Alardear es malo

Gua para la Emisin de Oficios y Circulares de las Dependencias de la

Administracin Universitaria
Introduccin
Los lineamientos contenidos en el presente documento tienen por objeto
proporcionar a las dependencias de la administracin universitaria, un
instrumento para hacer ms eficaz la comunicacin en forma escrita, as como
uniformar la elaboracin de los oficios y circulares de carcter institucional, en
los que se solicita la atencin u orientacin en algn asunto especfico, o bien
se difunden las disposiciones normativas, instructivos para realizar trmites, y
criterios de operacin entre instancias universitarias. Este documento define el
objetivo de la normatividad, as como los conceptos de oficio y circular; en
seguida se indican los lineamientos para la estructuracin de dichos
documentos, y por ltimo se presentan los anexos que ejemplifican las polticas
descritas.
Objetivo
Establecer los lineamientos bajo los cuales se debern elaborar los oficios y
circulares que emitan las dependencias de la administracin universitaria,
unificando as la estructura y criterios para su emisin, as como facilitar su
consulta y clasificacin.
Polticas
Los presentes lineamientos sern de observancia para todas las dependencias
y entidades de la universidad.
Se entender como oficio aquel documento oficial, que tiene por objeto la
comunicacin entre una instancia universitaria con otra(s) similar(es) u otra(s)
externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento sern de carcter oficial
para comunicar, solicitar informacin, atender un trmite especfico, orientar y
atender dudas especficas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de
la Institucin. En ningn caso tratar asuntos personales.
Se entender como circular aquel documento oficial, cuyo objeto es la difusin
institucional de disposiciones legales o administrativas, tales como:
procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operacin, solicitudes
de informacin, y todo aquel asunto de carcter institucional que permita a las
dependencias y entidades de la Universidad conducir su administracin bajo un
mismo marco de accin.
Las circulares por su contenido y alcance, debern emitirse por los Titulares de
las dependencias correspondientes.
Los oficios y circulares debern imprimirse con el escudo de la UNAM, tal como
aparece en las hojas con membrete que suministra la Direccin General de
Proveedura. De no ser as, por tratarse de un documento impreso a travs de
computadora, el escudo oficial ser similar al del papel membreteado,
conservando las mismas proporciones. Anexo A.
Los oficios y circulares debern contener los siguientes elementos:
encabezado, cuerpo o contenido y cierre del documento.
El encabezado de los documentos, identificar con letras maysculas y
remarcadas con "negrillas" el nombre de la dependencia emisora, y del rea
responsable de elaborar el oficio, en su caso, la clave del documento, el asunto
al que se refiere, y el (los) destinatario(s) a quien (es) va dirigido.

Adicionalmente, los oficios podrn indicar cuando sea necesario, el nombre de

la persona que en particular dar atencin al asunto. Anexos A y B.
La clave de identificacin del documento estar compuesta por la palabra que
indica el tipo de documento (oficio o circular), las iniciales de la dependencia
emisora, as como las siglas del rea que elabora el documento en el caso de
oficios, (sin considerar preposiciones, ni conjunciones) segn las siglas
sealadas en el Anexo C; el nmero de la circular a tres posiciones, o cuatro si
se trata de oficios, y los dos ltimos dgitos del ao en que se emite Anexos A y
B.
El asunto al que se refieren los oficios y circulares, deber indicar de manera
breve y precisa la esencia del documento (procurando no exceder de tres
lneas), Anexos A y B. En caso de que el documento trate ms de un asunto,
este espacio podr extenderse a un mximo de cinco lneas, procurando que
slo ocurra por excepcin.
El destinatario en los oficios se conformar con el nombre, cargo del
destinatario, dependencia de adscripcin y la palabra "presente" al final de los
mismos. Si el destinatario del oficio es externo a la Institucin, se anotar el
nombre y cargo del destinatario, nombre del organismo y el domicilio, en caso
de ser necesario. Para las circulares el destinatario siempre se mencionar en
forma colectiva, indicando los cargos o instancias a quienes se dirige el
documento, as como la palabra "presente". Anexos A y B.
En caso de requerirse que el asunto descrito en el oficio no sea slo para el
conocimiento, sino para que sea atendido por una instancia o persona en
particular, se indicar Atn:, y a continuacin el nombre y apellidos de la
persona. Anexo A.
Las circulares que sustituyan o complementen la informacin de alguna otra,
debern hacer referencia a la clave y ao de emisin de la circular que se
sustituye o complementa. Anexo B.
Cuando una circular sea emitida conjuntamente por dos dependencias, el
encabezado deber mencionar el nombre de ambas instancias, y la clave ser
conformada con las iniciales de las mismas, separando cada dependencia con
un guin. El nmero que se asigne ser el consecutivo que lleve la
dependencia que aparezca en primer trmino.
Cuando se considere pertinente, por el asunto que trata el oficio o circular, se
podr indicar en el cuerpo o contenido del documento, la instancia y/o nmeros
telefnicos, correo electrnico, fax, etc., donde pueda obtenerse mayor
informacin, o atenderse las dudas y/o aclaraciones relacionadas al
asunto. Anexo A y B
En caso de que se anexen formatos, instructivos o documentos
complementarios, el contenido del oficio o circular tendr que hacer referencia
de los mismos, y podr reiterarse en la parte final del cierre si se considera
conveniente Anexo A.
Despus del contenido del oficio o circular, se incluir como cierre
"Atentamente"; el lema de la Institucin; lugar y fecha de elaboracin; as
como el cargo y nombre del emisor. Todo ello remarcado con "negrillas" y
alineado hacia la izquierda. Anexos A y B. Si el emisor lo considera pertinente
podr anotar una breve despedida, previa al cierre del documento.
En las circulares emitidas conjuntamente por dos o ms instancias, el cierre se
ubicar en forma centrada. Los cargos, nombres y firmas de los titulares que la

emiten estarn al mismo nivel, distribuidos del lado izquierdo y derecho

respectivamente.
Si el contenido del oficio o circular abarca ms de una hoja, stas debern
numerarse a partir de la segunda, en el ngulo inferior derecho de la hoja.
Los oficios y circulares en los que el contenido del documento impida incluir el
cierre y/o firma del emisor en la misma hoja, se debern reestructurar los
espacios del documento. De tal manera que por lo menos el ltimo prrafo
quede en la siguiente hoja, junto con el cierre y la firma.
Cuando sea necesario enviar copia de un oficio a otras instancias para su
conocimiento, debern indicarse en el pie del documento las siglas c.c.p. (con
copia para), y a continuacin anotar el nombre, cargo y dependencia de
adscripcin del (los) destinatario (s), en caso de que esos sean de diferente
dependencia a la que emite el oficio. Anexo A.
En materia de circulares cuando se juzgue indispensable por la ndole del
asunto a tratar, se podr marcar copia a la instancia que se considere
pertinente.
Tratndose de circulares internas, para uso exclusivo de cada dependencia,
stas debern identificarse como CIRCULAR INTERNA, con la numeracin y
estructura que determine cada dependencia.
En el caso de las circulares de difusin institucional, una vez firmadas, la
dependencia emisora enviar una copia legible a la Direccin General de
Personal, para su digitalizacin e integracin al Catlogo de Circulares de la
UNAM.
DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE CARTA, OFICIO, MEMORNDUM, INFORME
CARTA
Definicin
Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente)
enviada a unreceptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el anverso
del sobre. El nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del
mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres
reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no est anotada la
direccin de quien enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del
remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasin, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo.
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: si se trata de asuntos oficiales, pblicos o de negocios;
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje
coloquial que ambos entiendan;
Familiar: que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de
que sta es especficamente para familiares.
Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con
el receptor. Adems, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe

ponerse: Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la Institucion) Don/Doa

(Nombre y Apellido).
Caractersticas psicolgicas
Posee una actitud corts y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente.
Hay un receptor y un emisor.
Caractersticas formales
Es larga y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Caractersticas lingsticas
Utiliza frases largas.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.....
Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las
palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los prrafos.
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los
siguientes elementos:
Encabezado: nombre, direccin y fecha del lugar y dia al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Exposicin del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
Firma clara
La carta tambin se compone de:
Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se
dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.

Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la

persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las
personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen
al calce y antes de las referencias finales.
Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
Remitente: es quien envia la carta.
http://es.wikipedia.org/wiki/Carta
EJEMPLO DE UNA CARTA

MEMORNDUM
Definicin
Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada
cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el
asunto o cuestin con la cual est relacionado
El memorando es una comunicacin que se usa en diplomacia. Es menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se
resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideracin de un asunto importante o grave.
Caractersticas de un memorndum
- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto).

- Utiliza la construccin positiva.

- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas y claras y cortas
La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

Su redaccin debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de
comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se
debe utilizar para darle un toque personal y corts al mensaje.
http://grupos.emagister.com/mensaje/el_memorando_es_una_comunicacion_qu
e_se_usa_en/6863-2252147
http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html
Ejemplo de un Memorndum

OFICIO
Definicin

El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter

netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de
las diferentes dependencias pblicas o privadas.
Caractersticas
1.
El papel por lo general debe ser de 21 22 cm de base por 32 33 de
altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el
blanco, quedando las de colores para copias ycomunicaciones internas.
2.

El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3.

Debajo del membrete se coloca el nmero de oficio.

4.

Lleva impreso el sello de la dependencia que enva la comunicacin.

5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz,

natural y corts.
6.

Trata un solo asunto.

7.

Se escribe siempre a mquina.

8.

Se extiende en original y duplicado.

Estructura
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se
enva, el da, el mes y el ao en curso.
2.-Numeracin.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el
memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de
expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la
oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y
el ao en curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo
requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la
persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO,
seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del
texto, que sera explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar
la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el
mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.
Existen, tambin, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con

letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas.
10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como
catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Tipos de oficio
Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una
invitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o
actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algn servicio.
Oficio Mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o
dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el
caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la
documentacin.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante es importante recordar que:
1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir.
2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN,
que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).
EJEMPLO DE OFICIO:

INFORME

Definicin

Es un texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un

proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se
ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le
realicen correcciones y modificaciones antes de que ste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la cantidad de
detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera
vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del proyecto y
el estado de avance que este ha alcanzado

Tiene caractersticas propias que la diferencian netamente de los escritos

literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesa o el drama, y aun el
periodismo.
1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una
obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy
pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio.
2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de las
exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto
tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores
realizadas por el informante.
3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir

claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos, estadsticas,

cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos o
demostrativos.
4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la
prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser
preciso, claro correcto y completo.
5- Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin
artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la
tradicin, que deben respetarse.
6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta
generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.
7- Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la exposicin
y la argumentacin
http://www.mailxmail.com/curso-informe/caracteristicas

Contenido de los informes

Los informes varan mucho en cuanto a su extensin y estructura, de acuerdo
con la prctica de la organizacin para lo cual son escritos. Pero, bsicamente,
todos se ajustan a un contenido comn que comprende:
a) Propsito: todo informe contiene una exposicin declarada del propsito o
finalidad con que se expresa (Para que?).
b) Mtodo o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, tcnica o mtodo
empleado en la recoleccin de datos o en la investigacin, para que el lector
juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la informacin que se
le proporciona (Cmo?).
c) Hechos: Incluye tambin una descripcin o narracin de los hechos
encontrados, en forma objetiva, lgica, clara y analtica (Qu?).
d) Anlisis y discusin: La informacin que se proporciona debe ser analizada y
evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre
su valor.
e) Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la
opinin o el punto de vista del autor; o con una recomendacin al lector para
asociarlo en la decisin; o a veces concluye con una solicitud o pedido de
normas para actuar (Qu debe hacerse?).
Estructura del informe
Estos contenidos suelen agruparse segn las normas de las institucin dentro
del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y
completo de un informe debera organizarse en la siguiente forma:
1- Cubierta: Autor(es), Ttulo,: Lugar, Editorial, Ao, Pginas.2- Tabla de
Contenido: Sumario e ndices.3- Cuerpo: Propsito - Mtodo o procedimiento
Hechos Anlisis y discusin Conclusiones, recomendaciones o solicitud.4Apndices: Bibliografa . Ilustraciones, grficos o todo otro material
complementario.
Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es corto,
puede agregar do o ms partes en una sola o prescindir de alguna.
Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura,
comprensin y recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas
dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de
designacin o numeracin:
Existen muchos tipos de informes segn la funcin que se les da. Los
principales son:
Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y

plazos ya establecidos por la empresa o institucin (Preliminar, en marcha,

final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)
Monografa: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado
acadmicamente segn un mtodo cientfico o tcnico, es la expresin del
resultado de esa investigacin. Se usa en las escuelas y especialmente en las
Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografa tiene sus propias
reglas y estructura que lo diferencia de los dems ejemplos. Posee sus propios
pasos, presentacin, tipo de letras y mrgenes, etc.)
Tesis: Designa la proposicin que se mantiene con razonamiento para llegar a
una conclusin vlida, fundada.
Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser
escritos, pero tambin pueden ser orales.