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Manual Excel PAD PDF
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Contenido
1. Análisis Estadístico de datos:
a. Uso de funciones estadísticas:
PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA, SUMAR.SI, CONTAR.SI,
SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, FRECUENCIA, ESTIMACION.LINEAL,
TENDENCIA, JERARQUIA, PRONOSTICO, REPETIR, ALEATORIO, ALEATORIO.ENTRE
2. Análisis Y si: (para cálculos de costos, y de producción)
a. Buscar Objetivo
b. Tabla de datos
c. Administrador de escenarios
i. Comparación de múltiples resultados en cuadros de costos
ii. Creación de cuadros de resultados para la toma de decisiones
3. Graficas o Diagramas para la planificación y la toma de decisiones
a. Diagrama Spider
b. Gráfica del Punto de Equilibrio
4. Calculo de Pronósticos
a. Cálculo matemático de pronósticos
b. Método gráfico con líneas de tendencia
c. Calculo de Pronósticos en accidentes de transito
5. Simulación de negocios (en empresas de producción y ventas; y empresas de servicio)
a. Uso de la función ALEATORIO para la simulación de eventos
b. Creación de cuadros de simulación con las funciones Aleatorio y Pronostico
6. Análisis de Encuestas para Estudio de Mercado
a. Tabla de frecuencias
b. Histogramas de frecuencias
7. Calculo de Planillas de Salarios
a. Cálculos de tiempos de trabajo, horas extras y tardanzas
b. Uso de funciones condicionales anidadas
c. Obtención de boletas de pago
8. Cuadro de Programas de Producción
a. Calculo de tiempos de trabajo de maquinas
b. Graficas de la distribución de cargas de trabajo de las maquinas
c. Graficas del avance de la producción diaria y acumulada
9. Análisis de las Ventas
Capítulo 1
1. Usar Funciones avanzadas para calcular valores
Conociendo ya las funciones básicas de Excel, como son:
Suma, Promedio, Max, Min, Contar, Contara, Entero, Redondear, Si, Y, O,
Buscarv, Buscarh, Subtotales, Indirecto.
Aquí una explicación breve de otras funciones más avanzadas como:
Sumar.si, Contar.si, K.esimo.mayor, K.esimo.menor, Redondear.mas, Redondear.menos,
Aleatorio, Esblanco, Esnumero, Estexto, Eserror, BdMax, Hoy, Ahora.
Función SUMAR.SI
Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango a sumar)
Dónde:
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas"; D4.
Rango a sumar Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
Rango a sumar se suman sólo si las celdas correspondientes del
Rango coinciden con el Criterio. Si Rango a sumar se omite, se
suman las celdas contenidas en el argumento Rango.
Para calcular la valorización acumulada de las casas de cada propietario haga usted lo
siguiente:
Como hemos podido ver, esta función puede seleccionar en un rango cuales valores se
van a sumar, teniendo en cuenta una cierta condición. Sin embargo, la función solo
puede evaluar una sola condición de criterio:
Todas las casas que sean de un determinado propietario:
=SUMAR.SI(A4:A10,"Jorge",C4:C10)
La Función CONTAR.SI
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina qué celdas se van a contar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas";D4.
La función CONTARSI cuenta el número de veces que aparece un valor en un rango
de celdas, por ejemplo:
Contar el número de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur".
=CONTAR.SI(B4:B10,"Sur ")
2. Fórmulas Matriciales:
a. Cómo crear un total basándose en varias condiciones
Nota.- En Excel algunas fórmulas pueden escribirse como fórmulas matriciales. Para esto hay que
escribir la fórmula y al finalizar hay que presionar la combinación de teclas Ctrl+Shift+Enter, esto
hace que la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a la celda, quedando de
esta forma: {=formula}
La Función ALEATORIO
Genera un número completamente al azar entre 1
y 0.
Sintaxis
ALEATORIO()
Esta función carece de argumentos.
El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un
dado
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
La función Aleatorio multiplicada por 6 generará un numero entre 0 y 5.9999. La función
Entero truncará la parte decimal de éstos números quedando así enteros del 0 al 5, y
al aumentarles 1 éstos finalmente serian números entre 1 y 6.
Escrita esta fórmula, bastara con presionar la tecla de función [F9] para recalcular la
fórmula y entonces ALEATORIO generará otro número al azar.
La Función HOY
Da como resultado la fecha del sistema.
Sintaxis
HOY()
Esta función carece de argumentos.
=HOY() daría como resultado: 07/06/2015
La Función AHORA
Da como resultado la fecha y hora del sistema.
Sintaxis
AHORA()
Esta función carece de argumentos.
=AHORA() daría como resultado: 07/06/2015 03:21
Esto es debido a que la función Suma ignora los datos tipo texto en el rango a sumar.
Ejemplo:
Se desea validar un cuadro para que en la columna Cantidad solo permita escribir
números enteros y positivos. Entonces, cuando se trate de escribir en una celda una
cantidad como 7.3 que es un numero decimal, deberá aparecer un mensaje de error
como el que se ve a la derecha, impidiendo ingresar este número.
A B
1 Personal Cantidad
2 Empleados 138
3 Vigilantes 11
4 Secretarias 24
5 Gerentes 8
6 Técnicos 7.3
7 Supervisores
8 Vendedores
9
Nota.- Cuando se especifique el tipo de datos que se permiten, esto no afectará al formato. Para dar
formato a las celdas, como números, fechas u horas, haga clic en el menú Formato/Celdas y, a
continuación, haga clic en la ficha Número. Seleccione el formato que desee en el cuadro
Categoría y luego seleccione las opciones que desee.
Una fórmula para un límite puede evaluar los datos únicamente en la hoja de cálculo en que se
hayan configurado las restricciones. Para utilizar en una fórmula los datos de otra hoja de
cálculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una
celda de la hoja de cálculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de
cálculo activa. La fórmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de
cálculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una fórmula están en la celda A6 de la
primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre
DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y,
posteriormente, introducir una referencia =DatosVálidos cuando se especifiquen los límites para
los datos.
Ejemplo1
1.- En una hoja de cálculo escriba una lista de varios nombres de niños y sus
respectivas edades, tal como se muestra en la figura siguiente.
Observe que las edades de Laura y Miguel fueron escritas erróneamente.
observe que irán desapareciendo los círculos rojos que encerraban a las edades
equivocadas.
Ejemplo2
En otro caso; suponga que se tiene un registro de ventas con la relación de las facturas
emitidas en un mes y se desea verificar que los números de factura no aparezcan
repetidos, en cuyo caso habría que analizar el motivo del error y corregirlo, ya sea
cambiando el número de la factura por el correcto, o eliminando el registro de la factura
por estar duplicada.
1.- En una hoja en blanco escriba los datos del Registro de Ventas que se muestra en
la imagen siguiente:
A B C
1 REGISTRODE VENTAS
2
3 Fecha Nº Factura Monto
4 02-Oct 001-0124 S/. 1,306.00
5 02-Oct 001-0126 S/. 510.00 Esta factura debería ser la 001-0125
6 03-Oct 001-0126 S/. 1,364.00
7 03-Oct 001-0127 S/. 432.00
8 03-Oct 001-0128 S/. 935.00
9 03-Oct 001-0129 S/. 399.00 Esta factura se repite y deberá eliminarse
10 03-Oct 001-0129 S/. 399.00
11 04-Oct 001-0130 S/. 220.00
12 04-Oct 001-0131 S/. 1,199.00
13 04-Oct 001-0132 S/. 778.00
14 05-Oct 001-0132 S/. 257.00 La factura de abajo debería ser la 001-0133
15 06-Oct 001-0134 S/. 384.00
16
2.- En este cuadro seleccionar todas las celdas con los números de factura de la
columna B, y con el menú Datos/Validación se valida según como se muestra en
la ventana de dialogo a continuación:
La fórmula =B4<>B5 verificará cuando dos celdas consecutivas se repitan.
A medida que se vayan corrigiendo los errores en los números de las facturas, al igual
que en el ejemplo anterior, los círculos rojos también se irán desapareciendo.
A
1 3,473.50 Estilo millares #,##0.00
2 S/. 672.25 Estilo moneda S/. #,##0.00
3 13.7% Estilo porcentual 0.0%
4 (79.5) Negativos entre paréntesis (0.00)
5 4-Jun Fechas con día y mes d-mmm
A
6 64.5 Kg Para pesos en kilogramos 0.0 “Kg”
7 37.4 º C Grados centígrados 0.0”ºC”
8 000254 Para códigos 000000
9 IGV 19% Texto y porcentaje “IGV” 0%
10 4 puntos Número y texto 0 “puntos”
Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numéricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, “el contenido de ellas
sigue siendo numérico” y puede operarse matemáticamente en cualquier fórmula.
Nota.- Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrán validez dentro del libro
en el cual se crearon.
Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas reglas, las
cuales pasamos a indicar a continuación:
Nota.- El símbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este contenido es del tipo
texto.
Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha u
hora, una moneda, porcentajes o notación científica y un texto o espacio.
Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato personalizado:
[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; “Sin Valor ; @ “anulada”
A
1 -8734.9 Número negativo
2 0 Cero
3 Factura Texto
4 6254.258 Número positivo
5 Boleta Texto
A
1 (8,734.90) Entre paréntesis y color rojo
2 Sin Valor Cero cambia a Sin Valor
3 Factura anulada Se le agrega la palabra anulada
4 6,254.26 Redondea y de color azul
5 Boleta anulada Se le agrega la palabra anulada
Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde según el
contenido que esta tenga.
Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, incluya en una
sección los siguientes códigos de formato.
# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que la
cantidad ceros en el formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal,
para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier
New. También puede utilizarse ? para las fracciones que tengan un número de
dígitos variable.
Separador de millares
Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un
número mediante un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número.
Color
Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de
uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer
elemento de la sección.
Condiciones
Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes. La
condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente
formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números
superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Agregar caracteres
Para ver texto y números en una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas
("") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres
en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, introduzca el
formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un importe negativo como "-$125.74
Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^
& ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < >
Agregar espacio
Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un
subrayado _ seguido del carácter. Por ejemplo, si después de un subrayado se cierra
un paréntesis _) entonces los números positivos se alinearán correctamente con los
números negativos que estén entre paréntesis.
Repetir caracteres
Para repetir el carácter siguiente en el
formato para llenar el ancho de la
columna, incluya un asterisco (*) en el
formato de número.
Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para
incluir suficientes signos = después del
signo monetario para llenar una celda. El resultado sería: $=====2,716.25
1.- En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Número.
2.- En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.
3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee
eliminar.
4.- Haga clic en Eliminar.
Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel aplicará el
formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado
formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.
Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de
fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha.
El formato de fecha predeterminado se basa en la configuración de la ficha Fecha del
cuadro de diálogo Configuración regional, al que se tiene acceso desde el Panel de
control de Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente
en los libros no formateados con el comando Formato de celdas también cambia.
Capítulo 2
1. Buscar Objetivo
Cuando se desea obtener un resultado deseado en una formula y para ello es necesario
ajustar el valor de un dato que necesita la fórmula para calcularse, entonces se puede
utilizar la opción Buscar objetivo
En una hoja de cálculo se desean calcular los costos y utilidades para el siguiente caso:
Se proyecta la fabricación de 125 carteras. Si los gastos de materiales y mano de obra
son de 15 y 10 soles respectivamente, cuál sería la utilidad obtenida si las carteras se
venden a un precio de 45 soles cada una.
Otros datos:
El 5% de la producción sale defectuosa
Solo se logra vender el 90% de la producción
Los vendedores ganan una comisión de S/.4 por cada cartera
Una vez obtenido los cálculos, se desea incrementar las utilidades sin incrementar el
monto de la inversión. Para ello sería necesario aumentar el precio de venta, o en todo
caso reducir los costos de producción o de ventas.
Si la meta es obtener una utilidad de 1000 soles, y para ello se decide cambiar el precio de
venta; entonces es cuando se puede utilizar la función buscar objetivo de Excel. Para ello
deberá hacer lo siguiente:
1.- Seleccionar la celda D27 donde se encuentra el
cálculo de la utilidad.
2.- En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de
datos, haga clic en Análisis de Hipótesis y
después en Buscar objetivo.
3.- En el cuadro Definir la celda, verifique que este
escrita la referencia de la celda que contenga
la fórmula que desea resolver. (En el ejemplo
estará la celda D27)
4.- En el cuadro Con el valor, especifique el resultado que desee. (En el ejemplo sería -
1000)
5.- En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contenga el
valor que desee ajustar. (En el ejemplo sería la celda C21)
Si no se quiere cambiar el precio de venta, sino que se decide mejor reducir los costos
comprando el material a un precio más barato, o cambiando el pago de la mano de obra,
entonces; vuelva a escribir 45 soles en el precio de venta y seleccionando la celda D27 de
la utilidad, llame al comando Buscar objetivo y elija como celda cambiante la del precio del
material (la celda C16), o la del costo de mano de obra (celda C17), En cuyo caso Excel
volverá a obtener la utilidad de 100 soles pero en esta ocasión cambiando los valores del
costo de material o del pago de la mano de obra respectivamente.
3.- En la casilla Celda de entrada columna escribir: C16, que es la celda donde se
desea reemplazar los diferentes costos unitarios del material, y luego clic en
Aceptar.
Entonces aparecerán los siguientes resultados en la tabla de sensibilidad:
Costo Unit. Materiales Utilidad % Rentab.
S/. 1,875.00 S/. 1,000.00 33%
S/. 15.00 S/. 1,875.00 S/. 1,000.00 33%
13.00 1,625.00 1,250.00 45%
12.00 1,500.00 1,375.00 51%
10.00 1,250.00 1,625.00 67%
2.- En la casilla Celda de entrada fila escribir: C21, que es la celda donde se desea
reemplazar los diferentes precios de venta de las carteras, y en la, Celda de entrada
columna escribir: C16, que es la celda donde se desea reemplazar los diferentes
costos unitarios del material; luego haga clic en Aceptar.
Entonces se tendrán los siguientes resultados en esta otra tabla de sensibilidad:
Para identificar claramente cuáles son las combinaciones de costo y precio de venta que
más nos convienen podemos dar formato condicional a las diferentes utilidades. Para lo
cual haga usted lo siguiente:
1.- Seleccionar el rango B56:E59 y elija la ficha Inicio/Formato condicional/Resaltar
reglas de celda/Es mayor que…
3. Administrar Escenarios
Los escenarios en Excel, son una forma de presentar en pantalla a través de un solo
cuadro, varias combinaciones de datos y resultados, sin necesidad de tener múltiples
copias del mismo cuadro.
Para entender mejor esto, veamos en el análisis de costos anterior como podríamos
comparar los resultados para tres combinaciones de datos según las siguientes opciones:
Opción Optimista:
Compra de material a: 10 soles
Venta del producto a: 50 soles
2.- En la ventana de dialogo que aparece, hacer clic en el botón Agregar, escriba el
nombre del primer escenario y elija las celdas de datos cambiantes, y luego
Aceptar:
4.- Repita los pasos 2 y 3 para los otros dos escenarios: el de la Opción Probable, y el
de la Opción Optimista. Entonces se tendrá lo siguiente en la ventana del
Administrador de Escenarios:
Entonces se insertará una nueva hoja de cálculo en el libro actual, y allí aparecerá el
cuadro resumen siguiente:
En la hoja de cálculo Escenarios del ejemplo anterior, crear los siguientes 3 escenarios:
En Lima:
Compra de material a: 14 soles
Mano de obra: 10 soles
% de impuesto IGV : 18%
Venta del producto a: 48 soles
8. Repita los mismos pasos anteriores para las tablas de Material, Mano de Obra y
Precio, poniendo como Celda de entrada columna las celdas C7, C8 y C12
respectivamente. Entonces se tendrá lo siguiente en la pantalla:
Diagrama Spider
2000
1800 Precio
1600
Producción
1400
1200
Utilidad
1000
Mano Obra
800
600 Material
400
200
0
-30% -20% -10% 0% 10% 20% 30%
Desvío
Como puede verse en el gráfico, suponiendo que bajo las condiciones actuales de costos
se viene recaudando una utilidad de 1000 soles (punto 0% de desviación), entonces se
puede afirmar que:
Un porcentaje de aumento en el Precio de venta del producto, produciría mayor
utilidad que el mismo porcentaje de aumento en la Producción. Por ejemplo
aumentar 10% al Precio de venta nos daría más utilidades que aumentar 10% en
las unidades producidas.
Asimismo, un porcentaje en la disminución de los gastos de Mano de Obra,
produciría menos incremento en la utilidad que el mismo porcentaje de disminución
en el costo del material. Esto es por ejemplo, reducir un 10% en el pago de Mano de
Obra, nos daría menos utilidad que reducir un 10% en la compra de materiales.
En B22: =D$3
En B23: =D$3
En C22: =B$6*A22+B22
En C23: =B$6*A23+B23
En D22: 0
En D23: =B$11*A23*0.8/(1+C$13)
En E24: 0
En E25: =(B19*B6)+GF
PUNTO DE EQUILIBRIO
Ingresos
Netos, 250,
S/. 22,689.08
S/. 5,651.26
GFijo +
G.Variable,
250, S/.
Soles
14,500.00
Utilidad, 200,
S/. 12,500.00
G.Fijo, 250,
S/. 4,500.00
Prod: 200 S/.
P.Eq: 89 S/. -
-
Unidades
10. Adicionalmente en las celdas I24:I27 se creará un grupo de datos que también se
adjuntará al gráfico anterior. Las formulas en estas celdas son las siguientes:
En I25: =" Mat. y M.O.: "&B6
En I26: =" Precio Vta.: "&B11
En I27: =" U.Vendidas: "&C11
13. Aparecerá una copia del rango seleccionado, tal como se ve a continuación.
14. Seguidamente arrastre esta imagen y ubíquela sobre el grafico del punto de
equilibrio, tal como se muestra en la siguiente figura, con lo cual se tendrá así
terminada la gráfica del punto de equilibrio.
15. Los valores de este grafico dependen de los datos del análisis de costos calculados
en las celdas de la hoja de cálculo. Entonces, si variamos los datos del análisis de
costos, inmediatamente se podrán apreciar estos nuevos resultados en la gráfica
del punto de equilibrio. Para realizar estos cambios más cómodamente se podrán
agregar botones de formulario del tipo “Control de número” como se pueden
apreciar junto a algunas celdas del cuadro de costos.
Capítulo 3
1. Líneas de Tendencia en los Gráficos
a. Utilidad de las líneas de tendencia
Las líneas de tendencia se usan para mostrar gráficamente las tendencias de los datos
y analizar los problemas de predicción. Este análisis también se denomina análisis de
regresión. Mediante el uso del análisis de regresión, puede representarse una línea de
tendencia en un gráfico más allá de los datos actuales para predecir los valores futuros.
Por ejemplo, en el siguiente gráfico se utiliza una línea de tendencia simple que
muestra la previsión para cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento
en los ingresos.
Media móvil.- También se puede crear una media móvil, que suaviza las fluctuaciones
en los datos y muestra la trama o tendencia con más claridad.
No pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los gráficos 3D,
radiales, circulares, de superficie o de anillos.
1.- En el gráfico, haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la línea de
tendencia o la media móvil.
2.- En el Ficha Presentación/Análisis/Línea de tendencia, elija la clase de línea de
tendencia que desee o haga clic en la media móvil que desee.
Si se selecciona Polinomial, adicionalmente introduzca en el cuadro Orden el valor
potencial que corresponda.
Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el número de
períodos que va a utilizarse para calcular la media móvil.
Ejemplo
Para analizar las proyecciones en un gráfico de líneas; también puede agregar una
línea de tendencia de la siguiente forma: una vez creado el grafico señalar con el
puntero del mouse la línea y llamar al menú contextual con un clic derecho del mouse,
luego elegir la opción Agregar línea de tendencia.
(Si se reemplaza “x” en la ecuación por el número del mes se obtienen los pronósticos
de las ventas de esos meses.)
Si luego de tener la línea de tendencia en el gráfico, se ingresan los valores de venta
de los meses faltantes, la línea de tendencia así como la ecuación se ajustaran en el
gráfico actualizándose a estos nuevos valores. Posteriormente se puede agregar
formato a los elementos del gráfico, así como a la línea de tendencia y a la ecuación en
el gráfico, tal como se ve en la figura.
Otras formas en las que se puede mostrar el mismo análisis de ventas con la línea de
tendencia se muestran a continuación en los gráficos siguientes:
En un gráfico de Barras:
2. Análisis de Regresión
Cuando se tengan datos o resultados históricos de ciertos eventos realizados, y se
desee conocer cuáles serán los resultados futuros para eventos semejantes, entonces;
se puede utilizar el método gráfico, o sino el método matemático para llegar a esos
resultados deseados de manera estimada.
Se pueden graficar los datos y luego agregar una línea de tendencia.
Se pueden utilizar las funciones: Estimacion.Lineal, Pronostico, o Tendencia
1. Crear el siguiente cuadro de ventas para el año 2009, e ingrese los datos de las
ventas en la columna B solo hasta el mes de Junio.
2. Seleccione el rango A3:B15 y cree el grafico de tipo Dispersión tal como se muestra
en la figura. Luego agregue una línea de tendencia y muestre la ecuación en el
gráfico.
3. Teniendo la ecuación de la línea de tendencia, escriba en la celda C10 la fórmula:
=657.1*A10+3033 y luego copie esta fórmula para los demás meses.
4. Finalmente seleccione el rango C3:C15 y presione Ctrl+C, luego haga un clic dentro
del gráfico y presione Ctrl+V. Entonces el grafico se verá como en la siguiente
figura.
d. La función PRONOSTICO
Calcula los valores futuros de Y para nuevos valores de X, basándose en valores
conocidos de Y, y valores conocidos de X.
Es probable que esta definición de la función les haya parecido un trabalenguas, pero
la esta función calcula los mismos valores de Y que se obtuvieron con la ayuda de la
función Estimacion.Lineal. Para poder entender mejor lo que hace la función veamos lo
que sigue a continuación:
x Es el nuevo valor de x.
y_conocido Es el rango de valores históricos ya conocidos de Y.
x_conocido Es el rango de valores históricos ya conocidos de X.
6. En la gráfica hacer clic derecho en la línea del Acumulado, y elegir la opción Dar
formato a serie de datos, luego elegir la opción Eje secundario, y Cerrar.
7. Seleccionada la línea de Acumulado, elegir en la ficha Diseño/ Cambiar tipo de
gráfico/ Columna/ Columna agrupada. Luego en la ficha Presentación/Leyenda
elegir la opción Mostrar leyenda en la parte inferior.
8. En la línea Fallecidos hacer clic derecho/ Agregar línea de tendencia/ Lineal. Estilo
de línea/ Tipo de guión/ Guión.
9. Seleccionar la línea Pronóstico, y en la ficha Diseño/Cambiar tipo de gráfico/
Dispersión/ Dispersión solo con marcadores.
10. En la leyenda seleccionar Lineal (fallecidos) y borrarlo con la tecla Suprimir.
11. Seleccionar la serie Acumulado y en la ficha Formato/Estilos de forma, hacer clic en
el botón Más y elegir uno de los colores de la última fila Efecto intenso – Énfasis.
12. Clic derecho en el Eje Secundario, elegir Dar formato a eje, luego marcar la opción
Máxima/Fija y escribir el valor 4500.
13. Clic derecho en el Eje Horizontal, elegir Dar formato a eje, luego marcar Mínima/Fija
y escribir el valor 39814, y en Máxima/Fija escribir el valor 40178.
350 4,000
3,500
300
3,000
250
2,500
200
2,000
150
1,500
100
1,000
50 500
0 0
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic
Capítulo 4
1. Simulación de Negocios
Si se tiene información histórica de los resultados de un negocio, y se desea saber
cómo nos podría ir en el futuro, entonces ya vimos que se puede recurrir a los análisis
de regresión con las funciones ESTIMACION.LINEAL, PRONOSTICO y TENDENCIA.
Pero qué pasa si se quiere emprender un negocio y no se cuenta con información
histórica, pues nunca antes se había realizado un negocio de esta clase, o al menos es
la primera vez que usted lo va a realizar, pero desea saber cómo nos podría ir, y cuanto
se podría ganar con él.
Entonces lo que se puede hacer es crear un modelo de simulación de ese negocio.
Lograr que Excel simule que se está llevando a cabo la realización de ese negocio
simulando que vienen los clientes día a día, que a veces se vende más y otros días
menos, que los precios varían en el mercado, y que los ingresos oscilan entre tal y cual
cantidad. Es decir llevar a cabo el negocio de manera virtual a través de la
computadora para ver cómo nos podría ir, sin necesidad que hagamos realmente la
inversión del tiempo y del dinero.
De este modo y según como se desenvuelva usted con este negocio en la pantalla,
podremos saber si este conviene llevarlo a cabo o no. Es algo así como el juego de
Monopolio que simula un negocio de Bienes Raíces, o los juegos de computadora que
simulan que usted esta piloteando un avión o está en una guerra con naves
extraterrestres, o los juegos de estrategia.
Para lograr esto con Excel, se va a recurrir a una función llamada ALEATORIO, la cual
se encargara de simular las diferentes situaciones que podrían darse en los negocios,
creando valores al azar entre determinados límites según la clase de negocio que se
desea realizar. Por ejemplo, yo no sé cuantos clientes podrían venir a mi negocio en un
día, o cuantos productos saldrán defectuosos, o cual será la variación del precio día a
día; pero si se que estas cantidades oscilancada una entre un mínimo y un máximo
estimado. Entonces, que la función ALEATORIO genere estos números al azar dentro
de esos márgenes, y de este modo crearemos modelos de simulación.
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
Una vez calculada la tabla de sensibilidad, ingrese las formulas en las celdas C15, C16
y C17, como se muestra en la figura siguiente:
Y una vez terminado el modelo, por cada vez que presione la tecla [F9], Excel calculará
en la celda C17 las utilidades que obtendríamos en los próximos meses.
Bastará con presionar la tecla [F9] para calcular una nueva simulación cada vez.
Como podrá apreciar al presionar varias la tecla [F9], el número de veces que los
resultados a fin de año sales negativos es muy bajo comparado con el número de
veces en que el negocio es positivo. Esto quiere decir que si abriésemos un negocio de
Cabinas de Locutorio, la posibilidad de que nos vaya bien es mucho mayor de que no
vaya a ir mal, o sea que este negocio no es de mucho riesgo. Pero todo depende como
ya sabemos de cómo administramos el negocio.
Si no quisiéramos que pase esto, porque ya no tiene sentido que se calculen los
pronósticos para aquellos meses en que se tienen los ingresos reales; entonces
desearíamos que a medida que se vayan escribiendo los ingresos reales de cada
mes, simultáneamente se vayan borrando los pronósticos de esos meses. Para
lograr esto hagamos lo siguiente:
5. En la celda C6 modifique la formula escribiendo lo siguiente:
=SI(B6=””,PRONOSTICO(A6,B$4:B$15.A$4:A$15),””)
6. Luego copiar esta fórmula hasta el mes de diciembre.
Nota.- Lafunción No DispoinibleND(), dará como respuesta el mensaje #N/A que es un mensaje de
error. En las versiones anteriores de Excel, hasta la versión 2007, esta función se escribía como
NOD(), pero en la versión 2010 su nombre fue cambiado por ND(). Sin embargo para aquellas
computadoras que tienen instalada la Revisión Nº2 de la versión 2010 de Excel, entonces ya
pueden volver a usar los antiguos nombres de las funciones de Excel.
14. Escriba los ingresos reales de los siguientes meses Mayo y Junio.
15. Haga un clic derecho en la línea azul de los ingresos reales, y elija “Agregar línea
de tendencia”, luego clic en “Cerrar”. y dele formato al gráfico.
16. Seleccione el rango B4:B15 use la ficha Inicio/Formato condicional/ Conjunto de
iconos, y elija los iconos de flechas.
17. Vuelva a llamar a la ficha Inicio/Formato condicional/Barra de datos, y elija uno de
los colores de la lista de opciones que aparece.
Finalmente la hoja de cálculo deberá verse así:
1. En B5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
2. En C5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(800,7000)
3. En D5 escriba:
=ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1,7),"Toshiba","Lenovo","Vaio","HP","Acer","Dell","Ot
ras")
10. Seleccionar en la gráfica la 1ra columna de la serie Ciclo, y presione Suprimir para
borrar esta serie.
14. Seleccionar las líneas de la segunda serie (Porcentajes) y haga un clic derecho/Dar
formato a serie de datos, y en la ventana que aparece seleccionar el botón de
opción “Eje secundario”, y Cerrar
15. Seleccionada la serie porcentaje, y elegir la Ficha Diseño/Agregar elemento del
grafico / Etiqueta de datos/Encima.
16. Seleccionar las columnas y hacer un clic derecho/Dar formato a serie de datos, y en
la ventana buscar la opción Ancho del intervalo y escribir 20%, luego clic en Cerrar.
17. Ficha Diseño/Seleccionar datos, en la ventana que aparece al lado derecho bajo la
opción “Etiquetas del eje horizontal” haga un clic en el botón Editar, y al aparecer
otra ventana que solicita por un rango de rótulos del eje, seleccionar con el mouse
el rango F5:F14 (en la ventana se verá como: =Hoja1!$F$5:$F$14, y clic en
Aceptar, y Aceptar otra vez.
18. Seleccione las columnas rojas, y en la ficha Formato/Estilos de forma, haga clic en
el botón Más de los botones Abc, Abc y elija uno de los colores de la última fila.
19. Luego seleccione la línea verde con triángulos, y dele formato como se muestra a
continuación:
Este Histograma por ciclos nos va a decir en que ciclo de estudios se encuentran los
clientes que nos comprarían más computadoras.
De forma similar siguiendo los mismos pasos del grafico anterior, crear un gráfico de
“Histograma por Precios”, el cual deberá quedar tal como se muestra a continuación:
Terminado los cálculos y gráficos, y ordenada toda la hoja de cálculo deberá verse así:
Una vez que se realicen las encuestas reales en cada centro de estudios, bastara con
ingresar los resultados de estas en las columnas C,B y D, y automáticamente se
calcularán las tablas de frecuencias y se graficarán los histogramas, y de este modo
podríamos saber en cada universidad a que grupo de alumnos deberíamos ofrecer
nuestras computadoras, y que precios y marcas deberíamos ofrecer en la
demostración. De esta manera nuestra campaña de ventas sería mucho más exitosa.
La fábrica cuenta en una de sus secciones con 5 obreros cuyos horarios de trabajo
normal son desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm, con una hora de descanso para
almorzar. La labor se realiza de lunes a sábado.
Las tarifas de pago del personal son las siguientes:
Pago de horas normales: S/. 5.30 la hora
Pago de horas extras: S/. 6.00 la hora
Descuento por tardanza: S/. 0.20 por minuto
Cada vez que el obrero ingresa a la fábrica debe marcar su hora de ingreso, y al salir
igualmente marca su hora de salida.
Con esta información, se desea calcular cuánto gana cada obrero al final de la semana.
Para que sea más sencillo ver como se calculan los pagos y descuentos del primer
obrero, veamos este croquis:
En el cuadro de planillas, se van a escribir las fórmulas para calcular los pagos y
descuentos para el primer obrero, pero estas fórmulas deberán ser escritas de modo
que cuando se copien para el resto del personal, también calculen correctamente sus
pagos y descuentos.
Para los siguientes cálculos que vamos a ver, no voy a escribir la formula final que
obtendría el cálculo definitivo de cada columna de la planilla, sino que voy a ir
escribiendo poco a poco las operaciones que supuestamente se necesitan para cada
calculo, y así según las respuestas obtenidas, corregir las formulas hasta obtener el
cálculo final que se desea.
1. Calculo de las horas normales en F8:
Para este cálculo habría que restar la hora oficial de salida (5:00 pm) menos la hora
de ingreso del trabajador (8:35 am):
De este modo ya se tendrían calculados los pagos diarios de cada trabajador. Pero
los obreros no cobran todos los días, sino cada fin de semana, entonces; es
necesario calcular cuánto cobraría cada obrero por semana, es decir hay que sumar
los pagos de los 6 días de lunes a sábado
Para lograr esto, no es necesario que se escriba ninguna fórmula, pues esto se
puede obtener simplemente ordenando la planilla alfabéticamente por obrero, y
luego utilizando el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos de la cinta
de opciones de Excel.
8. Calculo del Pago Semanal de cada obrero:
Realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la celda B7
FichaDatos/Subtotal
En la lista desplegable “Para cada cambio en” elegir la opción “Apellidos y
Nombres”; y luego Aceptar.
En la hoja Boleta:
Cod D5
7. Programación de la Producción
RPA72
RPX90
WPA80 SPX34
Como la suma total de piezas producidas en F16 no alcanzan las 7000 que ha pedido
el cliente, entonces; se va a aumentar el tiempo de trabajo de la maquina WPA80 en el
día 8 de junio a fin de que la producción llegue a 7000 piezas. Para lograr esto vamos a
utilizar la opción “Buscar Objetivo”:
8. Seleccione la celda F16
9. Ficha Datos/Análisis Y si/Buscar objetivo:
10. Ingrese los datos que se observan en la ventana anterior y luego clic en Aceptar.
La máquina WPA80 deberá entonces trabajar el día 8 de junio hasta las 14:32 de la
tarde para cumplir con el pedido del cliente.
El cuadro de Producción se verá entonces así:
A pesar que con este ajuste del tiempo de trabajo, ya se logró alcanzar la meta de la
producción requerida, pero; la distribución de la carga de trabajo diaria no es muy
uniforme que digamos: hay días que las maquinas producen mucho y otros que casi
producen poco. En la columna de Producción esta diferencia entre lo que se produce
un día u otro día no es muy notoria, es decir no se aprecia muy bien cuanto más se
produce en un día respecto a los demás. Si se tuviera un gráfico de estos valores de la
producción entonces si se podría apreciar cuan diferente es la cantidad que se produce
cada día.
A continuación, vamos a crear un gráfico (o mejor dicho un pseudo gráfico) que nos
permita darnos cuenta que tan bien estamos distribuyendo la carga de trabajo entre las
maquinas día a día.
Efectivamente; ahora nos damos cuenta que hay días que se trabaja casi 5 veces lo
que en otro día. Lo cual no es nada recomendable, pues una máquina que se esfuerza
mucho tiene más posibilidades que empiece a fallar o a malograrse más prontamente.
La carga de trabajo entonces debería haberse distribuido más uniformemente durante
estos 15 días.
Finalmente Aceptar.
Entonces al ver los colores de las barra en cada día, nos damos cuenta que todo el
trabajo lo estamos cargando a una sola maquina, la RPX90 de color rojo. La máquina
verde SPX34 solo trabaja un día, la azul WPA80 aparece en tres días solamente, y la
maquina RPA72 naranja no se la ve en ningún dia de trabajo. Entonces; ya viendo lo
que ocurre, vamos a hacer una reprogramación de las cargas de trabajo para la
producción de las piezas de plástico que necesitamos:
20. Seleccione la celda B15 y elija en la lista de validación la maquina naranja RPA72.
21. Seleccione la celda B8 y también elija la maquina RPA72.
22. En la celda B11 elija la maquina SPX34.
Una empresa distribuidora tiene el reporte de sus ventas diarias durante los 9 primeros
meses del año en un cuadro ubicado en A3:L500, y quiere obtener un cuadro resumen
de sus ventas mensuales por cada uno de los productos vendidos, y además analizar
gráficamente los resultados de estas ventas.
En la columna A se encuentran los nombres de las marcas de los productos vendidos.
En la columna B están las fechas de venta. Y en la columna C la cantidad vendida en
miles de paquetes. El resto de las columnas de la D a la L con títulos de Ene a Set se
encuentran vacías.
1. Saque una copia del rango N3:W8 en Y3:AH8, y luego borre el contenido del rango
Z4:AH8.
En este grafico como los meses están en el eje horizontal es fácil ver que el mes de
mayor venta fue el mes de Setiembre. Pero si se quisiera saber cuál fue el producto de
mayor venta entonces habría que tener en el eje horizontal a los productos. Esto se
logra de la siguiente manera:
4. Seleccionar el grafico.
5. Ficha Diseño/Cambiar entre filas y columnas
Ahora se puede apreciar que Familia y Suave no son los de mayor venta, pero aún no
se sabe cuál es el producto más vendido. La pelea estaría entre Huggies, Scott y
Kotex, y para averiguarlo hay que hacer lo siguiente:
6. Seleccionar el grafico
7. Ficha Diseño/Cambiar tipo de gráfico
8. Elegir el grafico de Cilindros apilados, y Aceptar
11. Para obtener los totales, seleccione el rango O25:X30 y haga un click en el botón
de Autosuma
Una tienda comercial que vende artículos con tarjeta de crédito desea llevar el control
de las deudas de los clientes que se atrasan en el pago de sus cuotas, cuyas fechas de
vencimiento se encuentran en la columna C.
Todos los clientes de esta lista tienen dos deudas contraídas con la empresa comercial,
una de las deudas esta en moneda nacional (nuevos soles) y la otra en moneda
extranjera (dólares), y tienen un atraso en sus pagos de 0 a 10 días como máximo.
Nuestra labor consiste en llamar a estos clientes y hacerles recordar que deben venir a
hacer efectivo sus pagos cuyos montos ya debemos tener calculados con los intereses
del mes y la mora por los días de atraso.
En la hoja “Contratos” se puede apreciar la lista de estos clientes y el estado de sus
cuentas vencidas.
En la Hoja Tablas se tiene una tabla con los tipos de cambio del dólar de los últimos
diez días, y otra tabla con las tasas de interés mensual según el monto de las deudas
de los clientes, y las tasas de interés moratorio por cada día de atraso en los pagos.
Para calcular el Cuadro Resumen por Días de Atraso, previamente hay que dar
nombre de rango a las columnas del cuadro de Cuentas Vencidas:
1. Seleccionar todo el cuadro de Estado de Cuentas Vencidas (puede usar Ctrl + *)
2. Ficha Formulas/Crear desde la selección
3. Desactivar la casilla “Columna izquierda”. Solamente debe quedar activada la casilla
“Fila superior”.
4. Clic en el botón Aceptar.
Si además del monto de la deuda en soles de los clientes, también se quisiera obtener
el cálculo de la deuda en Dólares, y también la suma total de ambas deudas, y así
todas las demás columnas del cuadro de Cuentas Vencidas, entonces; habría que
crear un cuadro resumen por días de atraso con 7 columnas para cada uno de los
rubros a calcular.
Pero eso no será necesario, si es que realizamos lo siguiente:
Validar la celda D3 para que muestre los rubros del cuadro de deudas:
Para obtener el Cuadro Resumen por Distritos, que se muestra en la siguiente figura;
se va a crear una tabla dinámica tomando como base los datos del cuadro de Cuentas
Vencidas:
a) Suma del Monto en Soles del distrito de Surco, con más de 3 días de atraso.
Capítulo 5
1. La Herramienta Solver de Excel
b. La herramienta Solver
Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de
métodos numéricos.
Solver se puede utilizar para optimizar funciones de una o más variables, sin o con
restricciones. Microsoft Excel Solver utiliza diversos métodos de solución, dependiendo
de las opciones que se seleccionen:
Para los problemas de programación lineal, Solver utiliza el Método Simplex.
Para problemas lineales enteros, utiliza “Branch and Bound”.
Para problemas no lineales, utiliza el Código de Optimización no lineal
(GRG2).
Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda
objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo: f(x1 , x2 , ..., xn ).
Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y
que estan relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo.
En estas celdas se encuentran los valores de las variables de decisión: x1, x2, ..., xn.
Los modelos más realistas tienen factores de restricción que es necesario aplicar a
ciertos valores.
Estas restricciones se pueden aplicar a las celdas de las variables de decisión (celdas
cambiantes) o a cualquier otra celda que tenga una función (fórmula) de estas celdas.
Se puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj(x1 , x2 , ..., xn ) en
una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual
que otra celda que contiene la constante bj.
También, si fuese el caso, se puede especificar que los valores sean enteros, para
evitar resultados absurdos en algunos problemas.
Maximizar Ganancias:
6. Para definir las restricciones haga clic en el botón “Agregar”, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, así como el tipo de relación entre ella;
luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restricción que se desee
definir.
7. Una vez definida todas las restricciones haga clic en el botón Resolver, y en la
siguiente ventana haga clic en Aceptar.
Minimizar Gastos:
Una escuela prepara una excursión para 400 alumnos. La empresa de transporte tiene
8 ómnibus pequeños de 40 asientos y 10 ómnibus grandes de 50 asientos, pero solo
dispone de 9 choferes. El alquiler de un ómnibus pequeño cuesta 60 soles y el de uno
grande 80 soles.
Calcular cuántos ómnibus de cada tipo hay que contratar para que la excursión resulte
lo más económica posible para la escuela.
6. Para definir las restricciones haga clic en el botón “Agregar”, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, así como el tipo de relación entre ellas;
luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restricción que se desee
definir.
7. Cuando se haga tenga una restricción de solo números enteros en las respuestas,
entonces será necesario ingresar al botón “Opciones” del lado derecho de la
ventana, y allí desactivar la casilla “Omitir restricciones de enteros” y luego
Aceptar. De no hacerlo así las respuestas que nos de Solver podrían salir con
decimales.
8. Una vez definida todas las restricciones haga clic en el botón “Resolver”, y en la
siguiente ventana haga clic en Aceptar.
g. Problemas No Lineales
1. Ingrese los datos que se dan en el problema para los costos por m2 del suelo,
muros y techo: en las celdas C9, D9, y E9.
2. En C12, D12 y E12 escriba 1 como valor inicial para cada dimensión.
3. Escriba la fórmula de la función objetivo la cual se desea minimizar. Esta fórmula es
la suma de las superficies del suelo, muros y techo, por sus respectivos costos por
m2.
En C15: C12*D12*C9+2*C12*E12*D9+2*D12*E12*D9+C12*D12*E9
4. Luego escriba las fórmulas para las restricciones:
El largo es el doble del ancho:
En B18: =D12 y en D18 escribir =2*C12
El almacén debe tener un volumen total de 1500 m3.
En B19: =C12*D12*E12 y en D19 escribir 1500
5. Una vez escritos los datos y formulas en las celdas de Excel, usaremos la
herramienta Solver:
Elija la ficha Datos/ Solver, y en la ventana que aparece ingresar los datos tal como
se muestra a continuación:
7. En las celdas C12, D12 y E12 aparecerán las dimensiones optimas del almacén con
lo cual se obtendría el mínimo costo de construcción, cuyo monto aparecerá
calculado en la celda C15 (42,859.83 soles).
Luego de hacer clic en el botón “Resolver”, Solver habrá encontrado la siguiente solución:
ANEXOS
Teclas de Función en Microsoft Excel