SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA

PRESENTADO POR:
PABLO PAMPLONA TOLOZA

EMPRESA POSTOBON S.A

ENTREGA 3 FINAL
Semana 7

PRESENTADO A
JUAN SEBASTIAN MARTINEZ G

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

09 DICIEMBRE 2016
 CONTENIDO

1. Aplicaciones de tecnología de información recomendada………………………………3

2. Grafica del portafolio…………………………………………………………………….3

2.2 Algunas TI personales recomendadas.........................................................................4

3. Proceso de negocio crítico para la firma…………………………………………………4

3.1Proceso de negocio por su impacto……………………………………………………..5

3.2 Áreas funcionales involucradas y el producto o resultado del proceso…………………6

3.3Procesos de negocio para la automatización del mismo...………………………………7

4. Los beneficios de las implementaciones (tangibles e intangibles)……………………….7

4.1Los riesgos y plan de mitigación de los mismos………………………………………11

Conclusiones………………………………………………………………………………12

Bibliografia………………………………………………………………………………...13
1. Aplicaciones de tecnología de información recomendada

Cada año postobon s.a tiene que estar donde aparecen las tecnologías, metodologías y
mejores prácticas que tienen como objetivo fundamental mejorar la productividad de los
departamentos o direcciones de Tecnología de la Información, TIC, Informática,
Computación o Sistemas para sus productos. Entendiéndose como productividad la suma
positiva de la eficacia (alcanzar la meta), eficiencia (uso óptimo de recursos) y calidad
(garantizar alineación con el negocio).

Gráfica que representa el portafolio de TI

E-PROCUREMENT

Warehouse Enterprise Asset

Management System Management

Transportation Enterprise Resource

Management Planning Systems
System

Consumer
Relationship
Management

Postobon S.A y según el resultado obtenido a través del diagnóstico realizado, se ha

decidido ofrecer implementar un canal de comunicación externo utilizando la página de
Internet www.postobon.com.co, creando un espacio o ventana denominada
CONTACTENOS, la cual incluye un Support Center que posee las características
necesarias para incluir un sistema de :
 Registro.
Servicio al Cliente.
Buzòn de sugerencias.
F.A.Q; resolver la inquietudes básicas acerca de la organización.
Chat..

Algunas TI personales recomendadas:

En la logística de entrada:

1. E-PROCUREMENT: Optimiza el proceso de aprovisionamiento utilizando

catálogos para realizar los pedidos, como es basado en Internet permite agilizar el
intercambio de bienes y servicios requeridos.

En la logística interna:

1. ERP (Enterprise Resource Planning Systems). Es un software que permite gestionar

(administrar y controlar) de manera integral las actividades de la empresa, la ventaja
que ofrece es que utiliza una única base de datos facilitando la comunicación y
evitando duplicidad o desactualización de la información. Incluye la planificación,
fabricación, venta, recursos humanos y marketing, es un programa integral.

2. WMS (Warehouse Management System). Permite administrar las actividades de

recepción, almacenamiento, inventarios, procesamiento de órdenes y cobros y
preparación de pedidos. La ventaja que ofrece es contar con información actualizada
y real, optimización de operaciones y mejora la calidad del servicio.

3. EAM (Enterprise Asset Management) Permite administrar el mantenimiento de los

equipos de la planta de producción, la infraestructura física y la flota de la compañía
así mismo gestionar los activos físicos de la empresa desde que se compran hasta el
momento mismo que se les da de baja optimizando así las paradas de planta y
reduciendo costos tanto en la operación de mantenimiento como en paradas de
máquina por daños imprevistos.

En la logística de salida:

1. TMS (Transportation Management System). Permite optimizar los recursos de

transporte, facilitando el abastecimiento del servicio, mejora la planeación de entregas,
realizar seguimiento al cargamento y facilita la atención de reclamos por parte del
cliente por facilitar la trazabilidad.

2. CRM (Consumer Relationship Management). Permite administrar la información de los

clientes, aumento de satisfacción por parte del comprador y por ende retención de
clientes. Además se puede conocer la percepción del cliente y utilizarlo como estrategia
del negocio (conocer las nuevas necesidades).
Las TI en gestión logística son estratégicas ya que aplicadas correctamente e
implementadas alineadas a los objetivos organizacionales permiten obtener ventajas
competitivas y mejorar las condiciones del proceso, administrando y controlando todas las
actividades de la empresa.

2. Proceso de negocio crítico para la firma

En la realización del informe de práctica se llevó a cabo un estudio de observación el cual

permitió identificar las causas que con llevaron a un costo critico por la falta de dióxido de
carbono una ínfima fracción del costo, su ausencia paralizo toda la planta. Por otro lado el
desperdicio, generado por la pérdida de azúcar en la planta Postobón Medellín S.A. Luego
se realiza una propuesta de mejora en los procesos donde actúa directamente el azúcar, ya
sea en los bultos o transformada en jarabe simple que permita reducir la pérdida de la
materia prima y el sobrecosto de producción. Dentro de los procesos que poseen una
manipulación directa o indirecta con el azúcar tales como el proceso estibado, el proceso de
Vaciado, el proceso de envasado de jugo, la recirculación de jarabe simple por los tanques
y el traslado de jarabe simple hacia los tanques de mezclado, se encuentran causas
importantes las cuales generan las pérdidas de la materia prima. Entre las causas más
comunes están las fallas en las máquinas y equipos por falta de mantenimiento preventivo,
las fugas en las tuberías y la falta de procesos de control en los procedimientos.

Para lograr una manipulación adecuada de los productos que pertenecen al portafolio de
Postobón S.A. se requiere de una planificación cuidadosa, un control eficaz y procesos
documentados que abarquen todo el proceso logístico, desde el momento en que llegan los
materiales para el funcionamiento de la actividad operacional a la fábrica, hasta que el
producto terminado esté en poder del cliente, listo para su uso. Estos procesos se
encuentran enmarcados en el Manual de Empaque y Producto Terminado, el cual
contempla las actividades desarrolladas en el departamento de Empaque y Producto de la
compañía. En cuanto al almacenamiento Postobón S.A. cuenta con sus propias bodegas,
con el fin de utilizar de forma eficiente los espacios disponibles en las bodegas de los 21
Centros de Producción y Distribución. De igual manera se han establecido planes de
demarcación de áreas, instalación de estantería de supercarga y otros medios de manejo de
materiales que se requieren para la adecuada manipulación y rotación de los productos
terminados.

3. Proceso de negocio por su impacto

En 2014, Postobón S.A inició un proceso de planeación y revisión de su estrategia, el cual

tomó cerca de nueve meses. En este ejercicio, la compañía adoptó una nueva estrategia
corporativa y competitiva, que constituye su ruta de navegación para los próximos 10 años.
La nueva estrategia corporativa y competitiva definió una Meta Estratégica Grande y
Ambiciosa (MEGA) a partir de una metodología de crecimiento coherente, articulada, con
sus capacidades operativas y organizacionales, donde las métricas jugarán un papel
importante y donde el capital humano será clave para avanzar en los logros propuestos. De
esa forma, emergió una nueva configuración de compañía basada en las categorías de
Gaseosas, Aguas, Frutas y Nueva Generación, con las cuales Postobón y sus empresas
relacionadas buscan mantener el liderazgo en el mercado colombiano de bebidas y ampliar
su participación sobre la base de la alta generación de valor.

El primer impacto positivo se verificó en:

• Una importante reducción de los costos

• Aumentó la productividad
• Aumentó la eficiencia
• Se eliminaron controles redundantes
• Se mejoraron los procesos, lo cual redundó en mayor calidad
• Se realizó un mejor control de inventario
• Se obtuvo mayor seguridad
• Creció el índice de cumplimiento en los servicios

Algunos de estos beneficios son fácilmente mensurables cuantitativamente, como por

ejemplo la planificación de compras (que permite el establecimiento de un acuerdo marco,
con entregas parciales, en vez de cientos de transacciones individuales que aumentaban los
costos y consumían tiempos de administración). Pero otros beneficios tienen gran
importancia aunque sea difícil ponerles un valor numérico. Por ejemplo, poder utilizar la
contabilidad como una herramienta de gestión, o poder pasar de un control central por
oposición (donde los procesos de decisión llegan a un punto centralizado donde se autoriza
y recién luego se distribuye la información) a un sistema donde no se manejan papeles, el
control está descentralizado y se realiza de forma automática por reglas. En este sentido,
actualmente, toda la gestión de la compañía se hace de forma electrónica y on line. "En
cuanto a los beneficios específicos de haber utilizado los productos de la plataforma
Microsoft, además de un importante ahorro de recursos en el departamento, nos ofrecen
facilidad de uso, son muy amigables, productivos, eficientes y confiables."

Propósito del proceso y descripción general del mismo

Por medio de la creación de un formato se planteó la ejecución de un plan de acción el cual

posee unas indicaciones claras de la información que se debe plasmar en el proceso:

1. Las actividades a realizar para atacar las causas, son los procedimientos que ejecutará el
operario encargado para controlar y verificar que la falla no continúe generando pérdidas en
el determinado proceso.
2. Los responsables por ejecutar, son las personas encargadas de ejecutar la actividad de
control del proceso.
3. Los responsables por verificar, son las personas encargadas de la verificación y correcto
funcionamiento de la actividad de control.
4. Fechas de inicio y límite de cada actividad, son los registros que sirven para saber en qué
día empezó a regir la nueva propuesta de mejora y el tiempo en que terminó, para así hacer
comparación entre dos periodos diferentes.
5. Los recursos necesarios para su ejecución, son todas las herramientas de las cuales el
operario dispone para ejecutar el proceso de mejora.
6. La verificación de la eficacia de la acción correctiva, es donde se plasma la información
de la concusión de la actividad, y si se cumplió la acción correctiva.

Teniendo en cuenta los diferentes componentes del ERP. La implementación que se sugiere
a la empresa POSTOBON S.A en el área de ventas.

PROCESO VENTAS
El propósito del área es incrementar las ventas y lograr que estas
sean rentables, mejorando las cadenas de tiendas, la distribución
Propósito física de cada una de las colecciones nuevas en los diferentes
tiendas de postobon s.a, y el trabajo proactivo para fortalecer la
relación cliente-proveedor.
El área de ventas prepara día a día el pedido al área de producción
según requerimiento de los clientes, trabaja en conjunto con
mercadeo para el lanzamiento de nuevas colecciones y ofertas,
Alcance
distribuye los productos y da seguimiento a las rutas de los
vendedores y lleva a cabo el inventario de productos de cada uno
de las tiendas de postobon s.a
Del correcto funcionamiento del área de ventas depende el éxito de
Aplicación la organización y su impacto es significativo en áreas de toda la
cadena de tiendas postobon s.a
Jefe de área de ventas, supervisores y vendedores. Además del
Dueños del proceso
apoyo del responsable del área de informática.
Áreas funcionales Las áreas involucradas son: producción, servicio el cliente (servicio
involucradas post-venta) y logística.
Producto o
El resultado del proceso tangible son las órdenes de pedido y
resultado del
despacho, logrando la satisfacción del cliente.
proceso

1. Ventas: En ésta área de la cadena de tiendas postobon s.a se encuentran todas las
clases de negocio con los que cuenta la compañía y sus diferentes líneas de diseño y
productos.

Pedidos de Ventas
Postobon s.a Cuenta con de todo grupo, y están organizados cada uno de manera individual
orientadas a vender ropa más barata y dando la posibilidad de realizar pedidos por Internet
lo cual garantiza mayor orden y eficacia a la hora de satisfacer las necesidades de un
cliente. En cierta manera garantizar su comodidad y conformidad con la empresa como
proveedores ya que le ofrece diferentes tiendas para realizar el ingreso de sus pedidos de
una manera más rápida y ágil, el sistema de aprovisionamiento en proximidad permite que
los productos sean disponibles a corto plazo. Así, se cambian las colecciones muy a
menudo. Es parte del éxito de la marca por ello postobon s.a se ha constituido como una de
las mejores empresas que no manejan almacenaje de inventario.

Online Departamento Postobon s.a

Son las ventas por la página Todos los departamentos de Postobón S.A. surgen como
WEB. complemento en la cadena de suministros de la organización, es
fundamental que todos los departamentos funcionen con eficacia y
acorde a los procesos para las ventas en la web. Se puede decir
que cada departamento trabaja alrededor del área de Producción,
con el objetivo de mantener esta área en excelentes condiciones,
pues allí se realiza la actividad operacional principal de Postobón
S.A. que es la de producir, para posteriormente trasladar a los
departamentos de Ventas y Empaque y Producto, donde ellos
emprenderán el proceso de comercialización y distribución de las
bebidas refrescantes no alcohólicas.

1.2 Precios
Para Postobón S.A. la propuesta de valor de la marca no es competir con un precio bajo, es
el ofrecer productos que satisfagan la necesidades y gustos inmediatos del mercado en un
periodo de tiempo muy rápido. La marca camina al ritmo del mercado dejando a su
competencia muy por detrás. A diferencia de las otras marcas, Postobón S.A reacciona, no
predice de cómo “podría” comportarse el mercado.

Preparación de pedidos Despachos Almacenes

Un equipo de personas en la bodega,
El sistema desde donde se realizan y los conciliaban las peticiones de todos los
procesos que los mantienen, deben de estar gerentes de las tiendas, modificando
bajo total control. Estos procesos son (generalmente reduciendo) la cantidad
ejecutados, en el caso de postobon S.A, por los de artículos solicitados para cada tienda,
llamados centros logísticos inteligentes de manera de hacer calzar los envíos
totalmente automatizados para el correcto con las capacidades de espacios dentro
envío de las prendas, atendiendo a solucionar del ERP.
temas importantes como: La estructura del nuevo proceso
Los sistemas de preparación de pedidos desarrollado para ayudar a postobon
orientados al picking de pequeños pedidos. S.A calcular su volumen de envíos
Packaging de calidad (etiquetas, embalajes). semanales a cada tienda, consiste en
Tratamiento ágil del stock en tránsito. usar las solicitudes de los gerentes de
Sistemas de preparación y expedición sin tiendas, además de la información sobre
errores (identificación automática), con control ventas pasadas, para construir una
y seguimiento. proyección de la demanda. Luego, esta
Tiempos de respuesta cortos. proyección se suma a la información
En el envío se debe tener capacidad para
validar la documentación requerida: facturas,
documentos para trámites aduaneros, etc. En la
plataforma web se informa al cliente, a través
de un formulario de pedido estándar, sobre
este asunto, así como se le permite acceder
fácilmente a las condiciones generales de
adhesión del contrato de compra.
sobre el inventario en tiendas y bodegas
por cada artículo y las tallas que van
quedando, además de las decisiones de
surtido, como input de un modelo de
optimización que tiene las cantidades a
enviar como principal variable de
decisión, y la maximización global de
las ventas como objetivo. Para
desarrollar este nuevo proceso en
postobo S.A se necesitó de trabajo
analítico, implementación de TI y
gestión.

Áreas funcionales involucradas y el producto o resultado del proceso

Dentro de la empresa postobon S.A existen diversas actividades, una manera de

administrarlas es clasificándolas por Áreas funcionales. La primera de ellas es
la PRODUCCIÓN, que es el proceso que se sigue para elaborar un producto o servicio;
transformando la materia prima en producto terminado, con la finalidad de satisfacer
necesidades. Tenemos dos etapas de función en esta área:

 Investigación: determinar qué, cómo, para quien y con qué producir.

 Desarrollo: hacer la transformación del producto a través de diferentes medios. Para
esto tenemos que determinar qué tipo de manufactura se llevara a cabo. (Sistema de
producción continua, intermitente o modular)

La segunda área es la de mercadotecnia, una actividad que para postobon S.A busca
satisfacer las necesidades y deseos de los consumidores mediante el proceso de
intercambio de bienes y servicios; y se puede dividir en macromercadotecnia y
micromercadotecnia. Gracias a esta área es que se desarrollan las famosas 4 P’s de la
mezcla de mercadotecnia: Producto, Precio, Plaza y Promoción. Como complemento
ahora se utilizan también las 4 C’s: Competencia, Calidad, Comunicación y
Canal. Dentro de esta misma área tienen relación:

 Las Ventas para los pronósticos.

 La investigación de Mercados para interpretar los datos obtenidos y tomar decisiones.
 La Segmentación de Mercado para dividir un mercado heterogéneo en segmentos.
 La Publicidad, para presentar las ideas, bienes o servicios pagados por un patrocinador.
 La Promoción, ya que estimulan al consumidor.
 La Propaganda, que vende ideas pero políticas.
 Y los Canales de Distribución para facilitar el intercambio de productos.
La tercera área es la de FINANZAS, que se encarga del manejo, obtención, distribución,
conservación de recursos monetarios. Tiene las siguientes funciones o departamentos:

 Contabilidad: para registrar, clasificar las operaciones de la empresa en términos

monetarios utilizando diferentes herramientas de registro como la Balanza General,
Estado de Resultados y Balances de Comprobación.
 Tesorería: para llevar la custodia de efectivo y valores, ingresos y egresos, políticas
financieras y toma de regiones sobre inversiones. 3. Costos: para controlar la
adquisición de materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos para poder
determinar utilidades. 4. Contraloría: Para salvaguardar bienes y verificar la exactitud
de datos a través de auditoria interna y externa.

La cuarta área es la de RECURSOS HUMANOS, donde se llevan a cabo las siguientes

actividades:

 Reclutamiento: donde se interesan por candidatos para llenar una vacante sea nueva,
por despido o promoción.
 Selección: donde se decide que solicitantes pueden ser contratados. Se realizan pruebas,
entrevistas, pruebas psicométricas, examen médico, etc.
 Contratación: proceso en el que se firman los derechos y obligaciones de ambos
(empleado y empresa) y que puede ser de forma temporal, de planta o definitiva.
 Inducción: cursos que toman los empleados para conocer más de la empresa y sus
procesos.
 Capacitación: se lleva a cabo el adiestramiento, capacitación o entrenamiento para los
empleados.

Como verán estas áreas son extensas, pero es importante contemplarlas ya que así las se
suele dividir a las empresas, por sus funciones o departamentos. Dependiendo del tamaño
de la empresa, cada área puede ser tan grande como para tener a mucha gente, cada quien
con una función distinta, o tan pequeña que una sola persona pueda llevar a cabo todas las
funciones. Lo que va a determinar el tamaño de un área, es el tamaño del negocio. Ya sea
por las ventas, por el control de la materia prima, del trato con proveedores, clientes,
empleados internos, etc.

Procesos de negocio para la automatización del mismo

Hoy en día Postobon .S.A utiliza Microsoft Windows NT server y Microsoft SQL server
6.5 para aplicaciones de misión crítica como son las de producción, que son aplicaciones
non stop. Se trata de una prueba de fuego, donde la aplicación trabaja en la gestión de la
producción desde la gestión de la compra de materia prima, el control de las aprobaciones,
las órdenes de producción, el monitoreo del desarrollo, los costos, los inventarios, y además
trabaja con la automatización de los procesos de captura de todo lo que es producido y
distribuido. Las aplicaciones de producción fueron implementadas en el plazo proyectado
de un año y medio, con el apoyo del servicio de consultoría de Ernst & Young.

Los beneficios de las implementaciones (tangibles e intangibles)

Los beneficios tangibles para postobon S.A puede generar la implantación de un sistema
ERP. Se inicia con la revisión del concepto de información, tecnología de información y
sistemas de información. En esta parte se efectúa un recorrido teórico de la importancia de
los sistemas de información y el diferente tratamiento que se ha dado a este concepto. En la
segunda parte, se exploran los sistemas ERP, sus principales características, beneficios,
factores críticos de éxito y costos de implantación. Finalmente, en la tercera parte, se
presentan los resultados del estudio de caso sobre cinco empresas colombianas, que
implementaron sistemas ERP, observando su desempeño individual y frente a las empresas
de su subsector económico mediante el uso de 36 indicadores clasificados para medir
liquidez, endeudamiento, rentabilidad, actividad y crecimiento.

Gestión de Riesgos Un efectivo proceso de gestión de riesgos es un importante componente

en todo proyecto de software exitoso y en el cual la Web 2.0 y sus componentes forman
parte del ello; el principal objetivo de dicho proceso constituye posibilitar tanto al proyecto
como a las organizaciones el cumplimiento de su misión y de sus propósitos.

Los riesgos y plan de mitigación de los mismos

En Postobón, dado su objeto de negocio y la interacción con los grupos de interés, hay una
exposición a una serie de riesgos de tipo social, ambiental, económico y regulatorio, que
pueden interferir en el logro de objetivos estratégicos. Postobón reconoce la importancia
que tiene la identificación de los riesgos en su operación. En consecuencia, desarrolló un
proceso de gestión del riesgo en el que cada área es responsable de evaluar los eventos que
pueden impactar o afectar la operación. La evaluación de los riesgos, en la cual participó
personal de todos los niveles, permitió la documentación, clasificación y análisis de estos.
Con base en lo anterior, la compañía avanza en determinación de las causas y sus posibles
consecuencias, así como los controles necesarios y buenas prácticas para prevenir la
materialización del evento y mitigar su impacto en caso de presentarse. Por último, la
gestión del riesgo en Postobón incluye también los asuntos residuales, es decir, aquellos
riesgos que persisten después de haberse implementado los controles. En 2014 se realizó
una valoración mediante la aplicación de criterios de probabilidad e impacto, los cuales
permitieron establecer planes de acción, revisión y monitoreo de los mismos.
BIBLIOGRAFÍA

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MOSLEY, MEGGINSON & PIETRI. Supervisión, La práctica de empowerment, desarrollo de

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