IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades. El Archivo General de la Nación (Bogotá) es el archivo nacional de Colombia.
Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la
conservación y consulta del legado documental nacional.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la formación

social de la humanidad desde su origen para preservar su valor y su significado,
Sus comienzos podrían remontarse a la aparición de la escritura, es decir
comenzando con la humanidad misma , el solo conocido de esta palabra es de gran
importancia, puesto que ha sido vital en la evolución cultural, social, política y
científica, ya que los archivos almacenan un patrimonio notable e insustituible que
se transmite de generación en generación; los primeros documentos son:
documentación legal, documentación de control de las personas, documentación de
hacienda, también hay mucha documentación militar y mucha documentación
privada.
La organización de un archivo indica a una necesidad que facilita una estructura
lógica de modo que muestre las actividades que desarrolla la asesoría, también
facilita la localización de los mismos, ya que cada expediente o documento debe
tener asignada una ubicación que sea ágil y se encuentre la respuesta justa; esta
clasificación engloba una orden de tareas que se hallan estrechamente
relacionadas se requiere distinguir: la elaboración de clasificación que de cavidad a
todos los documentos y muestre la distribución del archivo, la ordenación de los
documentos dentro de cada serie documental y la instalación física.
La importancia de los archivos forma una parte esencial de los recursos de
información de una organización tanto pública como privada porque recopilan,
conservan, y difunden información registrada en ellos, su importancia se puede
entender a partir del valor que obtiene para la administración; un mundo sin archivo
es un mundo sin memoria, sin cultura, por esta razón el archivista debe tener
conocimientos, habilidades, y aptitudes para proyectar, dirigir, coordinar diseñar, y
evaluar la información con base en la utilización de tecnologías modernas para su
almacenamiento, recuperación y difusión de la información para que le permita
establecer el tipo de información para una correcta toma de decisiones, en
resultado, el archivista es el encargado de una gran responsabilidad de asegurar
que la sociedad tenga un conocimiento integral de la misma teniendo accesos a los
archivos.
El archivo es la memoria de una empresa, es de gran importancia ya que constituye
un centro de consulta de la información, disponible en todo momento, satisface las
necesidades de investigación eficaz a consultar por parte de la ciudadanía en
general, debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta.
Estos archivos son precisos en la humanidad porque promueven el conocimiento,
custodian y perseveran nuestra memoria, transmiten patrimonio histórico, dan
garantía de resguardo de datos y propiedad intelectual promoviendo la investigación
histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones brindando
transparencia y agilidad en la localización de la información.
Se conservan en un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación, son una fuente confiable que garantizan la seguridad y
la claridad de las actuaciones administrativas, jugando un papel significativo en el
desarrollo de la sociedad contribuyente a las constituciones y la memoria individual
y colectiva, se resalta que el carácter único de los registros actúan como fieles
testimoniales de las actividades administrativas, culturales, e intelectuales como un
reflejo de la evolución de las sociedades, y se evidencia un carácter esencial que
garantiza una gestión eficaz, comprometida y clara para comprender el pasado,
documentar el presente y prepara el futuro.
Los archivos son accesibles a todos, respetando las leyes sobre cada materia y las
relativas de los derechos de las personas, son utilizados para contribuir al desarrollo
de las responsabilidades de los ciudadanos los cuales enriquecen nuestros
conocimientos promoviendo la democracia y los derechos de los ciudadanos a
mejorar la calidad de vida.