TRANSPORTE PRIMARIO DE PRODUCTO

TERMINADO
No. BE1-04-243

Cargó en el Sistema: Aprobó:

Erika Yovanna Varela Torres Ibeth Medina Romero

Coord. Nal. de Gestión Integral de Procesos Director Planeación Cadena de Suministro

Omar Mejía Palacio

Elaboró y/o Revisó: Gerente EDINSA

Maritza Arana Medina

Coordinadora Planeación Cadena de Suministro

Cindy Andrea Melo Mendoza

Supervisora de Facturación de EDINSA

Erika Yovanna Varela Torres

Coord. Nal. de Gestión Integral de Procesos

Fecha de elaboración: 2017-11-03 Página 1de 9

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No. BE1-04-243

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO................................................................................................................................ 4

2. CONSIDERACIONES GENERALES ........................................................................................ 4

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................. 4

3.1 COORDINAR DESPACHO .................................................................................................... 4

3.2 COORDINAR VEHÍCULO DE DESPACHO ............................................................................ 4

3.3 DETERMINAR CLASE DE EXPEDICIÓN .............................................................................. 4

3.3.1 CREAR CLASE DE EXPEDICIÓN .................................................................................. 5

3.3.2 CREAR RUTAS ............................................................................................................... 5

3.4 DESPACHAR PRODUCTO TERMINADO ............................................................................. 6

3.4.1 CARGAR VEHÍCULO ...................................................................................................... 6

3.4.2 GENERAR REMISIÓN .................................................................................................... 6

3.4.3 DESPACHAR VEHÍCULO ............................................................................................... 6

3.5 FACTURAR SERVICIO DE TRANSPORTE ........................................................................... 7

3.5.1 VERIFICAR REMISIÓN ................................................................................................... 7

3.5.2 GENERAR FACTURA POR SERVICIO DE TRANSPORTE ........................................... 7

3.6 RECEPCIONAR PRODUCTO TERMINADO Y FACTURA POR SERVICIO DE

TRANSPORTE ............................................................................................................................ 7

3.6.1 DESCARGAR Y VERIFICAR PRODUCTO TERMINADO ............................................... 7

3.6.2 VERIFICAR FACTURA POR SERVICIO DE TRANSPORTE .......................................... 7

3.7 TRAMITAR FACTURA POR CONCEPTO DE FLETE ............................................................ 8

3.7.1 CREAR PEDIDO POR AJUSTE DE FLETE U OTROS MOTIVOS .................................. 8

4. FORMATOS, ARCHIVO Y CONSERVACIÓN ............................................................................ 9

5 REFERENCIAS ............................................................................................................................ 9

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6 ASPECTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO........................................................ 9

7 ASPECTOS AMBIENTALES ....................................................................................................... 9

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos que se deben seguir para llevar a cabo el proceso de transporte
primario de producto terminado entre Centros de Origen y Centros Receptores.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

2.1 En la presente norma al mencionar a Postobón o la Compañía se hace referencia a todas las
Empresas del Sector Bebidas de la Organización Ardila Lülle (Postobón S.A., Gaseosas Lux
S.A.S., Gaseosas Colombianas S.A.S., Gaseosas Hipinto S.A.S. y Gaseosas de Córdoba S.A.S.).

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

En el anexo No. 1 se presenta el diagrama de flujo del proceso de transporte primario de

producto terminado entre Centros de Origen y Centros Receptores.

3.1 COORDINAR DESPACHO

Definido el programa diario de despachos, el Coordinador de Despachos o Jefe de

Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe coordinar el
despacho de producto terminado por SKU y Centro Receptor.

Según las cantidades por SKU y Centro Receptor, el Coordinador de Despachos o Jefe de
Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe solicitar el
correspondiente vehículo de despacho al Coordinador de Operaciones de EDINSA, vía correo
electrónico, en el cual debe especificar el destino y tipo de vehículo requerido. Esta solicitud debe
ser efectuada con un día de antelación.

3.2 COORDINAR VEHÍCULO DE DESPACHO

Una vez recibido el requerimiento del vehículo, el Coordinador de Operaciones de EDINSA debe
gestionar la recogida del producto terminado en el Centro Origen e informar, vía correo electrónico,
al Coordinador de Despachos o Jefe de Almacenamiento Producto Terminado, según estructura
del Centro Origen, nombre y código de la empresa transportadora, nombre del conductor, placa del
vehículo, placa del trailer y hora estimada de llegada del vehículo.

3.3 DETERMINAR CLASE DE EXPEDICIÓN

Establecidas las características del despacho de producto terminado a efectuar, en cuanto a:

forma de liquidación, tipo de vehículo, tipo de viaje, proveedor del servicio, cliente y Centro que
debe asumir el pago de dicho transporte, el Coordinador de Despachos o Jefe de
Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe remitirse al
anexo No. 2 de la presente norma, en el cual se establecen las diferentes clases de expedición,
para determinar a cuál de estas debe ser asociada el despacho a efectuar.

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3.3.1 CREAR CLASE DE EXPEDICIÓN

3.3.1.1 Solicitar creación de clase de expedición. En caso de que las características del
despacho a efectuar no coincidan con alguna de las clases de expedición definidas en el anexo
No. 2 de la presente norma, el Coordinador de Despachos o Jefe de Almacenamiento
Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe solicitar a la Dirección Planeación
Cadena de Suministro la creación de la clase de expedición correspondiente, vía correo
electrónico, indicando aspectos tales como: forma de liquidación, tipo de vehículo, tipo de viaje,
proveedor del servicio, cliente y Centro que debe asumir el pago de dicho transporte.

3.3.1.2 Enviar tiquete de solicitud de creación de clase de expedición. Efectuada la solicitud

de creación de clase de expedición por parte del Centro Origen, el Coordinador Planeación
Cadena de Suministro debe elaborar el correspondiente tiquete de solicitud de creación de clase
de expedición y enviarlo al Coordinador Técnico de SAP a través de “A tu servicio”, quien es
responsable por su creación en el sistema SAP y de informar a la Dirección Planeación Cadena de
Suministro.

Nota. Al enviar el tiquete de solicitud de creación de clase de expedición, se debe tener en cuenta
indicar en el correo electrónico lo siguiente:

Aplicativo: SAP
Módulo: SD

3.3.1.3 Solicitar creación de fletes. Creada la nueva clase de expedición en el sistema SAP el
Coordinador Planeación Cadena de Suministro debe solicitar a EDINSA la creación de los
fletes para las rutas en las que se utilizará la nueva clase de expedición.

3.3.2 CREAR RUTAS

3.3.2.1 Solicitar creación de rutas. En caso que las rutas asociadas al despacho a efectuar no se
encuentren creadas en el sistema SAP, el Coordinador de Despachos o Jefe de
Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe solicitar su
creación a la Dirección Planeación Cadena de Suministro, según clase de expedición, vía correo
electrónico.

3.3.2.2 Enviar tiquete de solicitud de creación de rutas. Efectuada la solicitud de creación de

rutas por parte del Centro Origen, el Coordinador Planeación Cadena de Suministro debe
elaborar el correspondiente tiquete de solicitud de creación de rutas y enviarlo al Coordinador
Técnico de SAP a través de “A tu servicio”, quien es responsable por su creación en el sistema
SAP y de informar a la Dirección Planeación Cadena de Suministro y EDINSA.

Nota. Al enviar el tiquete de solicitud de creación de rutas, se debe tener en cuenta indicar en el
correo electrónico lo siguiente:

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Aplicativo: SAP
Módulo: SD

3.3.2.3 Asignar fletes. Creadas las rutas en el sistema SAP, el Gerente de EDINSA debe asignar
los fletes asociados a las rutas y clase de expedición en el sistema. Luego de lo cual, el
Supervisor de Facturación de EDINSA debe informar al Coordinador Planeación Cadena de
Suministro y al Coordinador de Despachos o Jefe de Almacenamiento Producto Terminado, según
estructura del Centro Origen, el valor de los fletes definidos.

3.4 DESPACHAR PRODUCTO TERMINADO

3.4.1 CARGAR VEHÍCULO

El área de Almacenamiento Producto Terminado o el área de Despachos, según estructura del

Centro Origen, debe proceder a cargar el vehículo, para lo cual debe tener en cuenta los
lineamientos establecidos en la norma “Aprobación de vehículos para el transporte primario de
producto terminado” No. BE1-04-133.

3.4.2 GENERAR REMISIÓN

Determinada la clase de expedición asociada al despacho a realizar, el Módulo de Empaque y

Producto Terminado o área de Despachos, según estructura del Centro Origen, debe generar la
correspondiente remisión, en la cual se debe especificar la clase de expedición, la ruta y las
posibles observaciones o textos complementarios a que haya lugar.

Ejemplo:

Redespachos. Se deben relacionar las respectivas remisiones

Anulación. Se debe relacionar la remisión anulada.

En cuanto a la ruta, se debe indicar el origen y el destino del vehículo y no el origen y destino del
producto.

Ejemplo:

Postobón Pereira realiza un despacha de producto terminado para Gaseosas Hipinto

Piedecuesta, sin embargo el producto llega a Gaseosas Lux, para redespacho, por lo tanto
la ruta debe ser: 239008 (Postobón Pereira – Gaseosas Lux).

3.4.3 DESPACHAR VEHÍCULO

Generada la remisión, el área de Almacenamiento Producto Terminado o el área de

Despachos, según estructura del Centro Origen, debe proceder a despachar el vehículo hacia el
Centro Receptor.

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3.5 FACTURAR SERVICIO DE TRANSPORTE

3.5.1 VERIFICAR REMISIÓN

Efectuado el despacho de producto terminado el Supervisor de Facturación de EDINSA, debe

verificar que la clase de expedición asociada a la remisión corresponda a las características del
despacho realizado.

3.5.1.1. Ajustar clase de expedición y/o ruta. En caso de existir algún error en la clase de
expedición y/o ruta asignada, el Supervisor de Facturación de EDINSA debe solicitar al
Coordinador de Despachos o Jefe de Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del
Centro Origen, ajustar la clase de expedición y/o ruta asociada a la remisión en el sistema SAP,
previo a generar la factura por servicio de transporte.

3.5.2 GENERAR FACTURA POR SERVICIO DE TRANSPORTE

Verificada la clase de expedición y ruta en la remisión, el Supervisor de Facturación de EDINSA

debe proceder a generar la correspondiente factura por servicio de transporte.

3.6 RECEPCIONAR PRODUCTO TERMINADO Y FACTURA POR SERVICIO DE TRANSPORTE

3.6.1 DESCARGAR Y VERIFICAR PRODUCTO TERMINADO

Una vez el vehículo ingresa al Centro Receptor, el área de Almacenamiento Producto

Terminado o el área de Despachos, según estructura del Centro Receptor, debe coordinar su
descargue y verificar que las cantidades físicas recibidas correspondan a las notificadas en la
remisión.

3.6.2 VERIFICAR FACTURA POR SERVICIO DE TRANSPORTE

Una vez recibida la factura por servicio de transporte, el Jefe de Almacenamiento Producto
Terminado o el Módulo de Empaque y Producto Terminado del Centro Receptor debe
verificar que el valor facturado corresponda a la clase de expedición correcta, según las
características del despacho efectuado. En caso que se presente alguna inconsistencia en el valor
facturado por servicio de transporte, debe solicitar al Supervisor de Facturación de EDINSA, su
revisión y corrección, de ser necesario.

Para aquellos casos en que el error se presente en la remisión, el Supervisor de Facturación de

EDINSA debe contactar al Centro Origen para que sea modificada la clase de expedición o ruta,
según aplique.

3.6.2.1 Modificar remisión y factura. El Coordinador de Despachos o Jefe de

Almacenamiento Producto Terminado, según estructura del Centro Origen, debe efectuar la

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modificación de la clase de expedición y ruta a que haya lugar según características del despacho
efectuado, en el sistema SAP. Igualmente el Supervisor de Facturación de EDINSA debe
modificar el valor facturado, generar la nueva factura por servicio de transporte y enviarla al Centro
Receptor.

Nota. En caso de presentarse error en las cantidades remisionadas, se debe anular la remisión y
genera una nueva e informar al Jefe de Almacenamiento Producto Terminado del Centro Receptor
al igual que al Supervisor de Facturación de EDINSA.

3.7 TRAMITAR FACTURA POR CONCEPTO DE FLETE

Una vez recibida la factura por servicio de transporte y verificado el valor facturado, el Jefe de
Almacenamiento Producto Terminado del Centro Receptor debe ingresar en el sistema SAP el
pedido de por concepto de flete (generado automáticamente por la remisión) para verificar la
factura.

3.7.1 CREAR PEDIDO POR AJUSTE DE FLETE U OTROS MOTIVOS

En caso que el despacho requiera ajustar el valor del flete, el Jefe de Almacenamiento Producto
Terminado del Centro Receptor debe crear un pedido por el valor del ajuste.

Al generar el pedido por concepto de flete de transporte primario, se debe registrar en el campo
“Texto breve” la descripción y número de servicio según se especifica en la siguiente tabla:

TABLA No. 1
DESCRIPCIÓN FLETE TRANSPORTE PRIMARIO

NÚMERO DE EJEMPLO CAMPO

DESCRIPCIÓN TEXTO BREVE
SERVICIO TEXTO BREVE
TRANSPORTE ENVASE USADO 3001722
AJUSTE FLETE TRANSPORTE GATORADE AJUSTE FLETE TRANSPORTE
3001721
(Remisión #) GATORADE, Remisión 5008160767
TRANSPORTE DE PRODUCTO NUTRIUM
3001721
BIB
TRANSPORTE PRODUCTO HATSU 3001721

TRANSPORTE ESTIBAS GATORADE 3001708

AJUSTE FLETE TRANSPORTE, (Centro AJUSTE FLETE TRANSPORTE,

3001721
Origen), (Remisión #) Gas LUX, Remisión 5008160767
FLETE EXPORTACIÓN (Centro Origen), FLETE EXPORTACIÓN Postobon
3001721
(Puerto) Malambo, Barranquilla

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NÚMERO DE EJEMPLO CAMPO

DESCRIPCIÓN TEXTO BREVE
SERVICIO TEXTO BREVE
TRANSPORTE AÉREO (Centro Origen), TRANSPORTE AÉREO Postobón
3001721
(Destino) Medellín, España

4. FORMATOS, ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

No Aplica.

5 REFERENCIAS

No Aplica.

6 ASPECTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

De acuerdo a lo determinado por el Coordinador Regional de Seguridad y Salud en el trabajo

de cada Centro.

7 ASPECTOS AMBIENTALES

De acuerdo a lo establecido en la norma “Buenas prácticas ambientales” No. BE1-04-45.

8. ANEXOS

Anexo No. 1: Diagrama de flujo del proceso.

Anexo No. 2: Clases de expedición.

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