NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Estas Normas fueron aprobados por Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, el 25 de

Julio de 1980, con la finalidad de garantizar y facilitar el control y eficacia de las funciones
de estas normas, dentro de una concepción integral de la gestión de Abastecimiento. Cada
Norma está constituida, por una definición, Concepto, Objetivos, Acciones a Desarrollar,
Base Legal, Alcances y Mecanismos de Control. Estas Normas, en resumen, son:
Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia
Esta norma señala que en todo requerimiento, solicitud, obtención, suministro o
administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad,
cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente.
Cuidando que en toda acción a adoptarse, no solo debe preservarse el fondo, sino también la
forma. Buscar satisfacer las necesidades de la administración pública sino, también, hacerlo
de forma correcta, con buenas prácticas.
Integridad de Administración del Abastecimiento
Señala que el planeamiento, organización, dirección y control del Abastecimiento abarcará
tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.
Indica que los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de
actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación
de los procesos técnico.
Actualización y utilización de información para el Abastecimiento
Conociendo que “Información” es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo
conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El
Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo
de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir,
reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente.
Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios
Esta Norma señala que toda la adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la
Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un
órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento.
Indica que la adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad
exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-
JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del Estado, logre
la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios en forma
permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pacto.
Unidad de Ingreso Físico y custodia temporal de bienes
Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano
de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios
y procedimientos similares.
El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar
pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada
con ese fin. El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera
de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal
que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los
bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,
mensurables, intercambiables y útiles.
Austeridad del Abastecimiento
Señala que en toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración
de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que
establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.
La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos
los órganos de una entidad. Siendo los objetivos señalados: i) Fijar criterios para hacer más
racional el empleo de los medios materiales que disponen las entidades, y ii) Propiciar el
empleo de criterios técnicamente elaborados.
Verificación del estado y utilización de bienes y servicios
Esta Norma está orientada a que las entidades públicas formularán y aplicarán normas para
verificar la existencia del estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de
que dispone la entidad.
La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de
la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las
unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. Básicamente la
verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del
servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de conservación o
deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para
constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad,
rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines
oficiales).
Siendo los objetivos señalados: i) Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que
cuenta la entidad, ii) Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para
realizar un Abastecimiento más eficaz; y iii) Evitar la acumulación improductiva de bienes o
servicios innecesarios para la entidad.
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN PERSONAL

 Ingreso de Personal.
 Declaración Jurada de Bienes y Rentas.
 Control de Asistencia y Permanencia de Personal.
 Registro de Personal.
 Desplazamiento de Personal.
 Evaluación del Comportamiento Laboral.
 Capacitación de Personal.
 Reglamento Interno de Personal.
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA
La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos
de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe
facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean
necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así
como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y
eficientes.
Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una forma
automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar
tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión
de una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de
toda la organización, incorporando capturas y contenido, y utilizando flujos de trabajo,
repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.
Algunas de las características clave en la gestión documental son:
 Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un
documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el
documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un
documento durante el curso de su vida en el sistema.
 Comentarios y marcas.
La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un
componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.
Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en
papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los
formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden
importar. Podemos tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.
El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:
 Repositorio de documentos / archivos. Los sistemas de gestión documental sirven
como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La
 empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores
para localizar un documento.
 Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la
posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es
considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos equivocadas puede
ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental
permite proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad
rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados
pueden ver ciertos archivos o documentos. Adicionalmente, en el caso de desastres
como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental
basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa
se mantengan intactos.
 Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a
localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un
sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza
justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental
basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y
documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del
dispositivo utilizado.
 Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una
capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de
información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y
esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
 Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los
documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda
con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.
 Tiempo / eficiencia de costes. La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y en lo que
respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. A esto se añade el
hecho de que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede hacer
con un coste muy bajo.
 Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden
compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con
quién comparten esos documentos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se
puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser
crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
 SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL?
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas y
procedimientos estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y
desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos administrativos,
presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanzan al personal que presta
servicio en ellas, independientemente del régimen que las regula.
El Sistema Nacional de Control está conformado por los siguientes órganos de control:
1. La Contraloría General, como ente técnico rector.
2. Todos los Órganos de Control Institucional de las entidades que se mencionan en el
artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la
República, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por
cualquier otro ordenamiento organizacional.
3. Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la
Contraloría General y contratadas, durante un periodo determinado, para realizar en
las entidades servicios de auditoría económica, financiera, de sistemas informáticos,
de medio ambiente y otros.
 SISTEMA NACIONAL DE INFORMÁTICA

El Sistema Nacional de Informática fue creado mediante Decreto Legislativo Nº 604, y

tiene por finalidad planificar, dirigir, normar y organizar las actividades y proyectos que en
materia de Informática realiza las entidades de la Administración Pública, todo ello de
manera articulada con otros sistemas y áreas de la Administración Pública
OBJETIVOS
 Normar las actividades de informática oficial.
 Coordinar, integrar y racionalizar las actividades de Informática oficiales.
 Promover la capacitación, investigación y desarrollo de las actividades de
Informática.
MIEMBROS
 El Sistema Nacional de Informática está integrado por:
 El Consejo Consultivo Nacional de Informática (CCONI).
 El Comité de Coordinación Interinstitucional de Informática (CCOII).
 Las Oficinas Sectoriales de Informática y demás Oficinas de Informática de los
Ministerios, de los Organismos Centrales, Instituciones Públicas Descentralizadas y
Empresas del Estado.
 Los órganos de Informática de los Gobiernos Regionales.
 Los órganos de Informática de las Municipalidades.
 Los órganos de Informática de los Poderes Públicos y de los Organismos
Autónomos.
 SISTEMA DE PLANEAMIENTO ESTRÁTEGICO EN EL PERÚ

Todos los seres humanos vivimos en el futuro. Siempre estamos pugnando por cumplir un
sueño, una aspiración o un deseo. En ese camino por alcanzar lo deseado, las personas y las
organizaciones podemos actuar de dos maneras distintas: Espontáneamente o de manera
planificada.
Actuamos de forma espontánea cuando caminamos hacia lo deseado sin haber trazado
previamente una ruta. Por ejemplo, cuando elegimos una carrera profesional sin haber
tomado en cuenta nuestras posibilidades económicas, el tiempo a dedicar, el esfuerzo que la
vida universitaria implica, etc.
A diferencia de ello, actuaremos de forma planificada cuando caminemos hacia nuestras
aspiraciones con un plan trazado con antelación. En él debemos analizar, de la manera más
precisa posible, las oportunidades y los obstáculos que se nos presentarán. Por eso, podemos
decir que planeamiento es “pensar antes de actuar”.
El Planeamiento Estratégico en el Sector Público.
Existe una peculiaridad en el planeamiento en el sector público: Sus objetivos planeados se
piensan «para todos» los miembros de la sociedad. Por tanto el Estado no puede actuar
«reactivamente».
Un Estado que se conduzca sin planeamiento corre el peligro de ser adelantado por los
problemas. También puede desaprovechar las oportunidades de desarrollo que se le
presenten. Tengamos en cuenta que la particularidad del planeamiento en el Sector Público
obliga a que los objetivos, así como los medios para lograrlos, no se fijan a libertad de los
Funcionarios Públicos, sino en función de las necesidades demandadas por los ciudadanos.
Las aspiraciones de todos los ciudadanos no pueden quedar a merced de los infortunios de
contingencias futuras. El Planeamiento Estratégico en el sector público es obligatorio. Así lo
han refrendado la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y las distintas directivas sobre
planeamiento
Las Fases del planeamiento
-Fase Prospectiva:
Siempre es bueno conocer en donde nos encontramos para poder planificar o iniciar algo.
Por ello, la primera fase del planeamiento estratégico nos brinda la posibilidad de conocer
nuestra realidad, situación y capacidades. Pero la finalidad de esta fase no termina con solo
el acto de conocer la realidad. Se proyecta a construir alternativas o escenarios posibles en el
futuro. Es por ello que decimos que esta fase nos ayuda a ubicarnos en la realidad actual o
situacional. Nos permite elaborar un esquema de alternativas posibles que permitan alcanzar
nuestros objetivos.
La fase prospectiva nos permite identificar y analizar el impacto de la orientación de la
implementación de un diseño, identificar las variables estratégicas y sus tácticas y plantear
un diagnóstico. Esto quiere decir que para elaborar un futuro posible se evalúan las
consecuencias positivas y negativas de la ejecución de un escenario posible, el uso de las
estrategias y tácticas a utilizar en ese escenario posible. Con ello obtener, de manera
sustentada, las propuestas de escenarios reales posibles.
-Fase Estratégica:
Una vez que hemos analizado nuestra situación con insumos del pasado y presente nos
preguntamos lo siguiente: ¿Cómo llevo a cabo mi escenario posible en el futuro? La respuesta
se encuentra en esta fase estratégica del planeamiento. Es aquí en donde vamos utilizar lo
obtenido anteriormente para empezar a construir y apostar. Esto nos ayudara a materializar
el aporte conceptual de la fase anterior (prospectiva).
Una vez que hemos obtenido varios escenarios posibles debemos apostar por uno de ellos. A
ese se le denomina «escenario apuesta», y es el mejor escenario analizado bajo los criterios
de la fase prospectiva. En esta fase estratégica se consolida y se materializa en los planes
(sectoriales o concertados). Al determinar nuestro «escenario apuesta» podemos determinar
la imagen más clara de nuestro futuro deseado. Es decir, determinar nuestra visión.
Habiendo definido estos elementos debemos ser coherentes con lo que vamos a determinar:
los objetivos del plan. Estos son «el corazón» de todo planeamiento estratégico. A su vez
permite determinar nuestras metas, indicadores y actividades estratégicas.
La vitalidad de esta fase en el planeamiento es de gran utilidad para elaborar el plan
correspondiente. Por ello debemos elaborar un plan siguiendo lineamientos de coherencia y
coordinación en cada una de estas fases.
-Fase Institucional:
La Fase Institucional involucra a las Entidades Públicas. Estas pueden ser el Poder Ejecutivo,
Poder Legislativo, Poder Judicial, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos
Constitucionales Autónomos y universidades nacionales. En esta fase se desarrollan dos
planes que son de gran importancia. Estos son el «Plan Estratégico Institucional» y el «Plan
Operativo Institucional».
Los actores de esta fase tienen como finalidad el proponer, elaborar y definir la misión
institucional y sus objetivos. Es por ello que estas entidades deben reconocen acciones
estratégicas institucionales inherentes a sus metas. También deben vincularlas con el Sistema
Nacional de Presupuesto Público.
Esta fase tiene 2 objetivos: 1) Determinar cómo la entidad va a aportar al logro de los
objetivos estratégicos en la gestión institucional. 2) Direccionar las decisiones acerca de las
asignaciones de los recursos en el presupuesto.
En esta fase se concreta la responsabilidad institucional relacionada a lo ya planteado en las
fases anteriores.
-Fase de Seguimiento:
Es una fase transversal a las tres ya mencionadas. La denominamos “seguimiento”. En esta
fase se hace un control constante de las metas con el fin de cumplir lo planificado. Esta fase
evalúa los riesgos y las oportunidades que pueden ocurrir en cada fase del planeamiento
estratégico.
 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
El Sistema Integrado de Administración Financiera de los Recursos Públicos (SIAF-RP), es
un sistema de registros únicos del uso de los recursos públicos. Compone una herramienta
informática de gestión que, al usarlo de forma oportuna, afianza la solidez y fluidez de los
registros vinculados a la ejecución de Ingresos y Gastos. Todos los datos que se registran en
el SIAF y son transferidos al Ministerio de Economía y Finanzas , su objetivo es mejorar la
gestión financiera obteniendo así la transparencia de los recursos públicos con una
orientación basada en resultados.

El SIAF es un sistema informático que incorpora en sus procesos de registro la normativa

legal vigente de los sistemas administrativos de la gestión pública, a continuación,
describiremos estos sistemas y las unidades orgánicas encargadas de su gestión:

 El Sistema Nacional de Presupuesto Público (Oficina de Presupuesto)

 El Sistema Nacional de Tesorería (Oficina de Tesorería)
 El Sistema Nacional de Endeudamiento Público (Oficina de Presupuesto)
 El Sistema Nacional de Contabilidad (Oficina de Contabilidad)
 El Sistema Nacional de Abastecimiento (Oficina de Logística)
 El Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (Oficina de
Proyectos de inversión)
 La Gestión Fiscal de los Recursos Humanos. (Oficina de Recursos Humanos).

Por ello que en las instituciones públicas en las convocatorias CAS para los puestos
administrativos, requieren profesionales con previa certificación en el manejo del SIAF,
porque además de estar capacitados para registrar operaciones en el SIAF conoce la
normativa legal vigente.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SIAF
 Permite tener un registro del presupuesto de cada institución pública para que se puede
cotejar el gasto con base al presupuesto.
 Brinda una perspectiva general de la disponibilidad de los recursos financieros del estado.
 Ofrece información certera y oportuna sobre los conceptos de gastos e ingresos,
permitiendo de esta manera mejorar el proceso de toma de decisiones y formulación de
políticas públicas.
 Garantiza una rendición de cuentas transparente y oportuna, colocando reportes a
disposición de la Contraloría General de la República u otra entidad que lo requiera.
 Está diseñado para ser usado por todas las entidades, empresas públicas y unidades
ejecutoras, es decir, las que cuentan con recursos públicos asignados por el MEF en su
presupuesto, como es el caso de los ministerios, los gobiernos regionales y locales.
 Registra las metas físicas de las actividades o proyectos, es decir, qué se quiere lograr
con dichas actividades, lo que nos da información que complementada con otras permite
ver la utilidad del gasto y la efectividad del mismo.

¿CUÁL ES SU IMPORTANCÍA EN LA GESTIÓN PÚBLICA?

Es importante porque allí se registran información de Ingresos y Gastos de la institución,
también brinda reportes y estados de gestión valiosos para el control concurrente y toma de
decisiones, asimismo su manejo es requisito obligatorio por las personas que trabajan en las
áreas de Administración, Presupuesto, Logística, Contabilidad, Tesorería y otros que
componen todo el proceso de gestión presupuestaria y financiera desde el ingreso del
expediente hasta el pago al proveedor.

INFORMACIÓN QUE SE REGISTRA EN EL SIAF

 Fecha en que se realizó la operación.
 ¿Quién recibió el pago?
 El concepto de gasto o ingreso.
 ¿Quién realizó el gasto?
 La fuente de financiamiento que se utilizó.
 ¿Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto?
 Concepto por el cual se recaudaron los fondos.
 La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos.
 Fechas de recaudación y depósito de los fondos.