Cuentas por Pagar

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes

materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de
activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por

Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por
Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos
por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por
cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago
de moras o indemnizaciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

Muchas compras de las empresas son a crédito, es decir, al efectuarse la compra,

la empresa adquiere una responsabilidad de pagar el monto en el futuro. Las
cuentas por pagar son importes adeudados por una empresa, por las
compras de materiales, servicios o insumos a crédito; o por un individuo o
familia a empresas proveedoras de bienes o servicios.

En las empresas, surgen por operaciones de compra de bienes para inventario,

servicios recibidos, compra de activos fijos o inversiones. Usualmente, los
proveedores entregan mercaderías o proveen servicios, pero reciben el pago del
mismo luego de algunos días o semanas, es por esto que las cuentas por pagar
representan, en la mayoría de los casos, deudas de corto plazo.

En las familias, las cuentas por pagar pueden ser facturas telefónicas, de
electricidad, agua y otros servicios, impuestos inmobiliarios, rentas, automotor, etc.

Cada cuenta por pagar suele tener una fecha de vencimiento. Luego de la fecha
de vencimiento, algunas deudas comienzan a generar intereses.

Desde el punto de vista contable, las cuentas por pagar forman parte del pasivo.
Las cuentas por pagar con plazos menores a un año suelen clasificarse
como cuentas por pagar de corto plazo, mientras que las que tienen plazos
mayores al año, se clasifican como cuentas por pagar de largo plazo.
De forma concisa, algunas cuentas por pagar son:

 Dividendos: Las percepciones que reciben los socios.

 Proveedores: Aquellas a quienes se debe por concepto de mercancías.
 Documentos por pagar: Son títulos a crédito a cargo de la empresa, como
letras de cambio y pagarés.
 Impuestos por pagar: Son los impuestos generados, o causados
devengados.
 Acreedores diversos: Son entidades a quienes la empresa debe por un
concepto distinto de la mercancía (puede ser dinero).
 Gastos pendientes de pago: Son los gastos por servicios o beneficios
devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa.
 Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: Son las obligaciones
que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles (terrenos y
edificios).

Naturaleza de las cuentas por pagar

Son de naturaleza acreedora (haber), su saldo es deudor y representa las
obligaciones que tienen una empresa pendientes de pago; son intangibles, es
decir que no se pueden tocar.

También puede decirse que las cuentas por pagar son de pasivo circulante
cuando son cuentas por pagar a corto plazo, y son de pasivo no circulante cuando
son cuentas por paga a largo plazo.

Las cuentas por pagar a corto plazo son aquellas que deben pagarse en un
periodo máximo de un año y;

Las cuentas por pagar a largo plazo son aquellas pueden pagarse en un periodo
de más de un año.

Una cuenta por pagar a largo plazo puede convertirse en cuenta por pagar a corto
plazo. Por ejemplo, si una cuenta está obligada a pagarse en dieciocho meses, es
decir un año y medio, al finalizar el tiempo de un año de existencia de la cuenta
por pagar, solamente le restarían seis meses, convirtiéndose esta en una
obligación pagadera en no más de un año.
 Registro contable de cuentas por pagar
Veamos un ejemplo: una empresa compra mercaderías por $10.000 más IVA.

Debe Haber
Mercaderías $10,000.00
Iva Crédito Fiscal $ 1,300.00
Proveedores $11,300.00
Por compra de mercancía a
crédito

Cuando se cancela en efectivo la obligación con el proveedor

Debe Haber

Proveedores $11,300.00

Caja $11,300.00
 Administración de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son la principal fuente de financiamiento no garantizado a
corto plazo para las empresas comerciales. Resultan de las transacciones en las
que se compra la mercancía pero no se entrega una nota firmada que demuestre
la obligación del comprador con el vendedor. De hecho, el comprador acepta
pagar al proveedor la cantidad requerida de acuerdo con las condiciones de
crédito establecidas normalmente en la factura del proveedor. Aquí veremos la
explicación de las cuentas por pagar desde el punto de vista del comprador.

Papel del ciclo de conversión de efectivo

El periodo promedio de pago es el componente final del ciclo de conversión de

efectivo. Consta de dos partes: 1) el tiempo desde la compra de materias primas
hasta que la empresa envía el pago y

2) el tiempo de flotación del pago (el tiempo que pasa desde que la empresa envía
su pago hasta que el proveedor retira los fondos utilizables de la cuenta de la
empresa).El objetivo de la empresa es pagar de manera más lenta posible sin
dañar su calificación de crédito. Esto significa que las cuentas que deben pagar en
el último día posible, dadas las condiciones de crédito establecidas por el
proveedor. Por ejemplo, si las condiciones son a 30 días netos, entonces la cuenta
debe pagar a 30 días a partir del inicio del periodo del crédito, que por lo común la
fecha de facturación o el final del mes (FM, o EOM, por sus siglas en inglés) en el
que se hizo la compra. Esto permite el máximo uso de un préstamo libre de
intereses del proveedor y no dañará la calificación de crédito de la empresa
(porque la cuenta se paga dentro de las condiciones de crédito establecidas).

Análisis de condiciones de crédito

Las condiciones de crédito que los proveedores le ofrecen a una empresa le

permiten retrasar los pagos por sus compras. Puesto que el costo del proveedor
de tener su dinero invertido en la mercancía después de venderla tal vez se refleje
en el precio de compra, el comprador ya esta pagando indirectamente este
beneficio. Por consiguiente, el comprador debe analizar con cuidado las
condiciones de crédito para determinar la mejor estrategia de crédito comercial. Si
a una empresa se le extienden condiciones de crédito que incluyen un descuento
por pronto pago, tiene dos opciones: aceptar el descuento por pronto pago o
renunciar a él.
 ¿Cómo se clasifican los proveedores?
Por su función existen tres tipos de proveedores (de forma general) para las
empresas:

Proveedor de bienes

Empresa o persona física, cuya actividad se refiere a la comercialización o

fabricación de algún producto, los cuales tienen un valor monetario en el mercado,
así mismo los proveedores de bienes tienen como característica principal de
satisfacer una necesidad tangible del mercado. Ejemplo de proveedores de
bienes: Empresas dedicadas a la venta de mercancías varias como; muebles,
artículos de oficina, mercancía para la reventa de cualquier tipo, empresas
dedicadas a la extracción, transformación y fabricación de objetos cuya finalidad
sea la comercialización.

Proveedor servicios

Empresa o persona física, cuya actividad busca responder las necesidades del
cliente, que por su característica principal de servicio es intangible, es decir que no
se pude tocar, pero así mismo el servicio está apoyado por bienes tangibles para
lograr dicha actividad. Ejemplo de proveedores de servicios: Compañías
telefónicas, de internet, transporte de mercancías y personal, servicios públicos y
para estatales como luz, agua, así como servicios de entretenimiento, televisión,
mantenimiento y otros. Es de vital importancia para las empresas establecer
relaciones comerciales con este tipo de proveedores ya que una adecuada
selección de estos, significara un beneficio en el funcionamiento y operación de la
empresa.

Proveedor de recursos

Empresa o persona física, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la

empresa de recursos del tipo económico. Como los son créditos, capital para la
empresa, socios, etc. Ejemplos de proveedores de recursos: Bancos, financieras,
prestamistas, gobierno, socios capitalistas, etc.
¿Cómo evitar las cuentas por pagar innecesarias dentro
de la empresa?
Para ello es necesario implementar un manejo adecuado del efectivo de la
empresa y no utilizarlo donde no se debe.

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una

administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos
principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos (
entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la
empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo
provecho.

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a
las erogaciones de dinero.

PRIMER PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben incrementar las

entradas de efectivo"
Ejemplo:
-Incrementar el volumen de ventas.
-Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución).
-Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas
de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de
dinero"
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores)
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
- Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no Tener
Calidad)
CUARTO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de
dinero"
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se
van a necesitar.
 ¿Qué son las solicitudes de cotizaciones y órdenes de
compra?
La cotización es:

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una

negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien
o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para
nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos
de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí
nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

Solicitud de cotización:

La solicitud de cotización es la carta por medio de la cual se solicita una cotización

a cierta empresa, la cual le deberá de responder dicha cotización especificándole:
Los precios de los productos o elementos que se solicitan, tiempo de entrega,
forma de pago, entre otras especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a
tomar la mejor decisión de compra.

Ejemplo de solicitud de cotización:

La compra es:

En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo

a cambio de un precio establecido.

Orden de compra:

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir

mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago
y muchas cosas más.

Ejemplo de una orden de compras:

 Normas legales en los procedimientos de compras al
crédito y al contado
El Código Tributario salvadoreño nos menciona sobre los requisitos u obligaciones
que se deben cumplir al realizar una transferencia de bienes:

Información de proveedores, clientes, acreedores y deudores.

Artículo 125.- Los sujetos pasivos con ingresos iguales o superiores a dos mil
setecientos cincuenta y tres salarios mínimos mensuales, deberán suministrar
información semestral en los meses de enero y julio de cada año, a la
Administración Tributaria, por medios magnético o electrónico con las
especificaciones técnicas que ésta disponga para tal efecto, relativa a las
transferencias de bienes o prestaciones de servicios que hayan realizado, la cual
deberá contener los requisitos mencionados a continuación:

a) Identificación de los proveedores de bienes y servicios por operaciones

realizadas, indicando el concepto, valor acumulado mensual por proveedor
y crédito fiscal IVA de la operación, si fuere el caso;

b) Identificación de las personas o entidades a quienes se les haya

transferido bienes, derechos o prestado servicios por operaciones
realizadas, indicando el concepto, valor acumulado y débito fiscal generado,
si fuere el caso;

c) Identificación de las personas o entidades de quienes se recibieron

ingresos a cuenta de terceros sin representación, concepto y cuantía de
dichos ingresos, al igual que la correspondiente identificación de tales
terceros;

d) Identificación de los acreedores a cualquier título y condición, con

indicación del monto de las obligaciones; y,

e) Identificación de los deudores a cualquier título y condición, con indicación

del monto de las obligaciones.
Para efectos de realizar la identificación a que se refieren los literales anteriores
deberá indicarse: nombre, denominación o razón social, número de identificación
tributaria y número de registro de contribuyentes; además deberá comprender:
fecha, número y clase de documento emitido o recibido. En caso de proveedores
extranjeros personas naturales, que han ingresado al país, se hará constar el
número de identificación tributaria, número de pasaporte o carné de residencia o
documento equivalente de identificación de su respectivo país; si no ha ingresado
al país bastará con el nombre de la persona y el número de identificación tributaria
o registro fiscal de su país de origen que conste en el documento comercial
correspondiente. En el caso de proveedores extranjeros, personas jurídicas, que
estén realizando operaciones en el país por medio de su representante o
apoderado, se hará constar el número de identificación tributaria o en su defecto,
el número de pasaporte o carné de residencia del representante o apoderado que
realiza las operaciones; si no está realizando operaciones en el país, bastará con
el nombre, razón social o denominación de la persona jurídica y el número de
identificación tributaria o registro fiscal de su país de origen que conste en el
documento comercial correspondiente.

Los contribuyentes a que se refiere el inciso primero de este artículo tienen la

obligación de remitir el detalle de las compras efectuadas a sujetos excluidos del
impuesto, en el plazo establecido en el inciso referido, con los datos contemplados
en los literales a), b), c) y d) del artículo 119 de este Código, mediante el
formulario que para tal efecto designe la Administración Tributaria.