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Tuluá, 2014
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TABLA DE CONTENIDO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................... 1
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 6
PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 7
OBJETIVOS .................................................................................................................................... 8
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 9
PLANEACIÓN ............................................................................................................................ 22
ACTIVIDADES ........................................................................................................................... 28
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3.4 CONSULTA........................................................................................................................................ 78
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BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................119
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INTRODUCCIÓN
La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos internos
con eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios, para lograr la
eficiencia administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000, el
Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042.
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PRESENTACIÓN
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del
Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
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OBJETIVOS
1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar el Programa de Gestión Documental para orientar a los funcionarios de
las Dependencias en los procesos y procedimientos para hacer más eficiente la
Gestión Documental de la Institución.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Definir el Programa de Gestión Documental con los procesos que conlleva
durante el ciclo vital del documento, actividades, formatos y técnicas que se
aplican en la Institución.
- Orientar a los funcionarios sobre las normas que reglamentan las
comunicaciones oficiales en la UCEVA para su recibo, despacho y
organización archivística.
- Ofrecer una herramienta sencilla que permita el adecuado manejo y gestión
de las comunicaciones oficiales, normalizando los trámites.
- Contribuir a la reducción de costos de producción y conservación
documental, a través de archivos electrónicos.
- Realizar seguimiento y control documental a las Dependencias para que
desarrollen adecuadamente los procesos documentales.
- Integrar los formatos y formas de comunicaciones oficiales, generados en la
Institución en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
- Contemplar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos
archivísticos de la gestión documental.
- Dar a conocer las orientaciones normativas impartidas por el Archivo General
de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental de la
Institución.
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GLOSARIO
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Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
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Distribución:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
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Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las
novedades administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.
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Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad
remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta
(si lo amerita), entre otros.
Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
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Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
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Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales
y/o contables.
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Eficiencia
administrativ
a
1.
PLANEACIÓN
2.
8. VALORACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN
7. 3. GESTIÓN Y
DOCUMENTAL -
PRESERVACIÓN TRÁMITE
PROCESOS
6. DISPOSICIÓN
DE 4. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS
5.
TRANSFERENCIA
PROCESO 1. PLANEACIÓN
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PLANEACIÓN
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A. Reyes Ponce. "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su realización".
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Análisis de procesos
2
Análisis diplomático
2
Antonia Heredia define Análisis Diplomático como: ”la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus
cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el
fin de analizar su autenticidad”
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Decreto 2609 del año 2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado
4
Artículo 15°. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión
Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el
gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
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Las fases del PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan
de Acción anual con las siguientes orientaciones:
c. Asignar los recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
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PROCESO 2. PRODUCCIÓN
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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12,23 y 24. Uso de formatos únicos.
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ACTIVIDADES
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La Unidad Central del Valle del Cauca, adoptando las normas ISO que definen las
directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estipula
que para la elaboración de documentos tales como: procesos, procedimientos,
subprocesos, planes de calidad, instructivos y manuales se debe seguir lo
establecido en el Procedimiento de Control de Documentos con Código, de la
Oficina de Planeación.
La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química, ser
insoluble en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos
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Los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año se escriben
con minúscula, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.
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Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio
ni con punto. Ejemplo Año 2011. En un texto la fecha se escribe completa,
representada en orden de día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se
escriben sin anteponer el cero. El año siempre debe ir con los cuatro dígitos para
identificar el siglo en el cual se generó el documento.
Ejemplo 28-03-2011
Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del
10 en adelante en cifras.
Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.
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Números telefónicos:
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Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras,
son comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya
que los escritos a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de
Comunicación, su nivel básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran
documentos oficiales.
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Formatos:
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Se utiliza para:
Informar sobre un hecho brevemente
Hacer requerimientos,
Aclarar una situación,
Tramitar un asunto,
Solicitar o remitir información, documentos u objetos,
Hacer llamados de atención entre otros.
2.2.3 Circular:
2.2.4 Acta:
Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica.
Adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es
ordinario o extraordinario.
No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.
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Sin embargo por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias
o aclaraciones necesarias.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los
nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario
anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
En la UCEVA el número consecutivo del Acta (1105-43-2-008) correspondiente, se
asigna directamente en la dependencia en que se genera.
Clases de Actas
De Consejos Directivo,
De Consejo Académico,
De Consejo de Facultad
Actas de Comité,
Actas de grado general,
Actas de sustentación trabajo de grado
Actas de conciliación
Actas de baja,
Actas institucionales
Actas de entrega de cargo
2.2.5 Informe
2.2.6 Certificado:
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2.2.7 Constancia:
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2-3 cm
Entre
3 y 4 cm
1,5-a4 cm
1,5 y 4,0 cm
Zona 2
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A. Dimensiones:
Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados,
tanto en papelería tamaño carta como oficio.
B. Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el número
de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde
el borde superior.
C. Zona 2
Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre
1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
D. Zona 3
41
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1 interlinea
Código
1 a 2 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
2 interlineas
Asunto
1 a 2 interlineas
Entre Saludo Entre
3 y 4 cm 2 y 3 cm
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 a 5 interlineas
Remitente
cargo
2 interlineas
Anexos:
Transcriptor :
1 a 2 interlineas
Entre
Zona 2 1,5 y 2,0 cm
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2.3.1.1. Márgenes
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
2.3.1.2. Estilo:
2.3.1.3. Fuente:
Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la vista
del lector. La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda para la redacción utilizar
tipo de fuente Arial y el tamaño 12.
Ejemplos Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Economista, entre otros.
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Alcaldesa Abogada
Asistente Administrativa Administradora de negocios
Consulesa Administradora de Empresas
Decana Arquitecta
Gerenta Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga
Presidenta Física Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora Fiscal Médica
Secretaria General Microbióloga
Subgerenta Odontóloga
Tesorera Trabajadora social
Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula,
porque se convierten en sustantivos comunes.
2.3.1.8. Asunto:
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos, sin negrilla
y sin subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del
destinatario constituyendo la síntesis del tema del documento, expresado máximo
en cuatro palabras.
2.3.1.9. Saludo:
Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto,
según aparece en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es
breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de comas; si el
saludo es extenso se recomienda que la despedida termine en punto.
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Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se
sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y
el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial. No utilizar negrilla,
no subrayar, no centrar.
2.3.1.12. Anexos:
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2.3.1.13. Copia:
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de dos
puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineados
sencillo de anexos contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si
se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre de la institución.
Consignar los nombres y el apellido a tres interlíneas del firmante, de anexo o copia
según sea el caso.
2.3.1.15. Firma:
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Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
MEMORANDO
2 a 3 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
PARA:
2 interlinea
DE:
2 interlinea
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 interlineas
firmante
2 interlineas
Copia:
2 a 3 interlineas
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
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2.3.2.1. Encabezado:
2.3.2.5. Asunto:
2.3.2.6. Texto:
Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido en
el primer párrafo.
2.3.2.3 Despedida:
2.3.2.7. Firmante:
2.3.2.8. Transcriptor:
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CIRCULAR No.
Lugar y fecha:
Grupo destinatario:
Asunto:
Texto
Firma responsable:
Cargo
Transcriptor:
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2.3.3.4 Texto:
2.3.3.5 Despedida:
Los datos del remitente están conformados por el nombre del responsable de la
circular y se escribe en mayúscula sostenida y el cargo en la siguiente línea se
escribe en mayúscula inicial.
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CÓDIGO:
ACTA Nº
COMITÉ:
ÁREA/ FACULTAD/PROCESO:
LUGAR:
HORA DE INICIO: HORA FIN:
FECHA:
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
ASISTENTES
NOMBRE Y CARGO
INVITADOS
NOMBRE Y CARGO
AUSENTES
NOMBRE Y CARGO
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CONVOCATORIA:
Transcriptor:
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Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.
2.3.4.3 Comité:
Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos
interlíneas después del Número del Acta.
2.3.4.6 Fecha:
2.3.4.7. Objetivo:
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2.3.4.7 Asistentes:
2.3.4.8 Invitados:
Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados con
mayúscula inicial.
2.3.4.9 Ausentes:
El primer punto del orden del día, deberá ser llamado a lista y verificación del
quórum. Se enumeran los temas que serán motivo de la reunión, con mayúscula
inicial, indicándolos con números arábigos.
2.3.4.11 Desarrollo:
2.3.4.12 Convocatoria:
2.3.4.14 Transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.
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Presentado a:
Fecha:
Texto
Firma responsable:
Transcriptor:
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Código: 1105-43-1-002
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2.3.5.1 Código:
2.3.5.3 Presentado a:
2.3.5.4 Texto:
En este espacio se escribe el nombre del autor o autores del informe, el/los cargos
y lo deben firmar.
Si son varias las firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, se escriben
por parejas siendo la primera contra el margen izquierdo, si el número de firmas es
impar la última se escribe centrada.
2.3.5.7 Transcriptor
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Informe, con mayúscula inicial.
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Código: 1105-43-1-002
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Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
DENOMINACIÓN
2 a 3 interlineas
CODIGO:
2 a 3 interlineas
CARGO
4 a 5 interlineas
2 interlineas
TEXTO:-----------------------------------------------------------------
-----
3 interlineas
4 a5 interlineas
FIRMA RESPONSABLE
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
57
Código: 1105-43-1-002
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2.3.6.1 Denominación:
Se escribe a cinco interlineas del borde superior la denominación CERTIFICADO o
CONSTANCIA.
2.3.6.2 Código:
2.3.6.3 Cargo:
2.3.6.5 Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, en mayúscula inicial a la que
siguen los datos del solicitante que pueden ser:
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Código: 1105-43-1-002
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Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del
texto.
A tres interlíneas del último párrafo del texto se escribe la ciudad de origen, el día,
mes y año.
2.3.6.8 Transcriptor:
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el
documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
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Código: 1105-43-1-002
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zona 1 zona 3
Zona 2
2.3.7.1 Zona 1
2.3.7.2 Zona 2
2.3.7.3 Zona 3
2.3.7.6 Nombre:
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Economista
2.3.7.7 Cargo:
Se escriben con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en
dos líneas. No se hace partición silábica
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Director de Servicios Informáticos
2.3.7.8 Organización:
61
Código: 1105-43-1-002
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Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Quibdó, Chocó
2.3.7.10 Destino:
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
2.3.7.11 Local:
Cuando el destino es dentro de la ciudad, se escribe el nombre en mayúscula inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Melgar.
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Código: 1105-43-1-002
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2.3.7.12 Nacional:
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe el nombre
y el del departamento correspondiente, separados por como (,) y con mayúscula
inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Tunja, Boyacá
2.3.7.13 Internacional:
63
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3.1. RECEPCIÓN
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http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdf
Norma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos
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Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
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Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
Revisar que este firmado, verificar anexos
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Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
Asunto
Número de folios y anexos
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3.2 DISTRIBUCIÓN
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de
información.
Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única
Institucional.
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Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener
la siguiente información.
3.3.2 Procedimiento:
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3.4 CONSULTA
Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca,
procede de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:
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PROCESO 4. ORGANIZACIÓN
80
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Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría”.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000.
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y
administración de las historias laborales
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función
Pública y de Archivo General de la Nación.”
81
Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este
Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud
de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.
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Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a los
archivos, las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de
respuesta organizada y un archivo que está correctamente organizado se constituye
en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.
4.1 CLASIFICACIÓN
En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación
documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
4.2 ORDENACIÓN
Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias
naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la
clasificación.
83
Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
4.3.1 Procedimiento
Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se
agrupa la documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.
DOCUMENTOS CLASIFICADOS
ACUERDOS ACTAS
Documento Documento
tamaño oficio tamaño
carta
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Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en un
solo color y los marbetes de las Subseries en otro color.
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Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la Tabla de Retención Documental.
Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que
permita la localización física de los expedientes, marque las Series y las Subseries
con sus respectivos códigos en cartulina tamaño media carta o memorando y
péguela a manera de porta índice en la gaveta donde quedaron ubicadas las
carpetas, de esta forma se podrá observar a primera vista en que gaveta está la
documentación que se necesita consultar.
Gaveta 3
Identifique cada gaveta con el listado de Series,
Subseries y Tipos Documentales que conforman
la TRD de la dependencia.
86
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4.4 FOLIACIÓN
4.4.1 Procedimiento
87
Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados o para evitar migración de tintas por contacto no se deben foliar.
88
Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
que hacen parte de otras Subseries o anexos en soportes CD, fotografías, entre
otros, se hace la respectiva referencia cruzada para indicar la ubicación del soporte.
.
A-bis
1
No se deben repetir números
89
Código: 1105-43-1-002
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
90
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
6 Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental.
91
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
92
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
Igualmente llevará una hoja de control que corresponde al formato Control Historia
laboral y/o académica.
7
Bogotá: DAFP – Archivo General de la Nación. Circular No. 004 de 2003. Organización de las Historias
Laborales.
93
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del
Cauca, deben contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos en
el formato Control Historia laboral y/o académica.
1. Certificado médico
2. Registro civil
3. Fotocopia documento de identidad
4. Fotocopia libreta militar
5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller
6. ICFES
7. Certificado de notas de bachiller
8. Solicitud de grado
9. Formato de paz y salvo
10. Acta sustentación trabajo de grado
11. Encuesta seguimiento a egresados.
94
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a
los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón
de sus funciones”.
95
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
PROCESO 5. TRANSFERENCIA
96
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría”.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000.
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Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y
administración de las historias laborales.
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función
Pública y de Archivo General de la Nación.”
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este
Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el
cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud
de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.
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Código:
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Versión: 00
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Código:
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Versión: 00
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
5.1. PROCEDIMIENTO
5.1.1. Depure:
Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y retire aquellos
documentos que no representen valor documental tales como duplicados, impresos
o publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, folletos, hojas en blanco,
boletines, fotocopias informativas, catálogos de productos, documentos repetidos,
escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos siempre y cuando no hagan parte
integral del documento. Los documentos de apoyo no se transfieren al Archivo
Central.
100
Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA GENERAL-ARCHIVO
Versión: 00
5.1.2 Limpie
.
Una vez se tenga la documentación debidamente revisada,
inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el
cual debe mantener el orden estricto del inventario.
101
Código:
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Versión: 00
5.1.4. Ajustes:
102
Código:
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103
Código:
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Versión: 00
Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques
naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el
patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La
cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El
Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El
Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los
valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la
expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán
el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural
de la Nación está bajo la protección del Estado.
Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades
bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a
conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de
microfilmación o de cualquier otro técnicamente adecuado y aceptado por el
Gobierno Nacional.
104
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105
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DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su trámite
de gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se conserva
la documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de retención.
Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión
son de consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual,
por lo tanto adquiere valor primario.
106
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Versión: 00
107
Código:
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Versión: 00
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Versión: 00
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Versión: 00
Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por
razones de conservación.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos
de archivo.
110
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7.1 PRESERVACIÓN
Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el fin
de evitar la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la
documentación es guardada en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y
archivador horizontal igualmente metálico.
Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco y
fresco, debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes
directas tanto de la luz natural como artificial.
112
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Versión: 00
Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en los
archivos central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:
Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel
y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.
113
Código:
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Versión: 00
La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos
una vez por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo;
para lo cual se debe utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una
brocha de cerda suave.
La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora que
se utiliza para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y sobre el
lomo de los tomos contables.
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Código:
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Versión: 00
Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar polvo
mientras se hace limpieza a los pisos.
Fenómenos Externos. Son los ocasionados
directamente por el hombre, tal es el caso del
vandalismo manipulación, adulteración,
enmendaduras, depósitos inadecuados etc.
En este proceso la actividad más importante
consiste en la implantación de un Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las
siguientes acciones:
Evitar enmendaturas con cintas adhesivas
o pegantes.
No Utilizar ganchos metálicos.
No realizar anotaciones sobre el
documento.
No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.
Si se necesita comentar sobre la comunicación, se recomienda utilizar papel
reciclable para las anotaciones pertinentes y sujetar con clip al documento.
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NORMAGRAMA
Ley 594 de Por medio del cual se Todos Establecer las reglas y
2000 dicta la ley general de principios generales que
archivos y se dictan regulan la función
otras disposiciones. archivística del estado.
Custodiar y cuidar la
documentación e
Ley 734 de Código disciplinario 34, numeral 5
información que por
2002 Único.
razón de su empleo,
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Código:
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Versión: 00
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Código:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Versión: 00
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Código:
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Versión: 00
BIBLIOGRAFÍA
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