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ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Ingreso de Personal.
Declaración Jurada de Bienes y Rentas.
Control de Asistencia y Permanencia de Personal.
Registro de Personal.
Desplazamiento de Personal.
Evaluación del Comportamiento Laboral.
Capacitación de Personal.
Reglamento Interno de Personal.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA
La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los
documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de
documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el
expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante
el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando
para todo esto métodos eficaces y eficientes.
Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una forma
automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar
tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la
gestión de una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de
toda la organización, incorporando capturas y contenido, y utilizando flujos de trabajo,
repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información,
etc.
Algunas de las características clave en la gestión documental son:
Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un
documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra
persona.
Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó
el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un
documento durante el curso de su vida en el sistema.
Comentarios y marcas.
La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un
componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.
Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos
en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y
los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se
pueden importar. Podemos tener desde documentos generados por un procesador de texto,
hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.
El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:
Repositorio de documentos / archivos. Los sistemas de gestión documental sirven
como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La
empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y
archivadores para localizar un documento.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la
posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas
es considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos equivocadas
puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión
documental permite proteger la información confidencial mediante políticas de
seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios
autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos. Adicionalmente, en el caso
de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión
documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos
para la empresa se mantengan intactos.
Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a
localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un
sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza
justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión
documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a
archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e
independientemente del dispositivo utilizado.
Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una
capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de
información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y
esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los
documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una
búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de
segundos.
Tiempo / eficiencia de costes. La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y en lo
que respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. A esto se añade
el hecho de que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede
hacer con un coste muy bajo.
Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden
compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con
quién comparten esos documentos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se
puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede
ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL?
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas y
procedimientos estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y
desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos administrativos,
presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanzan al personal que presta
servicio en ellas, independientemente del régimen que las regula.
El Sistema Nacional de Control está conformado por los siguientes órganos de control:
1. La Contraloría General, como ente técnico rector.
2. Todos los Órganos de Control Institucional de las entidades que se mencionan en el
artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la
República, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por
cualquier otro ordenamiento organizacional.
3. Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la
Contraloría General y contratadas, durante un periodo determinado, para realizar en
las entidades servicios de auditoría económica, financiera, de sistemas informáticos,
de medio ambiente y otros.
SISTEMA NACIONAL DE INFORMÁTICA
Todos los seres humanos vivimos en el futuro. Siempre estamos pugnando por cumplir un
sueño, una aspiración o un deseo. En ese camino por alcanzar lo deseado, las personas y las
organizaciones podemos actuar de dos maneras distintas: Espontáneamente o de manera
planificada.
Actuamos de forma espontánea cuando caminamos hacia lo deseado sin haber trazado
previamente una ruta. Por ejemplo, cuando elegimos una carrera profesional sin haber
tomado en cuenta nuestras posibilidades económicas, el tiempo a dedicar, el esfuerzo que la
vida universitaria implica, etc.
A diferencia de ello, actuaremos de forma planificada cuando caminemos hacia nuestras
aspiraciones con un plan trazado con antelación. En él debemos analizar, de la manera más
precisa posible, las oportunidades y los obstáculos que se nos presentarán. Por eso,
podemos decir que planeamiento es “pensar antes de actuar”.
El Planeamiento Estratégico en el Sector Público.
Existe una peculiaridad en el planeamiento en el sector público: Sus objetivos planeados se
piensan «para todos» los miembros de la sociedad. Por tanto el Estado no puede actuar
«reactivamente».
Un Estado que se conduzca sin planeamiento corre el peligro de ser adelantado por los
problemas. También puede desaprovechar las oportunidades de desarrollo que se le
presenten. Tengamos en cuenta que la particularidad del planeamiento en el Sector Público
obliga a que los objetivos, así como los medios para lograrlos, no se fijan a libertad de los
Funcionarios Públicos, sino en función de las necesidades demandadas por los ciudadanos.
Las aspiraciones de todos los ciudadanos no pueden quedar a merced de los infortunios de
contingencias futuras. El Planeamiento Estratégico en el sector público es obligatorio. Así
lo han refrendado la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y las distintas directivas sobre
planeamiento
Las Fases del planeamiento
-Fase Prospectiva:
Siempre es bueno conocer en donde nos encontramos para poder planificar o iniciar algo.
Por ello, la primera fase del planeamiento estratégico nos brinda la posibilidad de conocer
nuestra realidad, situación y capacidades. Pero la finalidad de esta fase no termina con solo
el acto de conocer la realidad. Se proyecta a construir alternativas o escenarios posibles en
el futuro. Es por ello que decimos que esta fase nos ayuda a ubicarnos en la realidad actual
o situacional. Nos permite elaborar un esquema de alternativas posibles que permitan
alcanzar nuestros objetivos.
La fase prospectiva nos permite identificar y analizar el impacto de la orientación de la
implementación de un diseño, identificar las variables estratégicas y sus tácticas y plantear
un diagnóstico. Esto quiere decir que para elaborar un futuro posible se evalúan las
consecuencias positivas y negativas de la ejecución de un escenario posible, el uso de las
estrategias y tácticas a utilizar en ese escenario posible. Con ello obtener, de manera
sustentada, las propuestas de escenarios reales posibles.
-Fase Estratégica:
Una vez que hemos analizado nuestra situación con insumos del pasado y presente nos
preguntamos lo siguiente: ¿Cómo llevo a cabo mi escenario posible en el futuro? La
respuesta se encuentra en esta fase estratégica del planeamiento. Es aquí en donde vamos
utilizar lo obtenido anteriormente para empezar a construir y apostar. Esto nos ayudara a
materializar el aporte conceptual de la fase anterior (prospectiva).
Una vez que hemos obtenido varios escenarios posibles debemos apostar por uno de ellos.
A ese se le denomina «escenario apuesta», y es el mejor escenario analizado bajo los
criterios de la fase prospectiva. En esta fase estratégica se consolida y se materializa en los
planes (sectoriales o concertados). Al determinar nuestro «escenario apuesta» podemos
determinar la imagen más clara de nuestro futuro deseado. Es decir, determinar nuestra
visión.
Habiendo definido estos elementos debemos ser coherentes con lo que vamos a determinar:
los objetivos del plan. Estos son «el corazón» de todo planeamiento estratégico. A su vez
permite determinar nuestras metas, indicadores y actividades estratégicas.
La vitalidad de esta fase en el planeamiento es de gran utilidad para elaborar el plan
correspondiente. Por ello debemos elaborar un plan siguiendo lineamientos de coherencia y
coordinación en cada una de estas fases.
-Fase Institucional:
La Fase Institucional involucra a las Entidades Públicas. Estas pueden ser el Poder
Ejecutivo, Poder Legislativo, Poder Judicial, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales,
Organismos Constitucionales Autónomos y universidades nacionales. En esta fase se
desarrollan dos planes que son de gran importancia. Estos son el «Plan Estratégico
Institucional» y el «Plan Operativo Institucional».
Los actores de esta fase tienen como finalidad el proponer, elaborar y definir la misión
institucional y sus objetivos. Es por ello que estas entidades deben reconocen acciones
estratégicas institucionales inherentes a sus metas. También deben vincularlas con el
Sistema Nacional de Presupuesto Público.
Esta fase tiene 2 objetivos: 1) Determinar cómo la entidad va a aportar al logro de los
objetivos estratégicos en la gestión institucional. 2) Direccionar las decisiones acerca de las
asignaciones de los recursos en el presupuesto.
En esta fase se concreta la responsabilidad institucional relacionada a lo ya planteado en las
fases anteriores.
-Fase de Seguimiento:
Es una fase transversal a las tres ya mencionadas. La denominamos “seguimiento”. En esta
fase se hace un control constante de las metas con el fin de cumplir lo planificado. Esta fase
evalúa los riesgos y las oportunidades que pueden ocurrir en cada fase del planeamiento
estratégico.
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
El Sistema Integrado de Administración Financiera de los Recursos Públicos (SIAF-RP), es
un sistema de registros únicos del uso de los recursos públicos. Compone una herramienta
informática de gestión que, al usarlo de forma oportuna, afianza la solidez y fluidez de los
registros vinculados a la ejecución de Ingresos y Gastos. Todos los datos que se registran en
el SIAF y son transferidos al Ministerio de Economía y Finanzas , su objetivo es mejorar la
gestión financiera obteniendo así la transparencia de los recursos públicos con una
orientación basada en resultados.
Por ello que en las instituciones públicas en las convocatorias CAS para los puestos
administrativos, requieren profesionales con previa certificación en el manejo del SIAF,
porque además de estar capacitados para registrar operaciones en el SIAF conoce la
normativa legal vigente.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SIAF
Permite tener un registro del presupuesto de cada institución pública para que se puede
cotejar el gasto con base al presupuesto.
Brinda una perspectiva general de la disponibilidad de los recursos financieros del
estado.
Ofrece información certera y oportuna sobre los conceptos de gastos e ingresos,
permitiendo de esta manera mejorar el proceso de toma de decisiones y formulación de
políticas públicas.
Garantiza una rendición de cuentas transparente y oportuna, colocando reportes a
disposición de la Contraloría General de la República u otra entidad que lo requiera.
Está diseñado para ser usado por todas las entidades, empresas públicas y unidades
ejecutoras, es decir, las que cuentan con recursos públicos asignados por el MEF en su
presupuesto, como es el caso de los ministerios, los gobiernos regionales y locales.
Registra las metas físicas de las actividades o proyectos, es decir, qué se quiere lograr
con dichas actividades, lo que nos da información que complementada con otras
permite ver la utilidad del gasto y la efectividad del mismo.
¿CUÁL ES SU IMPORTANCÍA EN LA GESTIÓN PÚBLICA?
Es importante porque allí se registran información de Ingresos y Gastos de la institución,
también brinda reportes y estados de gestión valiosos para el control concurrente y toma de
decisiones, asimismo su manejo es requisito obligatorio por las personas que trabajan en las
áreas de Administración, Presupuesto, Logística, Contabilidad, Tesorería y otros que
componen todo el proceso de gestión presupuestaria y financiera desde el ingreso del
expediente hasta el pago al proveedor.
INFORMACIÓN QUE SE REGISTRA EN EL SIAF
Fecha en que se realizó la operación.
¿Quién recibió el pago?
El concepto de gasto o ingreso.
¿Quién realizó el gasto?
La fuente de financiamiento que se utilizó.
¿Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto?
Concepto por el cual se recaudaron los fondos.
La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos.
Fechas de recaudación y depósito de los fondos.