Dirección Técnico Normativa

Opinión

T.D.: 5579359

OPINIÓN Nº 002-2015/DTN

Entidad: Antonio Acosta Villamonte

Asunto: Expediente de contratación

Referencia: Documento s/n de fecha 03.OCT.2014

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el señor Antonio Acosta Villamonte, consulta

sobre los alcances del Expediente de contratación de un proceso de selección.

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos
y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de
conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en adelante, la “Ley”), y la
Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”).

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas

necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTAS Y ANÁLISIS1

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1 “En un Gobierno Local, que funcionarios definen las características técnicas de
lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el
valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección,
la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de
contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso, que dispone el
artículo 10º del Reglamento de la Ley de Contrataciones DS N° 184-2008-EF?”
(sic).

Sobre el particular, corresponde señalar lo siguiente:

1
En atención a la competencia conferida a la Dirección Técnico Normativa, se han revisado las consultas
formuladas por Antonio Acosta Villamonte a efectos de verificar el cumplimiento de los requisitos
previstos en el Procedimiento Nº 88 del TUPA, “Consultas del sector privado o sociedad civil sobre la
normativa de contrataciones del Estado”, determinándose que las consultas Nº 3 y 4 no están vinculadas a
las consultas Nº 1 y 2; por lo que, ante el incumplimiento del requisito previsto en el literal b) del numeral
1) del Procedimiento Nº 88 del TUPA, las consultas Nº 3 y 4 no serán absueltas.
 2

2.1.1 Como se ha indicado en los antecedentes de la presente opinión, las consultas que
absuelve el OSCE son aquellas consultas genéricas referidas al sentido y alcance
de la normativa de contrataciones del Estado; en esa medida, en vía de consulta,
este Organismo Supervisor no puede emitir opinión determinando qué
funcionarios son competentes dentro de un Gobierno Local, para definir la
información obrante en un Expediente de Contratación, pues ello corresponde ser
determinado por cada Entidad, en función de sus normas de organización interna.

Sin perjuicio de ello, corresponde efectuar algunas precisiones sobre el

Expediente de contratación de un proceso de selección y la información que lo
conforma.

2.1.2 En principio, es necesario precisar que el artículo 7 de la Ley dispone que todas
las Entidades deben llevar un Expediente de Contratación 2 que contenga las
actuaciones del proceso, desde el requerimiento del área usuaria hasta la
culminación del contrato.

Asimismo, conforme con el primer párrafo del artículo 12 de la Ley “Es requisito
para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad, que el mismo esté
incluido en el Plan Anual de Contrataciones y cuente con el Expediente de
Contratación debidamente aprobado conforme a lo que disponga el Reglamento,
el mismo que incluirá la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento,
así como las Bases debidamente aprobadas, salvo las excepciones establecidas en
el Reglamento.” (El subrayado es agregado).

Al respecto, el artículo 10 del Reglamento establece que el Expediente de

Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria, y debe contener la
información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el
estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la
disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de
selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la
fórmula de reajuste de ser el caso. Tratándose de obras, se adjuntará el expediente
técnico respectivo –salvo en el caso de la modalidad de concurso oferta– y, cuando
corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema Nacional de
Inversión Pública.

El mismo artículo en su quinto párrafo, señala que una vez aprobado el expediente
de contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la
designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato, incluyendo las
ofertas no ganadoras.

2
El Anexo Único - Anexo de Definiciones en su numeral 23 recoge el concepto de Expediente de
Contratación señalando que es el "Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones
referidas a una determinadas contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor
referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento."
 3

2.1.3 En relación con lo anterior, el artículo 13 de la Ley y el artículo 11 del

Reglamento, precisan que la formulación de las características, condiciones,
cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que se requieran, deberá ser
realizada por el área usuaria.

Por su parte, los artículos 27 de la Ley y 12 del Reglamento, establecen que el

valor referencial de un proceso de selección es determinado sobre la base de un
estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el mismo que es llevado a cabo
por el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, con el fin de
establecer el tipo de proceso de selección correspondiente, así como todo aspecto
necesario que tenga incidencia en la eficiencia de la contratación, como son la
modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación y
las formulas de reajuste de ser el caso. Una vez determinado el valor referencial de
la contratación, se deben gestionar los recursos necesarios, solicitando a la Oficina
de Presupuesto o la que haga sus veces, la disponibilidad presupuestal .

Cabe precisar, que como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, el órgano encargado de las contrataciones puede realizar
recomendaciones al área usuaria, la misma que podrá aceptarlas, de así
considerarlo conveniente, realizando los ajustes necesarios a su requerimiento que
contiene las características técnicas de lo que se va contratar.

2.1.4 Ahora bien, respecto a la aprobación del Expediente de Contratación, el artículo

10 del Reglamento, en su penúltimo párrafo, establece que: “El órgano encargado
de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del
Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a
cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de
Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus
normas de organización interna.” (El subrayado es agregado).

En dicho sentido, una vez elaborado el Expediente de Contratación, el órgano

encargado de las contrataciones debe remitirlo al Titular de la Entidad o al
funcionario a quien se le haya delegado la facultad de aprobarlo, quien debe
verificar en forma previa a su aprobación, que dicho expediente contenga la
totalidad de la información prevista en la normativa de contrataciones del Estado.

Sobre el particular, cabe señalar que a diferencia de otros supuestos –como el caso
de las exoneraciones3 o las prestaciones adicionales4–, ni la Ley ni el Reglamento
han determinado la formalidad que debe utilizarse para aprobar el Expediente de
Contratación, por lo que cada Entidad debe realizar dicha actuación conforme a
las formalidades y el procedimiento previsto en sus normas de organización o
gestión interna, de ser el caso, pudiendo utilizar cualquier formalidad cuando ello
no se encuentre previsto en las mismas.
3
De acuerdo con lo establecido en el artículo 133 del Reglamento, la exoneración del proceso de
selección se aprueba mediante resolución o acuerdo.
4
Según el primer párrafo del artículo 174 del Reglamento, el Titular de la Entidad mediante resolución
puede disponer la ejecución de prestaciones adicionales.
 4

2.1.5 Como se advierte, el artículo 10 del Reglamento precisa el detalle que debe
contener el expediente de contratación de un proceso de selección para su
aprobación, señalando que este comienza con el requerimiento del área usuaria,
incluyendo el estudio de posibilidades que ofrece el mercado elaborado por el
órgano encargado de las contrataciones, a través del cual se establece el tipo de
proceso de selección correspondiente, así como todo aspecto necesario que tenga
incidencia en la eficiencia de la contratación.

De lo señalado, se advierte que dentro de la definición de la información que debe

contener un expediente de contratación, intervienen el área usuaria5 y el órgano
encargado de las contrataciones6.

En esta línea, a efectos de determinar quién es el órgano o unidad al cual le

corresponden dichas actuaciones, deberá tenerse en cuenta el alcance que el
artículo 5 del Reglamento otorga, verificándose las normas de organización
interna de cada Entidad, que determinan las funciones al interior de esta.

2.2 "El artículo 10º del Reglamento de la Ley de Contrataciones DS N° 184-2008-

EF, dispone cuales son los requisitos y documentos que debe contener el
expediente de contratación para su aprobación, al respecto, ¿existen otros
documentos o requisitos indispensables para su aprobación?" (sic).

Como se ha señalado al absolver la consulta anterior, el artículo 10 del Reglamento

precisa la información que debe contener el expediente de contratación para su
aprobación por parte del Titular de la Entidad o funcionario a quien se le haya
delegado dicha facultad.

El contenido descrito en el artículo 10 del Reglamento, es la información mínima

indispensable con la cual se debe contar para aprobar el expediente de contratación,
pudiendo incluirse, de ser necesario, otros documentos que dicho artículo no
mencione y contribuyan al expediente de contratación, sin caer en formalismos que
dilaten el desarrollo del proceso y/o limiten la participación de los postores.

3. CONCLUSIONES

3.1 El artículo 10 del Reglamento precisa el detalle que debe contener el expediente de
contratación de un proceso de selección para su aprobación, advirtiéndose que
corresponde al área usuaria y al órgano encargado de las contrataciones de cada
Entidad intervenir en la definición de dicha información.

5
El artículo 5 del Reglamento en su numeral 2 establece que "Área usuaria es la dependencia cuyas
necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y
funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias."
6

El numeral 3 del mismo artículo, indica que "Órgano encargado de las contrataciones es aquél órgano o
unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una
Entidad".
 5

3.2 El contenido descrito en el artículo 10 del Reglamento, es la información mínima

indispensable con la cual se debe contar para aprobar el expediente de contratación,
pudiendo incluirse, de ser necesario, otros documentos que contribuyan al
expediente, sin caer en formalismos que dilaten el desarrollo del proceso y/o
limiten la participación de los postores.

Jesús María, 14 de enero de 2015

SANDRO HERNÁNDEZ DIEZ

Director Técnico Normativo
NFP/