SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CHC SA – SGC – COM - PROC – 011

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PROCEDIMIENTO DEL
ÁREA COMERCIAL

CONTROL DE CAMBIO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARLOS ALBERTO CHUQUILIN

NOMBRE SOLEDAD MARTEL PARIONA JULIO CARRILLO PAZ
CABANILLAS
SUPERVISOR DEL SISTEMA DE
CARGO JEFE DEL SISTEMA DE GESTION GERENTE GENERAL
GESTIÓN

FECHA ENERO 2018 ENERO 2018 ENERO 2018

FIRMA

N° RESPONSABLE CAMBIO EFECTUADO FECHA

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1. OBJETIVO
Identificar las necesidades y los requisitos del cliente y elaborar propuestas buscando la satisfacción
del mismo con el fin de ampliar la cobertura dentro del mercado.

2. ALCANCE
Aplica a toda el área comercial dela empresa CHC INGENIEROS S.A.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 ISO 9001: 2015 Norma básica del Sistema de Gestión de Calidad

4. DEFINICIONES
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio de CHC INGENIEROS S.A.
 Oferta: Aquella cantidad de bienes y servicios que CHC INGENIEROS S.A esta dispuesto a
poner a la venta en el mercado referente a su rubro.
 Costos: Es el gasto económico ocasionado por la producción de algún bien o la oferta de algún
servicio brindado por CHC INGENIEROS S.A.
 Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos y expectativas.

5. RESPONSABILIDAD
 Gerente General: Es responsable de aprobar el siguiente procedimiento.
 Jefe comercial: Asegurar el cumplimiento del siguiente procedimiento.
 Jefe de administración y finanzas: Apoyo en la parte administrativa al área comercial(
elaboración de facturas)
 Jefe de planeamiento y presupuesto: Apoyo al área comercial en la estimación de costos y
presupuestos en los proyectos.

6. PROCEDIMIENTO
6.1 Búsqueda de Clientes
El jefe comercial de CHC INGENIEROS S.A utilizará los medios necesarios para la búsqueda de clientes
potenciales dentro de su sector, así como detectar las necesidades de los clientes.
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6.2 Elaboración Solicitud de Oferta. Apertura de Proyectos

A partir de las necesidades de los clientes detectadas por el área comercial, estos rellenarán el CHC SA
– SGC – COM – FOR- 001 Solicitud de Oferta, que contendrá los principales requisitos fijados por el
cliente, así como otros que son necesarios para realización del producto y/o servicio con el máximo grado
de calidad. Las Solicitudes de Oferta serán remitidas vía email o fax al área comercial para el estudio de
estas. La elaboración de una solicitud de oferta es motivo de apertura de un proyecto. Puede darse el
caso de proyecto con más de un cliente.
El nombre de un proyecto deberá contener: -
- Referencia al inicio del proyecto (año y mes)
- Nombre del Cliente (o cliente principal)
- Nombre del proyecto
- Emplazamiento geográfico
Se abrirá una carpeta de proyecto (física y electrónica) para el registro de la documentación del mismo.
El nombre del proyecto será respectado por los diferentes departamentos de la empresa, con el fin de
evitar la confusión en la denominación del mismo.

6.3 Comunicación de Requisitos de Clientes Habituales

CHC INGENIEROS S.A podrá fijar con sus clientes más habituales FORMULARIOS DIRECTO DE
NECESIDADES para que sean rellenos por este último sin necesidad de la intermediación del comercial.
De esta forma se facilita la comunicación directa entre ambas organizaciones y se agiliza la prestación del
servicio.

6.4 Estudio Disponibilidad del Producto

A través de los requisitos fijados en la Solicitud de oferta estudiará la disponibilidad para la prestación de
dicho servicio de acuerdo a la previsión de materiales y financiamiento. En caso de que no esté asegurada
la disponibilidad por parte de la empresa se pondrá en contacto con el cliente vía email o fax con el fin de
comunicarle este hecho y, en caso de ser posible, sugerirle posibles modificaciones a sus necesidades.
En caso de ser aceptadas estas modificaciones se realizará una nueva solicitud de oferta. Las
comunicaciones enviadas y recibidas a cliente se guardarán en la correspondiente carpeta de proyecto.

6.5 Estimación de Costes

El área comercial elaborará el formato de Estimación de Costes a partir de los requisitos indicados en
DISEÑO INICIAL DEL PROYECTO, la Solicitud de Oferta y los precios indicados en la Tabla de Precios
CHC INGENIEROS S.A, o en caso de ser necesario, los precios ofertados por los proveedores y las
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necesidades estimadas a partir de trabajos similares realizados anteriormente. Las estimaciones de

Costes realizadas para cada proyecto se archivarán en la carpeta correspondiente.

6.6 Elaboración de la Oferta

Una vez definidos los datos necesarios para la realización del proyecto, elaborados los planos de diseño
y hecha la estimación de Costes el área comercial elabora la CHC SA- SGC – COM – FOR – 001 Oferta,
El Gerente General dará el visto bueno a todas las ofertas realizadas, Se le asignará un número y toda la
documentación generada se archivará en la carpeta correspondiente al proyecto.

6.7 Comunicación al Clientes y otros departamentos empresa

El área comercial enviará vía email o fax la oferta (con todas las condiciones económicas y legales
oportunas) con el fin de que el cliente la estudie. En caso de ser proyecto con plazo de inicio cercano es
obligación del área comercial comunicar a los diferentes departamentos de la empresa, en especial a
Gerencia general y planeamiento y presupuesto, la posibilidad de ejecución de dicho proyecto. Cuando
se produzca una queja o reclamación, se procederá conforme a lo establecido en el procedimiento CHC
SA – SGC- PROC – 007 Procedimiento de tratamiento de No Conformidades donde se detallan las
acciones a tomar y las responsabilidades.

6.8 Modificaciones de la Oferta

Cualquier modificación posterior, tanto si es propuesta por el cliente como si lo es por CHC INGENIEROS
S.A a las condiciones pactadas, se resolverá redactando una nueva oferta. Una vez aceptadas las
modificaciones, todos los departamentos afectados actualizarán la documentación que les corresponda,
identificando la antigua como OBSOLETA.

6.9 Aceptación de la Oferta

El cliente muestra su conformidad o disconformidad con las condiciones de la oferta por medio de su
aceptación a esta vía fax o email .Las ofertas aceptadas con la conformidad del cliente, así como las
rechazadas, serán archivadas por el Área Comercial en la carpeta de proyecto correspondiente. El Área
Comercial comunicará vía email interno a los diferentes departamentos de la empresa la aceptación de la
oferta.
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6.10 Elaboración de la Factura

El Área de administración y fianzas realizará la correspondiente factura una vez comunicado por el área
comercial la aceptación por parte del cliente. El área de administración y fianzas enviará por el medio
acordado con el cliente (correo, fax, email) la factura. Las facturas realizadas será archivas por el Área de
administración y finanzas en:
 Carpeta de Proyecto correspondiente.
 Carpeta de Cliente correspondiente.

6.11 Pago del cliente

El Área de Administración y Finanzas será el encargado de supervisar la realización del pago por parte
del cliente, así como de ponerse en contacto con este en caso de existir algún problema al respecto. La
realización efectiva del pago se comunicara a la mayor brevedad a Gerencia general y al Área Comercial.
En el caso de que para la prestación del servicio sea necesario la realización de algún pago previo se dará
conocimiento al Gerente general. En caso de retrasos en los pagos o impagos de clientes se tomarán por
el Gerente General, o en su defecto por el Área Comercial, las medidas que se estimen oportunas
(anulación del montaje en cuestión o de futuros montajes del cliente, adopción de medidas legales)
comunicando estas al resto de los departamentos de la empresa. Las comunicaciones enviadas y
recibidas a cliente vía email o fax serán guardadas en las carpetas de proyecto y de cliente
correspondiente.

6.12 Elaboración Informe Final de Costes de Proyectos

Una vez finalizado el proyecto en cuestión, el Área de Planeamiento y Presupuesto a partir de los gastos
reales generados en cada proyecto, así como los valores reales pagados a proveedores completará los
datos inicialmente reflejados en formato de Estimación de Costes realizados previamente por el Área de
Planeamiento y Presupuesto constituyendo el INFORME FINAL DE COSTES DEL PROYECTO. El
informe se archivará en su carpeta de proyecto correspondiente.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 CHC SA – SGC – COM – FOR – 001 Solicitud de Oferta
 CHC SA – SGC – FOR – 007 “Formato de Tratamiento de No Conformidad”

8. ANEXOS
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Anexo 1: Solicitud de Oferta

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