Propuesta SENAGUA - Enero-2017

PROPUESTA
ENERO 2017
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uayaquil: Calle Francisco Illescas #150 y Justino Cornejo - Piso 2 oficina 4 - Teléfonos: 04-5028009 / 04-2681799
Quito: Avenida De La República N429 y Diego de Almagro Piso 2 Oficina 2A – Teléfonos: 02-2550487 / 02-2552458
Correo: info@technodigital.ec – www.technodigital.ec
Contenido
PROPUESTA TÉCNICA ........................................................................................................................ 3

COMPONENTES DEL SERVICIO PROPUESTO ..................................................................................... 4
Adquisición de Herramienta de Administración Documental ........................................................... 5
Inventario y Organización, de aproximadamente 40’000,000 (+/- 5%) de carillas de documentos 10
Digitalización de 30’000,000, aproximadamente (+/- 5%), carillas de documentos y migración de
10’000,000 (+/- 5%) de carillas de documentos.............................................................................. 13
OTROS TEMAS DE VITAL IMPORTANCIA EN ESTE TIPO DE SERVICIOS ............................................ 22
Desmaterialización de documentos y firma electrónica. ............................................................ 23
Distribución en la nube de imágenes de documentos digitalizadas............................................ 26
Especificaciones técnicas del software ....................................................................................... 28
Requerimientos de espacio en servidores y comunicaciones para el correcto funcionamiento
del proceso de digitalización....................................................................................................... 30
CONSIDERACIONES ADICIONALES EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROPUESTO. ................... 31
PROPUESTA ECONÓMICA ............................................................................................................... 33
DETALLE DE LA PROPUESTA ECONÓMICA................................................................................... 34
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PROPUESTA TÉCNICA
1. Adquisición de Herramienta de Administración Documental SAND.

2. Inventario y organización de aproximadamente 40’000,000 (+/- 5%) hojas de documentos.
3. Digitalización de aproximadamente 30’000,000 (+/- 5%) de imágenes de carillas de
documentos.
4. Migración de aproximadamente 10’000,000 (+/- 5%) de imágenes de carillas de
documentos.
5. Implementación de procesos de digitalización en el día a día de la operación de SENAGUA
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COMPONENTES DEL SERVICIO PROPUESTO
Con el afán de garantizar los objetivos planteados en esta oferta de “SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN
DE DOCUMENTOS” en SENAGUA, TECHNODIGITAL S.A. propone el proyecto de “Modernización y
Organización de su Archivo Institucional”, basado en las siguientes metas:
Adquisición/Alquiler de Herramienta de Administración Documental - SAND
Inventario y Organización de aproximadamente 40’000,000 (+/- 5%) de

documentos
Digitalización de aproximadamente 30’000,000 (+/- 5%), de imágenes de carillas

de documentos, y Migración de 10’000,000 (+/- 5%) de imágenes de carillas de
documentos
Implementación de procesos de digitalización en el día a día de la operación de

SENAGUA
El modelo propuesto en estas páginas, puede ser fácilmente replicado en las ciudades donde la
compañía de SENAGUA tuviere sucursales.
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Adquisición de Herramienta de Administración
Documental
TECHNODIGITAL S.A. propone a SENAGUA, la implementación de una nueva y actualizada
herramienta de Administración Documental, capaz de relacionarse tanto con plataformas de
sistemas en la modalidad cliente servidor, como las modalidades web como son los sistemas
legados propios de la institución.
La herramienta propuesta es el Sistema de Administración Documental - SAND®, mismo que ha sido

desarrollado completamente en nuestro país, basado en las últimas tecnologías del mercado y cuyo
diseño tiende a facilitar el ahorro de recursos por su estructura.
En la actualidad, el Sistema de Administración Documental SAND® se encuentra funcionando en las

siguientes empresas e instituciones:
Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Corporación Noboa - División Agrícola

Empresa Municipal Registro de la Propiedad del Cantón Guayaquil
ESPOL - EDCOM
Expogestión S.A.
Instituto Nacional de Estadísticas y Censo - INEC
Instituto Metropolitano de Patrimonio de Quito - IMP
Municipio de Pedro Carbo
Registro de la Propiedad de Babahoyo
Registro de la Propiedad de Manta
Sociedad de Lucha Contra el Cáncer del Ecuador
SUPERTEL
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Las principales características del Sistema de Administración Documental
SAND® son:
- Poseer la capacidad de trabajar con diferentes tipos de base de datos (Oracle, Postgre,
SQLServer, MySql).
- El almacenamiento de las imágenes y los metadatos se realicen en tablas separadas dentro
de la base de datos.
- Poseer compatibilidad de escaneo con escáneres rotativos y de libros, independiente a la
marca del escáner.
- Permitir la lectura de código de barras al escanear (unidimencional, bidimencional).
- Permitir la indexación automática a través de la lectura de los códigos de barra.
- Permitir la asignación de permisos de visualización de los documentos digitalizados y de la
estructura de organización y almacenamiento por tipo de usuario / grupo /proceso.
- Permite ordenar y re ordenar las páginas dentro de un archivo o registro multi páginas.
- Permitir la asignación de funciones dentro del sistema de Administración Documental por
usuario o grupo de usuarios.
- Permitir la creación y manejo de las estructuras de almacenamiento de forma dinámica.
- Trabajar con documentos multi-tipo: TIFF, BMP, JPG, PDF, PNG
- Trabajar con registros de documentos multipáginas.
- Permitir combinar en un solo registro de archivo multipágina varios formatos (TIFF, BMP,
JPG, PDF, PNG).
- Permitir “grapar” varios registros de imágenes en uno solo.
- Permitir la edición de imágenes para su mejoramiento (limpieza de impurezas, enderezar
páginas, eliminación de bordes negros, etc.).
- Permite la reorganización de las páginas de un registro de múltiples páginas.
- Poseer herramientas de anotaciones que permiten colocar notas y referencias sobre las
imágenes sin modificar el original del documento. Las herramientas básicas de: remarcado,
notas, líneas, sellos, etc.).
- Las anotaciones deberán ser guardadas en campos distintos al de la imagen dentro de la
base de datos.
- Contar con herramientas de lectura OCR zonalmente o de página completa.
- Contar con herramientas de lectura ICR zonalmente o de página completa.
- Permitir la agrupación de imágenes para mejorar su acceso a través de clasificadores o
pestañas virtuales creando un índice de contenido del grupo de imágenes.
- Contar con un panel de indexamiento desde las imágenes visualizadas.
- La Herramienta de administración de imágenes contará con plantillas de lectura de
información desde hojas estructuradas para indexamiento focalizado.
- Contará con herramientas de indexación tales como secuencias autoincrementales o
retención de información entre registros.
- Permitirá exportar / imprimir total o parcialmente un registro de imágenes.
- Contará con un módulo de consultas WEB.
- Contará con métodos de acceso directo (DLL) que pueda ser utilizado por otros aplicativos
sin tener que llamar el programa de manera completa.
- Poseer una interfaz adicional para integrar el sistema documental con los sistemas legados
de la empresa.
- Permitir registrar LOGS o Bitácoras para: Adiciones, Modificaciones, Eliminaciones,
Consultas, registrando usuario, acción realizada, nombre del equipo en donde se realizó la
acción, usuario SO, MAC e IP del equipo.
- Realizar bloqueo digital de imágenes para que no puedan ser modificadas.
- Permitir la firma digital de las imágenes.
Pag: 6 - El Origen nacional del software y registrado en el IEPI.
Con el objeto de modernizar la administración documental de las
empresas, TECHNODIGITAL S.A. ha creado un producto de
desarrollo 100% nacional con la última tecnología en edición y
visualización de imágenes. Este producto se llama SAND®.
La implementación del Sistema de Administración Documental

SAND® en SENAGUA, como objetivo de una actualización de la
herramienta de Administración Documental tendrá las siguientes etapas:
1. Preliminares
Los preliminares de esta fase corresponden a la selección y verificación de los equipos y

paquetes a instalar:
a. Servidor de Base de datos

b. Equipos PCs donde se instalarán las licencias de escaneo del SAND®
c. Equipos PCs donde se instalarán las licencias de consulta del SAND®
d. Servidor de servicios web (http)
e. Definición de lugar y cronograma de capacitación de usuarios de escaneo y consulta
f. Definición de lugar y cronograma de capacitación de usuarios del módulo de consulta web
g. Provisión de los manuales de administración y operación SAND®
2. Instalación del “engine” básico del SAND® en Oracle / SQLServer / PostgreSQL
Esta tarea, al igual que las siguientes de esta fase, se la realizará en

colaboración con el departamento de sistemas de la Autoridad de
Tránsito Municipal. Para esto es necesario:
- Determinar el equipo que hará las veces de servidor de

base de datos.
Entendiendo que ya existe información digitalizada, el

servidor al que se comunicará el SAND® puede ser el
mismo que en la actualidad contiene las imágenes
previamente digitalizada o uno nuevo, que deberá ser definido por el personal técnico de
la institución.
3. Instalación de cinco licencias CS de escaneo SAND®

SENAGUA, deberá establecer los equipos en los
cuales se instalarán las licencias CS (Cliente
Servidor) del SAND®
Las características mínimas recomendadas del

mismo son:
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Tipo de equipo : PC
Procesador : Intel® Core i3 o superior
Memoria RAM : 2 GB o superior
Conexión de red LAN : 1Gb (10/100/1000) para un mejor desempeño.
Almacenamiento : 250 Gb
Escáner : Compatibilidad de funcionalidad ISIS o TWAIN
4. Instalación de cinco licencias de consulta SAND®
SENAGUA, deberá establecer los equipos en los cuales se

instalarán las licencias CS (Cliente Servidor) del SAND®
Las características mínimas recomendadas del mismo son:
Tipo de equipo : PC
Memoria RAM : 1 GB o superior
Conexión de red LAN : 1Gb (10/100/1000) para un mejor desempeño.
Almacenamiento : 250 Gb
5. Instalación del módulo SAND-Web® en el equipo servidor http

de SENAGUA
Esta tarea se deberá realizar en colaboración con el

departamento de sistemas de SENAGUA. Para esto es
necesario:
- Determinar el equipo que hará las veces de

servidor de servicios web (http).
Este equipo deberá poseer las características básicas para

poder hacer las veces de servidor http de SENAGUA.
Las características mínimas recomendadas del mismo son:
Tipo de equipo : PC
Memoria RAM : 1 GB
Conexión de red LAN : 1 Gb (10/100/1000) para un mejor desempeño.
Almacenamiento : 250 Gbytes
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6. Capacitación de usuarios (Escaneadores, de Consulta, de
Consultas Web)
Este punto se ejecutará después de que los cinco puntos

anteriores estén completos. Para llevar a cabo el mismo es
necesario:
- Determinar cuáles son los usuarios escaneadores, de consulta y consulta web del Sistema
de Administración Documental SAND® en SENAGUA.
- Determinar lugar, fechas y horas de capacitaciones.
- A cada usuario se le proporcionará material de referencia del módulo del cuál recibirá
capacitación.
- Se tomará asistencia a cada sesión de capacitación.
- Se realizará una evaluación de lo enseñado y aprendido.
7. Entrega de manuales de operación y CDs de los módulos implementados
Con este punto se cierra la primera fase que es la adquisición del SAND® para el
funcionamiento de la operación del día a día en SENAGUA.
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Inventario y Organización, de aproximadamente
40’000,000 (+/- 5%) de carillas de documentos
Con el objeto de modernizar la administración documental de las

empresas, TECHNODIGITAL S.A. ha creado una metodología de trabajo
que busca crear una base de datos del inventario general del archivo de
cada institución.
Al igual que muchas de las fases que veremos, el inventario del acervo
documental, deberá cumplir las siguientes etapas:
1. Preliminares
Los preliminares de esta fase corresponden a la selección y verificación del alcance y el trabajo
a realizar:
a. Definición de grupos y áreas de trabajo

b. Definición de departamentos con los que se trabajará
c. Definición de matriz documental a aplicar en la ejecución del proceso
d. Definición de la cantidad por cada serie documental
h. Instalación de la infraestructura de trabajo
i. Inventario documental
El trabajo a realizar está directamente enlazado con las fases de ordenamiento y digitalización,
lo mismo que con la ubicación en el espacio designado para archivo pasivo de la institución.
2. Definición de grupos y áreas de trabajo
En esta fase se deben formar equipos con personal de la

institución y TECHNODIGITAL, el objetivo de esto es conocer la
información con que se trabajará. El equipo debe estar formado
por:
- Técnico de archivo de la institución

- Técnico de archivo de Technodigital S.A.
Su primera tarea es la de conformar el equipo humano que participará en las tareas de

definiciones y los lugares de trabajo, a partir del alcance que se dará por localidad, deberá
dimensionar los equipos de trabajo y la elección específica de sus perfiles.
3. El mismo grupo interinstitucional de trabajo deberá definir los departamentos o agrupadores

de documentación con que se trabaja actualmente e históricamente se trabajó en la institución.
Esto servirá para definir la matriz documental que es la base del trabajo del inventario.
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4. Definición de la matriz documental
La parte más importante de un trabajo de inventario, organización y digitalización en sí es lo

que llamamos como “matriz documental”.
Qué es esto ?, es la definición de las acciones a tomar con cada una de las series documentales
con que trabajan los diferentes departamentos de la institución.
Por citar, en el área de contabilidad existen las siguientes series documentales:
- Comprobantes de Ingresos,
- Comprobantes de Egresos,
- Etc.
Para los comprobantes de Ingresos (y para cada una de las series documentales) determinar:
- Plazos de conservación
- Formulario de toma de datos e inventarios de esa serie documental (detallando campos o
información identificadora de cada registro)
- Definir los campos de identificación en el inventario
- Definir los campos de identificación en la digitalización
- Definición de grado o profundidad de inventario
- Acciones a tomar con eventualidades
- Etc.
5. Definición de cantidades a procesar por serie documental.
Entendiendo que la cantidad a procesar tiene un límite por

contratación, es necesario definir las cantidades que originalmente se
van a procesar por cada serie.
Las cantidades tomadas para la realización de un proyecto son

generalmente un estimado, por lo que hay que saber “qué hacer” si
estas cantidades son excedidas o no son alcanzadas, dando una
prioridad de procesamiento.
6. Instalación de la infraestructura de trabajo
Determinado el dimensionamiento del trabajo a realizar, se procede a

calcular la infraestructura de trabajo, esto involucra tanto al recurso
humano, como a los equipos computacionales e insumos a utilizar
durante la ejecución.
Si bien es cierto se tiene un claro uso de recursos en esta propuesta,

lo que haremos en este punto es corroborarlo y/o modificarlo en
función de las definiciones realizadas.
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Inventario de documentos.
Partiendo de la premisa que el inventario a realizar es total, y que ya están definidas las áreas,
personal a trabajar e infraestructura a utilizar, la siguiente es la metodología básica de trabajo:
PROCESO GENERAL DE INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Selección de Clasificar Expurgo/Depuración

Departamento a Procesar Grupos Documentales de Documentos
Verificar la información
Encarpetar Codificación e Inventario
Contenida en carpetas
Documentos de Documentos
Emisión de listados
de contenido
El contenido del inventario, resultado de este proceso, será subido a una base de datos y/o archivos
tipo Excel, para que pueda ser consultado por la institución.
Todo documento inventariado deberá pasar por el proceso de verificación de contenido y control
de calidad de inventario/contenido.
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Digitalización de 30’000,000, aproximadamente (+/-
5%), carillas de documentos y migración de
10’000,000 (+/- 5%) de carillas de documentos
Con el antecedente de mejorar sus procesos tanto operativos como administrativos, la
propuesta de digitalizar 30’000,000 y migrar 10’000,000 carillas de documentos, se
implementarán tareas preliminares que tienden a crear un marco referencial para que el
proceso de digitalización sea aplicado a los documentos seleccionados como “Digitalizables”
por parte de las autoridades de la institución y los “dueños” de la información.
Así los pasos a seguir son:
a) Definición de la matriz de documentos a procesar
La matriz documental es un documento en donde se

detallará por cada departamento la serie documental a
procesar y dentro de esto:
i. Series documentales por Departamentos

Cuáles son los grupos de documentos que se manejan por departamento
ii. Tipos de documentos a digitalizar de la serie documental

Cada serie documental poseerá varios tipos documentos y no todos deberán ser
digitalizados, ejemplo:
 la serie documental seguros de vehículos tendrá como sus documentos:

 Solicitud de seguro
 Informe de inspección del vehículo
 Matrícula actualizada
 Cédula de Ciudadanía de propietario
 Etc.
Para el ejemplo brindado se podría determinar que en esta serie documental se

escaneará solamente:
 Solicitud de Seguro
 Informe de inspección del vehículo
El resto de los papeles pasarían a ser parte del archivo físico pero no digital de esta
póliza.
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iii. Identificadores de registros de imágenes
Toda imagen digitalizada es una foto sin nombre en un computador hasta que no
se le de referencias claras de a qué corresponde esa imagen. En digitalización a la
tarea de identificar el contenido de la imagen se lo denomina indexación, y es
necesario establecer para cada serie documental cuáles serán los identificadores
de estas imágenes. Toca en esta fase definir para cada serie documental los
nombres de los campos que serán aquellos que identifiquen a las imágenes
contenidas. Ejemplo: en el caso de la serie documental “Seguros de Vehículos” los
campos índices podrían ser:
 Número de póliza
 Vigencia
 Placas
 Propietario
iv. Pasos a seguir en la clasificación documental
Al igual que se deben definir las consideraciones de qué información nos ayudará
en el futuro inmediato a identificar los documentos en el computador debemos
tener consideraciones de “qué hacer con los documentos a procesar” de manera
física.
En este punto se deberá determinar para cada serie documental del grupo de
documentos, cuales son:
 Documentos digitalizables
 Documentos pasivos no digitalizables
 Documentos para disposición o destruibles
Esto se debe realizar para cada serie documental
b) Consideraciones de imágenes y datos
Objetivo: determinar si las imágenes y datos

entregados por la contratista, en este caso
TECHNODIGITAL S.A. cumplen con los estándares
requeridos por la institución contratante respecto a la
“calidad de las imágenes recibidas”.
Parámetros de comparación: La imagen entregada por

la contratista de cada documento debe ser la mejor imagen digitalizable respecto al
documento original. Si un documento se califica como No Aceptable es porque:
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o La imagen entregada digitalmente no corresponde a la imagen en el documento.
o La imagen entregada digitalmente está mutilada total o parcialmente respecto a
la original.
o La imagen entregada digitalmente no es legible total o parcialmente cuando el
documento original si es completamente visible.
Consideraciones Adicionales: Como parte del proceso se establecerá que se escribirá con
lápiz una letra “I” cuando la imagen que contiene, respecto al original, es parcial o total
mente ilegible. El colocar la letra “I” es solamente una ayuda, pero no deberá ser
considerada como un referente exacto para la calificación de una imagen.
De cada entrega se revisarán tanto datos como imágenes en los siguientes valores:
% Max %
Tipo
Muestra error permitido
Imágenes 2% 2%
Datos 2% 2%
c) Definiciones de alcance del proyecto
Previa la ejecución del proyecto, al igual que las definiciones del punto anterior, de debe
determinar:
i. Ubicación de área de trabajo
El proceso de digitalización se realizará en las oficinas de Technodigital S.A.
Se deberá considerar que para este tipo de labor es necesario que el área esté:
 Climatizado A/A
 Con tomas eléctricas debidamente polarizadas para todos los equipos con
que se trabajará.
 Con infraestructura de red para todos los puntos de trabajo de
computadoras.
 Con seguridades (video)
ii. Logística a aplicar en traslado de documentos
En base a la ubicación del área de trabajo y la ubicación de los documentos, se debe

definir de manera concreta un procedimiento que cubra no solo las distancias de
recepción y entrega de documentación sino que también el hecho de que parte del
archivo a procesar es activo, es decir, que muchos de los documentos serán
requeridos por el cliente mientras se realiza el proceso de digitalización.
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iii. Cantidades y priorización de documentos a digitalizar por
Si se determina que la cantidad de imágenes a digitalizar es menor a lo que pudiera

existir en el inventario físico, se debe determinar las prioridades que deben tener
para la digitalización por:
i. Departamento, y
ii. Tipo de documento
Desarrollo del Proceso Operativo
d) Clasificación de documentos
En base al procedimiento de depuración y selección de documentos a digitalizar definidos en

la matriz documental y puntos anteriores de esta propuesta, el Supervisor de Procesos
asignará a cada Clasificador de Documentos lotes o grupos de documentos, con el fin de que
se ejecuten las siguientes actividades:
 Depuración de documentos en base de las prioridades

y matriz documental definidas.
 Ordenar los documentos a escanear primero colocando

un clip en cada grupo de documentos y una grapa en el
caso de los no escaneables, pasivos y/o disponibles para
su destrucción.
 Extraer o desgrapar aquellos documentos que tengan varias páginas o carillas y que deban
ser escaneados.
 Se reconstruirán documentos deteriorados o dañados, si fuere del caso.
 Si durante el proceso de revisión, se encontrase un documento deteriorado o no legible, se

aplicarán las normas o procedimientos establecidos. Incluye la colocación de un sello
identificativo para la imagen.
 Para facilitar el ordenamiento y la captura digital de todos los documentos, se utilizarán en

forma temporal hojas separadoras o cualquier otro accesorio diseñado para tal efecto.
 SENAGUA deberá proveer de manera oportuna las cajas, carpetas o grupos de papeles con
los documentos solicitados. De existir retrasos en la entrega, los mismos serán
considerados como ampliación del plazo de ejecución del proyecto, si así el Contratista lo
requiriese.
 Al final del día o al concluir los lotes/grupos de documentos asignados, el Clasificador de

Documentos informará al Supervisor de Procesos novedades o inconsistencias, con el
propósito de que las resuelva. Así mismo, entregará los lotes asignados para su
correspondiente almacenamiento temporal, previo a la digitalización.
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 Todas las páginas definidas como deterioradas o ilegibles, se registrarán en un Reporte para
un mejor tratamiento en la captura digital (digitalización).
 Cada lote estará debidamente numerado y empaquetado.
 El Supervisor de Procesos por parte de TECHNODIGITAL revisará periódicamente y por

muestreo, la calidad del trabajo y aplicación de los estándares establecidos para los
Clasificadores de Documentos.
e) Digitalización / Escaneo
 Diariamente y al inicio de cada jornada de trabajo, el Supervisor

de Procesos distribuirá lotes/grupos de cajas/expedientes
debidamente preparados a cada Operador de Escáner, a través
de una hoja de ruta.
 El Operador del Escáner procederá con la captura de las

imágenes, tomando como base lo siguiente:
a. Configurar previamente el escáner, en base a las especificaciones técnicas (niveles de

grises, grado de resolución, resaltado del color del documento, etc.) definidas
previamente para la digitalización de documentos, en especial, optimizando los
procesos de mejoramiento de imágenes vía escáner. (ver características de escáneres
a utilizarse en la prestación del servicio).
b. En este proceso se ha tomado en cuenta la gran cantidad de subrayados y remarcados

que pueden tener las fojas utilizados y de varios colores. Así mismo, se ha considerado
el resaltado de los sellos impresos sobre los documentos.
c. La captura será por tipo de documento, siendo estos archivos TIFF compresión G4
multi-página, con una resolución mínima de 200 dpi o mayor (300 dpi) si la calidad de
información así lo requiriese.
d. Dado que el formato TIFF compresión G4 es un estándar internacional, TECHNODIGITAL

garantiza que el formato de los archivos y sus datos relacionados, son compatibles con
la gran mayoría de software utilizado para administración documental.
e. A medida que se capture (digitalice) las imágenes, el operador revisará visualmente la

calidad y nitidez de las mismas. En caso de errores, volverá a capturar la/s carilla/s
respectiva/s.
f. Al final del día o a la conclusión del lote/grupo asignado, emitirá un informe al

Supervisor de Procesos, sobre la cantidad de documentos procesados, errores e
inconsistencias.
g. Los Clasificadores de Documentos asignados, graparán y ordenarán los expedientes

dentro de la caja de cartón respectiva.
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f) Control de calidad de imágenes digitalizadas
A través de la red instalada por Technodigital para la prestación

del servicio contratado, se asignará a cada Revisor de Documentos
un lote/grupo de trabajo, para efectos de control de calidad visual,
que incluye:
 Revisar la calidad/nitidez de los documentos digitalizados

en base a los estándares establecidos y aprobados para
tal efecto.
 Corregir la posición del documento (virado o que se encuentra rotado).
 Verificar detenidamente las imágenes correspondientes a los documentos calificados

como ilegibles o deteriorados.
 Toda imagen ilegible o que no cumpla con los estándares mínimos de nitidez, se volverá
a re-escanear, siempre y cuando el documento físico se encuentre en mejores
condiciones. Dicho documento será enviado a un Operador de escáner para su re-
procesamiento.
 Al final del día o a la conclusión del lote, se actualizará la hoja de ruta registrando
novedades si existieren.
 Los Clasificadores de Documentos procederán a grapar, reordenar y ubicar

definitivamente en la caja o contenedor respectivo.
g) Digitación de identificadores de registros (indexación)
El proceso de ejecutará simultáneamente con el

proceso de Digitalización, tal como será indicado en
el Cronograma de Actividades que se realizará para
este proyecto. En esta fase y dada la sensibilidad que
existe para el manejo de la información digital,
TECHNODIGITAL garantiza la aplicación de todas las
normas técnicas y éticas, que permitan obtener la
mejor calidad en el trabajo efectuado, así como, la integridad y confidencialidad en el
adecuado manejo de la información a procesar.
En base a la cantidad de lotes/grupos procesados, el Supervisor de Procesos asignará tareas

de DATA ENTRY manual a los digitadores designados para tal efecto. Las tareas a efectuarse
son:
 Durante este proceso, se ingresará manualmente los datos de la información a

procesar, en caso de que el OCR no funcione de manera correcta por la poca legibilidad
de los documentos escaneados. En caso de que SENAGUA
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provea una base de datos conteniendo los campos o índices de cada expediente, el
digitador asignado verificará la calidad de la misma y corregirá o completará la
información existente.
 Se aplicarán procesos automáticos de reconocimiento OCR en caso de que los

documentos desde donde se extraerá la data relacionada, sean formas estructuradas y
que en las pruebas preliminares a efectuarse, se hayan obtenido al menos el 95% de
calidad en el reconocimiento.
h) Control de calidad de datos procesados
Existe un último control de calidad que abarca no solo el

control de las imágenes, sino el control de calidad de los datos,
aun cuando este haya sido hecho al final de cada punto de esta
y la anterior fase.
El Supervisor de Procesos asignará diariamente a cada Revisor

de Datos lotes/grupos de transacciones, los mismos que
cumplirás las siguientes actividades:
 Revisión manual de datos a través de procesos de ordenamiento ascendente o

descendente de datos.
 Se verificará la consistencia de la data versus el contenido de las imágenes respectivas.
 Al finalizar el lote/grupo, el Revisor de Datos actualizará la hoja de ruta y registrará

novedades si existiere.
Este punto se lo ejecutará semanalmente y será previo a la entrega de lo digitalizado e

indexado previa la subida al administrador documental SAnD.
i) Entrega de imágenes y datos procesados al cliente
Las entregas de imágenes y datos relacionados se efectuarán desde el

servidor de producción que TECHNODIGITAL S.A. instalará para la
prestación del servicio ofertado y serán mensuales. En caso de que el
cliente lo requiera, se hará la exportación y entrega de datos e imágenes
digitalizadas SENAGUA, la entrega de las imágenes digitalizadas se la
realizará en DVDs, o en discos duros, o copiado a través de la red de
datos, o en el medio que resulte más apropiado y a conveniencia entre las partes, los que
contendrán todos los registros digitalizados en el periodo al que se refiera la entrega.
La entrega de las imágenes terminadas, se oficializará por medio de una notificación y estarán
disponibles para su consulta por medio del servicio WEB que se ha ofertado.
Las actividades a realizar son:
Pag: 19  La entrega de datos e imágenes relacionadas se realizará cada treinta días calendario,
contados a partir del primer día laboral de haberse iniciado el proyecto.
 TECHNODIGITAL efectuará entregas mensuales de documentos digitalizados, para el

efecto, generará en archivos digitales el listado de documentos digitalizados que
contendrá en nombre del archivo y la ruta que contendrá la imagen digitalizada.
 Revisión y pruebas conjuntas de los datos transferidos y puesta en producción de las
imágenes, para efecto de revisiones y consultas por parte de usuarios designados por
parte de SENAGUA
 Los tiempos y plazos para la primera migración y las entregas mensuales se podrán
ajustar previo acuerdo entre las partes.
Una vez culminado el proceso de digitalización de las fojas útiles (carillas), se procederá a
la entrega – recepción de esta FASE, que incluye la entrega de:
 Archivo de excepciones: Registros que no pudieron ser resueltos (si hubiere).
 Carta de Garantía Técnica con validez de un AÑO, que cubre fallas en la calidad de los
documentos digitalizados.
 Se entregará la Memoria Técnica correspondiente a esta FASE.
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Implementación de centro de administración documental y digitalización en
SENAGUA
La implementación del funcionamiento del Archivo Central y área de digitalización de SENAGUA

debe realizarse de manera profesional y técnica.
Los objetivos primarios de esta fase son:
 Implementación de área de administración documental y digitalización

 Definición e implementación de nuevos procesos de administración documental y
digitalización
Aun cuando existen estándares para el funcionamiento de bodegas de almacenamiento y

administración documental, los puntos detallados en esta fase deberán ser definidos en función de
lo que se haya podido implementar en SENAGUA.
Para que este proceso sea exitoso, la plataforma informática que comprende el uso de las
herramientas SAND y SAND-Files, deberá estar en funcionamiento en la institución. Estas dos
herramientas manejarán los procesos de digitalización y administración del archivo físico.
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OTROS TEMAS DE VITAL IMPORTANCIA EN ESTE TIPO DE
SERVICIOS
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Desmaterialización de documentos y firma electrónica.
ANTECEDENTES
La desmaterialización de documentos es el
proceso por medio del cual un documento de
papel es transformado en un documento
electrónico. Es la transferencia de una
información (textos, sonidos, imágenes)
almacenada en un soporte analógico (como
el papel) a una información almacenada en
un soporte digital el cual es resguardado por
medio de una firma electrónica.
FIRMA ELECTRONICA
Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o

lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la
firma en relación con el mensaje de datos e indicar que el titular de la firma aprueba y
reconoce la información contenida en el mensaje de datos
GARANTIAS DE LA FIRMA ELECTRONICA
 Autenticidad: La información del documento y su firma electrónica se

corresponden indubitablemente con la persona que ha firmado.
 Integridad: La información contenida en texto electrónico, no ha sido modificada
luego de su firma.
 No repudio: La persona que ha firmado electrónicamente no puede decir que no lo
ha hecho.
 Confidencialidad: La información contenida ha sido cifrada y por voluntad del
emisor, solo permite que el receptor pueda descifrarla.
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DOCUMENTOS EN LOS QUE SE PUEDE IMPLEMENTAR FIRMA ELECTRONICA
Una firma electrónica puede utilizarse para firmar electrónicamente: correos

electrónicos, facturas electrónicas, contratos electrónicos, ofertas del Sistema Nacional
de Contratación Pública, transacciones electrónicas,
trámites tributarios electrónicos o cualquier otro tipo
de aplicaciones donde se pueda reemplazar la firma
manuscrita y se encuentre facultado para hacerlo
dentro del ámbito de su actividad o límites de su uso.
Un certificado de firma electrónica puede ser utilizado
por personas naturales, jurídicas (representante legal
y/o pertenecientes a empresas), funcionarios o
servidores públicos de acuerdo a su actividad y
conveniencia.
LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS
LEY 67
Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos.- Los mensajes de datos tendrán
igual valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se
someterá al cumplimiento de lo establecido en esta ley y su reglamento
Art.7.- Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas

correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo
dispuesto en el artículo 29 de la presente ley,
Art. 14.- Efectos de la firma electrónica.- La firma electrónica tendrá igual validez y se le
reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los
datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.
Art. 51.- Instrumentos públicos electrónicos.- Se reconoce la validez jurídica de los

mensajes de datos otorgados, conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad
competente y firmados electrónicamente.
REGLAMENTO A LA LEY DE COMERCIO ELECTRONICO
Art. 5.- Desmaterialización.- El acuerdo expreso para desmaterializar documentos deberá

constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal
desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento
desmaterializado son idénticos. En caso que las partes lo acuerden o la ley lo exija, las
partes acudirán ante Notario o autoridad competente para que certifique
electrónicamente que el documento desmaterializado corresponde al documento original
que se acuerda desmaterializar. Esta certificación electrónica se la realiza a través de la
respectiva firma electrónica del Notario o autoridad competente.
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FASES DEL PROCESO DE DESMATERIALIZACION
Validación calidad imagen
Aprobado Rechazado
Control Calidad Imagen Re Escaneo

Insertar firma electrónica
Verificación de los documentos por parte del usuario final.
El usuario final revisará las imágenes almacenadas en el sistema de Administración Documental y

validará que la imagen digital es igual al físico.
En el caso de que las imágenes no sean similares al físico Technodigital S.A. realizará dos posibles
procesos, estos son control de calidad de imagen y/o Reescaneo.
Control de Calidad de Imágenes.- Es el proceso mediante el cual se revalida la legibilidad de la

imagen y a través de las herramientas que posee SAND permite eliminación de bordes, rotación de
documentos, aclarar la imagen .
Re escaneo.- Es el proceso mediante el cual una imagen digital es escaneada nuevamente para
mejorar su legibilidad o porque no es igual al documento físico
Activación de la firma electrónica.
Una vez que el usuario final ha culminado con la revisión de las imágenes y ya no existan cambios
en los archivos digitales, se procederá a insertar la firma electrónica en cada una de las imágenes.
Visualización de la firma digital
Cada imagen con firmado electrónico podrá ser consultada pero no alterada, por medio de accesos
y roles los usuarios podrán visualizar los documentos desmaterializados.
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Distribución en la nube de imágenes de documentos digitalizadas
Información sobre los servicios en la nube de SAND
Nuestro módulo WEB sirve las funcionalidades de nuestro Gestor Documental SAND como
un conjunto de servicios a los que se accede a través de la red, principalmente mediante el
navegador web, sin necesidad de instalar previamente aplicaciones concretas en el
terminal del usuario, sobre todo en PCs. La gestión de documentos y de archivos como
tarea fundamental de cualquier organización se convierte en una necesidad para acceder
a los activos de información desde cualquier dispositivo conectado a internet con las
mismas posibilidades del lugar de trabajo tradicional.
Entre otras las ventajas de nuestro módulo Web son las siguientes:
 Favorece el trabajo colaborativo, comunicación y creatividad entre los

trabajadores.
 Permite el acceso desde cualquier lugar.
 Evita la saturación de los buzones de correos electrónicos con documentos y
archivos.
 Mejora los recursos de la empresa: en cuanto a inversión en software,
hardware, backup...
Nuestros servicios en la nube son un ejemplo de plataforma como servicio (PaaS). Al igual
que Servicio de aplicaciones, nuestra tecnología está diseñada para ser compatible con
aplicaciones escalables, confiables y de funcionamiento asequible. Al igual que un Servicio
de aplicaciones, se hospedan en nuestros servidores, permitiendo servir la documentación
a través de un nombre de dominio o ip pública.
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Nuestra aplicación Web es simple y fácil de usar; permite realizar búsquedas de la
documentación sobre cualquiera de los campos indexados e inclusive, permite la
búsqueda por contenido en la documentación que previamente se haya realizado el
proceso de reconocimiento óptico de caracteres OCR.
Nuestra tecnología WEB proporciona acceso a los archivadores y gavetas, heredando los
permisos de la aplicación de escritorio, permitiendo acceso a nuestro completo sistema
de búsquedas y filtros.
Como sugiere la ilustración anterior, todas las funcionalidades de nuestro gestor

documental se ejecutan en el mismo servicio en la nube. Debido a esto, los usuarios
tienen acceso a la aplicación a través de una dirección IP pública única.
Escalado y administración
Nuestro módulo web permite aumentar instancias dentro de la base de datos, e incluso
distribuirla en varios servidores optimizando de esta forma el acceso a la documentación
y datos almacenados.
Nuestro equipo se encarga completamente de la administración tanto de los servidores

Web como de la base de datos, de esta forma el cliente no tiene que preocuparse por el
mantenimiento del sistema.
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Especificaciones técnicas del software
Características generales:
 Capacidad de crear y administrar una o más Bases de Datos Informáticas de

documentos electrónicos, incluyendo imágenes y documentos con diferentes formatos
estandarizados.
 La lista de formatos aceptados para documentos deberá incluir, como mínimo los
siguientes: archivos Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Microsoft
Outlook, Autocad, Acrobat PDF, HTML y archivos de texto simples.
 La lista de formatos aceptados para imágenes deberá incluir como mínimo: archivos
TIF, BMP, JPG y GIF.
 Capacidad de visualización directa de imágenes y documentos almacenados en la Base
de Datos sin requerir software adicional, con opciones de ampliación y desplazamiento
en pantalla durante la consulta de una imagen.
 Capacidad de clasificar y ordenar las imágenes y documentos de la Base de Datos
mediante múltiples criterios de indexación definidos por el usuario.
 Capacidad de Búsqueda de texto completo.
 Capacidad de generación de archivos en CD / DVD de “solo consulta” conteniendo parte
o la totalidad de la Base de datos.
 Capacidad de digitalización de documentos físicos y almacenamiento de las imágenes
generadas a la Base de Datos.
 Capacidad de implementar niveles de seguridad para el acceso a la Base de Datos.
Características adicionales del software ofrecido:
- Posee la capacidad de trabajar con diferentes tipos de base de datos (Oracle, Postgre,
SQLServer, MySql).
- El almacenamiento de las imágenes y los metadatos se realicen en tablas separadas dentro
de la base de datos.
- Posee compatibilidad de escaneo con escáneres rotativos y de libros, independiente a la
marca del escáner.
- Permite la lectura de código de barras al escanear (unidimencional, bidimencional).
- Permite la indexación automática a través de la lectura de los códigos de barra.
- Permite la asignación de permisos de visualización de los documentos digitalizados y de la
estructura de organización y almacenamiento por tipo de usuario / grupo /proceso.
- Permite ordenar y re ordenar las páginas dentro de un archivo o registro multi páginas.
- Permite la asignación de funciones dentro del sistema de Administración Documental por
usuario o grupo de usuarios.
- Permite la creación y manejo de las estructuras de almacenamiento de forma dinámica.
- Trabaja con documentos multi-tipo: TIFF, BMP, JPG, PDF, PNG
- Trabaja con registros de documentos multipáginas.
- Permite combinar en un solo registro de archivo multipágina varios formatos (TIFF, BMP,
JPG, PDF, PNG).
- Permite “grapar” varios registros de imágenes en uno solo.
- Permite la edición de imágenes para su mejoramiento (limpieza de impurezas, enderezar
páginas, eliminación de bordes negros, etc.).
- Permite la reorganización de las páginas de un registro de múltiples páginas.
Pag: 28
- Posee herramientas de anotaciones que permiten colocar notas y referencias sobre las
imágenes sin modificar el original del documento. Las herramientas básicas de: remarcado,
notas, líneas, sellos, etc.).
- Las anotaciones deberán ser guardadas en campos distintos al de la imagen dentro de la
base de datos.
- Cuenta con herramientas de lectura OCR zonalmente o de página completa.
- Cuenta con herramientas de lectura ICR zonalmente o de página completa.
- Permite la agrupación de imágenes para mejorar su acceso a través de clasificadores o
pestañas virtuales creando un índice de contenido del grupo de imágenes.
- Cuenta con un panel de indexamiento desde las imágenes visualizadas.
- La Herramienta de administración de imágenes cuenta con plantillas de lectura de
información desde hojas estructuradas para indexamiento focalizado.
- Posee herramientas de indexación tales como secuencias autoincrementales o retención
de información entre registros.
- Permite exportar / imprimir total o parcialmente un registro de imágenes.
- Cuenta con un módulo de consultas WEB.
- Cuenta con métodos de acceso directo (DLL) que pueda ser utilizado por otros aplicativos
sin tener que llamar el programa de manera completa.
- Posee una interfaz adicional para integrar el sistema documental con los sistemas legados
de la empresa.
- Permite registrar LOGS o Bitácoras para: Adiciones, Modificaciones, Eliminaciones,
Consultas, registrando usuario, acción realizada, nombre del equipo en donde se realizó la
acción, usuario SO, MAC e IP del equipo.
- Realiza bloqueo digital de imágenes para que no puedan ser modificadas.
- Permite la firma digital de las imágenes.
- El Origen nacional del software y registrado en el IEPI.
Pag: 29
Requerimientos de espacio en servidores y comunicaciones para el correcto
funcionamiento del proceso de digitalización.
REDES:
Tipo de cableado requerido : Categoría 5e o superior, se requiere velocidades de 1Gb
Tipo de Router/Switch : 10/100/1000
SERVIDORES:
Servidores SAND-WEB : Para seleccionar las característica del servidor para esta
función se debe considerar que lo único que se requiere es
el funcionamiento del producto “apache”, quedando a
libre criterio del cliente su capacidad de almacenamiento
y procesamiento. Este servidor deberá poder enlazarse
con el servidor de la base de datos de imágenes.
Servidor de base de imágenes : Las características de este servidor dependerán de las

tareas que pueda compartir o ejecutar de otros sistemas.
Para el funcionamiento del SAND la consideración básica
es el espacio y la tarjeta de red del mismo, pues no habrá
en este mayor tipo de procesamiento. La tabla de consumo
de espacio en función de las imágenes a almacenar será la
siguiente:
En promedio, una de hoja tamaño A4 digitalizada en blanco y negro a 300DPI con compresión G4,
utiliza 70kb (promedio) de espacio en disco, así:
Imágenes Consumo de espacio

500,000 35,000,000.00 Kb
34,179.69 Mb
33.38 Gb
1,000,000 70,000,000.00 Kb
68,359.38 Mb
66.76 Gb
Considerar una variación de +/- 10%
Velocidad de disco duro en servidores : mínimo 7,000 RPM
Memoria en servidores (imágenes) : 32 GB (sobre todo en SO Windows)
Pag: 30
CONSIDERACIONES ADICIONALES EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROPUESTO.
COSTOS Y GASTOS INCLUIDOS EN EL SERVICIO OFERTADO.-
Todos los materiales, suministros y demás elementos que TECHNODIGITAL S.A. utilizará en la
prestación del bien y del servicio ofertado, son de nuestra responsabilidad y están incluidos en los
precios a ofertar.
Así mismo, TECHNODIGITAL declara que se hará responsable de los pagos de sueldos, salarios,
beneficios sociales, aportes al IESS y demás cargos del personal que contrate para la ejecución de
este proyecto.
GARANTIA TÉCNICA.-
La garantía técnica es por UN AÑO contado a partir de la firma del Acta de entrega – recepción
definitiva, cuyo detalle y alcance está claramente establecido en el Anexo correspondiente
GARANTIA TECNICA.
TIEMPO DE EJECUCION DEL SERVICIO PROPUESTO.-
El tiempo de ejecución para la prestación del servicio detallado anteriormente es de 18 meses,

contados a partir de la firma del Contrato y entrega del anticipo.
LUGAR DONDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO PROPUESTO.-
Todas las actividades detalladas anteriormente se realizarán de manera exclusiva en el área

definida entre el cliente y TECHNODIGITAL S.A., las mismas que tendrán el espacio físico definido y
solicitado, con instalaciones eléctricas polarizadas, climatización, mobiliario y seguridades para el
ingreso.
INFRAESTRUCTURA QUE INSTALARÀ TECHNODIGITAL PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO

OFERTADO.-
En base a la información descrita en Especificaciones Generales y Técnicas, TECHNODIGITAL S.A.

instalará la siguiente infraestructura de su propiedad:
1 PCs en la cantidad requeridas por el proceso

2 Escáneres en la cantidad que el proceso requiera
3 Servidor(es) que el servicio requiera
Para llevar a cabo el servicio propuesto, TECHNODIGITAL S.A. utilizará el siguiente personal:
1. Gerente de Proyecto.
2. Supervisores
3. Técnico(s) / Ingeniero(s) de Sistemas.
4. Capacitador(es).
5. Soporte Técnico mientras dure la instalación del bien y servicio propuesto.
Pag: 31 6. Técnicos de archivo
7. Operadores de archivo
8. Escaneadores
9. Operadores en control de calidad y depuración de imágenes
10. Operadores en control de calidad y depuración de datos
11. Técnicos de procesos
12. Técnicos de control de calidad
SOPORTE TECNICO.- TECHNODIGITAL S.A., cuenta con el soporte técnico necesario tanto para
mantenimientos preventivos y correctivos, y para atender cualquier daño que se presente
durante el servicio o instalación del bien o producto ofertado.
HORARIO DE TRABAJO.-
TECHNODIGITAL S.A. laborará con personal calificado en base a los turnos de trabajo establecidos
y las facilidades que brinde la institución para la prestación del. El trabajo se lo realizará de Lunes a
Viernes. Así mismo, todo el personal designado llevará su respectiva identificación y se sujetará a
las normas de seguridad y procedimientos establecidos por la Institución.
Pag: 32
PROPUESTA ECONÓMICA
Pag: 33
DETALLE DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
# Rubro Cantidad P/Unitario P/Total

1 Sistema de Administración Documental SAND, 1 28,000 28,000.00
Incluye:
- Engine Básico
- Licencia de Administrador
- 5 licencias full
- 40 licencias de Consulta
- 1 SAND Link (DLL)
2 Organización e Inventario de Documentos 40,000,000 0.0150 600,000.00
3 Digitalización de Carillas de Documentos 30,000,000 0.0670 2,010,000.00
4 Migración de carillas digitalizadas 10,000,000 0.0439 439,000.00
5 Integración e Implementación de procesos del día 1 15,000 15,000.00
a día
SUMAN 3,092,000.00
NOTAS:
1. El número de imágenes a procesar para cualquiera de las fases será determinado por
SENAGUA, los números presentados en esta propuesta corresponden a las cantidades
relevadas
2. Los precios unitarios no variarán si las cantidades a procesar varían, y el precio del servicio se
considerará el P/Unitario multiplicado por la cantidad a procesar
3. Los valores NO contienen el IVA
Validez de la Oferta: 30 días
Plazo de ejecución: 18 meses (considerando las cantidades descritas)
Forma de Pago: 30% anticipo

70% en liquidaciones mensuales en base a informe y fiscalización
Pag: 34

Propuesta SENAGUA - Enero-2017

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Propuesta SENAGUA - Enero-2017

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PROPUESTA

PROPUESTA TÉCNICA ........................................................................................................................ 3

1. Adquisición de Herramienta de Administración Documental SAND.

Adquisición/Alquiler de Herramienta de Administración Documental - SAND

Inventario y Organización de aproximadamente 40’000,000 (+/- 5%) de

Digitalización de aproximadamente 30’000,000 (+/- 5%), de imágenes de carillas

Implementación de procesos de digitalización en el día a día de la operación de

La herramienta propuesta es el Sistema de Administración Documental - SAND®, mismo que ha sido

En la actualidad, el Sistema de Administración Documental SAND® se encuentra funcionando en las

Consejo de Participación Ciudadana y Control Social

Corporación Noboa - División Agrícola

Registro de la Propiedad de Manta

Sociedad de Lucha Contra el Cáncer del Ecuador

La implementación del Sistema de Administración Documental

Los preliminares de esta fase corresponden a la selección y verificación de los equipos y

a. Servidor de Base de datos

2. Instalación del “engine” básico del SAND® en Oracle / SQLServer / PostgreSQL

Esta tarea, al igual que las siguientes de esta fase, se la realizará en

- Determinar el equipo que hará las veces de servidor de

Entendiendo que ya existe información digitalizada, el

3. Instalación de cinco licencias CS de escaneo SAND®

Las características mínimas recomendadas del

4. Instalación de cinco licencias de consulta SAND®

SENAGUA, deberá establecer los equipos en los cuales se

Las características mínimas recomendadas del mismo son:

5. Instalación del módulo SAND-Web® en el equipo servidor http

Esta tarea se deberá realizar en colaboración con el

- Determinar el equipo que hará las veces de

Este equipo deberá poseer las características básicas para

Las características mínimas recomendadas del mismo son:

Este punto se ejecutará después de que los cinco puntos

7. Entrega de manuales de operación y CDs de los módulos implementados

Con el objeto de modernizar la administración documental de las

a. Definición de grupos y áreas de trabajo

2. Definición de grupos y áreas de trabajo

En esta fase se deben formar equipos con personal de la

- Técnico de archivo de la institución

Su primera tarea es la de conformar el equipo humano que participará en las tareas de

3. El mismo grupo interinstitucional de trabajo deberá definir los departamentos o agrupadores

La parte más importante de un trabajo de inventario, organización y digitalización en sí es lo

Por citar, en el área de contabilidad existen las siguientes series documentales:

5. Definición de cantidades a procesar por serie documental.

Entendiendo que la cantidad a procesar tiene un límite por

Las cantidades tomadas para la realización de un proyecto son

6. Instalación de la infraestructura de trabajo

Determinado el dimensionamiento del trabajo a realizar, se procede a

Si bien es cierto se tiene un claro uso de recursos en esta propuesta,

PROCESO GENERAL DE INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Selección de Clasificar Expurgo/Depuración

Así los pasos a seguir son:

a) Definición de la matriz de documentos a procesar

La matriz documental es un documento en donde se

i. Series documentales por Departamentos

ii. Tipos de documentos a digitalizar de la serie documental

 la serie documental seguros de vehículos tendrá como sus documentos:

Para el ejemplo brindado se podría determinar que en esta serie documental se

iv. Pasos a seguir en la clasificación documental

Esto se debe realizar para cada serie documental

b) Consideraciones de imágenes y datos

Objetivo: determinar si las imágenes y datos

Parámetros de comparación: La imagen entregada por

c) Definiciones de alcance del proyecto

i. Ubicación de área de trabajo

El proceso de digitalización se realizará en las oficinas de Technodigital S.A.