I Actualidad y Aplicación Práctica

Deducción de gastos de vehículos asignados

a actividades de dirección, representación y
Actualidad y Aplicación Práctica

administración
Ficha Técnica
Autor : CPC Josué Alfredo Bernal Rojas Combustible
Título : Deducción de gastos de vehículos asignados a actividades de dirección,
representación y administración
Lubricantes
Fuente : Actualidad Empresarial N.º 365 - Segunda Quincena de Diciembre 2016
b) Funciona-
Mantenimiento
miento

1. Introducción
Seguros
En la presente edición se explica el tratamiento tributario a seguir
en los casos de gastos de vehículos asignados a las actividades
Reparación y
de dirección, administración y representación por las empresas similares
a sus funcionarios, tomando en cuenta que para la deducción de
los gastos existe un límite en cuanto al número de vehículos de
los cuales se podrá deducir los respectivos gastos, el porcentaje
a deducir de dichos gastos y el costo de adquisición del vehículo Base legal
Art. 37, inc. w) de la Ley del Impuesto a la Renta
asignado a las actividades mencionadas.

4. Gastos deducibles de vehículos según costo de

2. Número máximo de vehículos cuyos gastos son
deducibles
Para determinar el número máximo de vehículos cuyos gastos de
cesión en uso, funcionamiento y depreciación de las categorías
A2, A3, A4, B1.3 y B1.4 asignados a actividades de dirección,
administración y representación serán deducibles, se debe tener
en cuenta los ingresos netos anuales devengados del ejercicio
anterior y la UIT del mismo ejercicio excluyendo los ingresos
netos provenientes de la enajenación de bienes del activo fijo y
de operaciones no habituales del giro del negocio.
Ingresos netos anuales Número de vehículos
Hasta 3,200 UIT 1 Art. 21, inc. r), numeral 4 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
Hasta 16,100 UIT 2
Hasta 24,200 UIT 3
Hasta 32,300 UIT 4 5. Categorización de los vehículos
Más de 32,300 UIT 5 Inicialmente el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta ha
Base legal
Art. 21, inc. r), num. 4 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
3. Gastos de vehículos aceptados sujetos a límite
Los gastos por concepto de cualquier forma de cesión en uso
y/o funcionamiento incurridos en vehículos de las categorías A2,
A3, A4, B1.3 y B1.4 asignados a actividades de representación,
dirección y administración se encuentran sujetos a un límite
porcentual determinado en función del número de vehículos
aceptados. Según los ingresos del ejercicio anterior sobre el
total de vehículos con que cuenta la empresa, dichos gastos son:
Arrendamiento
a) Cesión en Arrendamiento
uso financiero
Otros
adquisición
A partir del ejercicio 2013, no serán deducibles los gastos de
vehículos automotores cuyo costo de adquisición o valor de
ingreso al patrimonio en caso sea de adquisición gratuita, sea
mayor a 30 unidades impositivas tributarias. Para ello se con-
siderará la UIT correspondiente al ejercicio de adquisición o de
ingreso al patrimonio.
Por lo tanto, aunque el vehículo esté dentro del límite permi-
tido, si su costo supera 30 UIT no serán deducibles sus gastos
respectivos.
Base legal
categorizado los vehículos de acuerdo a los centímetros cúbicos
de cilindrada sin diferenciar si son automóviles o camionetas,
por lo que en virtud de la autonomía conceptual del derecho
tributario bastaría conocer la cantidad de cilindrada de un ve-
hículo para identificar su categoría. Sin embargo, la Superinten-
dencia Nacional de Administración Tributaria mediante la carta
N.º 168-2007-SUNAT/200000 menciona que dichas categorías
solo están referidas a vehículos automóviles teniendo en cuenta
el artículo 10 de la Ley N.º 23741 (30-12-83), Ley de la Industria
Automotriz y el artículo 6 de su reglamento, el D. S. N.º 050-84-ITI/
IND (La carta mencionada se puede ubicar en la propia página web
de SUNAT en la siguiente dirección electrónica: www.sunat.gob.pe).
A partir del ejercicio 2013 con motivo de la incorporación de
las camionetas distintas a las pick up a la limitación de gastos,
también se las incluye en la categorización teniendo en cuenta
la mencionada ley, de la siguiente manera:
Categoría A2 de 1,051 a 1,500 cc.
Categoría A3 de 1,501 a 2,000 cc.
Categoría A4 más de 2,000 cc.

I-6 Instituto Pacífico N.° 365 Segunda Quincena - Diciembre 2016


Camionetas distintas a las pick up y sus derivados,
Categoría B1.3 de tracción simple (4x2) hasta de 4,000 kg de
peso bruto vehicular.
Otras camionetas, distintas a las pick up y sus
Categoría B1.4 derivados, con tracción en las cuatro ruedas (4x4)
hasta de 4,000 kg de peso bruto vehicular.
Base legal
Art. 21, inciso r), num. 1 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.
6. Porcentaje máximo de gastos aceptados
Una vez determinado el número máximo de vehículos que la
empresa puede asignar a las actividades de representación,
administración y dirección para efectos tributarios –lo cual no
implica que la empresa está impedida de contar con un número
mayor para la realización de dichas actividades, en cuyo caso
los gastos incurridos por dichos vehículos adicionales no serán
deducibles– se debe determinar un segundo límite impuesto
vía reglamento (lo cual es cuestionable por excederse a los
alcances de la ley) es en cuanto a los gastos de cualquier forma
de cesión en uso y/o funcionamiento de los vehículos que en
función de los ingresos se haya determinado como aceptados
para la deducción de sus respectivos gastos.
Es preciso mencionar en este punto que la depreciación al no
ser considerada como gasto por cesión en uso y de funciona-
miento no está sujeto a este segundo límite y, por lo tanto, se
acepta en su totalidad siempre que el vehículo se encuentre
considerado dentro del número máximo permitido determi-
nado en función a los ingresos de la empresa. Pero si se trata
de la depreciación de los vehículos asignados a actividades
de representación, administración y dirección que exceden el
número máximo aceptado, no será deducible.
Es preciso recordar que, de acuerdo con el artículo 37, inciso
w) de la Ley del Impuesto a la Renta, para los gastos incurridos
por vehículos se ha considerado tres conceptos:
1. Cualquier forma de cesión en uso: arrendamiento, arrenda-
miento financiero y otros
2. Funcionamiento: combustibles, lubricantes, mantenimiento,
seguros, reparación y similares
3. Depreciación por desgaste
Este segundo límite se determina dividiendo el número de
vehículos con derecho a deducción entre el número total de
vehículos en posesión y/o de propiedad de la empresa y el
resultado se multiplica por 100 para obtener el porcentaje que
se aplicará al total de gastos incurridos por la empresa por el
total de vehículos en poseción y/o de su propiedad.
Base legal
Art. 21, inc. r) num. 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
N.° 365 Segunda Quincena - Diciembre 2016
Área Tributaria I
7. Determinación e identificación de vehículos
aceptados
Los contribuyentes deben identificar los vehículos que componen
el número aceptado en la oprtunidad de presentar la declara-
ción jurada relativa al primer ejercicio gravable al que resulte
aplicable la identificación.
La determinación del número de vehículos y su identificación
tendrá efectos durante cuatro ejercicios gravables. Transcurrido
ese periodo, se deberá efectuar una nueva determinación e
identificación que abarcará nuevamente el lapso de cuatro
ejercicios incluyendo a los vehículos considerados en el pe-
ríodo anterior.
Cuando en el transcurso de los periodos mencionados alguno
de los vehículos identificados dejara de ser depreciable, se
produjera su enajenación o venciera su contrato de alquiler,
dicho vehículo podrá se sustituido por otro, en cuyo caso la
sustitución deberá comunicarse al presentar la declaración
jurada correspondiente al ejercicio gravable en que se pro-
dujeron los hechos. En este supuesto el vehículo incorporado
deberá incluirse obligatoriamente en la identificación relativa
al periodo siguiente.
Base legal
Art. 21, num. 4 del Reglamento del Ley del Impuesto a la Renta
8. Empresas que inician operaciones
Las empresas que inicien actividades y cuyo periodo de
iniciación sea inferior a un año, establecerán el número
de vehículos con derecho a deducción considerando como
ingresos netos anuales el monto que resulte de multiplicar
por 12 el promedio de ingresos netos mensuales obtenidos
en el ejercicio de inicio de actividades. Esta determinación
puede ser modificada teniendo en cuenta los ingresos netos
correspondientes al ejercicio gravable inmediato siguiente al
de inicio de actividades.
Base legal
Art. 21, num. 4 del Reglamento del Ley del Impuesto a la Renta
9. Casos en los que no hay límite para los vehículos
de las categorías A2, A3 y A4
Se aceptará la totalidad de gastos incurridos por vehículos de
las categorías A2, A3 y A4 cuando resulten estrictamente indis-
pensables y se utilicen en forma permanente para el desarrollo
de las actividades propias del giro del negocio o empresa, es
decir, no se usan en actividades de dirección, administración
y representación, como ocurre con las empresas que realizan
el servicio de taxi, transporte turístico, arrendamiento o cual-
quier forma de cesión en uso de automóviles, así como de
empresas que realicen otras actividades que se encuentren en
situación similar.
Base legal
Art. 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y art. 21 del Reglamento de la
Ley del Impuesto a la Renta
10. Gastos no considerados propios del giro del
negocio
A efectos de determinar la deducibilidad de los gastos incu-
rridos por vehículos de la empresa, se debe tener en cuenta
que no se consideran gastos propios del giro del negocio
o empresa las actividades de dirección, administración y
representación.
Base legal
Art. 21 , inciso r), num. 2 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
Actualidad Empresarial I-7
 I Actualidad y Aplicación Práctica

11. Laboratorio tributario contable De acuerdo con el cuadro anterior, la empresa puede deducir
los gastos de funcionamiento de un vehículo, el cual sería el la
camioneta que usa el gerente, pero sujeto al siguiente límite:

Caso N.º 1 Número de vehículos con dere-

cho a deducción x 100 = 1 x 100 = 25 %
Número total de vehículos de la 4
empresa
La empresa Comercial del Sur SRL cuenta con los siguientes
vehículos asignados a distintas actividades de acuerdo con el
siguiente cuadro: En virtud del numeral 5 del inciso r) del artículo 21 del Re-
glamento de la Ley del Impuesto a la Renta, los gastos de
Vehículo Placa Costo Actividad Categoría
funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia no pueden
Camioneta BNT-126 20 UIT Gerencia (dirección) B1.3 sobrepasar el porcentaje determinado en función del número
Traslado de mercaderías de vehículos con derecho a deducción y el total de vehículos
Camioneta LTM-428 8 UIT B1.4 de propiedad y/o en posesión de la empresa, para el presente
(operativa)
caso el porcentaje es 25 %.
Traslado de mercaderías
Camioneta DBP-258 8 UIT B1.4
(operativa)
3. Establecemos el exceso reparable
Automóvil ÑKT-951 5 UIT Cobranzas (operativa) A2

S/
Los ingresos del año 2015 fueron por un monto de Gastos totales incurridos: 195,600
S/ 11,200,000 y los gastos anuales de funcionamiento de cada Límite máximo 25 % 48,900
vehículo sin incluir IGV fueron los siguientes:
Vehículo Placa Costo Combust. Lubricant. Mantenim. Seguro Total S/

Camioneta BNT-126 20 UIT 47,000 8,000 2,500 1,600 59,100 S/

Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia 59,100
Camioneta LTM-428 8 UIT 23,000 6,000 5,500 1,900 36,400
Máximo aceptable: -48,900
Camioneta DBP-258 8 UIT 52,000 7,000 6,500 2,000 67,500 Exceso reparable 10,200
Automóvil ÑKT-951 5 UIT 21,000 5,000 5,000 1,600 32,600 IGV 18 % 1,836
Total reparo S/ 12,036
Total S/ 143,000 26,000 19,500 7,100 195,600

UIT del 2015: S/ 3,850

En vista de que el exceso de gastos de funcionamiento no se acep-
De acuerdo a los datos mencionados, se pide determinar si existe
ta para fines del impuesto a la renta, dicho importe no genera
gastos que exceden al límite permitido para vehículos asignados
a actividades de dirección, administración y representación. derecho a crédito fiscal de IGV. Si la empresa usó como crédito
fiscal el IGV pagado por el exceso debe rectificar su declaración
Solución de IGV pagando el tributo omitido con los intereses respectivos
1. Determinamos los vehículos asignados a actividades de y adicionalmente la multa que corresponde con los intereses
dirección, administración o representación y la categoría diarios. Dichos intereses y sanciones tampoco son deducibles
correspondiente para fines del impuesto a la renta.
Vehículo Placa Costo Actividad Categ.
4. Tratamiento de la depreciación
Camioneta BNT-126 20 UIT Gerencia (dirección) B1.3
Vehículo Actividad Categ. Depreciación
Camioneta LTM-428 8 UIT Traslado de mercad. (operativa) B1.4
Camioneta DBP-258 8 UIT Traslado de mercad. (operativa) B1.4 Camioneta Gerencia (dirección) B1.3 Deducible

Automóvil ÑKT-951 5 UIT Cobranzas (operativa) A2 Camioneta Traslado de mercaderías (operativa) B1.4 Deducible

Camioneta Traslado de mercaderías (operativa) B1.4 Deducible

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta
con un vehículo de categoría B1.3 asignado a la gerencia, califi- Automóvil Cobranzas (operativa) A1 Deducible
cando como una actividad de dirección sujeta a límite para los
gastos de funcionamiento, los gastos de los vehículos asignados
a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. En este caso se deduce toda la depreciación de la camioneta
de la gerencia, ya que no se aplica el límite para este gasto. La
2. Determinamos el número máximo de vehículos permi- depreciación de los demás vehículos son deducibles, ya que
tidos para la deducción de sus gastos realizan actividades operativas.
Ingresos netos Número de
S/
anuales vehículos
Hasta 3,200 UIT 12,320,000 1
Caso N.º 2
Hasta 16,100 UIT 61,985,000 2
Hasta 24,200 UIT 93,170,000 3
Hasta 32,300 UIT 124,355,000 4 La empresa La Alborada SAC cuenta con los siguientes vehículos
Mas de 32,300 UIT 5 asignados a distintas actividades de acuerdo con el siguiente
cuadro:

I-8 Instituto Pacífico N.° 365 Segunda Quincena - Diciembre 2016

 Área Tributaria I
Vehículo Placa Costo Actividad Categoría
Camioneta AHN-635 25 UIT Gerencia general (dirección) B1.4 Número de vehículos con dere-
Gerencia administrativa (di- cho a deducción x 100 = 2 x 100 = 33.33 %
Automóvil BNY-521 12 UIT A2
rección) Número total de vehículos de la 6
Automóvil ÑLK-258 15 UIT Administrador (administración) A3 empresa
Traslado de mercaderías (ope-
Camioneta GUR-156 20 UIT B1.4
rativa)
Camioneta SFI-257 20 UIT
Traslado de mercaderías (ope-
B1.4 En virtud del numeral 5 del inciso r) del artículo 21 del Regla-
rativa)
mento de la Ley del Impuesto a la Renta, los gastos de funcio-
Automóvil PQG-587 10 UIT Cobranzas (operativa) A1
namiento de los vehículos asignados a la gerencia no pueden
sobrepasar el porcentaje determinado en función del número
Los ingresos del año 2015 fueron por un monto de S/ 45,200,000
de vehículos con derecho a deducción y el total de vehículos
y los gastos anuales de funcionamiento del año 2016 de cada de propiedad y/o en posesión de la empresa, para el presente
vehículo fueron los siguientes: caso el porcentaje es 33.33 %.
Vehículo Placa Costo Combust. Lubricant. Mantenim. Seguro Total S/ En cuanto a los gastos incurridos por el tercer vehículo de uso
Camioneta
AHN-
25 UIT 45,000 6,800 2,500 1,500 55,800 del administrador, ellos no son deducibles en vista de que di-
635
cho vehículo no está dentro del número máximo permitido de
Automóvil BNY-521 12 UIT 44,500 5,900 1,700 1,500 53,600
acuerdo a los ingresos de la empresa.
Automóvil ÑLK-258 15 UIT 35,600 6,700 2,300 1,500 46,100
GUR-
Camioneta
156
20 UIT 26,500 5,300 5,900 2,000 39,700 3. Establecemos el exceso reparable
Camioneta SFI-257 20 UIT 53,200 11,600 8,300 2,100 75,200
PQG-
Automóvil
587
10 UIT 19,000 3,500 2,400 1,500 26,400 S/
Gastos totales incurridos: 296,800
Total S/ 223,800 39,800 23,100 10,100 296,800
Límite máximo 33.33 % 98,923

UIT del 2015: S/ 3,850

De acuerdo a los datos mencionados, se pide determinar si existe S/
gastos que exceden el límite permitido para vehículos asignados Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia
a actividades de dirección, administración y representación por general: 55,800
el ejercicio 2016. Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia
administrativa: 53,600
Solución Total de gastos de los vehículos aceptados 109,400
Máximo aceptable: -98,923
1. Determinamos los vehículos asignados a actividades de Exceso reparable 10,477
dirección, administración o representación y la categoría IGV 18 % 1,886
correspondiente Reparo (1) 12,363
Vehículo Placa Costo Actividad Categ.
Gastos del vehículo del administrador: 46,100
Camioneta AHN-635 25 UIT Gerencia general (dirección) B1.4
IGV: 8,298
Automóvil BNY-521 12 UIT Gerencia adm. (dirección) A2 Reparo (2) S/ 54,398
Automóvil ÑLK-258 15 UIT Administrador (administración) A3 Total reparo de gastos de funcionamiento: (1) + (2) 12,363
Camioneta GUR-156 20 UIT Traslado de mercad. (operativa) B1.4 + 54,398 = S/ 66,761
Camioneta SFI-257 20 UIT Traslado de mercad. (operativa) B1.4
Automóvil PQG-587 10 UIT Cobranzas (operativa) A1
En vista de que el exceso de gastos de funcionamiento no es
aceptado para fines del impuesto a la renta, dicho importe no
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta
genera derecho a crédito fiscal de IGV. Si la empresa usó como
con tres vehículos, dos de categorías A2 y A3 asignados a la ge-
crédito fiscal el IGV pagado por el exceso, debe rectificar su
rencia administrativa y al administrador, respectivamente, y una
declaración de IGV pagando el tributo omitido con los intereses
camioneta categoría B1.4 asignada al gerente general, calificando
como actividades de dirección y administración sujeta a límites respectivos y adicionalmente la multa que corresponde con los
para los gastos de funcionamiento. Los gastos de los vehículos intererses diarios. Dichos intereses y sanciones tampoco son
asignados a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. deducibles para fines del impuesto a la renta.

2. Determinamos el número máximo de vehículos permi- 4. Tratamiento de la depreciación

tidos para la deducción de sus gastos Vehículo Actividad Categ. Depreciación

Ingresos netos Número de Automóvil Gerencia general (dirección) A3 Deducible

S/
anuales vehículos Automóvil Gerencia administrativa (dirección) A2 Deducible
Hasta 3,200 UIT 12,320,000 1
Automóvil Administrador (administración) A3 No deducible
Hasta 16,100 UIT 61,985,000 2
Camioneta Traslado de mercaderías (operativa) B Deducible
Hasta 24,200 UIT 93,170,000 3
Hasta 32,300 UIT 124,355,000 4 Camioneta Traslado de mercaderías (operativa) B Deducible
Mas de 32,300 UIT 5 Automóvil Cobranzas (operativa) A1 Deducible

De acuerdo al cuadro anterior, la empresa puede deducir los gas-
tos de funcionamiento de dos vehículos, ha elegido los vehículos
asignados a los gerentes, pero deberá tener en cuenta el límite
porcentual al que están sujetos los gastos de funcionamiento de
acuerdo al siguiente cálculo:
La depreciación del vehículo del administrador no es deducible
por no encontrarse dentro del número máximo permitido, pero de
los vehículos que realizan actividades operativas sí es deducible, y
también de los vehículos asignados a la gerencia general y admi-
nistrativa por encontrarse dentro del número máximo permitido.

N.° 365 Segunda Quincena - Diciembre 2016 Actualidad Empresarial I-9