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Tecnicas de Recoleccion de Datos
Tecnicas de Recoleccion de Datos
INTRODUCCIÓN
La tarea más importante de los analistas de sistemas, es la recolección de datos, y para ello existen
muchas y variadas técnicas que le permiten obtener la información desde las fuentes primarias, en
este caso es el cliente quien ofrece la información más confiable y real. El analista debe elaborar
instrumentos que le permitan obtener información a través de todas las etapas del proyecto de
software.
Para el desarrollo de esta temática, es necesario distinguir claramente la diferencia entre dato,
información, conocimiento y una descripción de las características de los datos, para continuar con
el estudio de los métodos interactivos de recopilación de información.
Y de acuerdo con Diccionario Ilustrado (2000) es “Antecedente o fundamento que permite llegar
más fácilmente al conocimiento de una cosa, el cual por sí mismo no tiene relevancia alguna”.
Un dato puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que
represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.
Tienen la capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información.
Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no
pueden afectar el comportamiento de quien los recibe.
Para que un dato sea útil debe convertirse en información, de tal manera que ofrece un
significado, conocimiento, ideas o conclusiones.
Tipos
Cuantitativos: son aquellos que se pueden contar o medir, ejemplo: edad, peso, fecha de
transacción.
Los datos contienen dentro de su característica más importante a la integridad; significa que, todos
los datos requeridos para responder a una pregunta específica están disponibles. Por ejemplo, un
marcador de un partido de futbol, debe incluir el marcador de goles de los dos equipos, si se anuncia
el marcador de un solo equipo este será incompleto y no tendría sentido.
Los datos pueden ser: inequívocos cuando el contexto no es claro. Por ejemplo, la expresión 2-x
puede parecer:
Sobre los datos se pueden realizar operaciones, sin embargo las operaciones que soportan los datos
son las siguientes:
Conjunto de datos que han sido tratados o procesados y que tienen un significado real y concreto
para la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Se define también como “un mensaje,
normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible, gráfica o
visible, que tiene un emisor y un receptor; capaz de impactar sobre sus juicios de valor y
comportamiento al proporcionar ciertas diferencias en su interior o exterior. “ (Diccionario
Ilustrado, 2000).
Es una colección de hechos significativos pertinentes, para una organización. Se puede afirmar que
información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
Los datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la
información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaz.
Para diseñar el plan para obtener la mejor información, se estudiará a continuación cada uno de los
métodos de obtenerla y se entregaran pautas para poder elegir el que mejor método que se adecue
al proyecto. Para iniciar este trabajo es importante tener claro los conceptos y diferencias que existe
entre:
3. Métodos
Los métodos propuestos por (Kendall, 2011) para la recolección de datos en proyectos de desarrollo
de software son dos: métodos interactivos que permiten una interacción directa con el cliente y los
usuarios del sistema de información. En este método se propone trabajar con tres herramientas
básicas: entrevista, cuestionarios y talleres de trabajo de JAD. Y los métodos discretos que le
permiten a los analistas realizar una descripción más clara y completa de los requerimientos para
este método, propone observación, investigación y muestreo.
El valor real de la información está directamente relacionado con la utilidad que representa para
los usuarios en el cumplimiento de las metas de la organización.
3.1. Métodos interactivos
3.1.1. Entrevista
Es una conversación dirigida con un propósito específico. Su objetivo es recopilar información.
Este método se aplica cuando se requiere obtener la información de manera directa a través de la
aplicación de un cuestionario en un dialogo abierto entre un receptor y emisor, para ello se deben
tener en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de realizar una entrevista.
Reconocer sus predisposiciones y la forma como puede ser afectado por las percepciones.
Se debe tener en cuenta que la ética, intelecto, crianza, educación, y emociones pueden
afectar lo que se escuchará en la entrevista.
Realizar una lista de las personas a quienes se puede entrevistar, recordar que ellos son la
clave para obtener la información de la fuente primaria, ellos conocen el funcionamiento de los
procesos y aportan la mayor cantidad de información para el proyecto.
Antes de realizar la entrevista es necesario que se preparen a los entrevistados, para ello se
pueden llamar por teléfono, enviarles un correo electrónico, para que estén preparados,
si la entrevista es muy estructurada enviar el cuestionario con anticipación para que esté
preparado para las respuestas.
Una de las actividades que se debe realizar para preparar una entrevista, es construir las preguntas,
estas preguntas pueden ser de dos tipos abiertas y cerradas.
Preguntas Abiertas
Las preguntas abiertas se plantean para solicitar opiniones o explicaciones acerca del tema
específico de consulta.
¿Qué opina acerca del manejo del correo electrónico de su compañía? ¿Cuál o cuáles son
los problemas más comunes que se presentan en su área de trabajo?
Explique paso por paso, el proceso que tiene a cargo.
Enumere quiénes son los responsables y cuáles son las actividades que realiza cada uno.
¿Ha considerado otros métodos para mejorar la seguridad de la información?
Fuente: SENA
Preguntas Cerradas
Las preguntas cerradas limitan las respuestas de los entrevistados. Se encuentran de varios tipos
entre ellos se tiene: las de opción múltiple, las bipolares, de escala entre otras.
Fuente: SENA
Pero, el uso de preguntas cerradas también trae desventajas entre las más comunes se pueden
enumerar.
Para escoger que tipo de preguntas utilizar es necesario, que el entrevistador considere
cuidosamente el tipo de información que desea obtener de su entrevistado, para que tenga una idea
del tipo de información que obtiene en la siguiente tabla, puede observar un gráfico que le indica
la calidad de la información obtenida de acuerdo con el tipo de información a recolectar.
Tabla 3
Calidad de la información.
Nota. Producción SENA.
El sondeo es otro tipo de preguntas que se utiliza para realizar un seguimiento o completar
conceptos o ir más allá de la repuesta inicial. Ejemplos de sondeo:
¿Por qué? Mencione un ejemplo de cómo funciona el proceso de ventas. ¿Cuál sería la
solución a su problema? Ilustre cuáles son los problemas que se presentan respecto a la
seguridad de los datos.
¿Para qué?
¿Cómo cree que debería funcionar?
Existen básicamente dos secuencias lógicas para ordenar las preguntas de una entrevista: embudo
y pirámide. Existe además una tercera que es la combinación de las dos, llamada estructura de
diamante.
Estructura Pirámide
Para iniciar la entrevista el entrevistador utiliza preguntas muy detalladas o específicas,
generalmente cerradas y a medida que avanza la entrevista las convierte en preguntas generales o
abiertas. Como se muestra en la siguiente figura.
Fuente: SENA
Estructura embudo
Se inicia la entrevista con preguntas generales o abiertas para reducirlas a preguntas cerradas. Esta
estructura permite iniciar una entrevista de forma fácil y amigable, un ejemplo de este tipo de
estructura se puede observar en la siguiente figura.
Fuente: SENA
Estructura diamante
A menudo es mejor utilizar una combinación de los dos tipos de estructuras, es decir, se comienza
con preguntas cerradas o particulares, con abiertas o generales y finalizar con preguntas cerradas
como se puede observar en la siguiente figura.
El entrevistador comienza con preguntas sencillas y cerradas para entrar en calor, avanza con
preguntas generales, temas más amplios y complejos y para finalizar se realizan preguntas
restringidas para obtener respuestas específicas del entrevistado.
Fuente: SENA
Por último, se pueden solicitar nuevas citas para dar seguimiento a la entrevista y despedirse
dándole la mano al entrevistado.
3.1.2. Diseño de aplicación conjunta Método JAD
A pesar de ser un buen entrevistador, muchas veces es necesario utilizar o cruzar las entrevistas
con otros métodos que permitan recoger la información de primera mano. La compañía IBM
desarrolló una metodología que permite entrevistar uno a uno los usuarios del sistema, conocida
con el nombre de diseño de aplicaciones conjuntas JAD.
Los grupos de usuarios estén inquietos y desean algo nuevo, una solución estándar para
un problema en común.
Los analistas pronostican que la cantidad de ideas generadas mediante la entrevista cara
a cara no aporta el número de ideas posibles como un ejercicio extendido.
El flujo de trabajo permite la ausencia del personal clave durante un periodo de dos (2) a
cuatro (4) días.
Metodología (2 miembros).
Patrocinador ejecutivo.
Un superior que realice la introducción y cierre de la sesión.
La sesión también puede contar con uno (1) o dos (2) observadores que sean expertos en
el tema, para ofrecer explicaciones técnicas.
Es importante programar las sesiones cuando todos los involucrados puedan asistir, de lo contrario
no se pueden obtener los objetivos propuestos.
Para cada uno de los temas se deben responder y formular las siguientes preguntas:
Figura 11. Preguntas.
Fuente: SENA
Como analista, debe consultar las notas que alguien, designado, tome durante la reunión para
preparar la documentación final de especificaciones con base en lo ocurrido durante la sesión. El
documento debe contener: objetivos de la administración, alcance y límite del proyecto, aspectos
específicos del sistema, detalles de pantallas y esquemas de informes.
Las ventajas y desventajas del método se pueden ver en la gráfica de secuencia lógica, estructura
de diamante.
3.1.3. Cuestionarios
El uso de cuestionarios permite a los analistas de sistemas estudiar: posturas, creencias,
comportamiento, características de un grupo de personas claves dentro de una organización y que
se pueden ver afectadas por el sistema actual y propuesto.
Para aplicar los cuestionarios se pueden utilizar herramientas informáticas que facilitan la
recolección de la información a través de la red al igual que su análisis.
Igualmente las encuestas permiten: cuantificar lo que se encontró durante las entrevistas,
determinar qué tan difundido está el sentimiento expresado durante una entrevista,
encuestar a un grupo grande de usuarios, o a un grupo usuarios que están separados
geográficamente.
Ventajas
Ahorro de tiempo.
Ayuda a que los usuarios se involucren más en el desarrollo del sistema debido al entorno
dinámico y de lluvia de ideas permiten un diseño más creativo.
Desventajas
Para un cuestionario se debe tener mayor claridad en el tipo de preguntas, deben ser claras y
medibles, se debe determinar un flujo para las preguntas que puede partir de lo general a lo
particular o viceversa, se requiere de mayor detalle y planeación, ya que no se tendrá la oportunidad
de hacer modificaciones sobre la aplicación de la misma.
El uso de preguntas cerradas y abiertas es lo más adecuado pero adicionalmente se debe realizar el
siguiente análisis antes de elaborar un cuestionario.
Cuando se utilizan preguntas abiertas, se dejan abiertas todas las opciones de respuesta de los
encuestados, para realizar estas preguntas es importante anticiparse a las respuestas de los
encuestados para evitar que las respuestas sean demasiado amplias y no permitan un análisis
adecuado de la pregunta.
Pero, se pueden utilizar las preguntas abiertas cuando se desea conocer la opinión de los
encuestados sobre ciertas situaciones de la organización ya sea sobre el producto o el proceso.
Fuente: SENA
Por otro lado, las preguntas cerradas limitan o cierran las posibilidades de respuestas disponibles
para el encuestado. El analista de sistemas debe utilizar este tipo de preguntas cuando puede
determinar de una manera efectiva todas las posibles respuestas a las preguntas.
En general el uso de preguntas cerradas o abiertas depende de la cantidad y calidad de la
información que se desee recolectar, las preguntas abiertas permiten analizar mejor la información,
pero si se utilizan para cientos de personas el análisis es complejo y requiere de herramientas
especializadas para su análisis.
Por lo tanto el analista debe escoger las preguntas adecuadas de acuerdo con el objetivo de la
encuesta y escribir las preguntas en la terminología del usuario y propia de la organización.
Es importante utilizar pilotos (pruebas) para verificar la terminología, solicite puntualmente que
corrijan o cambien las palabras para que exista precisión en las repuestas.
No olvidar mantener un vocabulario simple, utilizar el lenguaje de los encuestados.
Evitar predisposición en las palabras, esto significa también evitar palabras censurables.
En la siguiente tabla se describen las ventajas que se sacrifican cuando se utiliza uno u otro tipo de
preguntas.
Las escalas se pueden definir como las preguntas que requieren respuestas graduadas ya sean por
números o atributos, su objetivo es medir. Existen dos tipos de medición para realizar las
mediciones requeridas por los analistas de sistemas:
Fuente: SENA
Al construir escalas el analista puede utilizar dos medidas de rendimiento: validez y confiabilidad.
La validez es el grado con el que la pregunta permite medir lo que el analista requiere.
La confiabilidad implica consistencia y significa que el cuestionario que se construye para un grupo
de usuarios, cumplen la función para la cual fue construido. Cuando se dice que un cuestionario es
consistente significa que tiene consistencia interna y externa.
Un cuestionario tiene consistencia externa cuando es aplicado varias veces bajo las mismas
condiciones y se obtienen los mismos resultados. Y es consistente internamente cuando todas sus
sub-partes arrojan resultados equivalentes.
Para construir las escalas se debe tener cuidado de producir los siguientes problemas:
Tendencia central es un problema que ocurre cuando todos los encuestados califican
teniendo en cuenta un valor promedio. En este caso el analista puede mejorar la escala de
la siguiente manera: hacer diferencias más pequeñas en los dos extremos; ajustar la
solidez de los descriptores; o crear una escala con más puntos.
Por último el efecto halo es una desviación cognitiva por la que la percepción de una
característica está influenciada por la percepción de otras características del mismo
elemento analizado. Para evitarlo el analista debe colocar diferentes elementos a evaluar
dentro de la misma página.
Estos consejos son los mismos para la construcción de los formularios que se construyen para
insertar información en el software. Un cuestionario bien diseñado y con preguntas relevantes
puede ayudar a vencer la resistencia a responder. El diseño se debe incluir suficientes espacios para
escribir respuestas o marcar con claridad las opciones, no saturar el formato y buscar un estilo
agradable a la vista.
Si se utiliza una herramienta informática que permita generar cuestionarios se debe tener en cuenta
el uso de:
Respecto al orden de las preguntas se debe iniciar con las menos controversiales y las más
importantes para el grupo de encuestados, organizarlas de manera que se puedan establecer grupos
o categorías.
Es conveniente que los encuestados no se sientan amenazados y que se interesen en las preguntas
lo más que se pueda para evitar que se altere el objetivo inicial de la encuesta.
Al finalizar las encuestas, el analista debe tabular, para facilitar el análisis y toma de decisiones, la
información recolectada. Cuando la información es tabulada se puede graficar para que sea mucho
más comprensible.
Teniendo en cuenta lo anterior, los métodos discretos no son suficientes para la recolección de la
información, por lo que se pueden utilizar los métodos interactivos o métodos mixtos que permitan
complementar la información y formarse un panorama más completo de los requerimientos del
sistema.
3.2.1. Muestreo
Muestreo
Algunas de las poblaciones sobre las que el analista puede decidir obtener una muestra son:
Documentos. Personas.
El analista debe seleccionar una muestra representativa de la población para realizar ya sean:
observaciones, entrevistas o aplicar encuestas por varias razones:
Contener costos.
Agilizar el proceso de recolección de datos.
Mejorar la efectividad.
Reducir la predisposición.
Los pasos que se deben seguir para que el analista diseñe una buena
Diseño muestra son:
de muestreo
Determinar la población del muestreo: la siguiente tarea del analista es determinar la población
que intervendrá en el estudio, si son documentos los que se van a analizar en la muestra debe
determinar el periodo de tiempo, si por el contrario son personas deben decidir, si incluye uno o
varios niveles de la organización, si incluye a los clientes, distribuidores o proveedores.
Elegir el tipo de muestra: el analista de sistemas puede utilizar uno de los cuatro (4) tipos
principales de muestras: conveniencia, intencionada, simple y compleja.
Las de conveniencia son muestras sin restricciones ni probabilidades, se basa en el juicio de un
grupo de personas. No es confiable.
Tipos de muestreo
Fuente: SENA
Cuando el analista busca a un grupo de expertos que estén interesados en trabajar en el nuevo
sistema de información, está basado en criterios pero no en probabilidades, por lo tanto el tipo de
muestra intencionado es confiable solo en un nivel moderado. Cuando se van a elegir personas o
documentos para la muestra es necesario elegir un muestreo aleatorio simple, siempre que cada
persona o documento tenga la misma probabilidad de ser elegido. Sin embargo no siempre este
paso es práctico, sobre todo cuando el muestreo involucra documentos e informes, Las muestras
aleatorias complejas más apropiadas para el analista de sistemas se obtienen mediante: el muestreo
sistemático, muestreo estratificado y muestreo de conglomerados.
El método sistemático permite entrevistar a la k-ésima persona en una lista de empleados, siempre
que la lista no se encuentre ordenada ni este dentro de una periodicidad de tiempo pues existiría
una predisposición.
El muestreo estratificado tal vez sea el más importante para el analista, puesto que le permite
identificar subpoblaciones o estratos para elegir los elementos o personas que se desean analizar.
Este tipo de muestreo le permite al analista recopilar información con eficiencia. Cuando el analista
necesita aplicar diferentes métodos para la recolección de datos, también es útil este tipo de
muestreo.
El analista debe utilizar el muestreo por conglomerado cuando debe seleccionar un grupo de
personas o documentos para estudiarlos a partir de la suposición que son los más comunes para el
resto.
La muestra se debe determinar porque no todos los elementos de la muestra poseen la misma
información, si así fuera, sería suficiente un solo elemento para determinar la información
requerida.
Para determinar la muestra utilice un número absoluto en lugar de un porcentaje, es posible obtener
resultados satisfactorios tomando una muestra de 20 personas para una población de 200 cómo de
una de 2’000.000.
Ejemplo
Tomado de (Kendall, 2011), “Suponga que la empresa que se
dedica a la fabricación de productos de estantería, le pide
determinar el porcentaje de pedidos que contienen errores.
En conclusión se debe utilizar una muestra de 458 formularios de pedido, un nivel mayor de
confianza o una estimación de intervalo aceptablemente menor requerirá de una muestra mucho
mayor.
3.2.2. Investigación
En la empresa existen muchos documentos que permiten realizar un análisis cuantitativo entre ellos
se pueden enumerar: informes para toma de decisiones, informes de rendimiento, registros y
muchos tipos de formularios, cada uno es utilizado para un fin específico y por un usuario o
usuarios determinados.
Informes
Los informes de toma de decisiones permiten a los analistas
recopilar información relacionada con diferentes escenarios y
usuarios de la empresa, desde estados de inventarios hasta
informes sintetizados para la toma de decisiones que permiten
observar lo que le permite realizar una investigación minuciosa
acerca de la información que se maneja y el nivel de síntesis
que se requiere.
Registros y formularios
Para recolectar información relacionada con los formularios es necesario que un encargado del
equipo recopile la información de los formularios en un documento en blanco.
Entre los documentos cualitativos que el analista debe tener en cuenta para revisar se encuentran.
Correos electrónicos, correspondencia en general, memorandos, anuncios publicitarios,
sitios web corporativos, manuales, manuales de política. Durante este proceso los analistas
pueden recuperar información detallada relacionada con las expectativas de los autores y la
forma como esperan interactuar con las tecnologías de la información.
El analista puede comprender lo que se lleva a cabo en la realidad no sólo de lo que se encuentra
documentado o explicado, le permite ver las relaciones que existen entre los que toman las
decisiones y los demás miembros de la organización y las interacciones con la tecnología en el
video se ve un ejemplo de cómo recolectar información utilizando la observación.
Es un método que le permite al analista observar de manera específica siete (7) elementos concretos
que se encuentran comúnmente en las oficinas, descritos en la siguiente tabla:
Tabla 5
Método STROBE.
Conocimiento: es una mezcla de experiencia, valores, información que sirven como marco para la
incorporación de nuevas experiencias.
Cuestionario: lista de preguntas que se elaboran para realizar una entrevista o encuesta.
Dato: es la mínima unidad semántica que corresponde a los elementos primarios de la información
y que por sí solos son irrelevantes en la toma de decisiones.
Encuesta: conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa, para averiguar
estados de opinión o diversas cuestiones de hecho.
Entrevista: conferencia entre dos o más personas en lugar determinado, sustentada en una lista de
preguntas estructuradas con el objetivo de obtener información.
Estructura: distribución adecuada de un grupo de preguntas para ser aplicadas en una entrevista.
Información: conjunto de datos que han sido tratados o procesados y que tienen un significado
real y concreto para la toma de decisiones dentro de las organizaciones.
Instrumento: conjunto de elementos que se unen para cumplir con un fin específico.
Población: conjunto de elementos o personas sobre los que se esta interesado en realizar una
observación para obtener información relevante para el sistema de información
Pregunta: interrogación que se hace para que alguien responda lo que sabe de un negocio o tema
específico.
Promedio: valor medio de un grupo de calificaciones o valores que se obtiene al sumar todos los
valores y dividirlos entre la cantidad de encuestados.
Rendimiento: proporción entre el producto obtenido y los medios utilizados para un fin.
Tabular: ordenar en filas y columnas las respuestas obtenidas de una encuesta, de tal forma que
sea sencilla de analizar.
Usuario: se dice de una persona que tiene derecho a utilizar una cosa ajena con cierta limitación.
Quien utiliza el sistema de información.
Gispert , Carlos (2002). Enciclopedia Autodidáctica Interactiva. Sexta edición, Océano, Tomo 6,
México.
Gran Diccionario Enciclopédico Ilustrado (2000). Séptima edición, Selecciones del Reader´s
Digest, México, 2000.
KELMIS HENRIQUEZ
INSTRUCTORA
YOSEE RODRIGUEZ
ALUMNO
RIOHACHA – LA GUAJIRA
OBJETIVOS
Objetivo General
Aprender sobre todas las técnicas, procesos, y procedimientos para una buena investigación y una
efectiva e eficaz recolección de datos
Objetivos Específicos