DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DISTRIBUIDORA LAP

LUIS ALBERTO PRECIADO

APRENDIZ

DIAGNY SOFIA RODRIGUEZ JAIMES

SEPTIEMBRE 2019

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

TUTORA
LINDELIA PERALTA PAULA

ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

POR COMPETENCIAS-METODOLOGIA
 1. OBJETIVO DEL INFORME DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA LAP

El objetivo principal de este informe está enfocado en conocer el estado actual de

la Distribuidora LAP, para lo cual se va a implementar un método diagnostico
organizacional basado en el método “ Do It Yourself” o hágalo usted mismo “a fin de
establecer los factores o condiciones que no le han permitido a la Distribuidora LAP,
mantener un porcentaje adecuado de ventas, debido a la desorganización interna
de la misma. El resultado esperado de este diagnóstico es establecer un plan de
mejoramiento a corto plazo en aquellas áreas que presentan falencias.

El modelo “hágalo usted mismo” a ejecutar en LAP Distribuidora está basado en

una Check list por cada área o dependencia y de esta manera poder determinar con
claridad cuáles son las falencias que se vienen presentado.

2. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

El alcance es determinar qué aspectos están afectando la empresa desde su
interior, cuales no están funcionando acorde a las prioridades, para poder identificar
que situaciones internas no permiten que la empresa mantenga su nivel de ventas,
porque el clima laboral se presenta en un contexto negativo, presentando alta
rotación del personal para que los objetivos planteados a la Distribuidora LAP se
ponga en curso, deberán tener como común denominador, el compromiso de los
trabajadores y directivos a realizar un cambio en los aspectos negativos o faltantes
encontrados, los cuales se les presentaran de forma realista, medibles en el corto
plazo, específicos para cada situación, área o persona.

3. EVIDENCIAS PRE-DIAGNOSTICO.
3.1 ORGANIZACIÓN

Al iniciar el diagnostico empresarial, se evidencia que el señor Luis Alberto desde el

inicio de sus actividades, se preocupó por que la distribuidora, en aquel entonces
tienda, tuviera el enfoque necesario para convertirse en el largo plazo en una gran
distribuidora que se extendiera por varias ciudades, para lo cual estableció la razón
de ser y el propósito que llevaría a LAP Distribuidora.
MISIÓN

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada
de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de
tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un
equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura
del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en
general, logrando una adecuada rentabilidad, nos distinguimos por ser una empresa
socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del
medio ambiente y el entorno que nos rodea.

VISIÓN

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de consumo masivo, garantizando a
nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en
sus necesidades como en sus expectativas.
Asi mismo desde el inicio don Luis Alberto definió los valores que guiarían a la
compañía y sus trabajadores en la senda correcta a fin de hacer las cosas bien y
trabajar con ética.
Concretamente se identificó con seis (6) valores esenciales que regirían la forma en
que la empresa y los trabajadores se comportarían y ofrecerían servicios a sus
clientes asi:
La seguridad y la salud
Nos importan: la salud y la seguridad de nuestros empleados, de todas las personas
que trabajan bajo nuestra responsabilidad, asi como de aquellas que se benefician
con nuestros productos y servicios.

El colaborador
Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo
profesional y su bienestar general.

El entorno
Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos
conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un
desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos
del mundo.

La calidad
Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

El profesionalismo
Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales
tanto a nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

En el transcurso de los años LAP Distribuidora fue estructurando su organigrama a

medida que el personal de confianza y de trayectoria iba creciendo de la mano de
la empresa, presentándose actualmente asi:

ORGANIGRAMA JERARQUICO

4. HALLAZGOS DEL DIAGNOSTICO

4.1 TAMAÑO
En un periodo de 10 años la empresa ha presentado un crecimiento constante que
fue la base de la decisión de expandir el negocio. Es asi como se abren puntos de
venta y distribución en seis (6) ciudades de tamaño medio, contando cada una con
flota propia de vehículos, además de los contratados por flete para cumplir con las
necesidades del negocio.
Cada centro de distribución cuenta con personal de 18 puestos de trabajo con
contratación directa se encargan de tareas comerciales y administrativas. Además
para tareas de bodega y transporte se encuentran de 20 a 25 empleados con
contratación indirecta, dejando asi la plata de personal:
Trabajadores directos: 168, de las cuales 60 pertenecen a dirección general que
está ubicada en la capital de la nación, y 108 en los seis centro de distribución y
venta.
Trabajadores indirectos: fluctúa entre 120 y 300 empleados dependiendo de la
temporada o cierre de ventas a clientes.

4.2 OBJETO

LAP Distribuidora se dedica a la comercialización de productos de consumo

masivo, con altos estándares de calidad; a través de una cadena privada de
distribución que presta sus servicios a la comunidad de tenderos, ofreciendo
un excelente servicio y precios competitivos.

4.3 EL NEGOCIO

Razón social: Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP SAS

Nit: 800.436.543-9
Dirección: sede principal: Calle 71 N° 4-345
PBX: 8349000
LAP@lapsas.com.co
Página Web:www.lapsas.com.co
Representante legal: Santiago preciado Gonzales
Documento identidad representante legal: 80.000.000 de Bogotá

SUPEDITADO A:

Superintendencia de industria y comercio

Fenalco

ENTORNO:

Consumo masivo
 4.4 CULTURA ORGANIZACIONAL:

Se cuenta con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia

actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores
y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para
ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos
rodea.
Los valores que la empresa ha expresado y con los cuales se identifica para
trabajar, ya fueron identificados.

4.5 ESTRUCTURA INTERNA

La estructura organizacional de LAP Distribuidora está conformada de esta manera:

junta administrativa, gerencia, dirección financiera, administrativa y de logística. Las
compras y todo el manejo comercial se encuentra en cabeza del señor preciado,
pues él considera que allí está el éxito del negocio.

4.6 COMUNICACIONES

Las relaciones en LAP Distribuidora están dadas por la cordialidad, pues

este fue el principio que creo don Luis Alberto, transmitiéndole esto a su hijo
mayor Santiago, quien funge como gerente general y posee un carácter
jovial, gran facilidad de palabra e indiscutible don de gente, sueña con llegar
a conformar un equipo directivo de primer nivel y disponer de una plantilla
de colaboradores apasionados, que vivan para su empresa y la sientan como
propia.

4.7 PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO

A nivel jerárquico Santiago está por debajo de la junta directiva, quienes son
los que determinan los rumbos que la empresa deba tomar. En el tercer
escalón esta la dirección financiera y administrativa liderada por el señor
Ricardo Vargas y de logística Fernando Pérez, quien a su vez recibe informes
de gestión de coordinación comercial y mercadeo en manos de Carlos
rodríguez y de coordinación del talento humano, carolina prieto. Los gerentes
de los centros de distribución fuera de la ciudad, le reportan a cada una de
las áreas según el asunto a tratar: la parte comercial con el gerente, las
compras, los pagos, los arreglos de los vehículos, la contratación del
personal y la terminación de contratos con los directores de las diversas
áreas. El funcionamiento comercial está determinado exclusivamente por las
directrices de don Luis Alberto; por lo tanto las cabezas de área tienen una
baja capacidad para tomar decisiones, sus capacidades de innovación y
liderazgo están limitadas y esto hace que su empoderamiento sea mínimo,
lo cual deja entrever un sistema totalmente formal, pero muy ortodoxo.

Asi el orden jerárquico se establece de la siguiente manera:

Nombre: Carlos Rodríguez

Cargo: Coordinador comercial
Responsabilidades: ventas y pago por comisiones para los vendedores de la
empresa.

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de logística
Responsabilidades: distribución y transporte

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: director financiero y administrativo
Responsabilidades: contabilidad y cartera

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinador de talento humano
Responsabilidades: nomina, reclutamiento y selección de talento humano.

Debido a que la empresa estableció la implementación de software propio,

se ha restringido la capacitación en temas de desarrollo personal, ventas y
mercadeo, pues don Luis Alberto cree que el éxito del negocio se encuentra
en la propia gestión; únicamente se han desarrollado aquellas capacitaciones
que tienen que ver directamente con el manejo de los productos, es por ello
que la propia coordinadora de talento humano, Carolina Prieto no ha podido
capacitarse, ni actualizarse en las nuevas tendencias en gestión humana,
debido a esta dinámica empresarial.
4.8 CONFLICTO

Situación problema:

Al interior de LAP Distribuidora don Carlos es bien conocido por su carácter

franco, directo y a veces explosivo, ejerce un rol altamente controlador frente
al equipo de asesores de ventas, que frecuentemente inhibe el desarrollo de
los procesos comerciales necesarios para mejorar la competitividad de la
empresa.

Es una persona resistente al cambio, frecuentemente asume un enfoque muy

pragmático, orientado a los resultados, a la calidad en los procesos y a la
excelencia operacional, descuidando la relación con los miembros de su
equipo de trabajo y posesionándolos constantemente para alcanzar las
metas, muchas veces sin importarle lo que tengan que hacer para alcanzar
los objetivos trazados. En las reuniones de dirección, únicamente participa
en los temas relativos a su área de responsabilidad y suele adoptar una
actitud de indiferencia, ante los temas de talento humano.

Po el contrario, don Fernando Pérez se esfuerza por innovar pero sus ideas
no tienen eco, no las defiende y las deja de lado. En ocasiones deja ver la
huella de sus compañeros y se apega entonces a la “vieja guardia “de la
empresa. A veces se muestra temeroso para decidir y ante la indiferencia del
director financiero y administrativo, casi siempre busca construir rápido
consenso con Carlos, el coordinador comercial, para no sentirse solo.

Don Ricardo es una persona leal, de entera confianza. Es un elemento, pero

no ha desarrollado suficientemente su pensamiento estratégico. Es muy
tosco en el trato personal y con escasa visión de largo plazo. Busca
constantemente aprobación de sus superiores, pretende agradarles,
asumiendo una actitud de abierta adulación y servil complacencia, que ha
merecido la indiferencia de sus padres.

Apremiada por las urgencias de la operación, carolina ha tenido sucesivos

enfrentamientos con el director financiero y administrativo, quien considera
que la gestión de talento humano, no es tan relevante para la empresa, como
si lo es una excelente ejecución financiera.

Con base en este análisis podemos determinar que los conflictos en LAP
Distribuidora están dados por las personas, más que por los procesos
mismos, siendo las situaciones de trabajo, las generadoras de los mismos,
 presentándose evasión de soluciones y poca o nula gestión en la medición
para minimizar los efectos del estrés y mal clima laboral.

4.9 DESCRIPCIÓN DE CARGOS

No existen manuales de funciones ni descripción de los cargos, donde cada

actor de esta situación pueda ver sus procesos estandarizados y
estructurados en donde normalmente se describieran las labores y funciones
de cada puesto de trabajo. Esta situación es la misma raíz del problema, ya
que nadie tiene claras sus responsabilidades ni desempeño esperado, al ser
estas dadas de forma directa y por medios laxos, lo que no permite una
correcta gestión de las competencias que cada uno pudiese tener para
aportar al éxito de la empresa. Se evidencia que el personal está capacitado
por sus propios méritos, más no porque haya definido un plan de capacitación
anual que se ejecute de acuerdo al área de gestión humana ni con el apoyo
de las ARL que son las entidades de asesor y capacitar a las empresas con
lo relacionado al Sistema general de riesgos laborales. Adicional a esto se
evidencia que dentro de la empresa se crece por antigüedad y no por
meritocracia.

4.10 MOTIVACIÓN

En este aspecto la organización no tiene nada que ofrecer al trabajador, pues

no existen planes de crecimiento, de mejora, de capacitación, de incentivos
o de bienestar que haga que los colaboradores fluyan y se auto motiven. Esta
situación es precisamente la que ha generado la rotación de personal de
forma temprana, pues en el último año tuvo un incremento del 5%. Dado que
el trabajador espera mucho más que un sueldo, espera también un salario
emocional, que pueda ser dado por el reconocimiento a la labor
desempeñada, beneficios o crecimiento dentro de la empresa. Si el
trabajador no percibe ninguna situación de logro, rápidamente evade su
sentido de pertenencia por una organización que no muestra interés en
desarrollarlo de alguna forma.
4.11 CILMA ORGANIZACIONAL.

Debido al poco o nulo carisma y liderazgo que muestran los mandos

intermedios, la escaza gestión, los inexistentes incentivos y la mala
organización interna, LAP Distribuidora padece de un pésimo clima laboral,
donde cada jefe de área tienen una baja capacidad para tomar decisiones,
sus capacidades de innovación y liderazgo están limitadas y esto hace que
su empoderamiento a la gestión exitosa sea mínimo. A pesar de que LAP
Distribuidora pareciera estar estructurada, lo cierto es que se nota que no se
tuvo en cuenta el tiempo para revisar en detalle la organización comercial y
los perfiles de profesionales que debían estar en cada una de las áreas de la
empresa, lo que genera descontento general al interior de la misma.

4.12 SINDICATO:
A pesar del elevado número de trabajadores directos, no existe un aglomerado
de los mismos que de forma organizada se interesen y velen por los intereses
generales de los trabajadores, de sus condiciones, o de los que pudiese suceder
si las mismas condiciones cambiaran, como de hecho viene sucediendo con las
ventas, lo cual repercute directamente en los intereses de cada trabajador, por
lo menos para mantener su trabajo.

4.13 TOMA DE DECISIONES

No hay autonomía de decisión, pues la gestión es centralizada en unos

pocos y no existen manuales de funciones, ni descripción de cargos.

5. HALLAZGOS DEL DIAGNOTICO

A nivel general es evidente que la planta de personal este informe más con
la gestión directiva que con su trabajo personal, pues aunque no existen
beneficios o motivación para el personal, la empresa si produce resultados
asi las ventas hayan bajado. El nivel de compromiso es muy bajo lo que
desencadena en deserción laboral, y alta rotación de personal, pudiéndose
ir en esta circunstancia talento humano de valor.

A pesar de que la compañía esta económica y productivamente rodando, y

tiene los medios necesarios para corregir el rumbo de sus finanzas, las raíces
de producción que son sus mismos trabajadores están en constante plan de
retirada, producto del aburrimiento que ocasionan sus mandos directos, el
nulo reconocimiento a la labor y el poco beneficio que se recibe a cambio de
una labor bien hecha. La pésima escogencia de los jefes y mandos
 intermedios, que desconocen por completo la gestión integral del talento
humano, la falta de estructura interna y de elementos de valor agregado
hacen que LAP Distribuidora requiera urgentemente la implementación de un
modelo de gestión por competencias, que está comprobado si funciona.
Establecer un plan de mejoramiento que debe aplicarse a la compañía es un
lapso de tiempo que pueda corregir los procesos de a poco. Este modelo va
a permitir que el talento humano existente, y próximo a reclutar, logre explotar
sus competencias, logrando crecimiento personal, laboral y profesional
dentro de la compañía, aportando a esta su experiencia en beneficio mutuo,
y compromiso retribuido.

6. CONCLUSIONES

Si LAP Distribuidora acepta la aplicación del manual de funciones y

responsabilidades se lograra la integración de los trabajadores con sus roles de
trabajo bien definidos, pero flexibles. Los trabajadores podrán contar con
entrenamiento en el cargo, descripción de tareas a través de su manual de
funciones. Reconocimiento de sus beneficios por la labor realizada con apropiación
de responsabilidades, de comunicación, de su don de gente y su rol dentro de la
organización , asi como el compromiso esperado por la misma a través del
compromiso expresado por LAP Distribuidora para el logro de los objetivos
propuestos a todos los niveles de gestión.