La Comunicaci�n Escrita Formal en las Organizaciones

La comunicaci�n organizacional engloba las pr�cticas internas y externas de los

flujos comunicativos de la organizaci�n; en donde se pone �nfasis en la necesidad
de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen.
Entonces establecemos que los flujos de comunicaci�n se encuentran compuestos por
el conjunto de estos canales de comunicaci�n y representa en s� la estructura de la
organizaci�n desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicaci�n; lo
cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es
decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje.

a) La carta:

Una carta es un medio de comunicaci�n escrito por un emisor (remitente) y enviado a

un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la direcci�n del destinatario
aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la direcci�n del remitente aparecen
en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los
sobres pre-impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no est� lista o
anotada la direcci�n de quien env�a la carta, bien por olvido o por omisi�n
consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasi�n,
ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, s�lo en parte puede
considerarse texto plenamente expositivo.

- Estilos de carta:

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

� Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de �mbito

profesional, laboral, institucional...etc.

� Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje

coloquial que ambos entiendan.

� Familiar: Que podr�a ser un derivado de la anterior, con la �nica diferencia de

que �sta es espec�ficamente para familiares.

� Muy formal: En estos casos se nota una distancia a�n mayor con el receptor.
Adem�s, al momento de colocar a qui�n se dirige la carta debe colocarse:
Se�or/Se�ora (su cargo. Ej.: Directora de la instituci�n.

- Caracter�sticas de la carta formal:

� Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

� Se organiza con claridad, concisi�n, precisi�n y exactitud.

� Posee una actitud cortes y amable.

� Busca impresionar positivamente al destinatario.

� Busca una reacci�n favorable a los intereses del remitente.

� Busca dar informaci�n completa.

- Partes de la carta:

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los
siguientes conceptos:
� Encabezado: nombre, direcci�n a quien va dirigida, fecha del d�a y lugar al que
se dirige.

� Saludo: personal o consolidado en f�rmulas establecidas.

� Exposici�n: del asunto, con los temas pertinentes.

� Despedida: cortes�a con la que se da t�rmino a la carta.

� Firma: clara, o en sustituci�n tambi�n puede llevar el nombre en extenso.

Las cartas tambi�n pueden incluir:

� Membrete: nombre, direcci�n, tel�fono y ciudad de la empresa que la escribe

(remitente).

� Fecha: ciudad, entidad federativa, d�a, mes y a�o en que se expide la carta.

� Domicilio: nombre, direcci�n, ciudad y c�digo postal de la persona a quien se

dirige la carta (destinatario).

� Vocativo: expresi�n de cortes�a que une al firmante con el destinatario.

� Texto: exposici�n del asunto que motiva la carta.

� Antefirma: raz�n social o denominaci�n de la causa.

� Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

� Referencias finales: iniciales, may�sculas y min�sculas respectivamente, de la

persona que dicta y de quien tipea la carta.

� Otros datos: indicaciones de los anexos que se env�an o el nombre de las personas
a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y
antes de las referencias finales.

b) El oficio:

El oficio es "una comunicaci�n escrita, referente a los asuntos del servicio

p�blico en las dependencias del Estado y por extensi�n la que media entre
individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a
ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposici�n de las ideas, puede contener los m�s
variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las
comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en
todos los casos que requieren constancia escrita.

- Los elementos del oficio son:

1.- Membrete: nombre de la instituci�n que gira al oficio.

2.- Cuadro Clasificador: datos de la clasificaci�n para registro y archivo

referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

� Asunto: s�ntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

� Mesa: la oficina que env�a el oficio.

� numero: el n�mero que se le designa al documento.

3.- Destinatario. La Persona O Dependencia A Qui�n Nos Dijimos, Con Sus Datos De
Ubicaci�n Y Puesto Que Desempe�a.

� Introducci�n

� Texto O Desarrollo

� Despedida

� Lugar Y Fecha

� Firma o Rubrica: es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.

� Iniciales de responsabilidad.

� Lema: leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con may�sculas y

entrecomillado), por ejemplo. �piensa y trabaja� �sufragio efectivo, no reelecci�n�

� Antefirma: