Manual de Gestion de Medicamentos y Dispositivos

CÓDIGO: 2530750546
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
PRESTACION DIRECTA AREA ADMINISTRATIVA FECHA: 20-11-2018
PAGINA 0
PROCESO: MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS SUBPROCESO: MANUAL DE GESTION DE RESPONSABLE:

MEDICOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Administrador
ELABORÓ:
APROBÓ: AUTORIZÓ:
Olga Laura Cecilia Navarro
4. MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
CÓDIGO: 2530750546
VERSIÓN: 3
PRESTACION DIRECTA AREA ADMINISTRATIVA FECHA: 11/11/2019
PAGINA 1
PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

SUBPROCESO: GESTION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
DISPOSITIVOS MEDICOS Administrador
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción ..................................................................................................................................................................................... 2
OBJETIVO ....................................................................................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN Y ALCANCE .............................................................................................................. 2
GENERALIDADES ......................................................................................................................................................................... 3
DEFINICIÓN ............................................................................................................................................................................... 3
CLASIFICACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE USO OPTOMÉTRICO ......................... 5
ETAPAS ........................................................................................................................................................................................... 5
SELECCIÓN ................................................................................................................................................................................ 5
COMPRA ..................................................................................................................................................................................... 6
RECEPCION TECNICA ............................................................................................................................................................. 6
ALMACENAMIENTO ................................................................................................................................................................ 6
GUIA DE ADQUISICION Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE USO
OPTOMÉTRICO EN EL CONSULTORIO .................................................................................................................................... 7
MONTURAS GRADUADO/SOL ............................................................................................................................................... 8
LENTES OFTÁLMICOS............................................................................................................................................................. 9
PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO .............................................................................................................. 9
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE DERRAMES Y RUPTURAS DE MEDICAMENTOS ....................................... 10
OBJETIVO ................................................................................................................................................................................. 10
GENERALIDADES ................................................................................................................................................................... 10
PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................................................... 10
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Introducción
Los medicamentos y dispositivos médicos de uso optométrico en un consultorio hacen parte fundamental en
el desarrollo de las actividades diarias del mismo. Continuamente se compran, manipulan y almacenan
insumos, convirtiéndolos en elementos que algún momento pueden generar problemas para la salud y
seguridad de los pacientes y el personal que los manipula. Los problemas que pueden presentar estos
insumos están relacionados con aspectos de adquisición, almacenamiento y manipulación, ejemplo de ello
son los productos falsificados por compra en sitios no certificados, reactivos y medicamentos sin registro
INVIMA, condiciones de humedad y temperatura que no garantizan su buen funcionamiento, uso de
productos vencidos por inadecuados procesos de control y verificación.
Por esto es necesario establecer medidas encaminadas que permitan un buen manejo y almacenamiento de
insumos que garantice la calidad, seguridad y desempeño de cada uno de estos dentro del consultorio
optométrico.
Esta guía tiene como objeto principal el lograr que en este consultorio se pueda realizar un manejo eficiente
y adecuado de sus insumos y garantizar a sus usuarios la permanente calidad y seguridad de los insumos
que se usan en el consultorio.
OBJETIVO
Proporcionar las herramientas suficientes al personal que labora dentro de un consultorio optométrico, para
que hagan un manejo y almacenamiento adecuado de sus insumos permitiendo asegurar su integridad y
calidad en cualquier momento en que sean usados.
Igualmente definir el proceso (adquisición, recepción y almacenamiento) que permita que los productos y
materiales adquiridos por nuestra óptica, satisfagan, según su estándar, las características de calidad
esperadas, para cada uno de ellos
RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN Y ALCANCE
La adquisición se hará por parte de la administradora siempre a proveedores autorizados, cuyos productos
cumplan las normas, sobre dispositivos médicos y en base a los siguientes criterios:
 Cantidades existentes de cada producto

 Necesidades de mantenimiento de stocks
 Satisfacción de las necesidades de los clientes
 Reposición de productos
La adquisición, recepción, almacenamiento y registro se efectuará según el tipo de dispositivo médico de que
se trate.
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GENERALIDADES
DEFINICIÓN
Conjunto de operaciones realizadas para la adquisición, recepción, registro y almacenamiento de los
dispositivos médicos y materiales precisados y dispensados en un establecimiento de óptica, es decir, desde
la compra de aquéllos a distribuidor o fabricante autorizados, hasta su entrada, inscripción, depósito y
clasificación en el establecimiento
El Decreto 4725 de 2005 “Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de
comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano” define:
Dispositivo médico para uso humano: Se entiende por dispositivo médico para uso humano, cualquier
instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo
o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que
intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en:
a. Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad;

b. Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación de una lesión o de una
deficiencia;
c. Investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso
fisiológico;
d. Diagnóstico del embarazo y control de la concepción;
e. Cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién
nacido;
f. Productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.
Los dispositivos médicos para uso humano, no deberán ejercer la acción principal que se desea por medios
farmacológicos, inmunológicos o metabólicos.
Dentro de los dispositivos médicos se encuentran:
Tipos de dispositivos médicos para uso humano:
1. Dispositivos consumibles: Insumos y reactivos de diagnóstico in vitro (no aplica para nuestro
conusltorio)
2. Dispositivos a sobre medida: Dispositivos ortopédicos, visuales, auditivos, orales, etc (En esta
clasificación se encuentran nuestros dispositivos
3. Equipo biomédico: Dispositivo médico operacional y funcional que reúne sistemas y subsistemas
eléctricos, electrónicos o hidráulicos, incluidos los destinados por el fabricante a ser usado en eseres
humanos con fines de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación. No constituyen equipo
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biomédico, aquellos dispositivos médicos implantados en el ser humano o aquellos destinados para un solo
uso. (El manejo de estos equipos se vio contemplado en los documentos del estándar de dotación).
CLASIFICACION DEL RIESGO DE LOS DISPOSITIVOS MEDICOS
1. CLASE I: Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados
para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la
salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión
2. CLASE IIa: Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase
de fabricación para demostrar su seguridad efectiva
3. CLASE IIb: Son los dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y
fabricación para demostrar su seguridad y efectividad
4. CLASE III: Son los dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a
proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud
humana, o si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión
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CLASIFICACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE USO

OPTOMÉTRICO
AREA DE TIPO DE INSUMO NOMBRE CLASIFICACION
ALMACENAMIENTO DEL RIESGO
PROTECCION PROTECCION ALGODÓN EN
RAMA
GASAS
GUANTES
TAPABOCAS
APLICADORES
LIMPIEZA Y DESINFECCION ALCOHOL
DESINFECCION HIPOCLORITO DE
SODIO
LIMPIEZA JABONES
ESCOBAS
ESPONJAS
CEPILLOS
TRAPEROS
ADMINISTRATIVO ADMIINISTRATIVO PAPELERIA EN
GENERAL COMO
RECETARIOS,
HOJAS EN
BLANCO,
CARPETA,
ELEMENTOS DE
ESCRITORIO
PROCEDIMIENTOS OPTOMETRIA MONTURAS
MONTURAS CON
LENTES
GRADUADOS
ETAPAS
El proceso de manejo y almacenamiento de insumos optométricos está compuesto de 5 etapas:
● Selección.
● Compra.
● Recepción técnica.
● Almacenamiento.
● Eliminación.
SELECCIÓN
Dentro de esta etapa se tienen identificados los insumos básicos para el funcionamiento del servicio
optométrico. En el consultorio tiene una lista de los insumos que se deben comprar en el pedido y las
cantidades necesarias que se deben tener en el consultorio para garantizar su disponibilidad continua.
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Este listado se realizará cada vez que se realice el pedido ajustándolo a las necesidades del servicio en
cuanto a volumen de pacientes y el servicio prestado.
COMPRA
En esta etapa se debe tener en cuenta que los proveedores de los insumos estén debidamente autorizados
para la comercialización de este tipo de productos.
El proveedor debe suministrar la suficiente garantía y respaldo de sus productos y debe tener un sitio de fácil
ubicación para cualquier tipo de queja o reclamo concerniente a la calidad de los productos que ofrece.
RECEPCION TECNICA
Verificar en todos los medicamentos y dispositivos médicos de uso optométrico comprados:
● Revisión de rótulos y membretes:

● Aspecto: información clara y legible.
Todos los empaques y embalajes deben estar rotulados conteniendo la siguiente información:
● Nombre del producto.

● Cantidad o concentración.
● Número de lote.
● Fecha de expiración.
● Registro INVIMA.
● Nombre del laboratorio.
Revisión de envases:
● Sellado: envases y cajas deben tener las bandas de seguridad integras.

● Integridad física: se refiere a que el envase no se debe encontrar roto o quebrado ni debe presentar
alteraciones en su forma o color.
Contenido:
● El contenido debe guardar las características físicas como aspecto y apariencia con las que fue
diseñado por el fabricante.
ALMACENAMIENTO
Áreas: Las áreas de almacenamiento deben tener las siguientes características:
● Identificación clara y visible.

● Separación física de otras áreas.
● Se debe tener custodia del área.
● Condiciones básicas de orden e identificación de los insumos dentro del área.
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Aisladas de sitios de:
● Humedad como lavamanos o baños.

● Altas temperaturas.
● Radiaciones
● Exposición alta a luz solar.
Proceso de almacenamiento de insumos optométricos: Luego de realizar la Recepción técnica de los
insumos, se procede a registrar todos los insumos en la planilla de control registro y verificación de
medicamentos y en la planilla de control registro y verificación de dispositivos médicos de uso optométrico.
Identificación del área de almacenamiento: El área de almacenamiento de los medicamentos y de los

dispositivos médicos, se encuentra en el segundo cajón del mueble, el cual cuenta con llave, donde se
organizan y se dejan disponibles para su uso
Control y verificación
El control y verificación de insumos consisten en una revisión periódica de la planilla de control, registro y
verificación de insumos optométricos. Esta revisión se basa en comparar la información reportada en la
planilla con el estado real de los insumos en su área de almacenamiento.
1.3.5 ELIMINACION
De acuerdo a lo reglamentado en la resolución 1164 del 2002 anexo 2, para la disposición final de los residuos
de los medicamentos o dispositivos, Tanto los medicamentos o dispositivos, como los empaques, envases o
etiquetas de estos, deben ser destruidos en su totalidad, previo a su disposición final en el relleno sanitario,
teniendo cuidado de nunca desechar empaques, envases y etiquetas en perfecto estado, por ejemplo, si son
de vidrio, este debe triturarse. Si son de plástico, este debe ser preferiblemente molido, con el fin de
asegurarse que estos no representen un riesgo para la salud y el medio ambiente.
Los medicamentos o dispositivos vencidos, deteriorados o mal conservados, deben ser considerados
residuos farmacéuticos peligrosos. Sin embargo, los residuos de medicamentos o dispositivos de optometría
generados en el consultorio, son considerados de bajo riesgo, para los cuales me permito realizar el siguiente
programa:
GUIA DE ADQUISICION Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS DE USO OPTOMÉTRICO EN EL CONSULTORIO
Para la adquisición de los suministros que utilizo,llevo a cabo los siguientes pasos:
1. Reviso la lista en la planilla de registro y control (mensualmente).
2. Reviso la existencia física del producto (semanalmente)

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ELABORÓ:
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3. Elaboro un listado de los medicamentos o dispositivos que requieren ser pedidos (durante todos los días).
4. Al final del mes se contacta a los proveedores para realizar el respectivo pedido.
5. Cuando llega el pedido realizo la recepción técnica
6. Una vez recibido el pedido, diligencio el formato de dispositivos médicos,
7. Almaceno los medicamentos en los cajones del mueble del área clínica destinados para ese fin.
MONTURAS GRADUADO/SOL
ADQUISICIÓN:
Una vez comprobada la necesidad de adquirir productos de esta categoría, la persona designada para ello,
se pondrá en contacto con el proveedor autorizado elegido.
El representante del proveedor visitará el centro y, una vez allí, ya sea mediante catálogo o muestrario,
exhibirá la mercancía para que se proceda al encargo de las monturas graduado/sol, que el establecimiento
elija. Esto generará una hoja de pedido, en la que figurarán, además de todo lo concerniente a aquél, los
plazos de entrega, la forma de pago y todo lo concerniente al mismo.
Aquel documento será firmado por el representante del proveedor, así como por el responsable de compras
del establecimiento, que se quedará con una copia en su poder.
RECEPCIÓN:
Cuando se reciba la mercancía, se procederá a examinar si las monturas graduado/sol corresponden con las
que figuran en la hoja de pedido en cuanto a modelo, calibre, color, cantidad. Así mismo se procederá a un
minucioso examen para comprobar que están en buen estado, no presentando defectos de fabricación ni
daños posteriores.
En el caso de que algún producto no cumpla los requisitos demandados, se procederá a la devolución del
mismo al proveedor para su sustitución por otro que sí los cumpla.
REGISTRO:
Cada montura graduada/sol será registrada en el almacén (normalmente mediante soporte informático u otro
procedimiento, si se careciese del primero) donde se le asignará un código en el que figurará el modelo,
calibre, color, proveedor, fecha de adquisición, así como su precio. Esta información generará una etiqueta
en la que aparecerá ese código además del precio.
ALMACENAMIENTO:
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ELABORÓ:
APROBÓ: AUTORIZÓ:
Una vez recibidas, registradas y etiquetadas, se procederá a almacenar las diferentes monturas en los
cajones y expositores diseñadas al efecto, estableciendo el orden que la dirección comercial del
establecimiento determine (por código, proveedor, tipo, ya sean para hombre, mujer, niño, etc...)
LENTES OFTÁLMICOS
ADQUISICIÓN:
Una vez analizada una prescripción optométrica (extendida o no en el establecimiento) y en base a las
necesidades, gustos y aceptación del cliente, se generará una orden de pedido a los responsables del taller
para que, a su vez, la cursen mediante correo electrónico, teléfono, fax,... al proveedor correspondiente, en
la que figurarán los parámetros de los propios lentes (potencia esférica, cilíndrica, eje, prisma, y cuantos
datos consten en la prescripción), así como el tipo de lente (monofocal, bifocal, multifocal,..) y los tratamientos
deseados. De igual forma, se anotará la persona de contacto, la fecha, la hora y el tiempo estimado de
demora.
RECEPCIÓN:
Como el montaje se realiza fuera del centro, los lentes vendrán ya montados en la montura correspondiente
y se procederá a la comprobación de que todos los parámetros se ajustan a los solicitados.
REGISTRO Y ALMACENAMIENTO:
Cuando se disponga de un stock de lentes oftálmicos, la persona encargada del mismo y vista la necesidad
de reposición, generará una orden de pedido en base a las necesidades. Una vez recibido, comprobará que
se ajusta a lo solicitado, y procederá a registrar cada lente recibido en soporte informático (u otro si no
dispusiera del primero) haciendo constar las características de los mismos (potencia, esférico/cilíndrica,
diámetro, tratamientos,), para su posterior almacenamiento en el lugar diseñado para ello.
PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
ADQUISICIÓN:
Los productos de limpieza y mantenimiento de lentes de contacto se adquirirán de acuerdo con las
necesidades que las direcciones técnica y comercial del establecimiento determinen, y siempre a
proveedores autorizados. Como norma general cubrirán las necesidades de todo tipo de lentes de contacto
(rígidas, semirrígidas, hidrofílicas,).
Se establecerá un stock mínimo de cada uno, teniendo en cuenta la salida que tenga cada producto,
procurando no almacenar en cantidades tan grandes que puedan superar la fecha de caducidad de los
mismos, si bien será la dirección comercial quien decida en base a ofertas, promociones, etc.
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PAGINA 10

ELABORÓ:
APROBÓ: AUTORIZÓ:
A la vista de estas necesidades, el responsable de compras de dichos productos generará una orden de
pedido que remitirá al proveedor correspondiente mediante correo electrónico, teléfono, fax, etc, en la que
figurará la persona de contacto, la cantidad solicitada, el plazo de entrega...
RECEPCIÓN:
Cuando reciba un pedido, la persona designada para ello, comprobará que se ajusta a lo pedido en la hoja,
así como el estado de los productos de limpieza y mantenimiento (estado de las cajas o envasado, que no
presenten golpes u otros daños o alteraciones), así como las fechas de caducidad.
REGISTRO Y ALMACENAMIENTO:
Una vez comprobada la correcta recepción del pedido, la persona responsable del mismo procederá a
registrar (en soporte informático u otro) la relación de todos y cada uno de los productos etiquetándolos con
código y precio y almacenándolos por orden de proveedor, tipo u otra forma definida por la Dra. Navarro o la
administradora
Así mismo se encargará de que la temperatura del almacén sea la correcta, de acuerdo con las instrucciones
del fabricante.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE DERRAMES Y RUPTURAS DE MEDICAMENTOS
OBJETIVO
Establecer las condiciones y requisitos mínimos que se deben cumplir para el manejo adecuado de derrame
de productos medicamentosos en el consultorio
GENERALIDADES
El Kit destinado para este procedimiento se encuentra en una bolsa plástica resellable ubicada en el mueble
de lavado de manos, debidamente, rotulado como kit de manejo de derrames de medicamentos. Contiene
una bolsa plástica roja, un paño absorbente y dos espátulas de madera.
PROCEDIMIENTO
Al evidenciar el derrame se deberá delimitar el área para evitar el tránsito de personas. Se deberán utilizar
todos los elementos de protección requeridos para iniciar el procedimiento de manejo de derrame de producto
medicamentoso, como son las gafas, tapabocas y guantes de manejo.
Dentro del kit se encontrará la bolsa roja de recolección la cual deberá ser marcada con el nombre de la Dra.
Navarro, lugar del hecho junto con la hora y la fecha completa. Se deberá abrir y aplicar el paño absorbente
sobre el líquido derramado y esperar a que lo absorba, luego con la espátula que se encuentra dentro del kit
recoger el producto y depositarlo en la bolsa roja que se rotulo anteriormente.
CÓDIGO: 2530750546
VERSIÓN: 3
PAGINA 11

ELABORÓ:
APROBÓ: AUTORIZÓ:
Se llevará la bolsa roja para su disposición temporal bajo lo estipulado dentro de los lineamientos de
recolección de residuos peligrosos.
Limpieza y Desinfección: Una vez recogido el derrame de deberá iniciar la limpieza y desinfección del área
afectada
Ubicación del kit: El kit deberá ser colocado nuevamente en el sitio preestablecido y se deberá realizar la
reposición de los elementos.
ANEXOS
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 CONTROL DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

 KARDEX
 CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD

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CÓDIGO: 2530750546

PROCESO: MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS SUBPROCESO: MANUAL DE GESTION DE RESPONSABLE:

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN Y ALCANCE

 Cantidades existentes de cada producto

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

a. Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad;

Dentro de los dispositivos médicos se encuentran:

Tipos de dispositivos médicos para uso humano:

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

CLASIFICACION DEL RIESGO DE LOS DISPOSITIVOS MEDICOS

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

CLASIFICACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE USO

El proceso de manejo y almacenamiento de insumos optométricos está compuesto de 5 etapas:

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

● Revisión de rótulos y membretes:

● Nombre del producto.

● Sellado: envases y cajas deben tener las bandas de seguridad integras.

● Identificación clara y visible.

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

Aisladas de sitios de:

● Humedad como lavamanos o baños.

Identificación del área de almacenamiento: El área de almacenamiento de los medicamentos y de los

GUIA DE ADQUISICION Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

1. Reviso la lista en la planilla de registro y control (mensualmente).

2. Reviso la existencia física del producto (semanalmente)

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

5. Cuando llega el pedido realizo la recepción técnica

6. Una vez recibido el pedido, diligencio el formato de dispositivos médicos,

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE DERRAMES Y RUPTURAS DE MEDICAMENTOS

PROCESO: MEDICAMENTOS Y RESPONSABLE:

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