18. El área que remite la documentación para resguardo, es responsable del tiempo de

permanencia del documento en la Caja General hasta el retiro definitivo de la misma.

19. Para tener un control adecuado de los documentos en custodia, el responsable de la

Caja General deberá elaborar una relación que contenga las características principales

de los documentos recibidos que deberá actualizar al momento de recibirlos o

entregarlos, adicionalmente, en forma semestral efectuará una revisión física de los

documentos en custodia contra dicha relación, misma que deberá firmar manifestando

que los documentos en custodia coinciden con la detallado en la misma, debiendo

remitirla al Titular del Departamento de Operación Bancaria en Oficina Central, al

Subgerente de Administración y Finanzas en los Centros de Trabajo y al Titular del

Departamento de Operaciones.