Informes gerenciales

Hola estimados aprendices mi nombre es Santiago López, soy egresado del Tecnólogo en Gestión Logística y ahora me

¡Empecemos!

Para finalizar el proyecto de formación que han estado trabajando a lo largo de estos meses, es
fundamental entrar a perfeccionar la forma de presentar los informes. Uno de los más importantes
es el Informe de gerencia, que, cómo Tecnólogos en Gestión Logística, debemos estar en
condiciones de presentar.

La razón fundamental de su importancia, es que la gerencia, que lleva a cabo la toma de

decisiones, debe contar, siempre, con información apropiada, precisa y confiable.
Muchas veces, los gerentes solicitan reportes con
información oportuna, pero si no está realizado de
manera adecuada, la función de la auditoría puede
no tener efectividad, disminuye la oportunidad
de contar con una herramienta de análisis de la
planeación y, por lo tanto, elimina la posibilidad
de elaborar planes de mejora para la compañía.

Para asegurar su efectividad, mediante técnicas

administrativas de suministro y manejo
información, durante las auditorías y ejercicios de
revisión de indicadores de gestión se realiza la
planeación para la toma de decisiones por parte
del equipo auditor y los jefes de área, para lo que,
en éste punto, toma protagonismo los informes
gerenciales, que se toman como base para el
diseño, implementación y administración de estos
sistemas empresariales.

Estimado aprendiz, durante el desarrollo del

presente material, usted podría seguir los
lineamientos básicos, así como las características
principales como precisión y oportunidad, que
deben tener los informes de gerencia para que
puedan cumplir con su meta principal que debe ser
que el cumplimiento de los objetivos de la
compañía.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

¡Bienvenidos!

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

Levantamiento deinformación para preparación de informes gerenciales

Técnicas para levantamiento de información

La información se puede tomar de fuentes
primarias, secundarias y terciarias.

En el caso de las fuentes primarias, es

importante recordar que son las que proveen un
testimonio o evidencia directa sobre el tema de
investigación. Son escritas durante el tiempo
que se está estudiando o por la persona
directamente implicada en la realidad o hecho
que se está registrando. (Cobatab, s.f.)

La compilación de los datos es suministrada por especialistas en cada una de las materias a
trabajar y se debe estructurar de tal manera que permita tener la claridad suficiente, como para
alcanzar la máxima calidad en la información para que, posteriormente, permita tomar las
decisiones más acertadas posibles.

Para llevarlo a cabo es fundamental una ordenada planificación. La planificación para recolectar la
información debe ser diseñada por los expertos y el director del departamento de marketing, o el
área que lo requiera y este encargada, la cual deberá ser aprobada y, de esta manera, tener la
posibilidad de trazar un proceso de recolección que culmine con un análisis e interpretación de los
resultados, certero y confiable.

A continuación podemos apreciar las áreas que se contemplan en el diseño de un plan de

recolección de datos primarios.

Métodos de contacto Plan de muestra Enfoques de investigación

Instrumentos de investigación

Figura 1. Planeación de la recopilación de datos primarios

Fuente: Adaptado de Cobatab (s.f.)
 Métodos de contacto: Plan de la muestra:

Métodos de contacto
• Correo Plan de muestra • Unidad de muestreo
• Teléfono • Tamaño de muestra
• Personal • Procedimiento de muestreo

Enfoques de investigación: Instrumentos de investigación:

E
nfoques de vestigación
in
• Observación Instrumentos de investigación • Cuestionario
• Encuesta • Instrumentos mecánicos
• Experimento
• Entrevistas
• Fotografías

En el caso de las fuentes secundarias, estas respaldan el análisis e interpretación de las fuentes pri-
marias y generalmente dan paso a las investigaciones.

Fuentes internas
• Estados financieros
• Soportes contables (facturas, inventarios)
• Informes de ruta
• Tiquetes de báscula
• Otros informes gerenciales

Publicaciones gubernamentales
• Departamento nacional de estadísticas
• Ministerio de Transporte
• Ministerio de Comercio Industria y Turismo
• Agremiaciones

Publicaciones periódicas y libros

• Revistas de logística
• Publicaciones de agremiaciones
• Publicaciones de organismos multilaterales de impulso al comercio internacional
Datos comerciales
• Pueden ser suministrados por firmas especializadas contratadas por los gremios para hacer en-
cuestas o estudios
• Información comercial
• Páginas web corporativas y blogs

Validación de información

Tan importante como la consecución de la información, que en nuestro caso, en el área de

logística se basa en datos estadísticos producto de diversas investigaciones tanto del sector público
como del sector privado, en cuanto a infraestructura, movilización de carga y pasajeros, es de
vital importancia la verificación y confiabilidad de la misma.

Por lo anterior, y tomando en cuenta que son estas las fuentes de información, se realizaran inves-
tigaciones y se plantearán estrategias de mejoramiento tanto para el sector público como el sector
privado de la logística, es importante establecer una metodología clara y concisa para la
verificación de la información recolectada.

Núñez (2002) recomienda los siguientes

aspectos para tener en cuenta a la hora de
verificar las fuentes de información y que
deben ser aplicados tanto a la información
primaria como a la secundaria, como páginas
web, libros, artículos, etc.

Verificar que se conoce

al autor y a la institución
que publica el documento
y suministra la forma de
contactar con ellos.
xactitud
E
 Establecer si la fuente Revisar si se mencionan
contiene información las características del
puntual, no se encuentra autor. Es preferible que
minada de en el caso de
Objetividad informaciónpublicitariayesclara, documentos de páginas
coherenteysinpolarizaciónenla Autor web, estén en dominios
presentación de la como .edu, .gov,
información. .org o .net o cualquier
otro oficial.

Comprobar que la página Revisar si la información

o el documento ha sido puede verse
actualizado regularmente apropiadamente y no está
y en caso de tener limitada por cobros,
enlaces verificarlos tecnologíadelosnavegadores
Actualidad también. obertura
o requerimientos de
C
software.
Almacenamiento de la información

“Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o vi

Tan importante como la recolección de la información en caso de fuentes primarias o secundarias, es la custod
Aunque existe información que es necesario guardar en documentos impresos por términos legales,
como la información contable o de tipo aduanero, que por ley debe tener un término de
prescripción de entre 5 y 10 años, en general, se utilizan unidades de almacenamiento, que “serán
todos aquellos dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado”
(Definición ABC, s.f.)

Las unidades de almacenamiento pueden ser fijas o extraíbles y podemos mencionar los discos du-
ros, los DVD, CD, memorias USB, entre otras.

Preparar tablas y gráficas para generación de informes

Diseño de tablas y gráficas para informes gerenciales

La elaboración de estos recursos en los informes gerenciales cobran importancia en la medida que
nos permiten agrupar la información en periodos de tiempo y llevar a cabo contrastes y comparara-
ciones de la evolución de las cifras con respecto a los objetivos de la organización para
presentarlos de manera amigable y de fácil comprensión para todos los niveles.

En general, la información que se presenta en las tablas y gráficas de informes gerenciales es la si-
guiente:

• Gestión financiera
• Gestión de recursos humanos
• Gestión de producción
• Gestión de control interno
• Gestión de aprovisionamiento
• Gestión de informática
• Gestión de planeación
Funciones de hojas de cálculo para informes

Comoyahemosmencionado, los sistemas de información computarizados son de usoya

imprescindible en todas las empresas y sus herramientas se convierten en una forma de
consolidar la información de acuerdo a las necesidades de cada área.

Una de las principales herramientas es el software de hoja de cálculo (Calc o Excel) que cuenta con
utilidades como las plantillas, que permiten consolidar información de tipo contable y financiera y
en general estadística, que cualquier empresa pueda manejar. Esta herramienta simplifica el
trabajo, ya de por si facilitado, con el uso de hojas de cálculo.

$ 550.000

$ 500.000

$ 450.000

$ 400.000

$ 350.000
Ventas Bogotá
$ 300.000
Ventas Medellín
$ 250.000
Ventas Cali
$ 200.000

$ 150.000

$ 100.000
Usted puede consultar el siguiente enlace que le permite conocer las herramientas básicas de Excel
para que después lo aplique en la realización de un informe consolidado:

Clic para ver la información https://www.youtube.com/watch?

v=TbeCs3YjZN4&feature=youtu.be

Mediante este tipo de herramientas, se pueden hacer medición de los procesos y evaluación de
indicadores mediante formatos condicionales, filtros avanzados, tablas dinámicas, macros, etc.

Tenga en cuenta que existen otras aplicaciones y programas de gran utilidad. Una de ellas se utiliza
para el manejo de bases de datos que permite la parametrización de ellos, tanto en su diseño
como el sistema de ejecución. El programa más popular y comercial es Access, mediante el cual se
puede realizar la creación de la bases de datos, se pueden hacer consultas básicas de búsqueda o
de duplicados, de no coincidentes, de totales, actualización y de acción.

Preparación del informe

Elementos de los informes gerenciales

Con este aspecto, nos referimos a los elementos que componen el informe propiamente dicho, que
a diferencia de una investigación o proyecto de tipo académico, el texto es mucho más conciso,
dado que su enfoque se basa en los resultados esperados y no en la explicación de un
procedimiento, a menos de que este aspecto sea donde se ubique el fallo y sea necesario hacer el
recorrido para tener la claridad en el informe.
 Debe contener el título del informe, nombre del autor, ciudad y fecha, en el
centro de la página, y el nombre de la compañía centrada en la parte
ortada inferior de la página.
P

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura5.png

Es el listado en donde se presentan los elementos que conforman el informe

en el orden en los que está organizado el documento. Incluye los títulos de
abla los capítulos, sub-capítulos, secciones, todo con numeración de las páginas
T de ontenido
c y complementos, por lo que es importante realizarlo una vez terminado el
proyecto.

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura7.png

Se deben elaborar otros listados diferentes que contengan la información

correspondiente a todas las figuras y tablas con su título y número
Índice, figuras y tablas consecutivo respectivo, así como la paginación.

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura6.png

El resumen debe incluir el título del informe, los nombres de los que
trabajaron en él, reconocimientos, metas y objetivos.
R esumen
Es recomendable seguir los siguientes pasos para la elaboración del resumen:
• Formulación precisa del objetivo del informe
• Descripción del método o procedimiento utilizado, que consiste en una
explicación de las técnicas que se usaron para la recolección de la
información para arrojar los resultados obtenidos
• Presentación de las conclusiones o resultados obtenidos, los datos
recolectados y el tratamiento que se les dio
• Análisis, que es una exposición de los hechos, circunstancias y detalles
que constituyen la verdadera razón de ser del informe (Cedeño, 2009)

También, en algunoscasos, puede ser necesario incluir unaversión del

resumen en inglés (abstract), pero al igual que en el resumen, no es
recomendable que exceda una página.
 Debe ser una presentación global, clara, y concisa del contenido del informe
gerencial, el cual no debe incluir los resultados esperados o las conclusiones
Introducción
y, al ser lo primero que se lee al entregar el informe, debe tener una
redacción y ortografía impecables.

Para su redacción completa se deben tener en cuenta aspectos como los

antecedentes, relevancia del informe, motivación, objetivos generales y
específicos de cada área, resultados esperados, etc.

Está constituido por los títulos, subtítulos, partes o secciones que

conforman el contenido del informe. Es el grueso del informe, en donde se
Cuerpo
describe detalladamente la metodología de recolección de datos o fichas
técnicas del indicador, los resultados de los indicadores de gestión, la
discusión de los resultados, comparación con los objetivos, entre otros
puntos.

En cuanto a las ilustraciones: figuras, gráficas y cuadros, cobran vital

importancia en los informes gerenciales, dado que como hemos visto todas
las herramientas informáticas son una eficiente ayuda para presentar e
interpretar los datos y resultados del informe. Bajo el término genérico de
cuadros se agrupan las tablas y otras formas de presentación de los datos,
ya sean estadísticos, matemáticos o de otra índole, los que se escribirán en
columnas verticales e hileras horizontales, en orden correlativo.
(Universidad de los Andes, 2005)

La ilustración es la representación gráfica de datos y comprende gráficos,

esquemas, mapas, dibujos, cartogramas, organigramas, etc. (Cedeño, 2009)

En un informe gerencial las conclusiones deben aportar los resultados del

balance entre los resultados esperados y los obtenidos y, por lo tanto, las
Conclusión
re- comendaciones para lograr el cumplimiento de las metas de la
organización.

Igualmente, es importante que las conclusiones incluyan el alcance que tuvo

el informe, así como las limitaciones en términos de exactitud de los datos.
Por otra parte también se pueden incluir las determinaciones a tomar como
consecuencia de los resultados obtenidos, siempre con el fin de contribuir el
crecimiento y desarrollo de la organización.

“Se sugiere incorporar los siguientes aspectos:

• Resultados obtenidos.
• Comparación con los objetivos esperados.
• Conclusión general.
Las conclusiones deben tener una redacción clara, concreta y directa, y no
son un resumen del informe.” (Cedeño Viteri, 2009)
 Contiene una lista de las fuentes o referencias bibliográficas y cibergráficas
utilizadas y citadas en el informe. Una referencia bibliográfica o
F uentes cibergráfica es el conjunto de elementos que permite la identificación de
las publicacio- nes utilizadas en la elaboración del informe, sea tomado de
fuentes físicas o virtuales.

Redacción de informes

Este tipo de informes son de suma importancia para los responsables de la administración de la or-
ganización, sea pública o privada, puesto que permiten comparar y contrastar la información de los
diferentes departamentos, y con ella se idean estrategias para la resolución de conflictos y mejora-
miento de indicadores de gestión.

Teniendo esto en cuenta, los informes gerenciales deben estar íntimamente referenciados con la
in- formación clave que realmente necesita la gerencia y los integrantes de la junta directiva, con
el fin de dar a conocer y hacer seguimiento al producto de la gestión y procesos de una compañía
en un periodo de tiempo determinado, ya sea semanal, mensual, trimestral o anual, aunque con la
tecno- logía actual, que ya hemos detallado anteriormente, la información puede ser analizada
diariamente por todos los niveles que dan autorización en la empresa.

¡Atención, no olvide!

Es importante que la información se reciba a tiempo y contenga los puntos claves del tema tratado. Recuerde que la informació
Conclusión

El informe gerencial es una herramienta esencial hoy en día en todas las organizaciones, puesto
que permiten dar a conocer el estado de las operaciones en todos los niveles y áreas. En esa
medida, son importantes porque brindan la posibilidad de comparar y contrastar los resultados con
los objetivos generales y específicos de la organización, para saber, a ciencia cierta, en donde hay
problemas, y de esta manera posibilitar al área de gerencia plantear soluciones y llevar a cabo una
adecuada toma de decisiones.

Fuentes

Bolaños, R. (2010). Los cuadros gerenciales en la administración pública. Recuperado el 12 de di-

ciembre de 2013 de http://www.latindex.ucr.ac.cr/econ-28-1/economia-28-1-08.pdf

Cedeño, V. (2009). Estrategias para la producción de un ensayo científico. Recuperado el 12 de di-

ciembre de 2013 de http://www.universidadecotec.edu.ec/files/5613/5598/8536/Estrategias-para-eje-
cutar-cada-etapa-en-la-produccin-de-un-ensayo.pdf

Cobatab (s.f.). Desarrollo de informes. Recuperado el 2 de 12 de 2013, de http://www.cobatab.edu.

mx/descargasgrales/academico2011/PRODUCTOS%202011B/DESARROLLO
%20DE%20PROGRAMAS%20DE%20CAPACITACION%20DE%20IV%20SEM/Desarrollo%20Comuni-
tario/ SUB%20MODULO%204%20DES%20COM/MATERIAL
%20BIBLIOGRAFICO/DESARROLLO%20 DE%20
CONTENIDOS%20DE%20AP

Definición ABC. (s.f.). Definición de almacenamiento. Recuperado el 12 de diciembre de 2013 de

http://www.definicionabc.com/tecnologia/almacenamiento.php

Educaguía. (s.f.). http://www.educaguia.com. Recuperado el 12 de diciembre de 2013 de

http://www. educaguia.com/biblioteca/apuntes/calidad/verificacion-revision-por-direccion.pdf

Universidad de los Andes (2005). Norma para la presentación de tésis. Recuperado el 12 de diciem-
bre del 2013 de http://biblioteca.uandes.cl/doc/Normastesis.pdf

Valencia, J. (Productor), & Valencia, J. (Dirección). (2012). Excel - Actividad 5 - Funciones y gráfi-
cos avanzados [Película]. Recuperado el 12 de 12 de 2013, de http://www.youtube.com/watch?
v=T- beCs3YjZN4&feature=youtu.be
Créditos

Diana Yamile Contreras l.

Experto Técnico pedagógico

Carlos Andrés Huertas

Asesor didáctico

Natalia Catalina
Perea Diseñadora

Andrés Felipe Salcedo O.

Programador
 Fecha:
09/08/201
PROGRAMA TÉCNICO EN LOGÍSTICA EMPRESARIAL 7
Si Sena Comercio y Servicios Versión:
stema de Regional Atlántico
Gestión de Didáctica: Técnica Escrita Código:
la Calidad Actividad 1_Estadística descriptiva

Programa:
TÉCNICO EN DESARROLLO DE OPERACIONES LOGÍSTICA EN LA CADENA DE ABASTEIMENTO (DOLCA)

Nombre del Instructor:

Damián Ospino

Módulo de Formación:
Logística Empresarial

Proceso:
Competencia II:
• 210101013 Procesar la información de acuerdo a las requisiciones y parámetros establecidos por la empresa.

ORIENTACIÓN:

Apreciados estudiantes, para realizar el desarrollo del taller tengan en cuenta los siguiente actividad:

ACTIVIDAD

Realizar un informe logístico tomando los datos del documento la encuesta de Nacional Logistica 2018, que
encuentran en la carpeta de Material de Apoyo.